Budapest Főváros XIII. kerületi Önkormányzat Polgármesterének és Jegyzőjének XI/3–3/2019. (I. 30.) együttes utasítása

a vagyonnyilvántartás és egyeztetés folyamatáról

1. BEVEZETŐ RÉSZ

Annak érdekében, hogy a Budapest Főváros XIII. Kerületi Önkormányzatnál és a Polgármesteri Hivatalnál a költségvetési szervek vagyongazdálkodására és számvitelére vonatkozó jogszabályi előírások maradéktalanul érvényesüljenek és a gazdálkodási év végén a beszámolási kötelezettség a vagyoni-pénzügyi helyzetet reálisan tükröző éves beszámoló összeállításával teljesüljön, az Önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól szóló 28/2012. (VII. 3.) Budapest Főváros XIII. kerületi önkormányzati rendelet 30. § (1) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján, a jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés j) pontja szerint e normatív utasítás – mint közjogi szervezetszabályozó eszköz – szabályozza a vagyonnyilvántartás és egyeztetés folyamatát.

1.1. Az utasítás jogszabályi alapjai

1.1.1. Budapest Főváros XIII. Kerületi Önkormányzat (a továbbiakban: Önkormányzat) vagyonának nyilvántartási és egyeztetési feladatait az alábbi jogszabályok, belső rendelkezések figyelembevételével szabályozzuk, illetve jelen szabályzat alkalmazói az alábbi jogszabályok, belső rendelkezések előírásait kötelesek betartani:

a) a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló 2011. évi CLXXXIX. törvény (a továbbiakban Mötv.),

b) az egyes állami tulajdonban lévő vagyontárgyak önkormányzatok tulajdonába adásáról szóló 1991. évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Övtv.),

c) a nemzeti vagyonról szóló 2011. évi CXCVI. törvény (a továbbiakban: Nvtv.)

d) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.),

e) a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szt.),

f) az önkormányzatok tulajdonában lévő ingatlanvagyon nyilvántartási és adatszolgáltatási rendjéről szóló 147/1992.(XI.6.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Inyr.),

g) az államháztartás számviteléről szóló 4/2013.(1.11.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Áhsz.),

h) a tárgyévi Országos Statisztikai Adatgyűjtési Programot (a továbbiakban: OSAP) érintő kormányrendeletek, így különösen az Országos Statisztikai Adatgyűjtési Program adatgyűjtéseiről és adatátvételeiről szóló 288/2009. (XII. 15.) Korm. rendelet,

i) a Budapest Főváros XIII. Kerületi Önkormányzat Képviselő-testületének Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló 1/2011. (I. 14.) Budapest Főváros XIII. kerületi önkormányzati rendelet (a továbbiakban: SZMSZ),

j) az Önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól szóló Budapest Főváros XIII. Kerületi Önkormányzat 28/2012. (VII. 3.) önkormányzati rendelete (a továbbiakban: Vagyonrendelet),

k) Budapest Főváros XIII. Kerületi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló közjogi szervezetszabályozó eszköz,

l) az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal Számviteli Szabályzatát megállapító közjogi szervezetszabályozó eszköz (a továbbiakban: Számviteli Szabályzat),

m) az Önkormányzat egyes bevételeit szabályozó helyi rendeletek.

1.2. Az utasítás célja

1.2.1. Az utasítás kiadásának célja, hogy biztosítsa a hatálya alá tartozó vagyonelemek nyilvántartásának hatékonyságát, pontosságát azzal, hogy meghatározza

a) a vagyonnyilvántartással és egyeztetéssel kapcsolatos konkrét feladatokat,

b) az egyes vagyonelemekre vonatkozó eltérő szabályokat,

c) a vagyonváltozás bizonylatolása során követendő eljárásrendet,

d) a feladatok ellátásáért felelős szervezeti egységeket, személyeket,

e) a feladatok végrehajtásának határidőit,

f) a bizonylatok, nyilvántartások kötelező adattartalmát.

1.3. Az utasítás hatálya

1.3.1. Az utasítás hatálya kiterjed

a) a XIII. Kerületi Polgármesteri Hivatal (a továbbiakban: Polgármesteri Hivatal) szervezeti egységeire,

b) a XIII. Kerületi Közszolgáltató Zrt-re (a továbbiakban: Közszolgáltató Zrt.),

c) az Intézménymüködtető és Fenntartó Központra (a továbbiakban: IMFK) és a működési körébe tartozó költségvetési szervekre,

d) önkormányzat tulajdonában lévő vagyonelemet használó, kezelő, nyilvántartó szervezetekre e vagyonelemek tekintetében,

e) Vagyonrendeletben meghatározott vagyonkezelő szervezetekre (vagyonkezelők).

1.3.2. Az IMFK, valamint a működési körébe tartozó költségvetési szervek a kezelésükben lévő és nyilvántartásaikban szereplő vagyonelemek nyilvántartását, egyeztetését az IMFK szabályzataiban előírtak szerint végzik. A Közszolgáltató Zrt. a kezelésében lévő és egyedi nyilvántartásaiban szereplő vagyonelemek nyilvántartását a Közszolgáltató Zrt. szabályzatában előírtak szerint végzi.

1.3.3. Az utasítás rendelkezésit a Pénzügyi Osztály vezetője a Jegyzői és Jogi Osztály vezetőjével közösen évente felülvizsgálja.

