Az ezeréves magyar múlt írott emlékeit a levéltárak őrzik. A történetírás, a legnemzetibb tudomány, a múlt megelevenítéséhez a levéltárakból meríti az adatokat, ezek segítségével ismerteti meg a nemzetet szenvedésben és dicsőségben egyaránt gazdag múltjával. A múlt ismerete az alapja a nemzeti önismeretnek, történelmünk művlése tehát a legfontosabb nemzeti feladatok közé tartozik. Ezért a levéltárak történeti emlékeit nemzeti kincsnek kell tekinteni; a történeti értékű iratokhoz, bárki birtokában legyenek azok, a köz érdeke fűződik. Ebből következik, hogy az államnak ki kell terjesztenie gondoskodását az összes fontosabb levéltárakra, azokra is, amelyek nem tartoznak tulajdonába, de a nemzet múltja szempontjából értékes adatokat őriznek.
Történeti adataink már a magyar történet legrégibb századaiból számos különféle levéltárról tudosítanak, egyúttal arról a megbecsülést kifejező gondoskodásról is tájékoztatnak, melyben a levéltárakat mindennkor részesítették. A királyi levéltárat, amelyet IV. Béla királyunk említ először, de valószínűleg már III. Béla alapított, a XV. században a budai várban állott ú. n. tárnoki házban őrizték a királyi tárnokok.
A XIII. századba vezet vissza a káptalanok és konventek, mint az ország jogi életében fontos szerepet betöltő hiteleshelyek „országos levéltárának” eredete. Ezenkívül számos vármegyénk és városunk őriz ilyen korai időtől kezdve iratokat, amelyek a vármegye és a város múltjára világot vetnek. Az ország minden részében a családi levéltáraknak is százai keletkeztek már a középkorban, s ezeket sokszor a kincsekkel együtt a családi kincstárakban, sőt esetenkint a fokozott védelem céljából templomokban, sekrestyékben őrizték.
Az 1723. évi országgyűlés a magyar levéltárügy szempontjából nagy horderejű lépésre határozta el magát, amikor a XLV. tc.-ben „Universale Archivum Regni” címen országos levéltár felállítását mondotta ki. Ez a levéltár, amely ténylegesen csak 1765-ben szerveztetett meg, az „ország”, a rendek levéltára volt, s ettől függetlenül alakult ki a XVIII. században a m. kir. udvari kamara levéltára, továbbá a m. kir. kancelláriának és a m. kir. helytartótanácsnak mai fogalmaink szerint levéltáraknak tekinthető irattára.
A központi levéltárak megszervezésében és kialakulásában megnyilvánuló fejlődést az ország más közlevéltáraira vonatkozólag ezidőben hozott törvények is kifejezésre juttatják. Az 1723:LXXIII. tc. kötelezte a vármegyéket arra, hogy ha a közgyűlés és a bírói szék tartására, a levéltár és a börtön elhelyezésére székházuk még nem volna, kötelesek azt megfelelő biztos helyen felépíteni. Az 1729:XXV. tc. pedig elrendelte, hogy a vármegyei bírák és tisztviselők az öszes bírósági iratokat, az általuk azokhoz készített elenchussal együtt kötelesek évenként a vármegye levéltárába eredetiben beszolgáltatni. Az 1741:XXV. tc. kötelességévé tette a hiteleshelyként működő káptalanoknak és konventeknek esküvel kötött, megfelelően díjazott és kellő jártassággal bíró jegyző alkalmazását, egyúttal szabályozta az iratoknak a levéltári helyiségből való kivitelét és közzétételét. E levéltárak rendtartásába még inkább belenyúlt az 1764:XI. tc., amelyben a hiteleshelyeket kötelezték levéltáraikban levő iratok lajstromozására. E rendelkezést az 1807:XLV. tc. megújította, s a káptalanoknak és a konventeknek kötelességévé tette hiteleshelyi levéltáraik anyagának gyorsabblajstromozását és megfelelő fenntartását; a lajstromozás elhanyagolása esetére pedig a büntetést 500 forintban állapította meg.
A XIX. század derekán bekövetkezett nagy állami és társadalmi átalakulás a levéltárügy történetében is fordulópontot jelentett. Az egyre nagyobb tömegű levéltári anyagot őrző rendi korbeli hatóságok megszűntek és a helyükbe lépő miniszteriális kormányszervek működésében a jogelődök levéltári anyagának fokozatosan csökkent a jelentősége. Ugyanakkor azok a jogi érdekek, amelyek a levéltárakban fekvő oklevelek és iratok megőrzését, sőt legtöbbször a nyilvánosságtól való elzárását is követelték, jelentőségüket lassanként elvesztették.
A változott viszonyok között sokszor kellő megbecsüléshez nem jutó iratanyag biztosítására és általában a magyar levéltárügy rendezésére a Magyar Tudományos Akadémia tette meg az első jelentős lépéseket. Az 1848-ban történt első kezdeményezések után az Akadémia 1867 április 1-én tartott összes-ülésén a Történeti Osztály indítványt terjesztett elő országos állami levéltár felállítására.
A Magyar Tudományos Akadémia által felvetett indítvány 1871-ben lett időszerű, amikor a képviselőház a magyar királyi állami levéltár felállítására határozatot hozott. A felálítandó levéltár ankétot hívott össze. Az ankét a megszűnt kormányhatóságok levéltári anyagát egybefoglaló központi állami levéltár felállítására 1872 november 22-én terjesztette elő javaslatát s ennek eredményeként a m. kir. Országos Levéltár 1874-ben meg is kezdte működését. Az említett javaslat egyúttal felhívta a belügyminiszter figyelmét a központi levéltár felállításával egyelőre nem érintett más levéltárakra is.
Az 1874-ben felállított Országos Levéltárat, amelynek iratanyaga időközben állandóan és tetemesen gyarapodott és amely budavári palotájával az európai állami központi levéltárak sorában is vezetőhelyre került, az 1922:XIX. tc. a nemzeti nagy gyűjtemények önkormányzatára létesített Országos Gyűjteményegyetem szervezetébe illesztette. Az 1934:VIII. tc. értelmében az Országos Levéltár az Országos Magyar Gyűjteményegyetem helyére lépő Magyar Nemzeti Múzeum tagintézménye lett.
Az Országos Levéltár felállításán kívül az ankét többi javaslatainak megvalósítására nem került sor, de a káptalanok és konventek hiteleshelyi országos levéltárainak, továbbá a vármegyei és a városi levéltáraknak néhány kérdése törvény útján vagy más módon nyert szabályozást. A magyar levéltárügynek nem egy alapvetően fontos kérdése még így is megoldatlan maradt. A tudományos körök ismételten rámutattak a még rendezetlen levéltári kérdésekre és az egész levéltárügy rendezésének szükségességére, sőt, 1897-ben a költségvetés tárgyalása alkalmából Eötvös Károly és Thaly Kálmán a képviselőház előtt is szóba hozták e kérdést és felhívták a kormány figyelmét a levéltárügy, különösen pedig a hiteleshelyi országos, a törvényhatósági és a családi levéltárak rendezetlen állapotára.
A magyar levéltárügy törvényes szabályozása terén további haladást jelentett a múzeum-, könyvtár- és levéltárügy némely kérdéseinek rendezéséről szóló 1929:XI. tc., amely a közhatóságok hivatalos iratait tartalmazó irattárakat és levéltárakat történelmi jelentőségű anyaguk tekintetében a vallás- és közoktatásügyi miniszter főfelügyelete alá rendelte és felhatalmazta a minisztert, hogy az érdekelt miniszterrel egyetértve gondoskodjék a történelmi jelentőségű iratanyag biztos elhelyezéséről, tudományos szempontból való rendezéséről, szakszerű kezeléséről, nyilvántartásáról és a tudományos kutatás lehetővé tételéről. Kimondta a törvény, hogy a káptalanoknak és a konventeknek mint volt hiteleshelyeknek működésében keletkezett iratanyag, nemkülönben az egyházi testületek és hatóságok tulajdonában lévő levéltárak tekintetében az említett intézkedéseket az illetékes egyházi szervekkel egyetértve kell megtenni.
A levéltárak nagy nemzeti jelentőségét felismerve, számos külföldi államban - megfelelően alkotmányos fejlődésüknek és történeti hagyományaiknak - törvény útján szabályozták a levéltárügy különböző feladatait, sőt egyes államok a levéltárügy összes kérdéseit felölelő általános levéltári törvényt is alkottak.
Olaszországban először 1911 október 2-án, legújabban pedig 1939 december 22-én hoztak általános jellegű levéltári törvényt.
Hollandiában 1918 június 17-én bocsátottak ki általános levéltári törvényt, amelyet 1928 május 14-én újabb törvénnyel módosítottak, Romániában pedig 1925 június 25-én hoztak levéltári törvényt. Levéltári törvény kibocsátására készült közvetlenül a háborút megelőzőleg a csehszlovák állam is.
