I. A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény 14. §-ában és a Magyar Tudományos Akadémia Elnökségének 32/2009. (VI.23.) sz. állásfoglalásában kapott felhatalmazás alapján az ideiglenes külföldi kiküldetések és beutazások rendjét, valamint a Magyar Tudományos Akadémia két- és többoldalú nemzetközi megállapodásai alapján megvalósuló külföldi kiküldetések és beutazások szabályait a jelen határozatban, annak mellékletében és függelékeiben (a továbbiakban együttesen: határozat) foglaltak szerint határozom meg.
II. Jelen határozatot az Akadémiai Értesítőben kell közzétenni, valamint a Magyar Tudományos Akadémiánál és az MTA Titkárságánál a helyben szokásos módon kihirdetni és hozzáférhetővé tenni.
A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény 14. §-ában és a Magyar Tudományos Akadémia Elnökségének 32/2009. (VI. 23.) sz. állásfoglalásában biztosított jogkörömben eljárva, az ideiglenes külföldi kiküldetések és beutazások rendjét, valamint a Magyar Tudományos Akadémia két- és többoldalú nemzetközi megállapodásai alapján megvalósuló külföldi kiküldetések és beutazások szabályait a következők szerint határozom meg.
1. § (1) A határozat célja, hogy biztosítsa a Magyar Tudományos Akadémián (a továbbiakban: Akadémia) az ideiglenes külföldi kiküldetéssel és beutazással, továbbá az Akadémia két- és többoldalú nemzetközi együttműködési megállapodásai (a továbbiakban: nemzetközi egyezmény) alapján megvalósuló külföldi kiküldetéssel és beutazással kapcsolatos feladatok szabályszerű végrehajtásának rendjét.
(2) A kiküldetést teljesítő kiküldött a külföldi utazásával kapcsolatban meghatározott feladatát mindenkor a kiküldetési cél és a takarékossági szempontok együttes figyelembevételével köteles teljesíteni.
2. § (1) A határozat hatálya az Akadémia és az Akadémia Titkárságának (a továbbiakban: MTA Titkársága) megbízásából vagy képviseletében történő ideiglenes külföldi kiküldetésekre és az Akadémia által fogadott külföldi vendégek beutazására terjed ki.
(2) Jelen határozat rendelkezéseit kell alkalmazni:
a) az ideiglenes külföldi kiküldetések tekintetében
i. az MTA Titkárságával közszolgálati jogviszonyban álló köztisztviselőkre és az MTA Titkárságával munkaviszonyban állókra (a továbbiakban: állományi dolgozók),
ii. az Akadémia képviseletében hivatalos célból kiküldött, de nem az MTA Titkársága alkalmazásában álló személyekre,
iii. a nemzetközi egyezmények alapján az Akadémia megbízásából külföldre utazó kutatókra és állományi dolgozókra;
b) a beutazás tekintetében
i. az Akadémia által meghívott külföldi vendégekre,
ii. a nemzetközi egyezmények alapján érkező külföldi vendégekre.
3. § (1) Ideiglenes külföldi kiküldetés: a kiküldött olyan, külföldön történő munkavégzése, amely esetenként nem haladja meg a 90 napot. A kiküldetés kiindulási helye főszabály szerint Magyarország területén van, a kiküldött kiküldetést közvetlenül megelőző külföldi tartózkodása esetén azonban a kiindulási hely más ország területén is lehet.
(2) Nemzetközi egyezmény keretében történő ideiglenes külföldi kiküldetés: olyan ideiglenes külföldi kiküldetés, amelyre az Akadémia valamely nemzetközi egyezményének keretében kerül sor.
(3) Kiküldött: a 2. § (2) bekezdésének a) pontjában meghatározott személy, amennyiben kiküldetését a 11. § szerint engedélyezték.
(4) Beutazó: az az Akadémia vagy az MTA Titkársága által meghívott külföldi vendég, aki az Akadémia valamely nemzetközi egyezménye alapján, vagy ilyen kereteken kívül részesül magyarországi tartózkodása során ellátásban és/vagy utazási költségtérítésben.
(5) Igénylő: az utazás szakmai indokoltsága tekintetében javaslattételre jogosult személy. Az igénylő gondoskodik az engedélyezéshez szükséges és a kiküldetés várható maximális költségét is tartalmazó igénylőlap (e határozat 7. számú függeléke) kitöltéséről, aláírásáról és benyújtásáról.
