Naprakész jogszabály a CompLex Kiadó jogi adatbázisából.
A jel a legutoljára megváltozott bekezdést jelöli.

 

8/2012. (IV. 21.) NEFMI utasítás

a Nemzeti Erőforrás Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról

1. § A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 10. § (1) bekezdés b) pontja alapján, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben előírtak szerint a Nemzeti Erőforrás Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatát jelen utasítás mellékleteként kiadom.

2. § Ez az utasítás a közzététele napján lép hatályba, egyidejűleg a Nemzeti Erőforrás Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzatáról szóló 19/2011. (VI. 24.) NEFMI utasítást hatályon kívül helyezem.

Melléklet a 8/2012. (IV. 21.) NEFMI utasításhoz

A Nemzeti Erőforrás Minisztérium Egyedi Iratkezelési Szabályzata

I. FEJEZET

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A Nemzeti Erőforrás Minisztérium egyedi iratkezelési szabályzata (a továbbiakban: Szabályzat)

- a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény,

- a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet, és

- a Nemzeti Erőforrás Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzata rendelkezései figyelembevételével, a Magyar Országos Levéltár és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter egyetértésével készült.

Értelmező rendelkezések

aláíró: az a természetes személy, aki (elektronikus aláíró esetén az aláírás-létrehozó eszközt birtokolja és) a saját vagy más személy nevében aláírásra jogosult,

alszámos iktatás: az ügyirathoz tartozó iratoknak a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben történő kiadása és nyilvántartása,

archiválás: elektronikus iktatókönyvek és adatállományaik, valamint elektronikus dokumentumok hosszú távú megőrzése elektronikus adathordozón,

átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása,

átadás-átvételi/jegyzőkönyv: az irat és az iratkezelési segédletek átadás-átvételének rögzítésére szolgáló dokumentum,

átadás-átvételi jegyzék: az iratátadás-átvétel tételes rögzítésére szolgáló dokumentum,

átmeneti (kézi) irattár: az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár, amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés, illetve központi irattárba adás előtti őrzése történik,

beadvány: a minisztériumhoz érkező papír alapú vagy elektronikus irat,

besorolási séma: az ügyiratok besorolását, osztályozását lehetővé tevő hierarchikus vagy szótár jellegű, egymástól függetlenül kialakítható kategória struktúra,

csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása,

dokumentum: egyedi egységként kezelhető rögzített információ,

elektronikus aláírás: elektronikusan aláírt elektronikus dokumentumhoz azonosítás céljából logikailag hozzárendelt vagy azzal elválaszthatatlanul összekapcsolt elektronikus adat,

elektronikus dokumentum: elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, ideértve az elektronikus küldeményt és az elektronikus levelet is,

elektronikus küldemény: a BEDSZ (Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás) útján küldött, illetve érkezett elektronikus űrlap(ok) és az azokhoz csatolt egyéb elektronikus dokumentum(ok), és hivatalos iratok.

A BEDSZ az ügyfélkapun keresztül csak az általános nyomtatványtervezővel és általános nyomtatványkitöltővel készített, vagy annak megfelelő formátumú és a központi rendszerben előzetesen regisztrált elektronikus űrlapokat fogadja,

elektronikus levél: a központi rendszeren kívüli számítógépes hálózaton keresztül, egyedi levelezési címek között levelezőprogram segítségével küldhető és fogadható adategyüttes,

elektronikusan aláírt irat: olyan elektronikus aláírással ellátott irat, amely megfelel a közigazgatási felhasználásra vonatkozó jogszabályban meghatározott követelményeknek,

elektronikus másolat: valamely papír alapú dokumentumról, képileg vagy tartalmilag egyező, s a külön jogszabályban meghatározott joghatás kiváltására alkalmas elektronikus eszköz útján értelmezhető adategyüttes, kivéve a papír alapú dokumentumba foglalt adategyüttest,

elektronikus tértivevény: az az elektronikus okirat, amely alapján a hivatalos iratot feladó hivatalos szerv hitelt érdemlő módon megbizonyosodhat arról, hogy az átvételre jogosult személy az elektronikusan kézbesített küldeményt átvette, és ez mely időpontban történt meg. Az elektronikus tértivevény közokirat,

elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton, elektronikus levélben érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét,

elektronikusan történő aláírás: elektronikus aláírás hozzárendelése, illetve logikailag való hozzákapcsolása az elektronikus adathoz,

előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz,

előírat: az érkezett küldeménynek korábban már iktatott előzménye,

előzményezés: az a művelet, amely során megállapításra kerül, hogy az új iratot egy már meglévő ügyirathoz kell-e rendelni, vagy új ügyiratot kell-e nyitni,

érkeztetés: az érkezett küldemény azonosítóval történő ellátása és adatainak nyilvántartásba vétele,

expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása,

feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során,

felelős: az a személy, akinek (vagy nevében az erre felhatalmazott) joga és egyben feladata az ügyirat, irat, vagy küldemény kezelésének következő fázisát végrehajtani,

fogyatéki napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben a központi irattár állományából selejtezés, valamint az illetékes levéltár részére történő átadás révén bekövetkezett anyagfogyás legfontosabb adatait tartják nyilván,

gyarapodási napló: az az ügyviteli irat (központi irattári nyilvántartás), amelyben az átmeneti irattárból a központi irattárnak átadott iratanyag nyilvántartására a központi irattár anyaga gyarapodásának legfontosabb adatait rögzíti,

hivatali kapu: a központi rendszer azon pontja, amelyen keresztül a csatlakozott szervezet hozzáfér a központi rendszer által részére biztosított szolgáltatásokhoz,

hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs: a minisztérium szervezeti egységének kijelölt dolgozója, aki ügyfélkapuval és a minisztérium hivatali kapujához hozzáférési jogosultsággal rendelkezik,

hivatalos irat: olyan (okirat), elektronikus okirat és egyéb elektronikus adatállomány, amelyet meghatározott eljárásban a bíróság, ügyészség, közigazgatási szerv, illetve más hatóság (hivatalos szerv) az ügyfél részére elektronikusan, joghatás kiváltására alkalmas módon (BEDSZ igénybevételével) kézbesíttet, továbbá amelyet a hivatalos szervek eljárásuk során egymásnak küldenek meg, valamint amelyet az ügyfél kézbesíttet a hivatalos szerv részére,

hivatkozási szám: a beérkezett iratnak az eredeti száma, amelyen a küldő a küldeményt nyilvántartja,

hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel,

időbélyegző: az elektronikus dokumentumhoz végérvényesen hozzárendelt vagy azzal logikailag összekapcsolt olyan adat, amely igazolja, hogy az elektronikus dokumentum az időbélyegző elhelyezésének időpontjában változatlan formában létezett,

iktatás: az irat iktatószámmal történő nyilvántartásba vétele az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven,

iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik,

iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot,

irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja,

iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, továbbítását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység,

iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv, valamint az adott szerv iratmintáinak gyűjteménye,

iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból,

irattá nyilvánítás: az az egyedi eljárás, amely során manuálisan vagy előre meghatározott szabályok alapján automatikusan az adott papír alapú vagy elektronikus dokumentumot az adott szervezet működése szempontjából lényegesnek minősítenek, és ezért nyilvántartását és a vele kapcsolatos műveletek nyomon követését rendelik el,

irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely,

irattárba helyezés: az irattári tételszámmal ellátott ügyirat irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő időre;

irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége,

irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét,

irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak,

irattári tételszám (jel): az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód,

irattári tételszámmal való ellátás: az ügyiratnak az irattári tervbe, mint elsődleges besorolási sémába való besorolása,

irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi,

kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez,

kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata,

kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások,

kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez,

kézbesítőkönyv: a nem postai iratforgalom során használt ügyviteli segédlet, amely segíti az irat belső mozgásának figyelését, valamint igazolja az iratok kézbesítéssel történő külső továbbításának tényét;

kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat,

kiadmányozás (kiadványozás): a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés) tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről,

kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása,

közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott,

központi elektronikus szolgáltató rendszer (központi rendszer): az elektronikus közszolgáltatások nyújtását, illetve igénybevételét támogató központi informatikai és kommunikációs rendszerek együttese,

központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár,

küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el,

küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele,

láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásulvételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet,

levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény,

levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak,

levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat,

másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon hitelesítettek,

másolat: az eredeti iratról szövegazonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat,

megőrzési határidő: az Irattári Tervben meghatározott, az adott iraton elrendelt őrzési idő,

megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése jegyzőkönyv felvétele mellett,

mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható,

melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól,

mutatózás: a gyorsabb visszakeresés érdekében név- és tárgy szerinti nyilvántartás vezetése,

naplózás: az iratkezelési szoftverben és az általa kezelt adatállományokban bekövetkezett események meghatározott körének regisztrálása,

papír alapú dokumentum: a papíron rögzített minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat, kép vagy más adat, amely bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett,

raktári egység: az irattári anyagnak a kézi és központi irattári rendezése, rendszerezése, tagolása során kialakított legkisebb fizikai egysége (doboz, kötet),

savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített tárolóeszköz,

selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre történő előkészítése,

személyes adat: a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezései az irányadóak,

szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell,

szerv: a jogi személy és jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet,

szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül az egyes szervezeti egységek feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket,

szervezeti postafiók: a hivatali kapuval rendelkező szervezet számára biztosított átmeneti elektronikus tárhely,

szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az elintézési határidő és a feladat meghatározása,

továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;

ügyfélkapu: a központi rendszer természetes személyek részére nyújtott azonosítási szolgáltatásainak belépési, illetve szolgáltatási pontja, ahol a felhasználó közli a rendszerrel az azonosításhoz rendelkezésre álló információt, tulajdonságot, eszközt, illetve ahol az azonosítást végző igénylő megkapja a személy azonosságát alátámasztó információt,

ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége,

ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti,

ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat,

ügyiratdarab: a több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek,

ügykezelő: iratkezelési feladatokat végző személy,

ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja,

ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában,

ügyviteli segédlet: az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására szolgáló papír alapú vagy elektronikus segédlet,

vegyes ügyirat: papír alapú és elektronikus iratokat egyaránt tartalmazó ügyirat.

Az értelmező rendelkezésekben nem szereplő fogalmak értelmezése során

- a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló törvény,

- az elektronikus aláírásról szóló törvény,

- a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló rendelet

rendelkezései az irányadóak.

Az Iratkezelési Szabályzat hatálya

1. Az Iratkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) tárgyi hatálya kiterjed a minisztériumnál keletkező, oda érkező, illetve onnan kimenő valamennyi iratra.

A szabályzat alanyi hatálya kiterjed a minisztériumnál foglalkoztatott kormánytisztviselőkre, a Munka Törvénykönyvéről szóló 1992. évi XXII. törvény hatálya alá tartozó munkajogviszony keretében foglalkoztatott dolgozókra, a megbízási jogviszony keretei között foglalkoztatott természetes és jogi személyekre, a minisztériumban munkát végző közalkalmazott dolgozókra, valamint autonóm szakmai szervezetekre (a továbbiakban együtt: munkatársak).

2. A Szabályzattal nem érintett kérdésekben

- a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben (a továbbiakban: Ltv.) és

- a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeletben

foglaltakat kell alkalmazni.

3. A Szabályzat rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére a minősített adat védelméről szóló törvényben és annak végrehajtására kiadott jogszabályokban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. A minősített adatok kezelésére vonatkozó részletes szabályokat külön rendelkezés, a minisztérium Biztonsági Szabályzata tartalmazza

Az iratkezelés szervezete, felügyelete

4. A miniszter a Szervezeti és Működési Szabályzatban (a továbbiakban: SZMSZ) a szervezeti sajátosságok figyelembevételével meghatározza az iratkezelés szervezetét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

5. A szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelelően, a minisztérium az iratkezelést vegyes iratkezelési szervezettel látja el.

6. Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak naptári év kezdetén lehet.

7. Az iratkezelés felügyeletét a miniszter által kijelölt vezető, az Informatikai és Dokumentációs Főosztályvezetője látja el. E feladatkörében felelős:

- az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért,

- jelen Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséért,

- a szabálytalanságok megszüntetéséért,

- szükség szerint a Szabályzat módosításának kezdeményezéséért,

- az iratkezelést végzők, vagy azért felelős személyek kijelöléséért, szakmai képzéséért, továbbképzéséért, a minisztériumba belépő új munkatársak iratkezeléssel kapcsolatos oktatásáért,

- iratkezelési segédeszközök biztosításáért (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és formanyomtatványok, ezek elektronikus változatai, valamint számítástechnikai programok, adathordozók stb.),

- a vonatkozó jogszabályi előírásoknak megfelelő elektronikus iktatási, iratkezelési rendszer alkalmazásáért és működtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáéért, felügyeletéért,

- az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok, a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért, a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséért,

- az iratanyag évenkénti szabályos selejtezéséért,

- a selejtezett iratanyag biztonsági előírások szerinti megsemmisítéséért,

- az Irattári Tervben meghatározott idő után, az iratanyag levéltárba adásáért,

- egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatok végrehajtásáért.

8. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője - a szervnél üzemeltetett informatikai rendszer és eszközök vonatkozásában - meghatározza az üzemeltetéssel és ellenőrzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket. Kijelöli a számítástechnikai rendszer biztonsági követelményeiért általánosan felelős személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felelős személyt.

9. Szervezetiegység-vezetők iratkezeléssel kapcsolatos feladatai és felelőssége:

- szignálási utasítások pontos meghatározása (lásd 96-103. pont);

- szervezeti egységén belül a határidők betartásának ellenőrzése;

- kiadmányozás szabályainak betartása (lásd 135-148. pont);

- az irattárba helyezés engedélyezése;

- a szervezeti egység munkatársait érintő minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör-megváltozás, vagy munkavégzésre irányuló jogviszony megszűnése esetén munkakör átadás-átvétel lebonyolításáért való teljes körű felelősség (lásd 250-254. pont).

10. Az ügyintéző iratkezeléssel összefüggő feladatai az alábbiak:

- Az ügyintéző köteles meggyőződni arról, hogy az átvett irat előiratait az iktatás során teljeskörűen szerelték-e. Amennyiben az ügyintézéshez más irat szerelése vagy csatolása szükséges, azok pótlásáról a szervezeti egység iratkezelést végző munkatársának közreműködésével gondoskodik.

- Az irat szignálására jogosult határozza meg az ügyintéző részére az elintézéssel kapcsolatos belső határidőt az ügyre vonatkozó végső határidő figyelembevételével. Az ügyintézőnek kötelessége az ügyek elintézésére megjelölt határidők pontos betartása.

- Az ügyintéző köteles megtenni az ügy elintézéséhez szükséges közbenső intézkedéseket (tényállás tisztázása, véleménykérés stb.) és a kiadmánytervezetet az előírt határidőben elkészíteni, továbbá a kiadmánytervezet aláírásához a szükséges előzményeket a kiadmányozó részére biztosítani.

- A kiadmányozott irat továbbításra történő előkészítéséről az elküldendő iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történő felszereléséről az ügyintéző gondoskodik, majd átadja a szervezeti egység iratkezelést végző munkatársának.

- Az ügyintéző köteles folyamatos kapcsolattartásra a szervezeti egység iktatást végző munkatársával feladatlistájának (nevére szignált iratok) iktatóprogramban történő karbantartása érdekében.

- Az ügyintéző köteles az ügyirathoz hozzárendelni - szükség esetén módosítani - az irattári tételszámot.

- Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek - ha eddig nem történt meg - meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e, a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelnie, és a selejtezési eljárás mellőzésével - a szükség szerinti előírások betartásával - meg kell semmisítenie.

11. Az ügykezelő feladatai az alábbiak:

- A szervezeti egységeknél készült és más szervtől, illetve személytől érkezett küldemény(ek) átvétele, (bontása), nyilvántartása (érkeztetés, előzményezés, iktatás, egyéb nyilvántartás), továbbítása, postázása, irattározása, őrzése és az iratok központi irattárba adása, valamint ezek ellenőrzése;

- az iratnak az ügyintéző részére történő dokumentált kiadása és visszavétele.

Az irattári tételek kialakítása

12. Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket - a minisztérium ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:

- egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be,

- a minisztérium hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

13. Külön irattári tételek kerültek kialakításra az iratfajta alapján

- a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból,

- a nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni,

- a választott testületek, bizottságok, valamint a minisztérium működése szempontjából meghatározó jelentőségű, rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

14. Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meghatározásra kerültek, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre kerültek azok, amelyeket meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és azok, amelyek megőrzéséről a minisztérium - határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében megjelölésre került az irattári őrzés időtartama. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kellett meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kellett meghatározni.

Az irattári terv szerkezete és rendszere

15. A szabályzat 1. mellékletét képezi az irattári terv, melynek szerkezete és rendszere a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a minisztérium ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel került kialakításra.

16. Az irattári terv általános és különös részre oszlik, az irattári tételek csoportosítása ennek megfelelően történt. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

A címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

II. FEJEZET

AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI

Az iratok rendszerezése

17. A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A papír alapú ügyirat fizikai együttkezelése az előadói ívben történik.

18. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő iratok nyilvántartása elektronikus iktató rendszerben történik.

19. A minisztérium irattári anyagába tartozó, iktatással nyilvántartott iratokat, valamint a minisztérium irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - legkésőbb irattárba helyezésük előtt - az irattári terv alapján az ügyintézők irattári tételekbe sorolják és irattári tételszámmal látják el.

20. Az ügyiratok egysége elvének érvényesülése érdekében az ügyben keletkezett ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak csak egyetlen tételszáma lehet. Amennyiben az ügyirat tárgya szerint több tételbe is besorolható, mindig a (leg)hosszabb őrzési időt biztosító irattári tételszámot kell adni.

21. Az ügyintézéshez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az ügykezelőknek az irattárban (átmeneti/kézi, központi) az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni.

22. Az irattár kezelője irattári tételszámmal el nem látott iratot őrzésre irattárba nem vehet át.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

23. A minisztériumba érkező, ott keletkező, illetve az onnan kimenő valamennyi iratot - a meghatározottak kivételével -, ha jogszabály másként nem rendelkezik, az ügykezelőnek az irat azonosításához szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatainak rögzítésével az e célra rendszeresített tanúsított iratkezelési szoftverrel vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni, az ügyintézés folyamata és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen az átadó, átvevő személye, az átadás időpontja és módja.

24. Külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni

- a pénzügyi bizonylatokat és számlákat,

- a munkaügyi (személyzeti) nyilvántartásokat,

- az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat.

A jogosultságok kezelésének szabályai az elektronikus iratkezelési rendszerben

25. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője felelős az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért, működéséért, a jogosultságok naprakészen tartásáért. A jogosultságok kiosztása során figyelemmel kell lenni a helyettesítés rendjére.

26. A jogosultságok engedélyezésének, módosításának, megvonásának, felfüggesztésének részletes szabályait külön eljárásrend tartalmazza.

27. Az iratkezelési szoftver használatához legalább kétféle jogosultsági rendszer kapcsolódik:

- funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá, egy felhasználó tetszőleges számú szerepkörrel (érkeztet, iktat, irattároz, lekérdez stb.), rendelkezhet;

- hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, a meghatározott funkciókat mely szervezeti egység(ek) tekintetében gyakorolhatja.

(A harmadik jogosultság az objektumjogosultság, amely dokumentum szintű, azaz az adott iktatókönyvön belül egy vagy több dokumentumhoz a létrehozó ad hozzáférést.)

28. Az iratkezelő rendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. Az erről szóló iratok tárolása és kezelése az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető feladata. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a jogosultságok évenkénti felülvizsgálatáról.

A jogosultságok beállítása, illetve módosítása az illetékes vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását írásban kell kezdeményezni. A beállítást végző rendszergazda a jogosultság életbelépését, az időpont feljegyzésével beállításának megtörténtét az eredeti iraton igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt az engedélyező őrzi.

Az új jogosultságok regisztrálása, illetve a meglévő jogosultság módosításának átvezetése - beleértve a jogosultság megvonását is -, az iktatóhely szerinti vezetői engedélyezést követően a rendszergazda feladata.

29. A rendszergazda feladatai:

- felhasználók, szerepkörök, helyettesítések, jogosultságok, funkcionális beállítások regisztrálása,

- elektronikus érkeztetőkönyv, iktatókönyvek nyitása, lezárása, iktatóhelyhez rendelése,

- irattári tételszámok karbantartása.

30. A rendszergazda az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt tájékoztatja a jogosultság kiadásának akadályáról, ha a rendelkezésre álló licenckeret betelt, vagy a kért jogosultságok az iratkezelési szoftver működését veszélyeztetnék. Az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető dönt a felmerülő igény teljesítéséről.

31. A rejtett iktatókönyv - a tulajdonos szervezeti egységet, illetve az általuk példánnyal megszólítottakat kivéve - mindenki számára rejtettként működik. Az adott szervezeti egység vezetője akkor kérheti rejtett iktatókönyv nyitását, ha személyiségi jogi vagy egyéb indokok szükségessé teszik a hozzáférés lezárását, és azt az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető engedélyezi.

Hozzáférés az iratokhoz

32. A minisztérium munkatársai csak azokhoz az iratokhoz, illetve adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell nyilvántartani. A minisztérium munkatársai fegyelmi felelősséggel tartoznak a rájuk bízott ügyiratokért.

33. Iratot - bármilyen adathordozón - munkaköri feladat ellátásához kapcsolódóan munkahelyről kivinni, valamint munkahelyen kívül tanulmányozni, feldolgozni, tárolni a közvetlen felettes vezető engedélyével lehet, ügyelve arra, hogy tartalmát illetéktelen ne ismerje meg.

34. Az iratokba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a vezetők a vonatkozó jogszabályok figyelembevételével határozzák meg.

35. Azoknak a nem selejtezhető iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. § (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási idő eltelte után is a minisztérium őrizetében maradnak, a közlevéltárakban lévő anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani.

36. Belső használatra készült, valamint a döntés-előkészítéssel összefüggő „Nem Nyilvános” kezelési jelzésű iratok megismerésére az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény 27. § (5)-(6)-(7) bekezdésében foglaltak az irányadók.

A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó ügyirat tartalmát a döntés meghozataláig csak a készítő, annak felettesei, valamint az általuk meghatározott személyek ismerhetik meg.

A „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat példányszámát a készítő, illetve felettesei határozzák meg, a példánysorszámot az iraton fel kell tüntetni.

A döntés-előkészítő, „Nem Nyilvános” adatokat tartalmazó irat nyilvánosságra hozatala, közzététele nem megengedett, kivéve, ha ezt a miniszter vagy az általa felhatalmazott vezető engedélyezi. A minisztériumon kívüli szerv által „Nem Nyilvános”-ként feltüntetett irat nyilvánosságra hozatalát, illetve közzétételét a keletkeztető szerv engedélyezheti.

A „Nem Nyilvános” jelzéssel ellátott iratokat a nyílt iratok iktatására szolgáló (a szerv vezetőjének rendelkezése szerint esetleg különálló) iktatókönyvbe kell iktatni.

37. A betekintéseket, kölcsönzéseket, az adatszolgáltatási célú másolatok készítését utólag is ellenőrizhető módon, papír alapon, elektronikus iktatás esetén az iratkezelő rendszerben is dokumentálni kell.

A papír alapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során a másolatkészítőnek biztosítania kell a papír alapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, valamint azt, hogy minden - az aláírás elhelyezését követően - az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhető legyen.

Az iratok védelme

38. Az ügykezelés feladatait a feladatkör, az iratforgalom nagysága alapján a minisztérium szervezeti egységeinek ügykezelői, illetve iratkezelési feladatokkal is megbízott ügyintézői végzik.

39. Az iratkezelésben, iktatásban használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáféréstől.

40. Az iratkezelésnek, iktatásnak lehetőleg külön helyiséget kell kijelölni, illetőleg a helyiséget úgy kell kialakítani, hogy az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységtől (átadás-átvétel és iratkezeléssel nem összefüggő feladatok stb.) elkülönítetten történjen.

41. Az iktatóhelyiséget külső behatolás ellen védetté kell tenni. A feladatkörtől függően a vezetők határozzák meg a kulcsok tárolásának rendjét. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a vezető elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és meghatározott helyen történő munkaidőn kívüli tárolását. A tárolóhelyen csak nyilvántartásba vett, számmal ellátott és az átvételére feljogosítottak neveivel ellátott személyi (negatív) pecsétnyomóval lepecsételt kulcsdobozok helyezhetőek el.

42. A biztosított helyiségek másodkulcsait külön lezárt borítékban, pecséttel ellátva, a felnyitásra jogosultak nevének, elérhetőségének feltüntetésével kell a tárolásra kijelölt helyen és/vagy a tárolással megbízott személynél tartani.

43. Az elektronikus iratkezelő szoftver valamennyi eseményét naplózni kell.

44. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a számítógépes megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartásoknak és azok adatállományainak illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

45. Az iratkezelési szoftverbe rögzített érkeztetési és iktatási adatokat, az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

46. Az iratokat az iratkezelés és ügyintézés folyamatában is szakszerűen kell kezelni, a papír alapú iratokat az elvárható gondossággal kell védeni (pl. nedvességtől, fénytől, hőtől stb.). Az iratok kezelése során - állaguk védelme érdekében - mellőzni kell a cellux ragasztószalag és más ragasztóanyagok alkalmazását.

III. FEJEZET

AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA

A küldemények átvétele

47. A küldemény postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, természetes személy személyes benyújtása, valamint informatikai-telekommunikációs eszköz útján, faxon, illetve munkaidőn kívül, a portaszolgálatra történő benyújtással kerül a minisztériumba, illetve a Postabontókba.

48. A minisztériumba érkezett küldemények átvételével kapcsolatos teendők, a küldemény érkezésének módja szerint:

- a Magyar Posta Zrt. útján érkező küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló hatályos rendeletben meghatározottak szerint történik, a küldemények átvételét a Postabontók ügykezelői végzik,

- a külön kézbesítés, személyes benyújtás, futárszolgálat útján érkező küldemények átvételére meghatalmazott személyt kell kijelölni, aki az átvételt aláírásával dokumentálja,

- a személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult,

- a munkaidőn túl érkezett küldemények átvételére a minisztérium épületeiben működő portaszolgálat ügyeletes munkatársa jogosult. Az átvétel időpontját a küldeményen rögzíti és az átvételt aláírásával dokumentálja. Az átvevő köteles a küldeményt az átvételt követő első munkanap kezdetén a minisztérium épületében működő Postabontó munkatársának átadókönyvben dokumentáltan átadni,

- a telefaxon küldött iratot, a jogszabály eltérő rendelkezése hiányában, postai úton megküldött iratként kell kezelni,

- az elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni,

- az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a működtető rendszer automatikusan kezeli.

49. Elektronikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az érkeztetésről, valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

50. A küldemény átvételére jogosult (a továbbiakban: átvevő):

- postai úton vagy telefaxon érkezett küldemények esetén:

= a címzett, vagy az általa megbízott személy,

= a vezető, vagy az általa megbízott személy,

= a szervezeti egység ügykezelője,

- külön kézbesítés, futárszolgálat, személyes benyújtás útján érkező küldemények esetén az átvételre meghatalmazott személy,

- ügyfélfogadási időben az ügyfélszolgálati iroda munkatársa,

- elektronikus úton érkezett küldemények esetén a minisztérium elektronikus postafiókja, vagy annak kezelésével megbízott személy,

- hivatali munkaidőn túl a portaszolgálat ügyeletes munkatársa.

51. A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

- a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot,

- a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő iktatószám, vagy más azonosítási jel megegyezőségét,

- az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét,

- az iraton jelzett melléklet meglétét, amennyiben a küldemény felbontására jogosult.

52. Az átvevő a kézbesítő okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni, amit a kézbesítőokmányon kívül az átvett küldeményen is rögzíteni kell.

Az átvevő tértivevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt átvételi elismervénnyel, vagy az átvétel tényének az irat másodpéldányán való aláírásával kell igazolni.

