A közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény rendelkezéseinek (a továbbiakban: Kbt.), továbbá a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V. 25.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Kkr.) és a kapcsolódó jogszabályok előírásainak a Magyar Tudományos Akadémia Titkársága (továbbiakban: Titkárság) és a Magyar Tudományos Akadémia Létesítménygazdálkodási Központ (továbbiakban: LGK) által történő végrehajtása érdekében – a Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény 14. §-ában biztosított jogkörömben eljárva, a fejezetet irányító szerv vezetőjeként – a Titkárság és az LGK közbeszerzési eljárásainak rendjét az alábbiak szerint határozom meg.
A közbeszerzési eljárásokban az egyes résztvevők jelen Szabályzatban meghatározott feladat- és hatáskör szerint vesznek részt. A közbeszerzési eljárások során az egyes eljárási cselekmények tekintetében az ajánlatkérő és az eljárás valamennyi résztvevője köteles betartani a Szabályzat rendelkezéseit. A jelen Szabályzatban nem, vagy nem teljes részletességgel szabályozott kérdésekben a mindenkor hatályos Kbt. és annak végrehajtási rendeletei, valamint a vonatkozó hatályos jogszabályok rendelkezései irányadók.
1. § (1) Szervi hatály
A határozat szervi hatálya a Titkárságra és az LGK-ra, mint köztestületi költségvetési szervekre terjed ki.
(2) Személyi hatály
A határozat személyi hatálya az ajánlatkérő közbeszerzési eljárásai előkészítésével, kiírásával, lefolytatásával és bírálatával, döntésével kapcsolatos tevékenységben részt vevő személyekre terjed ki, így többek között ajánlatkérő munkavállalóira, megbízott szakértőire, illetve az egyéb jogviszony keretében foglalkoztatottakra.
(3) Tárgyi hatály
A határozat tárgyi hatálya a közbeszerzési eljárásokra (árubeszerzés, szolgáltatás megrendelése, szolgáltatási koncesszió, építési beruházás, építési koncesszió) terjed ki.
(4) Az Akadémia elnöke jogosult elnöki határozatban a tárgyi közbeszerzési általános szabályokhoz képest speciális, eltérő (egyedi) szabályokat alkotni. Ebben az esetben a speciális szabályokhoz képest jelen Szabályzat rendelkezéseit csak annyiban kell alkalmazni, amennyiben a speciális szabály eltérően nem rendelkezik.
2. § (1) A közbeszerzési eljárások során a Titkárság és az LGK; a továbbiakban együtt: ajánlatkérő, köteles biztosítani:
a) a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát;
b) az esélyegyenlőséget és az egyenlő bánásmódot;
c) a jóhiszeműség és tisztesség követelményeinek megfelelő eljárást;
d) a hatékony és felelős gazdálkodás elvének szem előtt tartását;
e) valamint a nemzeti elbánást a Kbt. szabályai szerint.
(2) A közbeszerzési eljárások során tilos a joggal való visszaélés.
3. § A közbeszerzési eljárásokat az észszerűség, szükségszerűség, gazdaságosság követelményeinek megfelelően – figyelemmel az éves költségvetési előirányzatra és a rendelkezésre álló egyéb pénzeszközökre is – kell kezdeményezni, és lefolytatni.
4. § Az uniós közbeszerzési értékhatárokat az Európai Bizottság határozza meg és teszi közzé az Európai Unió Hivatalos Lapjában. Az egyes beszerzési tárgyak esetében alkalmazandó nemzeti értékhatárok a központi költségvetésről szóló törvényben kerülnek évente meghatározásra. A Közbeszerzési Hatóság honlapján minden év elején Elnöki Tájékoztatóban teszi közzé az egyes beszerzési tárgyakra vonatkozó uniós, valamint nemzeti értékhatárokat. Az irányadó értékhatárokat az 1. sz. függelék tartalmazza.
5. § (1) A közbeszerzés becsült értékén a közbeszerzés megkezdésekor annak tárgyáért az adott piacon általában kért vagy kínált – általános forgalmi adó nélkül számított, a Kbt.-ben meghatározott szabályok szerint megállapított – teljes ellenszolgáltatást kell érteni (a továbbiakban: becsült érték).
(2) A teljes ellenszolgáltatásba bele kell érteni az opcionális részt tartalmazó ajánlatkérés esetén az opcionális rész értékét is. Mennyiségi eltérés meghatározása esetén a szerződésben megjelölt legnagyobb mennyiséget kell figyelembe venni a becsült érték meghatározása során.
(3) Tilos a becsült érték meghatározásának módszerét a Kbt. megkerülése céljából megválasztani.
(4) Tilos továbbá a közbeszerzést oly módon részekre bontani, amely e törvény vagy e törvény szerinti uniós értékhatárt elérő vagy meghaladó becsült értékű beszerzésekre vonatkozó szabályai alkalmazásának megkerülésére vezet.
(5) A Kbt.-ben megfogalmazott egybeszámítási szabályok betartására a VKO osztályvezetője ügyel az Igényformálókkal történő egyeztetés alapján.
6. § (1) Az elektronikus közbeszerzési rendszer (a továbbiakban: EKR) a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett központi közbeszerzési nyilvántartó és a közbeszerzési eljárások elektronikus lebonyolítását támogató informatikai rendszer.
(2) Titkárság és LGK, mint ajánlatkérők kötelesek a közbeszerzési eljárásaik lebonyolítása tekintetében az EKR-t igénybe venni.
(3) A közbeszerzési eljárások során az ajánlatkérő és a gazdasági szereplők között a közbeszerzési eljárással kapcsolatos, a Kbt.-ben vagy végrehajtási rendeleteiben szabályozott minden nyilatkozat, vagy más információ közlése írásban elektronikus úton, az EKR-ben történik.
(4) Az EKR használatához a rendszerben az arra jogosult személy részéről történő regisztráció szükséges.
(5) Az EKR-ben, mint ajánlatkérőt a Titkárság vonatkozásában a VKO osztályvezetője, az LGK vonatkozásában az LGK gazdasági igazgatója köteles regisztrálni és az adatokat szükség esetén karbantartani, módosítani.
(6) A Titkárság VKO osztályvezetője, valamint az LGK gazdasági igazgatója a szervezet regisztrálását követőn kötelesek az EKR-ben a közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársak részére superuseri jogosultságot biztosítani.
Az EKR-ben a superuser olyan speciális felhasználó, aki
a) módosíthatja az illetékessége szerinti szervezet adatait;
b) szervezeti tagsággal rendelkezik;
c) jogosult a vonatkozó szervezethez tartozó felhasználók jogosultságának karbantartására szervezet és eljárás szinten;
d) jogosult új közbeszerzési eljárás létrehozására;
e) jogosult az adott szervezeten belüli jogosultságok osztására;
f) jogosult a szervezet közbeszerzési terveinek szerkesztésére, új közbeszerzési terv készítésére, meglévő módosítására, publikálására.
(7) A Titkárság, mint ajánlatkérő nevében feladatköre alapján teljes jogkörrel eljárni jogosult és a szervezet adatait karbantartó superusere a VKO osztályvezetője vagy közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa (a továbbiakban: VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa vagy az EKR vonatkozásában VKO superuser)
(8) Az LKG, mint ajánlatkérő nevében teljes jogkörrel jogosult eljárni superusereként az LGK gazdasági igazgatójának meghatalmazása alapján a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa is, valamint az LGK gazdasági igazgatója is (a továbbiakban: VKO és/vagy LGK superuser)
(9) Az EKR-ben jogosultságokkal rendelkező munkavállalók munkaviszonyának megszűnése esetén a szervezetet (6) bekezdés alapján regisztráló superuser köteles az EKR-ben a munkavállaló(k)ra vonatkozó superuseri, illetve egyéb jogosultságokat visszavonni az érintett személytől, a munkaviszonya megszűnésének időpontjától.
(10) A VKO és/vagy LGK superusere jogosult az eljárásban közreműködő felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadót az EKR-ben az adott eljáráshoz hozzárendelni.
(11) A VKO és/vagy az LGK superusere köteles a közbeszerzési eljárások dokumentumainak megtekintésére az alábbi személyek /szervezetek részére- igény esetén – jogosultságot biztosítani:
a) MTA Elnöke;
b) MTA Főtitkára;
c) MTA Titkárság Gazdasági Igazgatója;
d) LGK, mint ajánlatkérő közbeszerzési eljárása esetén LGK igazgatója, mint döntéshozó;
e) Közbeszerzési Hatóság;
f) Gazdasági Versenyhivatal;
g) az adott eljárás ellenőrzésére feljogosított szervezet;
h) jogorvoslat esetén a Közbeszerzési Döntőbizottság.