(6) Pénzügyi ellenjegyző: az MTA Titkársága mindenkor hatályos Gazdálkodási Szabályzata alapján a kiküldetés forrását biztosító keret esetében pénzügyi ellenjegyzésre jogosult személy. A pénzügyi ellenjegyző az igénylőlap alapján igazolja, hogy a kiküldetéshez szükséges pénzügyi keret rendelkezése áll, és a költségtérítésre vonatkozó kötelezettségvállalás nem sérti a gazdálkodásra vonatkozó szabályokat.
(7) Engedélyező: az MTA Titkársága mindenkor hatályos Gazdálkodási Szabályzata alapján a kiküldetés forrását biztosító pénzügyi keret terhére kötelezettségvállalásra jogosult személy.
(8) Útielőleg: az ideiglenes külföldi kiküldetés megkezdése előtt kifizetett olyan összeg, amely a dologi költségek (szállás és utazás költsége, valamint egyéb költség) finanszírozására szolgál.
(9) Napidíj: az ideiglenes külföldi kiküldetés során felmerülő, tételesen nem elszámolható költségekre nyújtott személyi juttatás.
4. § E határozatot a következő jogszabályokkal összhangban kell alkalmazni: a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (a továbbiakban: Szja-tv.), az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet, a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Korm. rendelet, valamint a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemagyag- és kenőanyagfogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet.
5. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetések és beutazások pénzügyi fedezetét az MTA fejezet „MTA Titkárság igazgatása, tiszteletdíjak és köztestületi feladatok” címe tartalmazza, illetve egyéb hazai, vagy európai uniós és nemzetközi pályázati forrás adhatja.
(2) Az Akadémia tárgyévre vonatkozó költségvetési keretszámainak ismeretében az Akadémia elnöke dönt azokról a költségvetési keretekről és felhasználási jogcímekről, amelyek a tárgyévben az Akadémia nemzetközi kapcsolataival, és különösen az ideiglenes külföldi kiküldetésekkel és beutazásokkal összefüggő feladatok ellátására fordíthatók.
(3) Az MTA Titkársága részére az állományi dolgozók szakmai feladatellátás érdekében történő ideiglenes külföldi kiküldetéseihez szükséges fedezetet az intézményi költségvetésén belül külön keret biztosítja, amelyet az intézményi költségvetés jóváhagyásakor az Akadémia elnöke engedélyez.
(4) A hivatali gépkocsival történő utazások esetében a gépkocsivezető napidíját, esetleges szállásköltségét és külföldön történő parkolását, illetve autópályamatrica-díját az MTA Létesítménygazdálkodási Központ az MTA Titkársága részére utanként kiszámlázza, az MTA Titkársága pedig a kiküldött személy szóban forgó ideiglenes külföldi kiküldetésének terhére elszámolja.
6. § (1) A kiküldöttet az ideiglenes külföldi kiküldetésével összefüggésben felmerülő költségei tekintetében utólagos elszámoláson alapuló költségtérítés illeti meg. Az elszámolás a következőkre terjed ki:
a) Személyi juttatás: napidíj;
b) Dologi költségek: szállásköltség, utazási költség és a kiküldetéshez kapcsolódó egyéb, indokolt és igazolt költség.
(2) Az Akadémia, illetve az MTA Titkársága külön elnöki határozatban meghatározott vezetői személyre szóló kincstári bankkártyával (VIP-kártya) rendelkeznek, amely felhasználható a vezető ideiglenes külföldi kiküldetése kapcsán felmerülő dologi költségek (utazás, szállás, egyéb költségek) fedezetére. A személyre szóló kincstári bankkártya külföldi használatának feltételei egyéb tekintetben megegyeznek a belföldi felhasználási feltételekkel.
(3) Amennyiben a kiküldött az ideiglenes külföldi kiküldetés helyszínén a hivatalos külföldi programját megelőzően vagy azt követően tartózkodik, az érintett időtartamra napidíj és költségtérítés nem jár, ugyanakkor a kiküldetés teljesítéséhez egyébként szükséges utazás költsége ebben az esetben is térítendő. A hivatalos külföldi program és a teljes utazás időtartama közötti eltérést a 11. § (3) bekezdésében említett igénylőlapon (e határozat 7. számú függeléke) jelölni kell.