Amennyiben olyan személy veszi át a küldeményt, aki a küldemény érkeztetésére nem jogosult, akkor a küldeményen az átvétel aláírásának dátumát is fel kell tüntetnie.

53. Elektronikus iratot elektronikus adathordozón átvenni vagy elküldeni csak papír alapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni az elektronikus adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. Mind az adathordozón, mind a kísérőlapon maradandó módon fel kell tüntetni az iktatószámot.

54. Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.

A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, ha

- a minisztérium informatikai rendszeréhez, vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy

- az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének jogosulatlan akadályozására irányul,

- az informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.

55. Amennyiben érkeztetésre nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles 24 órán belül, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes érkeztető egységnek/személynek érkeztetésre (további intézésre) átadni.

56. Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekről a feladót értesíteni kell.

57. A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt az átvevő köteles a címzettnek vagy a szignálásra jogosultnak soron kívül bemutatni, illetve átadni, valamint az elektronikus iratot részére továbbítani.

58. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

59. Az átvevő az érkező küldeményeket kézbesítőkönyvvel, illetve az elektronikus iratkezelési rendszerben továbbítja az illetékes szervezeti egység(ek)hez. A postaátvevő a küldeményeket szükség szerint, a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, az „azonnal”, „sürgős” vagy más hasonló jelzésű küldeményeket pedig soron kívül továbbítja.

60. Elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak - amennyiben azt kéri, és elektronikus válaszcímét megadja - haladéktalanul elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés egyedi azonosítóját is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát).

Az elektronikus úton érkezett küldeményt - kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket - iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

A Biztonságos Elektronikus Dokumentumtovábbító Szolgáltatás (a továbbiakban: BEDSZ) igénybevételével benyújtott elektronikus küldeményre a befogadás során azonnal érkeztető szám kerül, valamint sor kerül az automatikus visszaigazolás (átvételi nyugta) küldésére is. A BEDSZ által kiadott befogadás-visszaigazolásban rögzített időpont a küldemény minisztérium általi átvételének és érkezésének időpontja.

A központi rendszeren keresztül érkezett küldemények esetében az átvétel visszaigazolása az elektronikus közszolgáltatásról és annak igénybevételéről szóló kormányrendeletben meghatározottak szerint történik.

61. A központi elektronikus rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a küldemény sérülésmentességének, valamint formai követelményeknek való megfelelőségének ellenőrzését a BEDSZ végzi el.

Biztonsági kockázat vagy az átvitel hiányosságának észlelése esetén a rendszer megtagadja az elektronikus küldemény befogadását, és a megtagadás tényéről - annak okának feltüntetése mellett - a felhasználót tájékoztatja.

A BEDSZ-en keresztül elektronikus aláírással ellátott dokumentumot is meg lehet küldeni a címzettnek, amely dokumentumot a BEDSZ változatlanul, az aláírás ellenőrzésére alkalmas formában továbbítja.

A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Azonos jellegű kockázati körülménynek minősül az egy hónapon belül azonos küldőtől második alkalommal érkező vírus, illetve egyéb rosszindulatú program.

62. A küldemények átvételénél a minisztériumban érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl. a küldemények biztonsági átvilágítása, számítógépes érkezés esetén vírusellenőrzés stb.).

63. Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét a küldeményből nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni.

A küldemények felbontása

64. A 48. pontban leírt módon a minisztériumhoz érkezett küldeményeket a címzésből egyértelműen megállapítható szervezeti egység kijelölt ügykezelője(i), vagy a Dokumentációs Osztályok által működtetett Postabontók ügykezelői bonthatjá(k) fel. Az e feladattal megbízott ügykezelő részére előírható a felbontás és érkeztetés végrehajtása.

65. Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani:

- a minősített iratokat;

- az „SK felbontásra” jelzésű küldeményeket (ezeket minden esetben csak a címzett, tartós akadályoztatása esetén a címzett helyettese, megbízottja, illetve felettese bonthatja fel);

- azon küldeményeket, amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamint

- amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek.

66. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje - amennyiben iktatásra nem jogosult - az általa felbontott hivatalos küldeményt érkeztetés és/vagy iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni az iktatóhelyhez.

67. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a feltüntetett tartalom (pl. melléklet, mellékelt irat) meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő irathiányt a küldő szervvel - soron kívül - tisztázni kell, és ennek tényét az iraton rögzíteni kell.

A mellékletek, vagy mellékelt iratként jelzett iratok hiánya nem akadályozhatja az ügyintézést. A hiánypótlást az ügyintézőnek kell kezdeményezni.

68. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni. A borítékot újra le kell zárnia, rá kell vezetnie a felbontó nevét, elérhetőségét, majd a küldeményt sürgősen el kell juttatnia a címzetthez.

69. Amennyiben a nyílt küldeményre utaló borítékban minősített adatot tartalmazó küldemény található, a boríték visszazárását követően a felbontás tényéről a felbontó szervezeti egységnek három példányban jegyzőkönyvet kell felvenni. A jegyzőkönyv mindhárom példányát a küldeménnyel (minősített irattal) egyidejűleg haladéktalanul a TÜK irodába kell eljuttatni nyilvántartásba vétel céljából. A jegyzőkönyv első példányát a minősített irattal együtt a címzetthez, a második példányát a feladóhoz a titkos ügykezelő juttatja el. A jegyzőkönyv harmadik példányát pedig a titkos ügykezelő a felbontó szervezeti egységnek adja vissza.

70. A felbontó a tévesen felbontott küldemény továbbításakor a kézbesítőkönyvben, az alkalmazott elektronikus iratkezelő rendszerben az átvétel és a felbontás tényét - az átvétel dátumának megjelölésével - köteles rögzíteni.

71. Amennyiben a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt, illetékbélyeget vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, az illetékbélyeg értékét, illetőleg a küldemény egyéb értékét köteles a küldeményen vagy feljegyzés formájában a küldeményhez csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget, továbbá egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezelésre kijelölt szervezeti egység megbízott dolgozójának átadni. Az elismervényt a küldeményhez kell csatolni.

72. Az Egészségügyi Tudományos Tanács Igazságügyi Szakértői Testületnél kezelt ügyek speciális eljárási rendjének megfelelően a beérkező küldeményeket helyben bontják, az iratokat a minisztérium központi iktatási rendszerétől elkülönítve tartják nyilván.

A küldemények érkeztetése

73. Minden beérkezett (papír alapú vagy elektronikus) küldeményt az érkezés időpontjában, a hivatali időn túl érkező küldemény esetében az érkezést követő első munkanap kezdetén az érkeztető nyilvántartásban hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell.

74. A küldemények érkeztetését a címzett vagy a központi Postabontó ügykezelői végzik. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldeményen fel kell tüntetni. A központi postabontó(k) iratkezelői érkeztetést követően az iratokat a szervezeti egységek postafiókjaiban helyezik el. A szervezeti egységek iratkezelői az iratokat kézbesítőkönyvben dokumentáltan vehetik át a Postabontókban.

75. A minisztériumba beérkező valamennyi küldeményt a számítógépes iktató rendszer(ek)ben érkeztetni kell, kivéve az alábbiakat:

- tájékoztatók,

- közlönyök, folyóiratok, napilapok, hivatalos lapok stb.,

- reklám- és propaganda anyagok (prospektusok, szórólapok stb.),

- könyvek, hivatalos kiadványok (katalógusok, tarifa- és árjegyzékek),

- előfizetői felhívások, ajánlatok,

- üdvözlő lapok,

- tömeges értesítések.

76. Papír alapú vagy elektronikus adathordozón érkező küldemény esetén az érkeztetés dátumát és az érkeztetési azonosítót a küldeményen vagy az elektronikus adathordozó kísérő lapján, annak elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni.

77. Az érkeztetés nyilvántartása - függetlenül az irat adathordozójától - az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában történik. Az érkeztetési azonosító évente eggyel kezdődő folyamatos sorszám és évszám, vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító.

A felbontás nélkül továbbítandó küldemény esetén az érkeztetés adatait a zárt borítékon kell feltüntetni.

78. Ha a küldemény feladója olvashatatlan vagy névtelen küldeményről van szó, a Beküldő neve adatmezőben a „Feladó ismeretlen” szövegrészt kell feltüntetni.

79. Ha bármilyen oknál fogva az átvett küldemények érkeztetésére az átvételt igazoló aláírás napjától eltérő időpontban kerül sor, akkor az érkeztető nyilvántartásban rögzíteni kell az átvétel tényleges időpontját.

80. Az érkeztetés papír alapú küldemények esetében az érkeztető/iktató bélyegző lenyomatának az iraton való elhelyezésével, rovatainak kitöltésével történik. Érkeztetéskor a bélyegző rovatai közül kizárólag az érkeztetéssel kapcsolatos adatokat kell feltüntetni.

81. Az érkeztető/iktató bélyegző tartalmazza a minisztérium nevét, a székház, illetve telephely címét, az érkezés dátuma, érkeztetés sorszáma, ügyintéző neve, iktatószám, valamint a mellékletek száma rovatokat.

82. A pénzügyi bizonylatokat és számlákat, a munkaügyi (személyzeti) nyilvántartásokat, az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat nem kell iktatni, de ha küldeményként érkeznek, ezeket is érkeztetni kell. Ha a számlák érkeztetése során a boríték felbontásra kerül, akkor is a felbontás nélküli érkeztetés szabályait kell alkalmazni, azaz iktatóbélyegzőt a számlán elhelyezni tilos. Mindkét esetben gépi érkeztetéskor a „nem iktatandó” minőséget kell választani.

Ha a számla kísérőlevéllel együtt érkezik, a kísérőlevélre az iratok iktatására vonatkozó általános szabályok érvényesek, a számla ekkor, mint melléklet szerepel, a kísérőlevelet érkeztetni kell. Amennyiben a számla házon belüli továbbítására kerül sor, úgy az - a nyomon követhetőség érdekében - csak iktatószámmal ellátott kísérőlevél (pl. feljegyzés) mellékleteként történhet.

83. A szervezeti egységekhez rendelt e-mail postafiókokba érkező elektronikus küldeményeket az alábbiak szerint kell kezelni:

Az elektronikus postafiókra érkezett beadvány érkeztetését az átvevő ügykezelő végzi az átvétel igazolásával.

Az elektronikus postafiókra érkező:

- elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum),

- online kitöltésű beadvány ügyfélkapun keresztül - a törvényben szabályozott biztonsági előírások alkalmazása mellett - közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszerben végre kell hajtani a visszaigazolással egyidejűleg.

84. Az érkeztetési elektronikus nyilvántartás minimálisan tartalmazza az alábbi adatokat:

- a küldő neve,

- a beérkezés időpontja,

- könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítója (különösen kód, ragszám),

- folyamatos sorszámot és az évszámot tartalmazó érkeztetési azonosító vagy nyilvántartott zárt számmezőből kiosztott érkeztetési azonosító, továbbá

- központi rendszeren keresztül érkező elektronikus küldemény esetén a központi rendszer által a küldeményhez rendelt érkeztető számot.

85. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

- az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik és az időpont megállapítása más úton nem biztosítható,

- a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

- a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett,

- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel,

- az „ajánlott” vagy „ajánlott-tértivevény” postai jelzéssel ellátott.

86. Az elektronikusan érkezett küldeményt - kivéve a központi rendszeren érkezett küldeményeket - iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

Az elektronikus küldeménynek a 60. pontban írt ellenőrzését követően, amennyiben a küldemény az egységes közigazgatási informatikai követelmény - és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal nem nyitható meg, úgy a küldőt - amennyiben elektronikus válaszcímét megadta - az érkezéstől számított legkésőbb három munkanapon belül elektronikus úton értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről és a minisztérium által használt formátumokról. Ezen küldeményeket nem kell iktatni.

Amennyiben a küldeménynek csak egyes elemei nem nyithatóak meg az egységes közigazgatási informatikai követelmény- és tudástárban közzétett formátumokat kezelő programokkal, úgy a küldőt értesíteni kell az értelmezhetetlen elemekről és a hiánypótlás szükségességéről, lehetőségeiről.

Az elektronikus úton, nem a központi rendszeren keresztül érkezett iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét az e Szabályzatban meghatározott esetekben ellenőrizni, az ellenőrzés tényét és eredményét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellenőrzésének keretében, a hitelesítésszolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

87. Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik, vagy fűződhet, gondoskodni kell arról, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papír alapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszerben automatikusan naplózott érkezési időpont a meghatározó.

88. Azt a beadványt, amelyet a minisztérium foglalkoztatottjának elektronikus levélcímére küldtek, akkor kell érkeztetni, ha a beadvány tartalmából egyértelműen megállapítható, hogy az a minisztérium hatáskörébe tartozó eljárás kezdeményezésére irányul.

Az iratok csatolása, szerelése (előzményezés)

89. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye.

90. Ha a beadványon van hivatkozási szám vagy a szövegből egyértelműen kitűnik, hogy a tárgyban már előzőleg keletkezett irat, akkor azt az előzmény következő alszámára kell iktatni.

91. Amennyiben az új iratnak van előirata (másik főszámon), abban az esetben a számítógépes iktatórendszerben az „Előzmény” iktatási módot (szerelést) kell alkalmazni. Ebben az esetben az iktató rendszer az iratokat automatikusan egymáshoz rendeli. Az összeszerelt iratokat fizikailag is össze kell szerelni és mindig a legutóbbi iktatószámon kell a továbbiakban kezelni.

92. Amennyiben az előzményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat előirata, de annak ismerete szükséges a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást, illetve annak megszüntetését az iktatókönyvben és az előadói íven jelölni kell a megfelelő rovatban, vagy a kezelési feljegyzésekben. A csatolás végrehajtása, illetve a csatolt irat eredeti helyére történő visszahelyezése az ügyintéző, valamint az iktató felelőssége.

93. A kapcsolatos irat számát az ügyiratokon is jelölni kell. Az ilyen csatolt iratok utólagos szerelésére az ügyintéző ad utasítást.

94. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben/adatbázisban és az előadói íven jelölni kell. Az előzményiratnál a jelölés az iktatókönyv/adatbázis megfelelő rovatában az irat új helyének, iktatószámának rögzítésével történik. Az előzményiratok szerelését az újabb (papír alapú) iraton az iktatóbélyegző lenyomata alatt „Előzmény szerelve” szöveggel és az előirat iktatószámának rögzítésével kell jelezni. Azokban az esetekben, amikor az előzményiratok nem szerelhetők, azok hollétét és iktatószámát az előadói íven fel kell tüntetni. Ha az előzményirat irattárban vagy határidő-nyilvántartásban van, akkor az ügykezelő, ha pedig az előzményirat az ügyintézőnél van, az ügyintéző köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. A szerelést (előirat/utóirat) az előadói íven fel kell tüntetni.

95. Gyűjtőszámon iratnyilvántartást nem lehet vezetni, helyette a főszám alszámára történő iktatási formát kell alkalmazni. Egy főszámra kizárólag az adott üggyel kapcsolatos iratokat lehet alszámmal iktatni.

Az ügyintéző kijelölése (szignálás)

96. Az ügykezelő az érkezett iratot az ügyintéző személy vagy szervezeti egység kijelölése érdekében köteles a vezetőnek vagy az általa felhatalmazott személynek bemutatni. A vezető engedélyezheti az irat bemutatás előtti iktatását.

97. A szignálásra előkészítés során az irat tárgyának, tartalmának az előzményre utaló hivatkozási száma alapján, automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki jogosult az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. A szignálásra jogosultsággal rendelkező vezető az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja.

98. A minisztérium székházába/telephelyeire érkező, a miniszterhez címzett hivatalos megkereséseket/egyéb ügyiratokat a miniszter szignálja ki.

99. Az államtitkárok vagy a helyettes államtitkárok nevére érkező ügyiratokat a címzettek saját hatáskörükben szignálják ki az általuk irányított szervezeti egység vezetőjére.

100. A közvetlenül a szervezeti egységhez címzett ügyiratokkal kapcsolatos teendőket a főosztályvezetők saját hatáskörben végzik.

101. Az irat szignálására jogosult:

- kijelöli, hogy mely szervezeti egység, vagy ügyintéző az illetékes az ügyben,

- kijelöli, hogy ki legyen az ügyintéző, ha az illetékes személy távol van,

- közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (határidő, sürgősségi fok stb.), melyeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyez az előadói ívre (előadói ív hiánya esetén az iratra) és aláírja.

Az iratért a kijelölt - továbbszignálás esetén az utoljára megjelölt - szervezeti egység vezetője, illetve ügyintézője a felelős.

Amennyiben az ügy elintézése több felügyeleti terület, illetőleg több szervezeti egység közreműködését igényli, a szignáláskor célszerű kijelölni a főfelelős szervezeti egységet azzal a megjegyzéssel, hogy intézkedése során meghatározott személyeket, szervezeti egységeket vonjon be.

102. Az iratkezelés során az iratkezelés szempontjából bármiféle releváns feljegyzés (így különösen vezetői vagy ügyintézői utasítás) ideiglenes megoldással való elhelyezése (például „post-it” öntapadós lap, vagy grafit ceruzával írt feljegyzés) nem megengedett.

103. Az ügyintézési határidő:

Jogszabályban előírt ügyintézési határidő hiányában az ügyeket a vezető által a feladatok kiadása során megállapított egyedi ügyintézési határidőn belül kell elintézni. A 30 napos ügyintézési határidőt kell irányadónak tekinteni azokban az esetekben, ha jogszabály másként nem rendelkezik, illetve ha a vezető a teljesítés határidejét nem írta elő. Minden olyan feladatnál és esetben, amikor az ügyintézés során közbenső intézkedéseket (kivizsgálás, információk és adatok gyűjtése, tájékozódás, koordinált állásfoglalás kialakítása) kell végezni, egyedi ügyintézési határidőt szükséges meghatározni. A megállapított belső határidő módosítására az jogosult, aki azokat megállapította, illetve annak a felettese. Az ügyintézési határidőket a minisztériumi érkeztetés időpontjától kell számítani.

A fenti határidők nem vonatkoznak a „sürgős” (S) jelzésű iratokra, amelyeket soron kívül, de legkésőbb az ügyiraton jelzett határidőn belül kell elintézni. E rendelkezés vonatkozik az országgyűlési képviselők indítványaira is.

A szervezeti egységekben a munkát úgy kell megszervezni, hogy az ügyek határidőben történő elintézéséért, illetőleg annak elmulasztásáért felelős személy megállapítható legyen.

Az ügyek elintézésére megjelölt határidők pontos betartása, figyelemmel kísérése, valamint az iratfelhalmozódások elkerülése érdekében a feladatlisták/ a határidőben elintézetlen iratokat tartalmazó listák ellenőrzését legalább havi rendszerességgel meg kell ismételni.

A szervezeti egység vezetője köteles szervezeti egységén belül ellenőrizni a határidők betartását.

IV. FEJEZET

AZ IRATOK NYILVÁNTARTÁSA, IKTATÁSA

Iratkezelési segédletek

104. Az iratok nyilvántartására - papír alapú és elektronikus - iratkezelési segédletek szolgálnak. Az iratkezelési segédletek felfektetésének és vezetésének célja, hogy a szerv feladataival összhangban az iratok teljes körű nyilvántartása - iktatókönyvbe történő iktatással, vagy nyilvántartásba történő feljegyzéssel - megvalósuljon, az irat fellelhetősége biztosított legyen, és az iratok átadásának-átvételének útja dokumentáltan történjék.

105. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője a vonatkozó jogszabályok és belső normák alapján határozza meg a rendszeresített általános és szakfeladatokkal összefüggő, speciális iratkezelési segédleteket.

106. Az iratok nyilvántartására és az iratforgalom dokumentálására használt segédletek:

- elektronikus érkeztetőkönyv (a küldemények beérkezésének dokumentálására),

- elektronikus iktatókönyv az iratok nyilvántartására,

- átadókönyv (más szervezeti egység részére történő átadás, illetve az ügyintézők részére történő át- és az irattárnak visszaadott iratok nyilvántartása esetén),

- kézbesítőkönyv (minisztériumon kívüli szervezetek részére, az Állami Futárszolgálaton kívüli kézbesítés esetén),

- futárjegyzék,

- főnyilvántartó könyv (az iratkezeléshez használt segédkönyvek nyilvántartására),

- kölcsönzési napló (a központi és átmeneti irattárból kikért iratok nyilvántartására),

- elektronikus gyarapodási és fogyatéki napló (a központi irattári anyag gyarapodásának, illetve fogyásának nyilvántartására),

- bélyegző-nyilvántartási könyv (a hivatalos és egyéb bélyegzők nyilvántartására),

- kulcsdoboz-nyilvántartási könyv.

107. Főnyilvántartó könyvben kell nyilvántartásba venni az iratkezelési segédleteket. A minisztérium főnyilvántartó könyvét az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője által kijelölt személy vezeti.

A főnyilvántartó könyvet egyes sorszámmal kell megkezdeni, betelte után a következő könyvet sorszám kihagyása nélkül - folyamatos számképzéssel - kell folytatni.

A főnyilvántartó könyvet az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője hitelesíti. Ennek keretében lapjait sorszámozza és a borítólap belső oldalán feltünteti: „Ez a könyv ..... számozott lapot tartalmaz. Megnyitva: 20..... év ........... hó ..... nap. Lezárva: 20..... év ........... hó ..... nap.”, aláírja, a minisztérium körbélyegzőjének lenyomatával ellátja.

Az iratkezeléshez használt segédleteket, a maradandó értékű iratok elhelyezéséül szolgáló savmentes dobozokat a minisztériumokat működtető szervezeti egységtől vagy szervezettől kell igényelni, amely gondoskodik azok beszerzéséről.

Az iktatásra nem kerülő irat nyilvántartása

108. Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni:

- könyveket, tananyagokat,

- meghívókat,

- nyugtákat, pénzügyi kimutatásokat, fizetésiszámla-kivonatokat, számlákat,

- a munkaügyi nyilvántartásokat,

- a bérszámfejtési iratokat,

- nem szigorú számadású bizonylatokat,

- az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat,

- a visszaérkezett tértivevényeket, és elektronikus visszaigazolásokat.

A bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat az átadókönyvbe be kell vezetni.

Az iktatókönyv (tartalma, nyitása, zárása), az előadói ív

109. Az iktatás tanúsított iratkezelési szoftver támogatásával történik.

110. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.

111. Az iktatás során az iktatókönyvben az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:

- az iktatószámot,

- az iktatás időpontját,

- a beérkezés időpontját, módját, az érkeztetési azonosítót,

- az adathordozó típusát (papír alapú, elektronikus), az adathordozó fajtáját,

- az expediálás időpontját, módját,

- a küldő adatait (név, cím),

- a címzett adatait (név, cím),

- a hivatkozási számot (idegen szám),

- a mellékletek számát, típusát (papír alapú, elektronikus),

- az ügyintéző megnevezését,

- az irat tárgyát,

- az elő- és utóiratok iktatószámát,

- a kezelési feljegyzéseket (csatolás, szerelés, határidő, visszaérkezés stb.),

- az intézés határidejét, módját és elintézés időpontját,

- az irattári tételszámot,

- az irattárba helyezést.

Az év utolsó munkanapján az iktatókönyvet vagy iktatókönyveket és a segédleteket hitelesen le kell zárni, és minden évben új iktatókönyvet vagy iktatókönyveket kell nyitni. Biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerben az adott évre, az adott iktatókönyvben új főszámra ne lehessen több iratot iktatni.

112. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - a jogosultak számára hozzáférhetővé kell tenni.

113. Az elektronikus iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után a vonatkozó előírások szerint le kell zárni. A zárás részeként el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv hiteles másolatát.

114. Az elektronikus iktatókönyv zárásának részeként az alkalmazásgazdáknak és a rendszergazdáknak el kell készíteni:

- az elektronikus érkeztető nyilvántartásnak,

- az elektronikus iktatókönyvnek, azok adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, a naplózás információi) és

- az elektronikus dokumentumoknak

az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát. Az elektronikus dokumentumokat külön adathordozóra kell elmenteni.

115. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztálynak együttműködve a rendszergazdákkal az időbélyegzővel ellátott, lezárt érkeztető nyilvántartást, iktatókönyvet, adatállományait és az elektronikus dokumentumokat archiválnia kell és a biztonsági másolatot elektronikus adathordozón tűzbiztos helyen kell tárolnia.

Az iktatási adatbázis biztonsági mentéséről napi, illetve archiválásáról éves szinten kell gondoskodni.

A biztonsági másolat tárolása során biztosítani kell az elektronikus közszolgáltatás biztonságáról szóló jogszabályban foglaltak végrehajtását.

Az elektronikus érkeztető nyilvántartás elektronikus adathordozóra elmentett példányát az archiválást követő második évben meg kell semmisíteni.

116. Az ügyvitel segédeszközeként:

- az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére,

- az ügyintézői munka adminisztrálására, ügyintézői, vezetői utasítások rögzítésére,

- az iratok fizikai egységének biztosítására a minisztérium minden épületében egységes előadói ívet kell használni.

Az előadói ívet a hozzátartozó iratokkal együtt kell kezelni.

Az iktatószám

117. Az iktatószám kötelezően tartalmazza a főszám-alszám/évszám/ - egy adategyüttesként kezelendő - adatokat, amelyben az évszám az aktuális év négy számjegye. A főszám és az alszám folyamatos sorszám. Az iratkezelési szoftver a főszám és alszám sorszámokat automatikusan képezi.

118. Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető - az adategyüttest megelőzően - az iktatókönyvre utaló betűt tartalmazó azonosítóval.

119. Amennyiben az ügyintézés szakmai követelménye szükségessé teszi, az iktatószám tetszőlegesen bővíthető - az adategyüttest követően - betűt tartalmazó további azonosítóval.

120. A fentiek szerint képzett azonosítókat az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője adja ki és tartja nyilván. A nyilvántartási jegyzéket évente felül kell vizsgálni.

121. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

122. Egy iktatókönyvön belül az iktatószámokat folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

Az ügyirathoz tartozó iratokat a főszám alatt kiadott alszámokon, folyamatos, zárt, emelkedő sorszámos rendszerben kell kiadni és nyilvántartani.

123. Az iktatás minden évben az első iktatáskor 1-es sorszámmal kezdődik, és a naptári év végéig emelkedő számmal folytatódik.

Az iratok iktatása

124. A minisztériumba érkező, illetve ott keletkező iratokat - az e Szabályzatban meghatározottak kivételével - ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani.

125. Az iktatást a szervezeti egységek titkárságain az ügykezelők végzik.

Az ügyben keletkezett első (kezdő) irat az iktató rendszerben a soron következő főszámot kapja.

A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak minősülnek, iktatásuk a főszám alszámaira történik.

126. Téves iktatás esetén az iratkezelési szoftver a változással (módosítással, az adatok fizikai törlése nélkül) összefüggő adatokat naplózással dokumentálja. A tévesen kiadott iktatószám nem adható ki újra.

127. Az iktatásra kerülő - beérkező - papír alapú iraton az érkeztető/iktató bélyegző iktatásra vonatkozó rovatait ki kell tölteni. Ha ez helyhiány miatt nem lehetséges, az iktatás adatait az iktatóbélyegző használata nélkül kell az iraton feltüntetni. Iktatni minden esetben az eredeti iraton kell, borítólap vagy csatolt üres lap az iktatóbélyegző elhelyezésére, iktatási adatok rögzítésére nem használható.

128. A papír alapú irat iktatószámát a mellékletre - „Melléklet a ... számú irathoz” szövegezéssel - is fel kell jegyezni.

129. Az ügykezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be.

Soron kívül kell iktatni és továbbítani a táviratokat, elsőbbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „azonnal”, „sürgős” jelzésű iratokat.

Ha az irat munkaidőn kívüli időben érkezik, azt a következő munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi időpontot minden esetben jelezni kell.

130. Az ügyirat tárgyát az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni.

131. Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét. A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat lehet rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

Az iratok továbbítása ügyintézésre, az irat kiadása, átadása

132. Elektronikus úton történő iratátadás esetén az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel időpontját és tényét.

133. Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre stb., a papír alapú iratok átadás-átvételét az átadókönyvben aláírással kell igazolni. Elektronikus iratkezelési rendszerben a továbbszignálást/átadást a megfelelő rovatban kell rögzíteni, az átvétel időpontját és tényét az ügyintézői jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti.

134. Az iratok házon belüli fizikai továbbítása (kézbesítése) egy másik szervezeti egységhez, az ügykezelők feladata. A kézbesítés történhet közvetlenül a címzetthez, vagy a Postabontókon keresztül, a szervezeti egységek postafiókjaiban elhelyezve. Az iratok átadása a belső iratforgalom nyilvántartására szolgáló átadókönyvvel történik. Az iratok átvételét a szervezeti egységnél aláírással igazolni kell.

Kiadmányozás

135. A kiadmányozási jog gyakorlását a vezető a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben határozza meg.

136. A kiadmányozás magában foglalja:

- az írásbeli intézkedés (véleménynyilvánítás, közbenső intézkedés) kiadásának;

- az érdemi döntésnek, valamint

- az irat irattárba helyezésének jogát.

137. Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

138. A kiadmányozási jogkörrel rendelkező személy névaláírását tartalmazó bélyegző (névbélyegző) csak akkor használható, ha az azonos ügyben kiadott iratok nagy száma ezt feltétlenül indokolja. A névbélyegző használatát a miniszter, az államtitkár, illetve a helyettes államtitkár engedélyezi. A névbélyegzővel ellátott irat nem minősül hiteles kiadmánynak.

139. Az ügyintéző az általa készített kiadmánytervezetet szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kezű aláírásával és keltezéssel látja el. „SK” jelzés esetén az ügyintéző/ügykezelő a kiadmányra „a kiadmány hiteléül” záradékot rávezeti, azon a szerv hivatalos bélyegzőjének lenyomatát elhelyezi és aláírja.

140. A kiadmány külső szervhez vagy személyhez történő továbbítására csak annak dokumentálása mellett kerülhet sor.

141. Ha kettő vagy több, más-más iktatószámon bejegyzett ügyet egyszerre, egy kiadmányon intéznek el, a kiadmánytervezeten fel kell tüntetni minden irat iktatószámát. Az ügykezelő az iktatókönyvben e feltüntetett szám(ok) alapján rögzíti az ügy elintézésének megtörténtét.

142. Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás.

143. Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában az irat akkor hiteles kiadmány, ha

- azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, és aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

- a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel, a hitelesítésre felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbá a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel,

- a minisztérium a közigazgatási felhasználásra vonatkozó követelményeknek megfelelő elektronikus aláírással látta el,

- a hivatalos iratok elektronikus kézbesítéséről és az elektronikus tértivevényről szóló jogszabályban meghatározottak szerint elektronikus közokiratnak minősül és az elküldését igazoló visszaigazolás rendelkezésre áll.

144. Nyomdai sokszorosítás esetén elegendő

- a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés és a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata, vagy

- a kiadmányozó névbélyegzőjének és a kiadmányozó szervnek a bélyegzőlenyomata.

145. A minisztérium által készített hiteles kiadmányról a papír alapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól szóló, valamint a polgári perrendtartásról szóló jogszabályokban foglaltak szerint lehet hiteles másolatot készíteni.

146. A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartást a minisztérium székházában és telephelyein működő Dokumentációs Osztályok vezetői kezelik.

Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás időpontját dokumentáló minősített elektronikus aláírást kell alkalmazni.

147. Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési szabályok alkalmazhatók:

- „Saját kezű felbontásra!”,

- „Más szervnek nem adható át!”,

- „Nem másolható!”,

- „Kivonat nem készíthető!”,

- „Elolvasás után visszaküldendő!”,

- „Zárt borítékban tárolandó!”,

- „sima”, „ajánlott”, „tértivevényes”, „elsőbbségi” küldemény stb.

A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok megismerését.

148. A minisztériumban keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője - figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra - a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papír alapú és elektronikus másolatot is kiadhat.

A kiadmányozott irat külalakja

149. A minisztériumból külső szerveknek, személyeknek küldendő kiadmányokat e Szabályzat 2. mellékletében található minta szerinti formában, a minisztérium hivatalos levélpapírján kell elkészíteni.

150. A levélminták nem alkalmazhatók olyan ügyekben, ahol valamely jogszabály a döntés közlésére kötelező alaki és tartalmi elemeket ír elő. (Pl. hatósági határozat, formanyomtatványon kiadott engedély stb.)

151. Az állampolgárokhoz, más szervekhez hivatalos levél csak iktatószámmal, az ügyintéző nevének és munkahelyi telefonszámának feltüntetésével és az általánosan használt minisztériumi fejléces, cégjelzéses, illetve névre szóló levélpapíron küldhető. Az ügyintéző feltüntetése csak akkor mellőzhető, ha a kimenő iratot maga az aláíró készítette.

Az irat továbbítása, expediálása

152. Az ügyintéző köteles az irattovábbításhoz a kiadmányt (kiadmányokat) és az esetleges mellékleteit és mellékelt iratait (a továbbiakban együtt: melléklet) szerelten az ügykezelő részére előkészíteni. Az ügykezelő csak teljes, kiadmányozott, kiadói utasítással - amennyiben van -, melléklettel ellátott ügyiratot (ügyiratokat) vehet át.

153. Az ügykezelőnek ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e.

A küldeményeket lehetőleg még az átvétel napján kell továbbítani.

154. Az iratokat az ügykezelők továbbítják. Az ügykezelő az irat átvétele után köteles

- az iratot a címzettnek - az „azonnal”, illetve a „sürgős” jelzéssel ellátottakat soron kívül - továbbítani,

- az elektronikus iktatókönyvbe a továbbítás megtörténtét bejegyezni,

- az előadói íven és az irat irattári példányán az elküldés (expediálás) időpontját feljegyezni, és aláírni.

155. Az elektronikus iktatásban a külső terjesztésre készült azonos szövegű kiadmányból minden címzett számára egy-egy iratpéldányt kell készíteni további címzettek egyenkénti megadásával vagy a megfelelő elosztólista kiválasztásával.

156. Az iratot borítékban (szükség esetén csomagban) kell továbbítani. Az ügykezelő az elküldésre előkészített küldeményeket elküldésre készen, borítékolva, becsomagolva, a küldés módjának megfelelő kézbesítőokmányokat pontosan kitöltve adja át az illetékes Postabontó részére.

Az azonos címzettnek szóló iratokat lehetőleg egy borítékba kell helyezni, és a borítékra valamennyi irat iktatószámát fel kell jegyezni. Telefaxon, e-mailben küldött irat esetén a továbbításra utaló igazolást az irathoz kell tenni.

157. A boríték címoldalán fel kell tüntetni:

- a feladó nevét, címét,

- az irat (iratok) iktatószámát, több példány esetén a példányok darabszámát, szükség szerint sorszámukat,

- a címzett megnevezését és címét,

- a továbbításra vonatkozó egyéb jelzéseket (s. k. felbontásra, sürgős, ajánlva stb.).

158. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni:

- személyes átvétel esetén elegendő a kézbesítési időpont, és az átvétel aláírással történő igazolása a kiadmány irattári példányán, vagy a kézbesítőkönyvben,

- postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és minőségi követelményeiről szóló vonatkozó - hatályos - jogszabályban leírtaknak megfelelően,

- külön kézbesítő, futárszolgálat igénybevétele esetén a szerződésben rögzített szabályoknak megfelelően,

- elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával,

- központi rendszeren történő továbbítás esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet az ügyintézés befejezéséről, a letöltési lehetőségekről, és hitelesen naplózza a letöltést,

- hirdetményi úton történő vagy közhírré tétellel való kézbesítés esetén a vonatkozó jogszabályok előírásai szerint.

159. Ha a postára adott küldemények valamilyen okból - így a téves címzés miatt - visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintézőnek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezeléséről. A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket - iktatás nélkül, de érkeztetési eljárás és dokumentálás mellett - az ügyirathoz kell mellékelni.

160. Az ügyiratok minisztérium épületei közötti mozgatását, kézbesítését az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gépkocsivezető futárai, illetve szükség esetén az iratkezelők végzik. Az ügyiratokat a székházakban működő postabontókon keresztül lehet eljuttatni a címzetthez. A futárokkal a postabontók munkatársai tartják a kapcsolatot. Tekintettel a nagy iratforgalomra, a futárok a kézbesítést nap közben folyamatosan végzik. Munkájukat a dokumentációs osztályvezetők koordinálják.

161. Elektronikus úton küldött irat továbbítását - az időpont, a továbbítás módja, adathordozójának típusa és adathordozója megjelölésével - be kell jegyezni az iktatókönyvbe.

162. Az elektronikus iratok kézbesítésének rendjét a Szabályzat - az adott közfeladatot ellátó szervre és eljárására vonatkozó, továbbá az elektronikus iratok kézbesítését előíró jogszabályi rendelkezések figyelembevételével - határozza meg.

163. Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri. Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve sikertelen, az elektronikus irat papír alapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

164. A küldeményeket elektronikus úton történő kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával kell továbbítani.

165. Ha a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik, a minisztérium a hivatalos iratot írásos formában, papír alapon, postai úton a felhasználó lakcímére küldi meg.

166. Ha a címzett a hivatalos iratnak az elektronikus tárhelyen történő elhelyezését követő ötödik munkanapon sem veszi át a küldeményt, akkor a hivatalos iratot az ezt követő munkanapon kézbesítettnek kell tekinteni. A kézbesítési vélelem beálltáról a BEDSZ mind a minisztériumot, mind a címzettet automatikusan tájékoztatja az elektronikus tárhelyükön.

167. Ha a címzett erről korábban (a kérelmében) rendelkezett, a minisztérium a hivatalos iratot köteles a címzett kulcstárában elhelyezett nyilvános rejtjelező kulcsával rejtjelezni. Amennyiben a címzett a rejtjelező kulcsát a rendszerbe nem töltötte fel, úgy a hivatalos iratot - ha jogszabály nem zárja ki - titkosítás nélkül kell megküldeni a tárhelyére. Ha jogszabály kizárja a titkosítatlan megküldést, úgy azt postai úton, a kérelemben megjelölt lakcímre kell megküldeni.

168. Az elektronikus tértivevényeket - iktatás nélkül - az ügyirathoz kell mellékelni.

169. Elektronikus dokumentum kézbesítése esetén, amikor a címzett a hivatalos iratra mutató internetes hivatkozást megnyitotta, akkor az elektronikus tértivevény automatikusan létrejön, és azt a BEDSZ a minisztérium tárhelyére visszaküldi.

170. A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült iratok (pl. körlevelek) a vezetői aláírást követően elektronikus formában, szkennelt változatban a levelező rendszeren keresztül is továbbíthatók. Az aláírt eredeti példányt, a keletkeztető szervezeti egység ügyiratában kell kezelni.

V. FEJEZET

AZ IRAT HATÁRIDŐ-NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, A LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS

Az irat határidő-nyilvántartásba helyezése

171. Az ügykezelőnél kell határidő-nyilvántartásba helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbeeső intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megszűnése után válik lehetővé. Az iratot határidő-nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni.

172. A határidőt az iratkezelési szoftver megfelelő mezőjében a naptári nap megjelölésével kell feltüntetni.

173. Az ügykezelő a határidő-nyilvántartásra átvett iratot köteles

- az egyéb iratoktól elkülönítve,

- a határidőként megjelölt naptári napok és

- az iktatószám sorrendjében elhelyezni, majd

- a határidő napján - ha időközben másként nem intézkedtek - az iktatókönyvből kivezetni és

az ügyintézőnek átadókönyvön keresztül kiadni.

174. A határidő-nyilvántartásból történő kivételt és a határidő meghosszabbítását az ügyintéző az előadói íven - aláírásával és keltezéssel ellátva -, illetve az ügykezelő az iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatába köteles feljegyezni.

Irattár

175. A minisztérium irattári anyaga a minisztérium épületeiben működő központi irattárakban, valamint a különböző szervezeti egységek átmeneti irattáraiban kerülnek elhelyezésre. Szükség esetén az iratok raktározására a jelenleg is működő külső irattárak is igénybe vehetők.

176. Irattározás céljára megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiséget kell biztosítani. Az irattár berendezésénél a tűz- és a balesetvédelem mellett a kezelés célszerűségi szempontjait is figyelembe kell venni.

177. Az irattári helyiség akkor felel meg céljának, ha száraz, portól és más szennyeződéstől tisztán tartható, megfelelően megvilágítható, levegője cserélhető, ha benne a tűz keletkezése a legbiztosabban elkerülhető, nem veszélyeztetik közművezetékek, a kívül támadt tűztől és erőszakos behatolástól védett. A papír alapú iratok tárolásához az irattárban télen, nyáron lehetőség szerint biztosítani kell a megfelelő páratartalmat (55-65%) és a 17-18 °C hőmérsékletet.

178. Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített - felületi festékkel ellátott fémből készített - állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni.

179. Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történő szakszerű elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Az irattárba helyezéskor az iratokat a műanyag irattartókból (genotherm) ki kell emelni, azokról a fémkapcsokat (gemkapocs stb.) el kell távolítani.

180. A nem papír alapú iratok tárolását, az adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani. A nem megfelelő tárolásból bekövetkező esetleges adatvesztés megakadályozására gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról.

Irattározás és az irat átmeneti irattárba helyezése

181. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

182. Átmeneti (kézi) irattárban lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, vagy határidőbe tett, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.

183. Az átmeneti irattárban legfeljebb 2 évig lehet őrizni az iratokat, ennek letelte után a lezárt évfolyamú iratokat át kell adni a központi irattárnak. Ezen időpontot megelőzően is át lehet adni a lezárt ügyiratokat, és a lejárt őrzési idejű iratokat. Kivételt képeznek a Jogi Főosztály/Képviseleti Osztály peres eljárásainak iratai. Ezen iratok Központi Irattárba adására az eljárás lezárását követően kerül sor.

184. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

185. Az irattárban az iratokat évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve kell elhelyezni és őrizni. A dossziékban őrzött iratoknál az irattári tételszámot a dosszién is fel kell tüntetni. Az iktatókönyv „irattárba helyezés időpontja”, mezőjében az irattárba helyezés időpontját nyilván kell tartani.

186. Az irattárba helyezést a szervezeti egység vezetője vagy az általa felhatalmazott munkatárs engedélyezi.

187. Az irattározás mindig az ügyben eljáró, feladatkörileg illetékes szervezeti egység kötelezettsége.

188. Irattározási utasítással ellátni és irattárba helyezni csak teljes ügyiratot - az ügyben keletkezett összes iratot - lehet.

Az alszámos iratok csak a főszámos irattal együtt irattározhatóak, egy ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nem maradhatnak különböző szervezeti egységeknél.

189. Az irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek (ha eddig nem történt meg) meg kell vizsgálnia, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

190. Az ügyintézőnek a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni. (Lásd 228. pont második bekezdése.)

Az ügyintézőnek legkésőbb az ügy befejezésével egyidejűleg az iratra és az előadói ív megfelelő rovatába az irattári terv alapján meghatározott irattári tételszámot és a megőrzés idejét rá kell vezetnie, valamint az ügyiratdarabokat, iratokat alszám szerint emelkedő sorrendben, hiánytalanul az előadói ívben kell elhelyeznie.

191. Az ügyben keletkezett különböző ügyiratdarabokból összeálló ügyiratnak mindig a leghosszabb megőrzési időt biztosító ügyiratdarab irattári tételszámát kell adni.

192. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papír alapú másolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

193. Az irattárba helyezés alkalmával az ügykezelő köteles ellenőrizni, hogy az ügykezelés szabályainak eleget tettek-e. Amennyiben az ügykezelő hiányosságot észlel az iraton, visszaadja az ügyintézőnek, aki gondoskodik annak kijavításáról. Hiányos, vagy irattári tételszám nélküli ügyiratot az ügykezelő irattározásra nem vehet át.

Az iratok átadása a Központi irattár részére

194. Az átmeneti (kézi) irattárakat működtető szervezeti egységek az ügyiratokat - az előírásoknak megfelelően - a Központi Irattárnak kötelesek átadni.

A Központi Irattár

- tárolja és nyilvántartja a minisztérium iratképző szervei által leadott iratokat,

- az irattárban őrzött iratanyagokról gyarapodási és fogyatéki naplót vezet,

- az őrizetében lévő lejárt megőrzési idejű iratokat selejtezi,

- gondoskodik a nem selejtezhető köziratoknak a Magyar Országos Levéltár részére történő átadásáról.

195. A Központi Irattárba

- a lezárt évfolyamú, papír alapú ügyiratokat és azok papír alapú segédkönyveit,

- az iktatókönyv zárásának részeként elkészített elektronikus érkeztető nyilvántartásnak, elektronikus iktatókönyvnek és adatállományainak (címlista, tételszám, megőrzés, naplózás információi) és az elektronikus dokumentumoknak az év utolsó munkanapi iktatási állapotát tükröző, időbélyegzővel ellátott, elektronikus adathordozóra elmentett változatát tartalmazó adathordozókat kell leadni.

196. Az elektronikus dokumentumokat tartalmazó adathordozó esetében a központi irattárban csak az irattári tervben meghatározott őrzési időnek megfelelően aktualizált állapotot tükröző példányt lehet tárolni.

197. A Központi Irattár az iratokat eredeti alakjukban, előadói ívben elhelyezve, évek szerint, szervezeti egységenként, az irattári tervben meghatározott tételszámok szerint csoportosítva, azon belül az iktatószámok növekvő sorrendjébe rendezve, a levéltári átadásra kerülő iratokat savmentes irattároló dobozokban, nyilvántartásaikkal együtt, iratátadás-átvételi jegyzőkönyv és ennek mellékletét képező iratjegyzék kíséretében veszi át. (Az iratokról el kell távolítani az összefűzésükhöz használt anyagokat, pl. fémből készült iratkapcsoló, műanyagból készült iratborítók stb.).

198. A Központi Irattárban elhelyezett iratokról naprakész nyilvántartást kell vezetni. A nyilvántartás a raktári egységek szintjén készül. Tartalmazza a raktári egységben elhelyezett iratok irattári jelét/jeleit és szükség esetén az egy adott raktári egységben található, azonos irattári jelhez tartozó iratok első és utolsó iktatószámát, a raktári egység irattári helyének azonosítóját. A nyilvántartásba be kell vezetni a kiselejtezett és a levéltári átadásra került iratokat.

199. Az iratok átadásakor két példányban kell elkészíteni az - átadó szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt, az átadás lebonyolításáért felelős ügyintéző és a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője, vagy az általa kijelölt irattáros által aláírt - „Iratátadás-átvételi jegyzőkönyv”-et, amelynek melléklete a tételszám szerint elkészített iratjegyzék. A nem selejtezhető jegyzőkönyv és az iratjegyzék egyik példánya a Központi Irattáré, a másik az iratot leadó szervezeti egységé, amelyet az átmeneti irattárban kell megőrizni.

200. A hiányosan vagy félreérthetően kitöltött „Átadás-átvételi jegyzőkönyv”-et és iratjegyzéket helyesbítésre az átadásért felelős vezetőnek vissza kell küldeni, annak helyesbítéséig a Központi Irattár nem fogadhatja be az adott jegyzékben szereplő iratokat.

201. Azokról az iratokról, amelyeket a szervezeti egység visszatart és az iktatókönyvből nincs kivezetve, „Hiányjegyzék”-et kell készíteni, azok későbbi leadása után a „Hiányjegyzék”-ből törölni kell „Központi Irattárba helyezve” megjegyzéssel.

202. A Központi Irattárba leadásra kerülő ügyiratokat a leadás időpontjával az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell.

203. A Központi Irattárba átadásra kerülő elektronikus dokumentumokat archiválni kell az irattárba helyezés szabályainak megfelelően. Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését elektronikus dokumentumok esetében is dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.

204. A Központi Irattárba helyezés módját az adathordozó határozza meg:

- a papír alapú iratokat a központi irattári helyiségben kell elhelyezni,

- az elektronikus iratokat háttérállományban kell archiválni az irattárba helyezés szabályainak megfelelően,

- az archivált, két évet meghaladó őrzési idejű, elektronikus iratokról a 2. év végén elektronikus adathordozóra - a központi irattár rendszerének megfelelő csoportosításban - hitelesített másolatot kell készíteni,

- vegyes ügyiratok esetében a selejtezhetőnek minősített iratokat az adathordozónak megfelelő módszerrel kell irattározni, az ügyirat egységét ebben az esetben az ügyviteli rendszer által generált módszerrel kell biztosítani,

- a nem selejtezhető, levéltári átadásra kerülő vegyes ügyiratok esetében az ügyiratba az elektronikus iratokról készült papír alapú hiteles másolatot kell elhelyezni (további intézkedésig).

205. Az elektronikus adathordozó időtállóságát biztosító paramétereknek megfelelően kialakított tárolórendszerekben kell biztosítani a tárolást.

Az irat átmeneti vagy végleges kiadása

206. A minisztérium munkatársai a szervezeti és működési szabályzatban (vagy ügyrendben) rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kérhetnek ki iratokat. A kikérést írásban, feljegyzés formájában az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetőjének kell megküldeni. Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.

207. Az irattárból kiadott iratokról külön nyilvántartást (kölcsönzési napló) kell vezetni. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyvben is jelezni kell. Az ügykezelő az irattárból iratot véglegesen csak a vezető írásbeli engedélye alapján adhat ki, kivéve, ha az iratot más iktatott irathoz szerelik. Az ügykezelő iratot véglegesen csak a Központi Irattárnak adhat át.

208. A kölcsönzési naplót az iratkezelési segédletekre vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

A kölcsönzési napló rovatai:

- kölcsönző neve,

- sorszám (évenként 1-gyel újrakezdődő, folyamatos),

- irattári hely: irattár neve (ha nem irattáranként vezetik a kölcsönzési naplót, azon esetben a doboz sorszáma),

- iktatott iratnál iktatószám/tételszám/év,

- más nyilvántartás szerint nyilvántartásba vett iratoknál a nyilvántartás szerinti sorszám (pl. számlasorszám, bizonylatnál könyvelési napló sorszáma/tételszám/évszám),

- az irat tárgya,

- a kiemelés ideje (év, hó, nap),

- a kiemelés alapjául szolgáló irat azonosító száma,

- a kiemelést végző neve,

- a kölcsönzés határideje (év, hó, nap),

- a visszahelyezés ideje (év, hó, nap),

- a visszahelyezést végző neve,

- engedélyező neve, amennyiben nem a készítő részére történik az irat kiadás.

209. A Központi Irattár papír alapú iratot csak a készítő szervezeti egység vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli megkeresésére kölcsönöz ki, illetőleg engedélyezi a betekintést. Ha más szervezeti egység iratát kérik ki a Központi Irattárból, illetőleg más szervezeti egység iratába kérnek betekintést, akkor a leadó szervezeti egység, vagy a feladatait átvevő szervezeti egység vezetőjének írásbeli engedélye is szükséges. Megszűnt szervezeti egység esetén az engedélyt a Központi Irattárat működtető szervezeti egység vezetője adja meg. Az irat kiadását és visszaérkezését az iktatókönyv megfelelő rovatában rögzíteni kell.

210. Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a jogosult felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

211. A Központi Irattára levéltárak, illetve törvény által meghatározott szervek részére történő átadáson kívül iratanyagot véglegesen nem adhat ki, kivéve, ha azt az e Szabályzatban előírt megkeresés szerint más irathoz szerelik.

Az iratok selejtezése, megsemmisítése

212. Az irattárba helyezett lejárt megőrzési idejű iratokat évente a minisztérium épületeiben működő Központi Irattárakban az irattári tételszámok figyelembevételével, szabályszerű eljárás keretében selejtezni kell.

213. A megőrzési határidő lejáratának számításakor az irattári tételbe sorolás évében érvényes irattári tervben megjelölt megőrzési időt az ügyirat lezárását követő év első napjától kell számítani.

214. Az irat selejtezését az ügyirat irattári tételbe sorolása évében hatályos irattári tervben rögzített őrzési idő szerint kell végrehajtani.

215. Az iratselejtezést az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni.

216. A selejtezést az iratokon feltüntetett irattári tételszám, illetve megőrzési idő alapján kell végrehajtani.

217. A selejtezés során gondoskodni kell arról, hogy a több példányban megtalálható iratokból - az előírt megőrzési időig - csak az eredeti példány kerüljön megőrzésre.

218. A nyilvántartásba vett iratok többlet példányainak selejtezéséről jegyzőkönyvet nem kell felvenni, de annak megtörténtét a nyilvántartásokban és az irattári példányon fel kell tüntetni.

219. A selejtezés során ellenőrizni kell

- az iratok irattári tételszám, illetve megőrzési idő szerinti csoportosítását,

- a nyilvántartás alapján csoportosított iratok hiánytalanságát.

220. Az iratselejtezésről a 3 tagú selejtezési bizottság tagjai által aláírt és az iktató-, illetve irattári hely szerinti szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni 3 példányban, amelynek két példányát iktatás után a Magyar Országos Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A selejtezési jegyzőkönyv kötelező és elengedhetetlen melléklete a 3 példányban elkészített selejtezési iratjegyzék.

221. A selejtezési jegyzőkönyv tartalmazza:

- a selejtezést végző szervezeti egység megnevezését,

- a selejtezési bizottság tagjainak nevét, beosztását, aláírását,

- a selejtezési eljárás alá vont irategyüttes keletkeztetőjét,

- az iratok évkörét,

- a selejtezésre kiválogatott iratok irattári tételszámát, tételszám szerinti terjedelmét (iratfolyóméterben),

- az irattári tétel címét,

- a szervezeti egység vezetője ellenőrzési feladatainak megtörténtét,

- a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatát,

- a megsemmisítés időpontját,

- a selejtezés alapjául szolgáló normák megnevezését.

222. A selejtezés tényét és időpontját mind az irattári, mind az iktatási nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni.

223. A selejtezési jegyzőkönyv mellékleteként selejtezési iratjegyzéket kell készíteni. Az iratjegyzék tartalmazza a selejtezésre kerülő iratok tételszámához kapcsolódóan az iktatószámokat, az iratjegyzék készítésének időpontját, a készítő személy nevét és aláírását.

224. Az iratselejtezési jegyzőkönyveket iktatás után 2 példányban, az iratjegyzékkel együtt - a Központi Irattáron keresztül - a Magyar Országos Levéltárhoz kell továbbítani a selejtezés engedélyeztetése végett. A Magyar Országos Levéltár az iratok megsemmisítését - a szükséges ellenőrzés után - a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az átmeneti/kézi irattár csak a Központi Irattár közreműködésével selejtezheti lejárt megőrzési idejű iratait.

225. Elektronikus dokumentumkezelés esetén az adatbázisban levő iratok metaadatainak selejtezése fizikai törlés nélkül, a selejtezés tényére vonatkozó megjelöléssel történik. A selejtezést követően az elektronikus dokumentumokat meg kell semmisíteni, azaz visszaállíthatatlanul törölni kell az adatbázisból.

226. Az elektronikus adathordozón tárolt elektronikus dokumentumok selejtezése és megsemmisítése fizikai törléssel az általános szabályok szerint történik. A hozzájuk kapcsolódó iktatási adatok (metaadatok) „selejtezett” megjelöléssel tárolandók.

227. A Magyar Országos Levéltár selejtezési engedélyének birtokában - melyet a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradék tanúsít - az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője, a minisztériumot üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet közreműködésével, az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik a megsemmisítésről, vagy az elszállításig történő elhelyezésről és biztonságos őrzésről. A kiselejtezett iratokat zúzással, vagy az irat anyagától függő egyéb módszerek alkalmazásával úgy kell megsemmisíteni, hogy tartalmukat megállapítani ne lehessen.

228. Az ügyintézőnek az iratok átmeneti, illetve központi irattárba adása előtt az aktákból a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével - a szükség szerinti előírások betartásával - meg kell semmisíteni.

