A jogalkotásról szóló 2010. évi CXXX. törvény 23. § (4) bekezdés c) pontja alapján a következő utasítást adom ki:
1. Az utasítás személyi hatálya a Külgazdasági és Külügyminisztérium (a továbbiakban: Minisztérium) állományába tartozó állami vezetőkre, miniszteri biztosokra, a Minisztériummal kormányzati szolgálati jogviszonyban álló kormánytisztviselőkre, kormányzati ügykezelőkre és a munkaviszonyban foglalkoztatottakra (a továbbiakban: munkatárs) terjed ki, akik a Minisztérium diplomáciai és konzuli futárszolgálati feladatait a jelen utasítás rendelkezései szerint hivatali érdekből látják el.
2. Az utasítás szabályozza a Minisztérium diplomáciai és konzuli futárszolgálata (a továbbiakban: futárszolgálat) működésének rendjét, ideértve a futárszolgálati feladatokra történő jelölés feltételeit, a futárszolgálat útján ellátandó feladatokat, valamint a futárszolgálattal továbbítható küldemények körét.
3. A futárszolgálat ellátására az utasításban meghatározott rend szerint a Minisztérium működési sajátosságaira tekintettel, a külgazdasági és külpolitikai feladatok hatékony ellátása, a külképviseletek zavartalan működési rendjének biztosítása, továbbá a külképviseletekkel történő szorosabb kapcsolattartás érdekében futárút, rendkívüli futárút és eseti futárút igénybevételével kerül sor.
4. A futárszolgálat a diplomáciai kapcsolatokról Bécsben, 1961. április 18-án aláírt nemzetközi szerződés kihirdetéséről szóló 1965. évi 22. törvényerejű rendeletben, valamint a konzuli kapcsolatokról Bécsben, 1963. április 24-én elfogadott egyezmény kihirdetéséről szóló 1987. évi 13. törvényerejű rendeletben foglaltak szerint működik, figyelembe véve a minősített adat védelmét szabályozó magyar jogi szabályozást és a nemzetközi szokásjog irányadó gyakorlatait.
5. Az utasítás alkalmazásában:
a) futárszolgálat: az utasításban meghatározott feladatokat végrehajtó szervezeti egységek és személyek;
b) futárrészleg-vezető: a futárszolgálat közvetlen irányítását végző személy;
c) futár: a diplomáciai küldemény szállításával, védelmével, átvételével és átadásával megbízott, futárigazolvánnyal ellátott személy;
d) futárgépjármű-vezető: a futárok és a diplomáciai küldemény biztonságos szállítására alkalmas gépjárművet vezető, futárigazolvánnyal ellátott személy;
e) futárút: a diplomáciai küldemény célba juttatására éves terv alapján szervezett hivatalos út, amely lehet repülős futárút, kisbuszos futárút, ide nem értve az Üzemeltetési Főosztály által szervezett szállítási feladatokat;
f) rendkívüli vagy eseti futárút: az e) pontban meghatározott éves terven felül indított hivatalos út;
g) futárigazolvány: a Minisztérium által kibocsátott, sorszámmal, névvel, hivatalos pecséttel, a kibocsátás időpontjával, aláírással, útlevélszámmal és érvényességi idővel ellátott, névre szóló igazolvány, mely a hatályos magyar szabályozás szerint kiállított diplomata vagy szolgálati útlevéllel rendelkező személy részére adható ki;