1.4. A vagyongazdálkodás és vagyonnyilvántartás összefüggései

1.4.1. Az Önkormányzat a vagyongazdálkodás során biztosítja, hogy rendelkezésére álló vagyona hatékonyan, célirányosan, az elérhető legjobb minőségben szolgálja a közfeladatok ellátását. Mindezek teljesítése a vagyoni állapot folyamatos elemzését, vizsgálatát, az állapotváltozás folyamatos figyelemmel kísérését és nyilvántartásbeli rögzítését igényli.

1.4.2. A vagyongazdálkodás részfeladatai különösen:

a) a tulajdonosi jogok gyakorlása, ennek során a hatékony gazdálkodás erősítése;

b) a vagyon rendeltetésszerű felhasználása (így különösen korszerűsítés, üzemeltetés, értékesítés) hatékonyságának javítása;

c) a vagyon értékének megőrzése, bővítése;

d) a megfelelő nyilvántartási rendszer kialakítása;

e) a vagyontárgyak besorolásának megváltoztatása.

1.4.3. Az Önkormányzat könyvviteli mérlegében valamennyi eszközt ki kell mutatni „befektetett eszköz” és „forgóeszköz” bontásban. A mérlegtételeket leltárral kell alátámasztani a Számviteli Szabályzatban előírt módon. A leltárral alátámasztott mérleg akkor tükrözi a valóságnak megfelelően a vagyoni és pénzügyi helyzetet, ha abban az év során bekövetkezett gazdasági események teljes körűen szerepelnek. Az egyes eszközelemek besorolása tekintetében a Számviteli Szabályzatban foglaltak az irányadók.

A könyvvezetésre és a beszámoló-készítésre vonatkozó részletes előírásokat a Számviteli Szabályzat tartalmazza.

2. A VAGYONNYILVÁNTARTÁS ÉS EGYEZTETÉS FOLYAMATA AZ EGYES VAGYONELEMEK TEKINTETÉBEN

2.1. A vagyonnyilvántartás feladata, valamennyi vagyonelemre vonatkozó előírások

2.1.1. A vagyonnyilvántartás feladata, hogy a hatályos jogszabályoknak megfelelően biztosítsa az önkormányzati vagyonnal történő felelős gazdálkodáshoz szükséges adatok tárolását, elérését, feldolgozását. Ennek érdekében a vagyonnyilvántartásnak aktuálisnak, hitelesnek, idősorosnak, teljesnek, biztonságosnak és elkülönültnek kell lennie.

2.1.2. Az önkormányzati vagyonelemek valós helyzetnek megfelelő kimutatása érdekében az utasításban megjelölt felelősök kötelesek gondoskodni:

a) az egyedi, egymásra épülő, illetve egymással összhangban lévő nyilvántartások, nyilvántartási rendszerek kialakításáról, működtetéséről, fejlesztéséről,

b) a változások naprakész vezetéséről,

c) az utasításban előírt adatszolgáltatási kötelezettségek határidőben történő teljesítéséről.

2.1.3. A nyilvántartásokat úgy kell kialakítani és vezetni, hogy

a) mindazon adatokat tartalmazzák, melyeket az 1.1. pontban felsorolt jogszabályok előírnak, illetve szükségesek az egyes vagyonelemek egyértelmű beazonosításához;

b) azokból kinyerhetőek legyenek a számviteli elszámoláshoz (főkönyvi könyveléshez), vagyonkimutatás összeállításához, egyéb vagyongazdálkodási feladatokhoz (leltározás, leltárkészítés, értékelés, stb.) szükséges adatok.

Felelős: az 1–3. pontokban előírtak biztosításáért az érintett eszközt, vagonelemet kezelő,

üzemeltető szerv, szervezeti egység és az egyedi nyilvántartások vezetését folytató szervezeti egység vezetője

Határidő: folyamatos

2.2. Immateriális javak, tárgyi eszközök, üzemeltetésre átadott eszközök

2.2.1. Nyilvántartás

2.2.1.1. *  Az immateriális javak, tárgyi eszközök tekintetében az 1.1. pontban felsorolt jogszabályok alapján a nyilvántartások vezetését, dokumentumok kezelését, adatszolgáltatásokhoz jelentés összeállítását és megküldését az alábbi szervezeti egységek, vagyonkezelők végzik:

Vagyonelem megnevezése Nyilvántartó
önkormányzati tulajdonú forgalomképes és a nemzetgazdasági szempontból kiemelt jelentőségű forgalomképtelen lakások lakóépületek, és nem lakás céljára szolgáló helyiségek (kivéve következő rovat), vagyonértékű jogok XIII. Kerületi Közszolgáltató Zrt.
Lehel Csarnok önkormányzati tulajdonú forgalomképes ingatlana, Egészségügyi Szolgálat használatában lévő önkormányzati tulajdonú ingatlanok Polgármesteri Hivatal Pénzügyi Osztály (a továbbiakban: Pénzügyi Osztály)
önkormányzati tulajdonú forgalomképtelen közutak és tartozékaik XIII. Kerületi Közszolgáltató Zrt.
önkormányzati tulajdonú forgalomképtelen parkok, játszóterek, közkertek, fasorok, zöldfelületek, szökőkutak és felszerelési tárgyaik, vizek, vízi célú létesítmények XIII. Kerületi Közszolgáltató Zrt.
önkormányzati tulajdonú korlátozottan forgalomképes ingatlanok Pénzügyi Osztály
Polgármesteri Hivatal korlátozottan forgalomképes vagyona, immateriális javak, tárgyi eszközök, kisértékű tárgyi eszközök,
önkormányzati tulajdonú egyéb (intézmények használatába nem adott) forgalomképes, korlátozottan forgalomképes ingatlanok,
pénzügyi eszközök, értékpapírok,
üzemeltetésre átadott eszközök,
egyéb szervezetek használatába adott eszközök
Pénzügyi Osztály
önkormányzati ingatlanvagyon kataszteri nyilvántartás Jegyzői és Jogi Osztály

Felelős: a nyilvántartó szervezet vezetője

Határidő: folyamatos

2.2.1.2. Speciális könyvvezetési szabályok:

– az ingatlanvagyon kizárólag az Önkormányzat könyveiben szerepelhet,

– a vagyonkezelésbe adott vagyonelemek közül az államháztartáson belülre adott vagyon nem szerepelhet az Önkormányzat könyveiben, azokat a 0-ás számlaosztályban kell nyilvántartani.