A megsemmisíthető iratanyagot zsákokban kell elhelyezni. A zsákot le kell zárni. Az iratanyag megsemmisítésre való elszállítását a szervezeti egységek az üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet szállításra vonatkozó formanyomtatványának kitöltésével rendelhetik meg. Az elszállításig a zsákokat az irodákban kell tárolni. A lezárt zsákokra az üzemeltető szervezeti egységnek vagy szervezetnek megküldött, szállításra vonatkozó megrendelő lap másolatát rá kell tűzni. Az üzemeltető szervezeti egység vagy szervezet gondoskodik a selejtezendő iratanyag elszállításáról és szakszerű megsemmisítéséről.

229. A zsákokban kizárólag a megsemmisítésre váró papír alapú adathordozók helyezhetők el. Semmilyen más alapanyagú adathordozó, egyéb tárgy stb. elhelyezése nem megengedett. A papírzsákokra a selejtezett papír alapú adathordozót elhelyező felelős szervezeti egység megnevezését rá kell vezetni, nyílását úgy kell lezárni, hogy az iratok kiszóródása kizárható legyen.

230. A minisztériumon belül a belső felhasználásra készült elektronikus levelezések feleslegessé vált kinyomtatott példányainak megsemmisítésére is a 228. pont második bekezdésében foglaltak az irányadók.

231. Elektronikus dokumentumkezelés esetében a selejtezést és a fizikai törlést követően a selejtezésre vonatkozó iratkezelési metaadatokat és a kapcsolódó adatállományokat, a további őrzést igénylő elektronikus dokumentumokat a rendszergazda archiválja. Ezzel egyidejűleg a Központi Irattár közreműködésével roncsolással megsemmisíti a selejtezési és megsemmisítési eljárás alapját képező korábbi (legutolsó) archív adatbázist tartalmazó adathordozót, amiről jegyzőkönyvet vesz fel.

232. A szervezeti egységek vezetői felelősek szervezeti egység szintjén a megsemmisítésre vonatkozó szabályok betartásáért.

Az iratok levéltárba adása

233. A minisztérium a nem selejtezhető iratait - a határidő nélkül őrzendők kivételével - 15 évi őrzési idő után, előzetes egyeztetéssel, a Magyar Országos Levéltárnak átadja.

234. A Magyar Országos Levéltár számára átadandó ügyiratokat az irattári terv szerint, az ügyviteli segédletekkel együtt, nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban, a minisztérium költségére, az átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egységek szerinti tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.

235. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási iratjegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a Magyar Országos Levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.

236. Elektronikus iratokat a külön jogszabályban meghatározott formátumban, az iratok levéltári kezelését (olvashatóvá tétel, levéltári selejtezés, levéltári feldolgozás, másolat kiadása, kutathatóság stb.) biztosító elektronikus segédkönyvekkel együtt kell levéltárba adni.

237. Az iratok levéltári átadásának tényét és idejét az iratkezelési szoftverben rögzíteni kell és az irattári segédkönyveken is át kell vezetni.

A levéltárnak átadásra kerülő iratokat az erre vonatkozó jegyzék figyelembevételével legkorábban 15 év őrzési idő után, teljes lezárt évfolyamokban, átadás-átvételi jegyzőkönyvvel - a minisztérium költségére a Magyar Országos Levéltárral előzetesen egyeztetett időpontban - kell átadni. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv tartalmazza:

- az átadó szervezeti egység megnevezését, hivatalos bélyegzőjének lenyomatát;

- az átadás alapjául szolgáló jogszabály megnevezését;

- az átadás alapjául szolgáló iratkezelési szabályzat és irattári terv megnevezését;

- az átadás helyét és idejét;

- az átadó képviselőjének nevét, beosztását, aláírását;

- az átvevő Magyar Országos Levéltár képviselőjének nevét, aláírását;

- az átadásra kerülő iratok irattári tételszámát és megnevezését;

- az átadásra kerülő iratok évkörét;

- annak a szervezeti egységnek a megnevezését, amelynek iratanyaga átadásra kerül;

- sorszámozva a segédleteket;

- az irat mennyiségét iratfolyóméterben.

VI. FEJEZET

INTÉZKEDÉSEK A MINISZTÉRIUM MEGSZŰNÉSE, FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL ÉS MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN

Intézkedések a minisztérium megszűnése, illetve feladatkörének megváltozása esetén

238. Az Ltv. előírásainak megfelelően kell intézkedni a minisztérium megszűnése, feladatkörének megváltozása esetén az érintett irattári anyag további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

239. Hivatalátadás esetén, az erről készült és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyiratokat és az ügyirathátralékot.

240. Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység vezetője, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, ügykezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni. A kezelésükben lévő iratanyag rendezésének hiányossága esetén a hiányosság megszüntetéséig (maximum a felmentési időnek a munkáltató döntésétől függő munkavégzési kötelezettség alóli mentesítés tartamára) nem mentesíthetőek a munkavégzési kötelezettség alól.

A megszűnt szervezeti egységek iratainak kezelése

241. Szervezeti egység megszűnése esetén a kezelésébe tartozó valamennyi küldeményt, az el nem intézett, folyamatban lévő ügyek iratait átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében át kell adni a megszűnő szervezeti egység feladatkörét átvevő szervezeti egységnek (a továbbiakban: átvevő szervezeti egység).

Ha a megszűnő szerv más szervbe olvad be, iratait a feladatait átvevő szerv irattárában kell elhelyezni.

242. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szerv között oszlik meg, vagy valamely szerv egyes feladatait egy másik szerv veszi át, az irattári anyagot csak irattári tételenként szabad megosztani. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. Az irattári anyag irattári tételenkénti megosztását a Magyar Országos Levéltár egyetértésével kell elvégezni.

243. Ha a megszűnő szerv jogutód nélkül szűnik meg, irattári anyagának maradandó értékű részét a Magyar Országos Levéltárban kell elhelyezni. Az irattári anyag többi részének meghatározott ideig történő további őrzéséhez, kezeléséhez, illetőleg selejtezéséhez szükséges költségek biztosításáról a megszüntetésről intézkedő szerv gondoskodik.

244. Amennyiben a megszűnő szervezeti egység különálló iktatókönyvvel rendelkezett, akkor az iktatókönyvében a végleges átadást jelölni kell, az iktatókönyvet le kell zárni és az átadott folyamatban lévő ügyek iratait az átvevő szervezeti egység iktatókönyvébe - az irat korábbi iktatószámának és iktatókönyve azonosítójának feltüntetésével - be kell iktatni.

245. Amennyiben a megszűnő és az átvevő szervezeti egység közös iktatókönyvet használt, az iktatókönyvben az átvevő szervezeti egységet, mint felelőst, rögzíteni kell.

246. Ha a megszűnő szervezeti egység feladatköre több szervezeti egység között oszlik meg, az irattári anyagot a feladathoz kapcsolódóan lehet megosztani, vagy ha ez valamilyen oknál fogva nem lehetséges, akkor a Központi Irattárban kell elhelyezni. Az egyes ügyiratokra vonatkozó igényt másolat készítésével vagy kölcsönzéssel kell teljesíteni. A folyamatban lévő és a befejezett ügyek iratait a vonatkozó előírásokban foglaltak szerint kell kezelni.

247. A megszűnő szervezeti egység papíralapú lezárt iktatókönyvét a Központi Irattárban kell elhelyezni és a továbbiakban kezelni. Elektronikus iktatókönyv esetében az átvevő szervezeti egység számára a hozzáférést biztosítani kell.

Ha a megszűnt szervezeti egység feladatkörét nem veszi át más szervezeti egység, iratanyagát a Központi Irattárban kell elhelyezni.

248. A megszűnt szervezeti egység iratainak kezelésére vonatkozó rendelkezéseket a szervezeti egységet érintő feladatkör átadása esetén is értelemszerűen alkalmazni kell.

Munkakör-átadással kapcsolatos rendelkezések

249. A hivatali szervezeti egységtől távozót (vezető, ügyintéző, illetve ügykezelő), vagy aki a továbbiakban egyéb ok miatt iratot nem tarthat magánál, a rábízott iratokkal a nyilvántartás alapján tételesen el kell számoltatni. A hivatali szervezeti egységek a személyi változásokról a dokumentációs osztályokat értesítik, és írásban kezdeményezik az iratkezelési szoftverben a jogosultságok érvénytelenítését.

250. A munkakör átadás-átvételét jegyzőkönyvbe kell foglalni, melyet az átadó készít el és az átadó, valamint az átvevő írja alá.

251. A jegyzőkönyvet és mellékletét (iratjegyzék) 5 példányban kell elkészíteni, melyből egy-egy példány az átadónál és az átvevőnél, illetve a szervezeti egység vezetőjénél marad.

A jegyzőkönyv negyedik példányát a Személyügyi Főosztályra kell megküldeni az átadó személyi anyagába történő elhelyezés céljából. Az ötödik példányt az illetékes Dokumentációs Osztály vezetőjének kell átadni.

Az iratjegyzéken (jegyzőkönyv melléklete) iktatószám szerinti sorrendben fel kell tüntetni az átvevő részére átadott folyamatban lévő ügyek iratait.

Az átadást az elektronikus iktatási nyilvántartásban is végre kell hajtani. A lezárt, további ügyintézést nem igénylő iratokat a Dokumentációs Osztálynak kell átadni irattározásra.

252. A szervezeti egység vezetője a munkakör átadás-átvétel lebonyolításáért teljes körű felelősséggel tartozik.

253. A munkakör átadás-átvétel részletes szabályairól a minisztérium Közszolgálati Szabályzata rendelkezik.

VII. FEJEZET

IRATKEZELÉSSEL KAPCSOLATOS EGYÉB RENDELKEZÉSEK

Bélyegzők és negatív pecsétnyomók

254. A minisztérium hivatalos bélyegzője Magyarország címerével ellátott körbélyegző.

A minisztérium felsőszintű vezetői a tisztségüket, illetve beosztásukat megjelölő, Magyarország címerével ellátott körbélyegzőt használnak.

A szervezeti egységek körbélyegzőjén felül a „Nemzeti Erőforrás Minisztérium”, alul a szervezeti egység hivatalos megnevezése szöveg szerepel.

255. A körbélyegzőket - a lenyomatában is megjelenő - sorszámmal kell ellátni és ennek megfelelően nyilvántartani.

A nyilvántartás tartalmazza a bélyegzőt használó személy és szervezeti egység megnevezését, a bélyegző lenyomatát, egyértelműen azonosítható módon az átadó és az átvevő (bélyegző használója) személy nevét, aláírását, valamint a visszavétel, megsemmisítés, továbbá körbélyegző elvesztésének vagy eltulajdonításának időpontját.

256. Körbélyegző a felsőszintű vezetőnek, a szervezeti egységnek az ügykörébe tartozó kiadmányán, a kiadmányozási rend szerinti hitelesítéshez használható.

257. A körbélyegzők, fejbélyegzők, illetve egyéb bélyegzők (a továbbiakban együtt: bélyegzők) igény szerinti megrendeléséről, nyilvántartásáról, kiadásáról és selejtezéséről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.

258. A szervezeti egységek vezetői bélyegzők megrendelésével kapcsolatos igényeiket írásban, feljegyzés formájában az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetőjének küldik meg, aki gondoskodik a bélyegzők beszerzéséről.

259. A körbélyegzőt a hivatali idő után, illetve a hivatali helyiségből való távozáskor el kell zárni. A körbélyegzőt szükség szerint épületen kívüli munkavégzés során lehet az épületből kivinni. A bélyegző használója felelős annak rendeltetésszerű használatáért, biztonságos őrzéséért.

260. Amennyiben a használó észleli, hogy körbélyegzője elveszett vagy azt eltulajdonították, haladéktalanul intézkednie kell arról, hogy a körbélyegzővel való visszaélés megakadályozható legyen. Ennek érdekében:

- írásban értesíti az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt,

- az iratkezelés felügyeletét ellátó vezető gondoskodik a körbélyegző letiltásáról szóló közleménynek a megjelentetéséről a Hivatalos Értesítőben,

- a körbélyegző elvesztését vagy eltulajdonítását a bélyegző-nyilvántartásban fel kell tüntetni,

- az elveszett vagy eltulajdonított körbélyegző új sorszámú bélyegzővel pótolható, a letiltást követően előkerült körbélyegzőt selejtezni kell.

261. A védendő adatot tartalmazó adathordozók tárolására szolgáló páncél-, illetve lemezszekrényekhez használatos személyi (negatív) pecsétnyomóra (a továbbiakban: pecsétnyomó) vonatkozó igényt a dokumentációs osztályok vezetőinél írásban kell bejelenteni, akik gondoskodnak annak beszerzéséről, nyilvántartásba vételéről és - aláírás ellenében - a jogosultnak történő kiadásáról.

A minisztériumon belüli áthelyezés, feladatkör megváltozása esetén a pecsétnyomót a nyilvántartónak vissza kell adni. Pecsétnyomó másik munkatársnak csak a dokumentációs osztályok vezetői által vezetett nyilvántartásban történő előzetes átírás után adható ki.

262. A munkavégzésre irányuló jogviszony megszüntetése esetén a pecsétnyomó nyilvántartója a leszerelő lapon aláírásával igazolja a pecsétnyomó leadását.

A pecsétnyomó elvesztése esetén a biztonsági vezetőt haladéktalanul értesíteni kell.

Az iratsokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai

263. A másoló- és sokszorosítógépet a vezető által megbízott személy kezeli. Ha a vezető a gép kezelésével nem bíz meg külön személyt, akkor a sokszorosítást minden ügyintéző maga végzi.

264. Nem minősített kiadvány, nyomdai termék bármely nyomdával elkészíttethető. A külső nyomdával kötött szerződésben azonban rögzíteni kell a nyomdai termék készítésével kapcsolatos kikötéseket (a kézirat, a korrektúra visszaadása, a selejtanyagok megsemmisítése stb.).

265. A nyomdába küldött, jóváhagyott iraton bármilyen változtatásra csak az iratot jóváhagyó vezető jogosult engedélyt adni.

Az iratkezeléssel kapcsolatos munka ellenőrzése

266. Az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetője köteles:

- ellenőrizni az iratkezelés rendjét és az e Szabályzatban foglaltak végrehajtását,

- az ellenőrzések során megállapított hiányosságok megszüntetése érdekében intézkedni.

267. Az ellenőrzéssel kapcsolatos észrevételeket és utasításokat jegyzőkönyvbe kell foglalni és a szabálytalanságok megszüntetését ismételt ellenőrzés útján kell megvizsgálni.

Ügyiratok iktatási szabályai az iratkezelési szoftver üzemzavara esetén

268. Papír alapú iktatókönyvet (a továbbiakban: iktatókönyv) kell felfektetni arra az esetre, ha bármely oknál fogva az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés több órán keresztül nem biztosított.

269. Amennyiben az ügykezelők számára az iratkezelési szoftverhez való hozzáférés nem biztosított, az üzemzavart az Informatikai és Dokumentációs Főosztály vezetőjének kell bejelenteni, aki eldönti, hogy mikortól és meddig szükséges a papír alapú iktatókönyvet alkalmazni. Döntéséről a minisztérium szervezeti egységeit e-mailben értesíti.

270. A „sürgős”, „azonnal”, „soron kívül” jelöléssel ellátott - mind a bejövő, mind a kimenő és belső iratforgalom esetében - iratokat, az adott évben 1-től kezdődő iktatószámmal erre a célra, a hitelesítés szabályai szerint megnyitott, ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyvbe kell iktatni, ha az üzemzavar a 4 órát meghaladja, továbbá a megkülönböztetett jelölés nélküli iratokat is, ha az iktatás akadályoztatása meghaladja a 24 órát.

Az ÜZ egyedi azonosítási jellel ellátott papír alapú iktatókönyv beszerzéséről, központi nyilvántartásba vételéről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.

271. Az előző pont szerint nyilvántartásba vett iratokon az iktatószám feltüntetésénél a szervezeti egység betűjelét, valamint az „ÜZ” egyedi azonosítási jelölést is alkalmazni kell. (pl: INFDOK/233-1/2012/ÜZ).

272. Az iktatás során, amennyiben ismert az iratkezelési szoftverben használt iktatószám, akkor azt minden esetben fel kell tüntetni a papír alapú iktatókönyv „Kezelési feljegyzések” rovatában.

273. Az üzemzavar megszűnését követően minden ügyiratot az iratkezelési szoftverbe át kell iktatni. Az átvezetés tényét a két nyilvántartásban - a kölcsönösen hivatkozott iktatószámokkal - jelezni kell.

274. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvben az év végén az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással és a szervezeti egység körbélyegzőjének lenyomatával kell hitelesíteni. A lap alján vízszintes vonallal le kell zárni, ha a lapon fennmaradtak számok, a lezárás átlós vonallal történik. A lapra rá kell vezetni, hogy mely iktatószámmal zárul a könyv, és mikor történt a lezárás. Az iktatókönyv lezárását - úgy, mint a megnyitását - a szervezeti egység vezetőjének, ügykezelőjének aláírása és a körbélyegzőjének lenyomata hitelesíti. Az üzemzavar esetén használt iktatókönyvet az aktuális év iratai mellett kell tartani. Papír alapú iktatókönyvbe ceruzával írni, abban sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

VIII. FEJEZET

A KÖZPONTI ELEKTRONIKUS SZOLGÁLTATÓ RENDSZEREN TOVÁBBÍTOTT IRATOK KEZELÉSÉNEK RENDJE

275. Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatására az e Szabályzatban meghatározottak szerint - a vonatkozó jogszabályi előírások teljesülése esetén - kerülhet sor.

276. A Szabályzat rendelkezéseit a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban: központi rendszer) igénybevételével megvalósított iratforgalom esetében az e fejezet szerinti eltérésekkel kell alkalmazni.

277. A minisztérium kijelölt szervezeti egységeinek, ügyintézőinek a központi rendszeren keresztül érkező elektronikus iratforgalom biztosítására hivatali kapuval kell rendelkezniük.

278. A hivatali kapu létesítéséről az Informatikai és Dokumentációs Főosztály gondoskodik.

279. A hivatali kapu használatára feljogosítottak és kötelezettek körét külön eljárásrendben megjelölt vezető határozza meg.

280. A hivatali célú ügyfélkapu megnyitásához a munkáltató igazolást ad ki. A hivatali célú ügyfélkapu nyitását követő magáncélú ügyfélkapu nyitása esetére a munkáltató igazolást ad ki a hivatali célú ügyfélkapu létesítésének megtörténtéről.

281. A szervezeti és működési szabályzatban meghatározottak szerint hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelőknek, ügyintézőknek a hivatali kapu létesítéséhez szükséges ügyfélkapu-azonosítóikat a minisztérium hivatali kapu kezelőjének át kell adniuk, aki az adatokat kizárólag a hivatali kapu létesítéséhez használhatja fel, és a hivatali kapu használatára való jogosultság megszűnésekor - ideértve az ügyfélkapu megszüntetését - haladéktalanul törölnie kell.

282. A minisztériumon belüli további felhasználók - a szervezet nevében eljárni jogosult személyek - regisztrációját a minisztérium által a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő végzi. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő a részére a központi rendszer által biztosított regisztrációs felületen a minisztérium képviseletére feljogosított személyek (hivatali célú ügyfélkapu létesítésére feljogosított és kötelezett ügykezelők, ügyintézők) nevét és az ügyfélkapu regisztrációnál megadott elektronikus levelezési címét rögzíti az ügyfélkapujuk egyértelmű hozzárendelése érdekében. A regisztráció eredményeként átadja a hivatali kapuhoz tartozó azonosítót és jelszót, illetve - amennyiben ilyen van - azonosító eszközt.

283. A minisztérium nevében történő eljárási jogosultság megszűnésekor a hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő törli a nyilvántartásból a korábban feljogosított személy azonosító adatait, illetve a hozzáférési jogosultságait.

284. A hivatali kapu kezelésére felhatalmazott képviselő nyilvántartást vezet a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyekről. Ennek érdekében az adott szervezeti egység vezetője a hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársakat érintő változásokról (létesítés, módosítás, megszüntetés) írásbeli tájékoztatást ad a nyilvántartás vezetőjének. A nyilvántartás alapján tanúsítható, hogy egy adott személy egy adott időszakban jogosult volt-e eljárni az adott szervezet nevében. Ez a dokumentum az adott szervezet által megőrzendő a szervezet iratkezelési szabályzatában a személyi anyagokra meghatározott időtartamig.

285. A minisztérium a kiadmányozási jogosultság nyilvántartására vonatkozó szabályozás (külön eljárásrendben) szerint kezeli a minisztérium képviseletében hivatali kapu igénybevételével eljárni jogosult személyek adatait.

286. A hivatali kapu nyilvántartásának kezelésére való jogosultság megszűnésekor a kezelt adatok a kijelölt új kezelőnek átadhatók, új kezelő hiányában valamennyi adatot törölni kell a hivatali kapu nyilvántartásából.

287. A minisztérium hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett munkatársai kötelesek gondoskodni arról, hogy az értesítési tárhelyre érkezett üzenetek minden munkanapon átvételre és érkeztetésre kerüljenek.

288. A hivatali kapu használatára feljogosított és kötelezett ügykezelő vagy ügyintéző a hivatali kapun beérkező küldemény fogadását követően gondoskodik annak érkeztéséről. Ennek keretében az iratkezelési szoftver érkeztető adatbázisában rögzíti a hivatali kapuból letöltött dokumentumokat, így pl. az elektronikus úton benyújtott hivatalos iratot, vagy a központi rendszerbe történő befogadás visszaigazolását.

A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs - szükség esetén - gondoskodik a befogadott dokumentumok papír alapra történő kinyomtatásáról. Ezt követően a papír alapon érkezett iratok kezelésére vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni.

289. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs (ügyintéző) a közigazgatási hatósági ügyben keletkezett iratok esetében kiadásra kerülő értesítést a közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény, valamint a vonatkozó ágazati jogszabályokban meghatározottak szerint küldi meg.

290. Az értesítést és a megküldés igazolását az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén kell tárolni.

Az irat papír alapon történő kiadmányozását, iktatását követően a hivatali kapu használatára feljogosított munkatárs gondoskodik a kiadmányozott irattal azonos tartalmú, záradékkal kiegészített elektronikus dokumentum hivatali kapun történő továbbításáról.

A záradék tartalma: „A kiadmányozó által nem elektronikusan aláírt dokumentummal megegyezik.” szöveg és a dátum.

291. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell

- a kiadmányozott irat expediálásának az iratkezelési szoftverben történő rögzítéséről, valamint

- az elektronikus dokumentumnak a hivatali kapun történő továbbítását igazoló információknak, továbbá

- a kézbesítést igazoló elektronikus tértivevénynek, esetlegesen

- a kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatásnak

az iratkezelési szoftver iratkezelő adatbázis „csatolmány” felületén történő elhelyezéséről.

292. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügykezelőnek) gondoskodnia kell

- az elektronikusan kézbesített hivatalos irat,

- a kézbesítéssel kapcsolatos elektronikus tértivevény, kézbesítési vélelem beálltára vonatkozó tájékoztatás

papír alapú másolatának elkészítéséről, ügyiratban való elhelyezéséről.

293. A hivatali kapu használatára feljogosított munkatársnak (ügyintézőnek) gondoskodnia kell a papír alapú kiadmány postai úton történő kézbesítéséről, ha

- a címzett az értesítési tárhelyére kérte a választ, de annak megérkezése előtt az ügyfélkapuja megszűnik,

- a központi rendszer a hivatalos iratok elektronikus kézbesítésével kapcsolatos feladatait folyamatosan, legalább három napon keresztül nem tudja ellátni,

- ezt a címzett kéri,

- jogszabály erről külön rendelkezik.

294. Az e fejezetben foglaltak végrehajtását követően az ügyiratot a papír alapú iratok kezelésére vonatkozó előírások szerint kell kezelni.

1. melléklet

A NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM IRATTÁRI TERVE
2012

Az irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a Miniszterelnökség és a minisztériumok feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a selejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. Az irattári terv általános és különös részre oszlik. Az ügy típusát, iratképző szerv szerinti hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti besorolását és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja.

Az irattári jel összetevői:

1. Tételszám:

a) mind az általános, mind a különös rész tételei esetében az irattári tételszám első jegye(i) meghatározza (betűjellel) a rendszerbeli elhelyezkedést:

A = Általános rész, valamennyi minisztérium esetében alkalmazandó;

minisztérium betűjele = Különös rész.

b) A különös részben a minisztérium rövidített betűjeléhez - az adott központi államigazgatási szervre utaló és annak feladatköréhez igazodó rendszerezésben sorszámok kapcsolódnak, amelyek meghatározzák az ügy típusát. Ezt a típuson belül három- vagy négyjegyű sorszám követi, amely meghatározza az adott típuson belüli ügyiratkört.

2. Selejtezési idő: szám, amely meghatározza a kiselejtezendő irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát években, vagy „N” jel, amely meghatározza a nem selejtezendő tételeket;

3. Lt. (Levéltár): a levéltári átadás határideje években, a tényleges átadás időpontjáról az adott központi államigazgatási szerv és az illetékes levéltár esetenként állapodik meg.

A „HN” (határidő nélkül őrzendő) jelölés meghatározza a határidő nélkül ügyviteli érdekből a minisztérium irattárában maradó iratok körét, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után a minisztérium és a levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

ÁLTALÁNOS RÉSZ

Tételszám Megnevezés Selejtezési idő
(év)
Lt.