7. § (1) Az MTA Titkárságának állományi dolgozói ideiglenes külföldi kiküldetésük ideje alatt napidíjban részesülnek. A nem állományi dolgozó kiküldöttek részére, az igénylő javaslata alapján, az engedélyező döntésének megfelelően jelen határozat szerinti napidíj adható.
(2) A kiküldött napidíja megkezdett naptári naponként bruttó 17 000 Ft, amely után a vonatkozó hatályos jogszabályok szerinti közterhek fizetendők.
(3) A (2) bekezdésben meghatározott összeget az Akadémia elnöke évente felülvizsgálhatja.
(4) A naptári napok számítása szempontjából az ideiglenes külföldi kiküldetés kezdő, illetőleg befejező időpontja szárazföldi közlekedés esetében az országhatár átlépésének időpontja (az e határozat 5. számú függelékében szereplő útnyilvántartásban rögzített adatok szerint), légi és vízi út esetében pedig az adott jármű indulásának időpontját egy órával megelőző, illetőleg az adott jármű belföldre történő visszaérkezését egy órával követő időpont.
(5) A (2) bekezdés alkalmazása során
a) nem vehető figyelembe naptári napként az a nap, amelynek során a kiküldetés időtartama 4 óránál rövidebb;
b) fél naptári napként kell figyelembe venni azt a napot, amelynek során a kiküldetés időtartama 4 óránál hosszabb, de 8 óránál rövidebb.
(6) Amennyiben a kiküldött az MTA Titkárságának állományi dolgozója, a személyi jövedelemadó és a járulékok a kiküldött írásbeli nyilatkozata alapján (e határozat 1. számú függeléke) a kiküldött napidíjából levonandók. Ha a kiküldött nem tartozik az MTA Titkárságának személyi állományába, az e határozat 2. számú függelékében szereplő nyomtatványon kell nyilatkoznia arról, hogy tudomásul veszi a napidíja után keletkező személyijövedelemadó-fizetési kötelezettségét. A részére kifizetett napidíj összege az szja-előleggel csökkentett összeg.
(7) A napidíjra vonatkozóan az MTA Titkársága által befizetendő egészségügyi hozzájárulás az adott utazási keretet terheli.
8. § (1) A kiküldött számlával igazolt szállásköltség megtérítésére jogosult, amennyiben feladatát a külföldre érkezés napján nem tudja befejezni, illetőleg azon a napon hazautazni nem tud, vagy az ideiglenes külföldi kiküldetés alapjául szolgáló feladat, esemény, rendezvény hivatalosan több napot vesz igénybe. A szállás díjáról szóló számlát az MTA Titkársága nevére és címére kell kiállíttatni (név: MTA Titkársága; cím: 1051 Budapest, Nádor utca 7., illetve „name: The Secretariat of the Hungarian Academy of Sciences; address: 7 Nádor utca, H–1051 Budapest), a számlán a kiküldött nevét is fel kell tüntetni.
(2) A szállásköltség elszámolásának alapja az eredeti szállodai számla. Amennyiben a szállodai számlán a szálláshoz kapcsolódó kötelezően fizetendő étkezés (reggeli) árán felül fogyasztás vagy szolgáltatás költsége szerepel külön tételként, ez szállásköltségként nem számolható el. Amennyiben azonban az adott költség az ideiglenes külföldi kiküldetés keretében ellátott feladat teljesítésével összefüggésben merült fel, az a 10. § szerinti egyéb költségként elszámolható. A kiküldöttet díjtalan elszállásolás esetén szállásköltség térítése nem illeti meg.
(3) A szállásköltség 150 euró/fő/éj mértékig, vagy a Költségvetési és Pénzügyi Főosztály Gazdasági Osztálya által az előkalkuláció során meghatározott árfolyamon számított, 150 euró/fő/éj összegnek megfelelő forintösszegig finanszírozható, attól eltérni kizárólag az Akadémia elnökének engedélyével lehet. Ha a szállásdíj ténylegesen fizetendő, valutában/devizában vagy forintban kifejezett összege az igénylés időpontjához képest bekövetkező árfolyamváltozás miatt haladja meg a 150 euró/fő/éj mértéket, annak megtérítéséhez az Akadémia elnökének engedélye nem szükséges.