2.2.1.3. Az ingatlanok kivételével – melyek természetes azonosító adataiból fellelhetőségük helye is megállapítható – a nyilvántartásnak az immateriális javak, szellemi termékek kivételével valamennyi eszköz esetében tartalmaznia kell az eszköz használatának, fellelhetőségének helyét.

Felelős: a nyilvántartó szervezet vezetője

Határidő: folyamatos

2.2.1.4. Az egységes önkormányzati ingatlanvagyon-nyilvántartást, az ingatlanvagyon katasztert a Polgármesteri Hivatalban üzemelő térinformatikai rendszer alkalmazásával kell vezetni.

Felelős: a nyilvántartó szervezet vezetője

Határidő: folyamatos

2.2.1.5. *  Gondoskodni kell arról, hogy az ingatlanvagyon kataszteri rendszerhez csak a szervezeti egységek vezetői által felhatalmazott személyek, és csak a felhatalmazásukban meghatározott jogosultságokkal (adatbevitel, adatmódosítás, lekérdezés, stb.) férhessenek hozzá. A jogosultságigénylés és a jogosultságok felülvizsgálata a hatályos felhasználói információbiztonsági kézikönyvben szabályozottak szerint valósul meg.

Felelős: a felhasználói információbiztonsági kézikönyvben meghatározott személy

Határidő: folyamatos

Felelős: a Jegyzői és Jogi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.2.2. Egyeztetés

2.2.2.1. A 2.2.1.1. pontban megjelölt nyilvántartó szervezetek az általuk vezetett egyedi nyilvántartások adatait (illetve az adatok változásait) negyedévente egyeztetik a főkönyvi nyilvántartást vezető szervezeti egységgel:

– ingatlanok tekintetében a kataszteri nyilvántartóprogram értékadatait a főkönyvi könyvelés értékadataival,

– egyéb eszközök esetében az egyedi nyilvántartásokban szereplő értékadatokat a főkönyvi könyvelés értékadataival.

Az egyeztetések időben történő elvégzéséért, az egyedi nyilvántartások és a főkönyvi nyilvántartás egyezőségéért az egyedi nyilvántartás és a főkönyvi nyilvántartás vezetéséért felelős szervezeti egység vezetője együttesen felel. Az egyeztetések során a Számviteli Szabályzat előírásait be kell tartani.

2.2.2.2. A negyedéves egyeztetésekhez az adatszolgáltatások tartalmi követelményei az egyes vagyonelemek tekintetében az alábbiak:

a) utak és tartozékaik:

Pénzügyi Osztály felé: cím, helyrajzi szám, bruttó érték növekedések és csökkenések adatai (változás dátuma, jogcíme, aktiválandó nettó érték) záró bruttó érték, értékcsökkenés, nettó érték,

Jegyzői és Jogi Osztály felé: összesített jelentés a bruttó értéket érintő változásokról, cím, helyrajzi szám, bruttó érték növekedések és csökkenések adatai, záró bruttó érték, értékcsökkenés, nettó érték (földérték, burkolatérték bontásban),

b) parkok és tartozékaik:

Pénzügyi Osztály felé: cím, helyrajzi szám, bruttó érték növekedések és csökkenések adatai (változás dátuma, jogcíme, aktiválandó nettó érték) záró bruttó érték, értékcsökkenés, nettó érték,

Jegyzői és Jogi Osztály felé: összesített jelentés a bruttó értéket érintő változásokról, cím, helyrajzi szám, bruttó érték növekedések és csökkenések adatai, záró bruttó érték, értékcsökkenés, nettó érték (földérték, burkolatérték bontásban),

c) korlátozottan forgalomképes intézményi, sport, közművelődési, egészségügyi ingatlanok: Pénzügyi Osztály felé: megnevezés, cím, helyrajzi szám, változás dátuma, változás jogcíme, változás nettó értéke, záró bruttó érték, értékcsökkenés, záró nettó érték, hasznos alapterület, földterület, földérték, bruttó épületérték,

Jegyzői és Jogi Osztály felé: összesített jelentés a bruttó értéket érintő változásokról, cím, helyrajzi szám, változás dátuma, változás megnevezése, értéknövekedés, egyéb értékcsökkenés, aktiválandó érték, nettó érték,

d) forgalomképes ingatlanok, eszközök:

Pénzügyi Osztály felé: cím, helyrajzi szám, épületkód, változás dátuma, változás jogcíme, változás nettó értéke, záró bruttó érték, értékcsökkenés, záró nettó érték,

Jegyzői és Jogi Osztály felé: összesített jelentés a bruttó értéket érintő változásokról, cím, helyrajzi szám, változás dátuma, változás megnevezése, értéknövekedés, egyéb értékcsökkenés, aktiválandó érték, nettó érték,

e) egyéb forgalomképes ingatlanok (telkek): helyrajzi szám, cím, terület, bruttó érték, növekedések, csökkenés adatai,

f) immateriális javak, tárgyi eszközök (korlátozottan forgalomképes ingatlanok kivételével), kisértékű tárgyi eszközök, pénzügyi eszközök, értékpapírok, egyéb szervezetek használatába adott eszközök: megnevezés, bruttó érték, értéknövekedések adatai, értékcsökkenés, egyéb csökkenés adatai, nettó érték.