Az általános levéltári törvénnyel rendelkező államokon kívül is több államban tettek figyelemreméltó intézkedéseket a levéltárügy szaáblyozására. Angliában már 1719-ben, 1732-ben és 1772-ben parlamenti bizottságot küldtek ki a levéltárvédelem kérdéseinek tanulmányozására. Majd 1869-ben egy királyi bizottság feladatává tették a magánlevéltárakban őrzött történelmi emlékek felkutatásának, rendezésének és leltározásának megszervezését. 1894-ben a Local Government Act a grófságok kötelességévé tette, hogy a községeket levéltáraik karbantartására serkentsék. Végül 1924-ben az Angliában különleges szerepet játszó földesúri levéltárak állami felügyeletéről intézkedtek; az ilyen levéltárak tulajdonosainak kötelességévé tették az iratok fenntartását, azokról tájékoztatás nyújtását s a törvény lehetőséget adott, hogy az ilyen levéltárak, amennyiben megfelelőképpen nem őriztetnek, közlevéltárban helyeztessenek el.
A Szocialista Szovjet Köztársaságokban a népbiztosok tanácsának 1918. évi június hó 1. napján kelt rendelete az államhatalom gondoskodását a levéltárak legszélesebb körére terjesztette ki és azóta négy ízben (utoljára 1934 dec. 10. napján) szabályozták a központi levéltári igazgatást, illetve a levéltári szervezet kérdéseit.
Franciaországban már a forradalom idején a konvent intézkedett az állami és a nem állami levéltárak védelméről. A levéltárak felügyeletét és a levéltári anyag rendezését részletesen 1841-ben rendelettel, majd 1924 április 29-én törvénnyel szabályozták.
Ausztriában Mária Teréziának 1749 augusztus 12-én kiadott rendelete intézkedik a közhivatalt viselt személyek írásos hagyatékának védelméről s ezt a rendkívüli eljárásról szóló 1854. évi törvény 53-55. §-ai fejlesztették tovább. A levéltárügy fejlődésében jelentős lépés az Archivratnak 1894-ben történt felállítása, amelynek hatásköre az állami levéltárak, majd később az összes levéltárak védelmére kiterjedt. Az 1923. évi szeptember 25-én kiadott műemlékvédelmi törvénynek alapvető rendelkezése volt, hogy a köztársaság területén minden történeti értékű irományról - a magántulajdonban levőkről is - megállapítja, hogy közérdekű és ennek alapján védelméről gondoskodhatik.
A magyarországi levéltárügy rendezése terén mutatkozó hiányok, a levéltárak iratanyagának megmaradását veszélyeztető, tudományos használatát megnehezítő, sőt nem egy esetben lehetetlenné tevő viszonyok, a háborús események következtében a levéltárak pusztulásnak indult állapota, továbbá a külföldi levéltárak ügyének törvényes rendezése nyomán mutatkozó figyelemreméltó eredmények azt indokolják, hogy a magyar levéltárügy egész területére kiterjeszkedő általános rendezést hajtsanak végre. Jelenleg a magyar állam egyetlen levéltára, az Országos Levéltár központi jellegénél fogva, törvényes felhatalmazás alapján csak az állami főhatóságok 32 évnél régibb iratait veszi át megőrzésre; más állami hatóságok, továbbá hivatalok, testületek és intézmények egyáltalában nem számíthatnak arra, hogy történetivé érett régebbi irataik levéltári gondozásba fognak kerülni. A közhatósági levéltárak fenntartásában, kezelésében, használatában és általában működésében helyenkint eltérő eljárás alakult ki; e különféle eljárások egységessé tétele, valamint e levéltárak feletti állami szakfelügyelet érvényesítése az eddig végzett hivatalos adatgyűjtés tanulságai alapján tovább el nem halasztható. A magánlevéltárak ügyében, amelyek külföldön sok helyütt már állami védelemben részesülnek, Magyarországon intézkedés még nem történt, holott a történeti értékű iratokhoz fűződő közérdek éppen e sokszor nagyon becses iratokat tartalmazó levéltárakban szenved legtöbb sérelmet.
A törvényjavaslat egyes fejezetei az előadott szempontok tekintetbevételével a nemzetgyűlés, közhatóságok, közhivatalok, köztestületek és közintézmények iratainak fenntartásáról, a köziratokról és a közlevéltárakról, a Magyar Országos Levéltárról és az állami kerületi levéltárakról, a Magyar Hadimúzeum levéltári csoportjáról, a káptalanok és konventek által őrzött hiteleshelyi országos levéltárakról, a vármegyei és a törvényhatósági jogú városi levéltárakról, a megyei városi és a községi levéltárakról, a múzeumokban és a közkönyvtárakban őrzött levéltárakról és levéltári jellegű iratgyűjteményekről, az egyházi és vallásfelekezeti levéltárakról, a közérdekű magánlevéltárakról, a levéltári tisztviselők szakképesítéséről, a levéltárak országos főfelügyelőjéről, az Országos Levéltárügyi Tanácsról és vegyes rendelkezésekről szólnak.
Az 1. § rendelkezése a Nemzetgyűlés, a közhatóságok, a közhivatalok, a köztestületek és a közintézmények működésében keletkezett iratanyag fenntartásának kötelezettségét általánosságban mondja ki. Miután a gyakorlatban könnyen lehet kétséges, hogy iratai szempontjából valamely hatóság, hivatal, testület, intézmény e szakasz hatálya alá esik-e, a törvényjavaslat felhatalmazást ad a magyar vallás- és közoktatásügyi miniszternek, mint a magyar levéltárügy főhatóságának, hogy ilyen esetekben a tárcája szerint érdekelt miniszterrel egyetértésben döntsön.
Az iratanyag védelme elsősorban az iratot létrehozó hatóságok, hivatalok, testületek és intézmények kötelessége, miután ezek különben sem nélkülözhetik irataikat. A gyakorlat szerint a legtöbb helyen az iratok fennmaradását addig nem igen fenyegeti veszély, amíg a folyó ügyintézés számára szükségesek, tehát egy bizonyos, az iratok természete szerint változó, időhatárig. Az iratok létrehozói - már csak a saját munkájuk érdekében is - gondoskodnak az ilyen iratok megfelelő őrzéséről, kezeléséről, használhatóságáról. Az iratokhoz ugyanis az ügyek intézése során sűrűbben-ritkábban vissza kell menniök, esetleges hiányuk tehát adott esetben súlyos jogi hátrányt jelenthet. Általában azonban egyszerre nagyon alacsony fokra száll le vagy éppen teljesen megszűnik az iratanyag fenntartására irányuló gondoskodás attól az időponttól kezdve, amikor a folyó ügyintézés már nem használja. Ilyenkor az iratkötegeket rendszerint eltávolítják korábbi őrzőhelyükről, nem gondoskodnak megfelelő elhelyezésükről, s így sorsuk előbb vagy utóbb a biztos pusztulás. Nem is szólva arról, hogy pontosan soha nem állapítható meg az a határvonal, amikor az iratok a folyó ügyintézés számára szükségtelenné válnak, s így az elhamarkodva pusztulásra hagyott iratok megsemmisülése az ügyintézés szempontjából esetleg kiszámíthatatlan következményekkel járhat, elég annak a hangsúlyozása, hogy a régebbi iratok megmaradása - nem csupán a folyó ügyintézés egyoldalú mértékével mérve - nem kevésbé fontos közérdek. Az ilyen iratok ugynis a történetírás egyedülálló értékű forrásai. Nélkülük a köztörténet nem egy fejezete megírhatatlan, vármegyék, városok, községek múltja az utódok előtt szinte teljesen ismeretlen marad. Nélkülük az iratot létrehozó hatóság, hivatal, testület és intézmény korábbi működése soha nem lesz felderíthető, mert a mai rendszerek eredetéhez, ma már megmagyarázhatatlan ügykezelési formák elsődleges értelmének megfejtéséhez, az ügyintézés múltjának megvilágosítása látszik az egyetlen járható útnak. Nem lehet vitás, hogy mindez a veszteség nemcsak a tudomány vesztesége, hiszen a más, csak a történetírás módszereivel feltárható eltűnt-megváltozott történeti helyzetek - valamely város első lakói vagy akárcsak 100 év előtti népessége, valamely vitás határterület a múltban stb. - tisztázása a jelen alakulásába is, esetleg döntően, beleszólhat.
Kétségtelen, hogy a mai túlméretezett írásbeliség korában sok olyan irat keletkezik, amelyeknek megtartása feleslegesnek látszik, s így az iratok kiválogatására, közülük a további megőrzésre érdemesnek nem látszó iratok megsemmisítésére, az ú. n. selejtezésre feltétlenül szükség van. A selejtezés természetesen nem úgy értendő, amint ma sok helyen végzik, hogy t. i. az iratokat bizonyos idő elteltével válogatás nélkül egészben kidobják, hanem úgy, hogy az iratokat meghatározott selejtezési elvek irányulvételével, de minden egyes darabot külön-külön mérlegelés tárgyává téve, átnézik, és azokat, amelyek feltehetőleg valóban szükségtelennek látszanak, megsemmisítik, a többieknek pedig további megfelelő őrzéséről gondoskodnak. Az iratok több irányú értékeléséből természetszerűen következik, hogy a selejtezésre vagy a megtartásra való kiválogatás irányelvének nem tekinthető egyedül a folyó ügyvitel érdeke, hanem mindenkor, amilyen mértékben lehet, érvényesülniök kell a tudomány, a történetírás szempontjainak is.
