A Magyar Tudományos Akadémiáról szóló 1994. évi XL. törvény (a továbbiakban: MTAtv.) 14. §-ában biztosított jogkörömben eljárva, figyelemmel a Magyar Tudományos Akadémia (a továbbiakban: Akadémia) közfeladataira * a tudományos programok és konferenciák magas színvonalú szervezéséhez az Akadémia központi épületeiben lebonyolításra kerülő rendezvények teremhasználatának és díjazásának rendjét a következők szerint határozom meg.
1. § (1) Szervi hatály: a határozat hatálya az Akadémiára, annak irányítása alatt álló intézményekre, valamint az Akadémia központi épületeinek ülés- és konferenciatermeit használó jogi személyekre terjed ki.
(2) Személyi hatály: a határozat hatálya a Magyar Tudományos Akadémia Létesítménygazdálkodási Központ (a továbbiakban: MTA LGK) munkatársaira, a rendezvényt lebonyolítani kívánó igénybevevőkre (a továbbiakban: igénybevevő), valamint a jelen határozatban meghatározott körben a rendezvény résztvevőire terjed ki.
(3) Tárgyi hatály: a határozat hatálya az Akadémia közfeladatainak (a tudomány művelésével, támogatásával és képviseletével kapcsolatos országos közfeladatok) és köztestületi céljainak megvalósításához szükséges ülések; az Akadémia irányítása alatt álló akadémiai költségvetési szervek által szervezett kiemelt fontosságú tudományos konferenciák; valamint egyéb, az Akadémia közfeladataihoz kapcsolódó programoknak, rendezvényeknek (a továbbiakban együttesen: rendezvény) az Akadémia központi épületeinek igénybevételével összefüggő teremhasználati és díjfizetési szabályaira terjed ki.
2. § (1) Igénybevevők: az Akadémia közfeladataival összefüggő,
a) az Akadémia törvényben meghatározott közfeladatainak és köztestületi céljainak közvetlen megvalósításához szükséges rendszeres akadémiai testületi és szervezeti ülések (így különösen: Elnökség, Vezetői Kollégium, tudományos osztályok, közgyűlési bizottságok, elnöki és elnökségi bizottságok) szervezői; az Akadémia vezetői (elnök, alelnökök, főtitkár, főtitkárhelyettes) vagy az MTA Titkársága vezető tisztviselői által kezdeményezett vagy koordinált egyedi ülések szervezői; az Akadémia által irányított intézmények kiemelt fontosságú tudományos konferenciáinak és más rendezvényeinek szervezői;
b) a tudományos osztályok további rendezvényei szervezői, valamint bizottságaik és munkabizottságaik üléseinek, akadémiai területi bizottságok, társult akadémiák programjainak szervezői;
c) tudományos osztályok bizottságai rendezvényeinek, országos hatáskörű tudományos szövetségek, kiemelt szerepű nem akadémiai kutatóhelyek, a nemzeti kultúra és tudomány kiemelt intézményei és szervezetei rendezvényeinek szervezői;
d) közvetlen akadémiai körbe nem tartozó társaságok, egyesületek, alapítványok, testületek, szervezetek, intézmények rendezvényeinek szervezői, amennyiben a rendezvények tartalma az MTA közfeladatai és köztestületi céljai között meghatározott területekhez kapcsolható.
(2) Akadémia központi épületei: Magyar Tudományos Akadémia Székháza (1051 Budapest, Széchenyi István tér 9.) és a Magyar Tudományos Akadémia Titkárságának székhelye: Nádor Irodaház (1051 Budapest, Nádor utca 7.).
3. § (1) A jelen határozat szerinti rendezvények előkészítését, és az azokkal kapcsolatos további feladatokat az MTA LGK a Rendezvényszolgálata útján (a továbbiakban: Rendezvényszolgálat) látja el.
(2) A Rendezvényszolgálat feladata – az MTA LGK Szervezeti és működési szabályzatában foglaltakkal összhangban – a központi épületek üléstermeinek igénybevételével és a rendezvénytechnika üzemeltetésével összefüggő teendők ellátása.
(3) Az üléstermek használatba adásával kapcsolatos üzemeltetési feladatok – így többek között a takarítás, a ruhatári szolgálat, a bútorzat, a berendezés biztosítása, a teremrendezés és egyéb, nem rendezvénytechnikai berendezések mozgatása az MTA LGK Gondnoksági Osztályának hatásköre, amelyet a Rendezvényszolgálattal történő együttműködésben, annak megrendelése alapján teljesít.
4. § (1) A teremigénylések teljesítése és a díjszabás során az Akadémia testületei, valamint az akadémiai közfeladatok ellátásában résztvevő akadémiai költségvetési szervek előnyben részesülnek. Külső személy vagy szervezet részére biztosított teremhasználat az akadémiai testületeknek az akadémiai közfeladatok teljesítése érdekében tartott ülését, rendezvényét nem akadályozhatja.