(12) A VKO és/vagy LGK superusere – igény esetén – köteles az eljárás előkészítésében részt vevő személyek, valamint az eljárás bírálóbizottságának tagjai részére a közbeszerzési eljárás dokumentumainak megtekintésére jogosultságot biztosítani, illetve az előkészítésben résztvevő személyek, vagy a bírálóbizottság tagjainak változása esetén a jogosultságokat visszavonni.
(13) A VKO és/vagy az LGK superusere felel az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendeletben (továbbiakban: EKRSZ) az ajánlatkérő felelősségi körében meghatározott előírások betartásáért.
7. § (1) A jogszabályi rendelkezéseknek megfelelően, az ajánlatkérő minden költségvetési év elején, de legkésőbb március 31-ig köteles elkészíteni az éves összesített közbeszerzési tervét (továbbiakban: Közbeszerzési terv), amely tartalmazza az adott évre tervezett közbeszerzéseket. A Közbeszerzési tervet a Titkárság szervezeti egységei vezetőinek és az LGK igazgatójának legkésőbb minden év március 1. napjáig történő adatszolgáltatásai alapján a VKO állítja össze, és a Titkárság gazdasági igazgatójának/LGK igazgatójának egyetértése esetén az Akadémia, mint irányító szerv főtitkára hagyja jóvá legkésőbb minden év március 25. napjáig.
(2) A Közbeszerzési tervnek tartalmaznia kell a (árubeszerzés és szolgáltatás megrendelés esetén) nettó 15 000 000,- Ft (építési beruházás esetén nettó 50 000 000,- Ft) becsült értéket elérő, illetve azt meghaladó közbeszerzéseket, valamint a központosított közbeszerzés körébe, a Kbt. tárgyi hatálya alá tartozó, tárgyévben tervezett közbeszerzések tárgyát, a közbeszerzés tervezett mennyiségét, a közbeszerzésre irányadó eljárásrendet, a tervezett eljárás fajtáját, az eljárás megindításának tervezett időpontját, és a szerződés teljesítésének várható időpontját negyedéves bontásban. A tervezett eljárásokat a 2. számú függelékben található táblázat kitöltésével kell megadni azzal, hogy a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa minden esetben köteles szakmai segítséget nyújtani az eljárási típusok meghatározásához.
(3) A tárgyévben a Közbeszerzési terv jóváhagyása előtt indított, vagy már lefolytatott közbeszerzéseket a tervben – a fenti adattartalommal – ugyancsak szerepeltetni kell. A Közbeszerzési terv nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét.
(4) A Közbeszerzési tervben nem szereplő, vagy a tervben foglaltakhoz képest módosított közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatására abban az esetben van lehetőség, ha az előre nem látható okból előállt közbeszerzési igény, vagy egyéb változás miatt az szükséges. Ebben az esetben a Közbeszerzési tervet módosítani kell. A szervezeti egységek vezetői a módosítási igényüket – megadva a módosítással érintett adatokat és a módosítás indokát – kötelesek a VKO osztályvezetője felé jelezni azok felmerülését követően haladéktalanul. A terv módosítását kezdeményező szervezeti egység vezetőjének írásbeli indokolása alapján a módosított Közbeszerzési terv elfogadásáról az Akadémia főtitkára dönt.
(5) A Közbeszerzési terv nyilvános, ezért azt – valamint annak módosítását – a főtitkár jóváhagyását követően haladéktalanul a Titkárság/LGK hivatalos honlapján és az EKR-ben közzé kell tenni, és a tárgyévet követő évre vonatkozó Közbeszerzési terv közzétételéig annak elérhetőnek kell lennie. A Közbeszerzési terv közzétételi kötelezettsége a VKO osztályvezetőjét terheli.
(6) Amennyiben a Közbeszerzési Hatóság vagy a jogszabályban az ajánlatkérő ellenőrzésére feljogosított szerv a közbeszerzési terv megküldését kéri, a VKO superusere köteles ezen szervek részére az EKR rendszerben a dokumentumba megtekintési szerepkört biztosítani. A közbeszerzési tervet legalább 5 évig meg kell őrizni. A közbeszerzési tervek őrzése a VKO osztályvezetője által kijelölt VKO munkatársának feladata.
8. § A Kbt. alapján lehetőség van a tervezett közbeszerzési eljárásokról előzetes tájékoztatót készíteni, amelynek közzétételével rövidebb ajánlattételi határidők határozhatók meg. A tájékoztatót az adott évre, vagy az elkövetkező legfeljebb 12 hónapra tervezett összes árubeszerzésről, építési beruházásról vagy szolgáltatás megrendelésről lehet feladni. Az előzetes tájékoztatót tartalmazó hirdetmény közzététele nem vonja maga után az abban megadott közbeszerzésre vonatkozó eljárás lefolytatásának kötelezettségét. Az előzetes tájékoztató feladására vonatkozó igényüket a szervezeti egységek vezetői a VKO közbeszerzésért felelős munkatársa felé az igény felmerülését követően haladéktalanul kötelesek jelezni, a hirdetmény feladása a VKO közbeszerzésért felelős munkatársának a feladata.
9. § A közbeszerzések pénzügyi forrásainak ütemezése az éves költségvetési előirányzat, és a rendelkezésre álló egyéb pénzeszközök alapján történik. A közbeszerzési eljárást megindítani csak akkor lehet, ha az ajánlatkérés időpontjában az ajánlatkérőnél az anyagi fedezet rendelkezésre áll, vagy biztosíték van rá, hogy a teljesítés időpontjában rendelkezésre fog állni, illetve ha az eljárás megindítását megelőzően támogatási igény benyújtására került sor valamely támogató szervezet felé.
10. § (1) Az Igényformáló szervezeti egység, a VKO osztályvezetőjével együttműködve köteles a közbeszerzési eljárást – a beszerzés tárgyára és becsült értékére tekintettel – megfelelő alapossággal előkészíteni.
(2) A beszerzés becsült értékének meghatározását (pl. indikatív (előzetes) árajánlatok bekérése, ajánlatkérő korábbi hasonló tárgyra irányuló szerződéseinek elemzése, szakmai kamarák által ajánlott díjszabások, stb.) az Igényformáló szervezeti egységnek a VKO osztályvezetőjével együttműködve dokumentálnia szükséges.
(3) A közbeszerzési eljárás megindítása előtt, a Vezetői Értekezlet tagjait tájékoztatni szükséges a közbeszerzés tárgyáról és becsült értékéről, de az eljárás főtitkári jóváhagyás esetén akkor is megindítható, ha a Vezetői Értekezlet nem tudta azt valamilyen okból megtárgyalni.
11. § (1) A Titkárság által kezdeményezett eljárás esetén: az Igényformáló szervezeti egység vezetője – a VKO-val előzetesen egyeztetett, majd a Titkárság gazdasági igazgatója által pénzügyileg ellenjegyzett Igénybejelentő lapon (3. számú függelék) – nyújtja be az Akadémia főtitkárához a közbeszerzési eljárás megindításának engedélyezése iránti kérelmét. A közbeszerzési igény megfogalmazásával együtt az Igényformáló köteles megadni a közbeszerzés becsült értékét, valamint a szükséges fedezet mértékét, a közbeszerzés tárgyának szakmai követelményrendszerét (műszaki-szakmai specifikáció), vagy ennek hiányában javaslatot kell tenniük szakértő igénybevételére, aki a műszaki-szakmai specifikáció kidolgozását a szakterület iránymutatásai alapján elvégzi.
(2) Az LGK által kezdeményezett eljárás esetén: az LGK igazgatója által – a VKO-val előzetesen egyeztetett, az LGK gazdasági igazgatója által pénzügyileg ellenjegyzett, és a Titkárság gazdasági igazgatója által elfogadott Igénybejelentő lapon – nyújtja be az Akadémia főtitkárához a közbeszerzési eljárás megindításának engedélyezése iránti kérelmet. A közbeszerzési igény megfogalmazásával együtt az Igényformáló köteles megadni a közbeszerzés becsült értékét, valamint a szükséges fedezet mértéket, a közbeszerzés tárgyának szakmai követelményrendszerét (műszaki-szakmai specifikáció), vagy ennek hiányában javaslatot kell tenniük szakértő igénybevételére, aki a műszaki-szakmai specifikáció kidolgozását a szakterület iránymutatásai alapján elvégzi.
(3) Az Igényformáló szervezeti egység vezetője a VKO-val együttműködve elkészíti a 4. számú függelék szerinti felelősségi rendről szóló iratot, valamint a Bírálóbizottsági tagok Megbízólevelét és Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatát. (5. és 6. számú függelék)
(4) A VKO és/vagy LGK superusere köteles az eljárás előkészítő szakaszában keletkezett dokumentumokat, így különösen a 9. § (2) bekezdésben meghatározott dokumentumok egyszerű elektronikus másolatát az EKR-be az adott eljárás iratanyagai közé feltölteni.