h) diplomáciai küldemény: diplomáciai és konzuli iratokat, hivatalos használatra szolgáló dolgokat - ideértve a külképviseletek felszereléséhez és működéséhez szükséges értékeket, eszközöket, tárgyakat -, egyéb hivatalos anyagokat tartalmazó diplomáciai pecséttel lezárt küldemény;
i) minősített küldemény: a minősített adat védelméről szóló 2009. évi CLV. törvény (a továbbiakban: Mavtv.) 5. § (4) bekezdésében meghatározott „Szigorúan Titkos!”, „Titkos”, „Bizalmas”, „Korlátozott terjesztésű” minősítési szintű minősített adatot, továbbá az ennek megfelelő külföldi minősítésű adatot tartalmazó diplomáciai küldemény;
j) adminisztratív küldemény: a Mavtv. 5. § (4) bekezdésében meghatározott minősítés nélküli diplomáciai küldemény;
k) magánküldemény: a külszolgálatra kihelyezettek és hozzátartozóik magánlevelei, olyan személyes használatára szolgáló tárgyak - különösen gyógyszerek, tankönyvek, egyéb úton be nem szerezhető nélkülözhetetlen dolgok -, amelyek továbbítására belföldön a Minisztérium biztonsági vezetője, távollétében a gazdálkodási ügyekért felelős helyettes államtitkár, külképviseleten a külképviselet-vezető, távollétében a helyettese adhat engedélyt;
l) konszignáció: a küldő, a címzett és a diplomáciai küldemény tartalmának azonosítására a futárcsomagon belül elhelyezett, a küldemény tételes átadására, átvételére készített lista;
m) diplomáciai küldeményt kísérő okmány/szállítólevél (a továbbiakban: „bordereau”): a futár által szállított diplomáciai küldemény nemzetközi előírások szerinti kísérő okmánya, mely alkalmas a diplomáciai küldemény lezárt csomagjainak szállítás közbeni azonosítására, illetve szükség szerinti többszörös átadásának, átvételének ellenőrizhető igazolására;
n) futárjegyzék: a címzett titokbirtokosnak szóló, a minősített adat továbbítására, a küldemény tételes átadására szolgáló átadóokmány, amelyet a minősített adattal együtt kell ugyanabban a borítékban megküldeni a címzett titokbirtokosnak;
o) pecsétőr: a Minisztérium képviseletében eljáró, a szállítmányozóhoz szükség szerint kirendelt személy, aki a vonatkozó előírások és utasítások, valamint a Biztonsági, Informatikai és Távközlési Főosztály (a továbbiakban: BITÁF) vezetőjének írásos engedélye alapján a küldemények diplomáciai pecséttel vagy jelöléssel történő ellátását végzi.
6. A futárszolgálat feladata:
a) a diplomáciai küldemények biztonságos továbbítása és célba juttatása a Minisztérium és más állami szervek, Magyarország diplomáciai, konzuli képviseletei, valamint a nemzetközi szervezetek mellett működő állandó képviseletei között;
b) a diplomáciai küldemények zárása, nyitása, a futárok indítása-fogadása.
7. A futárszolgálat működését a BITÁF vezetője irányítja és ellenőrzi.
8. A futárszolgálat szervezetéhez tartozik:
a) a futárfeladatok koordinálásáért és ellátásáért felelős szervezeti egység;
b) a futárrészleg-vezető;
c) a futárgépjármű-vezetők;
d) a futárok;
e) a Minisztériumban és a külképviseleteken a diplomáciai küldemények csomagolására, zárására, őrzésére, szállítására a munkaköri leírásukban kijelölt munkatársak.
9. A külképviseleteken a futárszolgálati feladatok ellátására a külképviselet vezetőjének irányítása és ellenőrzése mellett kerül sor.