(4) Amennyiben az ideiglenes külföldi kiküldetés olyan okból marad el, amelyről a kiküldöttnek előzetesen tudomása van, a kiküldött köteles gondoskodni arról, hogy az adott szálloda által a foglalás lemondására vonatkozóan meghatározott szabályoknak megfelelően és határidőn belül a szállásfoglalás lemondása megtörténjen.
9. § (1) A kiküldött az utazási költségeinek megtérítésére jogosult. Utazási költségként az alábbiakat kell – számla vagy nyugta alapján – megtéríteni:
a) utazási jegy, repülőtéri illeték, indokolt túlsúlyköltség, biztosítási díj, vízumdíj;
b) a kiküldetési helyre érkezéskor, visszainduláskor, valamint átszálláskor a transzfer használatának díja;
c) amennyiben a kiküldött nem az Akadémia székhelyén kezdi meg a kiküldetést, a lakóhelye és a repülőtér, a pályaudvar, illetve a kikötő közötti közlekedés költségének díja;
d) saját tulajdonú vagy a házastárs tulajdonában lévő személygépkocsival történő utazás esetén a (4) bekezdés szerint megállapított utazási költség, továbbá az utazás kapcsán felmerülő parkolási díj, valamint az úthasználathoz kötődő bármely illeték és díj;
e) szolgálati gépjárművel történő utazás esetén a felmerülő parkolási díj, valamint az úthasználathoz kötődő bármely illeték és díj;
f) a célországon belüli helyközi járatokon felmerülő utazási költség; a szálláshely és a kiküldetés célja közötti, közösségi közlekedési eszközzel történő közlekedés, illetve szükség esetén taxival történő közlekedés költsége.
(2) Repülőgéppel történő utazás esetén az Akadémia választott vezetői business osztályra szóló repülőjeggyel utazhatnak. Más kiküldött utazók turista osztályra szóló jeggyel utazhatnak. Ettől eltérni csak az Akadémia elnökének engedélyével lehet. Repülőjegyet kizárólag az MTA Titkársága által lefolytatott közbeszerzési eljárásban nyertes és ez alapján hatályos közbeszerzési szerződéssel rendelkező jegyirodánál lehet megrendelni.
(3) Ha a kiküldött a saját tulajdonában vagy a házastársa tulajdonában lévő személygépkocsival kíván utazni, a személygépkocsi hivatalos célú használatának az Szja-tv. alapján feltétele, hogy a személygépkocsi megfeleljen a forgalombantartási követelményeknek (érvényes forgalmi engedéllyel, műszaki vizsgával, kötelező felelősségbiztosítással rendelkezzen). E követelmények teljesítésére, továbbá a személygépkocsi tulajdonosának személyére vonatkozóan a kiküldöttnek az e határozat 3. számú függelékében szereplő megállapodást, és szükség esetén az e határozat 4. számú függelékében szereplő tulajdonosi hozzájárulást kell benyújtania. Az elszámoláshoz útnyilvántartást (e határozat 5. számú függeléke) kell készíteni, amelyhez csatolni kell a keletkezett útdíjszámlákat.
(4) Saját tulajdonú vagy a házastárs tulajdonában lévő személygépkocsival történő utazáskor a Költségvetési és Pénzügyi Főosztály a kiküldött részére fizetendő költségtérítés összegét a fenti 4. §-ban említett 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet által meghatározott alapnorma-átalány mértéke, a Nemzeti Adó- és Vámhivatal által közzétett, adott hónapra érvényes üzemanyagár, az Szja-tv. szerinti általános személygépkocsinormaköltség és a megtett kilométer alapján állapítja meg. A költségtérítést az e határozat 6. számú függelékében szereplő kiküldetési rendelvénynek a Költségvetési és Pénzügyi Főosztály Gazdasági Osztálya részére történő benyújtásával lehet igényelni. A személygépkocsival történő utazás költségei nem haladhatják meg a repülővel történő utazás költségeit.
(5) A helyi közlekedés során felmerülő költségeket az elszámoláskor leadott menetjegyek ellenértéke alapján kell megtéríteni, feltéve, hogy a menetjegyen az árat és a felhasználás dátumát feltüntették.