(5) A Titkárság által kezdeményezett eljárás alapján kötendő, a Kbt. alapján az eljárás megindításakor a dokumentáció részét képező szerződés tervezetét a Titkárság közbeszerzésért felelős munkatársa készíti elő a Titkárság Jogi és Igazgatási Főosztályának közreműködésével.
(6) Az LGK által kezdeményezett eljárás alapján kötendő, a Kbt. alapján az eljárás megindításakor a dokumentáció részét képező szerződés tervezetét az LGK jogi előadója/jogtanácsosa készíti elő a VKO osztályvezetőjével együttműködve. A szerződéstervezetet az előkészítő szakaszban az LGK gazdasági igazgatójával véleményeztetni kell.
(7) Az LGK által kezdeményezett eljárást – amennyiben a szükséges humánerőforrás, illetve megfelelő szakértelem nem áll rendelkezésre – közbeszerzési tanácsadó (szükség esetén felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó) bevonásával is le lehet bonyolítani. Az LGK közbeszerzési tanácsadó igénybevételére minden esetben a VKO bevonásával és egyetértésével jogosult. A kiválasztott tanácsadóval az LGK köt megbízási szerződést, és az LGK pénzügyi keretének a terhére történik a kifizetés. A kiválasztás során lehetőség szerint legalább három cégtől kell árajánlatot kérni, az eljárás főbb paramétereinek meghatározásával. A tanácsadóval történő szerződéskötés előkészítése az LGK feladata a VKO-val történő egyeztetéssel; a szerződéskötés az LGK szerződéskötésre vonatkozó belső szabályai szerint történik.
(8) A Titkárság által kezdeményezett eljárást – amennyiben a VKO-n a szükséges humánerőforrás, illetve megfelelő szakértelem nem áll rendelkezésre – közbeszerzési tanácsadó (szükség esetén felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó) bevonásával is le lehet bonyolítani. A kiválasztás során lehetőség szerint legalább három cégtől kell árajánlatot kérni, az eljárás főbb paramétereinek meghatározásával. A tanácsadóval történő szerződéskötés előkészítése a VKO feladata a Jogi és Igazgatási Főosztály bevonásával; a szerződéskötés a Titkárság szerződéskötésre vonatkozó belső szabályai szerint történik.
12. § (1) A beérkezett ajánlatok formai és tartalmi szempontból történő elbírálását a Bírálóbizottság végzi. A Bírálóbizottság tagjainak (együttesen) a következő szakértelemmel kell rendelkezniük: a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, jogi, közbeszerzési és pénzügyi.
13. § A Bírálóbizottság működési rendjét minden egyes eljárásban külön maga állapítja meg. A Bírálóbizottság ülését – az ülés helyének és időpontjának megjelölésével – VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa/külső megbízott tanácsadó vagy az Igényformáló szervezeti egység vezetője hívja össze.
14. § (1) A Bírálóbizottság legalább háromtagú testület, amelynek tagjaira az Igényformáló szervezeti egység vezetője tesz javaslatot az Igénybejelentő lapon, majd az Akadémia főtitkárának jóváhagyását követően a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa 5 munkanapon belül intézkedik a felkérésükről az 5. számú függelékben csatolt megbízólevél szerint.
(2) A Titkárság által kezdeményezett eljárás esetén: A Bírálóbizottság tagja az Igényformáló szervezeti egység munkatársa, a Titkárság Jogi és Igazgatási Főosztályának jogtanácsosa, a GI által delegált, az Akadémia főtitkára által a kezdeményező iraton jóváhagyott további természetes személyek, valamint a VKO közbeszerzésért felelős munkatársa. A tagok kijelölésével egyidejűleg egy-egy póttag is kijelölésre kerülhet, akik a tag akadályoztatása esetén a Bírálóbizottság tagjává válnak.
(3) A Titkárság által kezdeményezett eljárás esetén a 4. számú függelék szerinti „Felelősségi rend”-ben megjelölt bírálóbizottsági tagokról a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa a jóváhagyott „Felelősségi rend” egyidejű megküldésével értesíti a Humánpolitikai Önálló Osztályt a szükséges vagyonnyilatkozatok megtétele érdekében.
(4) Az LGK által kezdeményezett eljárás esetén: A Bírálóbizottság tagja az Igényformáló szervezeti egység munkatársa, az LGK jogi előadója/jogtanácsosa vagy az LGK által megbízott ügyvéd, továbbá az LGK gazdasági igazgatója vagy az általa delegált, pénzügyi szakértelemmel rendelkező tag, és az Akadémia főtitkára által a kezdeményező iraton jóváhagyott további természetes személyek, valamint a VKO közbeszerzésért felelős munkatársa. A tagok kijelölésével egyidejűleg egy-egy póttag is kijelölésre kerülhet, akik a tag akadályoztatása esetén a Bírálóbizottság tagjává válnak.
(5) Az LGK által kezdeményezett eljárás esetén a Felelősségi rendben megjelölt bírálóbizottsági tagokról az Igényformáló szervezeti egység vezetője a jóváhagyott „Felelősségi rend” egyidejű megküldésével értesíti az LGK munkaügyi ügyintézőjét a szükséges vagyonnyilatkozatok megtétele érdekében.
(6) A Felelősségi rendben meghatározott bírálóbizottsági tagok kijelölését követően a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa, vagy az általa erre felhatalmazott tanácsadó – igény esetén – köteles az adott közbeszerzési eljárás tekintetében az EKR-ben a kijelölt bírálóbizottsági tagok részére betekintési jogosultságot biztosítani.
15. § (1) A Bírálóbizottságban folyó értékelő és bírálati munkára olyan személyek kijelölése szükséges, akik megfelelő képzettséggel, szakértelemmel rendelkeznek. Amennyiben a közbeszerzési eljárásban a beszerzés tárgyához kapcsolódóan olyan speciális szaktudás, illetve képzettség szükséges, amely nem áll ajánlatkérő rendelkezésére, a megfelelő szakértelmet külső szakértő bevonásával kell biztosítani.
(2) Az eljárás előkészítéséhez szükséges külső szakértők (jellemzően termék/szolgáltatás szakértők) bevonását, munkájuk koordinálását – elsősorban – az Igényformáló intézi.
16. § A Bírálóbizottság tagjai kijelölés alapján jogosultak és kötelesek a bizottságban való részvételre. Feladatukat legjobb tudásuk szerint, és amennyiben közszolgálati/közalkalmazotti jogviszonyban állnak, az e jogviszonyukból eredő kötelezettségük maradéktalan betartásával kell ellátniuk. A Bírálóbizottság tagjai az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló 2007. évi CLII. törvény alapján vagyonnyilatkozatot kötelesek tenni.
17. § (1) A Bírálóbizottság tagjai felkérésük, illetve kijelölésük után eljárásonként összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozatot kötelesek tenni a 6. számú függelékben található mintának megfelelő tartalommal.
(2) Az előkészítésben és az eljárásban résztvevő köztisztviselők, közalkalmazottak pártatlanságát, titoktartását, személyük kapcsán az összeférhetetlenségi követelmények teljesülését vélelmezni kell.
(3) Az előkészítésbe és az eljárásba bevont külső személyek pártatlanságra, titoktartásra, illetve bármely összeférhetetlenségi ok fennállásának kizárására tett nyilatkozatát a megbízási szerződésnek kell tartalmaznia, ennek hiányában külön dokumentumba, okiratba kell foglalni.
(4) A Bírálóbizottság tagja a döntéshozónak köteles bejelenteni, ha személyére nézve összeférhetetlenségi ok áll fenn, vagy keletkezett.
18. § (1) Összeférhetetlen, és nem vehet részt az eljárás előkészítésében és lefolytatásában az ajánlatkérő nevében olyan személy vagy szervezet – ideértve a közbeszerzési tanácsadót, valamint az általa foglalkoztatottakat is –, amely funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlására bármely okból, így különösen gazdasági érdek vagy az eljárásban részt vevő gazdasági szereplővel fennálló más közös érdek miatt nem képes, továbbá akivel szemben a Kbt-ben nevesített összeférhetetlenségi esetek fennállnak.
(2) A VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa köteles felhívni az eljárás előkészítésébe bevont személy vagy szervezet figyelmét arra, ha a közbeszerzési eljárásban történő részvétele összeférhetetlenséget eredményezne.
19. § Összeférhetetlenségi ok felmerülése esetén az Igényformáló szervezeti egység vezetője (a szervezeti egység vezetőjének összeférhetetlensége esetén a gazdasági igazgató) megteszi a szükséges intézkedéseket, dönt az összeférhetetlenség kérdésében és szükség esetén – a jelen szabályzat 14. § -ban foglaltak szerint – intézkedik az új tag kijelöléséről.