10. A futárszolgálat működését a Minisztérium közigazgatási államtitkára felügyeli.
11. A futárfeladatok ellátásáért felelős szervezeti egység feladatai körében:
a) gondoskodik a diplomáciai küldemények indításáról, fogadásáról, átveszi és zárja a kimenő, illetve bontja és szétosztja a bejövő diplomáciai és futárküldeményeket. A magánküldeményeket felbontás nélkül továbbítja;
b) tervezi és jóváhagyásra előkészíti a futárutakat, szervezi, irányítja a futárszolgálatban részt vevők futárszolgálat ellátásával kapcsolatos feladatait;
c) lebonyolítja és végrehajtja az utasítás 1. melléklete szerinti kisbuszos futárutakat azzal, hogy július és augusztus hónapokban a nyári szabadságolások és a költséghatékonysági szempontok figyelembevételével a kisbuszos futárutak szünetelnek;
d) biztonsági szempontból véleményezi a futárnak jelölt személyeket;
e) javaslatot tesz a Minisztériumba érkező, a futárszolgálat igénybevételére, beleértve a diplomáciai küldemények teheráruként - diplomáciai pecsét alatt szállítmányozó cég által - történő szállítására vonatkozó kérelmek futárszolgálat útján történő szállításának engedélyezése vagy elutasítása vonatkozásában;
f) véleményezi a rendkívüli és eseti futárutak indítását, rendszeresen ellenőrzi, hogy a diplomáciai küldemények tartalma az utasításban meghatározott szabályoknak megfelelően került-e összeállításra;
g) gondoskodik a futárok részére a szükséges vízumok, menetjegyek, túlsúlyjegyek, helyfoglalások, egyéb szükséges úti, illetve a szállításhoz szükséges okmányok beszerzéséről a Pénzügyi és Számviteli Főosztály és a Konzuli és Állampolgársági Főosztály együttműködésével;
h) kiállítja és nyilvántartja a futárigazolványokat, felhasználás után gondoskodik bevonásukról, jegyzőkönyv felvétele melletti megsemmisítésükről. A futárigazolványok kiadását és visszavételét a futárigazolványok nyilvántartásában rögzíteni kell. A lejárt futárigazolványokat helyben, selejtezési jegyzőkönyv felvétele mellett meg kell semmisíteni és a jegyzőkönyvet a BITÁF Biztonsági és Futár Osztályának felterjeszteni;
i) írásban (táviratban) értesíti a futárúttal érintett külképviseleteket a futárok indításáról, a várható útvonalról, a diplomáciai küldemény küldésének módjáról és időpontjáról;
j) koordinálja az előre tervezett futárutak, illetve a Minisztériumból induló rendkívüli és eseti futárutakra utazó futárok indítását és fogadását az utasítás 1. mellékletében meghatározottak szerint.
12. A diplomáciai érdekérvényesítés erősítése, valamint a külképviseletek költséghatékony és kiegyensúlyozott működtetése érdekében, a futárúton a külképviseletek diplomáciai tevékenységével összefüggő, az aktuális működési, gazdálkodási, biztonsági és személyügyi helyzetet felmérő tevékenységek ellátására is sor kerül, különös tekintettel az alábbi feladatokra:
12.1. A külképviselet diplomáciai tevékenységével összefüggésben a Minisztérium által meghatározott feladatok ellátása.
12.2. A külképviselet személyügyi helyzetének áttekintése, különös tekintettel a külképviseleten foglalkoztatott helyi alkalmazottak létszámhelyzetére, valamint a szabadságolások és helyettesítések idején biztosítandó kiegyensúlyozott munkavégzésre.
12.3. A külképviseleti ingó és ingatlan állomány - különösen a külképviselet által használt ingatlanok, gépjárművek, tárgyi, informatikai és telekommunikációs eszközök - állagának és állapotának ellenőrzése.
12.4. A külképviselet működési rendjének vizsgálata, különösen a működés rendjét szabályozó helyi utasítások, szabályzatok, nyilvántartások ellenőrzése.
13. A futár, illetve futárok a külképviselet működéséről a futárutat követő 5 munkanapon belül az érintett szakterületek, valamint a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár és a közigazgatási államtitkár részére úti jelentést készítenek.
14. A futárutakat a 12. pontban foglalt feladatok elvégzéséhez szükséges időtartam figyelembevételével kell megtervezni. Rendkívüli vagy eseti futárút ettől eltérően is indítható.
15. Az utasítás 2. melléklete szerinti repülős futárútra kiutazó munkatársak kijelöléséről a 12. pontban foglaltakra figyelemmel a közigazgatási államtitkár dönt, a külképviselet irányítását gyakorló helyettes államtitkár javaslata alapján. A közigazgatási államtitkár távollétében vagy akadályoztatása esetén a kijelölést a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkár végzi, a külképviselet irányítását gyakorló helyettes államtitkár javaslata alapján.
15.1. A futárokat a 12. pontban részletezett feladatok ellátására a külképviselet irányítását ellátó területi, szakmai és funkcionális főosztályok készítik fel a Külgazdasági és Külügyminisztérium Szervezeti és Működési Szabályzatról szóló KKM utasításban foglalt hatásköri megosztás szerint. A biztonsági kockázatokról a BITÁF ad tájékoztatást, a futárszolgálat útján ellátandó feladatokra történő további felkészítés rendjét és szakterületeit (különösen a gazdálkodási, költségvetési, üzemeltetési feladatkörbe tartozóan) a gazdasági ügyekért felelős államtitkár határozza meg.