10. § (1) A kiküldött mindazon, az ideiglenes külföldi kiküldetés keretében ellátott feladatával összefüggésben felmerülő indokolt és igazolt dologi költsége, amely nem tartozik a szállásköltség és az utazási költség körébe, egyéb költségnek tekintendő, amelyet számla vagy nyugta alapján részére meg kell téríteni.
(2) Elszámolható egyéb költség különösen:
a) hivatali célból igénybe vett bármely irodai szolgáltatás költsége;
b) az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezésekor előzetesen jóváhagyott rendezvényekre fizetendő részvételi díj, illetve regisztrációs díj, számla alapján; amennyiben az adott rendezvény esetében az étkezés költségét a vonatkozó számlán külön sorban tüntetik fel, az étkezési költség is térítendő; az ilyen étkezési költség reprezentációs kiadásnak minősül;
c) az igénylőlap alapján előzetesen engedélyezett személygépkocsi (kisbusz) bérlése, számla ellenében;
d) kormányváró az Akadémia elnöke és indokolt esetben más választott vezetői, valamint vendégeik részére.
(3) A (2) bekezdésben fel nem sorolt egyéb költségek elszámolásához a kiküldetés engedélyezőjének jóváhagyása szükséges.
(4) Az egyéb költségek terhére nem számolható el térkép-, szoftver-, könyvvásárlás, eszközbeszerzés, a kiküldött felróható magatartásából származó vagyoni kár ellenértéke, közlekedésrendészeti és más hatósági bírság, hatósági intézkedés költségei és egyéb, a kiküldetés céljával össze nem egyeztethető költség.
11. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetést a mindenkor hatályos Gazdálkodási Szabályzat alapján az adott keret terhére kötelezettségvállalásra jogosult személy engedélyezi, a (2) bekezdésben foglalt kivétellel.
(2) Az Akadémia elnökének ideiglenes külföldi kiküldetése csak pénzügyi ellenjegyzéshez kötött.
(3) Az ideiglenes külföldi kiküldetés támogatását az e határozat 7. számú függelékében szereplő igénylőlapon kell igényelni, amelyet az engedélyező részére kell benyújtani. Az igénylőlap mellé – amennyiben ez releváns – csatolni kell a meghívót, a kiküldetés programját és indoklását. Az igénylőlapon az elszámolandó költségek összegét a Költségvetési és Pénzügyi Főosztály Gazdasági Osztálya által az előkalkuláció során meghatározott árfolyamon számítva, forintban kell megadni.
(4) A (3) bekezdésben említett, az (1) bekezdés szerinti engedélyező aláírásával ellátott igénylőlapot legkésőbb az elutazás időpontja előtt 5 munkanappal kell benyújtani a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályához.
(5) Amennyiben a kiküldött útielőleget igényelt, vagy a napidíj előzetes kifizetését kérte, vagy útiköltségének, illetve szállásköltségének az MTA Titkársága általi előzetes rendezését kérte, e kifizetések teljesítése csak akkor lehetséges, ha az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezése és az útielőleg összegének engedélyezése legkésőbb az utazás megkezdése előtt 10 munkanappal megtörtént. Ellenkező esetben a kiküldött útielőlegre, illetve napidíj előzetes kifizetésére nem jogosult.
(6) A (3) bekezdésben említett igénylőlapon szereplő adatok alapján a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya gondoskodik az elektronikus pénzügyi ellenjegyzés beszerzéséről.
(7) A kiküldött az igénylőlapon feltüntetett dologi költségekre útielőleget csak indokolással ellátott külön kérelemben igényelhet. Ehhez az e határozat 8. számú függelékében szereplő útielőleg iránti kérelmet kell kitöltenie és benyújtania a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya részére.
(8) A Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának vezetője az elektronikus kiküldetési nyilvántartó rendszerben tanúsítja az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezésének megtörténtét. Az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezését követően a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya, a kiküldöttel egyeztetve, szükség szerint gondoskodik az utazással kapcsolatos ügyintézésről.
(9) Amennyiben a kiküldött útielőleget igényelt és/vagy a napidíj előzetes kifizetését kérte, az ideiglenes külföldi kiküldetés engedélyezését, valamint az útielőleg-fizetés, és/vagy előzetes napidíjfizetés engedélyezését követően a Költségvetési és Pénzügyi Főosztály Gazdasági Osztálya intézkedik az útielőlegnek és/vagy a napidíjnak az elutazás időpontja előtti kifizetéséről.
