A jogszabály mai napon ( 2019.10.23. ) hatályos állapota.
A jelek a bekezdések múltbeli és jövőbeli változásait jelölik.

 

2019. évi XLII. törvény

a Magyarország Kormánya és a Nemzetközi Távközlési Egyesület között, a Nemzetközi Távközlési Egyesület ITU Telecom World 2019 rendezvényének lebonyolításáról, szervezéséről és finanszírozásáról szóló, a fogadó országgal kötött Megállapodás kihirdetéséről * 

1. § Az Országgyűlés e törvénnyel felhatalmazást ad a Magyarország Kormánya és a Nemzetközi Távközlési Egyesület között, a Nemzetközi Távközlési Egyesület ITU Telecom World 2019 rendezvényének lebonyolításáról, szervezéséről és finanszírozásáról szóló, a fogadó országgal kötött Megállapodás (a továbbiakban: Megállapodás) kötelező hatályának elismerésére.

2. § Az Országgyűlés a Megállapodást e törvénnyel kihirdeti.

3. § A Megállapodás angol nyelvű hiteles szövege és annak hivatalos magyar nyelvű fordítása a következő:

„HOST COUNTRY AGREEMENT BETWEEN THE GOVERNMENT OF HUNGARY AND THE INTERNATIONAL TELECOMMUNICATION UNION RELATING TO THE HOLDING, ORGANIZATION AND FINANCING OF ITU TELECOM WORLD 2019 OF THE INTERNATIONAL TELECOMMUNICATION UNION

Budapest, 9 - 12 September 2019

PREAMBLE

A. WHEREAS by virtue of Resolution 11 (Rev. Dubai, 2018), the International Telecommunication Union (hereinafter referred to as „ITU” or the „Union”) should, in collaboration with its Member States and Sector Members, organize telecommunication/information and communication technology (ICT) events (hereinafter referred to as the „ITU Telecom Events”) on a predictable and regular basis, taking due account of the need to ensure the financial viability of such events, as well as their neutral impact on the ITU budget on the basis of the existing cost-allocation as determined by the ITU Council;

B. WHEREAS ITU TELECOM Events are of considerable importance in keeping the membership of the Union and the wider telecommunication/ICT community informed of the latest advances in all fields of telecommunications/ICT and the possibilities of applying these achievements for the benefit of all Member States and Sector Members, particularly the developing countries;

C. WHEREAS the organization of ITU Telecom Events provides a number of direct and indirect economic and social benefits to host countries;

D. WHEREAS all expenses of ITU Telecom Events shall be recovered through the generation of positive revenues and financial commitments of the host country;

E. WHEREAS by virtue of Resolution 11 (Rev. Dubai, 2018), the determination of the venue for ITU Telecom Events shall be based on a transparent bidding process, which shall consider as selection criteria, among others: financial commitments by the host country with a view to ensuring surplus income of ITU Telecom Events, the principle of geographical rotation, and accessibility and affordability for exhibitors and participants, with a view to ensuring ample and facilitated participation;

F. WHEREAS ITU has decided to hold an ITU Telecom Event from 9 to 12 September 2019 (hereinafter referred to as the „Event”) and has issued a call for bids for hosting the Event;

G. WHEREAS ITU has a governance structure for the design and implementation of ITU Telecom Events;

H. WHEREAS the Government of Hungary (hereinafter referred to as the „Government”) submitted a successful bid to host the Event pursuant to the terms and conditions contained in this Host Country Agreement together with its Annex 1 (hereinafter collectively referred to as this „Agreement”);

I. RECALLING Resolution 1004 and Decision 304 of the ITU Council relating to „the privileges, immunities and facilities related to activities of the Union” and to „the participation of the delegations of members of the Union in forums and meetings of the Union,” respectively.

NOW, THEREFORE, the Government, represented by the Minister of Foreign Affairs and Trade, and ITU, represented by the Secretary-General, (hereinafter referred to collectively as the „Parties” and individually as a „Party”) hereby agree as follows:

ARTICLE 1

Title of the Event and Definitions

1.1 The Event shall be organized under the title „ITU Telecom World 2019”.

1.2 For purposes of this Agreement, the term „ITU Official” shall be understood to mean any elected official of ITU taking part in the Event, any ITU official or staff member assigned to the Event, or any official specifically recruited for the Event by ITU.

1.3 For purposes of this Agreement, the term „Event Participant” shall be understood to mean any exhibitor, sponsor, moderator, facilitator, speaker, representative of Member State, representative of Sector Member and expert as well as any person invited to attend the Event by the ITU Secretary-General; provided that all the above have duly registered to attend the Event.

1.4 For purposes of this Agreement, the term „representative of Sector Member” shall be understood to mean any person sent to the Event by an ITU Sector Member, Associate or Academia.

1.5 For purposes of this Agreement, the term „Host Country” shall mean Hungary.

1.6 For purposes of this Agreement, the term „Host Country Supporter” shall mean any third party which the Parties mutually agree in writing: (i) shall be engaged by the Host Country for the purpose of sponsoring or assisting (whether financially or otherwise) the Government in the performance of any of its duties or obligations under this Agreement, including the Host Country Obligations set forth in Annex 1 hereto; and (ii) in exchange for such sponsorship or assistance, shall receive certain in-kind visibility, speaking opportunities or recognition at the Event, of such specific types and upon such terms and conditions as the Parties shall mutually agree in writing prior to such Host Country Supporter’s engagement.

ARTICLE 2

Venue and dates of the Event

2.1 The Event shall be held at HUNGEXPO Budapest Fair Center (hereinafter referred to as the „Venue”) in Budapest, Hungary.

2.2 The Government shall procure for and provide to ITU, free of charge and at no cost or expense to ITU, at a minimum the areas, spaces, rooms, offices, premises and other facilities within the Venue which are set forth in Annex 1 to this Agreement, for occupancy and use by ITU in connection with the Event. The technical details, specifications and service levels for the provision of the above mentioned areas, spaces, rooms, offices, premises as well as any other facilities necessary for the organization and holding of the Event shall be the subject of a separate agreement to be concluded between ITU and the competent authorities of the Government (hereinafter, the „Implementation Agreement”) pursuant to Article 9 of this Agreement.

2.3 The Event shall be held from 9 to 12 September 2019. It will include three main phases: the build-up, the holding of the Event, and the dismantling of the Event.

2.4 Specific conditions related to the precise dates during which the premises, facilities, services and local staff to be provided by the Government in connection with the Event must be made available to ITU and fully operational, are specified in Annex 1 to this Agreement and the Implementation Agreement.

ARTICLE 3

Organization of the Event

3.1 Invitations to take part in the Event shall be sent by the ITU Secretary-General.

3.2 ITU shall have the exclusive and sole responsibility for organizing and holding the Event, except for those specific and express functions to be carried out by the Government, as detailed in this Agreement and the Implementation Agreement. Without limiting the generality of the foregoing, ITU shall, in particular, be solely responsible for:

3.2.1 identifying and appointing any and all sponsors and contractors of ITU in connection with the Event, other than the Host Country Supporters and contractors specifically agreed in writing between the Parties to be engaged by the Government for the purposes of carrying out the functions and responsibilities of the Host Country set out in this Agreement;

3.2.2 identifying, negotiating and entering into all contractor and sponsorship agreements related to all aspects of the Event, provided that the Government shall negotiate and sign its own agreements with its contractors and Host Country Supporters;

3.2.3 determining the scope of and granting benefits, recognition or visibility to any third parties in connection with the Event;

3.2.4 preparing and approving the General Regulations which shall govern the Event;

3.2.5 allocating space in the areas of the Venue allocated to ITU for the Event;

3.2.6 establishing all prices and fees for the Event and all products or services provided by ITU or its service providers and ensuring, as appropriate, preferential prices for small and medium enterprises from the Host Country;

3.2.7 organizing all official social events, forums, programmes and excursions to be held in connection with the Event; provided that the event(s) described in Section 2.6 of Annex 1 hereto shall be organized by the Government (not by ITU);

3.2.8 facilitating networking activities and preparing the Forum Programme, including any other Special Sessions of the Forum as may be determined by ITU;

3.2.9 approving the production, promotion and sales of any and all materials in connection with the Event including, but not limited to, advertising, billboards, radio, television, online and other electronic media, newspapers and other publications, and visibility to ITU sponsors and Host Country Supporters, in collaboration, as appropriate, with competent bodies designated by the Government;

3.2.10 establishing ITU’s budget for the Event; and

3.2.11 billing and collecting all payments arising exclusively in the context of ITU’s contractual agreements.

3.3 ITU shall retain the exclusive ownership of and rights to manage and distribute the data and other information created during and for the Event.

3.4 All official relations with the media (radio and television, electronic media, newspapers and other publications, etc.) with regard to the preparation, conduct and follow-up of the Event, as well as all official communication activities undertaken for the Event, shall be the responsibility of the ITU Secretary-General or his designated representative, in cooperation with the competent authorities designated by the Government.

3.5 The ITU Secretary-General or his designated representative shall exercise the responsibility described in Section 3.4 above in accordance with the general practice followed for other conferences, assemblies and meetings of ITU. In particular, accreditation of representatives of media shall be ITU’s sole responsibility.

3.6 In its relations with the media, the Government agrees not to interfere in matters relating to substantive issues, including the structure or content of the Event, which are the sole responsibility of ITU.

ARTICLE 4

Host Country Obligations

4.1 Host Country Obligations applicable to the Government, in addition to those included in this Agreement, are specified in Annex 1 to this Agreement. The technical details, specifications and service levels for the performance of certain Host Country Obligations shall be the subject of the Implementation Agreement, which shall be concluded between the representatives of the Parties, pursuant to Article 9 of this Agreement.

4.2 The Government agrees to perform all of its Host Country Obligations as and when required under the terms of this Agreement and the Implementation Agreement; including the requirements in terms of Venue infrastructure, taking into account the needs of persons with disabilities and persons with specific needs, including accessible facilities, arrangements for webcasting facilities and captioning (including transcripts of the captioning).

4.3 The Government shall defray all costs and expenses arising from, relating to or in connection with the performance of its Host Country Obligations, and ITU shall have no liability or obligation in connection therewith.

ARTICLE 5

Income

5.1 Any surplus income derived from the organization and holding of the Event shall belong entirely to ITU.

ARTICLE 6

Other events

6.1 The Government agrees neither to sponsor nor to hold, nor to allow or facilitate any third party to organize or hold any other national, regional or international ICT/telecommunications-related commercial event, exhibition or forum in Hungary, within the period commencing three (3) months prior to the start date of the Event and terminating three (3) months after the completion date of the Event.

ARTICLE 7

Privileges, immunities and facilities

7.1 In light of the provisions of existing relevant regulations and in compliance with Decision 304 of the ITU Council, confirmed by the latter’s Resolution 1004, the Government shall apply, without reservation, the provisions of the Constitution and the Convention of ITU and, in its capacity as host Government of the Event, shall authorize all Event Participants and all ITU Officials, as well as members of their families, to enter, remain in, and exit Hungary without any impediments, throughout the duration of their functions, mission(s) or stay(s) in connection with the Event. Prior to the opening of the Event, ITU will provide the Government with the names and details of arrivals for ITU Officials as well as, when appropriate, the names of those VVIP and VIP delegates attending the Event.

7.2 Unless otherwise specified in this Agreement, the Parties hereto agree that the provisions of the Convention on the Privileges and Immunities of the Specialized Agencies (hereinafter the „1947 Convention”), approved by the General Assembly of the United Nations on 21 November 1947 and to which Hungary is a Party since 2 August 1967, shall apply without reservation in respect of the Event, of ITU Officials and their respective accompanying spouses and minor children, of ITU and its properties, assets and funds, of representatives of ITU Member States, and of representatives of the United Nations and its Specialized Agencies, in the framework of this agreement and its implementation.

7.3 The Government shall ensure that all Event Participants invited by ITU to the Event, as well as persons performing functions for, or at the request of, ITU for the Event, including those referred to in Annex 1 hereto, shall enjoy immunity from legal process in respect of words spoken or written and any acts performed by them in connection with their participation in the Event.

7.4 ITU and the Government shall cooperate at all times to facilitate the proper administration of justice, to secure respect for the laws and regulations of Hungary and to prevent any abuse in connection with the privileges, immunities and facilities mentioned in this Agreement.

ARTICLE 8

Cancellation, postponement or change of venue of the Event/ Force Majeure

8.1 ITU shall have the right, to cancel or postpone the Event, or change the Venue, upon providing the Government no less than three (3) months prior written notice thereof. In the event of the cancellation, interruption, postponement or change of the Event or the Venue as a result of a decision by ITU, ITU shall have the right to terminate this Agreement within five (5) calendar days following receipt by the Government of the notification of termination. In case of any such termination, ITU’s liability, whether financial or otherwise, shall be confined solely to the expenditure incurred directly by the Government in respect of items needed for the organization and preparation of the Event up to the date of termination only, to the extent that such expenses no longer serve any useful purpose and provided they were justified and cannot be cancelled or reduced. If such termination is the result of force majeure, or occurs by mutual agreement between the Parties, each Party shall bear its own costs.

8.2 If, prior to or during the Event, the Government is no longer in a position to host the Event or permit it to take place on the dates scheduled, or requests that the Venue be changed, the Government’s responsibility to ITU shall be limited to the expenses deriving from that decision, in particular =all expenses already committed or paid by ITU in respect of items needed for the Event, to the extent that such expenses no longer serve any useful purpose and provided that they were justified and cannot be cancelled or reduced. Any expenditure which may be incurred by ITU for the rental of premises other than those specified in Article 2 of this Agreement for the holding of the Event shall likewise by defrayed by the Government. In addition, the Government shall be responsible for dealing with any action, claim or demand arising out of the Government’s decision to cancel, postpone or change the Event or the Venue and shall indemnify and hold harmless ITU and its officials in respect of any such action, claim or demand. Notwithstanding the above, any Government request to cancel the Event or to change the dates of the Event or the Venue under this Article 8.2 shall be subject to approval by ITU.

8.3 Notwithstanding Article 8.1 above, ITU reserves it right to cancel this Agreement, after prior consultation with the Government, should ITU decide that participation in the Event will be adversely affected by public travel restrictions to the Host Country. In this case, if the Agreement is cancelled, each Party shall be responsible for its own costs.

8.4 Force majeure under this Agreement shall mean acts of God, industrial disturbances, acts of public enemy, war (whether declared or not), invasion, insurrection, public riot, civil disturbances, fire, flood, earthquake, explosions or any other act, event or occurrence of a similar nature or force which is beyond the control of either Party and which neither Party, exercising due care, is able to overcome.

8.5 As soon as possible upon occurrence of any act constituting force majeure, either of the Parties shall give written notice and full particulars thereof to the other Party, if the occurrence of the force majeure risks rendering the proper performance of this Agreement, wholly or in part, impossible. In that event, both Parties shall, within five (5) calendar days after receipt of such written notification by either of the Parties, enter into negotiations, in order to assess mutually the force majeure and its impact on the proper performance of the Agreement and to agree mutually on any necessary period or suspension of services to be performed hereunder, on any extension of the duration of this Agreement needed to complete its performance or, if necessary, to agree on the termination of this Agreement and the settlement of the related financial issues.

8.6 The settlement agreed on by both Parties during these negotiations, which shall be terminated no later than five (5) working days after their commencement unless otherwise agreed upon in writing by the Parties, shall be recorded in a written agreement between the Parties which shall be annexed hereto, and shall form an integral part of this Agreement.