20. §
| Igényformáló szervezeti egység | VKO | |
| – készletértékelés, igény definiálása, – a szakmai feladat kockázati tényezőinek felmérése, eddigi tapasztalatok elemzése, – a Kbt. előírásainak megfelelő, dokumentált vizsgálat/piacfelmérés a „becsült érték” meghatározása céljából, – Pénzügyi szakterület bevonása az előkészítésbe (fedezet, költségek, fizetési mód meghatározása, igazoltatása) – javaslat szakértő(k) bevonására, műszaki szakértővel szerződéskötés, – javasolt műszaki leírás/szakmai követelményrendszer összeállítása, érintett szabványok meghatározása, – javaslat alkalmassági követelményekre és értékelési szempontokra, – javaslat a teljesítést biztosító mellékkötelezettség összegére, ajánlati biztosíték, teljesítési biztosíték, jóteljesítési biztosíték, egyéb biztosítékok meghatározása, – a Bírálóbizottság összetételének meghatározása, – közreműködés a vezetői előterjesztés elkészítésében, – Igénybejelentő lap kitöltése. | – közreműködés a „becsült érték” meghatározása céljából a Kbt. előírása szerinti vizsgálat/piacfelmérés elvégzésében, – vezetői előterjesztés előkészítése, – közbeszerzési szakértelem, felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó biztosítása, vagy közbeszerzési tanácsadó kiválasztása (adott esetben); – az eljárás típusának meghatározása, – az eljárás közbeszerzési kockázatainak felmérése, eddigi tapasztalatok elemzése, CPV kód megadása, – alkalmassági követelmények és értékelési szempontok meghatározása, – közreműködés a teljesítést biztosító mellékkötelezettség, ajánlati biztosíték, teljesítési biztosíték, jóteljesítési biztosíték, egyéb biztosítékok meghatározásában. – Bírálóbizottság tagjainak Megbízólevél, valamint Összeférhetetlenségi és titoktartási nyilatkozat elkészítése, – (szükség esetén) a közbeszerzési terv módosítása |
21. § (1) Közbeszerzési eljárás EKR-ben történő létrehozására a VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó jogosult.
(2) Az EKR használatáért rendszerhasználati díjat kell fizetni. A VKO és/vagy LGK superusere felel a rendszerhasználati díj átutalásának kezdeményezéséért.
22. § (1) A Kbt. vonatkozó előírásában foglalt feltételeknek megfelelő, hirdetmény közzététele nélkül induló – építési beruházás megvalósítására irányuló – nemzeti közbeszerzési eljárás esetén az eljárás – legalább öt – az Igényformáló szakterülettel egyeztetett ajánlattevő EKR-en keresztül történő, egyidejű, közvetlen, ajánlattételre történő felhívásával indul.
(2) Ajánlattételre kizárólag olyan gazdasági szereplő hívható fel, aki regisztrált az EKR-ben azzal, hogy az ajánlatkérő az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplőt az EKR-en kívül előzetesen felhívhatja a regisztráció megtételére.
(3) Az ajánlattételi felhívást, a szerződés teljesítésére való alkalmasság feltételeit az ajánlatkérő megítélése szerint teljesíteni képes, szakmailag megbízható gazdasági szereplőnek kell megküldeni. Az ajánlattételre felhívandó gazdasági szereplők kiválasztásakor diszkriminációmentesen, az egyenlő bánásmód elvének megfelelően és lehetőség szerint a mikro-, kis- vagy középvállalkozások részvételét biztosítva kell eljárni. Az ajánlatkérőnek a különböző eljárásokban ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplők személyét lehetőség szerint változtatnia kell.
(4) A felhívást a VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó az EKR-en keresztül küldi meg az Igényformáló szervezeti egység által megadott, a VKO-val előzetesen egyeztetett, az EKR rendszerben regisztrációval rendelkező ajánlattevők részére.
(5) A VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó köteles az (1) bekezdés szerinti eljárás megindításával egyidejűleg az EKR-ben nyilvánosan közzétenni az eljárást megindító felhívást és a dokumentációt, majd a bontást követően haladéktalanul az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők nevét és címét, valamint az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyvet.
23. § (1) Hirdetmény közzétételével induló nemzeti/uniós közbeszerzési eljárás esetén, az eljárást megindító hirdetményt a VKO superusere, vagy az általa erre felhatalmazott tanácsadó küldi meg az EKR-en keresztül elektronikusan a Közbeszerzési Hatóság részére a Közbeszerzési Értesítőben való közzétételre, vagy az Európai Unió Hivatalos Lapjához történő továbbításra.
24. § (1) Amennyiben a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás nem a 22. § (1) bekezdésben foglalt feltételek alapján kerül megindításra, és a Kbt.-ben meghatározott szabályok előírják, a VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általa erre felhatalmazott tanácsadó:
– a jelen szabályzat 22. § (1) bekezdésében meghatározott módon – az Igényformáló szakterülettel egyeztetett ajánlattevő(k) részére az EKR-en keresztül, közvetlenül küldi meg az ajánlattételre történő felhívást,
– a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás megindítására vonatkozó – a Közbeszerzési Hatóság jogszabályokban meghatározott módon történő – tájékoztatását az EKR-en keresztül teljesíti,
– az eljárás megkezdése napján köteles a Hatóságnak megküldött dokumentumokat, valamint a közbeszerzési dokumentumokat nyilvánosan közzétenni az EKR-ben, A beszerzés becsült értékéről szóló tájékoztatást, továbbá az ajánlattételre felhívni kívánt gazdasági szereplők nevéről, címéről (székhelyéről, lakóhelyéről) szóló tájékoztatást, az ajánlatok bontását követően, az ajánlatok bontásáról készült jegyzőkönyvvel együtt köteles közzétenni.
(2) A 22. § (1) bekezdésben foglalt feltételeken túl indított hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás jogszabályban meghatározott hatósági törvényességi ellenőrzés elvégzéséért jogszabályban meghatározott mértékű igazgatási szolgáltatási díjat kell fizetni. Az eljárás megindítását megelőzően a VKO és/vagy LGK superusere felel az igazgatási szolgáltatási díj Hatóság részére történő átutalásának kezdeményezéséért.
(3) Amennyiben a Közbeszerzési Hatóság hiánypótlást rendel el, az igényformáló szervezeti egység közreműködésével a VKO és/vagy LGK superuser, vagy az általa erre felhatalmazott tanácsadó feladata a hiánypótlás határidőben történő megadása.
25. § A megfelelő ajánlattétel érdekében az ajánlatkérő a jelen szabályzat 22–24. §-aiban részletezett közbeszerzési eljárások esetén a dokumentációt köteles az EKR-ben elektronikus úton közvetlenül, korlátlanul, teljes körűen, és térítésmentesen elérhetővé tenni. A dokumentáció EKR-ben történő létrehozásáról/feltöltéséről a VKO superusere, vagy az általa erre felhatalmazott tanácsadó gondoskodik.
26. §
| Igényformáló szervezeti egység | VKO és/vagy LGK superuser/közbeszerzési tanácsadó | |
| – javaslat az ajánlattételre felkért gazdasági szereplőkre, – hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás esetén, ez eljárás megindítási feltételei fennállásának indoklása; | – közbeszerzési eljárás EKR-ben történő létrehozása; – szerepkörök kiosztása; – ajánlattételi/ajánlati/részvételi felhívás, valamint dokumentáció elkészítése, – ajánlattételi felhívás EKR-ben történő megküldése vagy hirdetmény feladása, – jogszabályban meghatározott esetekben az eljárás törvényességi ellenőrzéséért fizetendő igazgatási szolgáltatási díj megfizetésének kezdeményezése, – Közbeszerzési hatóság tájékoztatása és az eljárás tekintetében a jogszabályban meghatározott dokumentumok nyilvánosságának biztosítása. |
27. § (1) Az ajánlatok bontása az EKR-ben a jogszabályokban meghatározott módon automatikusan történik.
(2) Az ajánlatok felbontásáról az EKR automatikusan jegyzőkönyvet készít, melyet a VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általa erre felhatalmazott tanácsadó továbbít valamennyi, az eljárás során ajánlatot/részvételi jelentkezést benyújtó ajánlattevő/részvételre jelentkező részére.
(3) A részben elektronikusan benyújtott részvételi jelentkezés és ajánlat bontását az (1)–(2) bekezdésben foglaltak szerint az EKR végzi, a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa, vagy az általa, illetve az LGK által erre felhatalmazott tanácsadó azonban ebben az esetben köteles a részvételi jelentkezés és az ajánlat EKR-en kívül beérkező részeit – külön bontás tartása nélkül – átvenni, és az elektronikusan benyújtott ajánlatok bontásának idejében felbontani, dokumentálni, majd a dokumentumokat a megfelelő részvételi jelentkezéshez, ajánlathoz társítva az EKR-be feltölteni. Fizikai modell benyújtását fénykép vagy jegyzőkönyv készítésével és annak az EKR-be – az eljárás iratai közé – történő feltöltéssel kell dokumentálni.
