I. A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény 14. §-ában és a Magyar Tudományos Akadémia elnökségének 32/2009. (VI. 23.) számú állásfoglalásában biztosított jogkörömben eljárva az Akadémiai Adattárban kezelt személyes adatok védelméről szóló adatvédelmi szabályokat a jelen határozatban és annak mellékletében (a továbbiakban együttesen: határozat) foglaltak szerint határozom meg.
II. Jelen határozatot az érintettek számára a helyben szokásos módon kell kihirdetni és hozzáférhetővé tenni.
A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény (a továbbiakban: MTAtv.) 14. §-ában és a Magyar Tudományos Akadémia Elnökségének 32/2009. (VI. 23.) sz. állásfoglalásában kapott felhatalmazás alapján a Magyar Tudományos Akadémia (a továbbiakban: Akadémia) köztestület és a Magyar Tudományos Akadémia Titkárság (a továbbiakban: MTA Titkárság) mint a személyes adatok kezelői vonatkozásában az Akadémiai Adattárban elhelyezett személyes adat, információ, fénykép, illetve bármilyen, a weboldal segítségével letölthető írásos dokumentumok kezelésével kapcsolatos eljárásrendet a következők szerint határozom meg.
Az Akadémia az MTAtv. 1. § (1) bekezdése alapján önkormányzati elven működő, jogi személy köztestület, amely a tudomány művelésével, támogatásával és képviseletével kapcsolatos országos közfeladatokat lát el. A Polgári Törvénykönyv rendelkezéseivel összhangban az Akadémia köztestülete az MTAtv. szerinti központi köztestületi nyilvántartásban összesített, nyilvántartott tagsággal rendelkezik. Jelen határozat célja, hogy az Akadémiai Adattár köztestületi nyilvántartás vezetésének a személyes adatok védelmére vonatkozó rendelkezéseit meghatározza.
1. § (1) Személyi hatály: a határozat hatálya
a) a Magyar Tudományos Akadémia (a továbbiakban: Akadémia) és a Magyar Tudományos Akadémia Titkársága (a továbbiakban: MTA Titkárság) mint személyes adatok kezelői (adatkezelők) azon tagjaira, köztisztviselőire, munkavállalóira és az Akadémiával, illetve az MTA Titkársággal foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszonyban állókra terjed ki, akik az MTAtv., az akadémiai Alapszabály és Ügyrend, az MTA Titkárság Szervezeti és működési szabályzata, valamint további vonatkozó akadémiai szabályozások alapján az Akadémiai Adattárban szereplő személyes adatokat feladatkörükben eljárva kezelik, vagy az Akadémiai Adattár működtetőjeként azok meghatározott köréhez hozzáférnek.
b) a határozat hatálya kiterjed továbbá azon természetes személyekre (érintettekre), akik az Akadémiai Adattár részére személyes adataikat átadják, és azok kezeléséhez meghatározott céllal és körben hozzájárulnak.
(2) Tárgyi hatály: a határozat hatálya az Akadémiai Adattárban tárolt valamennyi személyes adatra kiterjed.
2. § (1) Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely az adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre (beleértve a felhasznált eszközt) vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, vagy az általa megbízott adatfeldolgozóval végrehajtatja. Jelen szabályzat értelmében adatkezelők az 1. § (1) bekezdés a) pontjában meghatározott természetes és jogi személyek.
(2) Adatkezelés: az alkalmazott eljárástól függetlenül az adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így például gyűjtése, felvétele, rögzítése, rendszerezése, tárolása, megváltoztatása, felhasználása, lekérdezése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala, összehangolása vagy összekapcsolása, zárolása, törlése és megsemmisítése, valamint az adatok további felhasználásának megakadályozása. Adatkezelésnek számít a fénykép-, hang- vagy képfelvétel készítése, valamint a személy azonosítására alkalmas fizikai jellemzők rögzítése is.