8.7 If the Parties are unable to agree on the adjustments to be made as a consequence or an act of force majeure, this Agreement shall be terminated at the end of the above-designated period of negotiations, and the dispute shall be settled in accordance with the provisions of Article 12 below.

ARTICLE 9

Implementation of this Agreement

9.1 Arrangements for the implementation of this Agreement shall be agreed upon in writing between the ITU Secretary-General or his designated representative and the competent authorities of the Government or the liaison officer designated by them.

ARTICLE 10

Assignment; Binding Effect

10.1 Except as otherwise expressly set forth in this Agreement, neither of the Parties shall assign, transfer, pledge or make any other disposition of this Agreement, or any portion thereof, without the prior written consent of the other Party.

10.2 This Agreement shall be binding upon the Parties and their respective successors and permitted assignees.

ARTICLE 11

Contractual relationship

11.1 The Government, where necessary, shall have the right to engage subcontractors or Host Country Supporters to assist it in the performance of its duties and obligations contained in this Agreement. Notwithstanding the engagement of any subcontractor or Host Country Supporter: (i) the Government shall remain responsible under this Agreement for the proper performance of its duties and obligations to be carried out by its subcontractors or Host Country Supporters, and (ii) ITU shall have no obligation or liability to any subcontractor or Host Country Supporter, and no subcontractors or Host Country Supporter shall have any rights or remedies against ITU, whether under this Agreement or otherwise.

11.2 Nothing in this Agreement shall be considered as creating any contractual relationship between ITU and any subcontractors or agents of the Government, or any contractual relationship between the Government and any subcontractors or agents of ITU.

11.3 The Government shall not charge ITU any commission on the goods and/or services which ITU may obtain from contractors, sponsors, supporters or other agents in the context of this Event.

ARTICLE 12

Settlement of disputes

12.1 Any dispute that involves a question governed by the 1947 Convention shall be dealt with in accordance with Section 32 of the 1947 Convention.

12.2 Subject to Section 12.1 above, any dispute between the Parties arising out of or in connection with this Agreement which cannot be settled amicably by negotiation between the Parties or by any other mutually agreed means within six (6) months of the date of notification of the dispute, shall be referred to a committee of three (3) arbitrators (hereinafter referred to as the „Committee”). One of the arbitrators shall be appointed by the ITU Secretary-General, and another by the Government. The two arbitrators thus appointed shall in turn appoint a third arbitrator to be chairman of the Committee. Should either Party fail to appoint its arbitrator within one (1) month after notification by the other Party of the name of its arbitrator, or should the two arbitrators so appointed fail to appoint a chairman within two (2) months of the second arbitrator being appointed, the arbitrator not yet appointed (or the chairman, as applicable) shall be appointed by the President of the International Court of Justice.

12.3 The language of arbitration shall be English and the place of arbitration shall be Geneva.

12.4 Unless otherwise stipulated by the Parties in writing, the Parties agree that the Committee shall be free to decide on the procedures to be followed and to allocate the costs relating to the arbitration between the Parties.

12.5 The Parties to this Agreement agree that the Board’s decision shall be final and binding upon them, and that no appeal of the decision may be brought before any national court or tribunal.

ARTICLE 13

Liability

13.1 The Government shall be responsible for dealing with any action, claim or other demand brought against ITU or its officials arising out of the Event, including:

a) any injury or death to persons or damage to or loss of property on the premises referred to in Article 2 above that are provided by or placed under the control of the Government, other than damage for which ITU is responsible due to ITU officials’ gross negligence or wilful misconduct;

b) any injury or death to persons or damage to or loss of property caused by, or incurred in using, the transport services referred to in Annex 1 to this Agreement;

c) any breach, default or non-compliance by the Government of any of its duties or obligations under this Agreement and its Annex 1;

d) any gross negligence or wilful misconduct by the Government or any of its officials; and

e) the employment for the Event of staff provided by the Government under this Agreement, including any actions or claims of any kind whatsoever brought by such staff.

13.2 The Government shall indemnify, defend and hold harmless ITU and its officials in respect of any such action, claim, proceeding or other demand.

13.3 The Government shall not, as a result of ITU activities in the Host Country, assume any international responsibility for any act or omission by ITU or by its staff.

ARTICLE 14

Notices

14.1 Any notice to be given by one of the Parties to the other Party in connection with this Agreement shall be in writing and shall be deemed sufficient when sent by prepaid, registered or certified first class air mail (with acknowledgement of receipt) or by fax to the other Party at the following address:

14.1.1 If to the ITU, to:

International Telecommunication Union

c/o Mr. Houlin Zhao, Secretary-General

Place des Nations

CH-1211 Geneva 20,

Switzerland

Fax: +41 22 730 6444

14.1.2 If to the Government, to:

The Government of Hungary

c/o H.E. Mr. Péter Szijjártó, Minister

Ministry of Foreign Affairs and Trade

Bem rakpart 47.

1027 Budapest

Hungary

Fax: +36 1 375 3766

14.2 Any such notice or information shall become effective on the date of its receipt by the Party to which it is addressed, as follows:

14.2.1 on the seventh (7th) business day following the mailing thereof, if sent by registered mail; and

14.2.2 on the next business day following the transmittal thereof, if sent by fax.

ARTICLE 15

Use of names, title, abbreviations, logos and flags

15.1 ITU shall retain all intellectual property rights to the name, abbreviation, logo and flag of ITU, which shall be used exclusively by ITU and shall not be used by the Government or by the Host Committee or their respective employees, subcontractors, partners, supporters or official suppliers, as applicable, without the prior written consent of the ITU Secretary-General or his representative duly authorized to act in the matter.

15.2 ITU shall retain the exclusive right to the use the title „ITU Telecom World” for events that it organizes.

15.3 ITU shall retain all intellectual property rights to the name, abbreviation, title and logo of the Event, which shall not be used by the Government or by the Host Committee or any of their respective employees, subcontractors, supporters, partners or official suppliers, as applicable, subject to paragraph 15.4 below, without the prior written consent of the ITU Secretary-General or his representative duly authorized to act in the matter.

15.4 The Government shall be authorized to use the name, abbreviation, title and logo of the Event in connection with the following needs; provided that such use does not alter in any way the name, abbreviation, title or logo of the Event or create the impression that a commercial business, product or service is, or has been, endorsed by ITU:

15.4.1 publicity material and/or publications relating to the Event which are intended to appear in the local, national and international media, in print or digital format (including Internet websites and microsites), and whose text has been approved in advance by ITU;

15.4.2 press conferences relating to the Event and such other activities as may be necessary in connection with the preparation and holding of the Event.

15.5 The Government shall keep ITU regularly informed concerning any use it makes of the name, abbreviation, title or logo of the Event in the context of paragraph 15.4. The Government may not be held responsible for the fraudulent use of the Event’s name, abbreviation, title or logo by any unauthorized third party.

15.6 Neither the Government, the Host Committee, nor any of their respective employees, subcontractors, partners, supporters or official suppliers, as applicable, shall use any other marks, branding, titles, themes, slogans, names, signage and logos in connection with the Event without the prior written consent of the ITU Secretary-General or his representative duly authorized to act in the matter.

ARTICLE 16

Modification and Termination of this Agreement; Order of Precedence

16.1 This Agreement, including its Annex 1, may not be modified or terminated, except by mutual written agreement signed between the Government and the ITU Secretary-General. Any modification shall be annexed to and considered an integral part of this Agreement.

16.2 In case of discrepancy between this Agreement and its Annex 1, the provisions of this Agreement shall prevail.

ARTICLE 17

Entry into force and duration of this Agreement

17.1 This Agreement shall enter into force upon the thirtieth (30th) day after the date of the notification by the Government of Hungary to the ITU that the internal procedure necessary for the entry into force of the Agreement has been duly completed.

17.2 The provisions of this Agreement shall remain applicable until the final settlement between the Parties, in accordance with the terms and conditions set forth herein, of all organizational, financial and other rights, obligations and matters relating to the Event.

IN WITNESS THEREOF, the undersigned, being duly authorized for that purpose, have signed this Agreement in two (2) original copies in the English language.

Place: Budapest

Date: „1” April, 2019

List of Annexes:

Annex 1: Host Country Obligations

ANNEX 1

HOST COUNTRY OBLIGATIONS

ARTICLE 1
Event Promotion

1.1 The Government shall fund, and work in close collaboration with ITU in the promotion of the Event in the following ways:

1.1.1 Reinforce the message and branding of the Event at both national and international levels, and create an integrated strategy towards potential Event participants.

1.1.2 Disseminate promotional materials and place on-line banners in the Host Country’s relevant governmental and ministerial websites to ensure easy access to information regarding the Event and participation details.

1.1.3 Provide ITU with print and digital branding and advertising spaces within the Venue, during the entire renal period. Such spaces shall be used as determined by ITU.

1.1.4 Provide print and digital billboard advertising of the Event in Budapest and around its main airports, during the period commencing as soon as possible following the execution of the Agreement and terminating at the conclusion of the Event, in accordance. The Government shall cover the cost of designing, producing, printing, displaying and dismantling all such advertising.

1.1.5 Market the Event in the Host Country and, internationally, through the Host Country’s national diplomatic representations worldwide (e.g., Embassies, Consulates, Missions) to promote wider participation at the Event and encourage the organization of National Pavilions.

1.1.6 Coordinate and host meetings and events across the world to promote the Event, and in particular encourage participation in the Forum, national pavilions and thematic pavilions.

1.1.7 Organize and coordinate, together with ITU, a joint presence to promote the Event at key ICT events across the world to be identified by mutual agreement of the Parties.

1.1.8 Support ITU on promotion, marketing and sale of the Event’s products and services worldwide; with a specific focus on Hungary and other European countries. The Government’s support shall include

(i) facilitating the participation of small and medium enterprises (SMEs) and start-up companies,

(ii) facilitating the organization of thematic pavilions on themes to be mutually agreed with ITU, and

(iii) securing the participation of national pavilions.

1.2 All promotional, branding and advertising materials produced and disseminated by the Government under this Article 1 shall be consistent with the overall visual identity and branding strategy of the Event, as determined by ITU.

1.3 The Government shall prepare and implement, at its cost, in full cooperation with ITU, a media plan to promote and advertise the Event across the world, including by means of national and international print and digital media campaigns. The Government shall provide to ITU a preliminary draft of the Government’s media plan for the Event. ITU shall review and comment on such draft, and the Parties shall mutually agree on a final version of the Government’s media plan for the Event. During the period commencing no later than six (6) months prior to the Event and terminating at the conclusion of the Event, the Government shall implement its media plan for the Event in accordance with the final version thereof.

1.4 The Government shall make a special effort to ensure that the Host Country is represented by its highest-level dignitaries. Confirmation will be needed that the Host Country’s national and presidential protocol service and safety and security organization will be involved as required in the coordination of the Event with ITU.

ARTICLE 2
Financial Arrangements

2.1 According to Resolution 11 (Rev. Busan, 2014), ITU Telecom Events shall be a self-financed activity and shall have no negative impact on the ITU budget on the basis of the existing cost-allocation system as determined by the ITU Council.

2.2 ITU shall issue and send to the Government a written invoice for each payment to be made by the Government to ITU under the Agreement (including this Annex 1). The Government shall make each payment under this Agreement in Swiss Francs (CHF), to the bank account specified by ITU in the relevant invoice(s), and in accordance with the applicable due date(s) set forth in the Agreement.

2.3 The Government shall arrange the following payments to ITU, in accordance with the schedule below:

2.3.1 a lump-sum of the amount of Two Million Seven Hundred Thousand Swiss Francs (CHF 2’700’000.00) to share ITU Telecom’s core expenses related to the preparation, planning and implementation of the Event and to contribute towards fellowship and youth programmes organized by ITU at its discretion.

2.3.2

Payment Percentage (%) Amount
in Swiss Francs
Due Date
Payment 100% 2’700’000.00 no later than six (6) months prior to the start of the Event
Total Payment 2’700’000.00

2.4 In addition to the amounts specified in Section 2.3 above the Government shall defray any expenses directly or indirectly involved by reason of the Event being held in Hungary. Such expenses consist in particular, without prejudice to the provisions of the Agreement (including Article 7 below), of the following: (i) staff expenses and daily subsistence allowance of ITU Officials travelling to the Host Country in connection with the preparation and planning of the Event, pursuant to the relevant provisions of the Staff Regulations and Staff Rules of ITU and the supplementary service orders issued in connection therewith (see also Sections 2.4.1, 2.4.2 and 2.4.4, below); (ii) travel and terminal expenses of ITU Officials travelling to the Host Country in connection with the preparation and planning of the Event, in accordance with the relevant provisions of the Staff Regulations and Staff Rules of ITU and the supplementary service orders issued in connection therewith (see also Sections 2.4.3 and 2.4.4, below); (iii) cost of freight transport and insurance charges between ITU headquarters and the Venue of all equipment, materials and documents necessary for the proper functioning of the Event secretariat (see also Section 2.4.5, below). These expenses shall be recorded in special accounts kept by the General Secretariat of ITU, which shall manage the necessary funds in accordance with instructions communicated by ITU rules and regulations. The accounts shall be kept in Swiss Francs.

2.4.1 Accommodation Expenses: All expenses relating to accommodation at the Host Country of a total of eighty (80) ITU Officials during the Event (calculated in accordance with the relevant provisions of the Staff Regulations and Staff Rules of ITU and the supplementary service orders issued in connection therewith, including regarding cost reimbursement) shall be paid for by the Government. The Government shall be responsible for directly booking, on behalf of ITU, all such accommodation as well as for directly settling all such accommodation expenses. The Parties agree that: (i) for ITU Elected Officials, such accommodation shall be at a five (5) star hotel located near the Venue that is mutually agreed in writing between the Parties, (ii) for all other ITU Officials (to be designated by ITU), such accommodation shall be at a four (4) star hotel located near the Venue that is mutually agreed in writing between the Parties, and (iii) for each ITU Official, such accommodation shall be for an estimated average of nine (9) room nights during the Event.

2.4.2 Daily Subsistence Allowance: Fifty percent (50%) of the rate of the applicable United Nations daily subsistence allowance (hereinafter „DSA”) of a total of eighty (80) ITU Officials travelling to the Host Country on Event missions, calculated in accordance with the relevant provisions of the Staff Regulations and Staff Rules of ITU and the supplementary service orders issued in connection therewith. In accordance with such regulations, rules and service orders, given that the accommodation for ITU Officials in connection with the Event will be provided by the Government pursuant to Section 2.4.1 above, the rate of the DSA shall only be fifty percent (50%). Immediately upon receipt of the ITU invoice, and no later than three (3) months prior to the start of the Event, the Government shall pay ITU, in accordance with Section 2.2 above, a total amount equal to One Hundred and Twenty-Two Thousand Swiss Francs (CHF 122’000), representing the estimated fifty percent (50%) DSA for all eighty (80) ITU Officials. ITU Officials are entitled to 100% DSA should accommodation not be provided free of charge by the Government. In such case the ITU invoice to be sent to the Government shall reflect 100% DSA.