Felelős: az egyedi és főkönyvi nyilvántartást vezető szervezeti egység vezetője

Határidő: tárgynegyedévet követő hónap 15. napja

2.2.2.3. Az önkormányzati ingatlanokra vonatkozóan biztosítani kell a Központi Statisztikai Hivatal (a továbbiakban: KSH) felé történő adatszolgáltatás alapját képező vagyonkataszteri nyilvántartás és a Közszolgáltató Zrt. által vezetett analitikus nyilvántartás egyezőségét. Ennek érdekében a következő egyeztetéseket kell elvégezni:

– forgalomképes lakások és nem lakáscélú helyiségek tekintetében alapterület és darabszám,

– forgalomképtelen utak és parkok tekintetében az adott helyrajzi számhoz tartozó burkolatok alapterülete és bruttó értéke.

Felelős: a Közszolgáltató Zrt. vezérigazgatója és a Jegyzői és Jogi Osztály vezetője

Határidő: a tárgyévet követő év február 28-a

2.2.2.4. * 

2.2.2.5. Minden egyéb, más szerv részére történő adatszolgáltatást megelőzően egyeztetni kell az adatszolgáltatás alapját képező analitikus nyilvántartás és a vagyonkataszter adattartalmát, és biztosítani kell az egyezőséget.

Felelős: az adatszolgáltatást küldő szervezeti egység vezetője

Határidő: az adatszolgáltatási kötelezettség teljesítését megelőző 5. nap

2.2.3. Évközi vagyonváltozások

2.2.3.1. Növekedés

2.2.3.1.1. A növekedésekről (beszerzés, beruházás, felújítás, térítés nélküli átvétel, fellelés) azon szervezet, szervezeti egység, mely az adott gazdasági esemény előkészítéséért, lebonyolításáért felelős (szerződés készítője, megrendelő, műszaki ellenőr, szakmai teljesítés igazolója, stb.), a jelen utasítás 1–4. melléklete szerinti üzembe helyezési okmányt állítja ki. Minden kis- és nagyértékü beszerzés, létesítés kifizetéséhez (számlájához) csatolni kell a nyilvántartáshoz szükséges okmányt, ha a beszerzett eszköz éven túl használatban marad. Azt, hogy éven belül elhasználódik vagy éven túl használatban lesz a beszerzett, létesített eszköz, a szakmai teljesítés igazolójának az utalványon kell jelölnie.

Ha a növekedés több eszközcsoportot érint, akkor eszközféleségenként külön-külön a megfelelő típusú üzembe helyezési okmányt kell kitölteni. A növekedésről az üzembe helyezési okmány megküldésével a Pénzügyi Osztályt, ingatlanokat érintő változás esetén a Jegyzői és Jogi Osztályt is értesíteni kell. Azon tárgyi eszközök esetében, melyek a beszerzéssel egyidejűleg használatba vehetők, a kifizetendő számlához kell csatolni az üzembe helyezési okmányt (immateriális javaknál minden esetben).

A Pénzügyi Osztály az üzembe helyezési okmány alapján elkészíti az állományba vételi bizonylatot, és nyilvántartásba veszi a változásokat a főkönyvi könyvelésben.

Az üzembe helyezési okmányon megjelölt „üzembe helyezésért felelős személy” az üzembe helyezés folyamatát és a nyilvántartásokba történő bejegyzést okmányokkal biztosítja, a leltározást, selejtezést figyelemmel kíséri. Aláírásával felel a közölt adatok helyességéért, azok valódiságáért.

Az üzembe helyezési okmány kiállításáért, továbbításáért

Felelős: az előkészítésért, lebonyolításért felelős szervezet, szervezeti egység vezetője

Határidő: számla teljesítésigazolása, üzembe helyezés időpontja

Az állományba vételi bizonylat kiállításáért, a növekedések számviteli előírásoknak megfelelő nyilvántartásba vételéért

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.2.3.1.2. Azon eszközök esetén, melyek fejlesztése, felújítása folyamatban van (befejezetlen beruházás), nyilvántartásba vételi bizonylatot kell kiállítani. A nyilvántartásba vételi bizonylatot az üzembe helyezési okmány mintájára kell elkészíteni, és a kifizetéshez (számlához) csatolni. A befejezetlen állományba vételről a Pénzügyi Osztály gondoskodik.

Az üzembe helyezési okmányt és az állományba vételi bizonylatot a befejezést követően az előző pont előírásai szerint kell kiállítani, melynek alapján a Pénzügyi Osztály a befejezetlen állományból kivezeti és a megfelelő főkönyvi nyilvántartásba felvezeti az adatokat.

A nyilvántartásba vételi bizonylat kiállításáért, továbbításáért

Felelős: az előkészítésért, lebonyolításért felelős szervezet, szervezeti egység vezetője

Határidő: számla teljesítésigazolása

Az állományba vételi bizonylat kiállításáért, a növekedések számviteli előírásoknak megfelelő nyilvántartásba vételéért

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.2.3.2. Csökkenés

2.2.3.2.1. A csökkenésekről a jogcím (értékesítés, térítésmentes átadás, megsemmisülés, hiány, beruházáshoz kapcsolódó bontás, stb.) és az érintett vagyonelem azonosító adatainak megjelölésével azon szervezet, szervezeti egység, mely az adott gazdasági esemény előkészítéséért, lebonyolításáért felelős (előterjesztés, szerződés készítője, stb.), feladást készít. A feladáshoz csatolni kell a csökkenés bizonylatának másolatát (képviselő-testületi, bizottsági határozat, adásvételi szerződés, megállapodás, leltárkiértékelés, rendőrségi jegyzőkönyv, stb.) A csökkenésről a bizonylat egy példányának megküldésével a Pénzügyi Osztályt, ingatlanokat érintő változás esetén a Jegyzői és Jogi Osztályt is értesíteni kell.