16. Futárnak az a munkatárs jelölhető, aki diplomata vagy külügyi szolgálati útlevéllel rendelkezik.
17. A jelölésnél előnyben részesülnek az adott területtel foglalkozó vezetők, illetve az ország vagy régió referensei annak érdekében, hogy szakmai konzultációt folytassanak az általuk felügyelt vagy referált térséggel, illetve elvégezzék a 12. pontban meghatározott feladatokat.
18. Rendkívüli esetben jelölhető repülős futárútra az a Minisztériummal kormány-tisztviselői, kormányzati ügykezelői vagy munkaviszonyban álló munkatárs aki,
a) egy éven belül került berendelésre tartós külszolgálatról;
b) egy éven belül futárúton volt;
c) a futárút esedékességének évében külszolgálatra pályázatot nyert;
d) egy hónapnál hosszabb ideig helyettesítési feladatot látott el külföldön;
e) egy hónapnál hosszabb időre ösztöndíjasként külföldre utazik.
19. A rendkívüli és eseti futár személyére a BITÁF tesz javaslatot. A jelölést a közigazgatási államtitkár hagyja jóvá.
20. A költséghatékonysági és gazdaságossági szempontok és a hivatali érdekek érvényesítése okán valamennyi szervezeti egység és külképviselet köteles a hazatérő vagy állomáshelyre visszautazó munkatársak hivatalos vagy szabadság céljából történő útjáról, az érkezés és indulás dátumáról, az útvonalról a BITÁF-ot előzetesen tájékoztatni annak érdekében, hogy a BITÁF diplomáciai küldemény továbbításával megbízhassa.
21. Rendkívüli és indokolt esetekben a küldemény tartalmának megjelölésével a Minisztérium, a külképviseletek, illetve más állami szervek vezetői írásban kezdeményezhetik a diplomáciai küldemény soron kívüli továbbítását. A soron kívüli diplomáciai küldemények továbbításával kapcsolatos költségekről és szakmai kérdésekről a BITÁF dönt, a meghozott döntésekről a BITÁF haladéktalanul tájékoztatja az illetékes állami vezetőt és a gazdasági ügyekért felelős helyettes államtitkárt.
22. Amennyiben alaposan feltételezhető, hogy akár a küldésre átadott, akár az érkező küldemény tartalma nem felel meg a vonatkozó magyar jogszabályoknak, illetve a magyar, a fogadó állambeli vagy a nemzetközi szervezetek vonatkozó előírásainak, a BITÁF vezetője a küldő vagy a címzett magyar szerv illetékes képviselője jelenlétében felnyithatja a küldeményt, és ellenőrizheti annak tartalmát.
23. A 22. pontban meghatározott jogosultság a külképviselet vezetőjét is megilleti. Ha a külképviseleten jelen van a küldő/címzett hazai szerv képviselője, akkor a küldemény bontását az ő jelenlétében kell elvégezni. Helyszíni egyetértés hiányában, vagy ha a külképviseleten a küldő/címzett hazai szerv képviselője nincs jelen, a BITÁF vezetője és az érintett szerv illetékes vezetője együttesen dönt a küldemény felbontásáról. A küldemény felbontásáról jegyzőkönyvet kell felvenni.
24. Diplomáciai küldeményként történő továbbításra a Minisztérium szervezeti egységei és a külképviseletek a hazai, a helyi és harmadik országbeli szervek, hatóságok, továbbá nemzetközi szervezetek iratait, anyagait fogadhatják el, melyek címzettje a külképviselet, állami szerv, illetve hatóság lehet.
25. Diplomáciai küldemény futár vagy rendkívüli futár indításával, gyorspostai szolgáltatóval vagy teheráruként kerül továbbításra.
