A muzeális intézményekről, a nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről szóló 1997. évi CXL. törvény (a továbbiakban: Tv.) 100. §-a (3) bekezdésének f) pontjában kapott felhatalmazás alapján a következőket rendelem el:
1. § (1) * A kultúráért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) által – a Tv. 39. § (1) bekezdése alapján – kiadott működési engedéllyel rendelkező muzeális intézmény az e rendeletben foglaltak szerint nyilvántartást vezet mindazon kulturális javakról, melyek őrzésében, kezelésében, illetve birtokában vannak.
(2) Muzeális intézmény a nyilvántartásában nem szereplő kulturális javakat nem őrizhet.
2. § A nyilvántartás célja az őrzött kulturális javak számbavétele, a tudományos meghatározásuk során feltárt eredmények, illetve a rájuk vonatkozó, később is folyamatosan bővülő, változó ismeretek rögzítése, a vagyon- és tulajdonvédelem, valamint a kulturális javak további kutatói és közművelődési felhasználásának elősegítése.
3. § (1) A hagyományos nyilvántartási formák, illetve eszközök az alapleltárak, a leírókartonok, a mutatórendszerek, valamint a külön nyilvántartások.
(2) Az alapleltárak a gyarapodási napló, a szak- és egyéb leltárkönyvek, a szekrénykataszter és a duplumnapló.
4. § (1) A muzeális intézmény saját gyűjteményei számára beérkező, egyedileg kezelhető kulturális javak első nyilvántartásba vételére – azok további feldolgozásáig a gyarapodási napló szolgál.
(2) A gyarapodási napló kezelésének részletes szabályait az 1. számú melléklet 1–3. pontjai, a gyarapodási naplóban kötelezően szereplő adatokat/rovatokat és bejegyzésük, használatuk szabályait a 2. számú melléklet XV. fejezete tartalmazza.
5. § (1) A muzeális intézmény a saját gyűjteményeiben őrzött, tudományosan már meghatározott kulturális javakat – a 6. §-ban leírtak kivételével – a gyűjteményeknek megfelelő, alábbi szakleltárkönyvekben tartja nyilván:
a) 1. sz. szakleltárkönyv: a természettudományi ásvány-, növény-, állat- és kövületanyag nyilvántartására;
b) 2. sz. szakleltárkönyv: az embertani (antropológiai) anyag nyilvántartására;
c) 3. sz. szakleltárkönyv: a régészeti anyagok nyilvántartására;
d) 4. sz. szakleltárkönyv: a régészeti állatcsont-leletek nyilvántartására;
e) 5. sz. szakleltárkönyv: a képzőművészeti anyag nyilvántartására;
f) 6. sz. szakleltárkönyv: az iparművészeti anyag nyilvántartására;
g) 7. sz. szakleltárkönyv: a történeti, a néprajzi, a numizmatikai, az irodalom- és a színháztörténeti tárgyi és dokumentum-, valamint a műszaki és technikatörténeti dokumentumanyag nyilvántartására;
h) 8. sz. szakleltárkönyv: a műszaki és technikatörténeti tárgyi anyag nyilvántartására;
i) * 9. sz. szakleltárkönyv: az irodalomtörténeti kéziratok nyilvántartására; valamint
j) 10. sz. szakleltárkönyv: a tudományos forrásértékű, eredeti (történeti, néprajzi, irodalomtörténeti stb.), illetve a művészi alkotásnak számító fényképanyag nyilvántartására.
(2) A segédgyűjtemények nyilvántartására szolgáló leltárkönyvek:
a) adattári leltárkönyv,
b) * adattári fénykép-leltárkönyv, valamint
c) kiállítási segéd- és technikai eszközök leltárkönyve.
(3) Az (1) és (2) bekezdésben meghatározott leltárkönyvek vezetésére és kezelésére vonatkozó szabályokat az 1. számú melléklet 4–10. pontjai, a leltárkönyvekben kötelezően szereplő adatokat/rovatokat és a kitöltésükre vonatkozó szabályokat pedig a 2. számú melléklet I–XIV. fejezetei tartalmazzák.
(4) A muzeális intézmény saját történeti, irodalom- vagy színháztörténeti, képző- vagy iparművészeti, műszaki és technikatörténeti stb. jellegű, muzeális értékű könyv- és periodikagyűjteményének, illetve kézi- vagy szakkönyvtárának nyilvántartását alapvetően a könyvtári állomány leltározására és ellenőrzésére vonatkozó jogszabályok szerint kell végezni; a nyilvántartás rendjére vonatkozóan azonban a Tv.-ben, valamint a kulturális örökség védelméről szóló 2001. évi LXIV. törvényben, illetve a felhatalmazásuk alapján született jogszabályokban – így a jelen rendeletben – foglaltakat is érvényesíteni kell.
6. § (1) A muzeális intézmény saját gyűjteményeiben őrzött, muzeológiai szempontból egyedileg nem kezelhető, illetve egyedi értéket külön-külön nem képviselő kulturális javakat – tudományos meghatározásuk után – szekrénykataszterben lehet nyilvántartani.
(2) A szekrénykataszteri nyilvántartás részletes szabályairól az 1. számú melléklet 11–14. pontjai rendelkeznek.
7. § (1) A muzeális intézménybe került, ám a gyűjteményekben már megtalálható példányokkal azonos, azokkal minden tartalmi adatukban megegyező kulturális javakról (pl. sorozatban előállított numizmatikai anyag vagy iparművészeti alkotás, sokszorosított grafika, plakát, röplap), amelyek megtartása ideiglenesen, cserealap képzése, közművelődési felhasználás céljából vagy más okból indokolt, duplumnaplót kell vezetni.
(2) A duplumnaplóba a nyilvántartott kulturális javakat – lehetőleg darabonként – külön-külön sorszámon kell felvenni, a pontos azonosításhoz szükséges, a 2. számú melléklet XVI. fejezetében meghatározott adatok bejegyzésével. A napló kezelésének további szabályait az 1. számú melléklet 15. és 23. pontjai tartalmazzák.
8. § A 4–5. §-okban és a 7. §-ban meghatározott alapleltárakat – első oldalukon – az 1. számú melléklet 16. pontja szerinti szöveggel kell hitelesíteni.
9. § (1) A leírókarton a kulturális javakra vonatkozó – a meghatározás, majd a kutatómunka során feltárt – adatokat, bővíthető, változó tartalmú észrevételeket és a képi ábrázolást tartalmazza; a műtárgy további kutatását, egyúttal biztonságát és állagvédelmét szolgálja.
(2) * Leírókartont a szakleltárkönyvekben önálló leltári számon szereplő kulturális javakról kell készíteni.
(3) A leírókartonok kezelésére vonatkozó részletes szabályokat az 1. számú melléklet 17–18. pontjai, a különböző leírókartonokon kötelezően szereplő adatokat/rovatokat és a rájuk vonatkozó kitöltési szabályokat a 2. számú melléklet I–XIV. fejezetei tartalmazzák.
10. § (1) A muzeális intézmény gyűjteményeiben való tájékozódás és a kutatás megkönnyítése érdekében mutatókarton-rendszert kell kiépíteni.
(2) A mutatókarton-rendszer kialakításánál (tematikus, kronologikus, topográfiai stb.) a kezelés és kutatás gyakorlati szükségleteit kell figyelembe venni.
11. § A muzeális intézményben őrzött kulturális javak nyilvántartása számítógépes adatrögzítéssel és adattárolással, valamint a számítógépes adatbázisból előállított, kinyomtatott, a 3. § (2) bekezdésében megnevezett alapleltárak, valamint a 9. § (1) bekezdésében meghatározott célokra szükség szerint, alkalmanként kinyomtatható leírókartonok segítségével is történhet.
12. § A számítógépes nyilvántartást használó muzeális intézménynek a rendszer kezelésével, az üzemeltetés és a használat biztonságával összefüggő kérdésekről, valamint az ezekért felelős személyekről és kötelességeikről belső szabályzatot kell készítenie.
13. § (1) A számítógépes nyilvántartást használó muzeális intézmény saját gyűjteményei részére beérkező, egyedileg kezelhető kulturális javakról – további feldolgozásukig – a 2. számú melléklet XV. fejezetében meghatározott adatokat, az ott meghatározott szabályok szerint kell rögzíteni.
(2) Az (1) bekezdésnek megfelelően nyilvántartásba vett adatokból kell a gyarapodási naplót előállítani. A napló további kezeléséhez az 1. számú melléklet 23–25. pontjai irányadóak.
14. § (1) A számítógépes nyilvántartást használó muzeális intézmény a saját gyűjteményeibe kerülő kulturális javakról – kivéve a 15. §-ban megjelölt javakat – a javak szakági jellegének megfelelő meghatározás eredményeként a 2. számú melléklet I–XIV. fejezeteiben szereplő adatokat – az ott leírt módon – köteles felvenni.
(2) Az adatok bejegyzése kizárólag tudományosan megalapozott meghatározásra vagy méréssel megállapított, illetve dokumentumokkal alátámasztott ismeretekre épülhet. Ezek hiányában a rovatot – a pontos meghatározásig – üresen kell hagyni.
(3) Az (1)–(2) bekezdések szerint nyilvántartásba vett adatokból kell a szakáganként eltérő szakleltárkönyveket, illetve az adattári leltárkönyveket és a kiállítási segéd- és technikai eszközök leltárkönyvét előállítani. Az ily módon előállított leltárkönyvek használatáról, kezeléséről az 1. számú melléklet 21–22. és 24–25. pontjai rendelkeznek.
(4) A muzeális intézmény könyv- és periodikagyűjteményénél, illetve kézi- és szakkönyvtáránál szintén használható számítógépes nyilvántartás, amelynek tartalmát illetően a 5. § (4) bekezdése irányadó.
15. § (1) A számítógépes nyilvántartást használó muzeális intézmény a 6. § (1) bekezdésében meghatározott kulturális javakról elektronikus formában vezet szekrénykataszteri nyilvántartást, amelybe a szakágnak megfelelő tudományos meghatározás eredményeként kapott, az 1. számú melléklet 12. a)–g) pontjaiban szabályozott adatokat kell felvenni.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott kulturális javak tárolására az 1. számú melléklet 11. pontjában, kezelésükre a 13., valamint 26–27. pontjaiban meghatározottak az irányadóak azzal, hogy a tárolási egységekben bekövetkezett változásokat, azok időpontját és okát év közben elektronikus formában kell rögzíteni.
16. § (1) A számítógépes nyilvántartást használó muzeális intézménybe került, a 7. § (1) bekezdésében meghatározott kulturális javakról a 2. számú melléklet XVI. fejezetében meghatározott adatokat kell – lehetőleg darabonként, külön-külön, az ott meghatározott szabályoknak megfelelően – rögzíteni.
(2) Az (1) bekezdésben meghatározott adatokból kell a duplumnaplót előállítani. A napló további kezelésére az 1. számú melléklet 23. és 24. pontjai irányadóak.
17. § (1) * A számítógépes nyilvántartást használó muzeális intézményben a 13–14. §-ok és a 16. § alapján készített nyilvántartásokból a legutóbbi zárás óta keletkezett adatokat minden év december 31-ével – a maradandóságot biztosító technikával – ki kell nyomtatni. Az ily módon előállított lapokat – az adatokért felelős muzeológus(ok) aláírása után – össze kell fűzni. Az így készült leltárkönyveket, naplókat előlapjukon/első oldalukon az 1. számú melléklet 16. pontja szerinti szöveggel kell hitelesíteni.
(2) Később feltárt adatok utólagos leltárkönyvi bejegyzése esetén ezt a tényt – a jogosult személy aláírásával és dátummal – jelezni kell a „Megjegyzés” rovatban. Az aláírás egyben azt is tanúsítja, hogy a módosítás a számítógépes formában tárolt adatnál is megtörtént. Az esetleges hibák későbbi javítását az eredeti bejegyzés olvashatóságának megőrzésével, hasonló módon kell megoldani.
(3) Amennyiben a számítógépes formában nyilvántartott és az (1) bekezdés szerint kinyomtatott, hitelesített nyilvántartásban szereplő adatok között eltérés mutatkozik, az utóbbit kell helyesnek tekinteni; a számítógépes adatokat e szerint kell javítani.
18. § Számítógépes nyilvántartás esetén a leíró- és mutatókarton-rendszerekről az 1. számú melléklet 28–29. pontjaiban írottak az irányadóak.
19. § (1) A muzeális intézmény a 3–7. §-okban, a 9–10. §-okban és a 13–16. §-okban meghatározottakon kívül az alábbi nyilvántartásokat vezeti:
a) az őrzésében lévő, de nem saját gyűjteményeihez tartozó,
aa) letétként kezelt kulturális javakról: letéti naplót,
ab) kölcsönvett kulturális javakról: kölcsönvett tárgyak naplóját,
ac) szakmai véleményezésre, vizsgálatra, illetve bírálatra átvett kulturális javakról: bírálati naplót,
ad) restaurálásra átvett kulturális javakról: restaurálásra átvett anyagok naplóját;
b) a gyűjteményeiből, illetve a birtokában lévő egyéb anyagból ideiglenesen kikerült (kiállításra vagy más célra kölcsönadott, vizsgálatra, restaurálásra átadott stb.) kulturális javakról – intézményen belül: mozgatási naplót; intézményen kívülre: kölcsönadott tárgyak naplóját;
c) a kulturális javak restaurálásáról, illetve az ennek során végzett műveletekről, felhasznált anyagokról: restaurálási naplót.
(2) A muzeális intézmény az (1) bekezdésben meghatározott nyilvántartásokat hagyományos vagy – a 24. § (1) bekezdése szerint történt számítógépes nyilvántartásra való átállás után – számítógépes formában jogosult vezetni; kezelésükre és adataikra nézve egyebekben a muzeális intézmények ügyrendi szabályzata tartalmaz előírásokat.
20. § (1) A 3. § (2) bekezdése, illetve 4–8. §-ok szerinti alapleltárak, valamint a 17. § (1) bekezdése szerint előállított és hitelesített nyilvántartások okiratok.
(2) A betelt és lezárt, már valamennyi tételében átleltározott gyarapodási naplót, a használaton kívül helyezett leltárkönyvet, a betelt és lezárt, használaton kívül helyezett duplumnaplót – akár hagyományos formában, akár számítógépről kinyomtatva készült – megőrzés végett az adattárban kell elhelyezni.
(3) Az adattár valamennyi használatban lévő, illetve már használaton kívül helyezett szakmai nyilvántartásról – „hagyományos” vagy számítógépről kinyomtatott formájú, tételenként folyamatosan sorszámozott, az intézményvezető aláírásával és az intézmény körbélyegzőjével évente hitelesített – kimutatást vezet, amely az alábbi adatokat tartalmazza:
1. Sorszám
2. A nyilvántartás megnevezése és formája (hagyományos vagy számítógépről kinyomtatott)
3. Gyűjtemény
4. A nyilvántartás kezdő száma
5. A nyilvántartás záró száma
6. A megnyitás dátuma
7. A végső lezárás dátuma
8. Oldalszám/terjedelem
9. A kezelő muzeológus neve/aláírása
10. Megjegyzés
(4) Az adattárral nem rendelkező muzeális intézmény hasonló kimutatását – a (2) bekezdés szerinti nyilvántartásokkal együtt – belső szabályzatában rögzített módon őrzi.
21. § (1) * A muzeális intézmény – akár hagyományos, akár számítógépes, illetve abból előállított – leltárkönyveiben szereplő kulturális javak csak a miniszter által engedélyezett elidegenítés, illetve selejtezés alapján törölhetőek a nyilvántartásból. Nyilvántartásból való törlést egyéb okokból szintén kizárólag a miniszter engedélyezhet.