Az adatszolgáltatásért (feladás elkészítése, továbbítása)

Felelős: az előkészítő szervezet, szervezeti egység vezetője

Határidő: a vagyonváltozás időpontjával egyidőben

2.2.3.2.2. A bizonylatok alapján a csökkenést a Pénzügyi Osztály nyilvántartásba veszi a főkönyvi könyvelésben.

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.2.3.3. Egyéb változások

2.2.3.3.1. Az Önkormányzat által megkötött ingatlan adásvételi szerződések alapján a tulajdonosváltozás földhivatali bejegyzéséig a vagyonkataszterben az ingatlan jogi rendezettsége „rendezetlen, tulajdonból kikerült”, illetve „rendezetlen, tulajdonba került” jeliegűre változik. A földhivatali bejegyzést követően a tulajdonból kikerült ingatlanokat ki kell vezetni az önkormányzati tulajdonként nyilvántartott ingatlanok köréből, megszűnt státuszúra kell állítani. Az önkormányzati tulajdonba kerülő ingatlanokat pedig a tulajdonjog földhivatali bejegyzését követően a rendezett ingatlanok között kell nyilvántartani.

Felelős: a nyilvántartó szervezet vezetője

Határidő: a szerződés, földhivatali értesítés kézhezvételét követő 5 munkanapon belül

2.2.3.3.2. A törzsvagyont és forgalomképes vagyont érintő átminősítésekről az átminősítésről szóló vagy azt eredményező döntés előkészítéséért felelős szervezet, szervezeti egység a döntést követően írásban tájékoztatja a nyilvántartó szervezet vezetőjét, ingatlanok esetén a Jegyzői és Jogi Osztályt is.

Felelős: a döntést előkészítő szervezet, szervezeti egység vezetője, Jegyzői és Jogi Osztály

vezetője

Határidő: az átminősítés időpontjával érintett negyedévet követő hónap 10. napja

2.3. Befektetett pénzügyi eszközök, forgatási célú értékpapírok

2.3.1. Részesedések (üzletrészek, részvények)

2.3.1.1. Új részesedések átvétele a Pénzügyi Osztály feladata. Az átvétellel megbízott dolgozó köteles tételesen ellenőrizni az átadásra kerülő értékpapírok sorszámát, névértékét, ha azok az Önkormányzat kezelésébe kerülnek. A papír alapon kibocsátásra nem kerülő (pl. üzletrészek), pénzintézeti őrzésbe kerülő, illetve dematerializált értékpapíroknál a nyilvántartáshoz szükséges igazolások, adatok meglétét kell ellenőrizni.

2.3.1.2. Az Önkormányzat tulajdonába kerülő részesedésekről (üzletrészek, részvények) az alábbi adatokat tartalmazó naprakész analitikus nyilvántartást kell vezetni:

a) nyilvántartásba vétel jogcíme, kelte,

b) tulajdonszerzés időpontja (vétel, jegyzés stb.),

c) kibocsátó neve, címe,

d) kibocsátás dátuma,

e) névérték,

f) sorszám, darabszám,

g) átvétel időpontja,

h) vételi érték, átvételkori árfolyam,

i) a kapcsolódó jogok és kötelezettségek,

j) tárolás helye, megőrzésért felelős megnevezése,

k) osztalékra vonatkozó adatok (mértéke, aránya a befektetett tőkéhez),

l) piaci érték,

m) értékvesztés, leértékelés dátuma, mértéke,

n) eladás, átadás időpontja, névérték, sorszám, darabszám, eladási ár.

2.3.1.3. Az analitikus nyilvántartásnak nem csak a már átvett részesedésekre kell kiterjednie, hanem a megállapodások, értesítések, igénybejelentések, stb. alapján az Önkormányzat tulajdonát még nem képező, de jogszerűen őt megillető részesedésekre is. Ezeknél értelemszerűen csak az ismert adatok nyilvántartása szükséges (kibocsátó, részesedés nagysága, tulajdonszerzés várható időpontja, igény-kielégítés módja, stb.).

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.3.1.4. A részesedések kezelésével kapcsolatos további feladatok az alábbiak:

a) részvétel – a polgármester felhatalmazás alapján – a gazdasági társaságok közgyűlésein,

b) az osztalékfizetésről szóló döntések figyelemmel kísérése, osztalékfizetés esetén az átutaláshoz (kifizetéshez) szükséges intézkedések megtétele,

c) együttműködés a képviselő-testület által a gazdasági társaságok felügyelő bizottságába delegált képviselőkkel: a Számviteli törvény előírásai szerinti értékvesztés elszámolása, illetve visszaírása szükségességének vizsgálatához szükséges adatok, a vagyon értékelését befolyásoló egyéb információk beszerzése,

d) közreműködés a leértékelésre, illetve a részesedés hasznosítására vonatkozó javaslat elkészítésében.