A jogalkotással és a kormányzati munkával kapcsolatos ügyek iratai

A 000 Irattári tételszám megadása kötelező legkésőbb az irattárba helyezés előtt - -

A101 A minisztérium jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei és ezek tervezetei, koordinációs iratai N 15

A102 Más minisztérium, szerv jogalkotási felelősségébe tartozó jogszabályok és az állami irányítás egyéb jogi eszközei tervezetei, koordinációs iratai 5 -

A103 Az Alkotmánybíróság megkereséseivel kapcsolatos iratok 5 -

A104 Az országgyűlési biztosok megkereséseivel kapcsolatos iratok 5 -

A105 Állami Számvevőszék megkereséseivel kapcsolatos iratok 5 -

A106 Országgyűlési képviselői, bizottsági önálló indítványokkal, képviselői megkeresésekkel, kérdésekkel, interpellációkkal kapcsolatos iratok 5 -

A107 Minisztérium vezetésével működő tárcaközi bizottságok iratai N 15

A108 Nem minisztériumi vezetéssel működő tárcaközi bizottságok iratai 5 -

A109 Egyéb tárcaközi bizottságok iratai 5 -

A110 Más minisztérium, állami szerv tevékenységével, intézkedéseivel kapcsolatos megkeresések, módszertani útmutatók, segédletek, koordinációs megbeszélések, tárgyalások iratai 5 -

A111 Tárca közlöny kiadásának iratai 10 -

Szervezet és működés

A201 Minisztérium alapításával kapcsolatos iratok N 15

A202 A szervezet működésével kapcsolatos alapszabályozás (SzMSz) N 15

A203 A szervezet működésével kapcsolatos egyéb szabályozás, egyéb szabályzatok, ügyrendek stb. N 15

A204 Belső utasítások, körlevelek N 15

A205 A kormányváltáskor készített összefoglaló jelentések N 15

A206 A miniszter országgyűlési képviseletének elősegítésével, helyettesítésével, parlamenti munkával kapcsolatos iratok 5 -

A207 Politikai pártokkal, parlamenti frakciókkal kapcsolatos iratok N 15

A208 Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos emlékeztetők a kabinet működtetéséért felelős tárcánál (NEFMI) N 15

A209 Kormánykabinet, egyéb kabinet üléseivel kapcsolatos egyéb iratoka kabinet munkájában résztvevő más tárcáknál 5 -

A210 Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött NEFMI előterjesztések, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál N 15

A211 Közigazgatási államtitkári értekezletre beküldött előterjesztések, emlékeztetők, egyéb iratok az értekezleten résztvevő tárcánál 5 -

A212 Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok az előterjesztésért felelős tárcánál (NEFMI) N 15

A213 Kormányülésre beküldött előterjesztés, jegyzőkönyv, napirend, egyéb iratok a résztvevő tárcánál 5 -

A214 Kormánydöntések, rendeletek, határozatok, egyéb dokumentumok 5 -

A215 A minisztériumi szaktanácsadó testület, miniszteri értekezlet, államtitkári, vezetői stb. értekezlet működése során keletkezett jegyzőkönyvek, emlékeztetők, egyéb iratok és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) N 15

A216 Egyéb vezetői értekezletekről (apparátusi értekezlet, főosztály-vezetői stb. értekezlet) készült jegyzőkönyvek, feljegyzések, emlékeztetők és ezek mellékletei (előterjesztések stb.) N 15

A217 Nemzeti Gazdasági és Társadalmi Tanáccsal kapcsolatos ügyek 3 -

A218 Hosszabb időtartamra vonatkozó (távlati, többéves, éves intézkedési, végrehajtási tervek stb.) tervek, munkatervek, munkaprogramok, N 15

A219 Időszaki és eseti tervek, munkatervek, munkaprogramok az előterjesztő szervezeti egységeknél a végrehajtást követően 5 -

A220 A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező hosszú távú tervek, munkatervek, munkaprogramok, javaslatok, tervek N HN

A221 Időszaki jelentések, beszámolók (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) az előterjesztő szervezeti egységeknél 5 -

A222 A minisztérium irányítása alá tartozó szervektől beérkező jelentések, beszámolók statisztikai jelentések, kimutatások (tervek, munkatervek, munkaprogramok végrehajtásáról stb.) javaslatok 5 -

A223 Hosszabb időtartamra vonatkozó (többéves, éves, összefoglaló) statisztikai jelentések, kimutatások N 15

A224 Időszaki statisztikai jelentések, kimutatások a készítő, előterjesztő szervezeti egységeknél 5 -

A225 Szervezetre és a létszámra vonatkozó jelentések, javaslatok, fejlesztéstervek, kimutatások N 15

A226 Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai N 15

A227 Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való hosszabb távú együttműködés iratai N 15

A228 Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos egy-egy alkalomra vonatkozó, kevésbé jelentős együttműködés iratai 5 -

A229 Minisztérium és más (központi államigazgatási) szervekkel való együttműködéssel kapcsolatos intézkedési tervek N 15

A230 Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos elvi, koncepcionális jelentőségű ügyek N 15

A231 Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos együttműködési megállapodások, értekezletek, emlékeztetők N 15

A232 Civil szférával (hazai és nemzetközi társadalmi szervezetekkel, jogvédő és kisebbségi szervezetekkel, állampolgári önszerveződésekkel, alapítványokkal) és egyházakkal stb. kapcsolatos egyedi, kisebb jelentőségű ügyek iratai 5 -

A233 Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, elvi jelentőségű ügyek iratai N 15

A234 Eseti döntés alapján a minisztérium feladat- és hatáskörébe utalt, kisebb jelentőségű ügyek iratai 5 -

A235 A minisztérium feladat- és hatáskörébe tartozó kérelmek, megkeresések, javaslatok, bejelentések, panaszügyek 5 -

A236 A minisztérium feladat- és hatáskörébe nem tartozó bejelentések, kérelmek, megkeresések, javaslatok, panaszügyek iratai, illetőleg ügyintézés céljából végleg eredetben továbbított iratok kísérő iratai 2 -

A237 Központi közigazgatási szervek által tájékoztatás céljából megküldött jelentősebb tartalmú iratok 5 -

A238 Központi közigazgatási szervek által egyéb tájékoztatás céljából megküldött iratok stb. 2 -

A239 Vezetői utasítás alapján iktatásra kerülő egyéb iratok (értekezletekkel, előadásokkal, bemutatókkal, szolgáltatásokkal stb.), tájékoztatók, beszámolók, meghívók, ismertetők, ajánlatok, köszönőlevelek stb. 1 -

A240 Kutatásokkal, tanulmányokkal kapcsolatos iratok 15 -

A241 A minisztériumi testületi szervek tagjainak, valamint a minisztérium tárcaközi és nemzetközi szervezetekben való képviseletét ellátó megbízása és nyilvántartása 15 -

A242 Gazdasági társaságokban, felügyelőbizottságokban, Vállalati Tanácsban betöltendő funkciók N HN

A243 Rendezvények, konferenciák szervezésével kapcsolatos iratok 5 -

A244 Bizottságok és tanácsadó testületekkel kapcsolatos anyagok 10 -

A245 Fordítási, tolmácsolási, protokoll ügyek iratai 5 -

A246 Felsővezetők közvetlen hatáskörébe tartozó egyéb levelezés 5 -

Ügyvitel

A301 Miniszter - munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok N 15

A302 Államtitkár - munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok N 15

A303 Munkakör átadás-átvétel során keletkezett iratok vezetők és munkatársak esetén 5 -

A304 Kutatási engedély ügyek iratai 5 -

A305 Főnyilvántartó könyv N HN

A306 Iktatókönyv, név- és tárgymutató (papír alapú, továbbá elektronikus iktatás esetén az évente archivált adatállományok) N 15

A307 A nyílt iratok továbbítását igazoló futárjegyzék, lezárás után 3 -

A308 Az irat átadására, továbbítására vonatkozó nyilvántartás (lezárt kézbesítőkönyv, átadókönyv, átmenő napló, kölcsönzési napló stb.) 3 -

A309 Minősített adat továbbítására vonatkozó lezárt nyilvántartás (belső, külső kézbesítőkönyv, futárjegyzék stb.) 15 -

A310 Iratok átadás-átvételéről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek és az ezzel kapcsolatos levelezés N HN

A311 Iratok selejtezéséről készült jegyzőkönyvek, jegyzékek, megsemmisítési jegyzőkönyvek és az ezzel kapcsolatos levelezés N HN

A312 Iratok minősítésének felülvizsgálatával kapcsolatos érdemi jelentőségű iratok (javaslatok, határozatok stb.) 10 -

A313 A kiadmányozáshoz használt, a szigorú számadású bélyegzők, negatív pecsétnyomók, az érvényes aláírás-bélyegzők és hivatalos célra felhasználható elektronikus aláírások nyilvántartása, selejtezésükről, visszavonásukról készült jegyzőkönyvek N HN

A314 Egyéb bélyegzők nyilvántartása és a bélyegzők selejtezéséről készült jegyzőkönyv 3 -

A315 A Központi Irattárban őrzött iratanyagról készült nyilvántartások (gyarapodási és fogyatéki napló, iratbefogadási jegyzőkönyv stb.) N HN

A316 A 335/2005. Korm. rendelet 26. §-ában meghatározott iratok (téves címzés, helytelen kézbesítés esete, amennyiben a feladó nem állapítható meg) 2 -

A317 Ügyiratból adatszolgáltatás 5 -

A318 Irat megismerési engedélyek iratai minősített iratok esetén N HN

A319 Az ügyvitelt érintő külső szervezetekkel folytatott levelezés 5 -

A320 Iratkezeléssel kapcsolatos egyéb levelezések 5 -

Humán erőforrás és munkaügyek (személy-, bér- és munkaügyek)

A401 Foglalkoztatási jogviszonnyal szorosan összefüggő (szabadság, betegállomány, gyed, gyermekápolási díj stb.) iratok 5 -

A402 Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő egyéb (pl. illetmény, munkaköri leírás, elismerés stb.) iratok a szervezeti egységeknél 2 -

A403 Foglalkoztatási jogviszonnyal összefüggő beszámolók, jelentések stb. 2 -

A404 Hazai és nemzetközi álláspályázatok, felhívások 2 -

A405 A minisztérium által kiírt pályázatokkal kapcsolatos iratok 5 -

A406 Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvételi kérelem, önéletrajz, javaslat iratai 5 -

A407 Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos felvétel meghiúsulása esetén a szervnél keletkezett iratok 2 -

A408 Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos pályázatok elbírálásáról készült jegyzőkönyv és azzal kapcsolatos iratok 5 -

A409 Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos kinevezésre, megbízásra, munkakörváltozásra vonatkozó javaslatok, kikérők 10 -

A410 Különböző foglalkoztatási jogviszony megszüntetésére vonatkozó kérelem, javaslat, kikérők 10 -

A411 Különböző foglalkoztatási jogviszonyú állomány tagja részéről előterjesztett kérelem, panasz 10 -

A412 Különböző foglalkoztatási jogviszonyba kerülők alkalmazásával kapcsolatos megkeresések, iránymutatások, körlevelek 10 -

A413 Különböző foglalkoztatási jogviszonyú dolgozók igazgatási ügyeinek ügyintézésével kapcsolatos iratok (szolgálati idő, nyugdíj megállapítás, béradat, iskolai végzettség stb.) 5 -

A414 A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos iratok (személyi anyag) Jogviszony megszüntetésétől számított 60 év -

A415 A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos kutatás, betekintés, tájékoztatás 5 -

A416 Vagyonnyilatkozat-tétellel kapcsolatban keletkezett iratok * -

A417 A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos szolgálati, munkáltatói és nyugdíjas igazolványokkal kapcsolatos megkeresések, megrendelések, adatszolgáltatások 5 -

A418 A személyzeti nyilvántartással kapcsolatos hatósági igazolványok kiadásával, nyilvántartásával kapcsolatos iratok 3 -

A419 A fegyelmi és kártérítési eljárások iratai 10 -

A420 Elismerésre, különböző szintű kitüntetésre, jutalmazásra vonatkozó javaslatok 5 -

A421 Védnökségek, díjak 8 -

A422 Más szervezet vagy személy elismerési jogkörébe tartozó jutalmazási javaslatok 5 -

A423 Kitüntetésekkel, elismerésekkel kapcsolatos egyéb levelezések, átiratok 5 -

A424 Elismerés adását tartalmazó egyedi (név szerint) határozatok 10 -

A425 A felügyelt szakképzések, továbbképzések vizsgajelentései, a szakmai vizsgák jóváhagyásával kapcsolatos iratok 3 -

A426 Képzés, továbbképzés tanulmányi szerződéseinek irattári példányai A képzés
befejezését
követő vállalt
idő után 1 év
-

A427 Oktatásigazgatási, képzési ügyek egyéb iratai 5 -

A428 Szociális bizottsági és esélyegyenlőségi bizottsági iratok 3 -

A429 Bérgazdálkodással, bérnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok 10 -

A430 Létszámgazdálkodással, létszámnyilvántartással és adatszolgáltatással kapcsolatos iratok 10 -

A431 Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos gyógyító-megelőző, közegészségügyi iratok 3 -

A432 Egészségügyi és munkavédelmi tevékenységgel kapcsolatos munkabaleseti jegyzőkönyv 5 -

A433 Érdekegyeztetéssel kapcsolatos jegyzőkönyvek és ezek mellékletei N 15

A434 Ágazati érdekképviseleti szervekkel történő levelezések iratai 3 -

A435 Közszolgálati nyilvántartással kapcsolatos adatszolgáltatás és levelezés 3 -

A436 Köztisztviselői Érdekegyeztető Tanács (KÉT) működtetésével kapcsolatos iratok N 15

A437 Közérdekű adatok közzétételével kapcsolatos iratok 5 -

A438 A minisztérium és a felügyelete alá tartozó szervezetek részére rendezett képzések, továbbképzések kezdeményezése 5 -

A439 Intézmények és gazdasági társaságok miniszteri kinevezésű vezetőinek kinevezése, jogviszony megszüntetése 10 -

A440 Munkahelyi balesettel kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél 5 -

A441 Külszolgálat, gyakornokprogram N HN

A442 Egyéb státuszon állók ügyei (TS kereten foglalkoztatottak, EU elnökségi Státusz, Roma Program keretében foglalkoztatottak, FAO alkalmazottak, PÉP programban résztvevők) stb. 60 -

* A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettség megszűnését vagy a kötelezett általi új vagyonnyilatkozat tételét követően vissza kell adni a köteletzettnek.

Gazdasági ügyek

A501 Beszerzésre, anyagjavítás-igénylésre, -selejtezésre vonatkozó (nagyobb értékű) iratok 5 -

A502 Beszerzésre, anyag-, javításigénylésre, selejtezésre vonatkozó (kisebb értékű) iratok 2 -

A503 Leltározással kapcsolatos iratok a szervezeti egységeknél 5 -

A504 Pénzügyi levelezés (megbízási szerződésekhez kapcsolódó teljesítésigazolás, illetményelőleg-kérelmek, reprezentációs kerettel kapcsolatos levelezések stb.) 5 -

A505 Ingatlan tulajdonjogára, vagyonkezelői jogára, használati jogára, ingatlant terhelő szolgalmi- és egyéb teherként nyilvántartott jogra vonatkozó iratok N HN

A506 Szerződések nyilvántartásával kapcsolatos iratok N HN

A507 Szerződések iratai (lejárat után) 5 -

A508 Peres, illetve nem peres eljárással kapcsolatos iratok 10 -

A509 Egyéb jogi ügyekkel, jogi tanácsadással, tájékoztatással kapcsolatos iratok 1 -

A510 Egy évet meghaladó pénzügyi kötelezettségvállalás engedélyezésével kapcsolatos iratok 8 -

A511 Közbeszerzéshez, valamint központi közbeszerzéshez kapcsolódó iratok (szerződés teljesítését követően) 5 -

A512 A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos folyó évi tervezés, fejezeti költségvetés N 15

A513 A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos következő évi terv 3 -

A514 A fejezeti költségvetés tervezésével kapcsolatos évközi módosítás 3 -

A515 A fejezet (címek, alcímek) előirányzat-módosítás, szervek pénzellátása 8 -

A516 Államkincstári pénzellátás 8 -

A517 Kormányzati pénzügyi döntések minisztériumi végrehajtása kormányhatározat alapján 8 -

A518 Nem állami normatív finanszírozással kapcsolatos iratok 8 -

A519 A fejezeti és költségvetési szervei általános és operatív gazdálkodásszabályozás iratai 8 -

A520 Központi beruházás iratai 8 -

A521 Gazdasági társaságok és költségvetési szervek alapítása, átalakítása, megszüntetése N 15

A522 A minisztériumhoz tartozó gazdasági társaságok működésével összefüggő iratok 10 -

A523 A fejezeti zárszámadásával kapcsolatos iratok 8 -

A524 Személyi juttatás 8 -

A525 Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos egyéni panaszügyek 5 -

A526 Adózással, társadalombiztosítással és bérgazdálkodással kapcsolatos adatszolgáltatás bekérés, összesítés 2 -

A527 Munkaügyi adatszolgáltatás külső szervek felé (KSH stb.) 5 -

A528 Bérpolitikai intézkedések végrehajtása 8 -

A529 Illetményszámfejtéssel kapcsolatos iratok 10 -

A530 Társadalombiztosítással összefüggő iratok 10 -

A531 Számviteli éves költségvetési beszámoló N 15

A532 Számviteli éves költségvetési beszámolót alátámasztó leltár, leltárkiértékelés, főkönyvi kivonat 10 -

A533 Könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatok 8 -

A534 Szigorú számadású bizonylatok 8 -

A535 Számvitellel kapcsolatos szabályozási anyagok, állásfoglalások, körlevelek 8 -

A536 Évközi költségvetési beszámoló 10 -

A537 Leltárhiány megtérítésére vonatkozó iratok 8 -

A538 Bírságok pénzügyi lebonyolításával összefüggő iratok 8 -

A539 Gazdálkodás monitoringjával összefüggő gazdasági elemzések iratai 3 -

A540 Gazdálkodás monitoringjával összefüggő bérpolitikai intézkedések előkészítésével kapcsolatos iratok 3 -

A541 Gazdálkodás monitoringjával összefüggő elektronikus adattárak működtetéséhez kapcsolódó iratok 3 -

A542 Építési és bontási engedély, közbeszerzést lezáró határozat, kivitelezési dokumentáció egy példánya, műszaki átadás-átvételi üzembe helyezési, valamint garanciális bejárásról készült jegyzőkönyvek, épületátadási dokumentációk 15 -

A543 Beruházással és felújítással kapcsolatos iratok 5 -

A544 Beruházási tervvel, igénybejelentéssel kapcsolatos pénzügyi iratok, építési, tervezési megbízási és vállalkozási szerződések, valamint fontosabb beruházási iratok 10 -

A545 Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: kincstári vagyoni körbe be- és kikerülés, kijelölés N HN

A546 Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk: elidegenítés, csere, értékesítés, tulajdonjog átadás-átvétel N HN

A547 Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk N HN

A548 Ingatlan használatára vonatkozó megállapítások, szerződések, dokumentációk hosszú távú (10 év feletti) bérleti szerződések 15 -

A549 Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos levelezések 5 -

A550 Ingatlan- és lakásgazdálkodással kapcsolatos rövid távú (10 év alatti) bérleti szerződések és bérleti jogviszony lejárta után 3 -

A551 Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó építési, megosztási határozatok N HN

A552 Saját vagyonkezelésű ingatlanra vonatkozó földhivatali nyilvántartással kapcsolatos iratok N HN

A553 Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó vagyonkezelési szerződések és módosításai N HN

A554 Ingatlan-nyilvántartáshoz kapcsolódó egyéb dokumentációk 15 -

A555 Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos adatszolgáltatások, változásjelentések 5 -

A556 Ingatlangazdálkodással, elhelyezéssel kapcsolatos egyéb anyagok 5 -

A557 Lakásügyekkel kapcsolatos nyilatkozatok, engedélyek 15 -

A558 Lakásügyekkel kapcsolatos bérlőkijelölési jogok 15 -

A559 Lakásügyekkel kapcsolatos adásvételi szerződések 15 -

A560 Lakásügyekkel kapcsolatos egyéb megállapodások 15 -

A561 Lakásügyekkel kapcsolatos lakásügyi panaszok 1 -

A562 Lakásépítés, -vásárlás munkáltatói kölcsönnel kapcsolatos iratok (lejárat után) 8 -

A563 Tárgyévet követő évi költségvetés és kapcsolódó iratok N 15

A564 Tárgyévet követő évi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok 10 -

A565 Elemi költségvetés és kapcsolódó iratok N 15

A566 Elemi költségvetés összeállítása során keletkezett iratok 10 -

A567 Éves gazdasági program N 15

A568 Egy évet meghaladó időszakra vonatkozó - középtávú - tervezések iratanyaga 10 -

A569 Középtávú gazdasági program N 15

A570 Költségvetési gazdálkodás értékelését bemutató szöveges beszámoló N 15

A571 Alkalomszerűen elrendelt - költségvetési gazdálkodáshoz kapcsolódó - időszaki beszámolók 5 -

A572 Előirányzatok nyilvántartása, módosítása 8 -

A573 Átutalásokkal kapcsolatos iratok (számlák kiegyenlítése) 8 -

A574 Kötelezettségvállalások nyilvántartása 10 -

A575 Működéshez kapcsolódó ügyek a Magyar Államkincstárral 2 -

A576 Működéshez kapcsolódó ügyek a Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatósággal 2 -

A577 Működéshez kapcsolódó ügyek egyéb szervekkel, szervezetekkel 2 -

A578 Egyéb engedélyeztetési ügyek (jármű használatának, szolgáltatás igénybevételének eseti engedélyeztetése stb.) 2 -

A579 Képzési, továbbképzési, szakképzési költségelszámolások, egyéb igazolások 5 -

A580 A minisztériumnak a Magyar Nemzeti Vagyonkezelő Zrt.-vel kapcsolatos ügyei N 15

A581 A minisztériumnak a Magyar Fejlesztési Bank Zrt.-vel kapcsolatos ügyei N 15

A582 A minisztérium felügyelete alá tartozó szervezetek tevékenységével összefüggő pénz-, hitel- és készletgazdálkodás, jövedelemszabályozás 10 -

A583 Bér dosszié anyagai személyenként: járulék-nyilvántartás, magán-nyugdíjpénztári járulék nyilvántartás, bérkarton, béremelési és jutalmazási előterjesztések, segélyezési egyéni lapok 50 -

A584 Ellátások kifizetésének bizonylatai 8 -

A585 Családtámogatással kapcsolatos iratok: családi pótlék, gyes, anyasági támogatás (a folyósítás megszűntét követően) 8 -

A586 Baleseti rokkantsági ügyek 50 -

A587 Halálos munkahelyi balesetek ügyei N HN

A588 Munkabalesetek és foglalkozási betegségek 8 -

A589 Összesítő elszámolás, járulék bevallás statisztika 8 -

A590 Adóelszámolás évenként intézeti szinten 8 -

A591 Béren kívüli juttatások (ruházati költségtérítés, üdülési hozzájárulás stb.) 8 -

A592 Különjuttatás iratai 8 -

A593 Illetményelőleg-nyilvántartás (lejáratot követően) 8 -

A594 Helyettesítések 8 -

A595 Kereseti igazolások 5 -

A596 Munkába járás költségeinek térítése 8 -

A597 KSH és egyéb munkaügyi statisztikák N 15

A598 Munkáltatói kölcsönben részesültek ügyei (lejáratot követően) 5 -

A599 Jelenléti ívek 8 -

A600 A költségvetési fejezetek éves költségvetései, beszámolói, mellékletei, számviteli nyilvántartásai N 15

A601 Fejezeti előirányzatok felhasználásához kapcsolódó iratok 12 -

A602 Állami feladatok ellátására szolgáló pénzeszközökkel és vagyonnal való gazdálkodás ellenőrzésének iratai 12 -

A603 Gazdasági ügyekkel (mobiltelefon, személygépkocsi, informatikai eszközök, elhelyezés stb.) kapcsolatos iratok 5 -

A604 Pénzkezeléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai 10 -

A605 Központosított illetmény-számfejtéssel kapcsolatos iratok 10 -

A606 Gazdálkodással és költségvetéssel kapcsolatos adminisztratív ügyek iratai 5 -

A607 Miniszteriemléktárgy-raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) 5 -

A608 Nemzetközi protokoll raktárral kapcsolatos iratok (jegyzőkönyvek, leltárfelvételi ívek, készletkimutatás) 5 -

A609 Rendezvényekkel, ünnepségek előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (megrendelések, pénzügyi elszámolások, átiratok) 5 -

A610 Miniszteri elismerési keret tervezésével, felhasználásával, elszámolásával kapcsolatos iratok 5 -

A611 Miniszteri emléktárgyak beszerzésével kapcsolatos iratok (pályázatok, jegyzőkönyvek, keretszerződések) 5 -

A612 Ingóvagyon értékesítés, vagyonkezelői jog átadás-átvételi iratai 5 -

Ellenőrzés

A701 A minisztériumban végzett ellenőrzések (tervezett, téma- és célvizsgálatok) iratai N 15

A702 Ellenőrzési szervezet működésével kapcsolatos ügyek iratai 10 -

A703 Ágazati programokra irányuló vizsgálatok 15 -

A704 A szakigazgatási és egyéb intézményeknél, gazdálkodó szervezeteknél végzett szabályszerűségi, pénzügyi, rendszer-, teljesítmény-, megbízhatósági és informatikai ellenőrzések 15 -

A705 Éves tervezési, ellenőrzési és beszámolási feladatok 15 -

A706 A minisztérium és más (központi államigazgatási) szervek közötti ellenőrzési együttműködéssel kapcsolatos ügyek iratai 10 -

A707 Egyéb európai uniós forrással kapcsolatos ellenőrzés 15 -

A708 A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok N 15

A709 Az Állami Számvevőszék vizsgálatai, és az ehhez kapcsolódó iratok N 15

A710 Külső szerv által a minisztériumnál végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) 10 -

A711 Külső szerv által a minisztérium irányítása (felügyelete stb.) alá tartozó szervezeteknél végzett ellenőrzésről, vizsgálatokról készült iratok (a KEHI és ÁSZ kivételével) 10 -

A712 A minisztérium felügyelete alá tartozó költségvetési szervek és társaságok belső ellenőrzésével kapcsolatos iratok 5 -

A713 Ellenőrzések szabályozásával, módszertanával kapcsolatos iratok 5 -

A714 Titokvédelemmel kapcsolatos ellenőrzés iratai 5 -

Informatika

A801 Kormányzati informatika fejlesztésének elvi, stratégiai, szabályozási ügyei N 15

A802 Informatikával, e-közigazgatással foglalkozó kormányzati bizottságok iratai N 15

A803 Informatikai közbeszerzési normatívák (kialakítás, gép beszerzés), e-közbeszerzés iratai 10 -

A804 Ágazati informatikai stratégiák, felmérések iratai, tervek ellenőrzése, egyeztetése N 15

A805 Informatikai együttműködés normatív alapjainak (szabványosítás, ajánlások) iratai N 15

A806 Informatikai biztonság iratai N 15

A807 Azonosítással, adatvédelemmel, hitelesítéssel kapcsolatos iratok N 15

A808 Egyéb, központi közigazgatási informatikai fejlesztések iratai 15 -

A809 Egyéb, központi közigazgatási elektronikus szolgáltatások üzemeltetésének iratai 5 -

A810 Közigazgatásban alkalmazott szoftverekkel kapcsolatos iratok 10 -

A811 Informatikai fejlesztések gazdasági, gazdaságossági kérdéseivel kapcsolatos iratok N 15

A812 Informatikai szakcégekkel való kapcsolattartás iratai 5 -

Biztonság

A901 A minisztérium biztonsági rendszerét meghatározó rendelkezések, szervezeti és összefoglaló anyagok N HN

A902 Rendkívüli állapottal összefüggő védelmi tervek 10 -

A903 Nyilvántartó és kezelő pont működtetésével kapcsolatos alapdokumentumok N HN

A904 Nyilvántartó és kezelő pont működésével kapcsolatos iratok 5 -

A905 Biztonsági ellenőrzések kezdeményezése, Alkotmányvédelmi Hivatal szakvélemény 5 -

A906 Nemzeti, és külföldi minősített adatra érvényes személyi biztonsági tanúsítvány visszavonását követően haladékta-
lanul
-

A907 Minősített adatok védelmét szolgáló biztonságtechnikai berendezésekkel kapcsolatos ügyek 10 -

A908 Felhasználói engedély és titoktartási nyilatkozat (visszavonását követően) 15 -

A909 Biztonsági ellenőrzésekkel kapcsolatos ügyek 2 -

A910 Engedélyezési ügyek (a minisztérium épületébe történő ki- és belépés, csomagkivitel stb.) iratai 2 -

A911 Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos szervezési ügyek iratai 5 -

A912 Ágazati védelmi igazgatással, biztonsággal, katasztrófák elleni védekezéssel kapcsolatos elvi jelentőségű ügyek iratai N 15

A913 Tűzvédelmi, tűzmegelőzési eszközökkel, felszerelésekkel kapcsolatos nyilvántartások, felülvizsgálatok, jegyzőkönyvek, tűz- és villámvédelmi szabványossági felülvizsgálatok lejárat után 5 -

A914 Tűzvédelmi oktatással, továbbképzéssel, szakvizsgákkal kapcsolatos nyilvántartások 5 -

A915 Tűzvédelemmel kapcsolatos szakhatósági állásfoglalások, felterjesztések, jelentések, engedélyezések, értékelések, ellenőrzési jegyzőkönyvek, belső szabályozók 5 -

A916 A minisztérium tűzvédelmi terve
Rendkívüli eseményekről készített jelentések
5 -

A917 A minisztérium épületeinek őrzés-védelme N HN

A918 A minisztérium ügyeleti rendszere
Az ügyelettel kapcsolatos ügyek
5 -

Kommunikáció, sajtó, média

A1001 Tömegkommunikációval, médiával kapcsolatos iratok (MTI-nek, sajtónak adott tájékoztatók, közlemények stb.) 2 -

A1002 A minisztérium által készített, készíttetett, illetve támogatott kiadványokkal kapcsolatos iratok 10 -

A1003 PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos elvi ügyek, a tevékenység hosszú távú tervezésével kapcsolatos iratok N 15

A1004 PR és kommunikációs tevékenységgel kapcsolatos feladatok előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok (a tárca arculatának tervezése, kiállítások szervezése, filmkészítés stb.) 5 -

A1005 Közvélemény-kutatásokkal kapcsolatos iratok 3 -

A1006 Rendezvények előkészítésével és lebonyolításával kapcsolatos iratok 5 -

A1007 Kormányzati Portál tartalmával kapcsolatos iratok 5 -

KÜLÖNÖS RÉSZ

Tételszám Megnevezés Selejtezési idő
(év)
Lt.