(4) Amennyiben a Kbt-ben foglalt előírások figyelembe vételével a részvételi jelentkezések, ajánlatok nem elektronikus úton kerülnek benyújtásra, azok bontását az ajánlattételi határidő lejártának időpontjában a felhívásban meghatározott helyen a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa/külső megbízott tanácsadó végzi.
(5) A részvételi jelentkezések, valamint az ajánlatok (4) bekezdés szerinti bontásánál az ajánlatkérő, az ajánlattevők, valamint az általuk meghívott személyek, továbbá – a közbeszerzéshez támogatásban részesülő ajánlatkérő esetén – a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselői, illetőleg személyek lehetnek jelen.
(6) A részvételi jelentkezések, és az ajánlatok (4) bekezdés szerinti felbontásakor ismertetni kell a Kbt.-ben meghatározott adatokat.
(7) A részvételi jelentkezések és az ajánlatok (4) bekezdés szerinti felbontásáról és ismertetéséről minden esetben jegyzőkönyvet kell készíteni, amelyhez mellékelni kell a bontáson jelenlévők által aláírt jelenléti ívet. A bontási jegyzőkönyv elkészítése, valamint annak a Kbt-ben előírt módon és határidőben történő megküldése a VKO közbeszerzésért felelős munkatársának/külső megbízott tanácsadónak a feladata.
28. § (1) A hiánypótlás lehetőségét minden eljárásban biztosítani kell, így amennyiben az ajánlat/részvételi jelentkezés hiánypótlásra szorul, az ajánlattevőket az EKR-en keresztül kell felkérni a hiányosságok pótlására. A hiánypótlási felhívásban fel kell tüntetni az egyes ajánlattevők által pótolandó hiányokat, valamint a rendszerben rögzíteni kell a hiánypótlások benyújtásának határidejét.
(2) A hiánypótlási felhívás összeállítása az igényformáló szervezeti egység, valamint a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársának/külső megbízott tanácsadónak a feladata, szükség esetén a bírálóbizottság bevonásával.
(3) A hiánypótlási felhívás EKR-be történő feltöltése és az EKR-en keresztül történő megküldése a VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó feladata.
29. §
| Igényformáló szervezeti egység | VKO és/vagy LGK superuser /közbeszerzési tanácsadó | |
| – pótolandó hiányok megállapításában közreműködés. | – EKR által a bontásról készített bontási jegyzőkönyv EKR-ben történő megküldése, – nem elektronikusan benyújtott részvételi jelentkezések, ajánlatok bontása, – nem elektronikusan benyújtott részvételi jelentkezések, ajánlatok esetén bontási jegyzőkönyv készítése, kiküldése, – részben nem elektronikusan benyújtott részvételi jelentkezések, ajánlatok EKR-en kívül benyújtott részeinek EKR-ben történő dokumentálása, – pótolandó hiányok megállapításában közreműködés, hiánypótlás véglegesítése, – hiánypótlási felhívás EKR-be történő feltöltése, EKR-en keresztül történő kiküldése, – az EKR-en kívül lefolytatásra kerülő eljárások esetén részvételre jelentkezők, ajánlattevők részére a hiánypótlási felhívás megküldése. |
30. § (1) A Bírálóbizottság tagjainak feladata, hogy az ajánlatok értékelését és elbírálását a hatályos jogszabályi előírásoknak megfelelően elvégezze.
(2) A Bírálóbizottság munkájáról jegyzőkönyvet kell készíteni.
(3) Amennyiben szükséges a Bírálóbizottság több alkalommal is ülésezik (pl.: bontást követően, hiánypótlások, indoklások, felvilágosítások beérkezését követően, stb.).
(4) A közbeszerzési eljárás során beérkezett ajánlatok értékelésekor a Bírálóbizottság tagjait észrevételezési, javaslattételi jog illeti meg. A döntési javaslat előkészítése során minden tag véleményét meg kell hallgatni. Amennyiben a Bírálóbizottság a döntési javaslatát nem egyhangúan hozza meg, akkor szükséges a jegyzőkönyvben az eltérő vélemény(eke)t név szerint feltüntetni. A Bírálóbizottság tagjai az eljárás során felelősek az eljáráshoz kapcsolódó szakértelmük mértékéig az ajánlatok értékeléséért és bírálatáért, valamint az eljárás eredményére vonatkozó döntési javaslattétel tartalmáért.
(5) A Titkárság által kezdeményezett közbeszerzés eljárás esetén a Bírálóbizottság üléseihez kapcsolódó adminisztratív-igazgatási teendőket (pl: jegyzőkönyvvezetés, értesítések e-mail útján történő továbbítása) a VKO kijelölt munkatársa (megbízott tanácsadó bevonása esetén a tanácsadó) végzi el.
(6) Az LGK által kezdeményezett közbeszerzési eljárás esetén: a Bírálóbizottság üléseihez kapcsolódó adminisztratív-igazgatási teendőket (pl: jegyzőkönyvvezetés, értesítések e-mail útján történő továbbítása) az Igényformáló szakterület vezetője által kijelölt személy vagy a megbízott tanácsadó végzi el.
31. § (1) A Bírálóbizottság a bírálat és értékelés tekintetében a döntések meghozatalát megelőzően köztes döntési javaslatot készít a döntéshozó részére arról, hogy mely ajánlattevő /részvételre jelentkező ajánlatát /részvételi jelentkezését javasolja érvényessé, érvénytelenné nyilvánítani, továbbá arról, hogy az értékelési szempontokra tekintettel mely ajánlattevőt, ajánlattevőket javasolja felhívni az előírt alkalmassági követelmények teljesítésére, továbbá a kizáró okok fenn nem állására szolgáló nyilatkozatok, igazolások benyújtására.
(2) Az eljárást lezáró bírálati jegyzőkönyv részeként a Bírálóbizottság az eljárást lezáró döntési javaslatot tesz a döntéshozó részére, hogy mely ajánlattevőt javasolja az eljárás nyertesének kihirdetni. (Titkárság által kezdeményezett eljárás esetén a bírálati jegyzőkönyv és annak részét képező döntési javaslat a 7. számú függelék mellékleteként kerül megküldésre Döntéshozó részére).
(3) Az (1) bekezdés szerinti köztes döntési javaslatnak az alábbiakat kell tartalmaznia:
a) az ajánlatok érvényességének/érvénytelenségének megállapítására vonatkozó javaslatot, az érvényességi/érvénytelenségi ok megjelölésével;
b) adott esetben az ajánlattevő eljárásból történő kizárására vonatkozó javaslatot, a kizárási ok megjelölésével;
c) az ajánlatoknak az értékelési szempont szerinti részletes értékelését, amennyiben nem kizárólag az ár dönt.
d) mely ajánlattevőt, ajánlattevőket javasolja felhívni az előírt alkalmassági követelmények teljesítésére, továbbá a kizáró okok fenn nem állására szolgáló nyilatkozatok, igazolások benyújtására.
(4) Az (2) bekezdés szerinti lezáró döntési javaslatnak az alábbiakat kell tartalmaznia:
a) az ajánlatok érvényességének/érvénytelenségének megállapítására vonatkozó javaslatot, az érvényességi/érvénytelenségi ok megjelölésével (adott esetben);
b) adott esetben az ajánlattevő eljárásból történő kizárására vonatkozó javaslatot, a kizárási ok megjelölésével;
c) az ajánlattevő pénzügyi-gazdasági és műszaki-szakmai alkalmasságára vonatkozó javaslatot;
d) az eljárás nyertesére vonatkozó döntési javaslatot.
32. § (1) A Bírálóbizottság javaslata alapján a döntést a Titkárság által kezdeményezett eljárás esetén:
a) uniós eljárás során az Akadémia főtitkára hozza meg,
b) nemzeti eljárás során a Titkárság gazdasági igazgatója hozza meg,
c) központosított közbeszerzési eljárásban a Titkárság gazdasági igazgatója hozza meg.
(2) A Bírálóbizottság javaslata alapján a döntést az LGK által kezdeményezett eljárás esetén értékhatártól és eljárási típustól függetlenül az LGK igazgatója hozza meg.
(3) Az (1) bekezdés b) és c) pontja, valamint a (2) bekezdés esetén amennyiben a döntéshozó a Bírálóbizottság javaslatától eltérő döntést hoz, a Bírálóbizottság – egyszerű szavazati többséggel hozott döntése alapján – az Akadémia főtitkárától kérheti a döntés felülvizsgálatát.
33. § Amennyiben a döntéshozó nem fogadja el a Bírálóbizottság döntés-előkészítő javaslatát, akkor köteles megindokolni, hogy milyen okból mellőzte azt, és melyek voltak a döntését megalapozó körülmények és tények.
