Göd Város Önkormányzata Képviselő-testületének 24/2004. (XII. 10.) önkormányzati rendelete

az önkormányzat iratkezelési szabályzatáról szóló 31/1999. (XII. 20.) sz. rendelet módosításáról

1. § Az I. fejezet az alábbiakkal egészül ki:

Elektronikus postafiók: központi elektronikus postafiók, mely a hivatal elektronikus levelezését szolgálja.

E-mail: elektronikus levél”

A II. fejezet az alábbiak szerint módosul:

1.1. pontjának szövege helyébe az alábbi szöveg lép:

„1.1. Göd Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala az iratkezelési feladatokat osztott iratkezelési szervezetben, elektronikus iratkezeléssel látja el. Az iratkezelést a Polgármesteri Hivatal iratkezeléssel megbízott munkatársa, az adóügyi iratok tekintetében az Adóiroda iratkezeléssel megbízott munkatársa, az okmányirodai iratok tekintetében az Okmányiroda iratkezeléssel megbízott munkatársa, a közterület-felügyelet ügyiratai tekintetében pedig a Közterület-felügyelet iratkezeléssel megbízott munkatársa végzi.”

2.1. pontban törlése kerül: szervezési irodavezető útján

2.3. pontjának szövege helyébe az alábbi szöveg lép:

„2.3. Az elektronikus iratkezelés rendszerét úgy kell kialakítani, hogy csak a hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyek számára legyen biztosított a hozzáférés. (Jegyző, aljegyző, iktató ügyintéző, szervezési-informatikai referens, titkársági előadók). Az elektronikus irattárat évente a jegyző hitelesíti.”

A III. fejezet az alábbiak szerint módosul:

„3.3. Elektronikus levél /e-mail/ átvétele:

3.3.1. Az önkormányzat központi elektronikus postafiókjába - VAROSHAZA@ GOD.HU - címre érkezett levelek átvételére az -informatikai referens, valamint a titkársági előadók jogosultak.

3.3.2. Az elektronikus leveleket naponta legalább kétszer, a hivatali munkakezdéskor, valamint az ebédszünet letelte után ismételten át kell venni.

3.3.3. Amennyiben az elektronikus levelek fogadása technikai okok miatt nem lehetséges, azt azonnal jelenteni kell az informatikai irodavezetőnek, aki a szükséges intézkedéseket megteszi.

3.4. A küldemény ellenőrzése átvételkor

A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

- a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,

- a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,

- az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

3.5. Az átvétel igazolása

3.5.1. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét, óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértitvevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy, vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

3.5.2. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt-átvételi elismervénnyel- igazolni kell.

3.5.3. Az elektronikus úton érkezett levelek átvételekor, amennyiben a feladó „olvasás visszaigazolást” kért, abban az esetben vissza kell igazolni az elektronikus levél (e-mail) megjelentetését, átvételét a központi postafiókban.

3.6. Sérült küldemény kezelése:

Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt-jegyzőkönyv felvételével- értesíteni kell.)

3.7. Sürgősség kezelése:

A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni, illetve átadni. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket vezetni.

3.8. Téves címzés:

Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző szervezeti egység-a küldemények bontását végző rendelkezése alapján- az átirányított iratokról köteles jegyzéket felvenni.

3.9. Biztonsági vizsgálat

A küldemények átvételénél a szervnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl.: a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus érkezés esetén vírustalanítás stb.)

3.10. Küldemények szétosztása

A postaátvevő az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékesekhez.”

A IV. fejezet az alábbiak szerint módosul:

4.1 pont az alábbiakkal egészül ki:

„A központi elektronikus postafiókba (VAROSHAZA@GOD.HU) beérkezett elektronikus leveleket / e-maileket - az e feladattal megbízott személy veheti át.

A többi elektronikus postafiókba, - melyek személyhez és munkakörhöz kötöttek,- a felhasználóján kívül más nem tekinthet bele.

A központi elektronikus postafiókba érkezett e-mail-eket nyomtatott formátumban, a számítógép levelező-programjában feltüntetett „érkezett” idő megjelölésével továbbítani kell a szervezési iroda postabontással megbízott köztisztviselője (postabontó) részére.

A kinyomtatott elektronikus levelek érkeztetése ezek után megegyezik a postai úton, vagy személyesen kézbesített küldeményekkel.”

Az V. fejezet az alábbiak szerint módosul:

A 13.3. pont számozása 13.4 pontra változik, az azt követő számok értelemszerűen eggyel növekednek.

A 13.3. pont helyébe az alábbi szöveg lép:

„Az elektronikus úton érkezett leveleket (e-mailt) az átvétellel megbízott iratkezelő bemutatás előtt iktatja. („nulladik iktatás”)”

2. § Ezen rendelet 2005. január 1-én lép hatályba. A rendelet kihirdetéséről a jegyző gondoskodik.

Polgármester Jegyző

  Vissza az oldal tetejére