A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (5) bekezdés f) pontjában kapott felhatalmazás alapján, a Nemzeti Fejlesztési Minisztériumban kiadott feladatok koordinációjára, valamint hatékonyabb nyomon követhetőségére figyelemmel, általános munkáltatói szabályozási hatáskörömben eljárva, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium központi feladat-nyilvántartó rendszerének alkalmazását az alábbiak szerint határozom meg:
1. § Jelen utasítás hatálya
a) a Nemzeti Fejlesztési Minisztériummal (a továbbiakban: Minisztérium) a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény alapján kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselőkre és kormányzati ügykezelőkre,
b) a központi államigazgatási szervekről, valamint a Kormány tagjai és az államtitkárok jogállásáról szóló 2010. évi XLIII. törvény hatálya alá tartozó állami vezetőkre,
c) a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény alapján a Minisztériummal munkaviszonyban álló munkavállalókra,
d) a prémiumévek programról és a különleges foglalkoztatási állományról szóló 2004. évi CXXII. törvény hatálya alá tartozó kormánytisztviselőkre,
e) a pályakezdő fiatalok, az ötven év feletti munkanélküliek, valamint a gyermek gondozását, illetve a családtag ápolását követően munkát keresők foglalkoztatásának elősegítéséről, továbbá az ösztöndíjas foglalkoztatásról szóló 2004. évi CXXIII. törvény alapján az ösztöndíjas foglalkoztatottakra, valamint
f) a nemzeti felsőoktatásról szóló 2011. évi CCIV. törvény alapján szakmai gyakorlaton részt vevő hallgatókra [az a)-f) pontban foglaltak a továbbiakban együtt: kormánytisztviselő]
terjed ki.
2. § (1) A Nemzeti Fejlesztési Minisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatáról szóló NFM utasításban (a továbbiakban: SZMSZ) és a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium iratkezelésének szabályairól szóló NFM utasításban foglaltakat a jelen utasításban foglalt eltérésekkel
a) a Kormányülésen, a Miniszteri Értekezleten, a Politikai Államtitkári Értekezleten, a Vezetői Értekezleten, a Közigazgatási Államtitkári Értekezleten kiadott feladatokra, illetve a főosztályvezetők által tartott értekezleten elhangzott és főosztály-vezetői döntés alapján rögzítésre kerülő feladatokra, valamint az Ügyfélszolgálati Információs Iroda részére elektronikus úton beérkezett megkeresések kezelésére, továbbá
b) a miniszter, az államtitkár és a helyettes államtitkár titkárságához tartozó központi elektronikus levélcímre érkezett megkeresésekre
kell alkalmazni.
(2) Amennyiben a közigazgatási államtitkár, a kabinetfőnök, az államtitkár és a helyettes államtitkár (a továbbiakban együtt: felsővezetők), az önálló szervezeti egység vezetője vagy - felsővezetői jóváhagyást igénylő feladat esetén - a nem vezetői munkakört betöltő felhasználó által valamely feladat a központi feladat-nyilvántartó rendszerben (a továbbiakban: feladatkezelő rendszer) rögzítésre kerül, a feladat nyomon követésére az utasításban foglaltakat alkalmazni kell.
3. § Az utasítás alkalmazásában
a) alkalmazásgazda: az informatikai felügyeletet ellátó főosztályon dolgozó, kijelölt kormánytisztviselő;
b) felhasználó: az a kormánytisztviselő, aki a feladatkezelő rendszerben rögzítésre kerül;
c) kiemelt felhasználó: az a felhasználó, aki munkaköréből adódóan jogosultságot kap a feladat szervezeti átadási szintjének meghatározására, a feladat tartalmába betekintők körének meghatározására, valamint beállíthat az alapértelmezettől eltérő archiválási szabályt;
d) közvetlen feladatkiosztó: az a felhasználó, akinek munkaköréből adódóan a hivatali úttól eltérő módon, közvetlenül is biztosítani kell a feladatkiosztás lehetőségét;
e) szervezeti felépítésért felelős személy: a személyügyekért felelős főosztályon dolgozó, kijelölt kormánytisztviselő;
f) szervezeti vezető: a feladatkezelő rendszerben a szervezeti egység vezetőjeként rögzítésre kerülő felhasználó;
g) üzemeltető adminisztrátor: a Nemzeti Infokommunikációs Szolgáltató Zártkörűen Működő Részvénytársaság kijelölt munkatársa.
4. § A feladatkezelő rendszer felügyeletét a személyügyekért felelős főosztály látja el. Ennek keretében a személyügyekért felelős főosztály
a) elrendeli a szervezeti változás feladatkezelő rendszerbe történő átvezetését,
b) engedélyezi a szerepkörbeli változást, elrendeli annak átvezetését, valamint
c) elbírálja a feladatkezelő rendszerrel kapcsolatos változtatási kérelmeket, és meghatározza a cselekvési tervet.
5. § (1) A szervezeti felépítésért felelős személy az alkalmazásgazdák felé a szervezeti változásokról heti rendszerességgel, elektronikus úton adatot szolgáltat.