(2) Az Akadémia központi épületeiben nem lehet teremigényt bejelenteni:
a) politikai pártok rendezvényeire;
b) magáncélú társasági rendezvényekre (pl.: esküvő, családi rendezvény);
c) az Akadémia közfeladataival össze nem függő fogadásra, vendéglátásra;
d) egyéb olyan rendezvényre, amely tárgya, megjelenítése vagy szervezőinek személye miatt az Akadémiához méltatlan, annak érdekeivel ellentétes vagy jogszabálysértést valósít meg.
(3) Az Akadémia központi épületeiben bál kizárólag az Akadémia szervezésében, vagy az Akadémia elnökének egyetértésével az Akadémiai Klub Egyesület (AKE) céljára és szervezésében tartható.
(4) Csak elnöki engedéllyel hagyható jóvá az a teremigénylés, amelyhez előzetesen a rendezvényt támogató akadémiai fővédnökségi kérés is társult, de az Akadémia elnöke a fővédnöki felkérést nem támogatta.
(5) Az Akadémia jelen határozat szerinti központi épületeiben – az Akadémia elnöke, főtitkára és főtitkárhelyettese által engedélyezett sajtótájékoztató kivételével – sajtótájékoztató nem tartható. A központi épületekben sajtónyilvános eseményeket kizárólag az Akadémia elnökének, vagy főtitkárának vagy főtitkárhelyettesének engedélyével lehet tartani, amelyet az MTA Titkársága Kommunikációs Főosztálya vezetőjén keresztül kell kérni. Az MTA Titkársága Kommunikációs Főosztályának vezetőjéhez eljuttatott kéréseket az Akadémia elnöke, főtitkára, főtitkárhelyettese visszautasíthatja, és a sajtónyilvános esemény megtartását megtilthatja (a sajtót kizárhatja), ha az nem felel meg a jelen határozatban vagy egyéb akadémiai szabályozásban foglalt vonatkozó rendelkezéseknek, illetve ha a sajtónyilvánosság egyéb okból nem indokolt.
(6) Az üléstermek tűzrendészeti és járványügyi előírások nyomán, és a technikai lehetőségek figyelembe vételével meghatározott befogadóképességét az MTA LGK az igénybejelentés elbírálásakor köteles figyelembe venni, a szervező a rendezvény során attól nem térhet el.
5. § (1) Az üléstermek használatára vonatkozó igényt az igénybevevőnek a Rendezvényszolgálat részére kell írásban elküldenie elektronikus levélben a rendezveny@lgk.mta.hulgk.mta.hu~ címre.
(2) A rendezvény befogadásáról vagy elutasításáról a Rendezvényszolgálat saját hatáskörében dönt a jelen szabályzat kivételi körében nem nevesített esetekben, és döntéséről az igénylésről történő tudomásszerzéstől számított 5 munkanapon belül, írásban, elektronikus válaszlevélben értesíti az igénybevevőt.
(3) A Díszterem használatának engedélyezéséről az Akadémia főtitkárhelyettese dönt – szükség esetén az elnökkel és a főtitkárral való egyeztetést követően – a Rendezvényszolgálat által az MTA Titkársága Főtitkári és Főtitkárhelyettesi Titkárságára továbbított igénybejelentői kérelem és programterv alapján, ezek kézhezvételét követő 5 munkanapon belül. Az engedélyezéséről vagy tiltásáról szóló döntésről a döntéshozó elektronikus levélben tájékoztatja a Rendezvényszolgálatot azzal, hogy a döntésről Rendezvényszolgálatnak az igénybejelentést követő 10 munkanapon belül elektronikus válaszlevélben értesítenie kell az igénybevevőt.
(4) Azt az igénylést, amely a 4. § (2) bekezdésben meghatározottak szerint nem tiltott, de tartalma vagy jellege szerint nem kifejezetten illeszkedik a Magyar Tudományos Akadémiához és annak törvényben meghatározott feladataihoz, így a (2) bekezdés szerint saját hatáskörben nem eldönthető, a Rendezvényszolgálat a Titkárság Kommunikációs Főosztályával történt előzetes egyeztetés után – kivételes esetben – engedélyeztetésre az Akadémia főtitkárhelyettesének továbbítja. A Rendezvényszolgálat feladata az engedélyezési kérelem megítélését segítő információk összegyűjtése és továbbítása. A főtitkárhelyettes – szükség esetén az elnökkel és a főtitkárral való egyeztetést követően – az igények és a kapcsolódó dokumentáció Rendezvényszolgálattól történt kézhezvételétől számított 5 munkanapon belül dönt a rendezvények befogadásáról vagy elutasításáról azzal, hogy a döntésről a Rendezvényszolgálatnak az igénybejelentést követő 10 munkanapon belül elektronikus válaszlevélben értesítenie kell az igénybevevőt.