Miután jelenleg a különféle közhatóságok, közhivatalok, köztestületek és közintézmények iraainak fenntartása, megőrzése és kezelése vagy egyáltalán nincsen szabályozva, vagy pedig ha az iratfenntartás és iratselejtezés szabályozva van is, e szabályozás többnyire olyan, hogy figyelmen kívül hagyja a történetírás érdekeit, a törvény gondoskodik, hogy ez a hiány mielőbb pótoltassék. A kiadásra kerülő részletes szabályzatoknak közös alapelveken kell nyugdoniok, de mindig az iratok természetéhez igazodva, külön-külön kell rendezniök a különféle közhatóságok, közhivatalok, köztestületek és közintézmények iratainak e fontos kérdéseit. (Pl. külön szabályzat készül a pénzügyigazgatóságok, külön a tanfelügyelőségek stb. részére.) A vallás- és közoktatásügyi miniszter közreműködése e szabályzatok kiadásában biztosítja a történeti szempontok megfelelő érvényesítését és a levéltári tudományos eredményeknek hasznosítását.
A „közirat”-ban a „köz” megjelölés szembetűnően érzékelteti, hogy az iratot a közhatalom gyakorlói a közösség érdekében végzett működésük során hozták létre, s egyúttal azt is mutatja, hogy az ilyen irat a „köz”-é, megmaradása, illetve pusztulása az egész közösséget érinti. Maga a „közirat” kifejezés tulajdonképpen a magyar levéltártörténetben az iratok megkülönböztetésére gyakran használt „acta publica” felújítása. A „köziratok” (acta publica) a régi magyar levéltári terminológiában az iratoknak bizonyos tárgyi szempont szerint körülhatárolt csoportját jelentették.
A törvényjavaslat a „közirat” kifejezést átvéve, fogalmát a mai levéltári felfogásnak megfelelően határozta meg és használja. A mai általános érvényűnek tekinthető levéltári felfogás azt vallja, hogy tárgyi szempontok szerint végzett minden csoportosítás helyett, amely akárhogyan mindig csak mesterséges, az iratokat azokban az egységekben kell megtartani, amelyekben keletkeztek. Az irat keletkezése, az iratot létrehozó természetes vagy jogi személyhez való viszonya és az ügyvitel során befutott útja tehát levéltári oldalról nézve minden egyéb megkülönböztetési alapnál fontosabb. Ilyen módon valamely irat mivoltának megítélésében figyelmen kívül esik az irat tárgya; egyedül az a döntő, hogy kinek a működésében keletkezett és az ügyek intézése során rendeltetésének megfelelően hol van a végleges helye. Ehhez mérten a köziratjelleg első feltétele, hogy az irat a Nemzetgyűlés, közhatóságok vagy közhivatalok működésének a terméke legyen.
Ez a meghatározás az iratoknak levéltári szempontból vett összes fajtáira érvényes: a beérkezett iratokra (vagyis az olyan iratokra, amelyek valamely közhatósághoz, közhivatalhoz intézve, a címzett által átvétetnek), a fogalmazványokra (vagyis az olyan iratokra, amelyek valamely közhatóság, közhivatal által természetes vagy jogi személyekhez intézett iratoknak eredeti szövegezését, fogalmazatát tartalmazzák) és a belső ügyviteli okiratokra (vagyis az olyan iratokra, amelyek nem sorozhatók az előbbi két csoportba és amelyeknek az a rendeltetésük, hogy az ügyintézés folyamatosságát biztosítsák). Az így keletkezett iratok azonban még nem szükségképpen köziratok, közülük csak azokat lehet - e törvény szempontjából - köziratnak tekinteni, amelyeknek az ügyek intézésében az a rendeltetésük, hogy véglegesen az iratot létrehozó Nemzetgyűlés, közhatóságok vagy közhivatalok birtokában maradjanak, illetőleg véglegesen olyan közületek birtokába menjenek át, amelyeknek iratai e törvény szerint: köziratok. Kiesnek tehát azok a beérkező iratok, amelyek az ügy befejezése után rendeltetésük szerint véglegesen nem maradnak a Nemzetgyűlés, közhatóságok vagy közhivatalok birtokában. (Nem köziratok tehát valamely beadványnak a mellékletei, amelyek az ügy elintézése után a beadványozó birtokába kerülnek vissza). Ugyancsak a közirat körén kívül esnek az olyan iratok, amelyek bár az országgyűlés vagy valamely közhatóság, közhivatal működésében keletkeztek, de az ügyintézés során az a rendeltetésük, hogy végső fokon magánszemlyekhez, illetve olyan közületekhez jussanak, amelyeknek az iratai e törvény szerint: nem köziratok. Ilyen módon az ugyanarra az ügyre vonatkozó fogalmazvány, amelynek rendeltetése szerint véglegesen a létrehozó közhatóság birtokában kell maradnia, közirat, míg a róla készült tisztázat, kiadvány, amely magánszemélyhez került, - e törvény szempontjából - nem közirat.
A közirat fogalmi körébe tartozó iratok közirat-jellege független attól, hogy a szokványos hivatali utat végig járták-e, vagy esetleg azt megkerülve jöttek létre és a többiektől elkülönített kezelésben és tárolásban volt részük. Koziratnak számít tehát a közhatalmat gyakorló személyhez ilyen minőségben intézett bármilyen írásos termék vagy általa ilyen minőségében másokhoz intézett bármilyen írásos termék fogalmazványa, nem tekintve azt, hogy esetleg különválasztva kezeltettek (pl. elnöki, rezervált, vagy „titkári” iratok, „levelezések” stb.), vagy esetleg teljesen kívül maradtak a szokásos irodai iratkezelésen és még iktatószámuk sincsen.
A hiteleshelyek, valamint a közjegyzők jelenleg közhatóságnak vagy közhivatalnak nem tekinthetők. A megőrzésükben lévő iratanyag védelme szempontjából mégis közérdek, hogy irataikat köziratoknak minősítsék. A belső ügyvitel iratai, ha köziratot létrehozó szerv ügyviteléről van szó, a dolog természetének megfelelően mindig köziratok. Ebből következik, hogy a levéltári szempontból ebbe az iratcsoportba számítható jegyzőkönyvek, továbbá iktató-, lajstrom-, mutató-, számsor- és más kezelési könyvek stb., amennyiben az országgyűlés, közhatóságok vagy közhivatalok működésében keletkeztek, mindig köziratnak tekintendők.
Miután a közirathoz a köz érdeke fűződik, szükségesnek látszott annak a kimondása, hogy a közirat forgalmon kívüli dolog. Ezt az elvet a külföldi levéltári törvények már eddig is érvényesítették.
A közirat forgalmonkívüliségéből következik, hogy azok a köziratok sem eshetnek más elbírálás alá, amelyeket szabályszerű selejtezés során a többiek közül mint további megőrzésre érdemesnek nem látszókat kiválogattak. A kiselejtezett köziratokat egyedül az azokat létrehozó közhatóság, közhivatal használhatja fel, és csakis a belső ügyvitelben maradó irat céljaira, kiadvány éljcaira azonban nem. A köziratokat, ha ilyen módon nem értékesíttetnek, meg kell semmisíteni. A megsemmisítés lehet tényleges megsemmisítés (pl. elégetés) és lehet a köziratoknak összezúzással vagy egyéb eljárással olyan állapotba hozatala, hogy csak köziratjellegük szűnik meg, az általuk rögzített szöveg válik olvashatatlanná. E megoldás választása esetén a megmaradt papirosanyag, nem lévén forgalmon kívüli dolog, értékesíthető.
A közlevéltárakban őrzött köziratok használata tekintetében nagyjelentőségű kezdeményezés az iratok használhatóságának messzemenő biztosítása. A törvény összeegyeztetni igyekszik a hivatali érdeket, a történetírás érdekeit és az esetleges magánérdekeket. Azért választotta alapnak a köziratok keletkezésétől számított 50 évet. Ennyi idő elteltével a köziratok a folyó ügyvitel számára rendszeresen már régen nem szükségesek, nyilvánosságra hozásuk pedig ekkor már valamely érdekelt személy számára sérelmes nagy ritkán lehet, viszont a történetírás aránylag rövid idő múlva hozzáférhet a történeti forrásokhoz. Természetesen lehetnek olyan köziratok is, amelyekben 50 év eltelte után sem engedhető meg a kutatás. A törvény erről az eshetőségről kíván gondoskodni, amikor biztosítja a lehetőséget, hogy azok a köziratok, amelyeknek nyilvánosságra hozása a közérdeket sérti, a kutatás alól kivonassanak.