2.4.3 Travel and Terminal Expenses: All travel and terminal expenses for a total of eighty (80) ITU Officials travelling by air to and from the Host City for the Event (Event Missions) calculated in accordance with the relevant provisions of the Staff Regulations and Staff Rules of ITU and the supplementary service orders issued in connection therewith (including with respect to the number of officials allowed to travel on the same flight, the air ticket class level when traveling for a certain number of hours, etc.). ITU will provide to the Government a list with arrival and departure date for each ITU Official. No later than three (3) months prior to the start of the Event, the Government shall pay ITU, in accordance with Section 2.2 above, a total amount equal to Sixty-Nine Thousand Swiss Francs (CHF 69’000), representing the estimated total cost of air tickets and fifty percent (50%) of the applicable terminal allowances for all eighty (80) ITU Officials. ITU Officials are entitled to 100% terminal allowance if transportation between the airport and the hotel in the Host Country is not provided free of charge by the Government. In such case the ITU invoice to be sent to the Government shall reflect 100% terminal allowance.

2.4.4 Preparation and Planning pre-Event Missions: All expenses of the types described in Sections 2.4.1 to 2.4.3 above in connection with up to twenty (20) pre-Event missions of ITU Officials to the Host Country in connection with the planning and preparation of the Event. Each such pre-Event mission shall be for an estimated average of five (5) room nights plus any applicable travel days calculated in accordance with the relevant provisions of the Staff Regulations and Staff Rules of ITU and the supplementary service orders issued in connection therewith. Within thirty (30) days following signature of the Agreement, the Government shall pay ITU, in accordance with Section 2.2 above, a total amount equal to Forty-Four Thousand Swiss Francs (CHF 44’000), representing 100% DSA, the estimated cost of air travel, and 50% of the applicable terminal allowances for all twenty (20) pre-Event missions. ITU Officials are entitled to 50% DSA should accommodation be provided free of charge by the Government, and 100% terminal allowance if transportation between the airport and the hotel is not provided free of charge by the Government. In such case the ITU invoice to be sent to the Government shall reflect the applicable percentages.

2.4.5 Freight Transport and Related Costs: The Government shall defray all expenses relating to the shipment, transportation (from ITU Headquarters or any other location in the world to the Venue, and vice-versa), insurance, customs clearance, storage and on-site freight services of all ITU equipment, materials, documents and other goods necessary in connection with the Event (collectively, „ITU Equipment”), having a maximum weight of four (4) tons for inbound and three (3) tons for outbound shipments. No later than three (3) months prior to the start of the Event, the Government shall pay ITU, in accordance with Section 2.2 above, a total amount equal to Thirty Five Thousand Swiss Francs (CHF 35’000), representing the estimated total cost of the above mentioned shipment, transportation, insurance, customs clearance, storage and on-site freight services of ITU Equipment.

2.4.6 Reconciliation of Expenses: Due to market fluctuations in transportation costs, air ticket rates and the applicable United Nations DSA rates, the actual total expenses of all pre-Event and Event missions, and freight transportation and insurance, shall be determined by ITU as soon as possible and no later than six (6) months after the completion of the Event. If the actual total expenses of all pre-Event and Event missions, and freight transportation and insurance, exceed their estimated total expenses, the difference shall be promptly paid by the Government to ITU. By contrast, if the estimated total expenses of all pre-Event and Event missions, and freight transportation and related costs, exceeds their actual total cost, the balance shall be promptly returned by ITU to the Government. For the avoidance of doubt, the lump sum and any other amounts paid to ITU by the Government under Section 2.3 shall not be counted towards the calculation of any such actual or estimated expenses.

2.5 The Government shall organize and host a National Pavilion of the Host Country at the Event showcasing national innovation and investment opportunities. For this purpose, ITU shall provide to the Government free of charge up to 500 m2 net of space at the Venue, with the location of such space to be determined by ITU.

2.6 The Government shall organize and defray all expenses related to the following events: (i) Opening Ceremony of the Event (for about 1,000 guests); (ii) Welcome Reception for the Event (for about 1000 guests); and (iii) Farewell Reception for the Event (for about 500 guests). The Government will also defray expenses relating to any other receptions or other events that it organizes in connection with the Event. All such receptions and events shall be organized by the Government in collaboration with ITU.

2.6.1 At least two (2) months prior to the start of the Event, the Government shall provide ITU with preliminary draft implementation and logistics plans for the events to be organized by the Government under this Section 2.6. ITU shall review and comment on such drafts, and the Parties shall mutually agree on final versions of the Government’s implementation and logistics plans for the aforementioned events.

2.6.2 The Parties agree that ITU shall establish the guest list, issue and distribute invitations, and approve all branding, speakers, materials and other information relating to the events referenced under this Section 2.6.

2.7 The Government shall facilitate and assist ITU in opening bank accounts in the Host Country in US dollars and in local currency, no later than five (5) months prior to the Event. The bank accounts shall be used for the purpose of ITU financial transactions relating to the Event.

ARTICLE 3
Protocol

3.1 The Government shall ensure that visiting dignitaries at the Event are received according to ITU-established protocol rules and procedures, and that the necessary safety and security is provided for them at the Event. The Government shall provide the necessary safety and security for, and extend the standard ITU-established protocol courtesies to, all visiting dignitaries at the Event.

3.2 The Government shall organize and provide, a Protocol Service to meet all Heads of States or Heads of Governments, Ministers and Ministerial-level guests arriving at the Event, and to accompany them to/from the airport and their hotels on their arrival, and departure in connection with the Event. The Government shall provide at least fifty (50) chauffeur driven cars free-of-charge, and dedicated liaison officers, to visiting Heads of States or Heads of Governments, Ministers and Ministerial-level guests of countries which have no official representation in Budapest. Additional security, if deemed necessary by ITU or the Government, shall be provided by the Government.

3.3 The Government shall ensure that the VIP lounge at the Liszt Ferenc Airport in Budapest (hereinafter the „airport”) can be used free of charge by the Heads of States or Heads of Governments, Ministers and Ministerial-level guests, ITU’s Elected Officials, and the heads of ITU’s Protocol and Safety and Security Divisions, in connection with the Event.

3.4 The Government shall make the necessary arrangements to: (i) organize and staff from 7 to 13 September 2019 welcome/farewell desks at the airport in Budapest to assist Event Participants arriving to and departing from the Event; and (ii) if possible, provide preferential treatment through customs for arriving and departing Event Participants.

ARTICLE 4
Transport and Hotels

4.1 In connection with the Event, the Government shall provide, at its expense, transport for ITU Officials as follows:

4.1.1 At least six (6) chauffeur driven cars, upon arrival at the airport in Budapest, for use by the five (5) Elected Officials of ITU and the heads of ITU’s Protocol and Safety and Security Divisions, and special authorization for such official cars for the duration of the Event.

4.1.2 Transport for ITU Officials between the airport and hotels during pre-Event and Event missions, as well as between hotels and the Venue during such missions. The necessary transportation schedules will be established by ITU.

4.1.3 Transport for Event Participants from the main hotel areas to the Venue, and vice versa, during the entire duration of the Event. Schedules of the shuttles will be established by the Government in collaboration with ITU.

4.2 A range of hotel accommodation will be required for Event Participants in connection with the Event. The Government shall ensure that at least one thousand (1,000) rooms in hotels or residences in the three (3) to five (5) star categories and located close to the Venue (i.e., within a one-hour travel time to/from the Venue by bus, train or car) are available for the Event at competitive preferential or discounted prices and with no mandatory minimum stay. At least six (6) months prior to the start of the Event, the Government shall confirm to ITU that it has made a block booking, for the minimum number and type of rooms described above.

ARTICLE 5
Visas and Permits

5.1 In light of the provisions of the existing relevant regulations, the Government, in its capacity as host Government of the Event, shall authorize all Event Participants and all ITU Officials, as well as members of their families, to enter, remain in, and exit Hungary without any impediments, throughout the duration of their functions, mission(s) or stay(s) in connection with the Event.

5.2 To that end, the Government shall take all appropriate measures with a view to issuing the necessary visas and entry permits, where required, to all Event Participants and ITU Officials, preferably free of charge, as speedily as possible and not later than two (2) weeks before the date of the opening of the Event, provided application for the visa is made at least four (4) weeks before the opening of the Event; if the application is made later, the visa shall be granted not later than eight (8) days from the receipt of the application.

ARTICLE 6
Safety and Security

6.1 The Government shall provide, at its expense, safety and security measures adequate to ensure the efficient functioning of the Event in an atmosphere of security and tranquillity free from interference of any kind. For the entire duration of the Event, the Government shall, in particular:

6.1.1 provide adequate safety, security and protection to all ITU Officials, all visiting dignitaries, and all Event Participants during their stay in Hungary, including special security and protections to all visiting dignitaries, as deemed necessary by the Host Country authorities, or as required by ITU;

6.1.2 provide adequate safety, security and protection to all official hotels;

6.1.3 provide adequate safety, security and protection to all Event shuttle buses;

6.1.4 provide adequate safety, security and protection both inside and outside the Venue. However, safety and security inside the Venue shall be under ITU’s control and coordination;

6.1.5 provide adequate safety, security and protection to all official social events, programmes and excursions, including those organized outside the Venue;

6.1.6 provide on-site first-aid facilities from 07:00 to 22:00 hours each day, or longer as required, for the duration of the Event and for special days as required by ITU. For emergency services, the Government shall ensure an ambulance is on-site at the Venue during the business hours to facilitate immediate transportation and admission to a hospital; and

6.1.7 provide on-site fire-fighting services from 07:00 to 22:00 hours each day, or longer as necessary, for the duration of the Event and for special days as required by ITU.

6.2 As soon as possible, and at least four (4) months prior to the opening date of the Event, the Government shall designate one (1) senior liaison officer to be in charge of safety and security relating to the Event, who shall work in close collaboration with ITU’s Head of the Safety and Security Division (the Event Safety and Security Coordinator), to ensure that the safety and security relating to the Event is comprehensive and smoothly coordinated.

6.3 With the close and continuing collaboration of the Host Country, ITU will produce a confidential Event Safety and Security Plan. The Plan will detail safety and security measures specific to the Event, to the Event Participants, to the ITU Officials, and to the Venue location. This document will be issued to third parties on a need-to-know basis, as determined by ITU. The preliminary draft of the Event Safety and Security Plan will be issued not later than three (3) months before the start date of the Event. The document will mature as the Event nears, as persons and resources are allocated, and as risks are identified and addressed. The final, completed and comprehensive version of the Event Safety and Security Plan will be issued just prior to the start date of the Event.

ARTICLE 7
Venue Specifications and associated facilities, equipment and services

7.1. At the Government’s sole cost and expense, the Government shall obtain for the benefit of, and provide to, ITU, directly or through its appointed contractor(s) pursuant to Section 8.3 of this Annex 1, the Venue for use and occupancy by ITU during the entire duration of the rental period of the Venue (as set forth in Section 7.2 below). In addition, during the entire rental period for the Venue, the Government shall provide and make available to ITU, at the Government’s sole cost and expense and free of charge to ITU, the setup arrangements, furnishings, equipment, facilities and services to be described in the Implementation Agreement.

7.2 The rental period for the Venue (the “rental period”) will be as follows, all dates inclusive:

7.2.1 Build-up period: 1 to 8 September 2019, with exceptional access to technical rooms for installation of ITU servers from 31 August 2019 (one day prior to the start of the rental period).

7.2.2 Holding Period: 9 to 12 September 2019

7.2.3 Dismantling period: 13 to 14 September 2019

7.3 The Government shall ensure that the Venue is accessible during the entire rental period by ITU Officials, ITU appointed contractors and Event Participants, from 07:00 to 24:00 hours each day. The Government shall further ensure that twenty-four hour access to the Venue shall be exceptionally provided during certain ITU-designated days of the build-up and dismantling periods.

7.4 The Government shall ensure that the Venue provides accessibility for persons with disabilities and persons with specific needs.

7.5 At least one (1) month prior to the start of the Event, the Government shall obtain, at its expense, and provide ITU written evidence of insurance coverage against such risks and upon such terms and conditions as are necessary in connection with the hosting of the Event at the Venue. The Government shall ensure that such insurance coverage extends for the duration of the entire rental period, and covers damages to the Venue, and to any property or persons within the Venue, caused by ITU, any ITU officials and/or any Event participants, including Event visitors, except for damages due to their gross negligence or wilful misconduct. If the Government does not obtain such insurance coverage as required above, the Government shall defray all expenses incurred by ITU in connection with the obtainment of such insurance coverage.

7.6 Information and Communications Technology (ICT) infrastructure will be required to host the Event. Such ICT infrastructure is critical to meet the expectations of Event Participants in terms of wireless Local Area Network and Internet webcast facilities that include captioning and the transcripts of the captioning. During the entire rental period for the Venue, the Government shall provide to ITU, at the Government’s expense and free of charge to ITU, the equipment and services which shall be specified in the Implementation Agreement, in conformance with the technical specifications set forth thereto.

7.7 The Government shall provide, at the Government’s expense and free of charge to ITU, professional local staff (including safety and security staff) to carry out, in connection with the Event, each of the jobs that shall be described in the Implementation Agreement. The Government shall ensure that all individuals selected and engaged to perform such jobs meet (at a minimum) the relevant requirements of, and perform the relevant duties for, their respective jobs. The final number, and required qualifications and experiences, of professional local staff will be communicated by ITU to the Government as soon as possible following the signature of this Agreement. The local staff provided to ITU by the Government shall be placed under the full and full and sole direction and supervision of the ITU Secretary-General. The Government shall take all necessary measures to ensure that such staff are able to perform their functions in relation to the Event with complete independence.

7.8 The Parties agree that the only goods and services that fall under Venue exclusivity are the following: Cleaning, Catering, Audio-Visual, Utilities and Telecoms, Rigging, Safety and Security, Traffic Management, Medical Services, Parking. ITU reserves the right to select and appoint its own subcontractors for providing (whether to ITU or Event participants) any goods and services which do not fall under the Venue exclusivity. ITU shall not be subject to or liable for any surcharges in procuring any goods or services from the Venue in connection with the Event (regardless of whether or not such goods and services fall under Venue exclusivity), and all such surcharges shall be defrayed by the Government.

ARTICLE 8
Host Committee; Performance of activities

8.1 The Government shall establish, at its own expense, and no later than six (6) months prior to the Event, a Host Committee in Budapest, Hungary, composed of a sufficient number of staff of the Government having sufficient skills, power and authority to undertake and make decisions concerning local, administrative and operative tasks in order to carry out the Government’s responsibilities set forth in this Agreement. The Government shall invite the owner of the Venue to attend meetings of the Host Committee, when such participation is necessary for the coordination between the Government and the Venue.

8.2 The Government shall provide ITU with a list of names, titles, functions and contact information of all the persons constituting the Host Committee no later than six (6) months prior to the Event. This list shall include details of all bodies and authorities in all relevant areas of activities including but not limited to: police, security, media, protocol, visas, customs, transportation, hotels, logistics, and IT. The reporting structure and communication process between the Host Committee and ITU will be mutually agreed between the Government and ITU. The Host Committee should be English-speaking and should assign one person from its members to be the primary contact point to interface with ITU.

8.3 No later than five (5) months prior to the Event, the Government shall inform ITU in writing the name and contact information of any entities which have been selected, engaged and appointed by the Government to perform any of the activities described in the Implementation Agreement, as the case may be. Such information provided by the Government shall indicate which activities described in the Implementation Agreement shall be performed by each entity.

8.4 ITU shall have the power and authority to directly supervise and control the activities of each of the entities mentioned in Section 8.3 above in connection with the preparation, organization and holding of the Event; provided, however, that the Government shall retain all obligations in respect of the identification, selection, engagement, appointment and remuneration of such entities. Without limiting the generality of the foregoing, the Government shall remain exclusively responsible for defraying all fees, costs and expenses relating to the goods and services provided by such entities to ITU under the terms of this Agreement.