(2) A gyűjteményből ily módon kikerült kulturális javak számítógépes adatbázisban őrzött adatait, illetve hagyományos vagy kinyomtatott leltárkönyvi, duplumnaplóbeli bejegyzését, leírókartonját a muzeális intézmény továbbra is köteles megőrizni. A törlés tényét a hagyományos vagy kinyomtatott leltárkönyvben, duplumnaplóban, illetve a leírókartonon a bejegyzés átlósvonalú áthúzásával, valamint a „Státus” rovatban is jelezni kell. E bejegyzést az intézmény vezetője aláírásával és az intézmény körbélyegzőjével hitelesíti. A törlés tényének jelzése egyidejűleg a számítógépes nyilvántartásban őrzött adatokban is kötelező.
22. § (1) * A kulturális javak nyilvántartásba vételéhez szükséges adatok meghatározását, későbbi módosítását (kiegészítését, illetve javítását), valamint azok törlésének előkészítését kizárólag szakirányú felsőfokú végzettséggel és az intézmény vezetőjétől vagy – muzeális intézmény működési engedélye iránti kérelem esetén – fenntartójától az adott gyűjteményre, illetve nyilvántartásra vonatkozó megbízással rendelkező muzeológus – a könyvtári dokumentumok esetében könyvtáros, a restaurálási napló esetében restaurátor – végezheti.
(2) A nyilvántartásba vételhez, az esetleges későbbi módosításhoz, illetve a törléshez kapcsolódó egyéb adminisztratív munkafolyamatokat (beírás, számítógépes megjelenítés, leíró- és mutatókarton, illetve fénykép készítése, leltári szám elhelyezése a tárgyon stb.) gyűjteménykezelő, adatrögzítő, adminisztratív munkaerő vagy más múzeumi szakember is végezheti, az (1) bekezdésben meghatározott személy felügyeletével.
23. § (1) Ez a rendelet 2003. január 1-jén lép hatályba.
(2) *
24. § * (1) A számítógépes nyilvántartásra áttérni kívánó muzeális intézmény erre irányuló szándékát jelzi a muzeális intézmények szakfelügyeletéről szóló 3/2009. (II. 18.) OKM rendelet 4. § (2) bekezdés j) pontja szerinti múzeumi informatika szakági csoportnak (a továbbiakban: informatikai szakfelügyelet), majd – a 12. § alapján elkészített belső szabályzata szerint – legalább két évig párhuzamosan köteles vezetni a számítógépes és a papíralapú nyilvántartási rendszert.
(2) A párhuzamosan vezetett számítógépes és papíralapú nyilvántartási rendszert az informatikai szakfelügyelet, valamint a számítógépes nyilvántartással érintett gyűjtemény szakágának megfelelő szakági szakfelügyelő a két év alatt legalább négy alkalommal ellenőrzi. Két év elteltével általános – szakági és informatikai – vizsgálatot kell tartani.
(3) A papíralapú nyilvántartás elhagyására és a számítógépes nyilvántartás teljes körű bevezetésére csak akkor kerülhet sor, ha arra – a 12. § alapján elkészített belső szabályzat szerint végrehajtott és a (2) bekezdés szerint lezárt két év tapasztalatai alapján – az informatikai szakfelügyelet javaslatára a miniszter engedélyt adott.
(4) A számítógépes nyilvántartásra való áttérés legkisebb egysége a gyűjtemény lehet.
(5) A számítógépes nyilvántartásra áttért muzeális intézmény jogosult korábbi nyilvántartásai teljes körű számítógépre vitelére, egységesen kezelhető, teljes számítógépes adatbázis kialakítására.
24/A. § * E rendeletnek az egyes kulturális tárgyú miniszteri rendeletek módosításáról szóló 21/2013. (III. 19.) EMMI rendelettel (a továbbiakban: R.) megállapított rendelkezéseit az R. hatálybalépésekor folyamatban lévő kérelmek esetében nem kell alkalmazni.
1. A rendelet 4. § (1) bekezdésében meghatározott kulturális javak nyilvántartására az intézménynek egy közös vagy az egyes szervezeti egységekben vagy gyűjteményekben külön-külön használt, több gyarapodási naplója lehet. Egy gyűjtemény azonban ez utóbbi esetben is legfeljebb egy be nem telt gyarapodási naplót használhat.
2. A gyarapodási naplót a naptári év végén záradékkal kell ellátni, amelynek szövegében fel kell tüntetni az éves gyarapodás tételszámát, valamint a vásárlások összértékét. A záró adatok helyességét – a pénzügyi nyilvántartással történt összevetés után – a naplót kezelő muzeológus(ok) és az intézményvezető aláírásukkal, valamint az intézmény körbélyegzőjével igazolják.
3. Év közben is záradékkal kell ellátni a gyarapodási naplót, ha a napló betelt, vagy – amennyiben a naplót egy muzeológus kezelte – a muzeológus személye változik.
4. A rendelet 5. §-ában meghatározott bármelyik leltárkönyv csak egy gyűjtemény anyagait tartalmazhatja. Egy gyűjteményen belül egyidejűleg csak egy leltárkönyv vezethető.
5. A leltárkönyveket a leltári számok folyamatosan növekvő sorrendjében kell vezetni; sorokat üresen hagyni, leltári számokat később leltározandó darabok számára lefoglalni nem lehet.
6. A bejegyzéseket a maradandóságot biztosító módon, illetve technikával kell megtenni; olvashatóságukra különös gondot kell fordítani. Az esetleges hibák javítását a eredeti bejegyzés olvashatóságának megőrzésével kell megoldani – a javítás tényét jelezve és aláírással igazolva a „Megjegyzés” rovatban.
7. A leltárkönyveknek a 2. számú melléklet különböző fejezeteiben, illetve pontjaiban *-gal jelölt adatait/rovatait sorozatos ismétlődés esetén is teljes szöveggel kell bejegyezni; a többi rovatnál ilyen esetekben a bejegyzéseket az azonos szövegű kezdő- és zárósor között húzott függőleges összekötő vonallal lehet kiváltani. Ha a bejegyzés több lapon keresztül ismétlődik, minden lap legfelső és legalsó sorában teljes bejegyzésnek kell állnia, közöttük lehet függőleges vonal.
8. Leltárkönyvbe kizárólag tudományosan megalapozott vagy méréssel megállapított, illetve dokumentumokkal alátámasztott adatot szabad bejegyezni; ennek hiányában a rovatot kitöltetlenül kell hagyni. A később feltárt adatok utólagos bejegyzése esetén ezt a tényt – a jogosult személy aláírásával és dátummal – jelezni kell a „Megjegyzés” rovatban.
9. Szak- és egyéb leltárkönyveket a naptári év végén záradékkal kell ellátni, amelynek szövegében fel kell tüntetni az éves leltározás tétel- és darabszámát. A záró adatok helyességét a gyűjteményért felelős muzeológus(ok) és az intézményvezető aláírásukkal, valamint a intézmény körbélyegzőjével igazolják.
10. Év közben is záradékkal kell ellátni a leltárkönyvet, ha a gyűjteményért felelős muzeológus személye változik vagy a leltárkönyv betelt.
11. A rendelet 6. §-ában meghatározott, szekrénykataszterben nyilvántartott javakat számozott (vagy más módon megjelölt) tárolási egységekben (pl. rovarszekrény, polc, doboz, tárolóüveg, fasciculus), szakmai kategóriák szerint kell csoportosítani; a tárolási egységeknek a raktárban azonosítható helyet (szám- vagy betűjellel ellátott helyiséget, szekrényt, polcot stb.) kell kijelölni.
12. A tárolási egységben (vagy mellette) az intézmény vezetője által hitelesített szekrénykataszteri nyilvántartó lapot kell elhelyezni, ami tartalmazza:
a) az intézmény nevét,
b) a gyűjtemény/szervezeti egység nevét,
c) a gyűjtemény nyilvántartásáért felelős muzeológus nevét,
d) a tárolás helyét (raktár, szekrény, polc stb.),
e) a tárolási egység megjelölését,
f) a tárolási egység tartalmának megnevezését,
g) az őrzött kulturális javak darab-, illetve tételszámát.
13. A nyilvántartó lapon jelezni kell a tárolási egység tartalmában bekövetkezett mennyiségi változásokat, azok időpontját és okát, amit a nyilvántartásért felelős muzeológus év végén összegez és aláírásával igazol.
14. Az összegzést és aláírást év közben is el kell végezni, ha a gyűjteményért felelős muzeológus személye változik.
15. A duplumnaplót – amennyiben a legutóbbi zárás óta változás történt – a naptári év végén záradékkal kell ellátni, amelynek szövegében fel kell tüntetni a változást, illetve annak tétel- és darabszámát. A záró adatok helyességét az adatokért felelős muzeológus(ok) és az intézményvezető aláírásukkal, valamint az intézmény körbélyegzőjével igazolják.
16. A rendelet 8. §-ában, valamint 17. §-ának (1) bekezdésében meghatározott hitelesítés szövege a következő:
a) Gyarapodási napló esetében:
Ez a gyarapodási napló a(z) ............................................................................................. (intézmény neve) ................................................................. feldolgozatlan ..................................... (forrástípus) ............................................................................................. szakanyagának nyilvántartására szolgál; .......................... számozott lapot tartalmaz.
Nyilvántartási száma * : ..........................
Dátum: ...........................
| Az intézmény körbélyegzője | A gyűjteményért felelős muzeológus aláírása * | |
| A vezető aláírása | ||
b) A leltárkönyvek esetében:
Ez a leltárkönyv a(z) ............................................................................................... (intézménynév) ............................................................................. (forrástípus) ................................ gyűjteményének nyilvántartására szolgál; ................................................................ számozott lapot tartalmaz.
Nyilvántartási száma * : ............................
Dátum: .................................
| Az intézmény körbélyegzője | A gyűjteményért felelős muzeológus aláírása | |
| Az intézmény vezetőjének aláírása | ||
c) Duplumnapló esetében:
Ez a duplumnapló a(z) ............................................................................................. (intézmény neve) ........................................................................................ duplumanyagának nyilvántartására szolgál; ........................ számozott lapot tartalmaz.
Nyilvántartási száma * : .............................
Dátum: ...................................
| Az intézmény körbélyegzője | A vezető aláírása |
17. Amennyiben a rendelet 9. §-ában meghatározott szöveg egy leírókartonon nem fér el, pótlapot kell készíteni, amelyet az alapkartonnal összefűzve kell tartani. A pótlapon jelezni kell az alapkartonon szereplő leltári számot és a folytatás sorszámát.
18. A leírókartont a műtárgy, illetve dokumentum olyan képi ábrázolásával (fényképpel vagy azt helyettesítő, esetleg kiegészítő rajzzal, fénymásolattal, számítógépes technikával készült képpel stb.) kell ellátni, amelynek segítségével az biztonságosan felismerhető és azonosítható.
19. A rendelet 11. §-ában meghatározott számítógépes nyilvántartásra bármely olyan technikai felszerelés és program felhasználható, amely biztosítja a jelen rendeletben és mellékleteiben, továbbá az egyéb, hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági jogszabályokban meghatározott tartalmi és biztonsági feltételeket, valamint az adatbázis továbbfejlesztésének vagy kívánt része másik adatbázisba történő integrálásának lehetőségeit.
20. A számítógépes adathordozók állandó használhatósága, biztonságos olvashatósága érdekében gondoskodni kell azok folyamatos, a technikai fejlődés miatt szükségessé váló korszerűsítéséről, átírásáról; azonos technológia mellett – az adathordozó élettartamát figyelembe véve – más példányra történő újraírásáról.
21. Egy gyűjteménynek csak egy kinyomtatott, hitelesített (szak)leltárkönyv-sorozata lehet.
22. A számítógépes nyilvántartás (szak)leltárkönyvi részében a tételeket a leltári számok folyamatosan növekvő sorrendjében kell nyilvántartani; leltári tételszámokat később leltározandó darabok számára lefoglalni tilos; új leltári tételszámok korábban már kiadottak közé nem helyezhetők be.
23. A számítógépes nyilvántartást használó muzeális intézmény csak egy gyarapodási és egy duplumnaplót vezet.
24. A rendelet 17. §-ának (1) bekezdésében meghatározott módon kinyomtatott, aláírt, összefűzött lapokból készült és hitelesített leltárkönyvek, naplók év végi zárását a jelen melléklet 2., 9., illetve 15. pontja szerint kell végrehajtani.
Egy-egy gyűjtemény, intézmény leltárkönyvi, illetve naplósorozatai egy vagy több ilyen részből egybekötött kötetekből állnak össze.
25. A leltárkönyvek, valamint az egy muzeológus által vezetett gyarapodási naplók esetében év közben is végre kell hajtani a 9. pont szerinti zárást, ha a gyűjteményért, illetve a nyilvántartásért felelős muzeológus személye változik.
26. Azokat a számítógépes szekrénykataszteri nyilvántartó lapokat, amelyek tartalmában a legutóbbi zárás óta változás következett be, minden év december 31-ével ki kell nyomtatni. A gyűjteményért felelős muzeológus aláírásával igazolja a lap adatainak helyességét. A lapokat – újabb hasonló cseréjükig – a tárolási egységekkel kell őrizni. A lecserélt, régi nyilvántartó lapok érvényüket vesztik.
27. A szekrénykataszteri lapoknál év közben is a 26. pont szerint kell eljárni, ha a gyűjteményért felelős muzeológus személye változik.
28. Számítógépes nyilvántartás esetén a kulturális javak képi ábrázolásának (illetve az azt helyettesítő vagy kiegészítő rajznak) a rögzítését, megjelenítését és kinyomtatását is biztosító technikát kell alkalmazni (scanner, digitális kamera, hologramkép stb.). Így a számítógépes adathordozón létező, a jelen rendelet előírásainak megfelelő adatbázist – mint „leírókarton-rendszert”, a megfelelő hozzáférési szintekkel – a rendelet 9. § (1) bekezdésében meghatározott célokra közvetlenül a gépen is lehet használni, illetve darabjait szükség szerint, alkalmanként ki lehet nyomtatni.
29. Számítógépes nyilvántartás esetén a rendelet 10. §-ában meghatározott külön mutatókarton-rendszer sem kötelező; a számítógépes hordozókon őrzött adatbázis – megfelelő hozzáférési szintekkel – erre a célra közvetlenül felhasználható.
30. A rendelet 4., 5. és 7. §-aiban említett, valamint a 17. § (1) bekezdése szerint kinyomtatott nyilvántartásokat időálló, savmentes, az ISO 9706 szabványnak megfelelő papíron, számozott, fűzött vagy egybekötött lapokból kell készíteni, illetve előállítani.
31. A szekrénykataszteri lapok kivételével valamennyi, a rendelet 3. §-ában meghatározott nyilvántartást, a 13–16. §-okban meghatározott számítógépes adatbázis biztonsági mentéseinek adathordozóit, az utóbbiak segítségével előállított nyilvántartásokat, valamint a leírókartonokat a gyűjteményektől elkülönítve, a vagyon- és tűzbiztonság követelményeit kielégítő módon kell tárolni; kezelésük és felhasználásuk csak a vonatkozó kutatási és adatvédelmi jogszabályok szerint történhet.
Jelen melléklet szakáganként, illetve nyilvántartási fajtánként tartalmazza a muzeális intézményben őrzött kulturális javakról kötelezően rögzítendő adatokat, valamint bejegyzésük szabályait.
A vastag betűvel szedett adatokat/rovatokat kell tartalmazniuk a hagyományos nyilvántartás leltárkönyveinek és naplóinak, illetve – számítógépes nyilvántartás esetén – a rendelet 17. § (1) bekezdésének megfelelő formában kinyomtatott leltárkönyveknek, naplóknak.