26. A futárszolgálat útján továbbított diplomáciai küldemények csomagolása, illetve szállítása az alábbi minősítések szerint történik:
a) MINŐSITETT I. jelzésű futárposta: a „Szigorúan titkos!”, „Titkos!” és „Bizalmas!” nemzeti és az azonos minősítésű külföldi információhordozó, továbbá a szigorú elszámolású okmány, pénz, anyagi értéket képviselő küldemény. 5 viaszpecséttel lezárva, diplomata útlevéllel és futárigazolvánnyal rendelkező két személy által szállított csomag;
b) MINŐSÍTETT II. jelzésű futárposta: a „Korlátozott terjesztésű!” irat, nem minősített (nyílt, „Nem nyilvános”) irat, szükség szerint magánlevél. 1 viaszpecséttel lezárva, egy fő szolgálati útlevéllel és futárigazolvánnyal rendelkező személy által szállított csomag;
c) ADMINISZTRATÍV jelzésű futárposta, nem irat jellegű küldemény, ún. „zsákos futár”: nem minősített konzuli iratok és eszközök, a kiadványok, sajtótermékek és egyéb, nem irat jellegű küldemények. Diplomáciai jelöléssel ellátva, megfelelően lezárva, teheráruként kell szállítani a Minisztériummal szerződésben álló gyorspostai szolgáltató igénybevételével.
27. Minden diplomáciai küldeményt pontos címzéssel, a 26. pontban foglaltaknak megfelelő minősítéssel és a Központ által biztosított futárcímkével kell ellátni.
28. A „MINŐSÍTETT I.” minősítésű diplomáciai küldemények csomagolása, zárása és bontása a BITÁF által kijelölt csomagolóhelyiségben történik. A külképviseleten a feladatot a titkos ügykezelő, külföldi minősítésű küldemény esetében kizárólag betekintési jogosultággal és személyi biztonsági tanúsítvánnyal rendelkező személy, a minősített küldemények kezelésére és tárolására kijelölt helyiségben végzi.
29. A„MINŐSÍTETT I.” és„MINŐSÍTETT II.” minősítésű diplomáciai küldemény biztonságos továbbítása érdekében szigorúan be kell tartani a légi- és vasúti társaságoknak a küldemény terjedelmére és súlyára vonatkozó hazai és nemzetközi előírásait.
30. A 26. pont c) alpontban meghatározott, teheráruként és gyorspostai szolgáltató igénybevételével továbbításra kerülő diplomáciai küldemények zárása a BITÁF által kijelölt futárcsomagoló helyiségben történik. Esetenként a küldeményeket a Minisztériummal szerződéses jogviszonyban álló szállítmányozó csomagolja. Ezen küldemények diplomáciai pecséttel történő zárását a futárrészleg-vezető írásos engedélye alapján a pecsétőr végzi.
31. A futárszolgálattal kizárólag lezárt küldemények továbbíthatók. A küldemény lezárása akkor megfelelő, ha a csomagolás nyilvánvaló megsértése nélkül tartalmához nem lehet hozzáférni, illetve azt megismerni.
32. A papíralapú minősített adat továbbítása futárjegyzékkel történik. A futárjegyzék nyilvántartószámot tartalmazó (kimenő futárjegyzék nyilvántartó könyve) kísérő jegyzék. Az összes, egy szervezeti egységnek küldött minősített adatot egy futárjegyzékre kell felvenni. A futárjegyzék rovatai: a készítő szervezeti egység/külképviselet neve (feladó szerv/szervezeti egység neve), futárjegyzék sorszáma, a minősített adat iktatószáma, minősítési szintje, példánysorszáma, kezelési bejegyzés, átadó-átvevő neve és saját kezű, dátummal ellátott aláírása, az átvevő hivatalos bélyegzőjének lenyomata. A futárjegyzék 3 példányban készül, amelynek eredeti és egy másolati példányát a minősített adattal együtt borítékban kell elhelyezni és a címzettnek továbbítani. Az eredeti példányt a címzett szervezeti egység az átvételt aláírásával igazolva visszaküldi a feladónak. A 2. példányt a bejövő futárjegyzék nyilvántartó könyvében nyilvántartásba vétel után lefűzi, ezzel egyidejűleg a 3. példányt megsemmisíti.
33. A küldeményekhez mellékelt konszignáció tartalmazza:
a) a sorszámot;
b) a küldő szervezeti egység/külképviselet megnevezését;
c) a küldemény címzettjét;
d) a minősített küldemények nyilvántartási számát, darabszámát, minősítési jelölését;
e) a nem minősített küldemények nyilvántartási számát, darabszámát;
f) a szám nélküli küldemények esetében azok darabszámát;
g) az átadó és átvevő aláírását;
h) a futárok nevét.