(10) Az útielőleg, illetve a napidíj kifizetése minden esetben forintban történik. A forintösszeg külföldi pénznemre történő átváltásának költsége a kiküldöttet terheli.
(11) Útielőleg felvételére kizárólag készpénzben, az utazás megkezdése előtt az MTA Titkárságának pénztárában kerülhet sor.
(12) A napidíj előzetes kifizetése a kiküldött választása szerint készpénzben az MTA Titkárságának pénztárában, vagy pedig banki átutalás útján történhet.
(13) Új ideiglenes külföldi kiküldetés igénylése csak abban az esetben nyújtható be, ha a kiküldött a korábbi utazásával a kiküldetés végétől számított 8 munkanapon belül elszámolt, kivéve, ha a kiküldöttnek az említett elszámolási határidőn belül meg kell kezdenie a következő utazását.
12. § (1) Az ideiglenes külföldi kiküldetés befejezését követően e kiküldetés szakmai teljesítését a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztályának vezetője igazolja. A Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya vezetőjének kiküldetése esetén a szakmai teljesítést az Akadémia elnöke igazolja.
(2) A kiküldött a kiküldetés befejezésétől számítva legkésőbb 8 munkanapon belül köteles elszámolni, és amennyiben az utazás célja indokolja, úti jelentést készíteni. A kiküldött az úti jelentést az utazást kezdeményező vezető részére nyújtja be.
(3) A pénzügyi elszámolást (e határozat 9. számú függeléke) a kiküldött által leadott eredeti bizonylatok alapján a Költségvetési és Pénzügyi Főosztály Gazdasági Osztálya készíti el. A költségek elszámolása során a kerekítés szabályait kell alkalmazni.
(4) Az elszámolás forintban, a benyújtott bizonylatok teljesítésének napján érvényes MNB középárfolyamon történik. Az elszámoláshoz szükséges valutaátváltás költsége a kiküldöttet terheli. Ha a kiküldött az ideiglenes külföldi kiküldetés során saját bankkártyáját használja a kiküldetéssel összefüggő fizetési kötelezettségek teljesítésére, abban az esetben is a teljesítés napján érvényes MNB középárfolyamot kell az elszámoláskor alkalmazni.
(5) Személyre szóló kincstári bankkártya (VIP-kártya) használata esetén a költségeket a használatot alátámasztó pénzintézeti tükörszámla-kivonaton szereplő árfolyamon kell elszámolni.
(6) Ha a kiküldött az ideiglenes külföldi kiküldetése kapcsán sem napidíj előzetes kifizetését, sem útielőleg kifizetését nem igényelte, az utólagos elszámolás alapján őt megillető költségtérítés a kérésének megfelelően vagy készpénzben az MTA Titkárságának pénztárában, vagy az általa megadott bankszámlára történő átutalással teljesítendő. A pénztári készpénzkifizetésre az elszámolással egy időben, a banki átutalásra az elszámolás napjától számított 8 munkanapon belül kerül sor.
(7) Amennyiben a kiküldött útielőleget vett fel, az elszámolást kizárólag készpénzben, az MTA Titkárságának pénztárában intézheti, a következő szabályok szerint:
a) ha a felvett útielőleg és a bizonylattal igazolt költségek különbözete pozitív, a kiküldött e különbözet összegét fizeti vissza a pénztárba; ha ez a különbözet negatív, a különbözet összegét a kiküldött az elszámolással egy időben veszi át a pénztárban; kizárólag azok a költségek vehetők figyelembe, amelyeket a kiküldött készpénzben vagy elektronikus fizetési eszközzel (saját bankkártyájával) rendezett ideiglenes külföldi kiküldetése során;
b) az elszámolás a (4) bekezdésben említett árfolyamon történik;
c) az elszámolásra benyújtott számlán a termék vagy szolgáltatás megnevezését magyar nyelven is fel kell tüntetni (pl. szállásköltség, autópályadíj, stb.).
(8) Amennyiben a kiküldött a napidíjat előzetesen készpénzben, az MTA Titkárságának pénztárából vette fel, az elszámolására a (7) bekezdés rendelkezéseit kell megfelelően alkalmazni.