Viszont másik részről sem ragaszkodik mereven az 50 évben megállapított határhoz. Biztosítja egyrészt, hogy magánszemélyek már 50 év előtt is részben tudományos kutatáshoz, részben egyéb érdekből a szükséges adatok birtokába juthassanak. Itt azonban természetszerűen megfelelő korlátokról kellett gondoskodni. Az iratok természetének, nyilvánosságra hozhatóságának megítélésében, az engedély megadása vagy megtagadása tekintetében az a miniszter az illetékes, aki alá a kérdéses köziratot létrehozó hatóság stb. tartozik vagy tartozott. Az engedélyadás egyszerűsítését szolgálja az, hogy az engedélyezés jogát a miniszter más hatóságra (arra, amelyik működésében az iratok keletkeztek vagy arra, amelyik az iratokat őrzi stb.) átruházhatja. Az ilyen engedélyhez való kötést nem kívánja alkalmazni a törvény olyan esetben, ha valaki nem kutatást óhajt végezni, hanem csak valamely pontosan körülírt adatot (pl. kinevezés időpontja) kíván megszerezni vagy valamely pontosan meghatározott iratról (pl. névváltoztatásról szóló rendelet) kéri másolat kiállítását. Ilyen esetben a köziratot őrző levéltár külön engedély nélkül is tájékoztatást vagy másolatot adhat a magánszemélyeknek szóló kiadványoknak a közlevéltárban őrzött fogalmazványairól, illetőleg a köziratoknak mindazon részeiről, amelyeknek a tartalma olyan természetű, hogy magánszemélyek a közérdek vagy a hivatali érdek sérelme nélkül az ügy intézése során eredetileg is megismerhették.
A (3) bekezdésben említett hatóságok iratai tekintetében a különleges elbírálást azok iratainak sajátos természete indokolja. A kutatás jogát ezekben az iratokban az 1. § (3) bekezdése alapján kiadott szabályzatok a különleges helyzetre tekintettel sajátosan szabályozhatják.
Hogy milyen köziratok helyezendők közlevéltárba és milyen közlevéltárba, törvények és egyéb jogszabályok határozzák meg. Ezeket a törvény az egyes levéltári őrzőhelyekről szóló fejezetekben itt-ott bővítve, továbbfejlesztve veszi át.
A levéltári őrzőhelynek az a lényege, hogy elsőrendű feladatának tekinti a reábízott iratok őrizetét, szakszerű kezelését és használhatóságának előmozdítását, továbbá az, hogy - a folyó ügyvitelt kiszolgáló egyéb iratőrzőhelyekkel szemben - az iratoknak nem néhány évre szóló, átmeneti, hanem végleges állomáshelye. Az ilyen őrzőhelyeket a törvényjavaslat levéltáraknak nevezi. Egyúttal felsorolja, hogy mely levéltárak esnek a közlevéltár fogalma alá. Azzal a megállapításával, hogy a köziratokat közlevéltárban kell elhelyezni, a törvényjavaslat elejét kívánja venni annak a különleges a múltban előforduló szokásnak, hogy köziratok különféle úton-módon - esetleg közhatalmat gyakorló személyek hagyatékában maradva - közlevéltárnak nem tekintett őrzőhelyekre kerültek, illetőleg úgy őriztetnek ma is. (Ez különben a köziratnak forgalmon kívüli dologgá nyilvánításával is összeegyeztethetetlen.)
A közjegyzők régi iratainak és kezelési könyveinek megőrzését illetőleg a törvényjavaslat változatlanul fenntartja az érvényben lévő jogszabályokat.
A 6-7. §-okhoz
Az Országos Levéltár szervezeti és ügyviteli kérdéseinek törvényes rendezését az teszi szükségessé, hogy erre az Országos Levéltár felállításakor 1874-ben nem került sor. Működése azzal indult, hogy a király 1874. évi október hó 14-én országos levéltárnokot nevezett ki és ennek előterjesztése alapján a rendi korszak megszűnt központi hatóságainak iratanyagát kormányhatósági rendeletekkel szervezetileg az újonnan felállított állami levéltárba vonták be. Alapkérdései azonban törvényes rendezés nélkül maradtak. Az azóta eltelt idő alatt az Országos Levéltár szervezetének, illetve ügyvitelének nem egy pontja nyert törvényhozási úton (1883:I., 1922:XIX., 1934:VIII. tc.) szabályozást, a minden részletet tisztázó törvényes rendezés azonban mindmáig nem történt meg. Ez a súlyos hiány a valóságban lépten-nyomon érezhető ingadozásokra, sőt következetlenségekre vezetett.
Az Országos Levéltár helyzetét és alkalmazottait illetőleg a törvény az 1934:VIII. tc. megfelelő rendelkezéseit vette át.
A törvényjavaslat részben határozottan megjelöli, részben pedig számolva a fejlődéssel, a vallás- és közoktatásügyi miniszternek, valamint az érdekelt miniszternek megítélésére bízza annak az eldöntését, hogy az Országos Levéltár a jövőben milyen iratokat vesz át megőrzésre. Szándékosan nem állapítja meg az iratok átadásának az időpontját. Az átmeneti és a végleges iratőrzőhely, más szóval az irattár és a levéltár közé vont határidő ugyanis inkább elméleti jelentőségű. Ezt az időhatárt a gyakorlatban nem lehet minden esetben megtartani. Ennélfogva célravezetőbbnek látszott az a megoldás, hogy az átvétel időpontját a 8. §-ban megállapított hatóságok, hivatalok, testületek, intézmények és az Országos Levéltár esetenkint külön állapítsák meg.
A törvényjavaslat nem kívánja az Országos Levéltár gyűjtőkörét a nem központi jellegű hatóságok, hivatalok, testületek és intézmények irataira kiterjeszteni. Minden iratnak ugyanis elsősorban azon a helyen van sajátos értéke, ahol keletkezett, amely helynek a múltját örökíti meg, ennélfogva a történetírás érdeke is azt kívánja, hogy a helyi történet forrásai az érdeklődők számára a közelben álljanak rendelkezésre. Az Országos Levéltár gyűjtési körének mások birtokában lévő iratokról készült másolatokkal való kiszélesítése a magyar történetírás előmozdítására szolgál. Ilyen módon ugyanis hozzáférhetővé válnak a kutatás által egyébként nehezen elérhető vagy egyáltalán el nem érhető köz- és magánlevéltárak, továbbá iratgyűjtemények értékei. Történeti értékű iratoknak a tulajdonjog fenntartásával való átvétele útján az Országos Levéltár egyrészt a magánlevéltárak védelmét, másrészt hozzáférhetőségét kívánja biztosítani. Mind a két szempont indokolttá teszi, hogy az Országos Levéltár a törvényjavaslat szerint nem köteles bármilyen iratot vagy levéltárat elfogadni, csak olyanokat, amelyek - megítélése szerint - erre érdemesnek látszanak. Az iratok átvételének feltételeit az Országos Levéltár és az iratok tulajdonosa között kötött szerződés állapítja meg.
A levéltári munka zavartalanságának biztosítása érdekében szükségesnek látszott annak a szabályozása, hogy az Országos Levéltár kinek a részére végez levéltári kutatást, illetőleg ad szakvéleményt. Az Országos Levéltár által adott szakvélemény ugyanis nem egyszerű adminisztratív ténykedés, hanem mindig tudományos felkészültséggel végzett munka, amelyet sok esetben egészen különös levéltári és történeti ismereteket igénylő levéltári kutatások előznek meg. Ezért a törvényjavaslat a kutatás elvégzésére csak meghatározott, közérdekből fontos esetekben kötelezi az Országos Levéltárat. Mivel a törvényjavaslat az iratok hozzáférhetőségét és a levéltári kutatást mindenki számára széles keretek között biztosítja, nem látszott megengedhetőnek, hogy az Országos Levéltár magánszemélyek kérésére levéltári kutatást végezzen, vagy valamely levéltári, illetve történeti kérdésben véleményt adjon. Minden magánérdekű kutatás nem kisebb feladatok végzését hátráltatná, mint az ország történeti jelentőségű iratanyagának tudományos rendezését, hozzáférhetővé tételét és használatának tudományos kiadványokkal való előmozdítását. A felvilágosítás, amit az Országos Levéltár a törvényjavaslat szerint magánszemélyek részére nyújt, legfeljebb olyan adatok közlésére szorítkozhatik, amelyekhez az Országos Levéltárnak semmiféle levéltári kutatásra szüksége nincsen és általában a kiindulási pontot jelöli meg, ahol az érdekelt magánszemély a kutatást megkezdheti.
Hiteles másolatnak tekintendő az a másolat, amelyben a lemásolt szöveg után a levéltár külön záradékban igazolja az eredeti és a másolt szöveg egyezését, egyúttal feltüntetve az eredeti irat levéltári lelőhelyét. Ezzel szemben az ú. n. egyszerű másolatban ez a hitelesítési záradék elmarad. A hiteles és az egyszerű másolat lehet kézzel, géppel írott, de lehet fényképmásolat is.
