A megemlékezés egy jelentős esemény vagy személy emlékére szervezett ünnepélyes rendezvény. Célja az emlékezet ébrentartása vagy felébresztése, illetve a tisztelet kifejezése társadalmi szinten, nagy nyilvánosság előtt.
A sikeres megemlékezés akkor éri el a célját, ha eleget tesz a társadalom részéről felmerülő elvárásoknak az ünnepi rendezvény lebonyolításának praktikus elemei (időtartam, körülmények, tartalom) tekintetében is.
Annak érdekében, hogy a fenti célok megvalósuljanak, a megemlékezések szervezésével, lebonyolításával kapcsolatban a Nemzeti Emlékhely és Kegyeleti Bizottság (NEKB), valamint a Nemzeti Örökség Intézete (NÖRI) az alábbi ajánlásokat adja.
1. A megemlékezések szervezésénél fontos, hogy a szervezők a vonatkozó jogszabályok előírásainak mindenben megfeleljenek.
2. A tárgyévi megemlékezések listáját és azok időpontjait a szervezők már a tárgyévet megelőző évben állítsák össze és hagyassák jóvá a döntéshozókkal.
3. A megemlékezések szervezése már hónapokkal a rendezvény előtt induljon el. A rendezvény szervezésének kezdeteként tájékoztatás céljából keressék fel a megemlékezés tárgyát képező személyhez vagy eseményhez köthető szervezeteket, esetleg családtagokat. Az előzetes megbeszélések alkalmával együttműködések, támogatások, társadalmi összefogások születhetnek. Fontos a közreműködőkkel az időpont megbeszélése, valamint a helyszín lefoglalása (amennyiben ez szükséges).
4. A megemlékezésre készüljön meghívó, amelyet a meghívottakhoz időben el kell juttatni. Nem csak túl későn, de túl korán sem ajánlott kiküldeni a meghívót, mert az esemény könnyen feledésbe merülhet. Javasolt körülbelül két héttel a megemlékezés előtt megküldeni azt. Indokolt lehet az előzetes regisztráció előírása, például amennyiben a helyszín befogadóképessége korlátozott.
5. A meghívó legyen egyértelmű, a fontos információk (helyszín, időpont, regisztráció) jól látható feltüntetésével. Ne legyen a meghívó felesleges közlésekkel zsúfolt.
6. A megemlékezésnek lehet védnöke, aki országos vagy helyi szinten elismert személyként emeli a megemlékezés rangját.
7. A megemlékezés előtt mindig készüljön pontos forgatókönyv, amely percre lebontva tartalmazza a rendezvény elemeit.
8. Szintén fontos, hogy a moderátori szöveg is legyen előre megírva, kerülve ezzel a kényelmetlen helyzeteket, hibákat, hosszú, kínos csendet.
9. Sajtónyilvános megemlékezés esetében ajánlott sajtómeghívót küldeni az országos, illetve a helyi média képviselői számára. A sajtómeghívó a meghívó adatain kívül tartalmazzon egy rövid háttéranyagot is, amely a megemlékezéssel kapcsolatos előzményeket, tudnivalókat, hasznos információkat ismerteti. A sajtóanyagon kerüljön feltüntetésre a sajtó munkatársaival a rendező szervezet részéről kapcsolatot tartó személy neve és elérhetőségei.
10. Amennyiben a szervezők szeretnék megörökíteni a megemlékezést, gondoskodjanak fényképészről, operatőrről, az eseményt egyéb más módon dokumentáló személyről.
11. A megemlékezés helyszínére kiemelt figyelmet kell fordítani. A helyszín legyen méltó a megemlékezéshez, a terület mérete igazodjon a rendezvényen részt vevők számához. A területet a megemlékezés előtt rendezni kell (takarítás, díszítés elhelyezése). Fontos előre meghatározni a résztvevők (protokoll, vendégek, sajtó munkatársai stb.) elhelyezkedését.