(9) Amennyiben a napidíj előzetes kifizetése banki átutalás útján történt, az elszámolás alapján a kiküldöttet esetlegesen megillető többletnapidíj kifizetése, illetőleg a kiküldöttet esetlegesen terhelő visszafizetési kötelezettség kizárólag banki átutalással rendezhető.
(10) Az elszámolás alkalmával az e határozat 12. számú függelékében szereplő, a napidíj elszámolásához kapcsolódó bérjegyzéket kell átadni annak a kiküldöttnek a részére, aki nem tartozik az MTA Titkárságának személyi állományába.
(11) A kiküldetéssel kapcsolatos szállás-, utazás- és egyéb indokolt költségek kizárólag az MTA Titkársága nevére szóló számla, illetve a helyi közlekedés, parkolás vagy egyéb kisösszegű dologi költségek esetén nyugta, vagy egyéb számviteli bizonylat ellenében számolhatóak el. A számlán lehetőség szerint a kiküldött nevét is fel kell tüntetni. (A pontos számlázási név és cím: MTA Titkársága; 1051 Budapest, Nádor utca 7., illetve: The Secretariat of the Hungarian Academy of Sciences, 7 Nádor utca, H–1051 Budapest.)
(12) Amennyiben a kiküldött a visszaérkezéstől számított harminc naptári napon belül a felvett útielőleggel, illetve előzetesen felvett napidíjjal nem számol el a Költségvetési és Pénzügyi Főosztály felé, az Szja-tv. 72. §-a (4) bekezdésének n) pontjával összhangban az ugyanezen törvény 72. §-ának (1) bekezdésében foglalt kamatkedvezményből származó jövedelem után személyi jövedelemadót köteles fizetni. Az egészségügyi hozzájárulásról szóló 1998. évi LXVI. törvény 3. §-a (1) bekezdése b) pontjának bb) alpontja alapján az Szja-tv. szerinti kamatkedvezményből származó jövedelem adóalapként meghatározott összege után egészségügyi hozzájárulás fizetendő.
(13) Ha az utazás elmarad, a felvett útielőleget az elutazás meghiúsult időpontjától számított 5 munkanapon belül vissza kell fizetni az MTA Titkárságának pénztárába, és az utazás elmaradásának indokáról a kiküldetés engedélyezőjét tájékoztatni kell. Ugyanígy kell eljárni a pénztárból felvett, előzetesen kifizetett napidíj esetében. Ha a napidíj előzetes kifizetése banki átutalás útján történt, a napidíj teljes összegét az elutazás meghiúsult időpontjától számított 5 munkanapon belül vissza kell utalni az MTA Titkárságának megfelelő bankszámlájára, egyúttal pedig a kiküldetés engedélyezőjét tájékoztatni kell az utazás elmaradásának indokáról. A visszafizetés elmulasztása esetén az előleget felvevő személyt írásban fel kell szólítani a kötelezettség teljesítésére.
13. § (1) A beutazás támogatásának igénylését az e határozat 10. számú függelékében szereplő igénylőlapon kell benyújtani az engedélyező részére. Az igénylőlapon az elszámolható költségek összegét forintban kell megadni.
(2) A beutazó elhelyezéséről – igény esetén – a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya gondoskodik. A szálláshely megválasztásánál elsőbbséget élveznek az akadémiai fenntartású szálláshelyek.
(3) Ha az Akadémia vagy az MTA Titkársága olyan külföldi vendéget hív meg, aki nem nemzetközi egyezmény keretében részesül ellátásban (személyi juttatás, dologi költségek), az ő részére biztosított ellátás költsége reprezentációs kiadásnak minősül, amely után a vonatkozó hatályos jogszabályok alapján az adott utazási keret terhére adó- és járulékfizetési kötelezettség keletkezik.
(4) Abban az esetben, ha a meghívott beutazó magyarországi tartózkodása alatt valamilyen díjazásban (napidíj, megbízási díj stb.) részesül, e díjazásra az Szja-tv. külföldi illetőségű magánszemélyek jövedelmére vonatkozó szabályait kell alkalmazni.
(5) A beutazás kapcsán felmerülő elszámolható költségek: személyi juttatásként napidíj, dologi költségként szállásköltség, utazási költség és egyéb költség. A nem nemzetközi egyezmény keretében beutazó vendégek részére napidíj fizethető, amelynek összege legfeljebb bruttó 30 000 Ft/fő/nap.