(3) Akadémiai Adattár: az Akadémia akadémikus és további köztestületi tagjainak, valamint testületeinek és tudományos osztályainak az akadémiai Ügyrend alapján nyilvános, illetve egyébként közérdeklődésre számot tartó adatainak nyilvántartására létrehozott digitális adatbázis, továbbá az akadémiai vagy akadémiai közreműködésű pályázati eljárások lebonyolításával összefüggő nyilvántartás (amely tartalmazza a pályázattal érintett nem köztestületi tagok által rendelkezésre bocsátott adatokat is), valamint az azt kezelő szoftver.
(4) Személyes adat: az érintettel kapcsolatba hozható adat – különösen az érintett neve, azonosító jele (mesterséges személyazonosító: adóazonosító jel, társadalombiztosítási azonosító jel /TAJ/, személyazonosító jel), valamint egy vagy több fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző ismeret –, valamint az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. Az érintett bármely meghatározott, személyes adat alapján azonosított vagy – közvetlenül vagy közvetve – azonosítható természetes személy.
3. § (1) Az adatkezelő az érintettek személyes adatait a MTAtv-ben és a Polgári Törvénykönyvben, valamint az akadémiai Alapszabályban és Ügyrendben meghatározott nyilvántartások vezetése (így különösen köztestületi tagok nyilvántartása), továbbá a 2. § (3) bekezdésében meghatározott pályázati eljárások lebonyolítása céljából kezeli. Az Akadémia közgyűlése által elfogadott Ügyrend 12. § bekezdése alapján a köztestületi nyilvántartás nyilvános adatbázis.
(2) Az MTA Titkárságon a köztestületi nyilvántartás vezetésével kapcsolatos feladatokat az Elnöki és Testületi Titkárság keretében működő Szervezési Titkárság látja el.
(3) Az érintettre vonatkozó, az adatbázisban tárolt adatok köre:
1. név (személyi igazolványban szereplő módon)
2. születési név
3. tudományos tevékenység során használt (publikációs) név
4. anyja neve
5. születési hely
6. születési idő
7. állandó lakcím
8. aktív elérhetőség (levelezési és/vagy e-mail cím), ha az az állandó lakóhellyel nem egyezik meg
9. tudományos fokozat
10. tudományos fokozat megszerzésének éve
11. tudományos fokozat szakterülete
12. tudományos osztály
13. tudományos bizottság
14. MTA testületi tagság/tisztség
15. székfoglaló (cím, dátum, szöveg)
16. akadémikusi jelöltség
17. nem
18. állampolgárság
19. munkahely
20. munkahelyi cím
21. egyéb cím (pl. tartózkodási cím)
22. magyar és külföldi tudományos szervezeti tagság/tisztség
23. kitüntetések
24. adományozott címek
25. szerkesztői tevékenység
26. személyes honlap
27. tudományos életrajz
28. diplomák (egyetem megnevezése, szak, megszerzés éve, másolata)
29. kutatási területek
30. kutatási témák
31. tudományos eredmények
32. fénykép
(4) A (3) bekezdés 1–13. pontjaiban meghatározott adatokat a köztestületi tagnak a jogszabály szerinti nyilvántartási kötelezettség teljesítése érdekében kötelező megadnia (kötelező adatkezelés). A (2) bekezdés 1., 3. és 9–13. pontjai szerinti adatok nyilvánosak, bárki számára megismerhetőek.
(5) A (3) bekezdés 14–16. pontjai szerinti adatokat az 3. § (2) bekezdésben meghatározott adatkezelő saját hatáskörben rögzíti, automatikusan veszi nyilvántartásba, és ezen adatok nyilvánosak.
(6) A (3) bekezdés 17–32. pontjaiban megjelölt adatok kezelése az érintett önkéntes hozzájárulásán alapul (hozzájáruláson alapuló adatkezelés). Ezen személyes adatok köre nem nyilvános, kivéve, ha az érintett azok nyilvánosságához hozzájárult. A (3) bekezdés 22–25. pontjaiban meghatározott adatok megadása nem kötelező, azonban az érintett által történő rendelkezésre bocsátásuk esetén nyilvánosak.