8.5 The Government shall ensure that each of the entities mentioned in Section 8.3 above: (i) is represented by English-speaking staff at all times when providing services in connection with the Event; (ii) has and at all times dedicates the skills, experience, personnel and other resources which are necessary or required for the provision of such entity’s services in connection with the Event; (iii) complies with all laws, statutes, rules, regulations and other legal requirements applicable to it; and (iv) obtains and maintains in full force and effect all necessary permits, licenses, consents, authorizations and insurance.

ARTICLE 9
Tax Exemption

9.1 In accordance with the Convention on the Privileges and Immunities of the UN Specialized Agencies, the Government shall ensure all tax and duty exemption for ITU from any relevant federal, state or local tax.

9.2 The tax exemption stated in 9.1 shall also include any form of sales tax on any and all income and expenses related to:

9.2.1 Any goods and services provided to ITU in connection with the Event;

9.2.2 Any goods and services provided to exhibitors and other Event Participants by ITU, or by sub-contractors and agents acting in the name and on behalf of ITU, in connection with the Event;

9.2.3 Any and all fees or income to ITU for rental of exhibition space, Forum delegate registration, ITU Event printed material and publications, visitor’s entrance charges, any books or products sold by ITU, and all support services provided by ITU in connection with the Event.

9.3 When necessary, the Government shall provide ITU, subcontractors and agents acting in the name and on behalf of ITU, with written confirmation of these tax exemptions.

9.4 In light of the provisions of the existing relevant regulations, the Government shall allow the temporary importation, tax free and duty free, of all equipment, including technical equipment, accompanying accredited representatives of information media attending the Event, and shall issue without delay any necessary import and export permits for this purpose.

ARTICLE 10
Customs Duties

10.1 The Government shall facilitate customs clearances at all ports of entry and, in light of the provisions of the existing relevant regulations, provide exemptions from all temporary import and export taxes and duties, in each case, for all freight and equipment (including give-away promotional material and brochures) of ITU, and subcontractors and agents acting in the name and on behalf of ITU, as well as of Event Participants entering the Host Country for purposes of the Event.

10.2 The Government shall ensure that sufficient customs clearance staff is made available and facilitate the corresponding logistical arrangements in connection with the Event.

10.3 When necessary, the Government shall provide ITU, its sub-contractors and agents acting in the name and on behalf of ITU, as well as Event Participants, with written confirmation of taxes and customs duties exemption to facilitate the taxes and customs clearance process in connection with the Event.

FOGADÓ ORSZÁGGAL KÖTÖTT MEGÁLLAPODÁS
SZERZŐDŐ FELEK MAGYARORSZÁG KORMÁNYA ÉS A NEMZETKÖZI TÁVKÖZLÉSI EGYESÜLET TÁRGYA A NEMZETKÖZI TÁVKÖZLÉSI EGYESÜLET ITU TELECOM WORLD 2019 RENDEZVÉNYÉNEK LEBONYOLÍTÁSA, SZERVEZÉSE ÉS FINANSZÍROZÁSA

Budapest, 2019. szeptember 9-12.

PREAMBULUM

A. TEKINTETTEL ARRA, hogy a 11. Határozat (Rev. Dubai, 2018) alapján a Nemzetközi Távközlési Egyesületnek (a továbbiakban: „ITU” vagy az „Egyesület”) tagállamaival és ágazati tagjaival együttműködve távközlési/ informatikai és kommunikáció-technikai (ICT) rendezvényeket (a továbbiakban: „ITU Telecom rendezvények”) kell rendeznie előre meghatározható és rendszeres jelleggel, figyelemmel ezen rendezvények pénzügyi hátterének, valamint az ITU költségvetésére gyakorolt semleges hatásának biztosítására az ITU Tanács által meghatározott jelenlegi költségmegosztás alapján;

B. TEKINTETTEL ARRA, hogy az ITU TELECOM Rendezvények komoly jelentőséggel bírnak az Egyesület tagságának és a szélesebb szakmai közösségnek a távközlés/ICT különböző területein elért legújabb fejleményeivel és az eredményeknek a tagországok és az ágazati tagok javára történő alkalmazásának lehetőségeivel kapcsolatos folyamatos tájékoztatásában, különösen a fejlődő országokban;

C. TEKINTETTEL ARRA, hogy az ITU TELECOM Rendezvények megszervezése számos közvetlen és közvetett gazdasági és társadalmi előnyt kínál a fogadó országoknak;

D. TEKINTETTEL ARRA, hogy az ITU TELECOM Rendezvények összes költségének meg kell térülnie a fogadó ország által realizált pozitív bevételek és pénzügyi kötelezettségvállalások révén;

E. TEKINTETTEL ARRA, hogy a 11. Határozat (Rev. Dubai, 2018) értelmében az ITU Telecom Rendezvények helyszínét átlátható pályázati eljárással kell kiválasztani, többek között a következő kiválasztási ismérvek alapján: a fogadó ország pénzügyi kötelezettségvállalása oly módon, hogy az ITU Telecom Rendezvények többletbevételt biztosítsanak, a földrajzi rotáció érvényesüljön, valamint a kiállítók és résztvevők számára elérhető és megfizethető legyen, figyelemmel a bőséges és könnyített részvétel biztosítására;

F. TEKINTETTEL ARRA, hogy az ITU döntése alapján az ITU Telecom Rendezvény 2019. szeptember 9. és 12. között kerül megrendezésre (a továbbiakban: „Rendezvény”), és pályázati felhívást bocsátott ki a Rendezvény házigazdája kiválasztása érdekében;

G. TEKINTETTEL ARRA, hogy az ITU rendelkezik irányítási struktúrával az ITU Telecom Rendezvények kialakítására és megvalósítására;

H. TEKINTETTEL ARRA, hogy Magyarország Kormánya (a továbbiakban: „Kormány”) sikeres pályázatot nyújtott be, hogy a Rendezvény fogadó országa legyen a Fogadó Országgal kötött jelen Megállapodás, valamint az 1. melléklet (a továbbiakban együttesen: a jelen „Megállapodás”) feltételeinek megfelelően;

I. EMLÉKEZTETVE az ITU Tanácsnak „az Egyesület tevékenységeivel kapcsolatos előjogokra, mentességekre és lehetőségekre”, valamint „az Egyesület tagjaiból álló delegációknak az Egyesület fórumain és értekezletein való részvételére” vonatkozó 1004. határozatára és 304-es döntésére.

EZÉRT MOST a Külgazdasági és Külügyminiszter által képviselt Kormány, valamint a Főtitkára által képviselt ITU (a továbbiakban együttesen: a „Felek” és külön-külön a „Fél”) ezennel az alábbiakban állapodnak meg:

1. CIKK

A Rendezvény címe és definíciók

1.1. A Rendezvény az „ITU Telecom World 2019” cím alatt kerül megrendezésre.

1.2. A jelen Megállapodás tekintetében „ITU-tisztviselő” alatt az ITU-nak a Rendezvényen résztvevő minden választott tisztségviselője, a Rendezvényhez kirendelt minden ITU-tisztviselő és munkatárs, illetve az ITU által kifejezetten a Rendezvényre toborzott bármely tisztségviselő értendő.

1.3. A jelen Megállapodás tekintetében a „Rendezvény résztvevője” kifejezés alatt a kiállítókat, szponzorokat, moderátorokat, segítőket, előadókat, a tagállamok képviselőit, az ágazati tagok képviselőit, szakértőket, valamint az ITU Főtitkára által a Rendezvényre meghívott személyeket kell érteni, feltéve, hogy regisztráltak a Rendezvényre.

1.4. A jelen Megállapodás tekintetében az „Ágazati Tag képviselője” kifejezés alatt az ITU bármely Ágazati Tagja, társult tagja vagy a felsőoktatás képviselői által a Rendezvényre kiküldött személyek értendők.

1.5. A jelen Megállapodás tekintetében a „Fogadó Ország” kifejezés alatt Magyarország értendő.

1.6. A jelen Megállapodás tekintetében a „Fogadó Országbeli Támogató” kifejezés alatt bármilyen olyan harmadik fél értendő, amelyről a Felek írásban megállapodnak: (i) a Fogadó Ország bízza meg a szponzorálás vagy a Kormány munkájának (pénzügyi vagy egyéb vonatkozású) támogatása céljából a Megállapodás szerinti feladatai vagy kötelezettségei teljesítésére vonatkozóan, ideértve a Fogadó Országnak az e Megállapodás 1. mellékletében meghatározott kötelezettségeit; valamint (ii) e szponzorálásért vagy támogatásért cserébe bizonyos természetbeni láthatóságot, előadási lehetőségeket vagy elismerést kap a Rendezvényen, melynek típusáról és feltételeiről a Felek írásban, a Fogadó Országbeli Támogató megbízását megelőzően egyeznek meg.

2. CIKK

A Rendezvény helyszíne és időpontjai

2.1. Rendezvény a HUNGEXPO Budapesti Vásárközpontban kerül megrendezésre (a továbbiakban: a „Helyszín”), Budapesten, Magyarországon.

2.2. A Kormánynak kell megszereznie és az ITU rendelkezésére bocsátania ingyen és az ITU számára költség- és kiadásmentesen legalább a jelen Megállapodás 1. mellékletében ismertetett azon területeket, tereket, szobákat, irodákat, helyiségeket és egyéb létesítményeket a Helyszínen belül, amelyeket az ITU elfoglal és használ a Rendezvénnyel kapcsolatban. A Rendezvény szervezéséhez és lebonyolításához szükséges technikai részleteket, specifikációkat és szolgáltatási szinteket az említett területek, terek, szobák, irodák, helyiségek és egyéb létesítmények biztosításához a Felek között a jelen Megállapodás 9. cikke értelmében megkötendő külön szerződésben kell rögzíteni (a továbbiakban: „Megvalósítási Megállapodás”).

2.3. A Rendezvény 2019. szeptember 9. és 12. között kerül megrendezésre. Három fő időszakot foglal magában: a Rendezvény felépítését, lebonyolítását és leszerelését.

2.4. Azokat a pontos időpontokat, amelyek során a Kormány által a Rendezvénnyel kapcsolatban biztosítandó helyiségeknek, létesítményeknek, szolgáltatásoknak és helyi munkatársaknak teljes készenlétben az ITU rendelkezésére kell állniuk, a jelen Megállapodás 1. melléklete és a Megvalósítási Megállapodás határozza meg.

3. CIKK

A Rendezvény megszervezése

3.1. A Rendezvényen való részvételre a meghívókat az ITU Főtitkára küldi ki.

3.2. A Rendezvény megszervezéséért és lebonyolításáért kizárólag és egyedül az ITU felelős, kivéve azokat a konkrét és kifejezett feladatokat, amelyeket a Kormánynak kell végrehajtania a jelen Megállapodásban és a Megvalósítási Megállapodásban részletezettek szerint. A fentiek általános érvényének korlátozása nélkül, az ITU különösen az alábbiakért visel kizárólagos felelősséget:

3.2.1. az ITU szponzorainak és vállalkozóinak meghatározása és kinevezése a Rendezvénnyel kapcsolatban, kivéve a Fogadó Országbeli Támogatókat és azokat a vállalkozókat, amelyekről a Kormány általi alkalmazáshoz a Felek kifejezetten írásban megállapodnak a Fogadó Országra vonatkozó és a jelen Megállapodásból eredő feladatok és kötelezettségek teljesítése céljából;

3.2.2. a Rendezvény minden vonatkozásával kapcsolatos összes vállalkozói és szponzori szerződés megállapítása, megtárgyalása és megkötése feltéve, hogy a Kormány tárgyalja meg és írja alá a saját vállalkozóival és a Fogadó Országbeli Támogatókkal megtárgyalandó és megkötendő saját szerződéseit;

3.2.3. kedvezmények körének meghatározása és azok nyújtása, a Rendezvénnyel kapcsolatban a harmadik felek elismerésének, illetve láthatóságának biztosítása;

3.2.4. a Rendezvényt irányító Általános Szabályzat elkészítése és jóváhagyása;

3.2.5. terek kiosztása az ITU számára a Rendezvény céljaira átadott Helyszín területein belül;

3.2.6. a Rendezvénnyel kapcsolatos összes ár és díj megállapítása, valamint az ITU vagy szolgáltatói által a Rendezvényen biztosított termékek, illetve szolgáltatások meghatározása, és adott esetben a Fogadó Ország kis- és középvállalkozásai számára kedvezményes árak biztosítása;

3.2.7. a Rendezvénnyel kapcsolatban lebonyolítandó minden hivatalos társadalmi esemény, fórum, program és kirándulás megszervezése feltéve, hogy a jelen Megállapodás 1. melléklete 2.6. pontjában ismertetett rendezvény(eke)t a Kormány rendezi (nem az ITU);

3.2.8. hálózatépítési tevékenységek elősegítése és a Fórum Program előkészítése, beleértve az ITU által esetleg meghatározott minden egyéb szakmai fórumszekciót;

3.2.9. a Rendezvénnyel kapcsolatos anyagok előállításának, promóciójának és értékesítésének a jóváhagyása, beleértve többek között a reklámokat, hirdetőtáblákat/óriásplakátokat, rádiót, televíziót, online és egyéb elektronikus médiumokat, újságokat és egyéb publikációkat, valamint az ITU-szponzorok és a Fogadó Országbeli támogatók számára biztosított megjelenési lehetőségeket, a Kormány által kijelölt illetékes testületekkel értelemszerűen együttműködve;

3.2.10. az ITU költségvetésének megállapítása a Rendezvényre vonatkozóan; és

3.2.11. azon összegek kiszámlázása és beszedése, amelyek kizárólag az ITU által kötött szerződéses megállapodásokkal összefüggésben merülnek fel.

3.3. Az ITU fenntartja a Rendezvény alatt és céljára létrehozott adatok és egyéb információk kizárólagos tulajdonjogát, valamint kezelési és megosztási jogát.

3.4. A Rendezvény előkészítésével, lebonyolításával és követésével kapcsolatos minden hivatalos médiakapcsolat (rádió és televízió, elektronikus médiumok, újságok és egyéb publikációk stb.), valamint a Rendezvény során végzett valamennyi hivatalos kommunikációs tevékenység az ITU Főtitkárának vagy kijelölt képviselőjének a feladata, együttműködve a Kormány által kijelölt illetékes hatóságokkal.

3.5. Az ITU Főtitkára vagy kijelölt képviselője gyakorolja a fenti 3.4. pontban ismertetett hatáskört az ITU egyéb konferenciáin, gyűlésein és értekezletein követett általános gyakorlatnak megfelelően. Különösen a médiumok képviselőinek akkreditációja az ITU kizárólagos feladata.

3.6. A Kormány a médiumokkal való kapcsolatát illetően vállalja, hogy nem avatkozik bele a lényeges ügyekbe, beleértve a Rendezvény struktúráját vagy tartalmát, amelyek az ITU kizárólagos hatáskörébe tartoznak.

4. CIKK

A Fogadó Ország kötelezettségei

4.1. A Fogadó Ország Kormányára vonatkozó és a jelen Megállapodásban nem rögzített kötelezettségek a jelen Megállapodás 1. mellékletében vannak meghatározva. A Fogadó Ország bizonyos kötelezettségeinek teljesítésére vonatkozó technikai adatokat, specifikációkat és szolgáltatási szinteket a Megvalósítási Megállapodásban kell rögzíteni, amelyet a Felek képviselői a jelen Megállapodás 9. cikke értelmében fognak megkötni.