A levéltárakban őrzött iratanyag az egész közösségé; ennélfogva bárki számára hozzáférhetőnek kell lennie, már amennyire az iratok használatát rendező esetleges szabályok megengedik. A levéltári iratanyagban kutatást végzők díjfizetésre szorítását az teszi indokolttá, hogy az iratok használata elsősorban egyéni, sokszor egyenesen anyagi érdekből történik és ezzel a közérdekeket szolgáló levéltárat terheli meg. A díj fizetése egyrészt távoltartaná azokat a kutatókat, akik közelebbi cél nélkül, pusztán kedvtelésből keresik fel a levéltárat, másrészt viszont lehetőséget nyújt a levéltárnak, hogy a díjakból befolyó összegeket a levéltári anyag szakszerű fenntartására fordítsa. A tudományos kutatás azon a címen élvez kiváltságos helyzetet, hogy a tudományos munka, a nemzeti történetírás művelése fontos közérdek, amelyet mindenképen elő kell mozdítani.
Az európai országokban a levéltári fejlődés általában abban az irányban halad, hogy a közhatóságok, közhivatalok, köztestületek és közintézmények által rendszeresen már nem használt iratanyagot az iratot létrehozó ügyvitelből elvonva, külön levéltárakban helyezik el: a központi szervek iratait központi levéltárakban, a vidéki szervekét pedig tartományi, kerületi levéltárakban. Magyarországon az állami kerületi levéltárak kérdése több mint 50 éves múltra tekint vissza és amagyar levéltári szakirodalom több részletében megvilágítva kimutatta a kerületilevéltárak megvalósításának szükségességét. Ha a kerületi levéltárak felállítása nem is látszik időszerűnek, a levéltárügy rendezése során ki kell mondani a kerületi levéltárak felállításának elvét. A törvény szerint a magyaroszági kerületi levéltárak állami levéltárak lennének és bizonyos tájegységen belül vennék át a történetivé érett iratanyagot az olyan közhatóságoktól, közhivataloktól, köztestületektől és közintézményektől, amelyeknek iratait e törvényjavaslat értelmében közlevéltárban nem kell elhelyezni. Nem vennék át az állami kerületi levéltárak a törvény értelmében közlevéltárat fenntartó közhatóságok iratait és általában mindazt az iratanyagot, amelyet a törvényjavaslat rendelkezései szerint más közlevéltárban kell elhelyezni. Ennek megfelelően a hiteleshelyi országos, a vármegyei, a törvényhatósági jogú városi, a megyei városi és a községi levéltárak, ameddig a szóbanforgó levéltárak fenntartói iratanyaguk megfelelő elhelyezését, kezelését és használatát biztosítják, az állami kerületi levéltáraktól függetlenül fennmaradhatnak.
A 12-15. §-okhoz
A magyar levéltárügy egészére kiterjedő egységes rendezés érdekében ki kellett terjeszteni az iratvédelem hatályát a Magyar Hadimúzeum levéltári csoportja, illetve a honvéd hatóságok, parancsnokságok, hivatalok és intézmények által őrzött iratanyagra is. Kívánatos továbbá, hogy a Hadimúzeum levéltári csoportjának feladatkörét a törvényjavaslat - legalább főbb körvonalaiban - az Országos Levéltárhoz hasonlóan, de a hadtörténelmi fontosságú anyagra korlátozva szabályozza.
Hiteleshelyek alatt azokat az egyházi testületeket (káptalanok és konventek) kell érteni, amelyek a XIII. század első felétől kezdve közhatósági megbízás alapján közhitelű okleveleket állítottak ki. E közhatósági működésük során a rendeltetésük szerint őrizetükben maradt iratokból levéltár keletkezett, amelyet megkülönböztetésül a hiteleshely szerepét betöltő káptalan, konvent egyházi, illetve földesúri működésében keletkezett magánlevéltártól „országos levéltár„-nak neveztek. A hiteleshelyi levéltárnak „országos levéltár” neve régi történeti név, s benne az „országos” kitétel a rendi világ szóhasználata szerint azt fejezi ki, hogy a levéltár az „ország”-é, az országlakóké, a rendeké. Az országos levéltár név az egykori „Archivum Regnicolare” magyar fordítása. A hiteleshely levéltár - mint a veszprémi káptalan 1819-ben kifejtette - a káptalanok és konventek „hitelére bízott országos levéltár”. Az országos jelleget az ilyen levéltár jogi helyzete is kifejezi: „Mivel pedig annak (t. i. az Országos Levéltárnak) az iratai nem kánoni végzések alapján, hanem a király és az ország által bízattak a Káptalanra, az (t. i. az Országos Levéltár) az egyházi feljebbvalók minden fennhatósága alól kivétetett és ezért szándékozta a Káptalan a Püspöknek még az Országos Levéltárba való belépést is megtiltani”. A m. kir. helytartótanács ebben a kérdésben a káptalan oldalára állott: „Minthogy minden kétségen felül áll, hogy a hazai törvények által csak az oklevelek megőrzéséért és az országlakók magánjogainak biztonságáért alapított hiteleshelyek erre külön esküvel kötelezett káptalanokra bízattak; és minthogy törvényes működésüknek a szent kánonokkal semmiféle kapcsolata nincsen, ennélfogva nem is látszik a megyés püspökök hatalmában állónak, hogy a kánoni vizsgálat címén és alkalmából e hiteleshelyek megvizsgálására valami jogot tulajdonítsanak maguknak és ezt püspöki méltóságuk, valamint a köztük és a káptalan között fennálló kölcsönös viszony erejénél fogva működési körükbe vonják.” A hiteleshelyi levéltáraknak itt ismertetett jogi helyzetét és országos jellegét Ferenc király is megállapította, amidőn 1819 augusztus 13-án kelt legfelsőbb elhatározásával hozzájárult a m. kir. helytartótanács véleményéhez és kimondta, hogy a canonica visitatio a káptalanok és konventek hiteleshelyi levéltárára nem terjeszthető ki.
A hiteleshelyek széleskörű közhatósági működésének a közjegyzőségekről szóló 1874 évi XXXV. tc. 214. §-a vetett véget, kimondván, hogy a hiteleshelyek „újabb hiteles okiratok kiállítására és őrizetére többé fel nem jogosítvák”. A hiteleshelyek működésében keletkezett országos jellegű levéltárakat fenntartó káptalanok és konventek egyetlen közhatósági ténykedéseként az maradt meg, hogy a kezelésükben lévő iratokról hiteles másolatokat állíthatnak ki. A hiteleshelyi országos levéltárak iratai a rendi világ megszűnésével egyre inkább elveszítették jogi jelentőségüket, amely megőrzésüket századokon keresztül elsősorban indokolttá tette, de annál számottévőbb kútforrásai lettek a magyar múlt megismerésének. A történetírás különféle ágainak, elsősorban a család-, nép- és helytörténetnek érdekei nyomatékosan kívánják tehát a hiteleshelyi országos levéltárak további megfelelő őrzésének, szakszerű kezelésének és hozzáférhetőségének biztosítását.
A hiteleshelyi országos levéltárakba a hiteleshelyek közhatósági működése alatt több helyen családi, személyi levéltárakat vagy iratokat helyeztek el megőrzésre, éppen a hiteleshelynek közhiteléből folyó gondoskodásában bízva. Minthogy ezek a történetírás számára szintén megbecsülhetetlen értéket jelenthetnek, indokoltnak látszott, hogy a hiteleshelyek működésében keletkezett iratokkal egyenlő elbírálás alá vonassanak. Az 1875. évi május hó 1-i határt az a körülmény szabja meg, hogy az említett 1874:XXXV. tc. ekkor lépett hatályba.
A törvényjavaslat a szabályzat készítését magukra a káptalanokra és konventekre bízza, hogy az egységes szabályozás keretein belül is a lehetőség szerint kellő figyelemben részesüljenek a sajátos fejlődésből következő, több-kevesebb eltérést mutató helyi vonások.
A hiteleshelyi országos levéltár vezetésével megbízott káptalani vagy konventi tagtól a törvényjavaslat nem kíván ugyan formai levéltári szakképzettséget, de megkívánja, hogy a levéltárban kutatni szándékozóknak az iratanyag természetét és használatának módját, illetőleg a szükséges tájékoztatást meg tudja adni és olyan írástani és nyelvi ismeretekkel rendelkezzék, hogy a levéltárban őrzött iratokról kifogástalan másolatokat tudjon kiállítani.
A vármegyei levéltárak őrzési körét a törvény a Vármegyei Ügyviteli Szabályzat 235. §-án túlmenően kiterjeszti a vármegye működése során keletkezett valamennyi iratanyagra és párhuzamosan ugyanígy széles körben vonva meg a határt, a törvényhatósági jogú városok levéltáraiba utalja az illető városok működésében keletkezett iratanyagot.