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.3.2. Hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok

2.3.2.1. A hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok (állampapírok) analitikus nyilvántartásba vételének pénzintézetenként elkülönítve, az alábbi részletezés szerint kell történnie:

a) szerződés dátuma, száma, tárgya,

b) értékpapír megnevezése, száma, azonosítója, névértéke, darabszáma, összes névértéke, árfolyama, értéke,

c) pénzügyi teljesítés napja,

d) értékpapír teljesülés napja,

e) futamidő (mettől-meddig),

f) tárolás helye,

g) hozam előírás,

h) teljesült hozam,

i) bizományosi (megbízási díj), egyéb felmerült költség megnevezése, összege,

j) aktuális kihelyezés összege,

k) értékvesztés,

l) megjegyzés (újra lekötött összeg, visszautalt összeg, értékpapír számla mozgása, stb.).

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.3.3. Váltók

2.3.3.1. Az Önkormányzat által kibocsátott és a fizetőeszközként elfogadott váltókat elkülönítve, az alábbi részletezés szerint kell analitikus nyilvántartásba venni:

a) képviselő-testületi döntés száma, dátuma,

b) kibocsátó megnevezése,

c) kibocsátás dátuma,

d) szerződés száma, dátuma, váltókibocsájtás tárgya,

e) váltók sorszáma (azonosítója), pénzneme, összege,

f) esedékesség időpontja,

g) kifizetések időpontja,

h) idegen devizában kibocsátott váltó esetén a kifizetéskori árfolyam, összeg Ft-ban,

i) egyéb felmerült költségek (banki jutalék, stb.) megnevezése, összege,

j) tárolás helye, megőrzésért felelős megnevezése.

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.3.4. Értékpapírok kezelésére vonatkozó közös szabályok

2.3.4.1. Az Önkormányzat tulajdonában lévő részesedések, értékpapírok nyilvántartási értékéből értékvesztést a Szt. rendelkezései szerint kell elszámolni és a december 31-i mérlegadatok megfelelősége érdekében gondoskodni kell az analitikus nyilvántartás adatainak főkönyvi könyvelés felé történő feladásáról.

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: Számviteli Szabályzat szerint

2.3.4.2. Az értékpapírok biztonságos őrzését a Pénzügyi Osztály pénztárában kell biztosítani. A feladattal a pénztári teendőket ellátó munkatársat kell megbízni. Az értékpapír pénztárból történő felvételére jogosultak:

a) az értékpapírok kezelésével munkaköri leírásában megbízott munkatárs,

b) a Pénzügyi Osztály vezetője, helyettesítésével munkaköri leírásában megbízott munkatárs.

2.3.4.3. A polgármester döntése alapján az értékpapírok őrzése, tárolása, írásban más szervezetre is bízható. Ebben az esetben a Pénzügyi Osztály írásban közli az érintett szervezettel az adatszolgáltatásra vonatkozó kötelezettségeket is.

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: folyamatos

2.3.4.4. Az egyeztetési jelentési feladatokat a következők szerint kell elvégezni:

a) a vezetett analitikus nyilvántartások egyeztetése a helyben tárolt értékpapírokkal, illetve a letéti szerződésekkel, egyenlegközlő bizonylatokkal negyedévenként (darabszám, névérték),

b) az állampapírok analitikus nyilvántartásának negyedévenkénti egyeztetése a főkönyvi könyveléssel, külön kimutatva a bevételeket és a kiadásokat (átutalt összeg értékpapír vásárlására, visszautalt összeg értékpapír eladásakor, előírt és átutalt kamat, felmerült költségek, aktuális befektetés), mely alapján megvalósítható a bruttó elszámolás elve,

c) a részesedések és értékpapírok analitikus nyilvántartásának negyedévenkénti egyeztetése a főkönyvi könyveléssel. Az eltérések nyilvántartáson történő átvezetése az eltérések okainak kivizsgálása és a polgármester, illetve a jegyző jóváhagyó döntése után történhet.

Felelős: a Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: egyeztetéseknél a tárgynegyedévet követő hó 15. napja,

eltérések átvezetésénél a jóváhagyó döntését követő 3. nap.

2.4. Követelések

2.4.1. Követelések nyilvántartása

2.4.1.1. *  Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal alábbi követeléseinek kezelését, nyilvántartását, főkönyvi könyveléssel történő egyeztetését az alább felsorolt szervek, szervezeti egységek, vagyonkezelők kötelesek elvégezni:

Követelés megnevezése Előíró szervezet Nyilvántartó szervezet
munkáltatói kölcsön Jegyzői és Jogi Osztály Pénzügyi Osztály
helyi támogatás Igazgatási Osztály Pénzügyi Osztály
társasházi hitel, gázvezeték felújítás, „Panel” hitel Pénzügyi Osztály Pénzügyi Osztály
egyéb tartós kölcsön Pénzügyi Osztály Pénzügyi Osztály
telekértékesítés Jegyzői és Jogi Osztály Pénzügyi Osztály
lakásértékesítés (részletfizetéssel) Közszolgáltató Zrt. Közszolgáltató Zrt.
lakásértékesítés (egyösszegű) Pénzügyi Osztály Pénzügyi Osztály
helyiségértékesítés Pénzügyi Osztály Pénzügyi Osztály
hivatali helyiségek bérbeadása Jegyzői és Jogi Osztály Pénzügyi Osztály
intézmények, intézményi helyiségek tartós bérbeadása (eseti bérbeadás nem),
sport és kulturális célú intézmények eseti és tartós bérbeadása
Közszolgáltató Zrt. Közszolgáltató Zrt.
telefonhasználati díj Pénzügyi Osztály Pénzügyi Osztály
helyi adók, gépjárműadó, kapcsolódó bírság Adóügyi Osztály Adóügyi Osztály
helyszíni bírság Közterület-felügyelet Közterület-felügyelet
közigazgatási bírság Igazgatási Osztály Igazgatási Osztály
környezet-, természetvédelmi bírság Igazgatási Osztály Építésügyi Osztály
átadott pénzeszközök (támogatások) előkészítő osztály, szervezeti egység, illetve aki felé az elszámolási kötelezettséget a szerződés előírja előkészítő osztály, szervezeti egység, illetve aki felé az elszámolási kötelezettséget a szerződés előírja
Lehel Csarnok bérleti díj Közszolgáltató Zrt. Közszolgáltató Zrt.
lakás-, helyiségbérleti díjak, továbbszámlázott követelések Közszolgáltató Zrt. Közszolgáltató Zrt.
közterület-használati díj Közszolgáltató Zrt. Közszolgáltató Zrt.
parkolási bevételek Közszolgáltató Zrt. Közszolgáltató Zrt.
egyéb követelések előíró osztály, szervezeti
_ggység
előíró osztály, szervezeti egység