A közoktatással, iskolai nevelés-oktatás szakképesítés megszerzésével kapcsolatos iratok

NEFMI101 Minisztériumi közoktatási háttérintézményekkel kapcsolattartás N 15

NEFMI102 Országos Képzési Jegyzék 30 -

NEFMI103 Közoktatás-fejlesztés, kutatásszervezés N 15

NEFMI104 Minőségbiztosítás 10 -

NEFMI105 Nevelési és közoktatási intézmények működésének szakmai követelményeivel, fenntartásával, tevékenységével kapcsolatos megkeresések, tájékoztatás kérések, közoktatási szolgáltatással kapcsolatos beadványok (munkajogi és egyéb elvi jellegű tájékoztatás) 10 -

NEFMI106 Érettségi vizsga és a kétszintű érettségi vizsga, érettségi elnöki megbízás elvi ügyek N 15

NEFMI107 Érettségi vizsga adminisztratív ügyei 10 -

NEFMI108 Szakmai és egyéb tanulmányi versenyek 10 -

NEFMI109 Iskolai és diáksport ügyek 10 -

NEFMI110 Nemzeti Fejlesztési Tervvel/Új Magyarország Fejlesztési Tervvel kapcsolatos közoktatási ügyek N 15

NEFMI111 Közoktatási intézmények tankönyvei, a közoktatás tankönyveinek jegyzékei, tanári és tanulói segédletei, oktatási tervek, tematikák 15 -

NEFMI112 Tankönyv- és taneszközpályázat kiírása, a közoktatás tankönyveinek általános támogatása 10 -

NEFMI113 Tankönyvekkel összefüggő egyéb ügyek 10 -

NEFMI114 Tankönyvekkel, taneszközökkel foglalkozó külföldi és hazai szervezetekkel kapcsolattartás 5 -

NEFMI115 A közoktatás finanszírozásának korszerűsítése 10 -

NEFMI116 A közoktatás információ-rendszerének fejlesztése (KIR) N 15

NEFMI117 Közoktatási országos társadalmi szervezetek pályázatával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI118 Kapcsolattartás közoktatási civil szervezetekkel: hírlevél, egyesületi adattár, alapítványi iskolák 10 -

NEFMI119 Felnőttképzéssel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI120 Felnőttoktatással kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI121 Egészséges és biztonságos életmódra nevelés (káros szenvedélyek, dohányzás, szeszes ital, drog) mentálhigiéné, ifjúságvédelem, közlekedésre nevelés és közlekedésbiztonság, környezeti nevelés, fenntartható fejlődés 10 -

NEFMI122 Szakértői, vizsgáztatói névjegyzékkel, pályázatokkal kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI123 Vizsgáztatói névjegyzékkel, pályázatokkal kapcsolatos konkrét ügyek 15 -

NEFMI124 Szakképzést érintő jogszabályok kezdeményezésének és módosításának szakmai dokumentumai N 15

NEFMI125 A közoktatással összefüggő egyéb ügyek 10 -

NEFMI126 Közoktatási intézményekben használatos nyomtatványok fejlesztése (bizonyítványok, törzslapok stb.) 10 -

NEFMI127 Tanulmányokat záró vizsgák (érettségi-képesítő, szakmunkásvizsga, egyéb szakmai vizsga) szervezése, tételeinek szervezése, elnöki, társelnöki megbízások, vizsgajegyzőkönyvek és egyéb igazolások 5 -

NEFMI128 MPA Képzési Alaprésszel és a szakképzéssel kapcsolatos egyéb anyagok 5 -

NEFMI129 Irányítási irányelvek, állásfoglalások, információs jelentések 5 -

NEFMI130 Munkajogi tanácsadás, pályaorientáció 5 -

NEFMI131 PHARE Hátrányos helyzetű program 15 -

NEFMI132 Hátrányos helyzetű rétegekkel kapcsolatos ügyek (ifjúsági, csökkent munkaképességűek, etnikai kisebbség) N 15

NEFMI133 Szakmai vizsgák szervezésére feljogosítás, szakmai vizsgabizottság elnökének kijelölése 10 -

NEFMI134 Gyógypedagógiai ügyek N 15

NEFMI135 Kerettantervvel kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI136 Arany János Program 10 -

NEFMI137 A határon túli magyar diákok közoktatása 5 -

NEFMI138 Közoktatási kollégiumi ügyek 5 -

NEFMI139 Közoktatással kapcsolatos pályázatok 10 -

NEFMI140 Pedagógiai és szakmai szakszolgálatok N 15

NEFMI141 Pedagógus továbbképzés 10 -

NEFMI142 Közoktatási megállapodások N 15

NEFMI143 Külföldi közoktatási intézmények nyilvántartása, engedélyezése 10 -

NEFMI144 Iskolai emléknapok, évfordulók 5 -

NEFMI145 Idegen nyelvvel kapcsolatos ügyek iratai 5 -

NEFMI146 Médiával kapcsolatos ügyek 5 -

NEFMI147 Óvodával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI148 Tehetséggondozással kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI149 Alapfokú művészetoktatási intézmények működésével és minősítésével összefüggő ügyek 10 -

NEFMI150 Idegen nyelv oktatás a közoktatásban 10 -

NEFMI151 Nemzetiségek sajátosságainak megőrzését biztosító nevelő-oktató munka általános irányelvei, szabályozások, fejlesztési tervek, állásfoglalások N 15

NEFMI152 Magyarországi nemzetiségi oktatással, neveléssel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI153 Magyarországi nemzetiségi pedagógusképzés, nemzetiségi pedagógusok továbbképzései, tanfolyamai 15 -

NEFMI154 Nemzetiségi tankönyv ügyek 15 -

NEFMI155 Kapcsolattartás a magyarországi nemzetiségek önkormányzataival, civil szervezeteivel, intézményeivel 15 -

NEFMI156 Nemzetiségi oktatással kapcsolatos pályázatok 10 -

NEFMI157 A roma kisebbség sajátosságainak megőrzését biztosító nevelő-oktató munka általános irányelvei, szabályozások, fejlesztési tervek, állásfoglalások N 15

NEFMI158 Roma tanulókat nevelő-oktató pedagógusok továbbképzése, képzése, a roma nyelvtanárképzéssel kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI159 Roma népismeret és nyelv(ek) oktatásával kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI160 Kapcsolattartás az Országos Cigány Önkormányzattal, a helyi roma kisebbségi önkormányzatokkal, civil szervezetekkel, valamint azok intézményeivel 15 -

NEFMI161 A roma tanulók esélyegyenlőségét segítő pályázatok 10 -

NEFMI162 A roma kisebbség integrációját segítő programok, társminisztériumokkal való együttműködéssel kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI163 Egyéb, a roma kisebbségi oktatással kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI164 Egyéb, a roma kisebbségi oktatással kapcsolatos adminisztratív ügyek 3 -

NEFMI165 Esélyegyenlőségi ügyek N 15

A felsőoktatással kapcsolatos iratok

NEFMI201 Felsőoktatási támogatási ügyek 15 -

NEFMI202 Finanszírozáshoz kapcsolódó adatgyűjtés, felsőoktatási finanszírozási információs rendszer 10 -

NEFMI203 Felsőoktatást érintő szakképzési ügyek (szakképzési hozzájárulás, iskolarendszeren kívüli szakképzés a felsőoktatásban) 15 -

NEFMI204 Bizonyítványok, oklevelek minősítésével, egyenértékűségével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI205 Nemzeti Fejlesztési Terv/Új Magyarország Fejlesztési Terv, Új Széchenyi Terv felsőoktatással kapcsolatos ügyei, Felsőoktatási Fejlesztési Programok, stratégiák N 15

NEFMI206 Hallgatók által fizetendő költségtérítési ügyek 8 -

NEFMI207 Hallgatói kérdések, hallgatói jogviszony, hallgatói panaszok, hallgatói állásfoglalás kérések 10 -

NEFMI208 Felsőoktatási kollégiumi ügyek 5 -

NEFMI209 Felsőoktatási intézményfejlesztési tervek (IFT) N 15

NEFMI210 Felsőoktatási minőségügy N 15

NEFMI211 Felsőoktatási informatikai programok 10 -

NEFMI212 Felsőoktatási pályázatok
(felsőoktatási kutatási és fejlesztési pályázatok, főiskolai pályázatok, és egyéb, a képzést támogató pályázatok, TDK pályázatok és a doktori iskolák támogatására kiírt pályázatok, társadalmi szervek, kis létszámú szakok pályázata, szakkollégiumi pályázatok)
10 -

NEFMI213 Ösztöndíjak adományozása (Békésy György Posztdoktori Ösztöndíj, Bursa Hungarica Ösztöndíj, Szent-Györgyi Albert Ösztöndíj, Köztársasági Ösztöndíj, Deák Ferenc Ösztöndíj) 50 -

NEFMI214 Ösztöndíjak adományozásával összefüggő adminisztratív ügyek 2 -

NEFMI215 Felsőoktatási képzés szakmai ügyei N 15

NEFMI216 Pedagógusképzés, tanártovábbképzés szakmai ügyei N 15

NEFMI217 Felnőttképzés, élethosszig tartó tanulás, távoktatás, továbbképzés és új képzési formák, pályakezdő fiatalok elhelyezkedése, pályaorientáció 5 -

NEFMI218 Felsőoktatási képzésben résztvevő fogyatékossággal élő hallgatók ügyei 8 -

NEFMI219 Idegennyelvi felsőoktatási ügyek 15 -

NEFMI220 Felsőoktatási felvételivel kapcsolatos feladatok, felvételi eljárás, adatszolgáltatás, felsőoktatási felvételi tájékoztató 10 -

NEFMI221 Felsőoktatási intézmények alapító okirata, intézményi szabályzatok, szakmai beszámolók, Oktatási Hivatal által készített nyilvántartási adatok N 15

NEFMI222 Megbízások, belső szervezeti egység vezetőjének megbízása és a megbízások visszavonása (pl.: rektori) 50 -

NEFMI223 Egyetemi tanári és főiskolai tanári kinevezések, felmentések 50 -

NEFMI224 Kitüntetés, doktorrá avatás, felsőoktatási intézmények által kiadott oklevelek, pedagógusi díszoklevelek 50 -

NEFMI225 Kreditrendszer, Kreditmonitoring, Országos Kredit Tanács, Országos Kredit Tanács Irodája ügyei 5 -

NEFMI226 Habilitációval kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI227 Felsőoktatási könyvtárak, levéltárak és múzeumok ügyei N 15

NEFMI228 Felsőoktatási bizottságokhoz, kuratóriumokhoz kapcsolódó ügyek N 15

NEFMI229 Gyakorlóiskolák ügyei N 15

NEFMI230 Többciklusú BSc, (Bachelor of Science) MSc (Master of Science) szintű szakok ügyei 15 -

NEFMI231 Elektronikus Információs Szolgáltatással kapcsolatos ügyek (EISZ) 10 -

NEFMI232 Felsőoktatási törvény végrehajtásából adódó feladatok (Gazdasági Tanács, rektori juttatások) 10 -

NEFMI233 A felsőoktatási területet érintő külső kommunikációs kapcsolatok 2 -

NEFMI234 Felsőoktatási közalkalmazotti jogviszonnyal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI235 Felsőoktatási intézmények integrációs ügyei 10 -

NEFMI236 Egyéb, felsőoktatással összefüggő ügyek 5 -

NEFMI237 Felsőoktatási alapítványokkal, közalapítványokkal kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI238 Adatszolgáltatási és nyilvántartási rendszerek (FIR, DPR, AVIR) felügyeletével kapcsolatos ügyek 5 -

A tudománypolitika koordinációjával kapcsolatos iratok

NEFMI301 Tudománypolitika, kutatóegyetem, felsőoktatási tudományos ügyek N 15

NEFMI302 A felsőoktatási kutatásfejlesztéssel és a Nemzeti Innovációs Hivatallal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI303 Doktori képzés (PhD, DLA) 15 -

NEFMI304 MTA-val, OTKA-val kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI305 Országos Tudományos Diákköri Konferenciával kapcsolatos ügyek (OTDK) N 15

NEFMI306 A felsőoktatási tehetséggondozással kapcsolatos ügyek 15 -

A kultúrával kapcsolatos iratok

NEFMI401 Kulturális ágazatot érintő adminisztratív ügyek 2 -

NEFMI402 Örökségvédelmi stratégiai ügyek 2 -

NEFMI403 Műemlékvédelemmel és a régészeti örökség védelmével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI404 Örökségvédelmi közigazgatási hatósági ügyek N 15

NEFMI405 Örökségvédelmi tárgyú nemzetközi egyezmények végrehajtásából fakadó ügyek 5 -

NEFMI406 Örökségvédelmi egyéb ügyek 2 -

NEFMI407 Nemzeti évfordulóval kapcsolatos kulturális rendezvények N 15

NEFMI408 Muzeális intézmények létesítése, megszüntetése, működési engedélyek, alapító okiratok, SZMSZ-ek véleményezése N 15

NEFMI409 Önkormányzati, egyházi, alapítványi, magán- és egyéb fenntartású muzeális intézmények iratai N 15

NEFMI410 Önkormányzati múzeumok szakmai támogatása 10 -

NEFMI411 Muzeális intézmények éves munkatervei, beszámolói és statisztikái, a múzeumokra vonatkozó kimutatások N 15

NEFMI412 Muzeális intézményekben folytatott szakmai vizsgálatok, szakfelügyelői jelentések, felügyeleti ügyek N 15

NEFMI413 Fejezeti kezelésű költségvetési támogatásokra benyújtott pályázatok, egyedi támogatások, kérések anyagai 10 -

NEFMI414 Múzeumi terület képzései, továbbképzési ügyei, akkreditációs ügyek 15 -

NEFMI415 Múzeumi szakmai testületek, érdekképviseleti szervek iratai: Pulszky (Pulszky Társaság - Magyar Múzeumi Egyesület), OMT (Országos Múzeumi Tanács), KKDSZ (Közgyűjteményi és Közművelődési Dolgozók Szakszervezete), MAMUTT (Magyar Múzeumi Történész Társulat) N 15

NEFMI416 Műtárgyak kölcsönzési, vám ügye 10 -

NEFMI417 Törlés, selejtezés, műtárgycserék engedélyezése N 15

NEFMI418 Lefoglalt, elkobzott műtárgyak elhelyezési ügyei N 15

NEFMI419 Állandó múzeumi belépőkkel és egyéb kedvezményekkel kapcsolatos iratok 10 -

NEFMI420 NKA (Nemzeti Kulturális Alap) miniszteri keret ügyei 10 -

NEFMI421 Restitúciós ügyek N 15

NEFMI422 Seuso kincs ügyei N 15

NEFMI423 Múzeumi közművelődési programok, múzeumpedagógia, múzeumi nagyrendezvények 10 -

NEFMI424 Múzeumok állami garanciája 10 -

NEFMI425 Kiállításokkal összefüggő iratok N 15

NEFMI426 Állományvédelmi program, gyűjtési programok 10 -

NEFMI427 Nemzetközi kiállítások ügyei, múzeumok nemzetközi ügyei N 15

NEFMI428 Múzeumi nyilvántartási rendszer (MNyR) 10 -

NEFMI429 Múzeumok mindenkinek című program, uniós fejlesztések, a TIOP (Társadalmi Infrastruktúra Operatív Program) és TÁMOP (Társadalmi Megújulás Operatív Program) ügyei 10 -

NEFMI430 Nemzetközi szervezetek tagdíjának befizetése (ICOM, ICCROM) 10 -

NEFMI431 Egyéb múzeumi ügyek 5 -

NEFMI432 Az előadóművészeti (színházművészeti, zeneművészeti, cirkuszművészeti, táncművészeti) terület elvi ügyei N 15

NEFMI433 Az előadóművészeti (színházművészeti, zeneművészeti, cirkuszművészeti, táncművészeti) terület adminisztratív ügyei 5 -

NEFMI434 Az alkotóművészeti (képzőművészeti, fotó- és iparművészeti, irodalmi és könyvkiadási) terület elvi ügyei N 15

NEFMI435 Az alkotóművészeti (képzőművészeti, fotó- és iparművészeti, irodalmi és könyvkiadási) terület adminisztratív ügyei 5 -

NEFMI436 A mozgókép-művészeti terület elvi ügyei N 15

NEFMI437 A mozgókép-művészeti terület adminisztratív ügyei 5 -

NEFMI438 A művészeti és mozgókép-művészeti terület jogszabályi háttere kialakításával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI439 A művészeti és mozgókép-művészeti terület pályázati ügyei N 15

NEFMI440 Egyéb művészeti és mozgókép-művészeti ügyek 5 -

NEFMI441 Országos Dokumentumellátó Rendszerrel kapcsolatos feladatok N 15

NEFMI442 Könyvtári szakértők, könyvtári szakfelügyelet N 15

NEFMI443 A könyvtári rendszer működésével kapcsolatos finanszírozási ügyek 10 -

NEFMI444 Nyilvános könyvtárak jegyzéke N 15

NEFMI445 Nyilvános könyvtárak működésének elvi ügyei N 15

NEFMI446 Nem nyilvános könyvtárak működésével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI447 Könyvtári statisztikával kapcsolatos feladatok 10 -

NEFMI448 Könyvtári szakemberek alkalmazásával, képzésével, továbbképzésével kapcsolatos feladatok 10 -

NEFMI449 Helyi önkormányzatok könyvtári ellátással kapcsolatos feladatai 10 -

NEFMI450 A Könyvtárellátó Kht. működésével kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI451 Akkreditációs Bizottság anyagai 10 -

NEFMI452 Felsőoktatási könyvtárak működésével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI453 Európai Uniós anyagokkal kapcsolatos feladatok 10 -

NEFMI454 Egyéb könyvtári ügyek 5 -

NEFMI455 Közlevéltár létesítése, megszüntetése, gyűjtőkörének meghatározása N 15

NEFMI456 Nyilvános magánlevéltár létesítése, megszüntetése, közirat őrzésének engedélyezése N 15

NEFMI457 Levéltári szakfelügyelet iratai 10 -

NEFMI458 Levéltári szakmai testületek és az igazgatói értekezletek iratai 10 -

NEFMI459 Levéltárak éves munkatervei, beszámolói, statisztikái N 15

NEFMI460 Levéltári selejtezés engedélyezése N 15

NEFMI461 A levéltári anyag védelmével és a levéltárak tevékenységével kapcsolatos egyedi ügyekben tájékoztatás, állásfoglalás, illetékességi iratátadás N 15

NEFMI462 Levéltári igazgatói állás betöltésére irányuló pályázatok véleményezése 10 -

NEFMI463 Levéltári pályázatok, egyéni támogatások 10 -

NEFMI464 Szakképzés, szakmai továbbképzés 10 -

NEFMI465 A moszkvai Levéltári Intézettel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI466 Iratkezelési szabályzatok és irattári tervek véleményezése 10 -

NEFMI467 Egyéb levéltári ügyek 5 -

NEFMI468 Audiovizuális archívumok létesítése, megszüntetése, működési engedélyek, alapító okiratok, SZMSZ-ek véleményezése N 15

NEFMI469 Önkormányzatok, illetve más intézmények fenntartásában működő audiovizuális archívumok tevékenységével kapcsolatos iratok N 15

NEFMI470 Az audiovizuális archívumokkal kapcsolatos elvi ügyek (ideértve a jogszabályi háttér kialakításával, módosításával kapcsolatos ügyeket is) iratai N 15

NEFMI471 Az audiovizuális archívum-rendszer finanszírozásával kapcsolatos ügyek iratai 10 -

NEFMI472 Az audiovizuális archívumokkal kapcsolatos egyéb ügyek 5 -

NEFMI473 Kulturális értékek, néphagyományok, honismeret, iskolán kívüli művelődés, élethosszig tartó tanulás, felnőttképzés N 15

NEFMI474 Gyermek és ifjúsági közművelődés N 15

NEFMI475 Amatőr művészeti, népművészeti mozgalmak, alkotó közösségek ügyei, bemutatók, országos és nemzetközi fesztiválok, versenyek, rendezvények N 15

NEFMI476 Közművelődési intézmények működését érintő ügyek, a közművelődés minőségbiztosítása N 15

NEFMI477 A közművelődési feladatokat ellátó, többfunkciós intézményekkel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI478 Önkormányzatok közművelődési tevékenységével kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI479 Anyanyelvápolással kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI480 Közművelődési intézmények gazdálkodásával, finanszírozásával kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI481 Közalkalmazottakkal, érdekképviseletekkel kapcsolatos ügyek, kulturális érdekegyeztetés: KÁÉT (Kulturális Ágazati Érdekegyeztető Tanács), KÁSzT (Kulturális Ágazati Szakmapolitikai Tanács) 15 -

NEFMI482 A közművelődési szakemberek képzésével kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI483 A közművelődési szakfelügyelettel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI484 A közművelődést érintő európai uniós támogatási konstrukciókkal kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI485 Kulturális turizmussal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI486 Állat- és növénykertek, vadasparkok ügyei 15 -

NEFMI487 Egyéb közművelődési ügyek 5 -

NEFMI488 Nemzetiségiek, roma kisebbségek kulturális ügyei N 15

NEFMI489 Szerzői jogok közös kezelését ellátó egyesületek nyilvántartásba vétele, felügyelete N 15

NEFMI490 A közös jogkezelő szervezetek jogdíjközleményeinek jóváhagyása N 15

NEFMI491 A kulturális ágazat területfejlesztéssel és környezetvédelemmel kapcsolatos ügyei 10 -

NEFMI492 A kulturális ágazat fejezeti kezelésű előirányzataival kapcsolatos ügyek 10 -

Családpolitikával kapcsolatos iratok

NEFMI501 Családtámogatási rendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabálytervezetek szakmai anyagai N 15

NEFMI502 Családtámogatási rendszerrel kapcsolatos pénzbeli ellátási ügyek N 15

NEFMI503 Családtámogatási rendszerrel kapcsolatos egyéni kérelmek, bejelentések 10 -

NEFMI504 Családpolitikai kutatási és szakértői feladatok N 15

NEFMI505 Családtámogatásokhoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatás N 15

NEFMI506 Népesedéspolitikai és demográfiai témájú iratok, kutatások, adatgyűjtési ügyek N 15

NEFMI507 A család- és népesedéspolitikát érintő közép- és hosszú távú fejlesztési koncepciók, ezek háttéranyagai N 15

NEFMI508 A Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézet család- és népesedésügyi szakmai irányításával kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI509 Egyházak, civil és társadalmi szervezetek, magánszemélyek család- és népesedésügyi tevékenységével kapcsolatos ügyek 5 -

NEFMI510 Helyi és határon túli magyar családi szervezetekkel való kapcsolattartás N 15

NEFMI511 Családkutatás, családstatisztika, demográfia N 15

NEFMI512 Családügyi programok, rendezvények 10 -

NEFMI513 Családokról és demográfiáról szóló jelentésekkel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI514 Családügyi pályázatok és támogatások 10 -

NEFMI515 Európai Uniós családügyi és demográfiai témájú koordináció 10 -

NEFMI516 Nemzetközi családügyi és demográfiai programokkal kapcsolatos iratok 10 -

NEFMI517 Családok érdekképviseleti szervezeteivel való kapcsolattartás 10 -

NEFMI518 Család- és népesedéspolitikai cselekvési és szakmai programokkal kapcsolatos iratok N 15

NEFMI519 Munkahelyi és családi kötelezettségek összehangolását érintő ügyek 10 -

NEFMI520 Családbarát Munkahely Díjjal kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI521 Családbarát kommunikációhoz és közbeszédhez kapcsolódó iratok 10 -

Szociálpolitikával kapcsolatos iratok

NEFMI601 Pénzbeli és természetbeni szociális ellátások 15 -

NEFMI602 A szociális ellátórendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabálytervezetek N 15

NEFMI603 Pénzbeli ellátásokhoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatás N 15

NEFMI604 Pénzbeli és természetbeni szociális ellátásokkal kapcsolatos egyéni kérelmek, bejelentések 10 -

NEFMI605 Adósságkezelés 15 -

NEFMI606 Hitelhátralékot mérséklő támogatás 10 -

NEFMI607 Fogyatékos személyek pénzbeli ellátásával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI608 A mozgáskorlátozottak személygépkocsi-szerzési, -átalakítási támogatásával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI609 A mozgáskorlátozottak közlekedési támogatásával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI610 Egészségkárosodott személyek szociális járadékaival kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI611 Nyugdíjszerű rendszeres szociális ellátásokkal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI612 Ágazati Informatikai Program 15 -

NEFMI613 Gyermekjóléti pénzbeli ellátások (gyermekvédelmi támogatás, gyermektartásdíj, otthonteremtési támogatás) 15 -

A foglalkoztatási rehabilitációval kapcsolatos iratok

NEFMI701 Megváltozott munkaképességű személyeket foglalkoztató gazdálkodó szervezetekkel (rehabilitációs foglalkoztatókkal) kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI702 Foglalkozási rehabilitációval kapcsolatos jogszabályok N 15

NEFMI703 Rehabilitációs járadékkal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI704 Rehabilitációs hozzájárulással kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI705 Rehabilitációs bértámogatással, költségkompenzációval kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI706 A foglalkozási rehabilitációra irányuló nemzetközi ügyek iratai N 15

NEFMI707 Szociális intézményi foglalkoztatással kapcsolatos ügyek 5 -

NEFMI708 A megváltozott munkaképességű személyekkel kapcsolatos egyedi ügyek, állampolgári bejelentések 5 -

NEFMI709 Rehabilitációval kapcsolatos nem foglalkoztatási ügyek 5 -

NEFMI710 A megváltozott munkaképességűeket képviselő szervezetekkel kapcsolatos kutatások, adatgyűjtések ügyei N 15

NEFMI711 A megváltozott munkaképességűeket és fogyatékos embereket képviselő szervezetekkel kapcsolatos egyéb ügyek 5 -

NEFMI712 A Nemzeti Foglalkoztatási Szolgálat rehabilitációval kapcsolatos ügyei N 15

NEFMI713 A szociális biztonsággal összefüggő ügyek (a munkanélküli ellátásról a társtárcáknak készített nemzetközi vonatkozású jelentések, részanyagok pl. Szociális Karta, Eu. Szoc. Biztonsági Kódex 15 -

NEFMI714 Munkáltatók akkreditációjával kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI715 Foglalkoztatási rehabilitációs és egyéb esélyegyenlőségi, társadalmi integrációs témájú pályázati programokkal kapcsolatos ügyek 10 -

A fogyatékos emberek esélyegyenlőségével, társadalmi integrációjával kapcsolatos ügyek

NEFMI801 Az Országos Fogyatékosügyi Program koordinációjával kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI802 Fogyatékosságügyi nemzetközi ügyek iratai 15 -

NEFMI803 Fogyatékos személyeket képviselő szervezetekkel kapcsolatos ügyek iratai 5 -

NEFMI804 Fogyatékos Személyek Esélyegyenlőségéért Közalapítvány (FSzK) alapítói működésével kapcsolatos iratok N 15

NEFMI805 ENSZ Egyezmény végrehajtásával kapcsolatos koordinációs ügyek N 15

NEFMI806 Országos Fogyatékosügyi Tanács működésével kapcsolatos iratok N 15

NEFMI807 Fogyatékosságügyi pályázati programokkal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI808 Fogyatékos személyek esélyegyenlőségével kapcsolatos egyéb ügyek iratai 5 -

NEFMI809 Egyenlő esélyű hozzáféréssel kapcsolatos ügyek 5 -

NEFMI810 Európai Uniós és egyéb nemzetközi forrásokból finanszírozott fejlesztésekkel kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI811 Fogyatékosságügyi jogszabályok N 15

NEFMI812 Fogyatékos állampolgárokkal kapcsolatos egyedi ügyek, bejelentések 5 -

NEFMI813 A Nemzeti Rehabilitációs és Szociális Hivatallal kapcsolatos levelezések 5 -

A gyermek- és ifjúságpolitikával kapcsolatos iratok

NEFMI901 Gyermek- és Ifjúsági Alapprogram, illetve regionális ifjúsági tanácsok 10 -

NEFMI902 Határon túli magyar ifjúsági szervezetekkel való kapcsolattartás N 15

NEFMI903 Ifjúságkutatás, ifjúságstatisztika N 15

NEFMI904 Ifjúsági szolgáltató intézményrendszer (Mobilitás, Regionális Ifjúsági Szolgáltató Iroda) 15 -