Az állami kerületi levéltárak hiányának valamelyes pótlására néhány vármegyei levéltár a levéltárvédelem érdekében ma valósággal a kerületi levéltár szerepét vállalja, kiterjesztvén levéltári gyűjtőkörét azokra az iratokra is, amelyek bár nem a vármegyei hatóság működésében, de a vármegye területén keletkeztek és levéltári őrizetbevételük biztosítva nincsen. A vármegyei levéltárak ezen a téren azonban csak bizonyos határig fejthetnek ki tevékenységet, mivel általában nem rendelkeznek elegendő férőhellyel és a feladattöbblethez szükséges személyzettel sem. A levéltári érdek mégis azt kívánja, hogy a vármegyei levéltárak gyűjtőlevéltár jellege a kerületi levéltárak felállításáig a lehetőség keretein belül fenntartassék. Ezt az elgondolást érvényesíti a törvényjavaslat, amikor lehetővé teszi, hogy a törvényhatóság szervei, intézetei, köztestületei és közintézményei régi iratanyagukat elhelyezhessék a törvényhatósági levéltárban. Ezért indokolt annak megengedése is, hogy a levéltárak magántulajdonban lévő, a város vagy vármegye történelmi múltjára vonatkozólag jelentős iratokat is elhelyezhessenek.
Ma, amikor valamennyi demokratikus fejlődésű országban a történetírás érdeklődése elsősorban a múlt társadalmi és gazdasági jelenségei felé fordul, elengedhetetlenül fontos, hogy a magyar társadalom- és gazdaságtörténet írásos forrásanyaga ne pusztuljon el nyomtalanul, hanem állandó jellegű levéltári őrzőhelyre jusson. A közüzemek, közintézmények, közintézetek iratanyaga nem egészében, hanem szakszerű selejtezés után kerülne be a levéltárba s így a teher, amit a törvényhatósági levéltárak a szóbanforgó iratok átvételével és kezelésével magukra vállalnak, korántsem olyan súlyos, amilyennek az első pillanatban látszik.
A 21-22. §-okhoz
A Vármegyei Ügyviteli Szabályzat 236. §-a szerint „A levéltárak berendezéséről, azokban kezelt iratok rendezéséről, rendbentartásáról s a kiselejtezésről az eziránt kiadandó külön szabályzat intézkedik.” A Vármegyei Ügyviteli Szabályzat kiadása óta (1902.) ennek „a levéltárról szóló külön szabályzat„-nak megjelenésére mindmáig nem került sor, ennek folytán a vármegyei levéltárak jelenleg nem rendelkeznek általános érvényű és egységes szabályzattal. Nem jobb a helyzet a törvényhatósági jogú városokban sem. A törvényjavaslat ezt a levéltári munka szempontjából rendkívül súlyos hiányt kívánja pótolni, amikor mind a vármegyei, mind pedig a törvényhatósági jogú városok részére egységesen levéltári kezelési szabályzat kibocsájtásáról rendelkezik és nagy vonalakban rendezi a levéltári kutatás kérdését.
A törvényjavaslat kiemeli Budapest székesfőváros levéltárát, figyelembe véve, hogy a székesfőváros levéltára a múltban is sajátosan fejlődött és a törvényhatósági levéltárak között egyedülálló helyet foglal el. Ezért indokolt az, hogy a fővárosi levéltári szabályzatot a székesfőváros szabályrendelettel készítse el.
A Vármegyei Ügyviteli Szabályzat 237. §-a meghatározza ugyan, hogy a levéltár kezelőjének mik a tennivalói, a legtöbb vármegye azonban a főlevéltárnokra a levéltári munkakörtől távoleső előadói feladatokat bíz, gyakran olyan mértékben, hogy a főlevéltárnok tulajdonképpeni levéltári munkákhoz vagy egyáltalán nem, vagy pedig csak igen kevéssé juthat hozzá. A főlevéltárnoknak más munkakörben való foglalkoztatása a törvényhatósági jogú városi levéltárakban is megtörténik. Ennek folytán sok vármegyei, illetőleg törvényhatósági jogú városi levéltárban az iratanyag jórésze rendezetlen vagy a gyakori használat folytán az iratanyag rendje megbomlott. Miután pedig selejtezésre idő nincsen, a férőhelyet pedig az iratok termelésével lépést tartva bővíteni nem lehetséges, a levéltári helyiségek annyira megtelnek, hogy újabb és újabb iratsorozatokat évek, esetleg évtizedek óta nem fogadhatnak be. Ennélfogva szükségesnek látszott a vármegyei, illetőleg a törvényhatósági jogú városi főlevéltárnok munkakörének pontos körülírása. A munkakör megállapításában a szakszempontokra kellett elsősorban tekintettel lenni és kívánatos volt a főlevéltárnok kutatási kötelezettségének leszögezése is.
Levéltárvédelmi szempontból fontos újítás, hogy a törvényjavaslat a vármegyei, illetőleg törvényhatósági jogú városi főlevéltárnok felügyeletét kiterjeszti mindazokra az irattárakra, amelyeknek iratai majdan a vármegyei, illetőleg a törvényhatósági jogú városi levéltárakba kerülnek. A főlevéltárnok tervezett felügyelete alatt áll ezeknek az iratoknak szakszerű kezelése, őrzése és selejtezése.
A levéltári állások betöltésére nézve az a szempont érvényesült, hogy a szaktisztviselők kiválasztásában eredményesebben lehet alkalmazni a kinevezést, mint a választást. A szaktisztviselőket általában az illetékes miniszter nevezi ki, ezért indokolt a belügyminiszter ügykörének ilyen irányú kiterjesztése. A kinevezésnél a szakszempont hatékonyabb érvényesülését a levéltárak országos főfelügyelőjének meghallgatása mozdítja elő.
A levéltári tisztviselői állások betöltéséről szóló rendelkezések alól a törvény kiemeli Budapest székesfőváros levéltárát, figyelembe véve, hogy a székesfőváros levéltára a törvényhatósági levéltárak között egyedülálló helyet foglal el. Budapest székesfőváros levéltárának tisztviselőire továbbra is változatlanul érvényben maradnak az 1930:XVIII. tc. 58. és az 1934:XII. tc. 13. §-ában foglalt rendelkezések.
Az állami kerületi levéltárak felállításának kimondásakor a törvényjavaslat elsősorban azoknak a közhatóságoknak, közhivataloknak, köztestületeknek és közintézményeknek iratanyagáról kíván gondoskodni, amelyeknek külön levéltáruk nincsen, illetőleg a folyó ügyintézésben rendszeresen már nem használt irataik levéltári őrizetbevétele nincs biztosítva. Nem érinti tehát a több évszázados múltra visszatekintő törvényhatósági levéltárak helyzetét, ellenben lehetővé teszi, hogy a törvényhatóságok is átadhassák levéltári anyagukat az állami kerületi levéltáraknak megfelelő feltételek mellett. Ebben az esetben a törvényhatóságok az átadás időpontjától kezdve csak a folyó ügyintézés számára szükséges irataikat őrzik, tehát levéltáruk megszűnik, miután a jövőben keletkező iratanyagukat is bizonyos idő elteltével rendszeresen átadják az illetékes állami kerületi levéltárnak.
A méltányosság szempontjait kívánja érvényesíteni a törvényjavaslat akkor, amikor a megszűnt levéltár alkalmazottainak elhelyezkedését biztosítja.
A 26-28. §-okhoz
Miután iratanyaguk terjedelme és jelentősége tekintetében lényeges eltérések vannak, a törvény lehetőséget kíván nyújtani, hogy a megyei városok és községek az iratvédelem terén több megoldás közül válasszanak: 1. levéltárat tartanak fenn és annak kezelését levéltárnokra bízzák, 2. a folyó ügyek intézésében rendszeresen már nem használt régebbi irataik megfelelő őrzéséről, valamint hozzáférhetőségéről levéltár és levéltárnok nélkül gondoskodnak, 3. régebbi iratanyagukat egyelőre az illetékes vármegyei, később az illetékes állami kerületi levéltárban helyezik el. A törvényjavaslat a megyei városok és községek levéltárával kapcsolatban röviden összefoglalja azokat a rendelkezéseket, amelyek a törvényhatóság levéltárával kapcsolatban már indokolva voltak.
A 29-30. §-okhoz
A levéltár és levéltári jellegű iratgyűjtemény között az a különbség, hogy a levéltár, az iratokat létrehozó természetes vagy jogi személy cselekedeit, illetőleg hivatalszerű működését rögzítő iratoknak keletkezésük természetes rendjében bizonyos személyi, tárgyi vagy más mesterséges szempont szerint kiválogatott iratok összesítője, vagyis az általa őrzött minden egyes irat eszmeileg egy-egy létező, de egységében megbontott, vagy esetleg már megszűnt levéltárba tartozik. Levéltáraknak, illetve levéltári jellegű iratgyűjteményeknek kell tekinteni a levéltárakban vagy a levéltári jellegű iratgyűjteményekben őrzött iratokról kézzel, géppel, fényképezés útján vagy másféle sokszorosítási eljárással előállított másolatok sorozatait is. A törvényjavaslat biztosítani kívánja az ilyen levéltáraknak és levéltári jellegű iratgyűjteményeknek megfelelő őrzését, kezelését és a kutatás számára való hozzáférhetőségét.