34. A küldeményekhez mellékelt, a minősítésnek megfelelő konszignáció tartalmazza
a) a futárjegyzék sorszámát;
b) a küldő szerv/szervezeti egység/külképviselet megnevezését;
c) a küldemény címzettjét;
d) a minősített küldemények nyilvántartási számát;
e) minősítési jelölését;
f) címzettjét;
g) darabszámát;
h) a nem minősített küldemények nyilvántartási számát;
i) darabszámát, szám nélküli küldemények esetében azok darabszámát;
j) az átadó és átvevő aláírását.
35. A konszignáció két példányát el kell helyezni a diplomáciai küldeményben. Az eredeti 1. számú példányt a küldemény tartalmának tételes ellenőrzése után a futárt fogadó a futárcsomag átvételét igazoló aláírással és az átvétel dátumának feltüntetésével a küldőnek visszajuttatja, a 2. számú példányt megőrzi.
36. Amennyiben a BITÁF vagy a külképviselet a diplomáciai küldemény nyitásakor az átvevő a konszignáción/ futárjegyzéken feltüntetett adatokhoz képest eltérést észlel, az eltérés okát a küldővel haladéktalanul tisztázza, amennyiben szükséges, jegyzőkönyvet vesz fel. A jegyzőkönyv tartalmazza a küldemény nyitásakor jelen levők nevét, a hiányzó tartalom, irat stb. futárjegyzéken szereplő azonosítási adatait és a hiány okának megállapítására foganatosított intézkedéseket.
37. Amennyiben a Minisztérium vagy a külképviselet a kapott írásbeli értesítéshez képest kevesebb vagy több diplomáciai küldeményt kap, az eltérés okát a küldővel haladéktalanul tisztázza. Minősített küldemények esetében a hiányzó, illetve többletküldeményről jegyzőkönyvet kell felvenni, és haladéktalanul jelentést kell küldeni a BITÁF-nak. Hiányzó küldemény esetében minden szükséges intézkedést meg kell tenni a küldemény felkutatására, megsemmisült küldemény esetén a megsemmisülés körülményeinek kivizsgálására.
38. A szállításra kész diplomáciai küldeményről a BITÁF, külképviseleten a futárindító„bordereau”-t állít ki. A küldeményhez annyi„bordereau”-másolatot kell biztosítani, amennyi a többszörös átadás-átvétel megbízható és utólag ellenőrizhető igazolásához, valamint - szükség szerint - külföldi hatóság eljárásához elegendő.
39. Nem továbbítható futárszolgálattal az életet, testi épséget, az egészséget, a többi küldeményt, illetve a szállítás biztonságát, jogszabályszerűségét veszélyeztető küldemény.
40. Minősített küldemény nem továbbítható, ha a címzésben meghatározott helyen átvételre és betekintésre jogosult személy nincs, valamint a külképviselet adatkezelési rendszerengedéllyel nem rendelkezik.
41. A szállítmányozó és a gyorspostai szolgáltató a futárszolgálat keretében végzett feladatait a Minisztériummal kötött szerződésben foglaltak alapján látja el.
42. A diplomáciai küldeményt diplomáciai jelöléssel a szállítmányozó helyiségében a pecsétőr látja el, ellenőrizve a küldemény megfelelő zárását.
43. A pecsétőr a diplomáciai jelölés használata előtt köteles meggyőződni a küldemény valós, a vonatkozó magyar és nemzetközi előírások szerinti tartalmáról.
44. A diplomáciai jelölés használatára vonatkozó rendkívüli igényről a pecsétőr haladéktalanul értesíti a Minisztérium futárrészleg vezetőjét, aki a szükséges intézkedéseket megteszi.
45. Gyorspostai szolgáltató igénybevétele estén az iratkezelési szabályoknak megfelelően kell eljárni. Gyorspostai szolgáltató igénybevétele estén diplomáciai zárással és konszignációval kell megküldeni a Minisztérium részére a küldeményeket. A diplomáciai küldemény címzettje kizárólag a Minisztérium lehet. Gyorspostai szolgáltató igénybevételénél kizárólag adminisztratív, illetve minősítési jelzéssel el nem látott irat továbbítható.