(2) Az alkalmazásgazda a szervezeti felépítésért felelős személy adatszolgáltatása alapján hetente aktualizálja a felhasználókat és az engedélyezett szervezeti hierarchiaváltozásokat, továbbá kezeli a csoportokat.
(3) A szervezeti vezető a saját szervezetére vonatkozó statisztikák lekérdezéséhez jogosultságot kap. A feladatkezelő rendszerben minden szervezeti vezető legalább egy állandó helyettest köteles megjelölni és regisztráltatni.
(4) A szervezeti vezető állandó helyettesítésére megjelölt felhasználó jogköre megegyezik a szervezeti vezető jogkörével.
(5) A feladatkezelő rendszer informatikai üzemeltetését az üzemeltető adminisztrátor látja el.
(6) Az üzemeltető adminisztrátor az informatikai üzemeltetés mellett
a) rögzíti a helyettesítéseket, amennyiben a felhasználó akadályoztatva van,
b) adminisztrálja az engedélyezett szerepkörváltozásokat és az archiválási szabályokhoz kapcsolódó változásokat,
c) megválaszolja a felhasználóktól érkező kérdéseket, valamint
d) kezeli a hibabejelentéseket és változási kérelmeket.
(7) A közvetlen feladatkiosztónak a feladatkezelő rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a szolgálati úttól eltérően közvetlenül tudjon feladatot kiosztani egy felhasználó, csoport vagy szervezeti egység számára.
(8) A kiemelt felhasználó a feladatok kiosztása és delegálása során a feladatokhoz kapcsolódó minden beállítási lehetőséget alkalmazhat.
6. § (1) A 2. § szerinti feladat feladatkezelő rendszerben történő kezelése jogosultság alapján történik.
(2) A jogosultság határozza meg, hogy a feladatkezelő rendszer használója a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye szerint mely esetekben használhatja a részére megadott funkciókat, és mely szervezeti egységek tekintetében gyakorolhatja azokat.
(3) A felsővezető a feladatkezelő rendszerben az irányítása alá tartozó szervezeti egység feladatait, az önálló szervezeti egységek vezetői az önálló szervezeti egységek feladatait jogosultak kezelni. A Miniszteri Kabinet és a Miniszteri Titkárság, valamint a felsővezetők titkárságának vezetője az SZMSZ szerinti feladatkörében jogosult a miniszter, illetve a felsővezetők irányítása alá tartozó szervezeti egységek feladatainak kezelésére.
(4) A nem önálló szervezeti egységek vezetői és a nem vezetői munkakört betöltő felhasználók a rájuk szignált feladatokat jogosultak kezelni.
(5) Az új felhasználók oktatása a feladatkezelő rendszerbe feltöltött elektronikus tananyagok önálló feldolgozásával valósul meg.
7. § (1) A jogosultság beállításának kezdeményezésére
a) a felsővezetők és titkárságvezetőik, a Miniszteri Titkárság titkárságvezetője,
b) egyéb szervezeti egységek esetén a szervezeti egység vezetője
jogosult.
(2) A jogosultságokat a szolgálati út szerint, a helyettesítés SZMSZ-ben meghatározott rendjére is figyelemmel kell meghatározni.
(3) A jogosultság módosítását a szervezeti felépítésért felelős személy jóváhagyása alapján, az alkalmazásgazda hajtja végre.
(4) Az (1) bekezdés a) és b) pontjában foglalt felhasználók helyettesítésére az általuk kijelölt felhasználó is jogosult azzal, hogy az így megállapított helyettesítési rend eltérhet az SZMSZ-ben meghatározott helyettesítés rendjétől.
8. § (1) A 2. §-ban meghatározott feladatot a feladatkezelő rendszerben a feladat keletkezését követően
a) a 2. § (1) bekezdés a) pontja szerinti feladatok esetén a miniszter, a felsővezetők titkárságának és a főosztályok erre kijelölt munkatársa, valamint az Ügyfélszolgálati Információs Iroda kijelölt munkatársa,
b) a 2. § (1) bekezdés b) pontja szerinti feladatok esetén a Miniszteri Kabinet, a Miniszteri Titkárság, továbbá az államtitkár és a helyettes államtitkár titkárságainak erre kijelölt munkatársa,
c) a 2. § (2) bekezdése szerinti feladat esetén az erre kijelölt munkatárs
haladéktalanul rögzíti.
(2) A feladatkezelő rendszerben a feladat rögzítésekor
a) a feladat címét,
b) a feladat címzettjét, felelősét,
c) a feladattal kapcsolatban elvárt intézkedést
kötelező megadni.
(3) A feladatot kiadó felhasználó a feladat nyomon követésére elektronikus úton történő visszajelzést kérhet a feladat elkészültéről, amelyet a feladat rögzítésekor a feladatkezelő rendszerben kell jelezni.
(4) Amennyiben a feladathoz papír alapú irat tartozik, a feladat rögzítésekor az érkeztető számot vagy iktatószámot is rögzíteni kell, és a feladat delegálásával egyidejűleg gondoskodni kell az irat továbbításáról. Az érkeztető számmal vagy iktatószámmal rendelkező iratot a feladatkezelő rendszerben nem lehet újraiktatni.