4. § (1) Az adatkezelés jogalapját egyrészt az információs önrendelkezési jogról és az információ szabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény (a továbbiakban: Info tv.), a további vonatkozó jogszabályok, az akadémiai Alapszabály és Ügyrend, valamint az adatok közlésének önkéntessége teremti meg.
(2) Az adatkezelő az Akadémiai Adattár üzemeltetése során biztosítani kívánja, hogy az érintettek személyes adatainak védelme, és az információs önrendelkezési jog tiszteletben tartása a jogszabályban meghatározott módon valósuljon meg.
(3) Az adatkezelő általi személyes adatok felvétele és kezelése törvényes és tisztességes, kizárólag a preambulumban meghatározott cél érdekében, a cél megvalósulásához elengedhetetlen és a cél elérésére alkalmas módon, mértékben és ideig történik.
(4) Az adatkezelő a személyes adatokat bizalmasan kezeli, és az adatkezelés során megtesz minden olyan biztonsági, technikai és szervezési intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja.
(5) Az Akadémiai Adattárban szereplő személyek személyes adatait az adatkezelő csak az érintett felhatalmazása – jelen határozat függelékét képező hozzájáruló nyilatkozat – alapján, a célhoz kötöttség elvének figyelembevételével kezeli.
(6) Amennyiben valamely hatóság jogszabályi felhatalmazás alapján megkeresi az adatkezelőt, az adatkezelő a hatóság részére személyes adatot csak annyit és olyan mértékben ad ki, amely a megkeresés céljának megvalósításához elengedhetetlenül szükséges, és amilyen adatkérésre a megkereső hatóságot törvény felhatalmazza.
(7) Az adatkezelő biztosítja, hogy az adatkezelése során alkalmazott informatikai eszközöket úgy választja meg és üzemelteti, hogy a kezelt adat:
a) az arra feljogosítottak számára hozzáférhető;
b) hitelessége és hitelesítése biztosított;
c) változatlansága igazolható;
d) a jogosulatlan hozzáférés ellen védett (adat bizalmassága) legyen.
Az adatkezelő az adatkezelés során biztosítja az adatok védelmét (megvédi az információt, hogy csak az férhessen hozzá, aki erre jogosult), és az adatok rendelkezésre állását az arra jogosultak részére.
(8) Az adatkezeléssel érintett személy bármikor tájékoztatást kérhet személyes adatai kezeléséről, valamint kérheti személyes adatainak helyesbítését, illetve – a jogszabályban elrendelt adatkezelések kivételével – törlését vagy zárolását.
(9) Az érintett kérelmére az adatkezelő tájékoztatást ad az érintett általa kezelt adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, továbbá az adattovábbítás jogalapjáról és címzettjéről (arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat). Az adatkezelő a kérelem benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, legfeljebb azonban 30 napon belül írásban, közérthető formában adja meg a tájékoztatást.
(10) Az adatkezelő az érintett személyes adatait törli, ha kezelése jogellenes, az érintett kéri – a kötelező adatkezelés kivételével –, ha az hiányos vagy téves, az adatkezelés célja megszűnt, vagy az adatok tárolásának törvényben meghatározott határideje lejárt, azt a bíróság vagy a Hatóság elrendelte.
(11) Az érintett adatkezeléssel kapcsolatos további jogaira és jogorvoslati lehetőségeire az Info tv. rendelkezései irányadóak.
5. § (1) Jelen határozat 2013. október 1-jén lép hatályba azzal, hogy a Magyar Tudományos Akadémia elnökének 20/2011 (IX. 15.) számú határozata az Akadémiai Adattárban kezelt személyes adatok védelméről egyidejűleg hatályát veszti.
(2) A Magyar Tudományos Akadémia Doktori Szabályzata, valamint a Doktori Tanács Eljárási Szabályzata és Ügyrendje rendelkezéseit figyelembe véve és kiegészítve az 1994 előtti kandidátusi értekezések címe és tartalma nem nyilvános, amennyiben keletkezéssukkor nem minősültek nyilvánosnak, így nyilvánosságuk az érintett önkéntes hozzájárulásán alapulnak.
(3) Jelen határozatban nem szabályozott kérdésekben az Info tv. rendelkezései irányadóak.