2.4.1.2. A követelések előírásához (kölcsön-, bérleti, adásvételi, támogatási szerződés, adókivetés bizonylata, terhelési értesítés, számla, stb.), kezeléséhez, egyeztetéséhez kapcsolódó bizonylatokat a 2.4.1.1. pontban szereplő előíró szervezetek kötelesek a jogszabályokban előírt határidőig megőrizni.

Felelős: előíró szervezeti egység vezetője

2.4.1.3. A változások évközi kimutatását az analitikus részletező nyilvántartások adatai tartalmazzák. A követelések analitikus nyilvántartásának tartalmaznia kell legalább:

a) a követelés jogcímét,

b) a kötelezett adatait (név, cím, stb.),

c) a pénzügyi teljesítések adatait (kifizetések, visszafizetések összege, esedékessége, kamat összege, stb.) melyek alapján megállapítható a le nem járt és a határidőn túli tartozás aktuális összege,

d) a határidőn túli követelés csökkentése, behajtása érdekében megtett intézkedéseket.

Felelős: követelést 2.4.1.1. pont szerint nyilvántartó szervezeti egység vezetője

2.4.1.4. Amennyiben a 2.4.1.1. pont szerinti előíró szervezeti egység nem azonos a nyilvántartó szervezeti egységgel, az előíró szervezeti egység köteles értesíteni a nyilvántartó szervezeti egységet a követelések állományában bekövetkezett változásról (új előírás, elengedés, stb.) a 2.4.1.3. pont szerinti analitikus nyilvántartás és a változást alátámasztó dokumentum másolati példányának megküldésével.

Felelős: az előíró szervezeti egység vezetője

Határidő: a döntést követő 5 napon belül

2.4.2. A követelések beszedése, behajtása

2.4.2.1. A 2.4.1.1. pontban szereplő nyilvántartó szervezeti egység feladata:

a) az előírt követelések beszedése,

b) a határidőre be nem folyt követelések esetén a határidő leteltét követő 30 napon belül, majd legalább félévenként a kötelezettek részére fizetési felszólítás kiküldése, a Közszolgáltató Zrt. által előírt követelések esetén a Zrt. belső eljárásrendjének megfelelően,

c) a fizetési felszólítások eredménytelensége esetén a követelések peres úton történő behajtásának kezdeményezése a Polgármesteri Hivatalban a Jegyzői és Jogi Osztálynál, illetve az Adóügyi Osztály belső eljárásrendje szerint, a Közszolgáltató Zrt-nél a Zrt. belső eljárásrendje szerint. Indokolt esetben a behajtásra külső cég is igénybe vehető.

Felelős: a nyilvántartó szervezeti egység vezetője

Határidő: folyamatos

2.4.2.2. Nem kell behajtásra előírni (átadni) a költségvetési törvényben szereplő értékhatárt el nem érő kis összegű követeléseket. Ezekben az esetekben az önkéntes teljesítésre történő felhívás (fizetési felszólítás) kiküldéséről kell gondoskodni. Az Önkormányzat, Polgármesteri Hivatal, Közszolgáltató Zrt. belső eljárásrendje ettől eltérő – alacsonyabb – összeghatárt is megszabhat, ez esetben az érintett szervezet annak megfelelően jár el.

Felelős: a nyilvántartó szervezeti egység vezetője

Határidő: félévenként

2.4.2.3. Az előíró szervezeti egység részére a nyilvántartó szervezeti egység igény szerinti gyakorisággal adatot szolgáltat a befolyt összegekről.

Felelős: előíró és nyilvántartó szervezeti egység vezetője

Határidő: folyamatos

2.4.3. A követelések egyeztetése, minősítése

2.4.3.1. A nyilvántartó szervezeti egységek a követelések általuk vezetett analitikus nyilvántartását negyedévente egyeztetik a főkönyvi nyilvántartást vezető szervezeti egységgel. Az egyeztetések időben történő elvégzéséért, az egyedi nyilvántartások és a főkönyvi nyilvántartás egyezőségéért az egyedi nyilvántartás és a főkönyvi nyilvántartás vezetéséért felelős szervezeti egység vezetője együttesen felel. Az egyeztetések során a Polgármesteri Hivatal Számviteli Szabályzatának előírásait be kell tartani.

Felelős: az egyedi és főkönyvi nyilvántartást vezető szervezet vezetője

Határidő: negyedévet követő hónap 10. napja

2.4.3.2. Az Szt. előírásai szerint az Önkormányzat év végi mérlegében csak elismert vagy nem vitatott és egyeztetett követelések szerepelhetnek. A követelések év végi teljeskörű egyeztetését az előíró és a nyilvántartó szervezeti egységek közreműködésével a Pénzügyi Osztály végzi a mérlegkészítésig.