4.2. A Kormány beleegyezik abba, hogy teljesíti a Fogadó Ország összes kötelezettségét, amennyiben ez a Megállapodás és a Megvalósítási Megállapodás feltételei szerint szükséges; beleértve a Rendezvényi infrastruktúra követelményeit, figyelembe véve a fogyatékkal élők és a speciális szükségletű személyek szükségleteit, beleértve a hozzáférhető létesítményeket, az internetes műsorszolgáltatásra vonatkozó intézkedéseket és a feliratozást (beleértve a feliratok átiratát).

4.3. A Kormány viseli a Fogadó Ország kötelezettségeiből eredő, arra vonatkozó vagy annak teljesítéséből adódó összes költséget és kiadást, az ITU semmilyen felelősséggel, illetve kötelezettséggel nem tartozik ezzel kapcsolatban.

5. CIKK

Bevételek

5.1. A rendezvény megszervezéséből és lebonyolításából eredő minden többletbevétel teljes mértékben az ITU-t illeti meg.

6. CIKK

Egyéb események

6.1. A Kormány vállalja, hogy nem fog szponzorálni, lebonyolítani semmilyen egyéb nemzeti, regionális vagy nemzetközi ICT/távközlés-vonatkozású kereskedelmi rendezvényt, kiállítást vagy fórumot Magyarországon, illetve harmadik személlyel ilyen eseményt rendeztetni, számára engedélyezni vagy őt támogatni a Rendezvény kezdő időpontját megelőző harmadik (3.) hónappal kezdődő és a Rendezvény befejezését követő harmadik (3.) hónappal végződő időszakon belül.

7. CIKK

Előjogok, mentességek és könnyítések

7.1. A jelenlegi vonatkozó jogszabályok rendelkezései és az ITU Tanács 304-es döntése értelmében, amelyet utóbbi 1004-es határozata megerősített, a Kormány fenntartás nélkül alkalmazza az ITU alapszabályának és egyezményének a rendelkezéseit, és mint a Rendezvény befogadó Kormánya, engedélyezi a Rendezvény minden résztvevőjének, valamint minden ITU-tisztviselőnek és családtagjaiknak, hogy Magyarországra belépjenek, ott tartózkodjanak és azt elhagyják minden akadály nélkül a Rendezvénnyel kapcsolatos feladataik, küldetésük illetve tartózkodásuk során. Az ITU a Rendezvény megnyitása előtt átadja a Kormánynak az ITU-tisztviselők neveit és érkezési adatait, valamint értelemszerűen a Rendezvényen résztvevő VVIP és VIP küldöttek neveit.

7.2. Amennyiben a jelen Megállapodás másként nem rendelkezik, a szerződő Felek megállapodnak abban, hogy a szakosított intézmények előjogairól és mentességeiről szóló egyezmény - amelyet az Egyesült Nemzetek Közgyűlése 1947. november 21-én hagyott jóvá, és amelyhez Magyarország 1967. augusztus 2-án csatlakozott - (a továbbiakban: „1947-es egyezmény”) rendelkezései érvényesek fenntartás nélkül a Rendezvényre, az ITU-tisztviselőkre és az őket kísérő házastársaikra és kiskorú gyermekeikre, az ITU-ra és annak tulajdonaira, eszközeire és vagyonára, az ITU-tagállamok képviselőire, az Egyesült Nemzetek és Szakosított Intézményeik képviselőire e megállapodás és annak végrehajtása keretében.

7.3. A Kormány biztosítja, hogy a Rendezvény ITU által meghívott minden résztvevője, valamint az ITU felkérésére a Rendezvény számára feladatokat teljesítő személyek - ideértve a Megállapodás 1. mellékletében felsoroltakat - jogi eljárás alóli mentességet élveznek az általuk kimondott vagy leírt szavak, és az általuk a Rendezvényen való részvételükkel kapcsolatban végzett bármely cselekedet tekintetében.

7.4. Az ITU és a Kormány mindenkor együttműködik a megfelelő igazságszolgáltatás alkalmazásában Magyarország törvényeinek és jogszabályainak tiszteletben tartása, valamint a jelen Megállapodásban rögzített előjogokkal, mentességekkel és könnyítésekkel való visszaélés megelőzése érdekében.

8. CIKK

A Rendezvény törlése, halasztása vagy helyszínének megváltoztatása/vis maior

8.1. Az ITU-nak joga van saját belátása szerint törölni vagy elhalasztani a Rendezvényt, vagy megváltoztatni a helyszínét a Kormánynak legalább három (3) hónappal azt megelőzően megküldött írásbeli értesítéssel. Az ITU döntése következtében a Rendezvény vagy a Helyszín törlése, megszakítása, elhalasztása vagy megváltoztatása esetén az ITU-nak jogában áll a jelen Megállapodást a felmondásról szóló értesítés Kormány által történő kézhezvételétől számított öt (5) naptári napon belül felmondani. Felmondás esetén az ITU pénzügyi vagy egyéb felelőssége kizárólag a Kormány részéről közvetlenül a Rendezvény megszervezéséhez és előkészítéséhez szükséges tételek tekintetében, és kizárólag a felmondás időpontjáig felmerülő kiadásokra korlátozódik, amennyiben ezek a kiadások már nem szolgálnak semmilyen hasznos célt, és feltéve, hogy indokoltak voltak és nem törölhetők vagy csökkenthetők. Ha a felmondás vis maior következménye, vagy a Felek kölcsönös megegyezésével történik, mindkét Fél maga viseli saját költségeit.

8.2. Ha a Kormány a Rendezvény előtt vagy alatt nem áll abban a helyzetben, hogy a Rendezvényt megszervezze, vagy engedélyezze annak lebonyolítását a tervezett időpontokban, vagy a Helyszín megváltoztatását kéri, a Kormány felelőssége az ITU-val szemben az e döntésből eredő kiadásokra korlátozódik, különösen az ITU által a Rendezvényhez szükséges tételek tekintetében már vállalt vagy kifizetett kiadásokra, amennyiben ezek a kiadások már nem szolgálnak semmilyen hasznos célt, és feltéve, hogy indokoltak voltak és nem törölhetők vagy csökkenthetők. Az ITU-nál a Rendezvény megtartása céljából a jelen Megállapodás 2. cikkében meghatározottaktól eltérő helyiségek bérbeadása miatt esetlegesen felmerülő kiadásokat is a Kormány viseli. Ezenkívül a Kormány feladata a Rendezvény Kormány által történő törlésével vagy elhalasztásával, illetve Helyszínének megváltoztatásával kapcsolatban felmerülő minden jogi kereset, kárigény vagy követelés kezelése, valamint az ITU és tisztviselői kártalanítása, védelme és felelősség alóli mentesítése minden ilyen keresettel, kárigénnyel illetve követeléssel szemben. A fentiektől függetlenül a jelen 8.2. pont értelmében a Rendezvény megszüntetésére vagy a Rendezvény dátumainak vagy Helyszínének megváltoztatására vonatkozó minden kormányzati kérelmet az ITU-nak jóvá kell hagynia.

8.3. A fenti 8.1. ponttól függetlenül az ITU fenntartja magának a jogot, hogy ezt a Megállapodást a Kormánnyal folytatott előzetes egyeztetést követően megszüntesse, ha az ITU azon az állásponton van, hogy a Rendezvényen való részvételt hátrányosan érintik a Fogadó Országra vonatkozó utazási korlátozások. Ebben az esetben, ha a Megállapodás megszüntetésre kerül, a Felek saját költségeikért felelősek.

8.4. Vis maior a jelen Megállapodás értelmében előre nem látható eseményt, ipari zavarokat, közellenség által végrehajtott cselekményeket, (bejelentett vagy nem bejelentett) háborút, megszállást, zendülést, népfelkelést, polgári zavargást, tűzesetet, árvizet, földrengést, robbantást vagy egyéb olyan eseményt vagy történést jelent, amely valamelyik Fél ellenőrzésén kívül esik, és amelyet egyik Fél sem képes megfelelő gondossággal elhárítani.

8.5. A vis maiornak számító esemény bekövetkezését követően a Felek a lehető legrövidebb időn belül írásban értesítik és teljeskörűen tájékoztatják a másik Felet, ha a vis maior bekövetkezése teljes mértékben vagy részben ellehetetleníti e Megállapodás megfelelő végrehajtását. Ebben az esetben mindkét Fél az írásbeli értesítés kézhezvételétől számított öt (5) naptári napon belül tárgyalásokat kezd, hogy kölcsönösen felmérjék a vis maior mértékét és annak a Megállapodás megfelelő teljesítésére gyakorolt hatását, valamint, hogy kölcsönösen megállapodjanak bármilyen szükséges időszakról vagy a Megállapodás szerint teljesítendő szolgáltatások felfüggesztéséről, vagy a jelen Megállapodás időtartamának olyan mértékű meghosszabbításáról, amely a teljesítéshez szükséges, vagy ha szükséges, megállapodjanak a jelen Megállapodás megszüntetéséről és a kapcsolódó pénzügyi kérdések rendezéséről.

8.6. A tárgyalásokat azok kezdetétől számított legkésőbb öt (5) munkanapon belül be kell fejezni, kivéve, ha arról a Felek írásban másként rendelkeznek. A tárgyalások során mindkét Fél által elfogadott rendezés módját a Feleknek írásban kell rögzíteniük megállapodás formájában, melyet e Megállapodáshoz mellékletként csatolnak, és mely e Megállapodás szerves részét képezi.

8.7. Ha a Felek nem tudnak megállapodni a vis maior következtében végrehajtandó kiigazításokról, a jelen Megállapodást a fent említett tárgyalási időszak végén meg kell szüntetni, és a vitát a 12. cikk rendelkezéseivel összhangban kell rendezni.

9. CIKK

A jelen Megállapodás megvalósítása

9.1. Az ITU Főtitkárának vagy kijelölt képviselőjének írásban meg kell állapodnia a Kormány illetékes szerveivel vagy az általuk megbízott összekötő tisztviselővel a jelen Megállapodás megvalósításának módozatairól.

10. CIKK

Átruházás; kötelező érvény

10.1. Amennyiben a jelen Megállapodás nem rendelkezik kifejezetten másként, egyik fél sem engedményezi, ruházza át, zálogosítja el vagy rendelkezik más módon a jelen Megállapodásról, vagy annak bármely részéről, a másik Fél előzetes írásbeli engedélye nélkül.

10.2. A jelen Megállapodás kötelező érvényű a Felekre és azok mindenkori jogutódaira és törvényes engedményeseire.

11. CIKK

Szerződéses viszony

11.1. A Kormánynak szükség szerint joga van alvállalkozókat vagy Fogadó Országbeli Támogatókat megbízni a jelen Megállapodásban rögzített feladatai és kötelezettségei teljesítése érdekében. Bármely alvállalkozó vagy Fogadó Országbeli Támogató megbízásától függetlenül: (i) a jelen Megállapodás értelmében továbbra is a Kormány felelős az alvállalkozói és Fogadó Országbeli Támogatói által végrehajtandó feladatainak és kötelezettségeinek megfelelő teljesítéséért, és (ii) az ITU-nak nincs kötelezettsége vagy felelőssége egyetlen ilyen alvállalkozóval vagy Fogadó Országbeli Támogatóval szemben sem, az alvállalkozóknak és a Fogadó Országbeli Támogatóknak pedig nincsenek jogaik vagy jogvédelmi igényük az ITU-val szemben, akár a jelen Megállapodás értelmében, akár egyébként.

11.2. A jelen Megállapodásban semmi sem tekinthető úgy, mintha bármilyen szerződéses viszonyt létesítene az ITU és a Kormány bármely alvállalkozója, illetve megbízottja között, vagy bármilyen szerződéses viszonyt a Kormány és az ITU bármely alvállalkozója, illetve megbízottja között.

11.3. A Kormány nem számíthat fel semmilyen jutalékot az ITU-nak olyan árukra, illetve szolgáltatásokra, amelyeket az ITU szerez be az e Rendezvény keretében megbízott vállalkozóktól, szponzoroktól, támogatóktól vagy egyéb megbízottaktól.

12. CIKK

Jogviták rendezése

12.1. Az 1947-es egyezmény hatáskörébe tartozó bármely kérdéssel kapcsolatos jogvitát az 1947-es egyezmény 32. bekezdésének megfelelően kell kezelni.

12.2. A fenti 12.1. pontra tekintettel a Felek között a jelen Megállapodásból eredő vagy azzal kapcsolatos minden vitát, amely nem rendezhető barátságosan a Felek közötti tárgyalással vagy bármely egyéb kölcsönösen megállapodott eszköz alkalmazásával a jogvitáról szóló értesítés keltétől számított hat (6) hónapon belül, három (3) választottbíróból álló testület (a továbbiakban: „Testület”) hatáskörébe kell utalni. Az egyik választottbírót az ITU Főtitkára nevezi ki, egy másikat pedig a Kormány. Az így kinevezett két választottbíró nevezi ki a harmadik választottbírót, aki a Testület elnöke lesz. Amennyiben bármelyik Fél elmulasztja választottbírája kinevezését egy (1) hónapon belül azt követően, hogy a másik Fél közölte választottbírája nevét, vagy az így kinevezett két választottbíró elmulasztja egy elnök kinevezését a második választottbíró kinevezésétől számított két (2) hónapon belül, a még ki nem nevezett választottbírót (vagy az elnököt, értelemszerűen) a Nemzetközi Bíróság elnöke fogja kinevezni.

12.3. A választottbíráskodás nyelve az angol, a választottbíráskodás helye pedig Genf.

12.4. Amennyiben a Felek nem kötik ki írásban másként, a Felek megállapodnak abban, hogy a Testület szabadon dönt a követendő eljárásokról és a választottbíráskodással kapcsolatos költségek Felek közötti megosztásáról.

12.5. A jelen Megállapodást megkötő Felek megállapodnak abban, hogy a Testület döntése végleges és számukra kötelező érvényű, és hogy fellebbezés nem nyújtható be a döntés ellen semmilyen nemzeti bíróságnál vagy törvényszéknél.

13. CIKK

Felelősség

13.1. A Kormány felelősségi körébe tartozik a Rendezvényből fakadóan felmerülő minden kereset, követelés, eljárás vagy egyéb igény kezelése, amelyet az ITU-val vagy bármely tisztviselőjével szemben kezdeményeznek, ideértve a következőket:

a) a 2. cikkben említett, a Kormány által rendelkezésre bocsátott, vagy ellenőrzése alatt lévő helyiségekben történt minden személyi sérülés vagy halál, illetve vagyoni kár vagy veszteség, kivéve azokat a károkat, amelyekért az ITU tartozik felelősséggel az ITU tisztviselőinek súlyos gondatlansága vagy szándékos kötelességszegése miatt;

b) a jelen Megállapodás 1. mellékletében hivatkozott szállítási szolgáltatások által okozott, vagy igénybevétele közben történt minden személyi sérülés vagy haláleset, illetve vagyoni kár vagy veszteség;

c) a Kormány a jelen Megállapodás és annak 1. mellékletének hatálya alá tartozó bármely feladatának és kötelezettségének megszegése, megsértése, elmulasztása vagy nem teljesítése;

d) a Kormány vagy annak bármely tisztviselője által elkövetett bármilyen durva hanyagság vagy szándékos helytelen magatartás; és

e) a Kormány által a jelen Megállapodás hatálya alatt a Rendezvényre alkalmazott személyzet, beleértve az ilyen személyzet által benyújtott, illetve indított bármilyen jellegű keresetet vagy követelést.