NEFMI905 Nemzeti Gyermek- és Ifjúsági Közalapítvány N 15

NEFMI906 Zánka Gyermek- és Ifjúsági Centrum Kht. 10 -

NEFMI907 Ifjúsági közösségi terek, játszótér program 10 -

NEFMI908 Ifjúsági programok, rendezvények 10 -

NEFMI909 Ifjúsági szabadidő és ifjúsági turizmus 15 -

NEFMI910 Helyi, kistérségi, regionális ifjúsági munka 10 -

NEFMI911 Az ifjúsági törvénnyel kapcsolatos jogalkotói és jogalkalmazói feladatok N 15

NEFMI912 Ifjúságról szóló jelentésekkel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI913 Ifjúsági pályázatok és támogatások 10 -

NEFMI914 Az ifjúsági társadalmi egyeztetés rendszere (ifjúsági civil, felsőoktatási, politikai, határon túli párbeszéd és participáció) 10 -

NEFMI915 Európai uniós tagságból fakadó ifjúságpolitikai feladatok 10 -

NEFMI916 Európa tanácsi tagsággal, illetve egyéb két- és többoldalú nemzetközi kapcsolattal összefüggő feladatok 10 -

NEFMI917 Ifjúsági szakképzés, továbbképzés, szakképesítés, képesítési rendszer, nem formális képzések N 15

NEFMI918 Nemzeti Ifjúsági Stratégia N 15

A gyermek- és ifjúság védelmével kapcsolatos iratok

NEFMI1001 A gyermekvédelmet érintő közép- és hosszú távú fejlesztési koncepciók, ezek háttéranyagai N 15

NEFMI1002 Gyermekek napközbeni ellátásával (bölcsőde, családok, napközi, házi gyermekfelügyelet) kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1003 Átmeneti gondozással (helyettes szülő, gyermekek és családok átmeneti otthona) kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1004 A nevelőszülői hálózat tevékenységének ágazati irányításával összefüggő iratok N 15

NEFMI1005 A gyermekotthonok tevékenységének ágazati irányításával kapcsolatos iratok N 15

NEFMI1006 A területi gyermekvédelmi szakszolgálat ágazati irányításával kapcsolatos iratok N 15

NEFMI1007 Fiatal felnőtt utógondozói ellátásával kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1008 A gyámhatóságok szakmai irányításával kapcsolatos ügyek, állásfoglalások N 15

NEFMI1009 A közvetlen intézmények (javítóintézetek, gyermekotthonok) szakmai irányításával kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1010 A fóti Károlyi István Gyermekközpont irányítására vonatkozó ügyek N 15

NEFMI1011 A Nemzeti Család- és Szociálpolitikai Intézet szervezésével és szakmai irányításával kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1012 A Család- és Gyermekvédelmi Szakmai Kollégiummal kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1013 A megyei gyámhivatalok komplex célvizsgálatának anyagai N 15

NEFMI1014 A gyermekvédelmi szakellátást nyújtó intézmények működésével, finanszírozásával kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek 10 -

NEFMI1015 A gyermek- és ifjúságvédelmi szakemberek képzésével, továbbképzésével kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1016 Egyházak, társadalmi szervek, magánszemélyek gyermek- és ifjúságvédelmi tevékenységével kapcsolatos ügyek 5 -

NEFMI1017 A gyermekvédelem információs rendszerének iratai 10 -

NEFMI1018 Gyermekvédelmi pályázatok 10 -

NEFMI1019 Gyermek- és Ifjúságvédelemmel kapcsolatos másodfokú jogkörben eljárva hozott határozatok 10 -

NEFMI1020 Belföldi örökbefogadási ügyek N HN

NEFMI1021 Külföldön tartózkodó, magyar állampolgárságú kiskorú hazahozatalával kapcsolatos ügyek N HN

NEFMI1022 Kiskorú családi jogállása rendezésével kapcsolatos ügyek N HN

NEFMI1023 Otthonteremtési támogatás 15 -

NEFMI1024 Kiskorúak utógondozói ellátásával kapcsolatos ügyek N HN

NEFMI1025 Kiskorúak vagyoni ügyei N HN

NEFMI1026 Nevelésbe vett gyermekek ügyei N HN

NEFMI1027 Kiskorúak házasságkötésével és szülői ház elhagyásával kapcsolatos ügyek N HN

NEFMI1028 Kiskorúként Magyarországról örökbefogadott külföldi állampolgárok ügyei N HN

NEFMI1029 Kiskorúak gyámsági ügyei N HN

NEFMI1030 A közvetlen intézmények szakmai célvizsgálatának anyagai N HN

NEFMI1031 A közvetlen intézmények pénzügyi gazdálkodásával kapcsolatos iratok N HN

NEFMI1032 A főosztály költségvetési javaslata 10 -

NEFMI1033 Gyermekügyek 5 -

NEFMI1034 Külföldi tartási ügyek N HN

NEFMI1035 Belföldi tartási ügyek N HN

NEFMI1036 Nemzetközi örökbefogadási ügyek N HN

NEFMI1037 Külföldi kapcsolattartási ügyek N HN

NEFMI1038 Belföldi kapcsolattartási ügyek N HN

NEFMI1039 Külföldi ideiglenes hatályú elhelyezés N HN

NEFMI1040 Belföldi ideiglenes hatályú elhelyezés N HN

NEFMI1041 Nemzetközi családjogi rendezés N HN

NEFMI1042 Belföldi családjogi rendezés N HN

NEFMI1043 Gondnoksági ügyek N HN

NEFMI1044 Kiskorúak végleges külföldre távozása N HN

NEFMI1045 Gyermekétkeztetéssel/nyári gyermekétkeztetéssel kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1046 Védelembe vétellel, iskoláztatási támogatással, családi pótlék természetbeni biztosításával kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1047 Kísérő nélküli kiskorúakkal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1048 Gyermeki jogokkal kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek 15 -

A kábítószer-probléma megelőzésével és kábítószerügyi koordinációs feladatokkal kapcsolatos iratok

NEFMI1101 Kábítószer-probléma monitoringja (adatgyűjtés, rendszerezés, feldolgozás, közzététel) N 15

NEFMI1102 Kábítószer-problémával összefüggésben nemzetközi és hazai jelentések készítése N 15

NEFMI1103 Kábítószerügyi Koordinációs Bizottság ügyei N 15

NEFMI1104 Kábítószer-probléma megelőzésével kapcsolatos támogatások 10 -

NEFMI1105 Kábítószerüggyel kapcsolatos külföldi együttműködés anyagai N 15

NEFMI1106 Kábítószer-probléma megelőzésével kapcsolatos megkeresések, javaslatok, minták, vélemények 5 -

NEFMI1107 Kábítószer-probléma visszaszorításával kapcsolatos szakmai, fejlesztési koncepciók, cselekvési programok, előterjesztések, Nemzeti Stratégia megvalósítása N 15

NEFMI1108 A Kábítószer és Kábítószer-függőség Európai Megfigyelőközpontja EMCDDA tagságból fakadó teendők N 15

Nyugdíjpolitikával kapcsolatos iratok

NEFMI1201 Nyugdíjrendszer fejlesztésének koncepciója, jogszabály tervezetek N 15

NEFMI1202 Nyugdíjemelés rendszere, jogszabály tervezetek N 15

NEFMI1203 Öregségi nyugdíjrendszerre vonatkozó ügyek 25 -

NEFMI1204 Rokkantsági nyugdíjrendszerrel kapcsolatos ügyek 25 -

NEFMI1205 Özvegyi nyugdíjrendszerrel kapcsolatos ügyek 25 -

NEFMI1206 Árvaellátás rendszerével kapcsolatos ügyek 25 -

NEFMI1207 Magán- nyugdíjrendszerrel kapcsolatos ügyek 25 -

NEFMI1208 Nyugdíjmodell-számítások, nyugdíjkiadások éves és középtávú számításai, költségvetési tervezetek 15 -

NEFMI1209 Biztosítási jogviszonnyal, szolgálati idő minősítésével kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1210 Nyugdíjjárulékkal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1211 Speciális nyugdíj alrendszerekkel (bányászok, művészek, fegyveres testületek) kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1212 EU integrációval és a kétoldalú egyezményekkel kapcsolatos nyugdíj ügyek N 15

NEFMI1213 A Nyugdíjbiztosítási Alap járulékbevételi-nyugdíj kiadási egyensúlyának biztosításával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1214 Nyugdíjak EU nyílt koordinációja N 15

NEFMI1215 Az idősügy pénzügyi-igazgatási szakmai feladatai 10 -

NEFMI1216 Idősügyi Tanács szervezési feladatai 5 -

NEFMI1217 Idősügyi programok, rendezvények, modellek, pályázatok 5 -

NEFMI1218 Idősügyi témával kapcsolatos lakossági megkeresések 3 -

A társadalmi esélyegyenlőség előmozdításának, a fogyatékos és megváltozott munkaképességű személyek esélyegyenlőségének, a nők és férfiak esélyegyenlőségének előmozdításával kapcsolatos iratok

NEFMI1301 Az Európai Uniós tagsággal kapcsolatos esélyegyenlőségi ügyek N 15

NEFMI1302 Az Európa Tanáccsal kapcsolatos esélyegyenlőségi ügyek N 15

NEFMI1303 Két- és többoldalú nemzetközi kapcsolatok esélyegyenlőségi témákban N 15

NEFMI1304 A Nők és Férfiak Társadalmi Egyenlősége Tanáccsal kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1305 Az esélyegyenlőséggel kapcsolatos jogharmonizációs ügyek N 15

NEFMI1306 Nők és férfiak társadalmi esélyegyenlőségét célzó politika alapjául szolgáló Nemzeti Cselekvési Program stratégiájával kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1307 A nemek társadalmi egyenlőségét elősegítő pályázatok 15 -

NEFMI1308 A nemek társadalmi esélyegyenlőségét elősegítő nemzetközi források felhasználása, monitorozása 15 -

NEFMI1309 Az ENSZ CEDAW Egyezményekben foglaltak teljesítésének ügyei 15 -

NEFMI1310 A hozzátartozók közötti erőszak áldozatai számára működtetett kríziskezelő rendszerrel összefüggő feladatok N 15

NEFMI1311 Az esélyegyenlőségi hálózatokkal összefüggő feladatok 15 -

NEFMI1312 Közérdekű önkéntes tevékenységet folytató szervezetek nyilvántartásának vezetésével kapcsolatos feladatok N 15

NEFMI1313 Közérdekű önkéntes tevékenységgel kapcsolatos egyéb feladatok 10 -

Szociális és gyermekjóléti szolgáltatások

NEFMI1401 Szociális képzéssel kapcsolatos egyedi ügyek 10 -

NEFMI1402 Szakosított ellátásokat nyújtó intézmények modernizációja 15 -

NEFMI1403 Új Magyarország Fejlesztési Terv Társadalmi Megújulás Operatív programmal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1404 Új Magyarország Fejlesztési Terv Társadalmi Infrastruktúra Operatív programmal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1405 Új Magyarország Fejlesztési Terv egyéb operatív programokkal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1406 Szociális alapszolgáltatással kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek 15 -

NEFMI1407 Szociális intézmények minőségbiztosításával kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1408 Szociális ágazat közalkalmazotti kérdésekben, jogszabályok előkészítésében közreműködés, szabályozási javaslatok N 15

NEFMI1409 Szakosított ellátást nyújtó intézmények működésével kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek 15 -

NEFMI1410 A civil szervezetekkel, egyházakkal, társadalmi szervezetekkel való szakmai együttműködés N 15

NEFMI1411 Szociális szolgáltatók és intézmények működésének engedélyezésével és ellenőrzésével kapcsolatos szakmai ügyek N 15

NEFMI1412 Társadalmi szervezetek támogatásával kapcsolatos és egyedi támogatási megbízási ügyek 15 -

NEFMI1413 Szociális igazgatási bírság ügyekben másodfokú hatósági ügyek 25 -

NEFMI1414 Szociális szolgáltatáshoz kapcsolódó statisztikai adatszolgáltatási ügyek N 15

NEFMI1415 Koncepciókkal, jogszabálytervezetek előkészítésével kapcsolatos ügyek, szabályozási feladatok N 15

NEFMI1416 Humánszolgáltatást nyújtó szociális szolgáltatók és intézmények állami támogatásával kapcsolatos finanszírozási ügyek 15 -

NEFMI1417 Gyermekjóléti alapellátásokkal, szolgáltatással kapcsolatos ügyek, állásfoglalások, panaszügyek 15 -

NEFMI1418 Módszertani tevékenység végzésével kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1419 Szociális és gyermekjóléti szolgáltatási feladatkörhöz kapcsolódó, folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) dokumentumai 10 -

Lakossági kapcsolattartás, ügyfélszolgálat

NEFMI1501 Gyermekek után járó ellátások 3 -

NEFMI1502 Gyermek- és ifjúságvédelemmel kapcsolatos ügyek 3 -

NEFMI1503 Nyugdíjjal, illetve nyugdíjszerű ellátásokkal kapcsolatos ügyek 3 -

NEFMI1504 Segélykérelem 2 -

NEFMI1505 Szociális helyzettel összefüggő ügyek, ellátások 3 -

NEFMI1506 Esélyegyenlőséggel kapcsolatos ügyek 3 -

NEFMI1507 Foglalkoztatással kapcsolatos ügyek 3 -

NEFMI1508 Egészségkárosodáshoz, egészségi állapothoz kapcsolódó ellátások 3 -

NEFMI1509 Egészségügyi szolgáltatással kapcsolatos ügyek 3 -

NEFMI1510 Általános lakossági levelezés 2 -

NEFMI1511 A lakossági kapcsolattartás ügyei: panasz, bejelentés, javaslat 5 -

NEFMI1512 Érdeklődés pályázati lehetőségről, pályázatok elbírálásáról 2 -

NEFMI1513 Kulturális szakértői bejelentés, nyilvántartás vezetése 30 -

NEFMI1514 Igazságügyi szakértői engedélyekhez szakhatósági állásfoglalás kiadása 30 -

NEFMI1515 Közérdekű bejelentések, panaszok, segítség- és támogatást kérő ügyek, jogviszonnyal kapcsolatos egyéni beadványok 5 -

NEFMI1516 Magyarországi oktatási intézményekben szerzett dokumentumok (bizonyítványok, oklevelek) hitelesítése 50 -

NEFMI1517 Szolgálati időről tájékoztatás 50 -

NEFMI1518 Tanulmányi idő igazolása 50 -

NEFMI1519 Diákigazolványokkal kapcsolatos ügyek 3 -

NEFMI1520 Magánszemélyek által kezdeményezett jogszabály módosítások 5 -

Egészségbiztosítással kapcsolatos iratok

NEFMI1601 Egészségbiztosítási Alap éves költségvetésének iratai 10 -

NEFMI1602 Az egészségügyi szolgáltatók pénzügyi helyzetével, adósságállományával, valamint likviditási helyzetével kapcsolatos adatszolgáltatások, elemzések, levelek 10 -

NEFMI1603 Finanszírozási Kód karbantartó Munkabizottság ügyei 5 -

NEFMI1604 Az intézményi teljesítményvolumen-korlát meghatározásával és a területi ellátási kötelezettséggel kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1605 A járóbeteg-szakellátás finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek 10 -

NEFMI1606 A fekvőbeteg-szakellátás finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek 10 -

NEFMI1607 Járó- és fekvőbeteg-szakellátást egyaránt érintő finanszírozással kapcsolatos szakmai ügyek 10 -

NEFMI1608 Az alapellátás és egyéb ellátások (művese kezelés, betegszállítás, otthoni szakápolás, rehabilitáció) finanszírozásával kapcsolatos szakmai ügyek 10 -

NEFMI1609 Az egészségügyi ellátórendszerrel (átalakítás, finanszírozás) kapcsolatos pályázatok 10 -

NEFMI1610 Az egészségügyi ellátórendszer átalakításával, finanszírozásával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1611 Pénzbeli ellátásokkal kapcsolatos feladatok 10 -

NEFMI1612 Az egészségügyi ágazatot érintő statisztikai célú adatgyűjtések kezelése N 15

NEFMI1613 Az egészségügyi ellátórendszer finanszírozásával összefüggő jogszabály módosítások, szakmai anyagok N 15

NEFMI1614 Saját fenntartású intézmények finanszírozással kapcsolatos ügyei 10 -

NEFMI1615 Finanszírozási protokollok iratai 10 -

NEFMI1616 Rendkívüli helyzetekhez (árvíz, katasztrófa, járványok) kapcsolódó finanszírozás N 15

NEFMI1617 Egészségügy finanszírozásával kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1618 Besorolótábla és Járóbeteg Szabálykönyv módosításával kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1619 Intézmények finanszírozással kapcsolatos egyéb szakmai ügyei 5 -

NEFMI1620 Egészségbiztosítási ágazatot érintő egyéb, általános jellegű ügyek 5 -

Egészségügyi fejlesztéspolitikai feladatokkal kapcsolatos iratok

NEFMI1701 Nemzeti Fejlesztési Terv iratai 15 -

NEFMI1702 Szakértői anyagok 10 -

NEFMI1703 Stratégiai jellegű koncepciók 15 -

NEFMI1704 Regionális szervezetek ügyei 15 -

NEFMI1705 Területfejlesztés ügyei 15 -

NEFMI1706 Stratégiai tervezéssel kapcsolatos nemzetközi ügyek 15 -

NEFMI1707 Fejlesztéspolitikai célfeladatok és előirányzatai N 15

NEFMI1708 Az egészségügyi ellátórendszer működésének hatékonyságával kapcsolatos elemzések, javaslatok 15 -

NEFMI1709 Hitelkonstrukciókkal kapcsolatos iratok, egyeztetések 5 -

NEFMI1710 EU szabályozással összefüggő közgazdasági elemzések 5 -

NEFMI1711 Ágazati statisztikai adatgyűjtés 5 -

NEFMI1712 Új Magyarország Fejlesztési Tervhez és az Új Széchenyi Tervhez kapcsolódó pályázatok előkészítésével kapcsolatos iratok 10 -

NEFMI1713 Kiemelt projektekkel kapcsolatos iratok 15 -

NEFMI1714 Ágazatközi fejlesztési együttműködések iratai 15 -

NEFMI1715 Stratégiai tervek és programok megvalósítása iratai 15 -

NEFMI1716 Finanszírozással összefüggő iratok 10 -

NEFMI1717 Kapacitással összefüggő iratok 10 -

NEFMI1718 Delegálásokkal kapcsolatos ügyek iratai 5 -

Az egészségpolitikával, egészségügyi igazgatással, közegészségüggyel, járványüggyel kapcsolatos iratok

NEFMI1801 Élelmezés- és táplálkozás-egészségüggyel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1802 Kémiai biztonsággal kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1803 ÁNTSZ (Országos Tisztifőorvosi Hivatal), országos intézetek, fővárosi és megyei kormányhivatal népegészségügyi szakigazgatási szerveinek, kistérségi népegészségügyi intézeteinek ügyei 15 -

NEFMI1804 Országos Vérellátó Szolgálattal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1805 Országos Mentőszolgálat ügyei 15 -

NEFMI1806 Alternatív betegszállítással kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI1807 Egyéb országos intézetek ügyei 10 -

NEFMI1808 Egészségügyi igazgatási ügyek N HN

NEFMI1809 Szakmai kollégiumok ügyei 5 -

NEFMI1810 Fekvőbeteg ellátással kapcsolatos ügyek N HN

NEFMI1811 Alapellátás ügyei N HN

NEFMI1812 Járóbeteg ellátással kapcsolatos ügyiratok N HN

NEFMI1813 Foglalkozás-egészségügy ügyiratai N HN

NEFMI1814 Ifjúság-egészségügy iratai N HN

NEFMI1815 Intézményi átalakítások ügyiratai N 15

NEFMI1816 Minőségügy, minőségfejlesztés és minőségirányítási rendszerek, minőségügyi képzés ügyiratai N HN

NEFMI1817 Környezet- és település-egészségügy ügyiratai N HN

NEFMI1818 Szociális ügyekkel, esélyegyenlőséggel, szenvedélybetegségekkel kapcsolatos ügyiratok 15 -

NEFMI1819 Ápolási, védőnői tevékenység ügyiratai 15 -

NEFMI1820 Egészségpolitikai célú támogatások ügyiratai (pályázatok, egyedi támogatások dokumentumai) 15 -

NEFMI1821 Egészségüggyel kapcsolatos jogszabály alkotási feladatok szakmai előkészítő iratai N 15

NEFMI1822 Nukleárisbaleset-elhárítás N 15

NEFMI1823 Katasztrófa-egészségügyi gyakorlatok, továbbképzések 5 -

NEFMI1824 Segítségnyújtás, rendkívüli események, kiemelt rendezvények egészségügyi biztosítása 5 -

NEFMI1825 Honvédelmi felkészülés, gazdaságmozgósítás N HN

NEFMI1826 NATO válságreagálási rendszer N HN

NEFMI1827 NATO Befogadó Nemzeti Támogatás N HN

NEFMI1828 NATO SEPC (Senior Civil Emergency Planning Committee) 15 -

NEFMI1829 NATO CEP (Civil Emergency Planning) 10 -

NEFMI1830 NATO PHWG (Public Health and Food Water Group) 15 -

NEFMI1831 EU Egészségbiztonsági Tanács (Health Security Committee - HSC) 10 -

NEFMI1832 HTB (Határellenőrzési Tárcaközi Bizottság) 5 -

NEFMI1833 EU PROCIV (EU Polgárvédelmi Munkacsoport - Working Party on Civil Protection) 10 -

NEFMI1834 EU EPCIP (European Programme for Critical Infrastructure Protection) 15 -

NEFMI1835 EU járványügy (EWRS - Early Warning and Response System, ECDC - European Centre for Disease Prevention and Control) 10 -

NEFMI1836 Terrorizmus elleni felkészülés N HN

NEFMI1837 Kormányzati Koordinációs Bizottság N 15

NEFMI1838 Járványügyi Védekezési Munkabizottság N 15

NEFMI1839 Járványügyi felkészülés N HN

NEFMI1840 Migrációs Védekezési Munkabizottság 10 -

NEFMI1841 Katasztrófa Megelőzési Nemzeti Fórum 10 -

NEFMI1842 Nonproliferációs Tárcaközi Bizottság 10 -

NEFMI1843 Állami Egészségügyi Tartalék egyes elemei (ÁEüT) N HN

NEFMI1844 Kritikus infrastruktúra védelem N HN

NEFMI1845 Súlyos ipari Baleset Elleni Védekezési Munkabizottság 10 -

NEFMI1846 Földrengés elleni védekezési Munkabizottság 10 -

NEFMI1847 Egységes digitális hívószám 5 -

NEFMI1848 Kémiai Biológiai Radio-Nukleáris (CBRN) felkészülés 10 -

NEFMI1849 Nemzetközi Egészségügyi Rendszabályok 10 -

NEFMI1850 Hőhullám elleni védekezési munkabizottság iratai N 15

NEFMI1851 Éghajlatváltozással kapcsolatos iratok 10 -

NEFMI1852 Egészségügyi intézmények létesítése, megszüntetése, működési engedélyek, alapító okiratok N 15

NEFMI1853 Hazai egészségügyi fejlesztésre irányuló projektek N 15

NEFMI1854 Felkérés fővédnökségre, előadás megtartására 5 -

NEFMI1855 Útijelentések, beszámolók 5 -

NEFMI1856 Európai Uniós riasztórendszerekkel kapcsolatos ügyek 15 -

Egészségügyi koordinációval kapcsolatos ügyek iratai

NEFMI1857 Nemzeti AIDS Bizottsággal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1858 Szlovák-magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1859 Orosz-magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1860 Román-magyar Vegyes Bizottsággal kapcsolatos ügyek 10 -

NFEMI1861 Társadalmi Felzárkóztatási és Cigányügyi Tárcaközi Bizottsággal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1862 Országos Fogyatékosügyi Tanács egészségügyi és egészségbiztosítási szakterületet érintő ügyei 10 -

NEFMI1863 Kémiai Biztonság területén működő Tárcaközi Bizottsággal kapcsolatos ügyek 10 -

Egészségügyi ágazati humánerőforrás-stratégiával
kapcsolatos iratok

NEFMI1864 Ágazati humánerőforrás stratégiával összefüggő iratok N 15

NEFMI1865 Ágazati humánerőforrás stratégiával, szakképzéssel kapcsolatos támogatások, pályázatok ügyiratai N 15

NEFMI1866 Az egészségügyi felsőfokú szakirányú szakképzést végző intézmények akkreditációjával kapcsolatos iratok N 15

NFEMI1867 Munkaügyi tárgyú statisztikai kimutatások 5 -

NEFMI1868 Munkaügyi tárgyú megkeresések 5 -

NEFMI1869 A egészségügyi felsőfokú szakirányú szak- és továbbképzést érintő jogszabályok iratai, EU integrációból adódó feladatok N 15

NEFMI1870 Az egészségügyi felsőfokú szakirányú szakképzési rendszer szervezésének és működtetésének ügyei, valamint az akkreditált iskolai rendszerű felsőfokú szakképzés iratai 10 -

NEFMI1871 Graduális és posztgraduális képzési programokkal kapcsolatos ügyiratok 10 -

NEFMI1872 Országos Képzési Jegyzék hatálya alá tartozó egészségügyi szakképesítések irányításával, szervezésével, szakmai és vizsgakövetelményeivel, központi programjaival, szakmai vizsgáival, szakmai ellenőrzésével összefüggő iratok N HN

NEFMI1873 Országos Képzési Jegyzék hatálya alá tartozó egészségügyi szakképesítések tankönyveivel összefüggő iratok N 15

NEFMI1874 Külföldön megszerzett szakképesítések honosításának jogorvoslati ügyével összefüggő iratok N HN

NEFMI1875 Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézet (GYEMSZI) szakmai felügyeletével kapcsolatos iratok N HN

NEFMI1876 Orvosok, szakdolgozók továbbképzésével kapcsolatos iratok N HN

Népegészségüggyel kapcsolatos iratok

NEFMI1877 Népegészségügy (általános, szűrés, monitor, egészségfejlesztés, lelki egészségügy, finanszírozás) ügyiratai N HN

NEFMI1878 Népegészségügyi programokról szóló jelentések iratai 10 -

NEFMI1879 Népegészségüggyel kapcsolatos jogszabály-alkotási feladatok szakmai előkészítő anyagai N 15

NEFMI1880 Népegészségügyi Tárcaközi Bizottság munkájával kapcsolatos iratok 15 -

NEFMI1881 HIV/AIDS prevencióval kapcsolatos ügyek iratai 15 -

NEFMI1882 Egészségfejlesztési programokkal kapcsolatos iratok 10 -

NEFMI1883 EU népegészségügyi programmal kapcsolatos iratok 15 -

NEFMI1884 Dohányzás prevencióval kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1885 Népegészségüggyel kapcsolatos pénzügyi feladatok (támogatási szerződések, engedély kérések, szakmai és pénzügyi beszámolók, pályázatok, egyedi támogatások dokumentumai) 10 -

NEFMI1886 Szűrővizsgálatok, rákszűréssel kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1887 Esélyegyenlőség (kisebbség, gyermek, ifjúsági, idős, roma) 10 -

NEFMI1888 Színtér iratai, népegészségügyi programok 5 -

NEFMI1889 Nemzeti programok, stratégiák N 15

NEFMI1890 Daganatos betegségekkel kapcsolatos szakmai feladatok 10 -

Gyógyszerészeti ügyekkel kapcsolatos iratok

NEFMI1901 A gyógyszerészet és gyógyszerellátás, gyógyászati segédeszköz ellátás szervezésével és irányításával kapcsolatos megkeresések és panasz ügyek N 15

NEFMI1902 Gyógyszerekkel kapcsolatos jogszabály alkotási feladatok szakmai iratai N HN

NEFMI1903 Gyógyászati segédeszközökkel kapcsolatos jogszabály alkotási feladatok szakmai iratai N HN

NEFMI1904 Orvostechnikai eszközökkel kapcsolatos jogszabály alkotási feladatok iratai N HN

NEFMI1905 Gyógyszerek támogatásba történő befogadásának iratai 15 -

NEFMI1906 Gyógyászati segédeszközök támogatásba történő befogadásának iratai 15 -