(5) Az elektronikus levelet, továbbá az egyéb, elektronikusan rendelkezésre álló dokumentumot a feladatkezelő rendszerben rögzített feladathoz mellékelni kell.
9. § Amennyiben a feladat végrehajtása igényli, a feladathoz több felelős is kijelölhető, azonban meg kell jelölni a főfelelőst és az egyes felelősök részfeladatait. A feladat valamennyi részfeladat végrehajtása esetén teljesül.
10. § Amennyiben a feladat végrehajtásában más felsővezető vagy más önálló szervezeti egység is érintett, a feladatot kiadó felsővezető azok véleményét is kikérheti. Ezt a feladatkezelő rendszerben véleményezésként kell jelölni. A felelősként, illetve főfelelősként kijelölt felhasználó - amennyiben a feladat végrehajtásában más felsővezető vagy önálló szervezeti egység is érintett - azok véleményét is kérheti.
11. § (1) A feladatkezelő rendszerben delegált feladat végrehajtásának végső határidejét a feladatot kiadó felhasználó határozza meg azzal, hogy a vonatkozó jogszabályban rögzített határidőt nem lépheti túl. A feladat delegálása során a feladatot delegáló felhasználó a végső határidőnél rövidebb határidőt is megállapíthat.
(2) Amennyiben a feladatot kiadó felhasználó által meghatározott határidő nem teljesíthető, a teljesítés elmaradásának okáról és a várható teljesítés időpontjáról a feladatot kiadó felhasználót soron kívül tájékoztatni kell.
12. § (1) A feladatot az elkészültét követően a feladatkezelő rendszerben készre kell jelenteni. Amennyiben a feladathoz dokumentum tartozik, azt a feladatkezelő rendszerben rögzíteni kell.
(2) A készre jelentett feladatot az önálló szervezeti egység vezetője ellenőrzi, elfogadja, szükség esetén módosításra visszaküldi.
(3) Az önálló szervezeti egység vezetője az általa elfogadott feladatot - a delegálási rendnek megfelelően - a feladatot részére továbbító felsővezetőnek küldi meg. A felsővezető a feladatot ellenőrzi, elfogadja, vagy szükség esetén módosításra visszaküldi.
(4) Az érintett felsővezető a feladat elfogadását megelőzően más felsővezető vagy más önálló szervezeti egység véleményét kérheti. Ezt a feladatkezelő rendszerben véleményezésként kell jelölni.
13. § (1) Amennyiben miniszter vagy felsővezető által kiadott feladat más felsővezető jóváhagyását igényli, az a feladat kiadásakor kerül rögzítésre.
(2) A feladatot, annak végleges elfogadását megelőzően - a szolgálati útnak és a delegálási rendnek megfelelően - az elfogadásra kijelölt felhasználónak is jóvá kell hagynia.
(3) Amennyiben az elfogadásra kijelölt felhasználó az elkészült feladatot nem hagyja jóvá, az elutasítás indokát meg kell adnia.
14. § Amennyiben a feladathoz papír alapú irat tartozik, a feladatot az iratnak a következő címzett részére történő továbbításával egyidejűleg kell jóváhagyni.
15. § (1) A feladatok teljesítését a feladatot kiadó felhasználó, valamint a delegálási rendben szereplő felhasználók figyelemmel kísérik.
(2) A feladatot elkészítő felhasználó a feladat készre jelentését követően a határidőben történő jóváhagyást figyeli, annak elmaradása esetén erről az érintett szervezeti egység vezetőjét tájékoztatja.
16. § (1) A személyügyekért felelős főosztály a feladatkezelő rendszerben rögzített feladatok teljesítéséről hetente tájékoztatást ad a közigazgatási államtitkár, valamint a jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár részére.
(2) A tájékoztató összeállítása érdekében a Miniszteri Kabinet, a Miniszteri Titkárság, az Ellenőrzési Főosztály és az államtitkári titkárságok elektronikus úton, az irányításuk alá tartozó szervezeti egységekre delegált feladatokra kiterjedően számolnak be a személyügyekért felelős főosztálynak a lejárt határidejű feladatok aktuális állásáról.
17. § A feladatkezelő rendszerben határidővel rögzített, lejárt határidejű, nem teljesített feladat teljesítése elmaradásának okáról a feladat elvégzésére kijelölt szervezeti egység vezetője - a kabinetfőnök, az érintett helyettes államtitkár, illetve államtitkár útján - a kért gyakoriságnak megfelelően, elektronikus úton tájékoztatást ad a közigazgatási államtitkár, valamint - a főosztályvezetők által tartott értekezleten elhangzott és főosztályvezetői döntés alapján rögzítésre kerülő feladatok kivételével - a 2. § (1) bekezdés a) pontjában szereplő feladatok vonatkozásában a jogi és igazgatási ügyekért felelős helyettes államtitkár részére.
18. § Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