A 31-32. §-okhoz
A törvényjavaslat mérlegelve azt a nagyjelentőségű szerepet, amelyet a különféle egyházi hatóságok, hivatalok, testületek és intézmények a magyarság ezeréves történetében játszottak és játszanak a jelenben is, méltán emeli ki a magánlevéltárak közül és méltán tárgyalja külön fejezetben az egyházak sokirányú munkáját megörökítő levéltárakat, miután mindezek nemcsak az egyháztörténetnek, hanem a magyar múlt megismerésének is pótolhatatlan értékű forrásait őrzik. Az egyházi levéltárakkal egyenlő elbírálás alá esnek az egyházak könyvtáraiban őrzött levéltári iratok is. Amikor a törvényjavaslat nem ír elő szabályokat az egyházak levéltári anyagának védelme és kezelése terén, hanem mind e kérdések megoldását elsősorban magukra az egyházakra kívánja bízni, azt az érzéket és gondosságot vette számításba, amellyel az egyházak a múltban is elöljártak irataik védelmében, viszont a vallás- és közoktatásügyi miniszteren keresztül mód nyílik az állam érdekeinek biztosítására is.
A magánlevéltár kifejezést a törvényjavaslat igen széleskörű fogalom jelölésére használja, alája vonva a magánjellegű egyesületi, társulati, ipari és kereskedelmi vállalati, továbbá a családi és személyi levéltárakat is. Ide vonja továbbá a törvény 29. §-ának hatálya alá nem eső gyűjteményekben és könyvtárakban őrzött levéltárakat és levéltári jellegű iratgyűjteményeket.
A magánlevéltárak a történetírásnak az iratokat létrehozó természetes vagy jogi személyek érdekén messze túlmenő jelentőségű, a közlevéltárakkal szinte egyenrangú forrásai. Miután pedig a történetírás művelésének előmozdítása közérdek, az iratok védelmének és használatának biztosítása végett szükségesnek látszik, hogy az állam kiterjessze figyelmét a magánlevéltárakra, illetve az azokban őrzött iratokra is. Az európai államokban részint a levéltári irodalom, részint pedig ennek nyomán a törvényhozás már sok helyen megoldotta ezt a nagyfontosságú kérdést, megtalálva a magántulajdon elve és a közérdek összeegyeztetésének a lehetőségét. E rendezések során általában a következő szempontok érvényesültek: 1. Nem részesíti, egyforma elbánásban a különféle magánlevéltárakat, hanem egyesekről különös értékük miatt külön gondoskodnak. 2. A levéltárak általában a tulajdonos kezelésében, a helyükön maradnak, az államhatalom csupán az iratok őrzése, kezelése és használata tekintetében érvnyesíti befolyását, esetleg például a szükséghez képest lajstromoztatja az iratanyagot. 3. A magánlevéltárak a hathatósabb védelem és a használat zavartalanságának biztosítására a tulajdonos hozzájárulásával, megegyezés útján, illetve az államhatalom egyoldalú közbelépésére közlevéltárakban helyeztetnek el, ha az iratok fennmaradása veszélyeztetettnek látszik. Az egyes európai államokban ezek a különféle alapszempontok többé-kevésbé eltérő árnyalati változatokban érvényesültek. Magyarországon korán felismerték a kérdés rendezésének szükségességét. Az állami védelem kiterjesztése a családi levéltárakra közel száz éve visszatérő gondolat. Nagyjelentőségű kezdeményezés volt, hogy sok kisebb-nagyobb családi levéltárat, ritkán más magánlevéltárat is részint az Országos Levéltár, részint pedig- a Magyar Nemzeti Múzeumnak az 1934:VIII. tc. 3. §-a értelmében az Országos Levéltárral egyesített Levéltári Osztálya vett őrizetébe. Egyes családi levéltárak más közlevéltárakba, továbbá múzeumokba, könyvtárakba kerültek. Ez azonban még távolról sem tekinthető a magánlevéltárak kérdésében végleges rendezésnek. Részben mivel a magánlevéltárak közül csak a családi levéltárakat, sőt azoknak is csak egy részét érinti, részben pedig mivel a közlevéltárak, maguknak is sajátos feladataik lévén, nem is vállalkozhatnak nagyobb tömegű magánlevéltár elhelyezésére, kezelésére, rendezésére, használhatóvá tételére.
Az állam védelmének és ellenőrző hatalmának kiterjesztése minden magánlevéltárra nem látszik célszerűnek. Ezért kíván a törvény egyes különös értékű levéltárakat a többiek sorából kiemelni és mint „közérdekű levéltárakat” különös gondban részesíteni. A „közérdekű levéltár”-rá nyilvánítás módozataira nézve a törvényjavaslat az 1929:XI. tc. 1-2. §-át vette alapul.
A törvény a levéltártulajdonos és a köz érdekeinek összeegyeztetésével kíván gondoskodni a közérdekű levéltárnak nyilvánított magánlevéltáraknak a kutatásra vonatkozó szabályozásáról. Abból a meggondolásból kiindulva, hogy a levéltár anyagához közérdek fűződik, bizonyos mértékben korlátozza a szabad rendelkezés jogát és előírja, hogy 50 évnél régebbi irataikat, amennyiben a tulajdonos jogos érdekét nem sértik, magánszemélyek kutatása számára megnyitni kötelesek. A közérdekű levéltárnak nyilvánított magánlevéltár fenntartóját azonban ezzel nem szolgáltatja ki a kutatóknak. Egyrészt, mert a kutatásra irányuló kérelmeket a levéltárak országos főfelügyelője előzőleg mind a közérdek, mind pedig a kutatás fontossága szempontjából felülbírálja és csak az arra érdemesnek látszó kérelmet továbbítja a levéltártulajdonoshoz, másrészt, mert lehetővé teszi, hogy a levéltártulajdonos a kutató által kívánt iratokat a kutató költségein valamleyik közlevéltárba használatra megküldje, elhárítva ezzel magától azt a gondot és terhet, amit a kutatásnak helyben való lehetővé tétele, a kutató ellenőrzése stb. jelent.
A levéltár tulajdonosának jogos érdeke, ami miatt az iratoknak kutatásra való átengedését megtagadhatja, lkehet erkölcsi vagy anyagi érdek.
A közérdekű magánlevéltárban a történetírás szempontjából jelentős értékkel bíró iratokat őriznek. Közérdek az, hogy - amennyiben a tulajdonos ezeket az iratokat elidegeníteni kívánja - elsősorban az állam jöhessen tekintetbe új tulajdonosként. Az elővásárlási jogot e célból biztosítja a törvényjavaslat, figyelembe véve azonban azokat a méltánylandó családi szempontokat is, amelyek az iratoknak a család egyik tagja kezei között való tovább őrzését indokolják.
A 36-39. §-okhoz
A levéltárnoki munka elméleti és gyakorlati téren egyformán sajátos ismereteket kíván meg. A szükséges ismeretek meglétének vagy hiányának ellenőrzésére ezidőszerint lehetőség nincsen, miután az 1922:XIX. tc. az Országos Levéltár tisztviselőire, az 1929:XI. tc. pedig a törvényhatósági levéltárnokokra az 1883:I. tc. 13. §-ában kimondott levéltári fogalmazói és kezelői szakvizsgát hatályon kívül helyezte. Az Országos Levéltár tisztviselőitől az 1922:XIX. tc. a főiskolai végzettségen túl semmiféle szakképzettséget nem kíván. A törvényhatósági levéltárnokokra az 1929:XI. tc. 30. §-a szerint ugyanazon törvénycikk 13. §-ának a törvényhatósági és községi (városi) közgyűjtemények személyzetére vonatkozó rendelkezései érvényesek, azaz „végleges minőségben ... csak azt lehet alkalmazni, aki a közgyűjtemény irányának és gyűjtési körének megfelelő hazai közgyűjteménynél, külföldi nagyobb közgyűjteménynél vagy egyetemi intézetnél hasonló munkakörben legalább egy évig szolgálatot teljesített és gyakorlati képességéről a Tanácstól (a Magyar Nemzeti Múzeum Tanácsa) bizonyítványt kapott”. A törvényhatósági levéltárba ideiglenesen kinevezett fő- és allevéltárnokok, illetőleg a törvényhatósági levéltárnoki állásra pályázók az 1929:XI. tc.-ben előírt egyévi szolgálatukat az Országos Levéltárban töltik. Minthogy a levéltári gyakorlatra jelentkezők számának ingadozása miatt a rendszeres levéltárnokképzés nem illeszthető be az Országos Levéltár munkakörébe, minthogy továbbá az ismeretek jórésze elméleti úton megszerezhető és minthogy végül a közszolgálat minden ágában a fogalmazási szak vizsgakötelezettség alá esik, szükségesnek látszott az 1883:I. tc. 13. §-ával elrendelt levéltári szakvizsgáknak a mai követelményeknek megfelelő formában való visszaállítása.