Felelős: Pénzügyi Osztály vezetője,

előíró, nyilvántartó szervezeti egységek vezetői

Határidő: a tárgyévet követő hónap 31 -e

2.4.3.3. A behajtásra átadott, peresített követelések egyeztetését a mérlegkészítésig kell végrehajtani.

Felelős: Jegyzői és Jogi Osztály és Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: a tárgyévet követő hónap 31 -e

2.4.3.4. Az Önkormányzat vezetése részére évente két alkalommal a vezetői értekezletek munkatervében szereplő időpontban összesítő kimutatást kell készíteni a követelések június 30-i és december 31-i állományáról. Az előíró szervezeti egységek a behajthatatlanság szempontjából minősítik a követeléseket, illetve javaslatot tesznek a követelés elengedésére. A minősítésnél és az elengedési javaslattételnél a jogszabályi előírások (Szt., Ahsz., Vagyonrendelet) szerint kell eljárni. A kimutatás tartalma az alábbi:

a) követelés jogcíme,

b) teljes értékű követelés (le nem járt határidejű),

c) határidőn túli követelés,

d) behajthatatlannak minősített követelés.

Az összehasonlíthatóság érdekében a kimutatás tartalmazza az egy évvel korábbi adatokat is.

A kimutatás összeállításáért, főkönyvi könyveléssel történő egyezőségért

Felelős: Pénzügyi Osztály vezetője,

Határidő: a vezetői értekezletek munkatervében szereplő időpont

A követelések minősítéséért, leírási javaslat összeállításáért

Felelős: az előíró szervezeti egységek vezetői

Határidő: a vezetői értekezletek munkatervében szereplő időpont

2.5. Pénzeszközök

2.5.1. A pénzeszközök egyeztetését év végén az utolsó napi pénztárjelentések,

bankszámlakivonatok, analitikus nyilvántartások alapján kell elvégezni. A folyamat eredményeként biztosítani kell, hogy a mérlegben a bankszámlakivonattal, pénztárjelentéssel, analitikus nyilvántartásokkal egyező adatok szerepeljenek.

Felelős: Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: a tárgyévet követő 3 napon belül

2.5.2. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal pénzeszközei évközi kezelésével,

nyilvántartásával, bizonylataival, egyeztetésével kapcsolatos részletes szabályokat a Számviteli Szabályzat mellékletét képező Pénz- és értékkezelési Szabályzat tartalmazza.

3. JELENTÉSEK, ADATSZOLGÁLTATÁSOK

3.1. A vagyonban bekövetkezett változásokról negyedéves és éves gazdaság- és beruházás

statisztikai jelentést kell készíteni a Központi Statisztikai Hivatal (KSH) által előírt formában és tartalommal. A KSH-hoz történő megküldés érdekében a Közszolgáltató Zrt. részére adatot szolgáltatnak az egyes vagyonelemek nyilvántartásáért felelős szervezeti egységek.

Az adatszolgáltatásért

Felelős: Pénzügyi Osztály vezetője, IMFK igazgatója

Határidő: KSH előírása szerint

A jelentések összeállításáért és KSH-hoz történő megküldéséért

Felelős: Közszolgáltató Zrt. vezérigazgatója

Határidő: KSH előírása szerint

3.2. Az Önkormányzat ingatlanvagyonának főbb adataiból éves statisztikai adatszolgáltatást kell teljesíteni. A „Jelentés az önkormányzatok tulajdonában lévő ingatlanvagyonról” tárgyú adatszolgáltatást az ingatlanvagyon kataszteri nyilvántartás alapján kell elkészíteni és megküldeni a Magyar Államkincstár (MÁK) felé az egyedi nyilvántartást vezető szervezeti egységektől kapott adatok alapján.

Felelős: Jegyzői és Jogi Osztály vezetője

Határidő: KSH előírása szerint

3.3. Az éves zárszámadáshoz az Önkormányzat tárgyévi december 31-i vagyonállapotának bemutatására vagyonkimutatást kell készíteni. A vagyonkimutatás tartalmára, szerkezetére vonatkozó részletes szabályokat az Önkormányzat vagyonáról és a vagyongazdálkodás szabályairól szóló rendelet tartalmazza. A vagyonkimutatás összeállításához adatot szolgáltatnak az egyedi nyilvántartást vezető szervezeti egységek vezetői.

Az adatszolgáltatásért

Felelős: Jegyzői és Jogi Osztály vezetője, IMFK igazgatója, Közszolgáltató Zrt. vezérigazgatója

Határidő: tárgyévet követő év január 20. napja

A vagyonkimutatás összeállításáért, valamint a vagyonkimutatás, a vagyonkataszter és a számviteli nyilvántartások (mérleg) adatainak egyezőségéért

Felelős: Pénzügyi Osztály vezetője

Határidő: tárgyévet követő év február 28. napja

4. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK

4.1. Ez az utasítás 2019. január 30. napján lép hatályba.

4.2. Hatályát veszti a vagyonnyilvántartás és egyeztetés folyamatáról szóló XXII/7–13/2014. (XI. 18.) számú Polgármesteri és Jegyzői Együttes Utasítás.

Budapest, 2019. január 18.

Dr. Tóth József s. k.
polgármester
Dr. Bujdosó Sándor s. k.
jegyző

1. sz. melléklet a XI/3–3/2019. (I. 30.) együttes utasításhoz

2. sz. melléklet a XI/3–3/2019. (I. 30.) együttes utasításhoz

3. sz. melléklet a XI/3–3/2019. (I. 30.) együttes utasításhoz

4. sz. melléklet a XI/3–3/2019. (I. 30.) együttes utasításhoz