13.2. A Kormány kártalanítja, megvédi és a felelősség alól mentesíti az ITU-t és annak tisztviselőit bármely ilyen kereset, követelés, eljárás vagy egyéb igény tekintetében.

13.3. A Kormány nem vállal semmilyen nemzetközi felelősséget az ITU Fogadó Országban végzett tevékenységei eredményeként az ITU vagy annak személyzete által végzett bármely cselekményért vagy elkövetett mulasztásért.

14. CIKK

Értesítések

14.1. A bármely Fél által a másik Fél számára a jelen Megállapodás értelmében küldött minden értesítést írásban kell megküldeni, és a kézbesítés akkor tekinthető kielégítőnek, ha bérmentesített, ajánlott vagy igazolt első osztályú légipostával (tértivevénnyel) vagy faxon adták fel a másik Fél alábbi címére:

14.1.1. Az ITU számára:

International Telecommunication Union

c/o Mr. Houlin Zhao, Secretary-General

Place des Nations

CH-1211 Geneva 20,

Switzerland

Fax: +41 22 730 6444

14.1.2. A Kormány számára:

Magyarország Kormánya

c/o Szijjártó Péter

külgazdasági és külügyminiszter

Bem rakpart 47.

1027 Budapest

Magyarország

Fax: +36 1 375 3766

14.2. Minden ilyen értesítés vagy információ a címzett Fél általi kézhezvétele napján válik hatályossá az alábbi módon:

14.2.1. a feladást követő hetedik (7.) munkanapon, ha ajánlott küldeményként küldték; és

14.2.2. a továbbítást követő munkanapon, ha faxon küldték.

15. CIKK

Nevek, cím, rövidítések, logók és zászlók használata

15.1. Az ITU megtartja az összes szellemi tulajdonjogot az ITU nevét, rövidítését, logóját és zászlóját illetően, amelyeket kizárólag az ITU használ, és a Kormány vagy a Szervező Bizottság vagy azok alkalmazottai, alvállalkozói, partnerei, támogatói vagy hivatalos beszállítói értelemszerűen nem használhatják azokat az ITU Főtitkárának vagy az ügyben történő intézkedésre megfelelően felhatalmazott képviselőjének előzetes írásbeli engedélye nélkül.

15.2. Az „ITU Telecom World” címet kizárólag az ITU használja az általa szervezett rendezvényekre vonatkozóan.

15.3. Az ITU megtartja az összes szellemi tulajdonjogot a Rendezvény nevét, rövidítését, címét és logóját illetően, amelyeket a Kormány vagy a Szervező Bizottság vagy azok bármely alkalmazottja, alvállalkozója, támogatója, partnere vagy hivatalos beszállítója értelemszerűen - figyelemmel a 15.4. pontra - nem használhat az ITU Főtitkárának vagy az ügyben történő intézkedésre megfelelően felhatalmazott képviselőjének előzetes írásbeli engedélye nélkül.

15.4. A Kormány felhatalmazást nyer a Rendezvény nevének, rövidítésének, címének és logójának használatára a következő igényekkel kapcsolatban; feltéve, hogy a használat során semmilyen módon nem változik meg a Rendezvény neve, rövidítése, címe és logója, és nem keletkezik olyan benyomás, mintha az ITU egy kereskedelmi vállalkozást, terméket vagy szolgáltatást támogatna, illetve támogatott volna:

15.4.1. a helyi, országos és nemzetközi sajtóban nyomtatott vagy digitális formátumban (beleértve az internetes honlapokat és a mikrowebhelyeket) megjelenítésre szánt, a Rendezvénnyel kapcsolatos propagandaanyagok és/vagy kiadványok, amelyek szövegét az ITU előzetesen jóváhagyta;

15.4.2. a Rendezvénnyel kapcsolatos sajtókonferenciák és olyan egyéb tevékenységek, amelyek szükségessé válhatnak a Rendezvény megszervezésével és lebonyolításával kapcsolatban.

15.5. A Kormány rendszeresen tájékoztatja az ITU-t minden olyan esetről, amikor a 15.4. ponttal összefüggésben használja fel a Rendezvény nevét, címét, rövidítését vagy logóját. A Kormány nem vonható felelősségre a Rendezvény nevének, címének, rövidítésének vagy logójának bármely illetéktelen harmadik fél által történt jogosulatlan használatáért.

15.6. Sem a Kormány, sem a Szervező Bizottság vagy bármely alkalmazottjuk, alvállalkozójuk, partnerük, támogatójuk vagy hivatalos beszállítójuk nem használhatja a Rendezvénnyel kapcsolatos egyéb jelzéseket, védjegyeket, címeket, témákat, szlogeneket, neveket, jelöléseket és logókat az ITU Főtitkárának vagy az ügyben való intézkedésre megfelelően felhatalmazott képviselőjének előzetes írásbeli engedélye nélkül.

16. CIKK

A jelen Megállapodás módosítása és megszüntetése; rangsor

16.1. A jelen Megállapodás - ideértve annak 1. mellékletét - nem módosítható és nem szüntethető meg, kivéve a Kormány és az ITU Főtitkára által aláírt írásbeli kölcsönös megállapodás útján. Minden ilyen módosítást a jelen Megállapodáshoz kell csatolni és szerves részének kell tekinteni.

16.2. Amennyiben a jelen Megállapodásban és az 1. mellékletben foglaltak között ellentmondás van, a jelen Megállapodás rendelkezései irányadóak.

17. CIKK

A jelen Megállapodás hatálybalépése és időtartama

17.1. A jelen Megállapodás a harmincadik (30.) napon lép hatályba attól az időponttól számítva, amikor Magyarország Kormánya értesíti az ITU-t, hogy a Megállapodás hatálybalépéséhez szükséges belső eljárás megfelelően lezárult.

17.2. A jelen Megállapodás rendelkezései érvényesek maradnak mindaddig, amíg az abban rögzített feltételeknek és kikötéseknek megfelelően a Felek között véglegesen nem rendezték a Rendezvényre vonatkozó összes szervezési, pénzügyi és egyéb jogokat, kötelezettségeket és ügyeket.

A FENTIEK HITELÉÜL az alulírott, erre a célra felhatalmazott személyek két (2) angol nyelvű eredeti példányban aláírták ezt a Megállapodást.

Hely: Budapest

Dátum: 2019. április „1.”

A mellékletek jegyzéke:

1. melléklet: A Fogadó Ország kötelezettségei

1. MELLÉKLET

A FOGADÓ ORSZÁG KÖTELEZETTSÉGEI

1. CIKK

A Rendezvény promóciója

1.1. A Kormány finanszírozza a Rendezvény promócióját, és szorosan együttműködik az ITU-val erre vonatkozóan az alábbi módokon:

1.1.1. Erősíti a Rendezvény üzenetét és márkaépítését mind nemzeti, mind nemzetközi szinten, és integrált stratégiát hoz létre a Rendezvény potenciális résztvevőire vonatkozóan.

1.1.2. Promóciós anyagokat terjeszt és online bannereket helyez el a Fogadó Ország vonatkozó kormányzati és minisztériumi weboldalain annak érdekében, hogy könnyen hozzáférhessenek a Rendezvénnyel kapcsolatos információkhoz és részvételi adatokhoz.

1.1.3. Az ITU számára nyomtatási és digitális márkaépítő és reklámfelületeket biztosít a Helyszínen belül az egész bérleti időszakban, mely felületeket az ITU által megadott módon kell használni.

1.1.4. A Rendezvény nyomtatott és digitális hirdetőtáblán való reklámozását biztosítja Budapesten és annak fő repterei környékén a Megállapodás aláírását követően a lehető leghamarabb kezdődő és a Rendezvény végén lejáró időszakban. A Kormány fedezi e reklámok tervezésének, előállításának, nyomtatásának, megjelenítésének és leszerelésének költségeit.

1.1.5. Népszerűsíti a Rendezvényt a Fogadó Országban és nemzetközi szinten is a Fogadó Ország nemzeti diplomáciai képviseletein (pl. nagykövetségeken, konzulátusokon, missziókban) keresztül annak érdekében, hogy elősegítse a szélesebb körű részvételt a Rendezvényen, és ösztönözze a nemzeti pavilonok felállítását.

1.1.6. A Rendezvény támogatása céljából találkozókat és rendezvényeket koordinál és szervez az egész világon, különösen a Fórumon, valamint a nemzeti és a tematikus pavilonokban való részvétel ösztönzése érdekében.

1.1.7. Az ITU-val együtt megszervezi és koordinálja a közös jelenlétet abból a célból, hogy népszerűsítsék a Rendezvényt világszerte megrendezésre kerülő kulcsfontosságú ICT-rendezvényeken, amelyeket a Felek közös megállapodással határoznak meg.

1.1.8. Támogatja az ITU-t a Rendezvény termékeinek és szolgáltatásainak népszerűsítésében, reklámozásában és értékesítésében világszerte, különösen Magyarországon és más európai országokban. A Kormány támogatásának magában kell foglalnia i) a kis- és középvállalkozások, valamint az induló vállalkozások részvételének elősegítését, ii) az ITU-val történő kölcsönös megállapodás tárgyát képező tematikus pavilonok felállításának elősegítését és iii) a nemzeti pavilonok részvételének biztosítását.

1.2. A Kormány által az 1. cikk szerint előállított és terjesztett valamennyi promóciós, márkaépítő és reklámanyagnak összhangban kell lennie a Rendezvény általános vizuális arculatával és márkaépítő stratégiájával, az ITU által meghatározottak szerint.

1.3. A Kormány saját költségén és az ITU-val való teljes körű együttműködéssel létrehoz és megvalósít egy médiatervet a Rendezvény világszerte történő népszerűsítése és reklámozása céljából, többek között nemzeti és nemzetközi nyomtatott és digitális médiakampányok révén. A Kormány az ITU rendelkezésére bocsátja a Kormány Rendezvényre vonatkozó médiatervének előzetes tervezetét. Az ITU áttekinti és véleményezi ezt a tervezetet, és a Felek kölcsönösen megállapodnak a Kormány Rendezvényre vonatkozó médiatervének végleges verziójáról. A legkésőbb hat (6) hónappal a Rendezvény előtt kezdődő és a Rendezvény végén lejáró időszakban a Kormány a Rendezvény médiatervét annak végleges verziójával összhangban valósítja meg.

1.4. A Kormány különös erőfeszítéseket tesz annak érdekében, hogy a Fogadó Országot a legfelsőbb szintű méltóságai képviseljék. Meg kell erősíteni, hogy a Fogadó Ország nemzeti és elnöki protokollszolgálata, valamint a biztonsági és védelmi szervezete szükség szerint részt vesz a Rendezvény ITU-val történő koordinációjában.

2. CIKK

Pénzügyi megállapodások

2.1. A 11. határozat szerint (Rev. Busan, 2014) az ITU Telecom Rendezvények önfinanszírozott tevékenységnek minősülnek, és az ITU Tanács által meghatározott meglévő költségelosztási rendszer alapján nem lehet negatív hatásuk az ITU költségvetésére.

2.2. A Megállapodás értelmében (ideértve a jelen 1. mellékletet) a Kormány által az ITU számára teljesítendő minden egyes kifizetéshez az ITU írásos számlát bocsát ki és küld a Kormány számára. A Kormány a jelen Megállapodás szerinti kifizetéseket svájci frankban (CHF), az ITU által a számlá(ko)n megadott bankszámlára és a Megállapodásban meghatározott alkalmazandó esedékességi időpont(ok)nak megfelelően teljesíti.

2.3. A Kormány az alábbi kifizetéseket az ITU számára az alábbi ütemezésnek megfelelően teljesíti:

2.3.1. kétmillió hétszázezer svájci frank (2 700 000,00 CHF) egyösszegű átalány az ITU Telecom-nak a Rendezvény előkészítésével, tervezésével és megvalósításával kapcsolatos fő kiadásai megosztása céljából, és hozzájárulásként az ITU által saját hatáskörben szervezett ösztöndíj- és ifjúsági programokhoz.

2.3.2.

Kifizetés Százalékarány (%) Összeg
(svájci frank)
Esedékességi időpont
Kifizetés 100% 2 700 000,00 legkésőbb hat (6) hónappal a Rendezvény kezdete előtt
Kifizetés összesen 2 700 000,00

2.4. A fenti 2.3. pontban meghatározott összegeken túlmenően a Kormány viseli azon költségeket, amelyek közvetlenül vagy közvetetten amiatt merülnek fel, hogy a Rendezvény Magyarországon kerül megrendezésre. Az ilyen költségek különösen - a Megállapodás rendelkezéseinek (beleértve az alábbi 7. cikket) sérelme nélkül - a következőket foglalják magukba: i) a Fogadó Országba a Rendezvény előkészítése és megszervezése céljából utazó ITU-tisztviselők személyzeti kiadásai és napidíja az ITU személyzeti előírásainak és szabályzatának vonatkozó rendelkezései, valamint az ezzel összefüggésben kiadott kiegészítő szolgáltatási megrendelések és az azzal összefüggésben kiállított kiegészítő szolgáltatási megrendelések alapján (lásd még a lenti 2.4.1., 2.4.2. és 2.4.4. pontokat); ii) a Fogadó Országba a Rendezvény előkészítése és megszervezése céljából utazó ITU-tisztviselők utazási és reptéri költségei az ITU személyzeti előírásainak és szabályzatának vonatkozó rendelkezései, valamint az ezzel összefüggésben kiadott kiegészítő szolgáltatási megrendelések alapján (lásd még a lenti 2.4.3. és 2.4.4. pontokat); iii) az áruszállítás és a biztosítási díjak költsége az ITU székhelye és a Helyszín között a Rendezvény titkárságának megfelelő működéséhez szükséges valamennyi berendezésre, anyagra és dokumentumra vonatkozóan (lásd még a lenti 2.4.5. pontot). Ezeket a költségeket speciális könyveléssel kell nyilvántartani, amelyet az ITU Főtitkársága vezet, amelynek az ITU szabályzata és előírásai által meghatározott utasításokkal összhangban kell kezelnie a szükséges pénzeszközöket. A könyvelést svájci frankban kell vezetni.

2.4.1. Szállásköltségek: A Kormány visel valamennyi, a Fogadó Országban az összesen nyolcvan (80) ITU-tisztviselő számára a Rendezvény során felmerülő, szállással kapcsolatos költséget (az ITU személyzeti előírásai és szabályzata vonatkozó rendelkezéseinek, valamint az ezzel összefüggésben kibocsátott kiegészítő szolgáltatási megrendeléseknek megfelelően számítva, beleértve a költségtérítést is). A Kormány felelős e szálláshelyeknek az ITU nevében történő közvetlen lefoglalásáért és valamennyi szállásköltség közvetlen rendezéséért. A Felek megállapodnak a következőkben: i) az ITU választott tisztviselői esetében e szálláshely a Helyszín közelében található ötcsillagos szálloda, melyről a Felek írásban kölcsönösen megállapodnak; ii) a többi ITU-tisztviselő esetében (akiket az ITU határoz meg) e szálláshely a Helyszín közelében található négycsillagos szálloda, melyről a Felek írásban kölcsönösen megállapodnak; és iii) minden ITU-tisztviselő esetében ez a Rendezvény időtartama alatt becslés alapján átlagosan kilenc (9) vendégéjszakát jelent.