A hagyományos nyilvántartásban (az adattári anyag kivételével) kötelező, illetve a számítógépes nyilvántartás esetén kinyomtatható leírókartonnak az adott szakágnak megfelelő fejezetben meghatározott valamennyi adatot/rovatot tartalmaznia kell, kivéve az
„Átadó”, az
„Átadó adatai” és a
„Vételár”
adatokat/rovatokat, melyeket – a személyiségi jogok védelme miatt – a külső kutatóknak is kiadható leírókarton nem tartalmazhat. (Számítógépes nyilvántartás estén – kizárólag megfelelő jogosultsággal bíró személyek számára – ezekkel az adatokkal is kinyomtatható a leírókarton.)
A *-gal jelölt adatokról/rovatokról lásd az 1. számú melléklet 7. pontját.
A jelen mellékletben kötelezően előírtakon túl valamennyi szakmai nyilvántartás tartalmazhat a muzeális intézmény által saját hatáskörében megállapított egyéb adatokat/rovatokat; az intézmény használhat egyéb kiegészítő (hagyományos vagy számítógépes) nyilvántartási rendszereket.
Egyes rovatok kitöltése „tárgyszólisták” alapján történik. Számítógépes nyilvántartás esetén ez a lista elemének (többszörös választási lehetőség esetén elemeinek) a gépből történő kiválasztását, hagyományos nyilvántartás esetén a választott elem vagy elemek tényleges beírását jelenti. A tárgyszólisták minimális struktúrája: tárgyszó, az értelmezését segítő rövid magyarázat, valamint azok a szinonimák, amelyek helyett a tárgyszó használható. Azt, hogy az egyes rovatoknál az intézmény milyen forrásból származó tárgyszólistát használ, maga a muzeális intézmény dönti el, a tárgyszólistát maga építi; az adatfelvétel során azonban az e listán szereplő elemek használata kötelező. A lista bővítését, módosítását csak muzeológus végezheti. A tárgyszólistából egyszerre több elem is választható, kivéve, ahol azt – „csak egyszeres választás” kifejezéssel – e jogszabály tiltja.
Az intézmény neve:
Szervezeti egység/gyűjtemény:
A kulturális javak biztos azonosítása érdekében a fenti két adatot minden tétel leírókartonján, illetve számítógépes adatlapjának „fejlécén” jelölni kell. Az intézményt hivatalos elnevezésével, a szervezeti egységet/gyűjteményt az intézményen belül kialakított nevével (az intézmény által meghatározott, betűkből és/vagy számokból álló kódjával) kell jelölni. Ezeket az adatokat azonban magukon a tárgyakon nem kell feltüntetni.
Leltári szám:
A leltári szám három vagy négy, egymástól ponttal elválasztott számcsoportból áll. (A pontnak a leltári számban elválasztó szerepe van, nem helyiértéket jelöl!)
A leltári szám első számcsoportja a leltározás teljes, négy számjegyű évszáma: 2002, 2003 stb.
A leltári szám második számcsoportja a tételszám, amely minden évben 1-gyel kezdődik és a természetes számsor szerint folytatódik. Egy tételszámon egy vagy több tárgyat/dokumentumot is lehet leltározni. Több tárgy/dokumentum szerepelhet egy tételszámon, ha
– egy egységnek (csoportnak) tartalmilag összetartozó, egymást kiegészítő vagy egykor összetartozott darabjai;
– gyűjtési vagy feltárási körülményeiknél fogva egymás szerepét, forrásértékét meghatározzák, magyarázzák.
Egy tételszámot kaphatnak, pl.
– egy tárgyegyüttes (viselet, étkészlet, sírlelet stb.) darabjai;
– egy helyiség berendezése, felszerelése;
– egy művész összetartozó alkotássorozata;
– egy – tárgya szerint összetartozó – dokumentumcsomag/iratcsomó stb. darabjai/lapjai;
– egy állat bőre és csontváza;
– egy gyűjtőtől/lelőhelyről a gyűjteménybe együtt került anyag, ha a tárgyak közötti szoros tartalmi összefüggés ezt indokolja;
– természettudományos anyagnál az egy fajhoz tartozó darabok, ha azokat ugyanaz a gyűjtő egy lelőhelyről, azonos időben gyűjtötte.
A leltári szám harmadik számcsoportja a sorszám. A sorszámot akkor is ki kell írni, ha csak egy darab tartozik a tételhez. Több eltérő darab leltározása esetén a sorszám a tételen belüli tartalmi összetartozást is jelezheti:
2002.32.1. varrókészlet doboza
2002.32.2. olló a varrókészletből
2002.32.3. gyűszű a varrókészletből
Egy sorszámon szereplő tárgy(ak) különálló részei közötti szoros összefüggés érzékeltetése érdekében a leltári számban egy negyedik számcsoport („alszám”) is alkalmazható. Ez lehetővé teszi egy több darabból álló tárgy valamennyi különálló tartozékának külön történő megjelölését és az egyes (eltérő) darabok – azonosításukat elősegítő – elkülönített leírását, ugyanakkor jelezve a szoros tartalmi összetartozást is. pl.
2002.45.1.1. kard
2002.45.1.2. kard tokja
2002.83.1.1. levesestál
2002.83.1.2. levesestál fedője
2002.83.1.3. levesestál alátétje
2002.96.1.1. jobblábas csizma
2002.96.1.2. ballábas csizma
Különös gondot kell fordítani a leltári számnak a beleltározott darabokon való elhelyezésére is. Ahol lehetséges, ott a leltári számot a tárgyra/dokumentumra maradandó módon, illetve technikával rá kell írni, ügyelve azonban arra, hogy a jelzés a további tudományos vizsgálatot és a kiállítást, illetve bemutatást ne zavarja. Azonos tárgy- vagy dokumentumféleségeken a leltári számot azonos helyen kell feltüntetni.
(A leltári szám lekopásának megakadályozása érdekében szilárd tárgyakon célszerű a számot tussal, temperával stb. írni, majd azt fedőlakk-réteggel bevonni; kéziratokon, okmányokon, grafikai anyagon stb. bélyegzést is alkalmazni.)
Ahol a leltári számot a tárgyon/dokumentumon közvetlenül nem lehet feltüntetni (pl. természettudományos, numizmatikai anyagnál), ott mellé (tároló egységébe, dobozába stb.) tett, ún. tárgycédulán kell elhelyezni. Textíliáknál a leltári számot vegytintával egy kisméretű textil szalagra ajánlott írni, melyet varrással lehet a tárgyra erősíteni.
A jelen jogszabályban meghatározott struktúrától eltérő, korábbi leltári számokat a számítógépes nyilvántartásra történő átállás esetén is – mind a nyilvántartásban, mind a tárgyon – betűhíven meg kell őrizni; az átállás nem járhat együtt visszamenőleges átleltározással.
Megnevezés(ek):
Elsőként a tárgy általánosan ismert és használt, tudományosan pontos szakirodalmi megnevezését kell megadni. Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad megnevezésként a tárgyhoz rendelni.
Ezt szabadszöveges kiegészítés követheti. Az utóbbiba lehet pl. néprajzi anyagnál (idézőjelbe téve) a gyűjtőhelyen ismert/használt eltérő, nyelvjárási, népi vagy történeti anyagnál a régies elnevezést beírni.
E rovatban rövidítést használni nem lehet.
Darabszám:
Az azonos funkciójú, leírású, összes tartalmi adatukban megegyező tárgyakból/dokumentumokból – tudományos vagy kiállítási érdekből – több is szerepelhet a gyűjteményben, akár azonos leltári számon. (Pl. egy alkalommal nyomtatott, egyforma röplapok; egy sorozatban vert, azonos címletű, évszámukban, verdejegyükben stb. megegyező érmék; legfeljebb sorozat-, illetve sorszámukban eltérő bankjegyek stb.) Ennek jelzésére szolgál a rovat.
Leírás, használat/tartalom:
E rovat bizonyos szakágaknál csak a leírást, azaz a jellemző külső ismertető jegyek – azonosításhoz szükséges – szakszerű, pontos megfogalmazását tartalmazza.
Más szakágaknál azonban az eredet, használat megismert körülményeit, jeles személyekhez, eseményekhez, folyamatokhoz, szervezetekhez való kapcsolódásokat, bizonyító tényeket, tudományos vagy művészi érdekességeket/értékeket, illetve minden egyéb olyan, fontos tartalmi jellegzetességet, különleges ismérvet is rögzíteni kell, ami a darab tudományos vagy művészi tartalmát, forrásértékét adja. E rovatban rövidítéseket használni tilos.
A rovat – szaktudományos igényeknek megfelelő – folyamatos bővítése, részletezése a hagyományos nyilvántartás esetében a leírókartonon, a számítógépes nyilvántartás esetén a kinyomtatás után a számítógépben – a rovaton belül elkülönített mezőben – a későbbiekben is megengedett.
Kor:
A keletkezés, készítés ideje.
Olyan (természettudományi, régészeti stb.) tárgyaknál, amelyekkel kapcsolatban a relatív kronológia használatos, szöveges megjelölés használható: késői vaskor, nagyrévi kultúra, avar, gepida stb.
Ősmaradványok, kőzetek és ásványok esetében a geológiai, embertani anyagnál pedig a régészeti/történeti kort (kultúrát) kell feltüntetni.
Egyéb szakágaknál minél pontosabb, akár napra meghatározott időpontot kell megjelölni. Ha ez nem lehetséges, törekedni kell évtizedes, de legalább évszázados pontossággal körülhatárolni az időpontot (pl. 1920-as évek, XIX. sz. közepe, XVIII. sz.).
A kor megadása a fentiek szerint, a gyűjtemény jellegétől függően, az alábbi módokon történhet:
– speciális tárgyszólista (korlista) alapján (csak egyszeres választással);
– a lehető legpontosabban kifejezhető dátummal;
– két dátum közé eső intervallum megadásával.
Ha szükséges a fenti módszerek együttesen is alkalmazhatóak.
A korlistának – a kor(szak) értelmezését segítő rövid magyarázat mellett – visszakereshető formában lehetőleg tartalmaznia kell a kor(szak) határait képező dátumokat (pl. XIX. század: 1801–1900; 1920-as évek: 1920–1929).
A korlistát a gyűjteménynek – a kutathatóság biztosítása érdekében – hozzáférhetővé kell tennie.
A keletkezés/készítés helye:
E rovatban a lehető legpontosabb – ahol lehet, az intézmény által meghatározott helységnévtár vagy az intézmény által bővíthető tárgyszólista szerinti – szabványos helységnevet kell feltüntetni. A helységen belüli, esetleg közelebbi, pontosabb meghatározásra külön rész (számítógépes nyilvántartás esetén „szabadszöveges” mező) szolgál e rovaton belül, ahová pl. puszták, majorok, dűlők, falurészek, hegyek vagy völgyek, belterületen utcák, terek stb. elnevezése, ház- vagy helyrajzi szám kerülhet. (Pl. Akali-Ságpuszta; Komló-Újtelep; Nadap-Meleghegy déli oldala; Budapest-Cinkota, ... utca... szám). Amennyiben szükséges, e szabadszöveges részben a korabeli elnevezés, illetve – külhoni települések esetében – a közismert magyar név is alkalmazható. Kevésbé ismert, vagy több vármegyében/országban is előforduló helységnevek mellett – szintén e külön, „szabadszöveges mezőben” – a vármegye/ország nevét is meg kell jelölni; ezért a helységnévtárat úgy kell alkalmazni/kialakítani, hogy abba szükség esetén ilyen országnév/kód, továbbá kisebb egység, pl. vármegye neve/kódja is beírható legyen.
Amennyiben pontos helységnév nem határozható meg, szélesebb közigazgatási vagy földrajzi egység, illetve tájegység nevét is fel lehet tüntetni: pl. Pest vármegye, Dél-Dunántúl, Balkán-félsziget.
Készítő/alkotó:
Ez a rovat két részből/mezőből áll. Az elsőben, amennyiben ismert (pl. régészeti, történeti, néprajzi, képző- és iparművészeti anyagnál), a készítő/alkotó személyt kell feltüntetni – a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött „személylistából” választva. E listát úgy kell összeállítani, hogy (pl. a születés és halál évszámával) biztosítsa az esetleg azonos nevű, de különböző személyek egyértelmű azonosíthatóságát. A lista azonban nem csak természetes személyekből állhat: intézménynév vagy más „név típusú” összetevői is lehetnek (pl. XY műhelye). Tartalmazhat esetleges ragadványneveket, foglalkozás megnevezését (pl. néprajzi anyagnál: Sánta Kovács József, kanász), vagy – amennyiben személy nem ismert – személyhez, illetve meghatározott intézményhez nem köthető készítő/alkotó műhelyt, szakirodalomban körülhatárolt „csoportot” (pl. országot, vidéket vagy várost, nemzetiséget, etnikumot) is rögzíteni. Példák: balkáni műhely, magyar verde, cigánykovács munkája, sokác hímzés, habán műhely stb.
A második rész/mező „szabadszöveges”. Ebben egyéb, a készítőre/alkotóra vonatkozó adatok rögzíthetők; de – az intézmény döntése alapján – akár ide írhatóak a „nem név típusú” fent említett bejegyzések.
Használat helye(i):
Itt kell feltüntetni, ha a használat helye(i) eltér(nek) a készítés/keletkezés, illetve a gyűjtés/feltárás helyétől. Kitöltése értelemszerűen hasonló, mint „A keletkezés, készítés helye” rovaté. A műtárgy szélesebb körű használata esetén a külön részben (szabadszöveges mezőben) az általános, közigazgatási vagy földrajzi egység, illetve tájegység nevét kell feltüntetni (pl. Kemenesalja, Baranya vármegye, Jászság, Balkán-félsziget).
Használat ideje:
E rovatban a használat időtartamát („tól–ig” határok között), illetve felső határát (pl. a használatból, – illetve forgalomból – való kivonás vagy a földbe kerülés stb. időpontját), bizonyos esetekben pedig a jellemző használat korát (pl. egy 1827 M szablyánál, ha annak 1848/49-ben játszott szerepe fontos) lehet rögzíteni – a „Kor” rovatnál leírtakat értelemszerűen figyelembe véve, azzal a kiegészítéssel, hogy itt nem csak egyszeres választás lehetséges. Ezen kiegészítő, további információk rögzítése a számítógépes nyilvántartás esetén külön „szabad szöveges mezőben” történik.
Anyag:
A rovat két részből/mezőből áll. Az elsőben ellenőrzött, a gyűjtemény által épített, és bővíthető tárgyszólista használata kötelező. Itt az anyagfajta tömör, de pontos meghatározása szükséges. (Nem elegendő: „kerámia”, „fa”, „fém”, „kő”, „textil”, „film” stb. – hanem: keménycserép, tölgyfa, sárgaréz, mészkő, lenvászon, cellulóznitrát film stb.) Képzőművészeti alkotásoknál lehet: vászon, papír, karton, márvány, gipsz, bronz stb. Ha egy tárgy többfajta anyagból áll, akkor a bevezetőben említett többszörös tárgyszó-kiválasztási lehetőséget kell alkalmazni.
A második rész (számítógépes nyilvántartás esetén szabadszöveges mező) pl. a dominánstól eltérő anyag(ok) felhasználásával történt díszítés, kezelés rögzítésére szolgálhat: (szekrény) diófa – jávorgyökér berakással, aranyozott bronz díszítéssel; (zászló) selyem – ezüstszálas magashímzéssel; (mikroszkóp) feketére lakkozott öntöttvas – sárgaréz tokkal, csiszolt üveg optikával; (edény) égetett cserép – pelyvával soványított agyagból stb.