(5) A Székházban működő Étterem üzemeltetője a Székház területén tartandó, nem kizárólag az Akadémiai Klub Egyesült (AKE) rendes és tiszteleti tagjai számára szervezett rendezvényre a programtervet is tartalmazó igénylését feltölti az LGK által üzemeltetett CAFM rendszerbe, kérve az AKE titkárának véleményét és az MTA Titkársága Elnöki és Alelnöki Titkársága vezetőjének jóváhagyását. A Titkárság vezetője a dokumentumok alapján, az AKE titkára véleményének feltöltését követő 5 munkanapon belül dönt a rendezvény befogadásáról, vagy írásbeli indokolás mellett elutasítja azt, és döntéséről annak a CAFM rendszerbe történő feltöltésével értesíti az Étterem üzemeltetőjét. Az Étterem által kezdeményezett rendezvénnyel szemben előnyt élvez az MTA egyidejűleg bejelentett rendezvénye.
(6) Az AKE a nem kizárólag az AKE rendes és tiszteleti tagjai számára szervezett, vagy általa befogadott ilyen rendezvény engedélyezése iránti kérelmét az AKE titkára feltölti a CAFM rendszerbe, kérve az MTA Titkársága Elnöki és Alelnöki Titkársága vezetőjének jóváhagyását. A Titkárság vezetője a dokumentumok alapján a feltöltést követő 5 munkanapon belül dönt a rendezvény befogadásáról, vagy írásbeli indokolás mellett elutasítja azt.
(7) A rendezvény befogadása esetén az igénybevevővel az MTA LGK köt szolgáltatási szerződést. A szerződés aláírására az MTA LGK képviseletében az igazgató jogosult. Az Akadémia köztestületének jelen határozat hatálya alá tartozó 2. § (1) a) szerinti igénybevevő testületeivel, valamint az akadémiai költségvetési szervekkel nem kell szolgáltatási szerződést kötni, ha a teremigénylés rendjét meghatározó MTA LGK igazgatói utasítás szerint a teremhasználat térítésmentes. Ebben az esetben az MTA LGK részére írásbeli megrendelőt kell küldeni, amelyet az MTA LGK írásban visszaigazol. Nem kell szerződést kötni az Akadémia Székházában működő Étterem üzemeltetőjével sem az általa bérelt területekre a bérleti szerződése hatálya idején.
(8) Az igénylés és az elfogadott igénylést követő megrendelés részletes szabályait az MTA LGK igazgatójának utasítása tartalmazza.
6. § (1) A Magyar Tudományos Akadémia üléstermeit a jelen határozat 2. § b-d) pontjaiban felsorolt igénybevevők differenciáltan megállapított terembérleti díjak alapján vehetik igénybe.
(2) A teremhasználati díjak és kedvezmények összegét, valamint a díjszabás részletes szabályait az MTA LGK igazgatójának az Akadémia elnökének jóváhagyásával kiadott külön rendelkezése állapítja meg; az abban foglaltaktól eltérő eseti, egyedi kedvezményt vagy térítésmentességet csak az Akadémia elnöke, vagy főtitkára vagy főtitkárhelyettese engedélyezhet.
7. § (1) Járványügyi készültség, vagy egyéb rendkívüli helyzet esetén a Rendezvényszolgálat az üléstermek használatba adásával kapcsolatos üzemeltetési feladatokat az aktuális kormányzati és főtitkári rendelkezésekhez, valamint LGK igazgatói utasításokhoz igazodóan látja el. A megfelelő eljárásrendet az MTA LGK igazgatójának mindenkori utasítása tartalmazza az MTA elnökének vagy főtitkárának rendelkezéséhez igazodóan.
(2) Jelen határozat 2022. január 01-én lép hatályba. Jelen határozat hatályba lépésével egyidejűleg hatályát veszti a Magyar Tudományos Akadémia elnökének a teremhasználat rendjéről szóló 17/2011. (VII. 1.) számú, valamint az azt módosító 36/2013 (X. 2.) számú határozata.
(3) Az MTA LGK által üzemeltetett más, az Akadémia tulajdonában lévő ingatlanok termeiben tartott rendezvények előkészítésére, lebonyolítására és elszámolására, a rendezvények járványügyi feltételeinek biztosítására vonatkozó további részletes szabályokat az MTA LGK igazgatója igazgatói utasításban állapítja meg.
(4) Jelen határozatot az MTA honlapján kell kihirdetni, valamint az Akadémiai Értesítőben és az MTA Titkársága által működtetett Intraneten kell közzétenni, továbbá az érintettek számára a helyben szokásos módon hozzáférhetővé kell tenni.