NEFMI1907 A hatályos Magyar Gyógyszerkönyv és a Szabványos Vényminták iratai 10 -

NEFMI1908 Az európai uniós tagságból adódó szakmai feladatok N 15

NEFMI1909 A gyógyszerészet szakmai és érdekképviseleti szerveivel való kapcsolattartás ügyei N HN

NEFMI1910 Gyógyszerek és gyógyászati segédeszközök reklámozásával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI1911 Gyógyászati segédeszközökkel kapcsolatos egyéb ügyek 15 -

NEFMI1912 Gyógyászati ellátásokkal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI1913 Orvostechnikai eszközökkel kapcsolatos egyéb ügyek 10 -

NEFMI1914 A gyógyszerügyi ágazatot érintő statisztikai célú adatgyűjtések kezelése 10 -

NEFMI1915 Gyógyszerekkel kapcsolatos megkeresések 15 -

NEFMI1916 Szakmai kollégiumoktól érkező megkeresések 10 -

NEFMI1917 Gyógynövényekkel kapcsolatos ügyek 10 -

NFEMI1918 Kábítószerekkel, pszichotróp anyagokkal kapcsolatos ügyek 15 -

Egészségügyi tudományos és kutatási iratok

NEFMI2001 Az Egészségügyi Tudományos Tanács (továbbiakban: ETT) Plénumának és Elnökségének iratai és tárgyalási jegyzőkönyvei N 15

NEFMI2002 Az ETT és szakbizottságainak személyi ügyei N 15

NEFMI2003 Tudományos és Kutatásetikai Bizottság iratai N 15

NEFMI2004 Az ETT Klinikai Farmakológiai Etikai Bizottság működésének iratai N 15

NEFMI2005 Az ETT Igazságügyi Szakértői Testület működésének iratai N 15

NEFMI2006 Az ETT Humán Reprodukciós Bizottság működésének iratai N 15

NEFMI2007 Ágazati tárcaszintű kutatás iratai (pályázat, könyv megjelentetés, beszámoló, szakmai vélemény stb.) N 15

NEFMI2008 Tudományos és Technológiai Közös Alap ügyei N 15

NEFMI2009 Megbízás alapján szakmai bizottságokban való részvétel 10 -

NEFMI2010 Minisztériumon kívüli szakmai bizottságokban való tagsággal kapcsolatos iratok 10 -

NEFMI2011 Regionális Kutatásetikai Bizottság (RKEB) működésének iratai N 15

NEFMI2012 EU bizottsági anyagok, tárgyalási álláspontok iratai 10 -

NEFMI2013 Gyógyszerészeti és Egészségügyi Minőség- és Szervezetfejlesztési Intézettel (GYEMSZI-vel) való kapcsolattartás iratai 10 -

NEFMI2014 Megbízási és vállalkozási szerződések (lejáratot követően) 10 -

NEFMI2015 Kutatási szerződések (lejáratot követően) 10 -

NEFMI2016 Pályázati Iroda ISZT (Igazságügyi Szakértői Testület) ügyeinek iratai 10 -

NEFMI2017 Pályázati Iroda KFEB (Klinikai Farmakológiai Etikai Bizottság) ügyeinek iratai 10 -

NEFMI2018 Pályázati Iroda ECRIN (European Clinical Research Infrastructure Network) ügyeinek iratai 10 -

NEFMI2019 ETT Elnökséggel történő levelezések iratai 10 -

NEFMI2020 Pályázati Iroda jogszabály módosító javaslatai N 15

NEFMI2021 Ágazati Kutatásfejlesztési Pályázat iratai (szakmai) N 15

NEFMI2022 Ágazati Kutatásfejlesztési Pályázat iratai (pénzügyi) 10 -

NEFMI2023 Pályázati Iroda költségvetéssel kapcsolatos iratai N 15

NEFMI2024 Pályázati Iroda Humán Reprodukciós Bizottság egyéb ügyeinek iratai 10 -

Sportszakmai feladatok

NEFMI2101 Sportcélú pályázatokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2102 Sportcélú pályázati döntésekkel, a sportcélú pályázatok pénzügyeivel kapcsolatos iratok 10 -

NEFMI2103 Hátrányos helyzetű társadalmi csoportok, nők és családok sportjával kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI2104 Szabadidősport-események, programok támogatása, népszerűsítése 10 -

NEFMI2105 Iskolai, diák- és felsőoktatási sport támogatásával kapcsolatos iratok 10 -

NEFMI2106 Fogyatékkal élők esélyegyenlőségével kapcsolatos sportügyek N 15

NEFMI2107 Sportinformációs rendszer iratai 15 -

NEFMI2108 Sportszakmai segítségnyújtás a kapcsolódó területeknek, szervezeteknek, magánszemélyeknek 3 -

NEFMI2109 Sportcélú támogatásokhoz kapcsolódó iratok 10 -

NEFMI2110 Sportegészségügy, sportegészségügyi intézményekkel kapcsolattartás N 15

NEFMI2111 Sporttudománnyal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI2112 Sportszakember-képzés, továbbképzés 25 -

NEFMI2113 A sport területi szerveivel való kapcsolattartás 5 -

NEFMI2114 Sportstratégiával kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI2115 Sportstratégiával kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2116 Olimpiai ügyek 15 -

NEFMI2117 Magyar Olimpiai Bizottság szerződései N 15

NEFMI2118 Magyar Olimpiai Bizottsággal kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2119 Sportköztestületek és országos jellegű sportszervezetek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések 10 -

NEFMI2120 Sportköztestületekkel, országos jellegű sportszervezetekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2121 Gerevich Aladár Sportösztöndíj program N 15

NEFMI2122 Országos sportági szakszövetségek és sportági szövetségek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések 10 -

NEFMI2123 Országos sportági szakszövetségekkel, sportági szövetségekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2124 Szabadidősport szövetségek, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések 10 -

NEFMI2125 Szabadidősport szövetségekkel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2126 Fogyatékosok sportszövetségei, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések 10 -

NEFMI2127 Fogyatékosok sportszövetségeivel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2128 Diák- és főiskolai-egyetemi sport sportszövetségei, valamint tagszervezeteik támogatásával kapcsolatos szerződések 10 -

NEFMI2129 Diák- és főiskolai-egyetemi sport sportszövetségeivel, valamint tagszervezeteikkel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2130 Sportegyesületek, szakosztályok támogatásával kapcsolatos szerződések 10 -

NEFMI2131 Sportegyesületek, szakosztályok támogatásával kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2132 Sportágfejlesztési ügyek N 15

NEFMI2133 Hazai rendezésű sporteseményekkel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI2134 Utánpótlás-nevelési programokkal kapcsolatos szerződések 10 -

NEFMI2135 Utánpótlás-neveléssel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI2136 Forma-1 Magyar Nagydíjjal kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI2137 A külföldön szerzett sportszakmai képesítések honosításával, elismertetésével kapcsolatos ügyek 50 -

NEFMI2138 Sportszakmai elismerések, kitüntetések, eredményességi jutalmak 50 -

NEFMI2139 Települési és területi önkormányzatok sportcélú támogatásával kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI2140 Települési és területi önkormányzatokkal kapcsolattartás a sport területén 5 -

Sportigazgatási feladatok

NEFMI2201 Sportrendezvények Biztonságát Minősítő Szakértői Testület minősítéseivel kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI2202 „Nemzet Sportolója” címmel kapcsolatos ügyek 30 -

NEFMI2203 Vízum kiadásához támogató levelek 10 -

NEFMI2204 Honosítási ügyekben támogató levelek 10 -

NEFMI2205 Világbajnoki járadék-, nyugdíj-kiegészítéshez hatósági igazolás kiadása 10 -

NEFMI2206 Olimpiai járadékkal kapcsolatos határozatok és ahhoz kapcsolódó iratok 50 -

NEFMI2207 Olimpiai járadékkal kapcsolatos egyéb adminisztratív ügyek (igazolások, levelezések) 5 -

NEFMI2208 Sportolók és sportedzők munkaviszony keretében végzett, külföldi munkavállalásával kapcsolatos igazolások kiadása 5 -

NEFMI2209 Sportértesítő szerkesztésével kapcsolatos ügyek 1 -

NEFMI2210 Sportcélú fejezeti kezelésű előirányzatok belső költségvetésének összeállítása, jóváhagyása N 15

NEFMI2211 Sport szakterületet érintő financiális ügyekhez kapcsolódó feladatok 10 -

NEFMI2212 Doppingeljárások, doppingellenes tevékenységgel foglalkozó szervezetekkel (WADA, HUNADO) kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI2213 A doppingellenes tevékenységben résztvevő szervezetekkel való levelezés, tájékoztatás stb. 5 -

Sportlétesítményekkel kapcsolatos iratok

NEFMI2301 Papp László Budapest Sportaréna Magyar Államot megillető eseménynapokkal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI2302 Papp László Budapest Sportaréna üzemeltetéséhez kapcsolódó ügyek 15 -

NEFMI2303 Puskás Ferenc Stadion rekonstrukció 15 -

NEFMI2304 Tüske Csarnok programhoz kapcsolódó iratok 15 -

NEFMI2305 Debreceni Nagyerdei Labdarúgó Stadion rekonstrukciója 15 -

NEFMI2306 Egyedi sportberuházásokkal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI2307 Beruházás a 21. századi iskolába 15 -

NEFMI2308 Magyar Sportok Háza üzemeltetésével kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI2309 Állami tulajdonú sportingatlanokkal kapcsolatos ügyek 15 -

NEFMI2310 Sportcélú ingatlanokkal kapcsolatos miniszteri méltányossági ügyek 15 -

NEFMI2311 Stadionbiztonsági Projekttel kapcsolatos ügyek 30 -

Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő iratok

Általános nemzetközi ügyek

NEFMI9001 Nemzetközi kapcsolatok (nem EU tagállamokkal) N 15

NEFMI9002 Egyéb nemzetközi programok N 15

NEFMI9003 Egyéb nemzetközi ügyek 10 -

NEFMI9004 Nemzetközi kapcsolattartással összefüggő egyedi ügyek (állampolgárok, magánszemélyek ügyei stb.) 10 -

NEFMI9005 Diplomáciai jelentések 5 -

Általános, Európai Unióval kapcsolatos ügyek

NEFMI9006 Az Európai Unióval kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI9007 Az Európai Unióval kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI9008 Az Európai Bizottság Éves Jelentésével és a Bizottsági Akciótervvel összefüggő ügyek N 15

NEFMI9009 Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsággal (EKTB) összefüggő elvi ügyek N 15

NEFMI9010 Európai Koordinációs Tárcaközi Bizottsággal (EKTB) összefüggő adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI9011 Az EU Közösségi programjaival kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9012 Az Európai Unió 2011. I. félévi magyar elnökség ügyei N 15

NEFMI9013 Az Európai Unió 2011. I. félévi magyar elnökség adminisztratív ügyei 5 -

NEFMI9014 EU jogalkotással és Jogharmonizációs Programmal kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9015 Kétoldalú kapcsolatok EU-tagállamokkal N 15

Két- vagy többoldalú nemzetközi vagy tárcaközi szerződések,
egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, megállapodások
EU-n belül és kívül

NEFMI9016 Két- vagy többoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi megállapodások, egyezmények és munkatervek, jegyzőkönyvek; ezek előkészítése és végrehajtása harmadik, nem EU-s országokkal N 15

NEFMI9017 Kétoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi oktatási, kulturális, tudományos és ifjúsági megállapodások, egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, valamint ezek előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9018 Többoldalú állam- és kormányközi, valamint tárcaközi oktatási, kulturális, tudományos és ifjúsági megállapodások, egyezmények, munkatervek, jegyzőkönyvek, valamint ezek előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9019 A Közép-Európai Kezdeményezéssel (CEI) kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI9020 A Közép-Európai Kezdeményezéssel (CEI) kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI9021 Visegrádi 4-ekkel kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI9022 Visegrádi 4-ekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

Külföldi nemzetközi konferenciák, rendezvények, találkozók,
tanulmányutak ügyei

NEFMI9023 Nemzetközi rendezvényeken, konferenciákon, üléseken, tárgyalásokon, találkozókon való részvétel ügyei; meghívások, hivatalos kiküldetések és az arról készített jelentések és elszámolások 10 -

Hazai nemzetközi konferenciák, rendezvények, találkozók ügyei

NEFMI9024 Hazai nemzetközi rendezvények, konferenciák szervezése, előkészítése; külföldi szakemberek, delegációk fogadása, programjának előkészítése, és ezek elszámolása 10 -

Fordítási és tolmácsolási ügyek

NEFMI9025 Fordítások és tolmácsolások iratai 10 -

Nemzetközi Szervezetek ügyei

NEFMI9026 Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos elvi ügyek (UNESCO, UNITAR, IBE, ET, OECD, UNODC, INCB, WHO stb.) N 15

NEFMI9027 Nemzetközi szervezetekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek (UNESCO, UNITAR, IBE, ET, OECD, UNODC, INCB, WHO stb.) 10 -

NEFMI9028 Az Európai Unió ügynökségeivel összefüggő ügyek (Dublini Alapítvány stb.) N 15

Határon túli és szórványmagyarság ügyei

NEFMI9029 A határon túli magyarok azonosságtudatának megőrzését biztosító magyarországi munka általános irányelvei, fejlesztési tervek, állásfoglalások N 15

NEFMI9030 Határon túli magyar szövetségekkel, diák- és hallgatói szervezetekkel, egyesületekkel történő kapcsolattartás N 15

NEFMI9031 A szórványmagyarság ügyei N 15

NEFMI9032 Határon túli pedagógus-továbbképzés ügyei 5 -

NEFMI9033 Határon túli tankönyv, taneszköz és folyóirat 5 -

NEFMI9034 Határon túli diákok tanulmányi versenyei, táboroztatásai 5 -

NEFMI9035 A határon túli magyarok felsőoktatása és ösztöndíjazása 8 -

NEFMI9036 Határon túli magyarok kulturális ügyei N 15

NEFMI9037 Határon túli magyarok Magyarországon történő egészségügyi ellátása 30 -

EU-s finanszírozás, pályázatok, pénzügyek

NEFMI9038 Monitoring jelentés N 15

NEFMI9039 Strukturális Alapok és Közösségi Kezdeményezések igénybevételével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9040 EU-s pályázatokkal kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI9041 EU többéves pénzügyi keret (MFF) 10 -

Ágazatok speciális témakörei

Oktatás

NEFMI9042 Nemzetközi oktatási, tudományos kapcsolatok N 15

NEFMI9043 Ösztöndíjasok, tanulmányutasok külföldre küldése, illetőleg Magyarországon történő fogadásával, és nemzetközi nyári egyetemekkel kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI9044 Ösztöndíjasok, tanulmányutasok külföldre küldése, illetőleg Magyarországon történő fogadásával, és nemzetközi nyári egyetemekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI9045 Hungarológiai elvi ügyek N 15

NEFMI9046 Hungarológiai adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI9047 Magyarországon oktató külföldi lektorokkal kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI9048 Magyarországon oktató külföldi lektorokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI9049 Idegennyelv-oktatás fejlesztéssel kapcsolatos ügyek 10 -

NEFMI9050 Európai Képesítési Keretrendszerrel (EKKR), és a Magyar Képesítési Keretrendszerrel (MKKR) kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9051 Európai Uniós felsőoktatási feladatok N 15

NEFMI9052 Nemzetközi felsőoktatási feladatok N 15

NEFMI9053 Európai Uniós tudományos ügyek N 15

NEFMI9054 Nemzetközi tudományos ügyek N 15

NEFMI9055 Task Force Holocaust szervezettel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9056 Egyéb oktatási nemzetközi ügyek 5 -

Kultúra

NEFMI9057 Nemzetközi kulturális kapcsolatok N 15

NEFMI9058 Balassi Intézettel kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9059 Európa Kulturális Fővárosa N 15

NEFMI9060 Kulturális Évadok, nagyrendezvények N 15

NEFMI9061 Európai Örökség Cím N 15

NEFMI9062 Európai uniós és nemzetközi kulturális fejlesztésekkel kapcsolatos adminisztratív ügyek 10 -

NEFMI9063 Európai uniós és nemzetközi kulturális fejlesztésekkel kapcsolatos elvi ügyek N 15

Szociális

NEFMI9064 Európai szociális partnerekkel összefüggő ügyek N 15

NEFMI9065 Társadalmi kirekesztődéssel/beilleszkedéssel összefüggő ügyek N 15

NEFMI9066 EU-s képzések koordinációjával összefüggő ügyek (TAIEX együttműködés) N 15

NEFMI9067 Európai Uniós Nyugdíjügyek N 15

NEFMI9068 Egyéb Nemzetközi Nyugdíjügyek (OECD, ENSZ, ILO, ISSA etc.) N 15

NEFMI9069 Kétoldalú szociális biztonsági megállapodásokkal kapcsolatos ügyek N 15

Egészségügy

NEFMI9070 Nemzetközi egészségügyi együttműködési programok N 15

NEFMI9071 EU tagállamokkal megvalósuló egészségügyi együttműködési programok N 15

NEFMI9072 Egyéb egészségügyi ágazati nemzetközi ügyek 10 -

NEFMI9073 Egészségbiztosítást érintő EU-s és egyéb nemzetközi vonatkozású ügyek N 15

Sport

NEFMI9074 Európai Uniós sportügyek N 15

NEFMI9075 Európa Tanácsi sportügyek N 15

NEFMI9076 Egyéb sport ágazati nemzetközi ügyek 10 -

Miniszter irányítása alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

NEFMI9101 A Közoktatáspolitikai Tanács működésével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9102 Az Országos Köznevelési Tanács és bizottságai működésével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9103 Közoktatási Érdekegyeztető Tanács működésével kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI9104 Közoktatási Érdekegyeztető Tanács egyéb ügyei 10 -

NEFMI9105 Az Országos Diákjogi Tanács működésével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9106 Az Országos Kisebbségi Bizottság működésével kapcsolatos ügyek N 15

NEFMI9107 NEFMI fenntartásában működő muzeális intézmények tevékenységével kapcsolatos iratok N 15

NEFMI9108 MNM gazdasági ügyek, kihelyezett keretek 10 -

NEFMI9109 A minisztérium által fenntartott könyvtárakkal kapcsolatos feladatok N 15

NEFMI9110 A Könyvtári Intézet működése N 15

NEFMI9111 Magyar Országos Levéltár elvi ügyei N 15

NEFMI9112 Magyar Országos Levéltár adminisztratív ügyei 10 -

NEFMI9113 Nemzeti Sport Intézethez kapcsolódó, jogi kötőerővel bíró dokumentumok (alapító okirat módosítása, SzMSz) N 15

NEFMI9114 Nemzeti Sport Intézettel kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI9115 Nemzeti Sportközpontokhoz kapcsolódó jogi kötőerővel bíró dokumentumok (alapító okirat módosítás, SzMSz) N 15

NEFMI9116 Nemzeti Sportközpontokkal kapcsolatos adminisztratív ügyek 5 -

NEFMI9117 A Műemlékek Nemzeti Gondnoksága tevékenységével kapcsolatos íratok N 15

NEFMI9118 A Magyar Nemzeti Múzeumban lévő Országos Muzeológiai Módszertani és Információs Központ működésével és tevékenységével kapcsolatos iratok N 15

Miniszter szakmai felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

NEFMI9201 A Bécsi Magyar Levéltári Kirendeltséggel kapcsolatos elvi ügyek N 15

NEFMI9202 A NEFMI fenntartásában, illetve közvetlen szakmai felügyelet alatt működő audiovizuális archívumok tevékenységével kapcsolatos iratok N 15

NEFMI9203 ONYF-fel kapcsolatos iratok N 15

NEFMI9204 ORSZI-val kapcsolatos iratok N 15

Miniszter törvényességi felügyelete alá tartozó szervezetekkel kapcsolatos iratok

Miniszter által működtetett szervezetekkel (testületekkel) kapcsolatos iratok

2. melléklet

2.1. Miniszteri kimenő levél minta

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

MINISZTER

Iktatószám: Hiv. szám:

Ügyintéző: (név, telefonszám)

Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

Budapest, << Dátum >>

Üdvözlettel:

<<Aláíró neve>>

Cím: ............................................................ Tel.: ............., Fax: ...............

e-mail: ........................nefmi.gov.hu

2.2. Közigazgatási államtitkári kimenő levél minta

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

KÖZIGAZGATÁSI ÁLLAMTITKÁR

Iktatószám: Hiv. szám:

Ügyintéző: (név, telefonszám)

Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

Budapest, << Dátum >>

Köszönti:

<<Aláíró neve>>

Cím: ............................................................ Tel.: ............., Fax: ...............

e-mail: ........................nefmi.gov.hu

2.3. Miniszter nevében küldött kimenő levél minta

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám: Hiv. szám:

Ügyintéző: (név, telefonszám)

Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

Budapest, << Dátum >>

A miniszter nevében:

<<Aláíró neve>>

<<Aláíró beosztása>>

Cím: ............................................................ Tel.: ............., Fax: ...............

e-mail: ........................nefmi.gov.hu

2.4. Államtitkári kimenő levél minta

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

ÁLLAMTITKÁR

Iktatószám: Hiv. szám:

Ügyintéző: (név, telefonszám)

Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

Budapest, << Dátum >>

Üdvözlettel:

<<Aláíró neve>>

Cím: ............................................................ Tel.: ............., Fax: ...............

e-mail: ........................nefmi.gov.hu

2.5. Helyettes államtitkári kimenő levél minta

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

HELYETTES ÁLLAMTITKÁR

Iktatószám: Hiv. szám:

Ügyintéző: (név, telefonszám)

Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

Budapest, << Dátum >>

Üdvözlettel:

<<Aláíró neve>>

Cím: ............................................................ Tel.: ............., Fax: ...............

e-mail: ........................nefmi.gov.hu

2.6. Szervezeti egységek kimenő levél mintája

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám: Hiv. szám:

Ügyintéző: (név, telefonszám)

Melléklet: db/csomag

<<Címzett neve>> részére

<<Címzett beosztása>>

<<Intézmény neve>>

<<Címzett címe (Helység)>>

<<Címzett címe (Utca, Házszám)>>

<<Címzett címe (Irányítószám)>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................................................................

Budapest, << Dátum >>

Üdvözlettel:

<<Aláíró neve>>

<<Aláíró beosztása>>

Cím: ............................................................ Tel.: ............., Fax: ...............

e-mail: ........................nefmi.gov.hu

2.7. Belső feljegyzés minta

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

FELJEGYZÉS

Iktatószám: Ügyintéző (név, telefonszám):

<< Címzett neve és beosztása >>

részére

Tárgy: << Feljegyzés tárgya >>

<< Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan >>

Javaslat:

<<Esetleges javaslat leírása. Ezen pont alkalmazása opcionális, a feljegyzés tartalmától függ.>>

Budapest, << Dátum >>

<<Aláíró neve>>

2.8. Emlékeztető minta

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám:

EMLÉKEZTETŐ

Helyszín: << Emlékeztető tárgyának helyszíne>>

Időpont: <<Emlékeztető tárgyának időpontja>>

Jelen vannak: <<Név>>, <<Cég / Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>

<<Név>>, <<Cég / Szervezeti egység>>, a továbbiakban: << >>

Tárgy:

<<Téma>>

Előzmények:

<<Előzmények kifejtése>>

Az egyeztetés során kialakult lehetséges megoldás:

<<Lehetséges megoldások kifejtése>>

Intézkedések:

1. feladat: <<1. feladat szövege>>

Határidő: <<1. feladat határideje>>

Felelős: <<1. feladatért felelős személy>>

2. feladat: <<2. feladat szövege>>

Határidő: <<2. feladat határideje>>

Felelős: <<2. feladatért felelős személy>>

Készítette:

<<Készítő neve>>

<<Készítő szervezeti egységének neve>>

2.9. Kimenő hivatalos elektronikus levél minta

NEMZETI ERŐFORRÁS MINISZTÉRIUM

<<SZERVEZETI EGYSÉG NEVE>>

Iktatószám:

<<Címzett neve>>

<<Címzett beosztása>>

<<Címzett címe>>

Tárgy: <<Téma>> <<Időpont>> <<Kért intézkedés>>

Tisztelt <<Rang / beosztás / cím>>!

<<Tartalom, jól strukturáltan, sorkizártan>>

Üdvözlettel/Tisztelettel:

<<Aláíró neve>>

<<Aláíró beosztása>>

Nemzeti Erőforrás Minisztérium

<<Szervezeti egység neve>>

<<Szervezeti egység címe>>

www.nefmi.gov.hu

Tel.: +36 1 <<XXX XXXX>>

Fax: +36 1 <<XXX XXXX>>

Mobil: +36 <<XX XXX XXXX>>

E-mail: nefmi.gov.hu

*******************************************************************************************************

Ez az üzenet és a hozzá kapcsolódó, file-ok bizalmasak és kizárólag a címzettnek szólnak. Amennyiben Ön nem címzettje ennek a levélnek, de valamilyen hiba folytán megkapta, kérjük, semmisítse azt meg és értesítse az üzenet küldőjét.

This e-mail and any file transmitted with it are confidential and intended for the sole use of the individual or entity to whom they are addressed. If you have received this e-mail in error, please delete this e-mail and notify the sender.

*******************************************************************************************************

Szignálási utasítások:

1. Címzett □ intézkedésre □ részvételre

Alszám: □ aláírásommal válasz készítendő □ tájékoztatásul

Megjegyzés/másolatot kap □ megbízásomból válasz készítése □ megbeszélendő

miniszteri döntésre □ visszavárólag

□ összefoglaló készítése □ szignálásra

□ véleményezésre □ jóváhagyásra

□ aláírásra □ irattározásra

□ HATÁRIDŐ/SÜRGŐS □ postázásra

Dátum: Aláírás:

2. Címzett □ intézkedésre □ részvételre

Alszám: □ aláírásommal válasz készítendő □ tájékoztatásul

Megjegyzés/másolatot kap □ megbízásomból válasz készítése □ megbeszélendő

□ miniszteri döntésre □ visszavárólag

□ összefoglaló készítése □ szignálásra

□ véleményezésre □ jóváhagyásra

□ aláírásra □ irattározásra

□ HATÁRIDŐ/SÜRGŐS □ postázásra

Dátum: Aláírás:

3. Címzett □ intézkedésre □ részvételre

Alszám: □ aláírásommal válasz készítendő □ tájékoztatásul

Megjegyzés/másolatot kap □ megbízásomból válasz készítése □ megbeszélendő

□ miniszteri döntésre □ visszavárólag

□ összefoglaló készítése □ szignálásra

□ véleményezésre □ jóváhagyásra

□ aláírásra □ irattározásra

□ HATÁRIDŐ/SÜRGŐS □ postázásra

Dátum: Aláírás:

Szignálási utasítások, kezelési feljegyzések, megjegyzések:

3.0 előadói ív minta

Nemzeti Erőforrás Minisztérium

Előadói ív

Iktatószám: <<iktatószám>> Felelős neve: <<Felelos>>

Iktatás dátuma: <<iktatás dátuma>> Felelős szervezeti egysége: <<szervezeti egysége>>

Irat küldőjének neve és címe: <<Ügyfél neve és címe>> Ügyintéző neve: <<Ügyintéző>>

Ügyintéző szervezeti egysége: <<ÜI szervezeti

egysége>>

Hivatkozási szám: <<hivszám>> Szerelt előirat: <<Előirat>>

Irat címzettjének neve és címe:<<Ügyfél neve és címe>> Szerelt utóirat: <<Utóirat>>

Mellékletek száma: <<mellékletek>> Kapcsolatos irat (kézi kitöltés):

Elintézési határidő: <<határidő>>

Tárgy:<<Tárgy>>

Altárgy:<<Altárgy>>

Szignálási utasítások:
(szükség esetén folytatás a hátsó borítón)

Tájékoztatásra: Intézkedésre:

Postázás (címzettek, szignó, dátum):

Irattári tételszám: Irattári jel:

<<1>> <<2>> <<3>> <<4>> <<5>> <<6>> <<7>> <<8>>

Átmeneti irattárba adás (kézi kitöltés) Központi irattárba adás (kézi kitöltés)

<<iktatószám>>