A törvényjavaslat egységesíti a levéltárnokképzést az Országos Levéltárban, az állami kerületi levéltárakban és a törvényhatósági levéltárakban. A főiskolai képesítés körét a tapasztalatok alapján és a törvényhatósági levéltárakban. A főiskolai képesítés körét a tapasztalatok alapján és a levéltárnokkal szemben támasztott követelmények figyelembevételével szűkítette le. (A középiskolai tanári oklevelet nem vehette számításba, részint mert a kifejezetten pedagógiai szakképesítés, részint pedig, mert a tudori oklevél hiánya a csak középiskolai tanári oklevéllel bíró levéltárnok helyzetére - akár, ha mint tudományos, akár ha mint közigazgatási tisztviselőt tekintik a levéltárnokot - hátrányos.) A törvényjavaslat visszaállítja a vizsgakötelezettséget, egyúttal azonban megtartja a gyakorló szolgálatot. Gondoskodik arról, hogy a vizsga letételéhez szükséges gyakorló szolgálat alatt minden leendő levéltári tisztviselő az általános gyakorlati ismereteken túlmenően megszerezhesse mindazt a sajátos gyakorlati tudást és készséget, ami levéltára teendőinek ellátásához szükséges. Így a vármegyei, illetve törvényhatósági jogú városi levéltári állásra készülőknek egyéves gyakorló szolgálatának bizonyos hányadát valamelyik, az Országos Levéltár által kijelölendő törvényhatósági levéltárban kell töltenie.
A 40-42. §-okhoz
Az 1929:XI. tc. 29. §-a szerint: „A közhatóságok hivatalos iratait tartalmazó irattárak és levéltárak történelmi jelentőségű anyaguk tekintetében a vallás- és közoktatásügyi miniszter főfelügyelete alá tartoznak, ki e főfelügyeletet a Tanács (Magyar Nemzeti Múzeum Tanácsa) útján gyakorolja. Felhatalmaztatik a vallás- és közoktatásügyi miniszter, hogy az érdekelt miniszterrel egyetértve a történelmi jelentőségű iratanyag biztos elhelyezéséről, tudományos szempontból rendezéséről, szakszerű kezeléséről, nyilvántartásájról és a tudományos kutatás lehetővé tételéről gondoskodjék”.
A törvényjavaslat a homályos értelmű „történelmi jelentőségű anyaguk tekintetében” kifejezést szándékosan mellőzve, a sokkal kifejezőbb „szakirányú felügyelet” kitételt használja. A „szakirányú felógyelet” hatásterülete - a 42. §-ban megállapított részletezés szerint - mindössze a szakszempontokra terjed ki. A felügyelet érvényesítési módja: figyelemfelhívás és javaslattétel. A levéltárak személyi és dologi ügyei tekintetében tehát semmiképen nem érinti a levéltárfenntartó, illetve a felettes hatóságok (belügyminiszter, alispán) intézkedési jogát. A törvényjavaslat a vallás- és közoktatásügyi miniszternek az 1929:XI. tc.-ben megállapított főfelügyeletét kiterjeszti a közhivatalok, köztestületek és a közintézmények iratain kívül a múzeumokban, a közkönyvtárakban őrzött levéltárakra és levéltári jellegű iratgyűjteményekre, továbbá a közérdekű levéltárnak nyilvánított magánlevéltárakra is. Vagyis az Országos Levéltárt és a felállítandó állami kerületi levéltárakat leszámítva, amelyek a vallás- és közoktatásügyi miniszter ügykörébe tartoznak, a főfelügyelet alá tartozik minden levéltár, sőt a főfelügyeletnek figyelemmel kell kísérnie az iratokat már a közhatóságok, közhivatalok, köztestületek és közintézmények irattáraiban is. Szükségesnek látszott tehát, hogy e feladatok ellátásáról az 1934:VIII. tc. 3. §-ának (5) bekezdésével életbeléptetett közgyűjtemények országos főfelügyelőjéhez hasonlóan a levéltárak országos főfelügyelője gondoskodjék.
Ma különös jelentősége van annak, hogy a levéltárak országos főfelügyelője mielőbb megkezdje működését. A háború pusztításai után szinte alig maradt levéltári (irattári) anyag, amely többé-kevésbbé még nem rongálódott volna, a meginduló helyreállítási és rendezési munkálatok pedig állandó egységes irányítást igényelnek. Nem kevésbé időszerű, hogy a főfelügyelő a napjainkban megszűnt közhatóságok, közhivatalok és közintézmények iratanyagának sorsát figyelemmel kísérje. Minthogy a különféle levéltárak és irattárak a főfelügyelőre igen szétágazó feladatokat rónak, szükségesnek látszik, hogy a főfelügyelőt munkájában felügyelők támogassák.
A 43-44. §-okhoz
A törvényjavaslat a levéltárak országos főfelügyelője hatáskörének megállapításánál nem kívánja módosítani a Magyar Nemzeti Múzeum szervezetét, illetőleg a közgyűjtemények országos főfelügyelőjének ügykörét. Szükségesnek tartja azonban, hogy a levéltárak országos főfelügyelőjének ezen a területen is alkalma nyíljék általános szakszempontjainak kifejezésére.
A törvényjavaslat 1. §-ának (3) bekezdése szerint a tárcájuk szerint érdekelt miniszterek részletes szabályozatokat adnak ki az egyes közhatóságok, közhivatalok, köztestületek és közintézmények iratainak fenntartásáról és selejtezéséről. A tudományos érdekek érvényesítését a törvényjavaslat azzal óhajtja biztosítani, hogy a szabályzatok alkotásakor a főfelügyelő véelményét meg kell hallgatni.
A törvényjavaslat rendelkezése lehetőséget nyújt a legmesszebbmenő levéltárvédelmi intézkedések foganatosítására.
Az évi beszámoló biztosítja, hogy a levéltárvédelem legfőbb letétményesei a főfelügyelő működését állandó figyelemmel kísérhessék.
A 48-51. §-okhoz
A főfelügyelő működése sok olyan kérdést vet majd fel, amelyek eldöntésére a vallás- és közoktatásügyi miniszternek megfelelő tanácsadó szervre lesz szüksége, olyanra, amely összetételénél fogva alkalmasnak látszik az érdekellentétek kiegyenlítésére és a megfelelő döntés előkészítésére. A törvényjavaslat e feladat ellátására Országos Levéltárügyi Tanácsot kíván felállítani. A Tanács összeállítása olyan, hogy a különféle érdekek összeegyeztetésére alkalmas, amennyiben a levéltárak és a történettudomány érdekeinek képviselőin kívül arányosan képviselve vannak benne az érdekelt levéltárak fenntartói is. A fontosabb kérdésekben (törvény- és rendelettervezetek, magánlevéltáraknak közérdekű levéltárrá való nyilvánítása, fennmaradásukban veszélyeztetett magánlevéltárak elvonása a levéltártulajdonosoktól stb.) a döntés az Országos Levéltárügyi Tanács állásfoglalásától függ.
Miután a törvényjavaslat hatálya alá eső levéltárakban őrzött történeti iratok közkincsnek számítanak, - miként más nemzeti értékek - ezek is kiviteli tilalom alá esnek. Ez különben a külföldön is a levéltárvédelem egyik fontos pontja.
A levéltárvédelem szempontjából fontos kezdeményezés, hogy a törvényjavaslat a Btk. 420. §-ának rendelkezését, amely szerint vétséget követ el az, aki „nyilvános levéltárban vagy közhivatali irattárban őrzött okmányt, iratot vagy más tárgyat jogtalanul megrongál, elpusztít vagy megsemmisít”, felbecsülhetetlen értékük miatt, biztonságuk érdekében, a közérdekű levéltárnak nyilvánított magánlevéltárakra is kiterjeszti.
A törvényjavaslat rendelkezései részint teljesen újak, részint a fennálló jogszabályokat veszik át, mindössze a következő néhány ponton térnek el tőlük:
Az Országos Levéltár tudományos tisztviselőire nem alkalmazható az 1934:VIII. tc. 10. §-ának (4) bekezdése, amely szerint tudományos tisztviselői állás elnyeréséhez doktori oklevélen kívül egyéb képesítés nem szükséges.
Hatályát veszíti az 1929:XI. tc. 29. §-ának első bekezdése (a közhatóságok hivatalos iratait tartalmazó irattárak és levéltárak a vallás- és közoktatásügyi miniszter főfelügyelete alá tartoznak, ki e főfelügyeletet a Magyar Nemzeti Múzeum Tanácsa útján gyakorolja) és 30. §-a (a törvényhatósági levéltárat vezető levéltáros képesítése és kinevezése).
Hatályát veszíti az 1934:VIII. tc. 12. §-ának (1) bekezdése, amely szerint az állami főbb hatóságoknak és hivataloknak 32 esztendős vagy régebbi hivatalos iratait megőrzésre az Országos Levéltárnak át kell adni és az átadás módozatait a vallás- és közoktatásügyi miniszter rendeleti úton szabályozza, továbbá az 1929:XXX. tc. 68. § (1) bekezdésének az a rendelkezése, hogy a levéltárost és allevéltárost a főispán nevezi ki.