2.4.2. Napidíj: A Fogadó Országba a Rendezvénnyel kapcsolatos kiküldetésre utazó összesen nyolcvan (80) ITU-tisztviselő számára az Egyesült Nemzetek által alkalmazott napidíj összegének 50 (ötven)%-a (a továbbiakban: „napidíj”), mely az ITU személyzeti előírásai és szabályzata vonatkozó rendelkezései, valamint az ezzel összefüggésben kibocsátott kiegészítő szolgáltatási megrendelések szerint kerül kiszámításra. Ezen előírások, szabályzat és szolgáltatási megrendelések szerint, tekintve, hogy a szállást az ITU-tisztviselők számára a Rendezvénnyel kapcsolatban a Kormány fogja biztosítani a fenti 2.4.1. pont értelmében, a napidíj mértéke csak ötven százalék (50%). A Kormány - amint megkapja az ITU által kiállított számlát, de legkésőbb három (3) hónappal a Rendezvény kezdete előtt - kifizet az ITU részére a fenti 2.2. pont szerint százhuszonkétezer svájci frank (122 000 CHF) összeget, mely a nyolcvan (80) ITU-tisztviselő napidíja megközelítőleg ötven százalékának (50%) felel meg. Az ITU-tisztviselők jogosultak megkapni a napidíj 100%-át, amennyiben a Kormány nem ingyenesen biztosítja a szállást. Ebben az esetben az ITU által a Kormány részére kiállított számlának a napidíj 100%-át kell tartalmaznia.

2.4.3. Utazási és reptéri költségek: A fogadó városba/-ból a Rendezvényre/-ről (a továbbiakban: a Rendezvénnyel kapcsolatos kiküldetések) légi közlekedéssel utazó, összesen nyolcvan (80) ITU-tisztviselő számára felmerülő valamennyi utazási és reptéri költség, mely az ITU személyzeti előírásainak és szabályzatának vonatkozó rendelkezései, valamint az ezzel összefüggésben kibocsátott kiegészítő szolgáltatási megrendelések szerint kerül kiszámításra (beleértve az ugyanazon a járaton utazásra jogosult tisztviselők számát, a repülőjegyhez tartozó osztályt bizonyos számú óráig történő utazás esetén stb.). Az ITU jegyzéket bocsát a Kormány rendelkezésére valamennyi ITU-tisztviselő érkezési és távozási dátumával. A Kormány - legkésőbb három (3) hónappal a Rendezvény kezdete előtt - kifizet az ITU részére a fenti 2.2. pont szerint hatvankilencezer svájci frank (69 000 CHF) összeget, mely a repülőjegyek becsült teljes költségének és a nyolcvan (80) ITU-tisztviselő érvényes reptéri kedvezménye ötven százalékának (50%) felel meg. Az ITU-tisztviselők jogosultak a reptéri kedvezmény 100%-ára, ha a Kormány a repülőtér és a Fogadó Ország szállodája közötti közlekedést nem biztosítja ingyenesen. Ebben az esetben az ITU által a Kormány részére kiállított számlának a reptéri kedvezmény 100%-át kell tartalmaznia.

2.4.4. Előkészítéssel és tervezéssel kapcsolatos, Rendezvény előtti kiküldetések: A fenti 2.4.1-2.4.3. pontokban ismertetett típusú valamennyi költség, amely az ITU-tisztviselők legfeljebb húsz (20) Rendezvény előtti, a Rendezvény megtervezésével és előkészítésével kapcsolatos Fogadó Országbeli kiküldetésével összefüggésben merül fel. Minden Rendezvény előtti kiküldetés becslés alapján átlagosan öt (5) vendégéjszakát foglal magában, plusz adott esetben az utazás napjait, mely az ITU személyzeti előírásai és szabályzata vonatkozó rendelkezéseivel, valamint az ezzel összefüggésben kiállított kiegészítő szolgáltatási megrendelésekkel összhangban kerül kiszámításra. A Megállapodás aláírásától számított harminc (30) napon belül a Kormány kifizet az ITU részére a fenti 2.2. pontnak megfelelően negyvennégyezer svájci frank (44 000 CHF) összeget, mely a napidíj 100%-ának, a repülőút becsült összegének és az érvényes reptéri kedvezmény 50%-ának felel meg mind a húsz (20) Rendezvényt megelőző kiküldetésre vonatkozóan. Az ITU-tisztviselők a napidíj 50%-ára jogosultak, amennyiben a Kormány ingyenesen biztosítja a szállást, és a reptéri kedvezmény 100%-ára, ha a Kormány a repülőtér és a szálloda közötti közlekedést nem biztosítja ingyenesen. Ebben az esetben az ITU által a Kormány részére küldendő számlának a vonatkozó százalékarányokat kell tükröznie.

2.4.5. Áruszállítás és kapcsolódó költségek: Az ITU Rendezvénnyel kapcsolatban szükséges valamennyi berendezésének, anyagának, dokumentumának és egyéb áruinak (együttesen: „ITU-berendezések”) fuvarozásával, szállításával (az ITU székhelyéről vagy a világ bármely más pontjáról a Helyszínre és vissza), biztosításával, vámkezelésével, tárolásával és helyszíni mozgatási szolgáltatásaival kapcsolatos összes kiadást a Kormány fedezi. Az ITU-berendezések súlya bejövő szállítás esetén legfeljebb négy (4) tonna, kimenő szállítás esetén legfeljebb három (3) tonna. Legkésőbb három (3) hónappal a Rendezvény kezdete előtt a Kormány kifizet az ITU részére a fenti 2.2. pontnak megfelelően harmincötezer svájci frank (35 000 CHF) összeget, mely az ITU-berendezésekre vonatkozó fent említett fuvarozás, szállítás, biztosítás, vámkezelés, tárolás és helyszíni mozgatási szolgáltatások becsült összköltségének felel meg.

2.4.6. A költségek összehangolása: A szállítási költségekben, a repülőjegyek díjában és az Egyesült Nemzetek által alkalmazott napidíjak mértékében felmerülő piaci ingadozások miatt az összes Rendezvény előtti kiküldetés és Rendezvénnyel kapcsolatos kiküldetés, valamint az áruszállítás és a biztosítás tényleges teljes költségét az ITU állapítja meg a lehető leghamarabb, de legkésőbb hat (6) hónappal a Rendezvény befejezését követően. Ha az összes Rendezvény előtti kiküldetés és Rendezvénnyel kapcsolatos kiküldetés, valamint az áruszállítás és a biztosítás tényleges összköltsége meghaladja a becsült összköltséget, a különbséget a Kormány haladéktalanul kifizeti az ITU-nak. Ezzel szemben ha az összes Rendezvény előtti kiküldetés és Rendezvénnyel kapcsolatos kiküldetés, valamint az áruszállítás és a kapcsolódó költségek becsült összköltsége meghaladja a tényleges összköltséget, a különbözetet az ITU azonnal visszaadja a Kormánynak. A kétségek elkerülése végett, az átalányösszeg és a Kormány által a 2.3. pont szerint a ITU részére fizetett egyéb összegek nem számítanak bele e tényleges vagy becsült költségekbe.

2.5. A Kormány szervezi meg és tartja fenn a Fogadó Ország nemzeti pavilonját a Rendezvényen, amely bemutatja a nemzeti innovációs és befektetési lehetőségeket. Ebből a célból az ITU a Helyszínen ingyenesen legfeljebb 500 m2 nettó alapterületet biztosít a Kormány számára, melynek helyét az ITU határozza meg.

2.6. A Kormány az alábbi rendezvényeket megszervezi, és az azokkal kapcsolatos valamennyi költséget viseli: i) a Rendezvény nyitóünnepsége (mintegy 1 000 vendég számára); ii) a Rendezvény nyitófogadása (mintegy 1 000 vendég számára); és iii) a Rendezvény zárófogadása (mintegy 500 vendég számára). A Kormány a Rendezvénnyel kapcsolatban általa szervezett egyéb fogadásokkal vagy egyéb rendezvényekkel kapcsolatos költségeket is fedezi. E fogadásokat és rendezvényeket a Kormány az ITU-val együttműködve szervezi.

2.6.1. Legalább kettő (2) hónappal a Rendezvény kezdete előtt a Kormány elküldi az ITU részére a Kormány által a 2.6. pont szerint szervezendő rendezvények megvalósítási és logisztikai tervének előzetes tervezetét. Az ITU áttekinti és véleményezi ezeket a tervezeteket, továbbá a Felek kölcsönösen megállapodnak a Kormány fent említett rendezvényekre vonatkozó megvalósítási és logisztikai terveinek végleges verziójáról.

2.6.2. A Felek megállapodnak abban, hogy az ITU létrehozza a vendéglistát, meghívókat készít és terjeszt, és jóváhagyja a márkaépítést, az előadókat, az anyagokat és egyéb, a jelen 2.6. pont szerinti rendezvényekkel kapcsolatos információkat.

2.7. A Kormány támogatja és segíti az ITU-t abban, hogy USA dollárban és helyi pénznemben bankszámlákat nyisson a Fogadó Országban legkésőbb a Rendezvény előtt öt (5) hónappal. A bankszámlákat az ITU Rendezvényhez kapcsolódó pénzügyi tranzakcióinak céljára kell használni.

3. CIKK

Protokoll

3.1. A Kormány gondoskodik arról, hogy a Rendezvényt látogató méltóságokat az ITU által megállapított protokollszabályok és eljárások szerint fogadják, és hogy ezen méltóságok számára biztosítsa a szükséges biztonsági és védelmi intézkedéseket a Rendezvényen. A Kormány biztosítja a szükséges biztonsági és védelmi intézkedéseket, és az ITU által megállapított alapvető udvariassági rendszabályokat kiterjeszti a Rendezvényt látogató méltóságokra.

3.2. A Kormány protokollszolgálatot szervez és biztosít a Rendezvényre érkező valamennyi állam- és kormányfő, miniszter és miniszteri szintű vendég fogadására, valamint kíséretet biztosít számukra a Rendezvényre történő érkezésükkor a repülőtértől a szállodájukig és távozásukkor a szállodájuktól a repülőtérig. A Kormány legalább ötven (50) sofőr által vezetett gépkocsit és ebből a célból megbízott összekötő tisztviselőket biztosít ingyenesen a Rendezvényre azon országokból érkező valamennyi állam- és kormányfő, miniszter és miniszteri szintű vendég számára, amelyeknek nincs hivatalos képviselete Budapesten. Ha az ITU vagy a Kormány szükségesnek találja, a Kormánynak további biztonsági intézkedéseket kell hoznia.

3.3. A Kormány gondoskodik arról, hogy a budapesti Liszt Ferenc Repülőtér (a továbbiakban: a „repülőtér”) VIP-várótermét az állam- illetve kormányfők, miniszterek és miniszteri szintű vendégek, az ITU választott tisztviselői, az ITU protokollrészlegének és biztonsági és védelmi részlegének vezetői ingyenesen használhassák a Rendezvényhez kötődően.

3.4. A Kormány megteszi a szükséges intézkedéseket: i) egy fogadó- és búcsúpult megszervezésére és személyzettel való ellátására 2019. szeptember 7. és 13. között a budapesti reptéren a Rendezvényre érkező és a Rendezvényről távozó résztvevők számára; és ii) lehetőség szerint kedvezményes bánásmódot biztosít a budapesti reptéri vámvizsgálatnál a Rendezvényre érkező és onnan távozó résztvevők számára.

4. CIKK

Személyszállítás és szállodák

4.1. A Rendezvénnyel kapcsolatban a Kormány saját költségére gondoskodik az ITU-tisztviselők szállításáról az alábbiak szerint:

4.1.1. Legalább hat (6) sofőr által vezetett gépkocsi a budapesti reptérre való megérkezéskor az ITU öt (5) választott tisztviselője, az ITU protokollrészlegének és biztonsági és védelmi részlegének vezetői számára, a hivatalos gépkocsikra vonatkozó külön meghatalmazással a Rendezvény tartamára.

4.1.2. Az ITU-tisztviselők szállítása a repülőtér és a szállodák között a Rendezvény előtti kiküldetések és a Rendezvénnyel kapcsolatos kiküldetések alatt, valamint a szállodák és a Helyszín között e kiküldetések alatt. A szükséges szállítások rendjét az ITU fogja megállapítani.

4.1.3. A Rendezvény résztvevőinek szállítása a fő szállodai területekről a Helyszínre és vissza, a Rendezvény teljes időtartama alatt. Az ingajáratok menetrendjét a Kormány fogja megállapítani az ITU-val együttműködve.

4.2. A Rendezvénnyel kapcsolatban a Rendezvény résztvevői számára szükség lesz szállodai szálláslehetőségekre. A Kormánynak biztosítania kell, hogy a három (3) - öt (5) csillagos kategóriákban legalább ezer (1000) szoba álljon rendelkezésre a Rendezvény számára szállodákban vagy rezidenciákon a Helyszínhez közel (azaz a Helyszíntől autóbusszal, vonattal, illetve gépkocsival egy órán belül megközelíthető távolságra), versenyképes kedvezményes, illetve diszkontárakon, kötelező minimális tartózkodás nélkül. A Rendezvény kezdete előtt legalább hat (6) hónappal a Kormány visszaigazolja az ITU számára, hogy blokkfoglalást végzett a fent leírt minimális számú és típusú szobákra.

5. CIKK

Vízumok és engedélyek

5.1. A vonatkozó hatályos rendeletek rendelkezéseinek fényében a Kormány - mint a Rendezvény befogadó kormánya - engedélyezi a Rendezvény minden résztvevőjének, valamint minden ITU-tisztviselőnek és családtagjaiknak, hogy Magyarországra belépjenek, ott tartózkodjanak és azt elhagyják mindennemű akadály nélkül a Rendezvénnyel kapcsolatos feladataik, küldetésük, illetve tartózkodásuk időtartama alatt.

5.2. Ennek érdekében a Kormány megteszi a megfelelő intézkedéseket a vízumok és belépési engedélyek kiadása érdekében, amennyiben az szükséges, a Rendezvény résztvevői és az ITU tisztviselői számára, lehetőség szerint költségmentesen, minél gyorsabban és legkésőbb két (2) héttel a Rendezvény megnyitási időpontja előtt; feltéve, hogy a vízum iránti kérelmet legalább négy (4) héttel a Rendezvény megnyitása előtt leadták; amennyiben a kérelmet később adják le, a vízumot legalább nyolc (8) nappal a kérelem kézhezvétele után meg kell adni.

6. CIKK

Biztonság és védelem

6.1. A Kormány saját költségére gondoskodik a megfelelő biztonsági és védelmi intézkedésekről annak érdekében, hogy a Rendezvény minden zavaró körülménytől mentes biztonságos és nyugodt légkörben, hatékonyan működjön. A Rendezvény teljes időtartama alatt a Kormány biztosítja különösen:

6.1.1. valamennyi ITU-tisztviselő, magas rangú látogató, valamint a Rendezvény összes résztvevője kielégítő biztonságát és védelmét magyarországi tartózkodásuk alatt, beleértve a Rendezvényt meglátogató méltóságok Fogadó Ország hatóságai által szükségesnek tartott, vagy az ITU által előírt különleges biztonságát és védelmét;

6.1.2. a hivatalos szállodák kielégítő biztonságát és védelmét;

6.1.3. a Rendezvény résztvevőit szállító autóbuszok kielégítő biztonságát és védelmét;

6.1.4. a megfelelő biztonságot és védelmet mind a Helyszínen belül, mind azon kívül. Azonban a Helyszínen belüli biztonság és védelem az ITU ellenőrzése és koordinációja alatt áll;

6.1.5. a hivatalos társadalmi események, programok és kirándulások megfelelő biztonságát és védelmét, beleértve a Helyszínen kívül rendezetteket is; és

6.1.6. gondoskodik a helyszíni elsősegélyeszközökről 07:00 és 22:00 óra között (vagy szükség szerint hosszabb időtartamban) minden nap a Rendezvény időtartama alatt és az ITU által előírt külön napokon. Sürgősségi szolgáltatások céljából a Kormány a munkaidő alatt egy mentőautót biztosít a Helyszínen az azonnali kórházi szállítás és felvétel megkönnyítése érdekében; valamint

6.1.7. helyszíni tűzoltó szolgáltatásokat biztosít 07:00 és 22:00 között minden nap (vagy szükség szerint hosszabb időtartamban) a Rendezvény időtartama alatt és az ITU által előírt külön napokon.