Technika:
A rovat két részből/mezőből áll. Az elsőben ellenőrzött, a gyűjtemény által épített és bővíthető tárgyszólista használata kötelező, amelynek felhasználásával tömör, de pontos kifejezésekkel kell meghatározni a készítés, illetve a megmunkálás módját. Példák: faragott, vésett, zománcozott; kézi, kisipari vagy gyáripari termék; vízjeles, merített, színezett (papír); kézírással, ceruzával írva; nyomdai úton vagy írógéppel készült; hímzett, batikolt díszítésű; préselt, kovácsolt; korongolt, szabadkézzel formált; olaj, tempera, rézkarc, hidegtű stb.
A második rész (számítógépes nyilvántartás esetén szabadszöveges mező) egyéb, kiegészítő információk rögzítésére szolgál.
Méretek, terjedelem:
A darabok jellemző (az azonosításhoz szükséges) méreteit kell megadni. Azonos alakú, formájú, funkciójú daraboknál mindig azonos dimenziókban és azonos helyeken kell mérést végezni.
A méretadat általában három részből (számítógépes nyilvántartás esetén három mezőből) áll. Az első a mérés „dimenziójának” megnevezése (magasság, szélesség, hosszúság, talpátmérő, súly, finomság, ujj hossz, oldalak száma stb.); a második a méret számmértéke (legfeljebb két tizedesjegy pontosságig); a harmadik pedig a mértékegység megnevezése.
(A hossz-típusú adatokat általában centiméterekben kifejezve, de milliméteres pontossággal kell megadni.)
| Példák: | M(agasság): | 17,5 cm | ||
| Sz(élesség): | 6,2 cm | |||
| H(osszúság): | 20 cm |
Kerek, hengeres vagy gömb alakzatoknál átmérőt (is) mérünk.
| Példa: (kerámia edény) | Magasság: | 29,7 cm | ||
| Szélesség füllel: | 11 cm | |||
| Talpátmérő: | 7 cm | |||
| Szájátmérő: | 6,2 cm |
Nemesfémtárgyaknál e rovatban a súlyt (századgrammnyi pontosságig), esetleg a finomságot is jelezni kell.
| Példa: (1 dukátos aranyérme) | S(úly): | 3,49 g | ||
| Á(tmérő): | 20 mm | |||
| F(inomság): | 989/1000 |
Történeti, irodalomtörténeti stb. kéziratoknál és más dokumentumanyagnál, amelyek több oldalból, illetve lapból állnak, az oldal-, illetve lapszámot is meg kell adni.
Audio-vizuális hordozókon tárolt tartalom mérésénél a lejátszás időtartama (percben), digitális állományok esetén a „méret” (pl. Mbyte-ban) rögzítendő.
Számítógépes nyilvántartás esetén a méretadatok (a mérési „dimenziók”) megnevezése, valamint a mértékegységek ellenőrzött, a gyűjtemény által épített, bővíthető (tárgyszó)listából választandóak – méretadatonként csak egyszeres választással.
Állapot:
A bejegyzés a nyilvántartásba vételkor tapasztalható állapotra vonatkozik. Ennek megfelelően lehet: „ép”; ettől eltérő esetekben a sérülés pontosan meghatározandó. („Pereme csorba, a máz repedezett, hiányos”; „töredékes”; „középrésze penészfoltos”; „jobb alsó sarka levágva” stb.)
Lelőhely/gyűjtőhely:
Kitöltéséhez értelemszerűen lásd „A keletkezés/készítés helye” pontnál írottakat.
A megszerzés módja:
A szerzeményezés módjánál lehetséges bejegyzések kizárólag a következők: feltárás; gyűjtés; ajándékozás; vétel; hivatalos átadás; csere; saját előállítás; törzsanyag.
A „feltárás” alatt értendő a régészeti/őslénytani ásatás, szondázás stb. is.
A „gyűjtés” külső helyszíni gyűjtés vagy terepbejárás.
A „hivatalos átadás” közigazgatási, bírósági vagy más szervek határozata alapján, esetleg megszűnő intézménytől, szervezettől ingyenesen átvett darabok esetében használható.
A „saját előállítás” az intézmény restaurátorai vagy más alkalmazottai által készített, általában másolati, illetve segédanyagokra vonatkozhat.
A „törzsanyag” kifejezés a gyűjteményekbe régebben bekerült, kideríthetetlen, illetve nem tisztázható eredetű daraboknál használható.
A fenti tárgyszavak közül csak egyszeres választás lehetséges.
A megszerzés ideje:
A megszerzés ideje a muzeális intézmény birtokába kerülés tényleges évszáma, amely eltérhet a leltározás idejétől. Amennyiben a megszerzés módja „törzsanyag”, a megszerzés évét nem kell beírni.
Gyűjtő/feltáró:
Mivel a gyűjtő/feltáró személy általában a muzeális intézmény alkalmazottja, bejegyzésénél az intézmény gyűjtéssel foglalkozó munkatársaiból álló, folyamatosan egyeztetett, ellenőrzött névlista használandó. A névlistát azonban úgy kell kialakítani, hogy az külső személlyel is bővíthető legyen, amely esetben a külső személy alábbi három adata is rögzítendő: anyja neve, születési helye és ideje.
Régészeti/őslénytani ásatás esetén a bejegyzendő személy az ásatás vezetője.
Átadó:
Átadó adatai:
A fenti első rovatba – a muzeális intézmények ügyrendi szabályzatában foglaltaknak megfelelően – ajándékozó/eladó/hivatalos átadó pontos – hiteles dokumentumok alapján megismert – neve/elnevezése, az „Adatai” rovatba – számítógépes nyilvántartás esetén külön mezőkbe – lakcíme (székhelye), valamint (természetes személy esetén) anyja neve, születési helye és ideje kerül. Ha az átadó egy hivatal, intézmény vagy magánszemély megbízottja, az intézmény/hivatal/megbízó személy adatait is fel kell tüntetni.
Vételár:
A rovatot kizárólag vásárlás esetén kell kitölteni a vételár összegének feltüntetésével. A pénznem (mező) kötött tárgyszólistából választandó. Becsértéket bejegyezni nem szabad!
Adattári szám:
A szerzeményezés körülményeit, illetve a megszerzett javakra, az adatközlőre stb. vonatkozó egyéb információkat, feljegyzéseket, valamint a hozzájuk kapcsolódó egyéb dokumentumokat (iratokat, sajtó- és szakirodalmi utalásokat, fényképeket vagy rajzokat stb.) – amelyeket a szakleltárkönyvekben terjedelmük miatt sem lehet rögzíteni –, illetve a régészeti feltárási dokumentációt ún. adattári egységben/jelentésben kell elhelyezni, amelynek részletes szabályait a muzeális intézmények ügyrendje tartalmazza. E rovatban a szóban forgó adattári egység/jelentés (leltári/adattári) számát kell rögzíteni.
Leltározó:
Az elsődleges muzeológiai feldolgozást (meghatározást, hitelesítést és nyilvántartásba vételt) végző, annak tartalmáért felelős muzeológus – ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott – neve. (Csak egyszeres választás lehetséges.) Hagyományos nyilvántartás esetén e rovatban a muzeológus sajátkezű aláírása szerepel; számítógépes nyilvántartás esetén a muzeológus a leltárkönyvi formában történt kinyomtatás után igazolja aláírásával a bejegyzések valódiságát, helyességét. Amennyiben a számítógépes rendszer biztosítja a bejegyzést végző muzeológus azonosíthatóságát, a sajátkezű aláírás az év végi zárás szövegében is elegendő.
Őrzési hely/elhelyezés:
A darabot befogadó raktár, szekrény vagy polc, fiók jelzése kerül a rovatba.
Ide lehet bejegyezni a tárgy kölcsönzését, kiállításon történő elhelyezését stb. is.
Miután gyakrabban változó adat, a hagyományos leírókartonon ceruzával ajánlott kitölteni, hogy a hely megváltoztatása esetén a bejegyzés könnyen helyettesíthető, módosítható legyen.
Számítógépes nyilvántartás esetén dátummal kiegészített szabad szöveges mező.
Képi ábrázolás:
Az írásos adatok mellett kötelező a műtárgy, illetve dokumentum biztonságos felismerését és egyértelmű azonosítását lehetővé tévő – bármilyen technikájú – képi ábrázolás elkészítése. A tárgy egészét mutató ábrázolás mellett bizonyos esetekben egyes részletekről külön is kívánatos hiteles képet készíteni. Számítógépes nyilvántartás esetén a kötelező digitális képnek az adatbázisból elérhetőnek kell lennie.
Képi hivatkozás:
Abban az esetben, ha a képi ábrázolás fényképről készült, ez az adat a negatív száma; amennyiben digitális ábrázolás, egyedi azonosítója (pl. CD szám, fájl név stb.); de lehet a fényképet kiegészítő vagy azt helyettesítő rajz, fénymásolat, hologramtechnikával készült felvétel, lelettábla vagy más ábrázolás hivatkozási száma is.
Szakirodalom, hivatkozás:
A darabra vonatkozó, a meghatározást, feldolgozást segítő vagy éppen a rá épülő/hivatkozó, megjelent vagy egyéb módon hozzáférhető (pl. szakdolgozat, disszertáció) jelentősebb publikációk rögzítésére szolgáló rovat. Publikációnak kell tekinteni, és e rovatban fel kell tüntetni a nagyobb kiállításokon történt bemutatást is, illetve azok katalógusát, vezetőjét.
Számítógépes nyilvántartás esetén e rovat elkülönített mezője ad lehetőséget más multimédia-hivatkozás pontos megjelölésére.
A rovat folyamatos bővítése hagyományos nyilvántartás esetén a leírókartonon, számítógépes nyilvántartás esetén (a kinyomtatás után) a számítógépben a későbbiekben is megengedett.
Restaurálás/preparálás:
Restaurálás/preparálás vagy konzerválás esetén a munkafolyamatot ismertető dokumentáció jelzetét/tételszámát és a kezelés dátumát kell a rovatba bejegyezni.
A számítógépes nyilvántartásban a dátum külön mezőbe kerül.
A rovat folyamatos bővítése hagyományos nyilvántartás esetén a leírókartonon, számítógépes nyilvántartás esetén (a kinyomtatás után) a számítógépben a későbbiekben is megengedett.
Státusz:
Kizárólag az alábbi bejegyzések használhatóak: „revízió”, „zárolt”, „zárolás feloldása”, „törlés”. Minden bejegyzést dátumozni kell, és kötelező a revíziós jegyzőkönyv, illetve a zárolást vagy annak feloldását indokló szerződés, vagy a törlési engedély (iktató)számának feltüntetése is. (Számítógépes nyilvántartás esetén ez utóbbira szabadszöveges mezőt kell biztosítani.)
Hagyományos nyilvántartásban a revízió megtörténte (R – évszám) bélyegzéssel is jelezhető; a jegyzőkönyv (iktató)számát azonban – legalább oldalanként – ez esetben is fel kell tüntetni.
Megjegyzések:
E rovat olyan bejegyzésekre használható, amelyekre az előbb felsoroltak egyike sem nyújt lehetőséget. Pl. laboratóriumi vizsgálat és eredménye; a hagyományos, továbbá a már kinyomtatott és lezárt számítógépes leltárkönyv utólagos javításainak hitelesítése (aláírással, dátummal).
Az egyedileg kezelhető természettudományi tárgyak (pl. a gerinces állatok bőre, csontváza, a trófeák, dermoplasztikai és alkoholos készítmények, tojások; a gerinctelen állatok nagyobb termetű, száraz vagy nedves készítményként őrzött példányai; növénytani ábrázolások, nedves készítmények, faszelvényminták; a nagyobb termetű ősállat- és ősnövény-maradványok; az ásványok, kőzetek és meteoritok; az embertani csontleletek, anatómiai készítmények, múmiák stb.) közül a biológiai és geológiai tárgyakat (állatokat, növényeket, ásványokat, őslénytani anyagot stb.) a II/A. alfejezetben, míg az antropológiai (embertani) anyagot a II/B. alfejezetben leírtak szerint kell nyilvántartásba venni.
Kötelezően rögzítendő adatok:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
A fenti három rovat bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
4. Faj*
Ide kell bejegyezni a leltározott darab(ok) faji hovatartozását, az adott tudományterület tudományos nevezéktanának megfelelően.
5. Megnevezés(ek)*
Ez a rovat két részből/mezőből áll. Az első részbe/mezőbe a tárgy pontos megnevezését kell beírni a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakkal (pl. héj, koponya, bőr, ásvány, kőzet, alkoholos preparátum, trófea stb.) Amennyiben a gyűjtemény csak egyféle tárgyakat tartalmaz (pl. ásványgyűjtemény, tojásgyűjtemény stb.), ez a rész/mező elhagyható.
A második rész/mező őslénytani anyag esetén az ősmaradvány típusát tartalmazza, a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakkal (pl. kövület, kőbél, lenyomat, zárvány, mászási nyom stb.).
E rovatban rövidítéseket használni tilos.
6. Darabszám*
7. Leírás*
A 6–7. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
8. Kor*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet; csak recens anyagot tartalmazó gyűjtemény esetében azonban e rovat elhagyható.
9. Méretek*
10. Állapot*
11. Lelőhely/gyűjtőhely
A 9–11. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
12. Geológiai réteg
Csak az őslénytani anyag nyilvántartásánál kell használni. A leletet adó geológiai réteg bejegyzésére szolgál (pl. hárshegyi homokkő, kiscelli agyag).
13. Megszerzés módja
14. Megszerzés ideje
15. Gyűjtő/feltáró
A 13–15. rovatok bejegyzéséről lásd a I. fejezetet.
16. Gyűjtés ideje
Ebbe a rovatba a tényleges begyűjtés lehető legpontosabb dátumát kell bejegyezni, ami eltérhet mind a muzeális intézmény által történt megszerzés, mind a leltárba vétel idejétől.
17. Átadó
18. Átadó adatai
19. Vételár*
20. Adattári szám
21. Leltározó
A 17–21. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
22. Meghatározó
A természettudományos szakanyagnál előfordul, hogy a meghatározást végző kutató más, mint a leltározó muzeológus. Ennek rögzítésére szolgál a rovat.
23. Őrzési hely/elhelyezés
24. Képi ábrázolás
25. Képi hivatkozás
26. Szakirodalom, hivatkozás
27. Restaurálás/preparálás
28. Státus*
29. Megjegyzések*
A 23–29. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
Az embertani (antropológiai) anyagnál kötelezően rögzítendő adatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
4. Megnevezés(ek)*
5. Darabszám*
6. Leírás*
7. Kor*
8. Állapot*
Az 1–8. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
9. Az embertani leletek részletezése
a) Életkor
b) Nem
c) Testmagasság
d) Anatómiai variációk
e) Kóros elváltozások
f) Típus
Az adatokat a hasonló tartalmú rovatok előírásainak értelemszerű figyelembevételével, a lehetőségek szerinti legnagyobb tudományos pontossággal kell kitölteni.
10. Lelőhely/gyűjtőhely
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
11. Sírszám
Az adatot a régészeti feltárás dokumentációjából kell átvenni.
12. Megszerzés módja
13. Megszerzés ideje
14. Gyűjtő/feltáró
15. Átadó
16. Átadó adatai
17. Vételár*
A 12–17. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
18. Adattári szám
E rovat általában a kapcsolatos régészeti feltárás dokumentációjának (intézményt is jelölő) jelzetét, illetve adattári számát tartalmazza.