12. A rendezvényen részt vevő emlékezők várható számától, illetve korbeli összetételétől függően fontos lehet mentőszolgálat jelenléte vagy egészségügyi ellátás biztosítása [jelenleg az 5/2006. (II. 7.) EüM rendelet 2. mellékletében foglaltak az irányadó rendelkezések].
13. Forgalomkorlátozás, elterelés, esetleg gépjármű-közlekedés elől történő lezárás vagy egyéb szempontok miatt szükségessé válhat a rendőri jelenlét. Ezzel kapcsolatban minden esetben célszerű felvenni a kapcsolatot az illetékes rendőri szervvel. Közterületen tartott megemlékezést kötelező bejelenteni a Rendőrség felé.
14. A megemlékezés általános felépítése:
14.1. Felhívó jel
Kürtön, harsonán vagy trombitán játszott ünnepélyes jeladás, amely jelzi a rendezvény kezdetét. Általában katonai vagy kiemelt állami megemlékezéseken alkalmazzák.
14.2. Himnusz
Fontos, hogy a Himnuszt a jelenlévők is énekeljék, ne csak hallgassák.
14.3. Moderátor köszöntése
A moderátor néhány szóban köszönti a megjelenteket, kiemelve az állami és helyi vezetőket, az egyházi és a civil szervezetek képviselőit. Figyelni kell arra, hogy a felsorolás ne legyen túl hosszú, részletekbe menő. A három legmagasabb rangú meghívottat név és titulus szerint, míg a többieket általánosságban, delegáló szervezetek típusai szerint javasolt köszönteni (pl. „Tisztelettel köszöntöm továbbá a kormányzat, az önkormányzatok, az egyházak és a civil szervezetek képviselőit.”).
14.4. Köszöntő (a moderátor felvezetését követően)
A szervezők képviselője vagy az általuk felkért személy által elmondott, 3-5 perces köszöntő beszéd.
14.5. Rövid előadás: vers, próza, hangszeren játszott zenemű vagy ének (a moderátor felvezetését követően) A köszöntő és az ünnepi beszéd közötti átvezető rész. Célszerű élő előadást választani. Elképzelhető azonban, hogy a megemlékezéshez jobban illeszkedik egy autentikus archív felvétel, amely szorosan kapcsolódik a megemlékezéssel megtisztelt személyhez vagy eseményhez.
14.6. Ünnepi beszéd (a moderátor felvezetését követően)
Általában a legmagasabb pozícióban lévő állami vagy helyi vezető, esetleg a társadalom által elismert személy vagy illetékes szakértő által elmondott 5-8 perces beszéd, amely ahhoz a személyhez, illetve eseményhez kapcsolódik, aki vagy amely miatt a megemlékezést szervezték.
14.7. Rövid előadás: vers, próza, hangszeren játszott zenemű vagy ének (a moderátor felvezetését követően) A 14.5. pontban foglaltaknak megfelelően.
14.8. Koszorúzás, tiszteletadás (a megemlékezés jellegétől függően, a moderátor felvezetését követően)
A megjelent állami és helyi vezetők, az egyházi és civil szervezetek képviselői leróják kegyeletüket, illetve tiszteletüket. A résztvevők számától és a helyszíntől függően a koszorúk elhelyezése már a megemlékezés előtt megtörténhet, ebben az esetben főhajtással történik a tiszteletadás. Ez a módszer gyorsítja, gördülékenyebbé teszi a megemlékezést és sok hibalehetőséget kizár.
A megjelentek számától függően lehet dönteni abban a kérdésben, hogy valamennyi jelenlévő vagy csak a protokoll meghívottak róják le kegyeletüket, illetve tiszteletüket a megemlékezésnek ebben a szakaszában.
Nagyszámú megemlékező esetén célszerű úgy lebonyolítani a koszorúzást, hogy a protokoll meghívottakon felül megjelent emlékezők a megemlékezés hivatalos lezárását követően róják le tiszteletüket.
Szintén könnyíti a helyzetet, ha koszorú helyett a megemlékezők egy-egy szál virággal emlékeznek. Ezt már a meghívón célszerű jelezni.
A koszorúzás, a főhajtás vagy a szál virág elhelyezése mindig a protokolláris sorrendnek megfelelően történjen meg. A koszorúzás, illetve tiszteletadás rendjét a moderátor által elmondott (előre meghatározott) sorrend határozza meg.
14.9. A moderátor megköszöni a részvételt és a Szózat eléneklésére szólít fel
Fontos, hogy a Szózatot a jelenlévők is énekeljék, ne csak hallgassák. Erre a moderátor is szólítsa fel a megjelenteket (pl. „Most pedig a megemlékezés lezárásaként együtt énekeljük el a Szózatot.”).
14.10. Magyar takarodó vagy Il silenzio
A megemlékezés végét lezáró, trombitán játszott jel. Csakúgy, mint a felhívó jel esetében, a Magyar takarodó (vagy Il silenzio) általában katonai vagy kiemelt állami megemlékezéseken hangzik el.
A megemlékezés felépítése természetesen eltérő lehet, mindig a rendezvény jellegétől, időpontjától, a résztvevők számától, korbeli összetételétől, az esetlegesen megjelenő közjogi méltóságoktól, a várható időjárástól, valamint egyéb helyi sajátosságoktól függ.
A moderátor szükségességét is a rendezvény jellemzői határozzák meg. A moderátor közreműködése a jelenlévők számára egyértelműen meghatározza a megemlékezés menetét, irányítja és mederben tartja a rendezvényt. Természetesen kisebb megemlékezéseken a moderátor jelenléte nem szükséges. A rendezvény jellegétől, illetve a megjelentektől függően szükség lehet jeltolmács igénybevételére, aki a halláskárosult megemlékezők számára nyújt rendkívül nagy segítséget.
15. A megemlékezés egyik legneuralgikusabb pontja a rendezvény időtartama. Általánosságban azt javasoljuk, hogy a megemlékezés ne legyen 45 percnél hosszabb. Ennél hosszabb rendezvény esetén a jelenlévők figyelme lankad, kényelmetlenné válik a jelenlét, és így a megemlékezés nem éri el célját.
16. Fentieken felül érdemes figyelmet fordítani a rendezvény infrastruktúrájára is, amely nagyban meghatározza a megemlékezés sikerességét. Ide az alábbi elemek tartoznak:
16.1. pulpitus elhelyezése,
16.2. székek elhelyezése,
16.3. jó minőségű hangosítási rendszer telepítése,
16.4. helyszíntől függően ideiglenes burkolat elhelyezése (esős időben, föld talajon stb.),
16.5. időjárás függvényében ásványvíz biztosítása,
16.6. illemhely biztosítása,
16.7. napfénytől, illetve esőtől való védelem biztosítása (legalább a beszédet mondók részére),
16.8. a sajtó munkatársainak elhelyezkedését meghatározó kordon.
Általánosságban elmondható, hogy a megemlékezés akkor éri el a célját, ha a szervezők jól, összehangoltan végzik munkájukat, egy előzetesen részleteiben kidolgozott forgatókönyv alapján. Az ad hoc jelleggel megtartott megemlékezések magukban hordozzák számtalan hiba lehetőségét, és ebben az esetben a jelenlévők a rendezetlen, zavaró körülményekkel, hiányosságokkal foglalkoznak, nem figyelnek a rendezvényre.
Szervezett lebonyolítás esetén a megemlékezőkhöz eljut a rendezvény üzenete, és sikeresnek mondható a megemlékezés.
Fenti dokumentumban az NEKB és a NÖRI kizárólag ajánlásokat fogalmaz meg, azok nem kötelező érvényűek a megemlékezések szervezői részére.