34. § (1) A VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó a bírálati, értékelési szakaszban keletkezett jegyzőkönyveket, dokumentumokat köteles az EKR-ben az adott eljárásra vonatkozóan feltölteni.
(2) A VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó az ajánlatok elbírálásának befejezésekor az EKR-ben köteles elkészíteni az eljárásra vonatkozóan az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezést, amelyet az EKR-en keresztül minden ajánlattevő részére köteles megküldeni, a lehető leghamarabb, de legkésőbb a döntés meghozatalát követő három munkanapon belül.
(3) A VKO és/vagy LGK superusere az összegezés megküldését követően köteles intézkedni az összegezésnek az MTA Titkárság/MTA LGK honlapján történő közzétételéről.
35. §
| Igényformáló szervezeti egység | VKO és/vagy LGK superusere/közbeszerzési tanácsadó | |
| – részvétel az ajánlatok/részvételi jelentkezések bírálatában, értékelésében, – részvétel a döntési javaslat elkészítésében. | – bírálóbizottsági ülés levezetése, jegyzőkönyv elkészítése, – érvényesség, érvénytelenség megállapításában közreműködés, – döntési javaslatok elkészítése, előterjesztése döntésre, – EKR-ben az összegezés elkészítése és megküldése a részvételre jelentkezők/az ajánlattevők részére. – adott esetben az ajánlati biztosíték kezelésével, nyilvántartásával kapcsolatos teendők ellátása, – a pénzügyi szakterület felkérése az ajánlati biztosíték visszafizetésére. |
36. § (1) A szerződéskötés során a szerződés tartalmát tekintve a Kbt-nek, a Ptk.-nak a szerződéskötésre vonatkozó rendelkezései szerint, valamint a Titkárság/LGK mindenkor hatályos szerződéskötési szabályzatának megfelelően kell eljárni. Az eredményes közbeszerzési eljárás alapján a nyertes ajánlattevővel, visszalépése esetén az összegezésben megjelölt, a következő legkedvezőbb ajánlatot tevőnek minősített ajánlattevővel kell a szerződést írásban megkötni az eljárásban közölt végleges feltételek, a szerződéstervezet és az ajánlat tartalmának megfelelően.
(2) A szerződés megkötésekor a vonatkozó akadémiai szabályozások (a Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény, akadémiai Alapszabály és Ügyrend, Titkárság Szervezeti és működési szabályzata, szerződéskötés rendjéről szóló elnöki határozat) szerint kell eljárni, különös tekintettel a szerződés teljesítésére, teljesítésigazolására, a kifizetés feltételeire. A szerződésnek tartalmaznia kell a nyertes ajánlat azon elemeit, amelyek értékelésre kerültek.
(3) A szerződést az Igényformáló szervezeti egység vezetője az eljárásba bevont jogásszal/jogtanácsossal, valamint a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársával vagy a megbízott tanácsadóval egyeztetve köteles elkészíteni.
(4) A Titkárság által kezdeményezett eljárás esetén: az (1) bekezdés szerinti szerződésből egy eredeti példány a nyertes ajánlattevőt, egy eredeti példány a GI-t, egy eredeti példány a VKO-t, egy eredeti példány az Igényformáló szervezeti egységet, egy elektronikus másolati példány pedig a Jogi és Igazgatási Főosztályát illeti meg.
(5) Az LGK által kezdeményezett eljárás esetén: az (1) bekezdés szerinti szerződésből egy eredeti példány a nyertes ajánlattevőt, egy eredeti példány az LGK Pénzügyi és Számviteli Osztályát, és egy eredeti példány az LGK Igényformáló szervezeti egységét illeti meg (az LGK a szerződést elektronikus nyilvántartásába is felvezeti, ahol azt az érintettek megtekinthetik).
37. § (1) A Titkárság által kezdeményezett eljárás esetén a szerződést a Titkárság képviseletében az Akadémia főtitkára (vagy az általa a vonatkozó akadémiai szabályozások szerint írásban meghatalmazott személy) írja alá, az Igényformáló szervezeti egység szakmai, a Jogi és Igazgatási Főosztály jogi, a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársának közbeszerzési szignója, valamint pénzügyi ellenjegyzés mellett. A közbeszerzési és jogi szignó a szerződéselőkészítő lapon is megtehető.
(2) Az LGK által kezdeményezett eljárás esetén a szerződést az LGK nevében az LGK SZMSZ szerinti kötelezettségvállaló írja alá (igazgató, projektiroda vezető, stb.), az LGK Gazdasági Igazgatójának/Pénzügyi és Számviteli Osztálya vezetőjének pénzügyi ellenjegyzése, az LGK Igényformáló szervezeti egysége munkatársának szakmai szempontú, a közreműködő jogásznak/jogtanácsosnak/megbízott jogásznak jogi szignója mellett.
38. § (1) A VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó gondoskodik a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződés haladéktalan közzétételéről az eljárást indító saját hivatalos honlapján, a Közbeszerzési Hatóság által működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban (CoRe) , továbbá az EKR-ben. A szerződésnek a honlapon a teljesítéstől számított öt évig folyamatosan elérhetőnek kell lennie.
(2) Az eljárás eredményéről szóló tájékoztatót a Kbt-ben előírt módon és határidőben, az EKR-ben szintén a VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó készíti el, és küldi meg közzétételre.
(3) Az eljárás eredményéről szóló tájékoztató hirdetmény ellenőrzési díjának befizetésének kezdeményezéséről a VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk megbízott tanácsadó gondoskodik.
39. § (1) A közbeszerzési eljárás eredményeként megkötött szerződéseket a Kbt. szabályai szerint lehet módosítani.
(2) A szerződésmódosítás elő- és elkészítése során a 36. §-ban és 37. § -ban írt eljárási, ellenjegyzési, aláírási rend az irányadó.
40. § (1) A szerződés alapján ellenszolgáltatás kifizetésére csak a szerződésben kikötött feladat igazolt teljesítését követően, a Kbt. szabályai szerint kerülhet sor. A szerződésben a teljesítés igazolására megjelölt személy köteles figyelemmel kísérni a szerződés teljesítését.
41. § (1) Az Igényformáló szervezeti egység köteles dokumentálni a szerződés teljesítésére vonatkozó adatokat, ennek keretében köteles ellenőrizni és dokumentálni azon szerződéses kötelezettségek teljesítését, amelyeket a közbeszerzési eljárásban az értékelés során figyelembe vett, valamint minden, a szerződésben foglaltaktól eltérő teljesítést, annak okait és – adott esetben – a szerződésszegéssel kapcsolatos igények érvényesítését.
(2) A szerződés teljesüléséről az Igényformáló szervezeti egység köteles haladéktalanul tájékoztatni a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársát. A tájékoztatás alapján a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa a mindegyik fél teljesítésétől számított 30 napon belül gondoskodik a Kbt.-ben meghatározott, szerződés teljesülésére vonatkozó adatoknak a közbeszerzési jogszabályokban meghatározott felületeken történő közzétételéről.
42. §
| Igényformáló szervezeti egység | VKO és/vagy LGK superusere/közbeszerzési tanácsadó | |
| – részvétel a szerződéstervezet véleményezésében, szakmai ellenjegyzés, – szerződésmódosítás esetén, annak indokolása, – teljesítésigazolás, kifizetés iránti intézkedés, – a szerződés teljesítéséről, adott esetben elmaradásáról, hibás teljesítésről értesítés. | – részvétel a szerződéstervezet véleményezésében, ellenjegyzés, – szerződés közzététele, – eljárás eredményéről szóló tájékoztató közzétételének kezdeményezése, – szerződésmódosításról szóló hirdetmény közzétételének kezdeményezése, – szerződés teljesítésére vonatkozó tájékoztatók közzététele, – közreműködés a szerződés teljesítésének dokumentálásában. |
43. § (1) A központosított eljárás részletes szabályait a központosított közbeszerzési rendszerről, valamint a központi beszerző szervezet feladat- és hatásköréről szóló 168/2004. (V.25.) Korm. rendelet (továbbiakban: Kkr.) határozza meg, amely szerint a központi beszerző szervezet által kezelt központosított közbeszerzési rendszerbe történő bejelentkezést bármely, a Kbt. hatálya alá tartozó – de a rendszer használatára nem kötelezett – szervezet kezdeményezheti a központi beszerző szervezetnél (önként csatlakozás).
(2) Az önként csatlakozást, illetve a központosított közbeszerzési rendszer igénybevételét az Igényformálónak a VKO-val előzetesen egyeztetnie kell, és az egyeztetést megelőzően – lehetőség szerint – az Igényformálónak egy előzetes piackutatást kell lefolytatnia a tekintetben, hogy az adott termék/szolgáltatás milyen ellenszolgáltatásért érhető el a piacon és a központosított közbeszerzésben.