(6) Egyéb dologi költségek és a reprezentációs kiadás (pl. vendéglátás, reprezentációs ajándék) megtérítéséhez az engedélyező jóváhagyása szükséges.
(7) A nem nemzetközi egyezmény keretében beutazó vendégek ellátásának költségeire és e költségek elszámolására egyebekben az ideiglenes külföldi kiküldetés szabályai a megfelelő változtatásokkal alkalmazandók.
14. § (1) A nemzetközi egyezmény keretében történő ideiglenes külföldi kiküldetések szabályai mindazon személyekre kiterjednek, akiknek kiküldetésére az Akadémia valamely nemzetközi egyezménye keretében kerül sor.
(2) A kiküldött részére az Akadémia a vonatkozó egyezményben foglaltaknak megfelelően kizárólag a külföldre történő kiutazáshoz és a külföldről történő hazautazáshoz szükséges útiköltséget biztosítja.
(3) A kiküldött részére a napidíjat és a szállást a vonatkozó egyezmény alapján a fogadó fél biztosítja.
(4) A kiutazáshoz kötelező védőoltások költségeit az Akadémia megtéríti.
(5) A nemzetközi egyezmény keretében kiutazó kiküldött a tanulmányút során végzett munkáról, annak eredményéről és a kapcsolódó további feladatokról a megérkezést követő 8 munkanapon belül, a II. számú függelék szerint elkészített úti jelentést köteles megküldeni a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya részére.
(6) A nemzetközi egyezmény keretében megvalósuló kiküldetések szabályai a továbbiakban az ideiglenes külföldi kiküldetések általános rendjével megegyeznek.
15. § (1) A nemzetközi egyezmény keretében történő beutazás szabályai mindazon személyekre kiterjednek, akiknek fogadására az Akadémia valamely nemzetközi egyezménye keretében kerül sor.
(2) A beutazás kapcsán felmerülő elszámolható költségek: személyi juttatásként napidíj, dologi költségként szállásköltség, utazási költség és egyéb költség. Amennyiben a vonatkozó egyezmény előírja, napidíj fizetendő, amelynek összege a vonatkozó egyezményben foglaltaknak megfelelő, de legfeljebb bruttó 10.000 Ft/fő/nap. A napidíj kifizetése tekintetében a beutazóra az Szja-tv. külföldi illetőségű magánszemélyek jövedelmére vonatkozó szabályait kell alkalmazni.
(3) A beutazó elhelyezéséről a Nemzetközi Kapcsolatok Főosztálya gondoskodik. A szálláshely megválasztásánál elsőbbséget élveznek az akadémiai fenntartású szálláshelyek.
(4) A beutazó esetében egyéb dologi költségként elszámolható különösen:
a) a belföldi utazási költség: az adott kutatóhelyre történő oda-vissza utazásra, Magyarországra történő érkezés helyétől számítva, a munkatervben megjelölt feladatok végrehajtásával összefüggésben felmerülő belföldi útiköltség (vonat, autóbusz, bérelt gépjármű),
b) a repülőtérről való bejutással és a repülőtérre való kijutással kapcsolatos taxi- vagy minibuszköltség,
c) sürgősségi orvosi ellátási költség, amennyiben a beutazó nem rendelkezik utazási biztosítással.
(5) A nemzetközi egyezmény keretében megvalósuló beutazások szabályai a továbbiakban az ideiglenes külföldi kiküldetések általános rendjével megegyeznek.
16. § (1) Jelen határozat az aláírásának napján lép hatályba. Hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszíti „A Magyar Tudományos Akadémia elnökének 5/2013. (III. 29.) számú határozata a Magyar Tudományos Akadémia nemzetközi kapcsolatainak keretén belüli ideiglenes külföldi kiküldetésekről és beutazásokról szóló elszámolás rendjéről, az egyezményes keretből történő külföldi kiküldetésekről és a külföldiek vendéglátásának szabályairól”.
(2) Jelen határozat rendelkezéseit a hatálybalépését követően igényelt ideiglenes külföldi kiküldetések és beutazások esetében kell alkalmazni. Szintén e határozat rendelkezéseit kell alkalmazni azokra az ideiglenes külföldi kiküldetésekre és beutazásokra, amelyek költségelszámolása folyamatban van.
Függelékek: