A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény (MTAtv.) 14. § -ában, a Magyar Tudományos Akadémia Alapszabályában és Ügyrendjében kapott felhatalmazás alapján, a veszélyhelyzet megszűnésével összefüggő átmeneti szabályokról és járványügyi készültségről szóló 2020. évi LVIII. törvény 120. § (1), és a 2020. március 11-én kihirdetett veszélyhelyzet megszüntetéséről szóló 282/2020. (VI. 17.) Kormány rendelet alapján megállapítom, hogy a Magyar Tudományos Akadémia elnökének 11/2020. (V. 08.) számú határozata alkalmazhatósága 2020. augusztus 17. napjával megszűnik.
A Magyar Tudományos Akadémia döntéshozó szerveinek elektronikus eszköz útján való tanácskozása és döntéshozatala szabályait az alábbiak szerint állapítom meg a Közgyűlés 13/2020. (VI. 25.) számú határozatával kibocsátott felhatalmazás alapján, arra tekintettel, hogy a fennálló járványügyi készültség idején, továbbá a megismert testületi igények szerint a határozatképesség a személyes ülések mellett az elektronikus tanácskozási módok lehetőségének fenntartásával biztosítható.
1. § Jelen szabályzat a Magyar Tudományos Akadémia (a továbbiakban: Akadémia) köztestületének valamennyi döntéshozó szervére kiterjed. A 3. § (8) bekezdést alkalmazni kell az Akadémia által biztosított technikai feltételek esetén valamennyi nyilvános rendezvényre.
2. § (1) Döntéshozó szerv: a Magyar Tudományos Akadémia Közgyűlése, Elnöksége, Vezetői Kollégiuma, tudományos osztálya, Jelölőbizottsága, Doktori Tanácsa, Felügyelő Testülete, Vagyonkezelő Testülete, Tudományetikai Bizottsága, Könyv- és Folyóirat-kiadó Bizottsága, és bármely testülete, bizottsága, mely saját ügyrendje, eljárási rendje vagy működésének kialakult gyakorlata szerint testületi határozatot, állásfoglalást, döntést fogalmaz meg.
(2) Távjelenlét: a döntéshozó szerv tagjának, vagy a döntéshozó szerv ülésére meghívott más résztvevőnek jelen szabályzattal megengedett elektronikus hírközlő eszköz útján biztosított valós idejű jelenléte a döntéshozó szerv ülésén.
(3) On-line ülés: a döntéshozó szerv olyan tanácskozása és döntéshozatala, melyen a tagok és meghívottak távjelenléttel is részt vehetnek.
(4) Elektronikus hírközlő eszköz: olyan elektronikus eszköz, ami a tag személyazonosságának megállapítására alkalmas hangja és/vagy arcképe megjelenítésével, vagy egyedi, a döntéshozó szerv által kibocsátott azonosító jelének továbbításával. A tag személyazonosságának az on-line ülés bármely időpontjában igazolhatónak kell lennie az elektronikus hírközlő eszköz útján.
(5) Személyazonosításra alkalmas adatok: a személy neve és lakóhelye; ezen túlmenően, ha van: a tag egyedi azonosító jele, a tag arcképének megjelenítése.
(6) Egyedi azonosító jel: egyedi és egyszer használatos elektronikus jel, vagy kulcs (pl.: a Zoom értekezlet egyedi száma és a hozzá tartozó, az értekezletet védő jelszó együtt); vagy az Akadémiai Adattár (AAT) egyéni belépő azonosítója és jelszava.
(7) Egyszerű elektronikus szavazás: egyedi azonosító jel felhasználásával történő szavazás, vagy az ülés lefolytatásához használt elektronikus hírközlő eszköz által felkínált szavazási mód.
(8) „Távollévők közötti elektronikus szavazás”: az Akadémia Alapszabálya Mellékletének II. Döntéshozó testületek szavazási módja című fejezetének a távollévők közötti elektronikus szavazásra vonatkozó rendelkezései szerint történő elektronikus szavazás az akadémiai e-választási rendszeren keresztül, az AAT azonosító és jelszó párosával belépve. Ez a szavazási mód fogadható el titkos szavazásként.
(9) Ügyrendi határozat: a testület tanácskozásának vezetésével, rendjével összefüggő, a tárgyalt napirendi pontot érdemben nem érintő – döntést igénylő – eljárási kérdésre hozott határozat.
(10) Elektronikus aláírás: minősített, vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú elektronikus aláírás, elektronikus bélyegző, vagy azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés szolgáltatással való hitelesítés (AVDH)
(11) Rendezvényszolgálat: az MTA Létesítménygazdálkodási Központ (LGK) szervezeti egysége, mely az általa beszerzett, ZOOM, vagy más szoftver jogszerű használatát biztosítja a döntéshozó szervek számára, és annak használatához technikai segítséget nyújt a rendezveny@lgk.mta.hulgk.mta.hu~ elektronikus levelezési címen történő igény-bejelentést és időpont egyezetetést követően.
3. § (1) A döntéshozó szerv ülése és tanácskozása a döntéshozó szerv vezetőjének előzetes tájékozódása, és ennek alapján hozott döntése alapján, a személyes, fizikai jelenléttel tartott ülésen kívül megtartható
a) személyesen jelen lévők és távjelenlévők között;
b) kizárólag távjelenléttel,
on-line ülés formájában is, a (2) bekezdés szerinti elektronikus hírközlő eszköz, és informatikai alkalmazás útján. Az Akadémia közgyűlése technikai okok miatt nem hívható össze az a) pont szerinti módon.
A kizárólag személyes jelenléttel tartott tanácskozás rendjére az Akadémia Alapszabálya, Ügyrendje és az érintett testület ügyrendje vonatkozik.
(2) Az on-line ülésen igénybe vehető elektronikus hírközlő eszközök, a tanácskozást lehetővé tévő informatikai alkalmazások, és egyéb elektronikus eszközök az alábbiak.
a) Elektronikus hírközlő eszközök:
– személyi számítógép (pl.: desktop, laptop);
– okos eszközök (pl.: okostelefon, tablet);
– hang alapú telefon, a döntéshozó szerv vezetőjének engedélyével, tanácskozásra, és kizárólag nyílt szavazás során a szavazat szóbeli leadására.
b) Informatikai alkalmazások: speciálisan hang- és képtovábbításra alkalmas, on-line tanácskozás lebonyolításhoz kifejlesztett szoftver (pl. Zoom, TEAMS, stb.), melynek kiválasztására, és a jogszerű használat ellenőrzésére a döntéshozó szerv vezetője jogosult és köteles. Az Akadémia több egyidejű, jogszerűen beszerzett Zoom szoftverrel támogatott ülést biztosít a Rendezvényszolgálat útján, technikai segítség nyújtása mellett.
c) Egyéb elektronikus eszközök:
– webkamera;
– mikrofon, hangszóró,
valamint más, a Rendezvényszolgálat által biztosított, vagy írásban elfogadott, szükséges eszköz.
(3) Az on-line ülésre szóló meghívó kiküldéséről a döntéshozó szerv vezetője gondoskodik. A meghívónak a tagok Akadémiai Adattárban nyilvántartott elektronikus levélcímére történő kiküldése idejét és tartalmát az Akadémia Alapszabályában és Ügyrendjében, valamint az egyes döntéshozó szervekre saját eljárási szabályzatukban előírt rendelkezések alapján kell megállapítani, a jelen szabályzat szerinti eltérésekkel. A meghívónak és mellékleteinek ismertetnie kell:
a) az on-line ülés időpontját, módját, elérhetőségét;
b) a szavazás (5)–(6) bekezdés szerinti egy vagy több lehetséges módját;
c) a napirend egyes pontjait, és az azokhoz csatlakozó dokumentumokelérhetőségét;
d) a döntéshozó szerv elektronikus levélcímét;
e) tájékoztatást arról, hogy az on-line ülésről kép-, vagy hangfelvétel készül-e.
(4) A döntéshozó szerv vezetője, vagy a döntéshozó szerv vezetője által felkért tagja levezető elnökként megállapítja az on-line ülés határozatképességét, ügyrendi szavazást rendel el a jegyzőkönyv hitelesítők személyére, a napirend elfogadására, és más ügyrendi döntésre, érdemi szavazást rendel el a napirend szerinti érdemi határozati javaslatokra, levezeti a döntéshozó szerv on-line ülését, megállapítja és ismerteti az on-line ülés idején vagy azt követően tartott szavazás eredményét, és kihirdeti a határozatokat.
(5) Az on-line ülésen az ügyrendi határozatokat valamennyi résztvevő számára látható kézfeltartással, vagy egyszerű elektronikus szavazással kell meghozni.
A napirend szerinti érdemi határozati javaslatokról történő nyílt szavazás módjáról az ülés levezető elnöke dönt a meghívóban ismertetett szavazási módok közül választva. On-line ülésen a szavazásra jogosultak számát és az igénybe vett elektronikus hírközlő eszköz lehetőségeit figyelembe véve a szavazásra jogosultak érdemi kérdésben, nyílt szavazás esetén szavazhatnak látható kézfeltartással, telefonon történő közléssel (támogatom/nem támogatom, igen/nem), vagy egyszerű elektronikus szavazással. Amennyiben a technikai feltételek lehetővé teszik, az on-line ülés idején titkos szavazás is elrendelhető „távollévők közötti elektronikus szavazás” útján azon tagok között, akik az on-line ülésen részt vesznek.
A szavazást közvetlenül megelőzően a levezető elnöknek egyértelműen meg kell fogalmaznia a szavazásra bocsátott határozati javaslatot, és lehetőség szerint annak írásbeli képét is láthatóvá kell tenni.
(6) Amennyiben az on-line ülésen technikai akadályok, vagy a szövegszerkesztés időigényessége miatt nem volt lehetséges, vagy meghiúsult az (5) bekezdés szerinti szavazás, és/vagy titkos szavazásra volt szükség, vagy a döntéshozó szerv elnöke a meghívóban eleve így rendelkezett, úgy az ülést követően 24 órán belül és legalább 24 óra időtartamra kiírt, „távollévők közötti elektronikus szavazás” útján hozható döntés a napirend szerinti, el nem döntött határozati javaslatok tárgyában. E bekezdés szerinti szavazást azon tagok között kell kiírni, akik az on-line ülésen részt vettek.
(7) On-line ülést zárt ülésként csak abban az esetben lehet megtartani, ha az ülés levezető elnöke a résztvevők nyilatkozatai és az ülés körülményei alapján minden kétséget kizáróan megállapítja, hogy az ülésen csak a döntéshozó szerv tagjai és a meghívottak vesznek részt. A résztvevőknek nyilatkozniuk kell arról, hogy az ülést illetéktelen személy nem hallhatja vagy láthatja.
(8) Olyan nyilvános on-line ülést, melyen saját kezdeményezésre, névre szóló meghívó nélkül is részt lehet venni, a lehetséges legmagasabb résztvevői létszám megállapítása mellett előzetes elektronikus regisztrációhoz kell kötni. A regisztrációhoz megadandó adatokat a rendezvény szervezője határozza meg mindenkor az MTA hatályos adatkezelési tájékoztatójának megfelelően. A nyilvános ülésre személyre szólóan meghívott személyt regisztráltnak kell tekinteni.
4. § (1) A döntéshozó szerv határozathozatalára ülés és tanácskozás nélkül is sor kerülhet „távollévők közötti elektronikus szavazás” útján.
(2) Közgyűlés hatáskörébe tartozó döntés esetén, továbbá amennyiben a döntéshozó szerv vezetője a döntést megelőzően tagi véleménynyilvánítást tart indokoltnak, írásbeli vélemény-nyilvánításra is fel lehet kérni a tagokat. A felhívás és annak mellékletei tartalmazzák:
a) a döntéshozó szerv vezetőjének nyilatkozatát arról, hogy „távollévők közötti elektronikus szavazást” rendel el, mely szavazás megkezdése előtt lehetőség van írásbeli véleménynyilvánításra;
b) a szavazás útján eldöntendő kérdés(eke)t;
c) az írásbeli vélemények beérkezésének címét (postai és/vagy elektronikus levelezési cím), valamint határidejét (év, hónap, nap, óra, perc), mely a közgyűlés tagjainak szavazása esetében nem lehet rövidebb, mint a felhívás kiküldésétől számított 5. nap 24.00 óra;
d) a beérkezett írásbeli véleményeknek, szükség szerint azok összegzésének, és az előterjesztők válaszainak a tagokkal elektronikus úton történő ismertetése határidejét,
e) a szavazás módját (távollévők közötti elektronikus szavazás);
f) a (d) pont szerinti adatok figyelembe vételével az előterjesztő által esetlegesen módosított) határozati javaslat(ok) megküldésével a szavazás megkezdésének és lezárásának időpontját (év, hónap, nap, óra és perc megjelöléssel). A szavazás lezárásnak időpontja közgyűlési hatáskörbe tartozó döntés esetén nem lehet korábbi, mint a d) pont szerinti elektronikus levélben történő tájékoztatást követő szavazás kiírásától számított 5. nap 24.00 óra. Más döntéshozó szerv esetében annak vezetője határozza meg az írásbeli felhívás, a hozzászólások, a hozzászólásokról szóló tájékoztatás és a szavazás lezárása közötti időtartamokat úgy, hogy az egyes időtartamok nem lehetnek rövidebbek 24 óránál.
(3) Az írásbeli véleménynyilvánítás papír alapú küldeménnyel, vagy elektronikus levéllel a döntéshozó szerv vezetőjének felhívásában megadott postai és/vagy elektronikus levelezési címre történő továbbítással, a felhívásban megjelölt határidőig (év, hónap, nap, óra, perc) történő beérkezéssel lehetséges.
(4) A döntéshozó szerv vezetője gondoskodik a (2) d) pont szerint írásban beérkezett vélemények megküldéséről a döntéshozó szerv tagjainak az Akadémia hivatalos nyilvántartásában fellelhető elektronikus levélcímükre, vagy a tagok számára hozzáférhetővé teszi a döntéshozó szerv zárt elektronikus felületén, és erről a tagokat elektronikus levélben értesíti.
(5) Az előzetes véleménynyilvánítást követő döntéshozatal „távollévők közötti elektronikus szavazás” útján történik.
5. § (1) A döntéshozó szerv vezetője gondoskodik arról, hogy a tagok megismerhessék a jegyzőkönyv hitelesítők személyére tett javaslatot, az előterjesztéseket, azok mellékleteit, és a határozatok tervezetét a közgyűlés szavazása előtt legalább 8, más döntéshozó szerv szavazása előtt legalább 2 nappal korábban. Az előterjesztések ismertetésének módja a döntéshozó szerv vezetőjének döntése szerint lehet a tag Akadémiai Adattárban megadott elektronikus levelezési címére történő továbbítás, vagy lehet elektronikus levélben közölt link, melynek alkalmazásával elérhető az az elektronikus adatbázis, ahonnan a tartalom megismerhető.
(2) Érvénytelen az a szavazat, amelyből nem lehet kétséget kizáróan megállapítani a szavazó szándékát, és az a szavazat, amely nem arra jogosulttól származik.
(3) „Távollévők közötti elektronikus szavazás” esetén a döntéshozó szerv vezetője a szavazásra megszabott határidő utolsó napját követő három napon belül – ha valamennyi tag szavazata ezt megelőzően érkezik meg, akkor az utolsó szavazat beérkezésének napjától számított három napon belül – megállapítja a szavazás eredményét, majd haladéktalanul, de legfeljebb további 3 napon belül közli a szavazás eredményét és a határozatokat a tagokkal elektronikus úton (kihirdetés). Kivétel ez alól a 3. § (5) bekezdése szerint on-line ülésen hozott határozat.
(4) A döntéshozó szerv vezetője (on-line ülés esetén a levezető elnök) haladéktalanul gondoskodik jegyzőkönyv készítéséről, melyben rögzíteni kell a következőket:
a) az ülés /előzetes véleménynyilvánítás, és a szavazás megtartásának körülményeit;
b) az on-line ülés technikai helyszínén jelenlévők, a távjelenléttel részt vevő tagok és meghívottak nevét;
c) a határozatképességet;
d) a szavazások eredményét és a határozatokat.
A jegyzőkönyvet a döntéshozó szerv vezetője (on-line ülés esetén a levezető elnök), és a testület két további, erre a feladatra választott tagja aláírásával hitelesíti. A jegyzőkönyvbe a tagok betekinthetnek.
(5) A döntéshozó szerv vezetőjének a rendelkezésére álló elektronikus hírközlő eszközök útján, vagy – kivételes és indokolt esetben, kérelemre – papír alapú kézbesítés igénybe vételével mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy a döntéshozó szerv tagjai a meghívóban feltüntetett napirendhez és a felhívásban ismertetett határozati javaslatokhoz kapcsolódó, a döntéshozatallal összefüggő valamennyi tájékoztatást, beérkezett véleményt és iratot megkapjanak, valamint a meghozott döntésekről a legrövidebb időn belül tájékoztatást kapjanak.
(6) A döntéshozó szerv vezetője és tagjai az egymásnak címzett írásbeli nyilatkozataikat (például pályázati bírálatokat) elektronikus aláírással ellátva vagy kézi aláírással ellátott példányát szkennelve megküldhetik egymás elektronikus levelezési címére. A természetes személy tag tanúsítvánnyal ellátott elektronikus aláírás beszerzésére és alkalmazására nem köteles.
(7) A közgyűlés napirendjére az Akadémia elnöke, vagy Elnöksége, más döntéshozó szerv napirendjére az adott testület vezetője tesz javaslatot a döntéshozó szerv tagjainak, a hozzá beérkezett aktuális információk alapján.
6. § (1) Az Akadémia valamennyi döntéshozó szerve, testülete a tanácskozása és annak megtervezése során köteles alkalmazkodni a járványügyi készültség alatt az aktuális egészségügyi előírásokhoz, ajánlásokhoz, melyek megismerhetők a Nemzeti Népegészségügyi Központ honlapján: https://www.nnk.gov.hu/.
A döntéshozó szervek kötelesek továbbá betartani a járványügyi készültség idején a vonatkozó jogszabályokat, valamint az akadémiai rendelkezéseket, melyekről az Akadémia honlapján https://mta.hu/hatteranyagok/akademiai-szabalyozasok–105583 menüpontban lehet tájékozódni.
7. § (1) Ahol jelen szabályzat eltérően nem rendelkezik, ott az MTAtv., a Magyar Tudományos Akadémia Alapszálya és Ügyrendje rendelkezéseit kell alkalmazni.
(2) Jelen szabályzat 2020. augusztus 18. napjától hatályos. A határozatot a Magyar Tudományos Akadémia honlapján kell kihirdetni, és az Akadémiai Értesítőben kell közzétenni.