(3) A nettó 100 000,- Ft-ot el nem érő megrendelések esetén az LGK-nak nincs előzetes egyeztetési kötelezettsége, de a Titkárság közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársát az önként csatlakozással egy időben tájékoztatnia kell beszerzési szándékáról.
44. § (1) A Közbeszerzési és Ellátási Főigazgatóság (továbbiakban: KEF) által a központosított közbeszerzési rendszerben megkötött hatályos keret-megállapodás alapján bonyolított közbeszerzés lehet:
a) Közvetlen megrendelés: Amennyiben az adott keretmegállapodás erre lehetőséget biztosít, és a Titkárság gazdasági igazgatójának/LGK igazgatójának döntése értelmében az Igényformáló a KEF keretmegállapodás terhére megrendelést kezdeményez, a megrendelést a KEF portálon keresztül a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa és/vagy az LGK erre felhatalmazott munkatársa az alábbi szabályok betartásával bonyolítja le.
aa) Jelen szabályzat „VI. A közbeszerzési eljárások kezdeményezése, előkészítése” pontjában leírtak azzal az eltéréssel alkalmazandók, hogy az Igénybejelentő lapot a Titkárság gazdasági igazgatója/LGK igazgatója részére kell benyújtani, amennyiben a közbeszerzés értéke nem éri el a nettó 5 000 000,- Ft-ot, ezen összeg felett a jelen bekezdés c) pontjában írottak az irányadók,
ab) A VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa és/vagy az LGK erre felhatalmazott munkatársa az Igényformáló szakmai közreműködésével a KEF portálon összeállítja a beszerezni kívánt termékekre, szolgáltatásokra vonatkozó kosártartalmakat.
ac) Az összeállított kosártartalmakat a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa és/vagy az LGK erre felhatalmazott munkatársa dokumentálja, majd az Igényformálóval együttesen döntési javaslatot készít a Titkárság gazdasági igazgatója/LGK igazgatója részére az összességében legalacsonyabb árat tartalmazó kosártartalom alapján a nyertes ajánlattevőre vonatkozóan.
ad) A megrendelés a KEF portálon keresztül kizárólag a Titkárság gazdasági igazgatójának/LGK igazgatójának jóváhagyó döntését követően adható fel.
ae) Ezen eljárási típusnál nincs szükség külön Bírálóbizottság létrehozására.
b) Írásbeli konzultáció: Amennyiben az adott keretmegállapodás erre lehetőséget biztosít, a Titkárság gazdasági igazgatójának/LGK igazgatójának döntése értelmében az adott termékek/szolgáltatások beszerzésére irányuló közbeszerzési eljárás írásbeli konzultáció lefolytatásával is megvalósulhat. A közbeszerzést minden esetben a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa és/vagy az LGK erre felhatalmazott munkatársa bonyolítja oly módon, hogy az adott beszerzés tekintetében az összességében legalacsonyabb ellenértéket tartalmazó ajánlatot kínáló ajánlattevőnek a KEF portálon keresztül közvetlenül, elektronikus úton konzultációra szóló felhívást küld. A jelen szabályzat „VI. A közbeszerzési eljárások kezdeményezése, előkészítése” pontjában leírtak azzal az eltéréssel alkalmazandók, hogy az Igénybejelentő lapot a Titkárság gazdasági igazgatója/LGK igazgatója részére kell benyújtani, amennyiben a közbeszerzés értéke nem éri a nettó 5 000 000,- Ft-ot, ezen összeg felett a jelen bekezdés c) pontjában írottak az irányadók. Az írásbeli konzultációra szóló felhívást követően, a beérkezett ajánlat elfogadása, elutasítása tekintetében, továbbá a nyertes ajánlattevő vonatkozásában a döntési javaslatot a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa és/vagy az LGK erre felhatalmazott munkatársa az Igényformáló közreműködésével készíti el a Titkárság gazdasági igazgatója/LGK igazgatója részére. Az eljárás eredményére vonatkozó döntésről szóló értesítés kizárólag Döntéshozó jóváhagyását követően küldhető meg az ajánlattevő(k) részére. Ezen eljárási típusnál nincs szükség külön Bírálóbizottság létrehozására.
c) Verseny újraindításos eljárás: Amennyiben az adott keretmegállapodás kötelezően előírja, vagy a Titkárság gazdasági igazgatójának/LGK igazgatójának döntése értelmében a keretmegállapodásos eljárás második része a Kbt. szabályai szerinti verseny újraindításával kerül lebonyolításra, a közbeszerzést minden esetben a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa és/vagy az LGK erre felhatalmazott munkatársa, vagy megbízott tanácsadó bonyolítja oly módon, hogy a keret-megállapodásban részes összes ajánlattevőnek a KEF portálon keresztül elektronikus úton ajánlattételi felhívást küld. Az eljárásra egyebekben a VI.-XVII. pontban írottak – a központosított közbeszerzési rendszer működésére vonatkozó egyes eltérő eljárási cselekmények figyelembe vétele mellett – megfelelően alkalmazandók
(2) A KEF által egy ajánlattevővel megkötött hatályos keretmegállapodás alapján bonyolított közbeszerzés – amennyiben a hatályos keretmegállapodás a megkötni kívánt egyedi szerződés valamennyi feltételét tartalmazza – megvalósulhat közvetlen megrendeléssel vagy közvetlen szerződéskötéssel is, tekintettel arra, hogy ez esetben csak egyetlen nyertessel került megkötésre a keretmegállapodás, így erre nem vonatkoznak az 44. § (1) bekezdésben meghatározott szabályok (pl. üzemanyag beszerzés). Ez esetben az igényformáló szervezeti egység minden év január 31-ig köteles a jelen szabályzat 11. § (2) bekezdésében foglaltaknak megfelelően beszerzési igényét igénybejelentő lapon jóváhagyásra elindítani.
45. § Az önként csatlakozás kapcsán szükséges adminisztratív teendők, amelyek a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársának és/vagy az LGK erre felhatalmazott munkatársának, vagy a megbízott tanácsadónak a feladatai:
a) a KEF portálon közzétett regisztrációs űrlap megküldésével az ajánlatkérőnek a központosított közbeszerzési rendszerbe történő bejelentése;
b) valamennyi, az űrlap adataiban bekövetkező változásnak 5 munkanapon belül a KEF részére történő bejelentése;
c) tárgyévenként a regisztrációs űrlap tartalmának felülvizsgálata, és az a) pontban meghatározott módon legkésőbb minden év január 31. napjáig történő bejelentése;
d) tervigények bejelentése, melynek KEF által történő jóváhagyása esetén kezdhető meg a közbeszerzés;
e) a KEF portálon elektronikus úton történő megrendelés, és annak a szállító részére történő továbbítása;
f) a KEF portálon elektronikus úton történő versenyújranyitás, ajánlatok bontása;
g) a verseny újranyitásával lefolytatásra kerülő közbeszerzési eljárás eljárási dokumentumainak KEF portálon történő közzététele;
h) a megrendelés teljesítéséről, valamint annak pontos adatairól és minősítéséről a központi beszerző szervezet tájékoztatása.
46. § (1) A közbeszerzési eljárások valamennyi eljárási cselekményét – annak előkészítésétől az eljárás alapján kötött szerződés teljesítéséig terjedően – írásban, illetőleg az eljárási cselekmények elektronikus gyakorlása esetén az EKR-ben megfelelően elektronikusan kell dokumentálni.
(2) Amennyiben az eljárást közbeszerzési tanácsadó bonyolítja le, a tanácsadó köteles gondoskodni a dokumentumok elkészítéséről, valamint a VKO és/vagy LGK superuserének felhatalmazása alapján minden dokumentum EKR-be történő feltöltéséről és EKR-ben történő továbbításáról.
(3) Egyebekben a dokumentumok elkészítéséről és EKR-be történő feltöltéséről, vagy EKR-ben történő továbbításáról a VKO és/vagy LGK superusere köteles gondoskodni.
(4) Amennyiben a közbeszerzési eljárás lefolytatására nem elektronikus módon kerül sor a VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó köteles az EKR-ben az erre szolgáló felületen az eljárás teljes iratanyagát utólag rögzíteni.
(5) Jelen Szabályzat függeléke olyan dokumentum-mintákat tartalmaz, amelyeket a Titkárság/LGK által közvetlenül lebonyolított közbeszerzések esetén kötelező alkalmazni, azonban ha közbeszerzési tanácsadó is közreműködik az eljárás lebonyolításában, az általa használatos dokumentum-minták is alkalmazhatók.