46. Az állami szervektől a futárszolgálattal történő továbbításra átvett, illetve az ezek címére érkezett, fél kilogrammnál kisebb súlyú küldemények szállítása díjmentes. A fél kilogrammnál nehezebb küldemények szállítási díját abban az esetben kell téríteni, ha ez a költség a Minisztérium terhére elszámolásra került. Az elszámolást a BITÁF a Költségvetési Főosztálynak küldi meg, amely az érintett szerv felé a szolgáltatás költségét továbbszámlázza.
47. A díjat a szállítást végző cég által számított aktuális díjszabás alapján kell megállapítani.
48. A külképviseletek a Minisztérium terhére más állami szerv, hatóság vagy intézmény szállítási költségeit csak a BITÁF előzetes záradékolt engedélyével, illetve a gazdálkodási ügyekért felelős helyettes államtitkár engedélyezését és jóváhagyását követően vállalhatják el.
49. A Minisztériumból indított futárt a BITÁF kijelölt munkatársa, külképviseleten a képviselet vezetője, illetve általa kijelölt munkatársa tájékoztatja a feladatról, az útvonalról, a biztonsági körülményekről, az esetleges veszélyhelyzetekről, továbbá azok elkerülésének javasolt módjáról.
50. A futár az indulás előtt ellenőrzi az utazáshoz és a diplomáciai küldemény szállításához szükséges úti okmányok, küldeményt kísérő okmányok (futárigazolvány, kiküldetési rendelvény, menetjegy, vízumok, oltási bizonyítványok, túlsúlyjegy, „bordereau” stb.) meglétét, érvényességét.
51. A futár a lezárt diplomáciai küldeményt a „bordereau” alapján átveszi, az átvételt a „bordereau-könyvben” maradó másodpéldányon aláírásával igazolja.
52. A futár a Minisztériumba történő megérkezésekor a diplomáciai küldeményt munkaidőben haladéktalanul a BITÁF-nak, munkaidőn kívül a Központi Ügyeletnek adja át. A futár a célállomásra érkezésekor a diplomáciai küldeményt haladéktalanul a munkaköri leírása alapján a diplomáciai küldemény átvételére jogosult külképviseleti munkatársnak adja át, aki az átvételt a „bordereau”-n aláírásával igazolja, az aláírt „bordereau”-t a futár visszaszállítja a kiállító részére.
53. Utazás közben a futár köteles a „MINŐSÍTETT I.” és „MINŐSÍTETT II.” diplomáciai küldeményt személyes őrzésében tartani.
54. A futár a külképviseleten a más külképviseletnek szóló, továbbítandó diplomáciai küldeményt őrzés és tárolás céljából átadja a külképviselet átvételre jogosult megbízottjának.
55. A külképviselet köteles a diplomáciai küldeményt a minősítésének megfelelően tárolni és őrzéséről gondoskodni. A diplomáciai küldemény minősítési szintjének megfelelő tárolási feltételek hiánya esetén a külképviseleteken az átmenő diplomáciai küldemény személyes őrzését biztosítani kell, szükség esetén a futár részvételével.
56. A diplomáciai küldemény sérthetetlenségének megőrzése érdekében a futár a vonatkozó nemzetközi egyezmények előírásai szerint jár el. Helyi hatóságok felé a futár futárigazolványával és útlevelével, szükség esetén a „bordereau” felmutatásával igazolja magát. A futár nem járulhat hozzá ahhoz, hogy betekintésre jogosulatlan személy a diplomáciai küldeményt felbontsa, azt személyes őrzése alól kivonja, vagy bármilyen módon visszatartsa. Ilyen kísérlet esetén a futár az illetékes külföldi hatóságoknál köteles tiltakozni, a tiltakozás eredménytelensége esetén köteles követelni a térségre akkreditált magyar külképviselet vezetőjének vagy megbízottjának azonnali értesítését és szükség esetén helyszínre rendelését.