6.2. Mielőbb, de legkésőbb négy (4) hónappal a Rendezvény nyitási időpontja előtt a Kormány kijelöl egy (1) magas rangú összekötő tisztségviselőt, aki a Rendezvénnyel kapcsolatos biztonságért és védelemért felelős, és aki szoros együttműködésben dolgozik az ITU biztonsági és védelmi részlegének vezetőjével (a Rendezvény biztonságának és védelmének koordinátora) annak érdekében, hogy a Rendezvény biztonsága és védelme átfogó és zökkenőmentesen koordinált legyen.

6.3. Az ITU a Fogadó Országgal szoros és folyamatos együttműködésben elkészít egy titkos rendezvénybiztonsági és -védelmi tervet. A terv részletezni fogja a Rendezvényre, a Rendezvény résztvevőire, az ITU tisztviselőire, valamint a Helyszínre vonatkozó biztonsági és védelmi intézkedéseket. Ezt a dokumentumot azok a külső partnerek fogják megkapni, akiknek az ITU határozata szerint azt ismerniük kell. A rendezvénybiztonsági és -védelmi terv előzetes tervezetét legkésőbb három (3) hónappal a Rendezvény kezdetének időpontja előtt ki kell bocsátani. A dokumentum a Rendezvény közeledtével egyre kiforrottabb lesz, ahogyan a személyek és erőforrások elosztásra kerülnek, és ahogyan a kockázatokat felmérik és kezelik. A rendezvénybiztonsági és -védelmi terv végleges, befejezett és átfogó változata csak közvetlenül a Rendezvény kezdetének időpontja előtt kerül kibocsátásra.

7. CIKK

Helyszíni specifikációk és a kapcsolódó létesítmények, berendezések és szolgáltatások

7.1. A Kormány kizárólag saját költségére szerzi meg az ITU javára és biztosítja az ITU számára közvetlenül vagy kinevezett vállalkozóján (vállalkozóin) keresztül a jelen 1. melléklet 8.3 pontja értelmében a Helyszínt, amelyet az ITU használ és foglal el a Helyszín bérleti idejének teljes tartama alatt (az alábbi 7.2 pontnak megfelelően). Ezenkívül a Kormány a Helyszín bérleti idejének teljes tartama alatt saját kizárólagos költségére biztosítja az ITU számára és ingyenesen rendelkezésére bocsátja a Megvalósítási Megállapodásban rögzítendő telepítési eszközöket, bútorokat, berendezéseket, létesítményeket és szolgáltatásokat.

7.2. A Helyszín bérleti időszaka (a „bérleti időszak”) az alábbi (minden napot beleértve):

7.2.1. Felépítési időszak: 2019. szeptember 1-8., kivételes hozzáféréssel az ITU szerverek 2019. augusztus 31-től történő telepítéséhez szükséges technikai helyiségekhez (egy nappal a bérleti időszak kezdete előtt).

7.2.2. Lebonyolítási időszak: 2019. szeptember 9-12.

7.2.3. Leszerelési időszak: 2019. szeptember 13-14.

7.3. A Kormány biztosítja, hogy a Helyszín az ITU tisztviselői, az ITU által kinevezett vállalkozók és a Rendezvény résztvevői számára a teljes bérleti időszak alatt naponta 07:00 és 24:00 óra között megközelíthető legyen. Továbbá a Kormány biztosítja a Helyszín huszonnégy órás megközelítését, kivételesen a felépítésre és leszerelésre az ITU által kijelölt napokon.

7.4. A Kormány gondoskodik arról, hogy a Helyszín megközelíthető legyen a fogyatékossággal élő és a speciális szükségletű személyek számára.

7.5. Legalább egy (1) hónappal a Rendezvény kezdési időpontja előtt a Kormány saját költségére biztosítást köt a Helyszín teljes bérleti időszakára azokra a kockázatokra és olyan feltételekkel, amelyek a Rendezvénynek a Helyszínen történő megszervezésével összefüggésben szükségesek, és erről írásos igazolást szolgáltat az ITU felé. A Kormány gondoskodik arról, hogy a biztosítási fedezet kiterjedjen az egész bérleti időszakra, a Helyszínre, valamint a Helyszínen belül található minden vagyontárgyra, illetve személyre, és fedezze az ITU, az ITU-tisztviselők és/vagy a Rendezvény résztvevői - köztük a Rendezvény látogatói - által azokban okozott károkat, kivéve a súlyos hanyagságukból vagy szándékos helytelen magatartásukból eredő károkat. Ha a Kormány elmulasztja a biztosítás megkötését a fentiekkel összhangban, a Kormány viseli az ITU-nál a biztosítás megkötésével kapcsolatban felmerült összes kiadást.

7.6. A Rendezvény megtartásához információs és kommunikációs technológiára (ICT) lesz szükség. Az ICT-infrastruktúra kritikus fontosságú a Rendezvény résztvevői elvárásainak teljesítése szempontjából a vezeték nélküli helyi hálózat (LAN) és az internetes tévéadás (webcast) tekintetében, mely magában foglalja a feliratozást és a feliratok átiratát. A Kormány a Helyszín teljes bérleti időszakában saját költségére ingyenesen biztosítja az ITU számára a Megvalósítási Megállapodásban meghatározott berendezéseket és szolgáltatásokat, az ehhez megadott műszaki specifikációknak megfelelően.

7.7. A Kormány a Rendezvény alatt saját költségére ingyenesen biztosít az ITU számára szakképzett helyi személyzetet (beleértve a biztonsági és védelmi személyzetet is), hogy elvégezzék mindazokat a feladatokat a Rendezvénnyel kapcsolatban, amelyek a Megvalósítási Megállapodásban kerülnek rögzítésre. A Kormány gondoskodik arról, hogy minden ilyen feladatokra kiválasztott és megbízott egyén teljesítse (minimum) az adott feladatra vonatkozó követelményeket és teljesítse az azzal kapcsolatos kötelezettségeket. A szakképzett helyi személyzet végleges létszámát, valamint a szükséges képesítéseket és tapasztalatokat az ITU a jelen Megállapodás aláírását követően a lehető leghamarabb közölni fogja a Kormánnyal. A Kormány által az ITU számára biztosított helyi személyzet az ITU Főtitkárának teljes körű és kizárólagos irányítása és felügyelete alá fog tartozni. A Kormány minden szükséges intézkedést megtesz annak érdekében, hogy a személyzet teljes önállósággal képes legyen teljesíteni a Rendezvénnyel kapcsolatos feladatait.

7.8. A Felek megállapodnak, hogy csak a következő áruk és szolgáltatások tartoznak a Helyszín kizárólagos hatáskörébe: takarítás, étkeztetés, audiovizuális szolgáltatás, közmű és távközlés, szerelési munkák, biztonság és védelem, forgalomirányítás, orvosi ellátások, parkolás. Az ITU fenntartja a jogot, hogy kiválassza és kinevezze saját vállalkozóit, akik saját maga és a Rendezvény résztvevői számára biztosítanak minden olyan árut és szolgáltatást, amely nem tartozik a Helyszín kizárólagos hatáskörébe. Az ITU-nak nem kell fizetnie semmilyen felárat a Helyszíntől a Rendezvénnyel kapcsolatban beszerzett bármely áru vagy szolgáltatás után (attól függetlenül, hogy ezen áruk és szolgáltatások a Helyszín kizárólagos hatáskörébe esnek-e), minden felárat a Kormány visel.

8. CIKK

Szervező Bizottság; tevékenységek elvégzése

8.1. A Kormány saját költségére legkésőbb hat (6) hónappal a Rendezvény előtt felállít egy megfelelő létszámú Szervező Bizottságot Budapesten, Magyarországon, a Kormány megfelelő képesítéssel, felhatalmazással és illetékességgel rendelkező munkatársaiból, akik vállalják a helyi adminisztratív és operatív feladatok elvégzését, és azokkal kapcsolatban döntéseket hoznak a Kormány jelen Megállapodásban rögzített feladatainak végrehajtása érdekében. A Kormány meghívja a Helyszín tulajdonosát, hogy vegyen részt a Szervező Bizottság értekezletein, amikor részvételére szükség van a Kormány és a Helyszín közötti koordinációhoz.

8.2. A Kormány legkésőbb hat (6) hónappal a Rendezvény előtt átadja az ITU-nak a Szervező Bizottságot alkotó személyek neveit, címeit, feladatait és elérési adatait tartalmazó jegyzéket. E jegyzéknek tartalmaznia kell minden olyan szervet és hatóságot, amely hatáskörrel rendelkezik minden releváns tevékenységi területre vonatkozóan, beleértve többek között a következőket: rendőrség, biztonság, média, protokoll, vízumok, vám, szállítás, szállodák, logisztika és informatika. A Szervező Bizottság és az ITU közötti jelentési struktúráról és kommunikációs ügyrendről a Kormány és az ITU kölcsönösen meg fog megállapodni. A Szervező Bizottság tagjainak beszélniük kell angolul, valamint ki kell jelölniük egy személyt maguk közül összekötőként és az ITU első számú kapcsolattartójaként.

8.3. A Kormány legkésőbb öt (5) hónappal a Rendezvény előtt írásban tájékoztatja az ITU-t a Kormány által a Megvalósítási Megállapodásban rögzített tevékenységek elvégzésére kiválasztott, megbízott és kinevezett intézmények/szervezetek nevéről és elérési adatairól, az adott helyzettől függően. A Kormány által adott tájékoztatás jelezni fogja, hogy a Megvalósítási Megállapodásban rögzített tevékenységek közül melyiket végzik az egyes intézmények/szervezetek.

8.4. Az ITU rendelkezik hatáskörrel és felhatalmazással, hogy közvetlenül felügyelje és irányítsa a fenti 8.3. pontban említett egyes intézmények/szervezetek tevékenységeit a Rendezvény előkészítésével, szervezésével és lebonyolításával kapcsolatban; feltéve azonban, hogy a Kormánynak megmarad minden kötelezettsége ezen intézmények/szervezetek meghatározása, kiválasztása, megbízása, kinevezése és javadalmazása tekintetében. A fentiek általános érvényének korlátozása nélkül a Kormány kizárólagos feladata továbbra is az ilyen intézmények/szervezetek által a jelen Megállapodás értelmében az ITU-nak nyújtott áruk és szolgáltatások díjainak, költségeinek és kiadásainak a fedezése.

8.5. A Kormány biztosítja, hogy a fenti 8.3. pontban említett intézmények/szervezetek: i) mindegyikét angolul beszélő személyzet képviselje minden alkalommal, amikor a Rendezvénnyel kapcsolatban szolgáltatást nyújtanak; ii) mindegyike birtokolja és mindenkor nyújtsa azt a szakértelmet, tapasztalatot, személyzetet és egyéb erőforrásokat, amelyek szükségesek vagy előírtak az adott intézmény/szervezet által a Rendezvénnyel kapcsolatban nyújtott szolgáltatáshoz; iii) mindegyike betartsa a rá vonatkozó összes törvényt, rendeletet, szabályt, jogszabályt és egyéb jogi előírást; és iv) mindegyike beszerezze az összes szükséges engedélyt, licencet, jóváhagyást, meghatalmazást és biztosítást, és fenntartsa ezek teljes érvényességét és hatályát.

9. CIKK

Adómentesség

9.1. Az ENSZ Szakosított Intézményei előjogairól és mentességeiről szóló Egyezménynek megfelelően a Kormány biztosítja az ITU számára a teljes adómentességet minden vonatkozó szövetségi, állami vagy helyi adó alól.

9.2. A 9.1. pontban említett adómentesség vonatkozik az alábbi bevételekre és kiadásokra kivetett forgalmi adó minden formájára:

9.2.1. Az ITU részére a Rendezvénnyel kapcsolatban nyújtott bármely áru és szolgáltatás;

9.2.2. Az ITU, vagy az ITU nevében tevékenykedő alvállalkozók és megbízottak által a kiállítóknak és a Rendezvény egyéb résztvevőinek a Rendezvénnyel kapcsolatban nyújtott áruk és szolgáltatások;

9.2.3. Az ITU-nak kiállítási hely bérlésért, fórumküldöttek regisztrációjáért, az ITU Rendezvénnyel kapcsolatos nyomtatott anyagaiért és publikációiért, a látogatók belépési díjaiért, az ITU által eladott minden könyvért vagy termékért, valamint az ITU által a Rendezvénnyel kapcsolatban nyújtott összes támogatási szolgáltatásért járó díjak, illetve bevételek.

9.3. Szükség esetén a Kormány írásbeli igazolást ad ezen adómentességekről az ITU-nak, valamint az ITU nevében tevékenykedő alvállalkozóknak és megbízottaknak.

9.4. A Kormány az érvényes vonatkozó jogszabályi rendelkezések alapján engedélyezi a tájékoztató médiumok Rendezvényre kiküldött képviselőinek az általuk behozott berendezések - beleértve műszaki eszközöket - adó- és vámmentes ideiglenes behozatalát, és késedelem nélkül kiadja az összes szükséges import- és exportengedélyt erre a célra.

10. CIKK

Vámok

10.1. A Kormány elősegíti a vámkezeléseket minden belépési pontnál, és a vonatkozó szabályozások előírásainak alapján minden esetben mentességet ad minden ideiglenes behozatali és kiviteli adó és vám alól az ITU, az ITU nevében tevékenykedő alvállalkozók és megbízottak, valamint a Fogadó Országba a Rendezvény céljából belépő résztvevők összes szállítmányára és berendezésére (beleértve a promóciós szóróanyagokat és brosúrákat).

10.2. A Kormány gondoskodik arról, hogy elegendő vámkezelést végző személyzet álljon rendelkezésre, és biztosítja a Rendezvénnyel kapcsolatos megfelelő logisztikai hátteret.

10.3. Szükség esetén a Kormány írásban igazolja az ITU, az ITU nevében tevékenykedő alvállalkozók és megbízottak, valamint a Rendezvény résztvevői számára az adó- és vámmentességet, hogy megkönnyítse a rendezvénnyel kapcsolatos adómegállapítási és vámkezelési eljárást.”

4. § (1) Ez a törvény - a (2) bekezdésben meghatározott kivétellel - a kihirdetését követő napon lép hatályba.

(2) A 2-3. § és az 5. § a Megállapodás 17. cikk 17.1. bekezdésében meghatározott időpontban lép hatályba. * 

(3) A Megállapodás, a 2-3. § és az 5. § hatálybalépésének naptári napját a külpolitikáért felelős miniszter annak ismertté válását követően a Magyar Közlönyben haladéktalanul közzétett közleményével állapítja meg. * 

5. § * 

6. § Az e törvény végrehajtásához szükséges intézkedésekről a külpolitikáért felelős miniszter az informatikáért felelős miniszterrel szakmailag együttműködve gondoskodik.


  Vissza az oldal tetejére