19. Leltározó
20. Őrzési hely/elhelyezés
21. Képi ábrázolás
22. Képi hivatkozás
23. Szakirodalom, hivatkozás
24. Restaurálás/preparálás
25. Státus*
26. Megjegyzések*
A 19–26. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
A természettudományi anyag – sajátosságai miatt sok esetben nem kezelhető a jelen melléklet II/A. vagy II/B. alfejezetében leírtak szerint, egyedileg. (Pl. gerinctelenek, száraz állapotban őrzött virágos és virágtalan növények, növénymagvak, mikropaleontológiai anyag, mikroszkópi preparátumok stb. esetében.) Ilyenkor a jelen rendelet 6. §-ának, illetve 15. §-ának megfelelő szekrénykataszteri nyilvántartást kell választani. Amennyiben annak sem tartható be minden előírása (pl. a darabszám rögzítése), a miniszter egyedi szabályozást engedélyezhet.
Növénygyűjtemények szekrénykataszteri nyilvántartásánál a sorszámmal ellátott (vagy más módon megjelölt) köteget (fasciculust) kell alapegységül venni; így a tárolószekrény minden polcának vagy egységének külön lapja lehet.
Rovargyűjteményi nyilvántartásának alapja a rovardoboz.
A folyadékban tárolt alacsonyabb rendű állatok (rovarok, rákok, férgek stb.) gyűjteményeiben a tárolási egység a több fiolát tartalmazó gyűjteményi üveg. A változás a gyűjteményi üvegben lévő fiolák, illetve a fiolában tároltak számának változását jelenti.
A régészeti (benne a paleolit) szakanyag nyilvántartásba vételénél kötelezően rögzítendő adatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
A fenti két rovat bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
3. Leltári szám*
A melléklet I. fejezetében e pontnál írottakon kívül figyelembe kell venni, hogy egy tételszámon egy leletegyüttes anyaga leltározandó (pl. egy lelőhely teljes anyaga). Egy múzeumon (gyűjteményen) belül a leletegyüttes értelmezésének a tételszám használatánál egységesnek és következetesnek kell lennie.
4. Megnevezés(ek)*
5. Darabszám*
A 4–5. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
6. Leírás, használat/tartalom*
Az I. fejezetben írottakon túl: itt kell jelezni az egy leltári számon leltározott, eredetileg egységet képező, de több darabból álló tárgy összetételét is (pl. a gyöngysor 15 db karneol és 2 db kalcedon gyöngyből áll).
Paleolit régészeti szakanyag esetében, ha a tárgy típusa, funkciója a szakirodalomban nem közismert, meghatározása körül problémák mutatkoznak, e rovatban a tárgy analógiáit is fel kell tüntetni.
7. Kor*
8. A keletkezés/készítés helye
9. Készítő/alkotó
10. Anyag*
11. Technika*
A 7–11. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
12. Méretek, terjedelem*
Az I. fejezetben e pontnál leírtakhoz: a szabálytalan alakú régészeti cseréptöredékeknél a legnagyobb átmérőt kell mérni.
13. Állapot*
A feltáráskor, illetve múzeumba kerüléskor észlelt állapottól eltérés lehetséges a régészeti tárgyaknál természetes, a feltárás után, de még a bejegyzés előtt elvégzett restaurálás miatt. Ilyenkor mindkét állapot rögzíthető, pl. „15 töredékből összeállított és kiegészített edény”.
14. Lelőhely/gyűjtőhely
Ez a rovat több alrovatra/mezőre tagolódik:
a) A helység, illetve pontosabban meghatározott része. Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy külterületen a lelőhelyet körül kell írni (pl. a temetőtől délre, a községtől keletre), vagy földrajzi koordinátáit kell megadni!
b) Jellege: pl. telep, temető, egyéb.
c) Objektum, réteg: leletegyüttest alkotó ásatási anyag leltározásánál ezen alrovatba kell beírni a tárgyakkal kapcsolatos sírszámok, rétegek, rétegjelzések, egyéb összefüggések megjelölésére szolgáló adatokat (pl. 120. sír, II. ház).
Paleolit régészeti szakanyag esetében ezen alrovat/mező a leletet adó geológiai réteg bejegyzésére szolgál.
15. A megszerzés módja
16. A megszerzés ideje
17. Gyűjtő/feltáró
18. Átadó
19. Átadó adatai
20. Vételár*
21. Adattári szám
22. Leltározó
23. Őrzési hely/elhelyezés
24. Képi ábrázolás
25. Képi hivatkozás
26. Szakirodalom, hivatkozás
27. Restaurálás/preparálás
28. Státus*
29. Megjegyzések*
A 15–29. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
A régészeti állatcsontleletek nyilvántartásánál – a szakanyag sajátosságai miatt – az általános régészeti (és paleolit) leletanyagtól eltérő, alábbi adatokat kell rögzíteni, a következő szabályok szerint:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
Az 1–3. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
4. Faj*
Az állatfaj nevét – melytől a lelet származik – tudományos nevezéktani nevével kell e rovatban jelölni.
5. Darabszám*
Elsősorban csontvázak, illetve csontvázrészek dokumentálásánál használt rovat; a csontok darabszámára vonatkozik. Egyes csontok esetén a csonttöredékek nyilvántartására szolgál.
6. Megnevezés(ek)*
Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet.
7. Életkor és nem*
Kitöltése csak abban az esetben szükséges, amennyiben ezek az adatok a leletből megállapíthatóak.
8. Leírás*
Csontvázlelet esetében a csontváz rövid jellemzése; egyes csontok esetében azok tudományos igényű leírása. Egyebekben az első fejezetben írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni.
9. Méretek*
Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet. Egész csontváz esetében mérendő a marmagasság. Koponya esetében:
az alaphosszúság
tetőhossz
legnagyobb szélesség
homlokszélesség
koponya magassága
Hosszú csontok esetében: legnagyobb hosszúság
diaphysis legkisebb szélessége
10. Kor*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
11. Lelőhely/gyűjtőhely
Bejegyzéséről lásd a III/A. alfejezetben írottakat.
Ha az állatcsontlelet emberi sír mellékleteként került elő, e rovatba a sír régészeti megjelölését is át kell venni. Telepanyag esetében az előkerülés pontos helyét (szelvény, réteg, gödör, mélység) is be kell írni.
12. Állapot*
Bejegyzésének szabályai hasonlóak az I. fejezetben írottakhoz; kitöltésénél a lelet megtartására, sérüléseire vagy hiányaira, esetleges rendellenességeire vonatkozó megállapításokat kell jellemző, rövid kifejezésekkel bejegyezni (pl. égett, proximalis epiphysise sérült stb.).
13. A megszerzés módja
14. A megszerzés ideje
15. Gyűjtő/feltáró
A 13–15. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
16. Kapcsolódó régészeti anyag elhelyezése
Ha a lelet más régészeti tárgyak kíséretében került elő, e tárgyak őrzésének helyét kell megadni. Ez lehet a múzeum régészeti gyűjteménye, de lehet más intézmény is.
17. Régészeti feldolgozó neve
E rovat az előzőhöz kapcsolódik; a lelet egészét feltáró régészeti ásatást vezető, illetve az anyagot feldolgozó kutató neve. Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezet „Feltáró”, illetve „Leltározó” rovatainál írottakat.
18. Adattári szám
19. Leltározó
20. Őrzési hely/elhelyezés
21. Képi ábrázolás
22. Képi hivatkozás
23. Szakirodalom, hivatkozás
24. Restaurálás/preparálás
25. Státus*
26. Megjegyzések*
A 18–26. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
A régészeti anyag – sajátosságai miatt – bizonyos esetekben egyedileg nehezen kezelhető (pl. cseréptöredékek). Ilyenkor a jelen rendelet 6. §-a, valamint 15. §-a szerinti szekrénykataszteri nyilvántartást lehet választani.
A képzőművészeti szakanyag nyilvántartásánál – a műalkotásnak számító eredeti, művészi fényképek kivételével a kötelezően rögzítendő rovatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
Az 1–3. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
4. Megnevezés*
E rovatban a műalkotás „műfaját”, „jellegét” kell rögzíteni. Pl. festmény, szobor, sokszorosított grafika stb. Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad megnevezésként bejegyezni, amit azonban szabadszöveges kiegészítés követhet. E rovatban rövidítést használni tilos.
5. Készítő/alkotó*
Ez a rovat két részből/mezőből áll. Az elsőben – amennyiben ismert – a mű alkotójának teljes nevét s utána zárójelben születési és halálozási évét kell feljegyezni, pl. Munkácsy Mihály (1844–1900). Külföldi művész esetében nemzetiségét is fel kell tüntetni a zárójeles részben. Pl. L. Antonio Cane (1697–1768, olasz). Erre a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött személylistát kell használni. A lista nem csak természetes személyekből állhat: intézménynév vagy más „név típusú” összetevői is lehetnek (pl. XY műhelye).
Ha a művész/alkotó neve nem ismert, e tényt az első részben/mezőben „Ismeretlen művész/alkotó” formában kell bejegyezni.
A második részt/mezőt ismeretlen művész/alkotó esetén használjuk. Ebben legalább az iskola meghatározására kell törekedni, amelyhez a művész tartozott; esetleg az ország, város, tájegység megnevezésére, amelynek stílusjegyeit az alkotás viseli (pl. Rubensi iskola, németalföldi mester stb.). Metszeteknél a fenti második részben/mezőben annak a nevét kell beírni, akinek alkotása nyomán készült a metszet. Pl. az első részben/mezőben: Tyroler József (1823–1860); a második részben/mezőben: Barabás Miklós (1810–1898) festménye után.
6. A műtárgy címe*
A képzőművészeti alkotás eredeti vagy hagyományosan használt címét kell – idézőjelek között – feltüntetni (pl. „Majális”). Amennyiben az nem ismert, az alkotás témáját kell röviden beírni; ez esetben azonban az idézőjel elmarad (pl. Fiatal férfi mellképe).
7. Leírás*
Bejegyzésénél az I. fejezetben írottak értelemszerű figyelembevételén túl a műtárgy – lényeget kiemelő leírását kell megadni, a színeket, az alakokat stb. is megnevezve. Ha a képnek korabeli kerete van, a feljegyzésben erre is utalni kell. Az irodalomban már ismertetett sokszorosított művészeti alkotások esetében e rovatban elegendő az oeuvrekatalógusbeli számát feltüntetni.
8. Jelzet*
Ha a műtárgy jelzett, vagy egyéb felirat is látható rajta, a jelölés (szigno stb.) szövege és helye kerül ebbe a rovatba (pl. Jobbra lent: Barabás Miklós 1840).
9. Kor*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet. Ha a műtárgy datált, a rajta szereplő adatot kell rögzíteni.
10. A keletkezés/készítés helye*
11. Anyag*
12. Technika*
A 10–12. rovatok kitöltéséről lásd az I. fejezetet.
13. Méretek, terjedelem*
Bejegyzésénél – az I. fejezetben leírtak mellett – fontos az alábbiak figyelembevétele:
– Festményeknél a vakráma külső élei határozzák meg a kép méreteit. A vakrámára visszahajtott vászon nagyságát figyelmen kívül kell hagyni, kivéve azokat az eseteket, amikor a festés a vakráma külső élén túl is folytatódik. Ez esetekben és azoknál a festményeknél, amelyek nincsenek vakrámára feszítve, a befestett kép felületeit, nagyságát kell mérni. Ha a festmény a kerettel egybe van építve, a kerettel együtt kell mérni.
– Grafikáknál (csakúgy, mint a festményeknél) a kép teljes magasságát és szélességét kell mérni.
– Metszeteknél a lemez méreteit, ha ez nem lehetséges, a lap méreteit kell megadni.
– Litográfiánál a tükör méretet, rajzoknál a papírlap magasságát és szélességét kell mérni.
– Szobroknál a – kötelező – magassági adaton kívül lehetőleg a legnagyobb mélységet és szélességet is mérni kell; a szoborcsoportoknál mindhárom adat kötelező.
– Reliefeknél a magasság és a szélesség adatait kell megadni.
14. Állapot*
15. A megszerzés módja
16. A megszerzés ideje
17. Átadó
18. Átadó adatai
19. Vételár*
20. Adattári szám
21. Leltározó/feldolgozó
22. Őrzési hely/elhelyezés
A 14–22. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
23. Képi ábrázolás
Lásd az I. fejezetet. Ajánlott külön részletfotó(ka)t készíteni az aláírást, jelzést, szignót tartalmazó rész(ek)ről is.
24. Képi hivatkozás
25. Szakirodalom, hivatkozás
26. Restaurálás
27. Státus*
A 24–27. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
28. Megjegyzések*
Az I. fejezetben leírtakon túl ebben a rovatban kell feltüntetni, ha – kivételes esetben – két vagy több, minden tartalmi adatában megegyező műalkotás (pl. sokszorosított grafika, érem) kerül a gyűjteménybe, melyek azonos nyilvántartási számon szerepelnek.
Az iparművészeti szakanyag nyilvántartásánál kötelezően rögzítendő rovatok és bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
4. Megnevezés*
5. Darabszám*
Az 1–5. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
6. Leírás, használat/tartalom*
Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl kívánatos a tárgy alakjának, színének feltüntetése is. Ha a műtárgy jelzett, a jelölés (szignó stb.) szövege és helye szintén ebbe a rovatba kerül. Amennyiben a leírás logikája megkívánja, az „Anyag” és a „Technika” rovatok bejegyzéseit – az ottani beíráson kívül – összefüggéseiben itt is rögzíteni lehet. Például:
Diófa borítású emeletes szekrény tiszafa és jávorfa berakással, vésett sárgaréz veretekkel. Négy lapított pogácsalábon áll. Homloklapja hullámosan hajlított. Alsórésze három fiókos. Felső része négy esztergályozott lábon áll. Közepén ajtós fülke, az ajtón barokk vonalú berakás. Két oldalán 3–3 fiók. A fiókokon szalagos berakás, vésett, sárgaréz kulcslyuk-pajzsok, veretek.
Hat karélyos mellcsat, aranyozott ezüst. Középső részében szenteket ábrázoló szobrocskák. A karélyok mezőben áttört indás és alakos díszítményűek, elszórtan gyöngyös, ékköves és zománcos virágdíszekkel. Jelzése: T.B.
7. Kor*
8. A keletkezés/készítés helye*
9. Készítő/alkotó*
10. Anyag*
11. Technika*
12. Méretek, terjedelem*
13. Állapot*
14. Lelőhely/gyűjtőhely
15. A megszerzés módja
16. A megszerzés ideje
17. Gyűjtő/feltáró
18. Átadó
19. Átadó adatai
20. Vételár*
21. Adattári szám
22. Leltározó/feldolgozó
23. Őrzési hely/elhelyezés
24. Képi ábrázolás
25. Képi hivatkozás
26. Szakirodalom, hivatkozás
27. Restaurálás
28. Státus*
29. Megjegyzések*
A 7–29. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
A(z új- és legújabb kori) történeti muzeológiai gyűjtemények más szakágaknál viszonylag összetettebb anyaggal rendelkeznek, azok forrástípusaival átfedéseket mutathatnak – bár hasonló tárgyaikat történeti forrásértékük, történeti emlék-jellegük és nem néprajzi, ipar- vagy képzőművészeti, műszaki stb. értékeik miatt gyűjtik. Anyagukban számos történeti értékkel bíró (írott, nyomtatott, képi, egyéb) dokumentum is található; nem gyűjtik azonban a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény 2. § a)–d) pontjainak hatálya alá tartozó iratanyagot.
A nagyobb történeti múzeumok gyorsabban gyarapodó – anyagféleségük, forrástípusok alapján jól elhatárolható – gyűjteményeiket elkülöníthetik, bonthatják; így pl. tárgyi gyűjtemény – dokumentációs gyűjtemény; vagy: plakátgyűjtemény, röplapgyűjtemény, igazolvány- és oklevélgyűjtemény stb. Ezek a gyűjtemények ilyen esetben nyilvántartásukban is elkülönülnek, önálló részeket alkotnak.
E sokszínű történeti szakanyag nyilvántartásánál – az eredeti, történeti forrásértékű fényképek kivételével a kötelezően rögzítendő rovatok és bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
4. Megnevezés(ek)*
5. Darabszám*
Az 1–5. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
6. Leírás, használat/tartalom*
Az I. fejezetben írottakon túl: szöveges dokumentumok bejegyzésénél a tartalom rövid kivonatát (vagy legalább egy mondatos megnevezését) is közölni kell.
7. Kor*
8. A keletkezés/készítés helye*
9. Készítő/alkotó*
10. Használat helye(i)*
11. Használat ideje*
12. Anyag*
13. Technika*
14. Méretek, terjedelem*
15. Állapot*
16. Lelőhely/gyűjtőhely
17. A megszerzés módja
18. A megszerzés ideje
19. Gyűjtő/feltáró
20. Átadó
21. Átadó adatai
22. Vételár*
23. Adattári szám
24. Leltározó/feldolgozó
25. Őrzési hely/elhelyezés
26. Képi ábrázolás
27. Képi hivatkozás
28. Szakirodalom, hivatkozás
29. Restaurálás
30. Státus*
31. Megjegyzések*
A 7–31. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
A néprajzi szakanyag nyilvántartásánál kötelezően rögzítendő rovatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
4. Megnevezés(ek)*
5. Darabszám*
Az 1–5. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
6. Leírás, használat/tartalom*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy amennyiben a tárgy nemzetiségi eredetét meg lehet állapítani, lehetőleg ennek feltüntetésével kell kezdeni a leírást.
7. Kor*
8. A keletkezés/készítés helye*
A 7–8. rovat bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
9. Készítő/alkotó*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet. A második részben/mezőben arra is ki lehet térni, hogy a tárgy előállítója „alkalmi készítő”, „specialista” vagy „mester” stb.
10. Használat helye(i)*
11. Használat ideje*
12. Anyag*
13. Technika*
14. Méretek, terjedelem*
15. Állapot*
16. Lelőhely/gyűjtőhely
17. A megszerzés módja
18. A megszerzés ideje
19. Gyűjtő/feltáró
20. Átadó
21. Átadó adatai
22. Vételár*
23. Adattári szám
24. Leltározó/feldolgozó
25. Őrzési hely/elhelyezés
26. Képi ábrázolás
27. Képi hivatkozás
28. Szakirodalom, hivatkozás
29. Restaurálás/preparálás
30. Státus*
31. Megjegyzések*
A 10–31. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
A numizmatikai szakanyag (érmék, papírpénzek, értékpapírok, zsetonok, emlékérmek és plakettek, rendjelek és kitüntetések, jelvények stb.) nyilvántartásánál kötelező adatok/rovatok és bejegyzésük szabályai az alábbiak:
(Ásatás révén feltárt, a régészeti anyaggal összefüggő leletegyüttest alkotó numizmatikai tárgyakat elsősorban a régészeti szakanyagnál szereplő kötelező előírások szerint kell nyilvántartásba venni, és az ottani adatokkal együtt tárolni; feldolgozásuknál azonban ezen fejezet előírásait is figyelembe kell venni, és értelemszerűen felhasználni.)
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
Az 1–3. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
4. Megnevezés(ek)*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy a pénzjegyek fajtáin (pl. bankjegy) túl címletét, a rendjelek és kitüntetések fokozatát is ez a rovat tartalmazza.
5. Darabszám*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
6. Leírás, használat/tartalom*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy a publikált, meghatározott darabok leírásához a kibocsátó ország, illetve hatóság, a verdejegy és a szakirodalom pontos meghatározása is elegendő. Egyéb daraboknál részletes leírás kell, amely tartalmazza a felirat betűhív idézését, illetve az ábrázolások, jellemző jegyek részletezését. (Nem latin betűs feliratok esetében a betűhív idézés helyettesíthető a szabályoknak megfelelő átírással; azon túl törekedni kell a felirat pontos képi ábrázolására – a 26. rovatnak megfelelően.)
7. Kor*
8. A keletkezés/készítés helye*
9. Készítő/alkotó*
10. Használat helye(i)*
11. Használat ideje*
12. Anyag*
13. Technika*
A 7–13. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
14. Méretek, terjedelem*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy érméknél a legnagyobb átmérőt (változó átmérő esetében a legkisebbet is) adjuk meg, milliméterekben.
15. Állapot*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy leírásához használhatóak a szakirodalom „proof veret” („selyemfényű”), „verdefényes”, „banktiszta”, „kiváló”, „gyenge tartású” stb. kifejezései is. Ezek bejegyzésére az intézmény által épített, bővíthető, ellenőrzött tárgyszólistát kell alkalmazni.
16. Lelőhely/gyűjtőhely
17. A megszerzés módja
18. A megszerzés ideje
19. Gyűjtő/feltáró
20. Átadó
21. Átadó adatai
22. Vételár*
23. Adattári szám
24. Leltározó/feldolgozó
25. Őrzési hely/elhelyezés
A 16–25., majd a 27–31. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
26. Képi ábrázolás
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy a kétoldalas darabok mindkét oldaláról kötelező a képi ábrázolás.
27. Képi hivatkozás
28. Szakirodalom, hivatkozás
29. Restaurálás
30. Státus*
31. Megjegyzések*
A műszaki és technikatörténeti gyűjteményekben őrzött muzeális szakanyag a leltározás szempontjából két csoportra oszlik: tárgyi és dokumentációs anyagra.
A műszaki és technikatörténeti tárgyi anyag nyilvántartásánál kötelező rovatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
3. Leltári szám*
Az 1–3. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
4. Megnevezés(ek)*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben írottakat. A szabadszöveges részben – az esetleges népi elnevezés elé/helyett, zárójelben – fel lehet tüntetni a tárgy elfogadott, gyakori, de nem pontos szakirodalmi elnevezését is. Pl. porlasztó (karburátor); emelőrúd, „speiszer”.
5. Típusnév*
E rovatban az adott tárgyfajta (kereskedelemben is használt) típusjelölését kell rögzíteni. Példák: (televíziós készülék) Orion AT 505; (impulzus-generátor) EMG 1132; (Eötvös-Pekár rendszerű torziós inga) G2A.
6. Darabszám*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
7. Leírás, használat/tartalom*
Bejegyzésénél az I. fejezetben írottakon túl fontosak az alábbiak:
Kevésbé ismert tárgyaknál e rovatban kell rögzíteni a rendeltetésre, használatra utaló adatot is. PI. (Megnevezés: kézi tolókocsi, „lutya”), Bányában használt szállítóeszköz.
Ha a tárgy másodlagos rendeltetést tölt be, azt is itt kell rögzíteni. Pl. (Megnevezés: rétegvizsgáló röntgengép), Orvosi röntgenből átalakítva.
Amennyiben a tárgyon a gyártó jele, illetve gyártási száma (gépkocsinál motor- és alvázszáma) megtalálható, annak leírása kötelező. (A gyártási szám azonban nem tévesztendő össze a szabvány- vagy oltalomjelekkel, illetve számokkal: MOSZ, MSZ, DIN, Pat., Szab. stb. jelzésekkel és az ezeket követő számokkal – bár e rovatban azok is rögzíthetőek.)
8. Kor*
9. A keletkezés/készítés helye*
A 8–9. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
10. Készítő/alkotó*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy – amennyiben a következő mindkét adat ismert – e rovat első alrovatába a kivitelező, készítő (egyéni alkotó, műhely, üzem, gyár), míg másik alrovatába a (ritkábban ismert) tervező, feltaláló, szerző adatai kerülhetnek.
11. Használat helye(i)*
12. Használat ideje*
13. Anyag*
14. Technika*
A 11–14. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
15. Méretek, terjedelem*
E rovat általában több adatot tartalmaz. Minden esetben az „SI” rendszerbeli egységeket használjuk; egyéb (esetleg történeti: font, lat, rőf stb.) mértékegységek alkalmazására legfeljebb a leírás rovatban, magyarázó elemként kerülhet sor!
Először a legnagyobb stabil hosszméretet, illetve – amennyiben jellemzőek – a szélesség és a magasság méreteit kell megadni. Ezek meghatározásakor a műszaki tárgyak igen eltérő mérettartományai miatt általában „mm”, esetleg „m” mértékegységet kell használni, az adott iparágban használatos gyakorlat és az ott elfogadott mérettűrések figyelembevételével. Kisebb tárgyakat tolómércével, esetleg mikrométerrel kell mérni. A mérőhelyek megjelölésére szükség szerint vázlat készíthető.
Azonos alakú, formájú, funkciójú daraboknál mindig azonos helyeken kell a mérést végezni.
Funkcionálisan mozgatható részeknél a két szélső helyzeti méretet is ajánlott megadni.
A tárggyal összefüggő alap méreteit külön kell megadni.
Kerek, hengeres vagy gömb alakzatoknál átmérőt (is) mérünk.
Ez után a tárgy súlyát/tömegét lehet bejegyezni – a megfelelő, rövidített mértékegységgel. (A súlyadatok kitöltése csak abban az esetben kötelező, ha a lehetőségek ezt megengedik, és a súlynak jelentősége van az azonosításnál vagy az időközben beállott hiányosodás ellenőrzésénél.)
Végül egyéb jellemző műszaki adatokat (pl. teljesítmény, feszültség, modelleknél méretarány stb.) is bejegyezhetünk.
Minden méretadat három részből (számítógépes nyilvántartás esetén három mezőből) áll. Az első a mérés „dimenziójának” megnevezése (magasság, szélesség, hosszúság, talpátmérő, súly stb.); a második a méret számmértéke (legfeljebb két tizedesjegy pontosságig); a harmadik pedig a mértékegység megnevezése. Számítógépes nyilvántartás esetén a méretadatok (a mérési „dimenziók”) megnevezése, valamint a mértékegységek ellenőrzött, a gyűjtemény által épített, bővíthető (tárgyszó)listából választandóak – méretadatonként csak egyszeres választással.
16. Állapot*
A bejegyzés a nyilvántartásba vételkor tapasztalható állapotra vonatkozik. A rovat két részből/mezőből áll.
Az elsőben csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad használni. Ajánlott példák:
Ép, kifogástalan, működőképes.
Ép, kiállításra alkalmas, de működésképtelen.
Hibás, hiányos, de kiállítható.
Kisebb javítás/kiegészítés/felületvédelmi munkák után állítható ki.
Hiányos, nagyobb javításra szorul, csak ezután állítható ki.
Erősen rongálódott, igen hiányos, kiegészítése nehéz/nem lehetséges; kiállításra alkalmatlan.
A második részben, szabadszöveges formában/mezőben a hiány, sérülés stb. pontosabban meghatározható, leírható.
17. Műszaki jellemző*
E rovat bizonyos muzeológiai szempontú értékelést jelent. Bejegyzésekor csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad használni. Ajánlott példák:
Eredeti, egyedi tárgy: egy példányban készült (kísérleti, prototípus stb.), vagy relikvia-jellege (személyhez, szervezethez, eseményhez, helyhez kötöttsége) miatt egyedi darab.
Sorozatban készített, de ritka tárgy (nullszériás, kis példányszámban készült, illetve megmaradt darab).
Ismétlődő/több példányban meglévő darab; oktató célú modell.
Sorozatgyártásból származó, tömegesen előforduló, de fejlődéstörténeti, technológiai, formatervezési vagy egyéb szempontból érdekes darab.
Hiteles másolat, mérethelyes modell, rekonstrukció.
Makett.
18. Lelőhely/gyűjtőhely
19. A megszerzés módja
20. A megszerzés ideje
21. Gyűjtő/feltáró
22. Átadó
23. Átadó adatai
24. Vételár*
25. Adattári szám
26. Leltározó/feldolgozó
27. Őrzési hely/elhelyezés
28. Képi ábrázolás
29. Képi hivatkozás
30. Szakirodalom, hivatkozás
A 18–30. rovatokról lásd az I. fejezetet.
31. Restaurálás
Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl figyelembe kell venni, hogy a „restaurálás” itt gyakran a szükséges és kötelező karbantartást jelenti.
32. Státus*
33. Megjegyzések*
A 32–33. rovatokról lásd az I. fejezetet.
A műszaki és technikatörténeti jellegű dokumentációs anyag (tervrajzok, leírások stb. – kivéve az eredeti forrásértékű fényképeket) nyilvántartásának szabályai megegyeznek a történeti szakanyagéval. Kötelező rovatairól és bejegyzésük szabályairól lásd a VI. fejezetet.
A jellegénél, sajátosságainál fogva egyedileg nem, vagy csak nehezen nyilvántartható, a gyűjteménybe esetleg tömegesen bekerült műszaki és technikatörténeti anyagot (pl. gépelemeket, alkatrészeket, mikroelektronikai termékeket stb.) szekrénykataszterben lehet nyilvántartani. Ebben az esetben a jelen rendelet 6. §-ában, illetve 15. §-ában meghatározottak szerint kell eljárni.
Az önálló irodalomtörténeti gyűjtemények szakanyaga nyilvántartás szempontjából három csoportra oszlik:
A) tárgyi és dokumentumgyűjtemény,
B) (eredeti forrásértékű) kéziratgyűjtemény,
C) irodalomtörténeti könyvgyűjtemény/könyvtár.
Az irodalomtörténeti értékű levelezés a nyilvántartás szempontjából szerzői kéziratanyagnak minősül.
Az irodalomtörténeti tárgyi és dokumentum anyag nyilvántartása – a kéziratok, a könyvek és az eredeti forrásértékű fényképek kivételével – a VI. fejezetben leírt módon történik; a rovatok és bejegyzésük szabályai megegyeznek az ott meghatározottakkal.
A kéziratanyag nyilvántartásánál a kötelező rovatok és bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
Az 1–2. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
3. Leltári szám*
Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl figyelembe kell venni, hogy e szakterületen az összetartozó darabok egységének jelzésére egy tételszámon való leltározásuk különösen indokolt. Így célszerű leltározni pl. ugyanazon szerzőnek egy helyről, egy időben bekerült azonos műfajú műveit. Ilyen esetekben a kézirat(ok)hoz közvetlenül kapcsolódó melléklet(ek)et – pl. a levelekhez tartozó borítékokat – a sorszám után negyedik egységként külön kell jelezni.
4. Megnevezés(ek)*
Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet azzal, hogy itt a kézirat jellegét kell rögzíteni. Példák: saját kezű (autográf) fogalmazvány, gépirat saját kezű javításokkal, idegen kézírás saját kezű aláírással.
5. Leírás, tartalom*
Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl mindenképpen ki kell térni a kézirat(os mű) címére, műfajára, idegennyelvűség esetében nyelvére is.
A címet betűhíven, eredeti helyesírással kell átmásolni. (Nem latin betűs feliratok esetében a betűhív idézés helyettesíthető a szabályoknak megfelelő átírással.) Ha a kézirat cím nélküli, de kiadásokból ismert a cím, akkor ezt zárójelek közé téve kell bejegyezni. Verseknél, amelyeknek nincs címe, a kezdősort kell cím gyanánt feltüntetni. Cím nélküli kolligátumok, kéziratgyűjtemények, töredékes művek, feljegyzések, folyamodványok stb. esetében a kéziratok tartalmának megfelelő megjelölést kell adni; pl. Mikszáth önéletrajzi jegyzetei.
A műfajt a cím után közvetlenül, zárójelben írva kell megadni, pl. (novella), (dráma-töredék), (vers) stb.
E rovatban kell feltüntetni, ha a kézirat cenzúrázott, bélyegzést tartalmaz stb. Amennyiben a kézirat keltétől lényegesen eltér a mű (egészének) keletkezési ideje, azt is rögzíteni kell.
A nyelv megjelölése csak idegen nyelvű, vagy ilyen részleteket is tartalmazó kéziratnál szükséges. Hagyományos nyilvántartásnál erre is ebben a rovatban kell sort keríteni; számítógépes nyilvántartás esetében erre külön mezőt kell biztosítani. A(z idegen) nyelv feltüntetése minden esetben csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakkal lehetséges.
A kézirat vegyes nyelvűsége esetén: „részben orosz, részben francia és német” stb. a helyes bejegyzés.
6. Kor*
7. A keletkezés/készítés helye*
8. Készítő/alkotó*
A 6–8. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet azzal, hogy a mű korát, a keletkezés/készítés helyét, valamint a készítő/alkotó nevét – amennyiben a mai írásmódtól eltérően szerepel a kéziraton – betűhíven másolt szöveggel is kell rögzíteni a „Leírás, használat/tartalom” rovatban. Pl. Ápril 11-én 847., Pesten.
9. Anyag
10. Technika*
11. Méretek, terjedelem*
12. Állapot*
13. Lelőhely/gyűjtőhely
14. A megszerzés módja
15. A megszerzés ideje
16. Gyűjtő/feltáró
17. Átadó
18. Átadó adatai
19. Vételár*
20. Adattári szám
21. Leltározó/feldolgozó
22. Őrzési hely/elhelyezés
23. Képi ábrázolás
24. Képi hivatkozás
25. Szakirodalom, hivatkozás
26. Restaurálás
27. Státus*
28. Megjegyzések*
A 9–28. rovatok kitöltéséről lásd az I. fejezetet.
Az irodalomtörténeti értékű könyvanyag nyilvántartásáról lásd a rendelet 5. § (4) bekezdését.
Az önálló színháztörténeti gyűjtemények tárgyi és dokumentum anyagának nyilvántartása – a muzeális értékű könyvek, folyóiratok és az eredeti forrásértékű fényképek kivételével – a VI. fejezetben leírt módon történik; a kötelező rovatok és bejegyzésük szabályai megegyeznek az ott meghatározottakkal.
A néprajzi, a történeti, az irodalom- vagy színháztörténeti, a képzőművészeti, valamint a műszaki és technikatörténeti gyűjtemények egyaránt tartalmaz(hat)nak eredeti – saját tudományos, illetve művészi-esztétikai szempontjaik szerint tanulmányozható és bemutatható – forrásértékű fényképfelvételeket, amelyeket az adattári jellegű (a feldolgozást, megőrzést, bemutatást segítő, kiegészítő) fotóktól elkülönítve kell kezelni és nyilvántartani.
Az egyedileg nyilvántartott fényképanyagnál kötelezően rögzítendő adatok, illetve a rovatok bejegyzésének szabályai a következőek:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
Az 1–2. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
3. Leltári szám*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben írottakat, kiegészítve a következőkkel:
Az egyes felvételeket (lemezeket, filmkockákat) külön számon kell bejegyezni, még akkor is, ha tárolásuk szétvágatlan csíkokban történik. Ez alól kivétel a kettős sztereófelvétel, melyet egy tételként kell nyilvántartásba venni. A leltári számot a pozitív képek hátoldalán, negatívnál annak szélén kell feltüntetni oly módon, hogy másolásnál vagy nagyításnál lehetőleg ne látszódjon.
4. Megnevezés, technika*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben írottakat.
Példák az első részben/mezőben történő helyes bejegyzésre: fekete-fehér pozitív nagyítás, ferrotípia, színes diapozitív, fekete-fehér sztereo-negatív, eredeti színes negatív, vintázs-kópia (a felvétellel egyidőben készült, a fényképező által hitelesített példány) stb.
5. Darabszám*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
6. A felvétel tárgya, témája*
A felvételen látható személyek, esemény, helyszín stb. meghatározása, illetve rövid leírása kerül a rovatba.
7. A felvétel ideje*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben a „Kor” rovatnál írottakat azzal, hogy legalább évtizedes pontossággal kell meghatározni.
8. A keletkezés/készítés helye*
9. Készítő/alkotó*
10. Anyag*
A 8–10. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
11. Méretek, terjedelem*
Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl az alábbiakat kell figyelembe venni:
Amennyiben a film, illetve lemez, papírkép stb. a szabványmérettől nem, vagy csak minimálisan tér el, a megfelelő szabványméretet lehet feljegyezni.
Olyan fotográfiáknál, amelyek hozzájuk szorosan tartozó, velük műtárgyi egységet képező, esetleg díszített, vagy a fényképész adatait, szignóját tartalmazó paszpartura kasírozottak (esetleg keretezettek), a paszpartu (keret) méreteit is fel kell tüntetni.
Amennyiben a szakirodalom más, a jellemző méretre utaló elnevezéseket is használ, azokat is e rovatba lehet bejegyezni (számítógépes nyilvántartás esetén külön tárgyszólistába felvenni). Pl. kisfilm, vizitkártya, kabinetportré.
12. Állapot*
13. Lelőhely/gyűjtőhely
14. A megszerzés módja
15. A megszerzés ideje
16. Gyűjtő/feltáró
17. Átadó
18. Átadó adatai
19. Vételár*
A 12–19. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
20. Másolat*
Amennyiben egy felvételnek a pozitívja került a gyűjteménybe, az arról ott készített és őrzött „repro” negatív száma/jelzete – esetleg mérete – kerül a rovatba. Ha a negatív került a gyűjteménybe, az arról készített pozitív másolatra, illetve nagyításra az eredeti negatív leltári száma kerül, amelyet a kép hátlapjára, puha ceruzával kell feljegyezni. A másolat/nagyítás meglétét a negatív nyilvántartásában, szintén e rovatban kell jelezni.
21. Adattári szám
22. Leltározó/feldolgozó
23. Őrzési hely/elhelyezés
24. Képi ábrázolás
25. Szakirodalom, hivatkozás
26. Restaurálás
27. Státus*
28. Megjegyzések*
A 21–28. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
Eredeti néprajzi, történeti, művészeti stb. forrásértékkel bíró fényképek egyes intézményektől (MTI, sajtó, megszűnt vállalatok stb.) vagy magánszemélyektől (pl. riporterek) történt tömeges átvétele esetén előfordul, hogy az anyag nem kezelhető egyedileg. Ilyenkor a jelen rendelet 6. §-a, illetve 15. §-a szerinti szekrénykataszteri nyilvántartást lehet választani.
A muzeális intézmények adattáraiban őrzött anyag nyilvántartás szempontjából két funkcionális csoportra osztható:
A) adattári jelentések, feljegyzések, egyéb (írott, rajzos stb.) dokumentumok, kiállítási tématervek és forgatókönyvek, vendégkönyvek stb. – hagyományos vagy elektronikus hordozókon;
B) adattári témájú fényképek, illetve más technikájú képi ábrázolások.
Az A) pont alatt meghatározott adattári dokumentáció nyilvántartásánál kötelező rovatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
2. Adattári szám*
Az adattári szám az adattári egység leltári száma. Az „Ad/” jelcsoportból és az ezt követő, egymáshoz kötőjellel kapcsolódó két számcsoportból áll. Utóbbiak közül az első a sorszám, amely 1-től kezdve mindvégig folyamatosan növekszik, növekedését a leltárkönyv kötelező év végi lezárása sem befolyásolja. A második számcsoport a leltározás teljes évszáma. Például: Ad/135–2002. (Amennyiben ez az év végi utolsó adattári egység száma, a következő év az Ad/136–2003. jelzéssel kezdődik.)
Ha az intézményben több, szakágakhoz kapcsolódó adattár működik, az adattári szám első jelcsoportja a megfelelő szakági adattár jelölését is tartalmazza. Pl. RAd/-régészeti adattár, NAd/-néprajzi adattár stb. (Ez esetben a nyilvántartás „Szakág” rovatát értelemszerűen el lehet hagyni!)
Egy adattári szám alatt kell beleltározni az eszmeileg, tartalmilag összekapcsolódó anyagot, illetve a származását, bekerülését tekintve egy gyűjtésből, ásatásból származó dokumentációt. (Pl. egy régészeti ásatás teljes kéziratos és rajzanyagát, az ásatási naplót, a térképet, a vázlatot stb.; néprajzi anyag esetében: a gyűjtésről készült jelentést, az ehhez tartozó esetleges rajzvázlatokat, vagy a néhány darabot kitevő helyszíni fénykép- vagy más technikájú, elektronikus felvételeket, a dallamfüzetet, az ajándékba kapott/gyűjtött/vásárolt tárgyak jegyzékét stb.)
Az egy adattári egységben, együtt leltározott különálló lapok/db-ok mindegyikére ismétlődően fel kell írni ugyanazt az adattári számot, és az egyes lapokat/db-okat oldalszámmal kell ellátni.
A későbbiekben az ugyanazon adatközlőtől vagy helyről származó, az előzővel megegyező vagy azzal összefüggő témát érintő adattári anyagot az eredeti adattári alapegységhez lehet illeszteni, jelezve ezt a tényt a „Megjegyzések” rovatban.
Az adattári számnak a nyilvántartásba vett darabon történő elhelyezésére a leltári számokkal megegyező szabályok vonatkoznak.
3. Szakág
Az eredeti muzeális anyag határozza meg, amelyre az adattári egység vonatkozik. Egyetlen szakág anyagát felölelő adattárban, illetve egyetlen szakág gyűjteményeiből álló intézményeknél e rovat használata nem kötelező.
Az illető muzeológiai szakágat, illetve tudományszakot félre nem érthető rövidített jelzéssel is megnevezhetjük (népr. = néprajz, tört. = történeti muzeológia, rég. = régészet, term.tud. = természettudományi muzeológia, műsz. = műszaki és technikatörténeti muzeológia stb.).
A szakág megnevezése kiegészíthető pl. a „közm(űvelődés)”, „múz(eum)tört(éneti anyag)” vagy más jelzővel egy közművelődési rendezvény, kiállítás stb. adattári anyaga esetében; illetve: ezek a jelzések önmagukban, önállóan is szerepelhetnek a rovatban.
E megnevezéseket csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött tárgyszólistából szabad választani.
4. Megnevezés*
E rovatban a leltározásra kerülő tétel/egység „műfaját” kell megnevezni: gyűjtési jelentés, ásatási dokumentáció, visszaemlékezés, pályázat, meg nem jelent kézirat stb.
Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad megnevezésként bejegyezni. Rövidítést használni tilos.
5. Technika*
E rovatban a tétel részeit külön is jelezni kell. Példák: kézírás és fekete-fehér pozitív papírképek; gépirat és kottalejegyzés stb. Elektronikus adathordozón lévő anyag esetén e rovatba az elektronikus hordozó minél pontosabb adatait is be kell jegyezni: Sony hangkazetta, VHS rendszerű képmagnó (video) kazetta, CD–ROM, hajlékony lemez (floppy) stb.
6. Tudományos tartalom*
Ez a rovat három részből/mezőből áll, amelyek közül azonban csak az első használata kötelező minden esetben.
a) Téma*
Ebben az alrovatban a leltározásra kerülő tétel/egység témáját, tudományos tartalmát kell röviden, szabatosan megjelölni. Példák: madártani megfigyelések a Kis-Balatonon; Dálnoki Miklós Béla volt miniszterelnökre vonatkozó gyűjtés dokumentációja; az Országos Honismereti Pályázaton I. díjat nyert kézirat stb.
b) Hely*
Ez az alrovat/mező – amennyiben az első alrovat mellett szükséges – annak a helynek a megnevezését tartalmazza, amelyre a leltári tétel tudományos témája – azaz az eredeti muzeális anyag – vonatkozik, illetve amellyel tartalmilag összefügg. (Ez nem szükségszerűen esik egybe a múzeumi célú átvétel – azaz a gyűjtés – helyével.) Bejegyzésénél az I. fejezet „A keletkezés/készítés helye” rovatnál írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni.
c) Idő*
Ez az alrovat/mező – amelynek kitöltésére ugyancsak akkor van szükség, ha azt az első alrovatban írottak igénylik – szintén a fenti tudományos témára, muzeális anyagra, azok korára vonatkozik: minél pontosabban meghatározható időpontot, illetve időtartamot jelent. Bejegyzésénél az I. fejezet „Kor” rovatánál írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni.
7. Lelőhely/gyűjtőhely*
A gyűjtés, feltárás, megszerzés, adattári célú elektronikus felvétel helye. Kitöltésénél az első fejezetben e rovatnál írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni.
8. Gyűjtő/feltáró
Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet. Elektronikus adathordozók esetén a XIII/B. alfejezet 9. pontjában írottakat kell figyelembe venni.
9. Adatközlő/szerző/átadó
10. Adatközlő/szerző/átadó adatai
A 9–10. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
11. A tételhez tartozó melléklet(ek)*
Melléklet lehet pl. az adattári jelentéshez tartozó elektronikus adathordozó, nagyobb mennyiségű rajz, térkép, fényképanyag, amennyiben azokat célszerű külön dossziéban/egységben tárolni. Ha az eredeti adattári egység későbbi gyűjtések kapcsán jelentős mennyiséggel gyarapszik – e tényt az eredeti egység „Megjegyzések” rovatában feltüntetve – az új anyag is szerepelhet külön, csatolt mellékletként.
12. Terjedelem/összetétel*
Az adattári egységhez tartozó anyag(részek) – beleértve a mellékleteket is – összegzett darab- vagy lap- stb. számát értjük alatta. Pl. 32 lap; 1 lap+2 újságkivágat és 3 db videokazetta.
(Későbbi gyarapodás utólagos rögzítését a „Megjegyzések” rovatban is jelezni kell.)
13. Leltározó
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
14. Státusz*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben e rovatnál írottakat, azzal a különbséggel, hogy „törlés” adattári egységnél nem fordulhat elő, nem engedélyezhető.
15. Megjegyzések*
A tétel későbbi gyarapodásainak jelzésén túl e rovatba kerülhet: az igen ritkán előforduló, kifejezetten az adattári gyűjtemény számára történt vásárlás, csere, hivatalos átadás vagy ajándék tényének (és a vételárnak) a rögzítése; vagy: amennyiben egy elektronikus adathordozón lévő anyag rögzítési ideje fontos és eltér a „Tudományos tartalom” „Idő” alrovatában szereplőtől stb.
A B) pont alatt meghatározott adattári fényképek vagy más technikájú képi ábrázolások, felvételek (elsősorban a mennyiségüknél vagy témájuknál fogva az írott adattári jelentések határain már túlmutató tárgy/kartonfotók, kiállítási biztonsági fotók, megnyitókon, közművelődési rendezvényeken készült fénykép-, videofelvételek stb.) nyilvántartásánál a kötelező rovatok és bejegyzésük szabályai a következők:
1. Az intézmény neve
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
2. Adattári szám*
Az adattári szám képzése megfelel a XIII/A. alfejezetben erről írottaknak, azzal, hogy a jelcsoport ebben a gyűjteményben: „Adf/”. (Pl. Adf/135–2001.)
Az eredeti, tudományos forrásértékű anyagoktól eltérően egy adattári szám alatt lehet beleltározni több, eszmeileg, tartalmilag összekapcsolódó felvételt, illetve a származását, bekerülését tekintve egy helyről, egy időből származó darabot. Több felvétel (fényképeknél szétvágatlan csíkban vagy külön-külön őrizve is) egy adattári számon történő leltározása esetén ezt – a „Darabszám” rovatban értelemszerűen jelezni kell. Az egy adattári számra leltározott, különálló felvételek mindegyikére ismétlődően fel kell írni ugyanazt a számot (a szétvágatlan fényképcsíkok felvételeinél ez szintén megtehető).
3. Darabszám*
Egy darab esetében is ki kell tölteni. Szétvágatlan fényképcsík esetében a felvételek számát, összefüggő elektronikus felvételek esetén a hordozók számát jelenti.
4. Szakág
Bejegyzéséről lásd a XIII/A. alfejezetet.
5. Megnevezés
A rovat rövid, tömör, akár egyszavas meghatározást tartalmaz. Példák: tárgyfotó, biztonsági fotó, megnyitón készült felvételek stb.
Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad megnevezésként a tárgyhoz rendelni (amit esetleg szabadszöveges kiegészítés követhet). E rovatban rövidítést használni tilos.
6. A felvétel témája*
Ez rövid, tömör leírás: az István Gimnázium jelvénye; a „Magyarország ásványai” kiállítás megnyitója stb. E meghatározásoknál a szakmában használt, köznyelvi elnevezést kell feljegyezni; az esetleges népi elnevezést – pl. eredeti lelőhelyen fényképezett tárgynál vagy jelenetnél, folyamatnál – kettőspont után, idézőjelek között lehet beírni. Pl. szalmakosár: „zsombor”; bújócska játék: „kumós” stb.
Régészeti ásatáson készült felvételnél, azonkívül, hogy mit ábrázol a kép, az ásatás meghatározó megjelölését is adni kell (pl. 18. sír nyugati fala stb.).
Képző- és iparművészeti tárgyak fotóinál a műtárgy alkotója, illetve egy-egy meghatározó ismérve is feltüntetendő. Pl. Nagy István: Domboldal című festménye; Víztál, áttört peremmel és kiöntővel.
7. A felvétel helye
8. A felvétel ideje
A múzeumban készült tárgyfotóknál, kiállítások biztonsági felvételeinél e rovatokat nem kötelező bejegyezni. A lelőhelyeken fényképezett tárgyaknál és más helyszíni felvételeknél a „Felvétel helye” rovat bejegyzésére az I. fejezetben a Keletkezés/készítés helye rovatról írottak a mérvadóak; a „Felvétel ideje” rovatot a lehető legpontosabban – év, hó, nap – kell kitölteni.
9. A felvétel készítője
A készítő (fényképész) – a gyűjtemény által épített, ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott – neve; mellé egyes esetekben bekerülhet a felvétel témáját kiválasztó, a felvételhez a szakmai szempontokat megjelölő szakember neve is.
10. Technika
Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad használni, amit azonban szabadszöveges kiegészítés követhet.
Példák a felvétel technikájára: ff (fekete-fehér) negatív, ff pozitív papírkép, színes pozitív másolat, nagyítás, diapozitív stb. Egy adattári számon szerepelhet adattári jellegű felvétel negatívja és a belőle készült nagyítás is; ez esetben mindkét technikát meg kell nevezni. Elektronikus adathordozó esetén annak minél pontosabb adatait kell bejegyezni: VHS rendszerű képmagnó (videó) kazetta, CD–ROM stb.
11. Méretek, terjedelem
Bejegyzésénél az I. fejezetben írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni. Amennyiben egy fénykép a szabvány mérettől nem, vagy csak minimálisan tér el, a szabvány méretet lehet bejegyezni. Ha egy adattári számon szerepel a negatív és a róla készült nagyítás is, mindkettő méreteit közölni kell.
12. Gyűjtemény és leltári szám*
Csak a múzeum törzsgyűjteményében nyilvántartott (esetleg letétként őrzött) tárgyakról készült fotók esetében kitöltendő rovat. Két részből/mezőből áll. Az elsőben a fényképezett tárgyat őrző gyűjtemény nevét – akár rövidítve – a gyűjtemény által épített, ellenőrzött tárgyszólistából kell megadni/kiválasztani; a másodikba a fényképezett tárgy leltári száma kerül.
13. Kapcsolódó adattári szám
A felvétel témájára/tárgyára vonatkozó, ahhoz kapcsolódó vagy azzal összefüggő, meghatározását/kiértékelését elősegítő esetleges másik adattári egység(ek) adattári száma kerül a rovatba.
14. Leltározó
15. Státus*
16. Megjegyzések*
A 14–16. rovatok bejegyzéséről lásd értelemszerűen az I. fejezetet. Az ott írottakon túl e rovatban kell jelezni az igen ritkán előforduló, kifejezetten az adattári gyűjtemény számára történt vásárlás, csere, hivatalos átadás vagy ajándék tényét (és a vételárat), valamint az átadó nevét és adatait – szintén az I. fejezetben írottak figyelembevételével.
*
Az adattárban őrzött anyagokról (tartozzanak a nyilvántartás szempontjából a fenti két csoport bármelyikébe, a hagyományos nyilvántartás esetén sem kötelező leírókartont készíteni; a mutatórendszer(eke)t azonban – az anyag áttekinthetősége, kutathatósága érdekében – hagyományos nyilvántartás esetén kötelező elkészíteni.
A szakmutatózás rendszerét (tematikus, kronológikus, topográfiai, szakágak, „műfajok” szerint stb.) és előállításuk módját a muzeális intézmények – gyűjteményeik adottságait, valamint a kezelés gyakorlati szükségleteit figyelembe véve – maguk állapítják meg. Kívánatos, hogy e tekintetben a szakág szerinti illetékes országos múzeumhoz igazodjanak. Az alapvető cél azonban az, hogy a rendszer(ek) segítségével olyan eszközt kapjanak a muzeológusok és a külső kutatók, amely lehetővé teszi a gyűjtemények anyagának áttekintését, tudományos vagy közművelődési célú kutatását.
A muzeális intézmények gyűjteményeiben nem eredeti, nem teljes tudományos forrásértékkel bíró (és nem adattári jellegű) tárgyak és dokumentumok őrzése is megengedett: pl. kiállítási vagy közművelődési célú, illetve ott használható, hiteles források alapján elkészített másolatok, makettek, mulázsok, berendezések és eszközök stb. Az ilyen segéd- és technikai eszközök jelentős (pénz)értéket is képvisel(het)nek; nyilvántartásuk kötelező. A bejegyzésüknél használt adatok/rovatok, illetve ezek rögzítésének szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
2. Leltári szám*
A segéd- és technikai eszközöknél a leltári szám az „S/” betűjelzésből és az azt követő, egymáshoz kötőjellel („választójellel”) kapcsolódó két számcsoportból áll. Utóbbiak közül az első a sorszám, amely 1-től kezdve mindvégig folyamatosan növekszik, növekedését a leltárkönyv kötelező év végi lezárása sem befolyásolja. A második számcsoport a leltározás teljes évszáma. Például: S/139–2002. (Amennyiben ez az év végi utolsó tétel száma, a következő év az S/140–2003. jelzéssel kezdődik.)
A nyilvántartásba vételnek haladéktalanul követnie kell a tárgy megszerzését.
A leltári számnak a leltárba vett darabon történő elhelyezésére az I. fejezetben e rovatnál írott szabályok vonatkoznak.
3. Megnevezés(ek)*
4. Darabszám*
A 3–4. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
5. Leírás, tartalom*
Bejegyzéséről lásd az I. fejezet e rovatából értelemszerűen alkalmazható részeket. Másolatok, makettek, grafikonok vagy térképek esetében a készítés adatainak forrását is meg kell jelölni.
6. Kor*
7. A keletkezés/készítés helye*
8. Készítő/alkotó*
9. Anyag*
10. Technika*
11. Méretek, terjedelem*
12. Állapot*
13. A megszerzés módja
14. Gyűjtő/feltáró
15. Átadó
16. Átadó adatai
17. Vételár*
18. Leltározó
19. Őrzési hely/elhelyezés
20. Képi ábrázolás
21. Képi hivatkozás
22. Státus*
23. Megjegyzések*
A 6–23. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
*
A kiállítási segéd- és technikai eszközökről hagyományos nyilvántartás esetén sem kötelező sem leírókartont, sem mutató/utaló(karton)-rendszert készíteni. Nagyobb mennyiség esetében azonban ez utóbbi – az áttekinthetőség, kutathatóság érdekében – ajánlott. Paramétereit – a gyűjtemény adottságai, valamint a kezelés gyakorlati szükségletei alapján – maga a muzeális intézmény állapítja meg.
A jelen rendelet 4. §-ának és 13. §-ának (1) bekezdésében meghatározott kulturális javakról nyilvántartásba vételük során kötelezően rögzítendő adatok, illetve a bejegyzés szabályai a következők:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
Az 1–2. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
3. Gyarapodási szám*
A gyarapodási szám a beérkezett, részletes feldolgozás előtt álló tétel/darab nyilvántartási száma. „Gy/”, „Gyn/” vagy „Gy.sz./” jelcsoportból (gyarapodás, gyarapodási napló, gyarapodási szám rövidítésből) és egy – folyamatosan növekvő – tételszámból áll. (Pl. Gy/1., Gy/2., Gy/3. vagy: Gyn/1., Gyn/2. vagy Gysz/1., Gysz/2.) A jelcsoportot úgy kell képezni, hogy eltérjen az intézményben korábban használt hasonló jelölésektől, hogy ne fordulhasson elő a korábban nyilvántartásban használt gyarapodási számok ismétlődése. Amennyiben ezt a betűk segítségével nem lehetne elérni, a számozásban a korábbiakat kell folytatni, és nem (1-től) újrakezdeni.
A gyarapodási számot a nyilvántartásba vett darabon (vagy csomagolásán, tárolóján) is fel kell tüntetni, de oly módon, hogy az a végleges leltározáskor eltávolítható legyen. A gyarapodási számot a gyűjteménybe került anyag addig viseli, amíg végleges (szak)leltárkönyvi számot nem kap.
4. Megnevezés*
Bejegyzésénél a lehetőségek szerint az I. fejezetben e rovatnál írottak szerint kell eljárni, de mindenképpen törekedni kell a biztos azonosításhoz szükséges pontosságra, részletezettségre. Ennek érdekében, ha szükséges, ki lehet térni a tétel/darab anyagára, korára, megmunkálási technikájára, készítőjére vagy a készítés helyére, egy-egy szavas leírására, méretére, állapotára stb.
5. Darabszám/mennyiség/terjedelem*
6. Lelőhely/gyűjtőhely
7. A megszerzés módja
Az 5–7. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
8. A megszerzés ideje
A muzeális intézmény birtokába kerülés, illetve a gyűjteménybe érkezés napra pontos dátuma.
9. Gyűjtő/feltáró
10. Átadó
11. Átadó adatai
12. Vételár*
13. Adattári szám
A 9–13. rovatok bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet.
14. Leltározó
A bejegyzést végző, annak tartalmáért felelős muzeológus – ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott – neve. (Csak egyszeres választás lehetséges.) Hagyományos nyilvántartás esetén e rovatban a muzeológus saját kezű aláírása szerepel; számítógépes nyilvántartás esetén a muzeológus a leltárkönyvi formában történt kinyomtatás után igazolja aláírásával a bejegyzések valódiságát, helyességét. Amennyiben a számítógépes rendszer biztosítja a bejegyzést végző muzeológus azonosíthatóságát, a saját kezű aláírás az év végi zárás szövegében is elegendő.
15. Befogadó gyűjtemény(ek)
16. Végleges leltári szám(ok)*
A 15–16. rovatokat az elsődleges muzeológiai feldolgozás nyomán, a megfelelő gyűjteménybe sorolás és a (szak)leltárkönyvbe történt felvétel alapján kell bejegyezni.
A gyűjteményt/szervezeti egységet az intézményen belül kialakított nevével (az intézmény által meghatározott, betűkből és/vagy számokból álló kódjával) kell jelölni. Erre az intézmény által épített, ellenőrzött, kötött tárgyszólistát kell használni.
17. Átvevő(k)
A befogadó gyűjteményért felelős muzeológus – ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott – neve. (Csak egyszeres választás lehetséges.) Hagyományos nyilvántartás esetén e rovatban a muzeológus saját kezű aláírása szerepel; számítógépes nyilvántartás esetén a muzeológus a leltárkönyvi formában történt kinyomtatás után igazolja aláírásával a bejegyzések valódiságát, helyességét. Amennyiben a számítógépes rendszer biztosítja a bejegyzést végző muzeológus azonosíthatóságát, a saját kezű aláírás az év végi zárás szövegében is elegendő.
18. Megjegyzések*
E rovat olyan bejegyzésekre használható, amelyekre az előbb felsoroltak egyike sem nyújt lehetőséget. Amennyiben a gyarapodási naplóban nyilvántartásba vett kulturális javak későbbi, elsődleges muzeológiai feldolgozása során tudományos szempontú válogatásra, szelektálásra került sor, azt is itt kell bejegyezni, kitérve a szelektálás tényére, okára, a jelentősebb tételeknél pedig a kötelezően felvett jegyzőkönyv számára is. [A tudományos szempontú válogatás/szelektálás műveletét kizárólag a jelen rendelet 22. § (1) bekezdésében meghatározott muzeológus végezheti!]
Amennyiben a megszerzéskor az átadóval az intézmény a kutatást vagy más feltételt szabályozó szerződést/megállapodást kötött, azt e rovatban feltétlenül rögzíteni kell!
A jelen rendelet 7. §-ának és 16. §-ának (1) bekezdésében meghatározott kulturális javakról nyilvántartásba vételük során kötelezően rögzítendő adatok, illetve azok bejegyzésének szabályai az alábbiak:
1. Az intézmény neve
2. Szervezeti egység/gyűjtemény
Az 1–2. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
3. Sorszám*
A sorszám „D/” (duplumnapló) jelcsoportból, majd egy – 1-től kezdve folyamatosan növekvő – természetes számból áll, pl. D/1., D/2., D/3. stb.
4. Megnevezés*
Bejegyzésénél a lehetőségek szerint az I. fejezetben e rovatnál írottak szerint kell eljárni, de mindenképpen törekedni kell a biztos azonosításhoz szükséges pontosságra, részletezettségre.
5. Darabszám*
Használata elsősorban akkor fontos, ha a bejegyzés nem 1 darabot tartalmaz; de 1 db esetén is kitöltendő.
6. Leírás*
A jellemző külső ismertető jegyek – egyértelmű azonosításhoz szükséges – pontos leírását kell röviden, tömören megadni. Ennek érdekében ki lehet térni a darab anyagára, korára, megmunkálási technikájára, készítőjére vagy a készítés helyére, egy-egy szavas leírására, méretére, állapotára stb. is.
7. A megszerzés módja
8. Átadó
9. Átadó adatai
10. Vételár*
11. Leltározó
A 7–11. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.
12. A kikerülés okmányának száma*
Az átadás, csere stb. jegyzőkönyvének adattári vagy iktatószáma, jelzése.
13. Lebonyolító
Az átadást lebonyolító muzeológus annak tartalmáért felelős muzeológus – ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott – neve. (Csak egyszeres választás lehetséges.)
Hagyományos nyilvántartás esetén e rovatban a muzeológus saját kezű aláírása szerepel; számítógépes nyilvántartás esetén a muzeológus a leltárkönyvi formában történt kinyomtatás után igazolja aláírásával a bejegyzések valódiságát, helyességét.
14. Átvevő
Az átvevő későbbi azonosítását is lehetővé tévő adatai szerepelnek e rovatban: neve, (lak)címe; hagyományos nyilvántartás esetén eredeti aláírása is.
15. Megjegyzések*
E rovat olyan egyedi bejegyzésre használható, amelyekre az előbb felsoroltak nem nyújtanak lehetőséget.