47. § (1) Az eljárás során az alábbi iratokat kell elkészíteni:
a) az eljárás előkészítésének dokumentálása (Igénybejelentő lap, valamint a becsült érték meghatározásának dokumentálása, műszaki leírás, szerződéstervezet, stb.),
b) felelősségi rend, összeférhetetlenségi, titoktartási nyilatkozatok, megbízó levelek,
c) részvételi/ajánlattételi/ajánlati felhívás és dokumentáció (amennyiben a hatályos jogszabályok alapján dokumentáció készítése szükséges),
d) kiegészítő tájékoztatás (erre irányuló kérés esetén), írásbeli felvilágosítás kérése és az arra adott válasz,
e) bontási jegyzőkönyv és jelenléti ív (központosított közbeszerzéssel megvalósuló, valamint nem elektronikus, vagy részben elektronikus úton megvalósuló eljárások esetén),
f) hiánypótlási felhívások,
g) adott esetben indokolás, adatok kérése az értékelési részszempont lehetetlen, túlzottan magas vagy alacsony voltára, kirívóan aránytalannak értékelt kötelezettségvállalásra vonatkozóan,
h) adott esetben tárgyalási jegyzőkönyv és jelenléti ív,
i) bírálóbizottsági jegyzőkönyv(ek) és jelenléti ív, döntési javaslat,
j) összefoglaló jelentés az eljárásról, döntés,
k) az eredményt tartalmazó írásbeli összegezés,
l) adott esetben értesítés az egyes eljárási időpontok elhalasztásáról,
m) szerződés, illetőleg a szerződés teljesülésére vonatkozó teljesítési igazolás,
n) az eljárás során keletkezett hirdetmények.
(2) Az EKR-ben elektronikusan lefolytatott közbeszerzési eljárás esetében az e) pontban meghatározott irat elkészítése az EKR-ben automatikusan történik. Amennyiben valamely irat vonatkozásában az EKR-ben kész iratminta, űrlap áll rendelkezésre, azok használata kötelező.
48. § (1) A közbeszerzési eljárás előkészítésével, lefolytatásával és a szerződés teljesítésével kapcsolatban keletkezett összes iratot az eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított öt évig meg kell őrizni. Amennyiben a közbeszerzéssel kapcsolatban jogorvoslati eljárás indult, az iratokat annak jogerős befejezéséig, de legalább öt évig kell megőrizni. Az eljárás papír alapú iratait a Titkárság közbeszerzései esetén a VKO, az LGK közbeszerzései esetén az illetékes Igényformáló szervezeti egység őrzi. Az eljárások elektronikus formában keletkezett iratait az EKR rendszer őrzi, azokról papír alapú másolat készítése nem kötelező.
(2) Az EKR gondoskodik valamennyi, a rendszerben lefolytatott eljárási cselekmény naplózásáról. A naplózott állomány bejegyzéseit védeni kell az arra jogosulatlan személy általi hozzáféréstől, törléstől, illetve biztosítani kell, hogy a napló tartalma a fenti időtartam alatt a jogosult számára megismerhető és értelmezhető maradjon.
49. § (1) A VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó köteles az alábbi adatokat, információkat, dokumentumokat közbeszerzési eljárásonként csoportosítva az EKR-ben közzétenni:
a) a) a közbeszerzési tervet (legkésőbb március 31-ig), valamint annak módosítását (módosításait) haladéktalanul;
b) b) az előzetes vitarendezéssel kapcsolatos adatokat a vitarendezési kérelem kézhezvételét követően haladéktalanul;
c) a részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezést, egyidejűleg annak megküldésével;
d) hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás alkalmazása esetén az ajánlattételi felhívást, a tárgyalásos eljárás alkalmazását megalapozó körülményekre vonatkozó, a Közbeszerzési Hatóság részére benyújtásra kerülő minden dokumentumot, valamint az eljárás során kiadott dokumentációt, továbbá, az ajánlatok bontását követően a bontásról készült jegyzőkönyvet, , a becsült értékről szóló tájékoztatást, valamint az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők nevét és címét;
e) a jelen szabályzat 21. §-ban meghatározott eljárás esetén az eljárást megindító felhívást, a közbeszerzési dokumentumokat, majd – az ajánlatok bontását követően haladéktalanul – az ajánlattételre felhívott gazdasági szereplők nevét és címét, valamint az ajánlatok bontásáról készült bontási jegyzőkönyvet;
(2) A VKO és/vagy LGK superusere, vagy az általuk erre felhatalmazott tanácsadó köteles az alábbi adatokat, információkat, dokumentumokat közbeszerzési eljárásonként csoportosítva az EKR-ben és a Közbeszerzési Hatóság által az elektronikus eljárási és kommunikációs lehetőségek támogatása keretében működtetett nyilvános elektronikus szerződéstárban közzétenni:
a) az „in-house” beszerzések alkalmazásával megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul;
b) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket a szerződéskötést követően haladéktalanul;
c) a szerződés teljesítésére vonatkozó következő adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre, a szerződő felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerződésszerű volt-e, a szerződés teljesítésének az ajánlatkérő által elismert időpontját, továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének időpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét a szerződés mindegyik fél által történt teljesítését követő 30 napon belül;
(3) A VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa köteles kezdeményezni az alábbi dokumentumoknak az MTA Titkárság/MTA LGK hivatalos honlapján történő közzétételét:
a) éves közbeszerzési terv,
b) részvételi jelentkezések és az ajánlatok elbírálásáról szóló összegezés,
c) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződéseket.
(4) Az (1)–(3) bekezdés szerinti adatoknak, információknak, hirdetményeknek – ha a Kbt. másként nem rendelkezik – a közbeszerzési eljárás lezárulásától, illetőleg a szerződés teljesítésétől számított 5 évig kell elérhetőnek lenniük.
50. § A Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok betartásáért valamennyi, a közbeszerzésben közreműködő a hatáskörének megfelelően, a közreműködése mértékéig felelős.
51. § A közbeszerzés során:
a) kötelezettségvállalóként az Igényformáló szervezeti egység vezetője;
b) a szükséges pénzügyi fedezet rendelkezésre állásáért a Titkárság gazdasági igazgatója/LGK gazdasági igazgatója;
c) több évre vonatkozó és a költségvetési éven túli kötelezettségek vállalása esetén, az Áht. és az Ávr. hatályos rendelkezéseit figyelembe véve, a pénzügyi fedezet várható rendelkezésre állásáért az MTA elnöke;
d) a jóváhagyott igénybejelentésnek a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa részére történő haladéktalan megküldésért az Igényformáló szervezeti egység vezetője;
e) az engedélyezett eljárás fajtáját alátámasztó dokumentum szakmai tartalmáért, a beszerzés tárgyát képező árubeszerzés, szolgáltatás, építési beruházás pontos megjelöléséért, a szakmai szempontból lényeges ajánlati feltételek meghatározásáért, és a dokumentáció tartalmáért az Igényformáló szervezeti egység vezetője, illetve külső szakértő bevonása esetén a szakértő a megbízási szerződésében meghatározottak szerint;
f) a bírálat szakmai szempontból történő helytállóságáért, a döntési javaslat kidolgozásáért a kijelölt Bírálóbizottság tagjai szakmai kompetenciájuk mértékéig;
g) a Bírálóbizottság szabályszerű, törvényes működéséért, az összeférhetetlenségi szabályok betartásáért a VKO közbeszerzési szakértelemmel rendelkező munkatársa vagy igénybevétele esetén a megbízott tanácsadó egy személyben felelős.
52. § (1) A Titkárságnál és az LGK-nál a közbeszerzéseknek az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 69. §-a szerinti folyamatos ellenőrzése az MTA elnökének a feladata; a hivatkozott törvény 61. § (2) bekezdése szerinti ellenőrzést a Titkárságon és az LGK-nál az Állami Számvevőszék végzi.
(2) A közbeszerzésekkel kapcsolatos belső ellenőrzési tevékenységet az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény 70. § alapján, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben, valamint a belső ellenőrzési kézikönyvben foglalt eljárási szabályok szerint a Titkárságon az Ellenőrzési Főosztály, az LGK-nál az LGK alkalmazásában álló belső ellenőr, illetve a fejezetet irányító szerv vezetőjének rendelkezése alapján a Titkárság Ellenőrzési Főosztálya tervezi és végzi.
53. § (1) Jelen határozatot a 2021. január hónap 1. napját követően kezdeményezett közbeszerzési eljárások esetében kell alkalmazni.
(2) Jelen határozat az aláírás napján lép hatályba, és egyidejűleg hatályát veszti Magyar Tudományos Akadémia elnökének 15/2018. (VI. 28.) számú határozata azzal, hogy a 2021. január hónap 1. napját megelőzően megindított, folyamatban lévő közbeszerzési eljárások esetében rendelkezései továbbra is irányadóak.
(3) A határozatot a Titkárság Intranetén a Dokumentumtár » Határozatok tára » Elnöki határozatok megnevezésű oldalon kell kihirdetni, valamint az Akadémia honlapján és az Akadémiai Értesítőben közzé kell tenni.