57. A futár fogadásánál és indulásánál a külképviseletnek gondoskodnia kell a futárnak és a diplomáciai küldeménynek az érkezés/indulás helyére történő biztonságos oda-visszaszállításáról. Az ezzel járó költségek fedezetének a külképviselet költségvetésében rendelkezésre kell állnia.
58. A külképviseletnek a futár és a diplomáciai küldemény fogadó országban történő kísérésénél legalább egy diplomáciai rangú munkatárs jelenlétét biztosítani kell, aki minden esetben jogosult eljárni a fogadó állam hatóságai előtt.
59. A futár indulásakor az őt kísérő külképviseleti munkatárs köteles megvárni a repülőgép indulását és meggyőződni arról, hogy a futár elindult. Az elutazás időpontjában történt változás esetén köteles a futár elhelyezéséről gondoskodni, illetve a diplomáciai küldemény biztonságos őrzése érdekében minden tőle elvárható intézkedést megtenni.
60. A futár megérkezéséről és elindulásáról a külképviselet haladéktalanul köteles a BITÁF-ot távirati úton értesíteni.
61. A futár haladéktalanul, de legkésőbb az első megfelelő alkalommal köteles jelentést küldeni a BITÁF vezetőjének, amennyiben a külképviselet a futárszolgálat ellátásában rá háruló feladatokat és kötelezettségeket nem előírásszerűen teljesíti.
62. Amennyiben a futárút során a repülőgép már a felszállás után, útközben felmerült forgalmi okokból (repülőgép meghibásodása stb.) vagy időjárási körülmények (köd, vihar stb.) miatt nem tud az előre jelzett időben a célállomáshelyre megérkezni, és olyan országban vagy városban száll le, ahol nincs magyar külképviselet, a futár köteles e tényről haladéktalanul tájékoztatni a BITÁF-ot, a térségre akkreditált magyar külképviseletet, illetve a futárt indító és fogadó külképviseletet.
63. Amennyiben más állami szerv külföldről, munkatársa bevonásával rendkívüli futárindítást kezdeményez, a külképviselet csak a BITÁF előzetes engedélyével adhat ki futárigazolványt, zárhat és láthat el diplomáciai küldeményt a szállításhoz szükséges okmányokkal (konszignáció, „bordereau”). Ezen küldemények felbontása a kísérő okmányok ellenőrzése mellett, kizárólag a Minisztériumban, az erre kijelölt helyiségben történhet. Ilyen küldeményeknek a Minisztériumból történő indítása esetén a küldemények felbontása a címzett külképviseleten a külképviselet vezetőjének vagy az általa kijelölt munkatársának a jelenlétében történik.
64. Küldemény eltűnése, megsemmisülése vagy sérülése esetén a BITÁF, illetve a külképviselet vezetője haladéktalanul megteszi a szükséges intézkedéseket a küldemény felkutatására vagy a megsemmisülés vagy sérülés körülményeinek kivizsgálására. A külképviselet az esetről haladéktalanul tájékoztatja a BITÁF-ot.
65. Amennyiben a továbbítás során a diplomáciai küldemény megsérült, és tartalma megismerhetővé vált, vagy a futár a minősített küldeményen olyan sérülést észlel, amely arra utal, hogy felbontották, vagy megkísérelték felbontani, a futár a küldeményt átcsomagolja, és aláírásával hitelesítve lezárja. Az átcsomagolás a sérült csomagolás érintetlenül hagyásával és a küldemény tartalmába való betekintés nélkül történik. Amennyiben lehetőség van rá, az átcsomagolást és a diplomáciai küldemény ismételt lezárását a legközelebbi magyar külképviseletnek kell végeznie. A küldemény további sorsáról a BITÁF vezetője dönt.
66. Személyi poggyászként feladott diplomáciai küldemény megsérülése vagy eltűnése esetén a szállító vállalat képviseleténél jegyzőkönyvet kell felvetetni, és értesíteni kell a BITÁF-ot.
67. Rendkívüli esetben, amikor a futár megkísérelni sem tudja Magyarország vagy az Európai Unió (a továbbiakban: EU), illetve az Észak-atlanti Szerződés Szervezete (NATO) tagállamának külképviseletével a kapcsolat felvételét, valamint erőszakos cselekmény áldozatává válik, minden tőle elvárható intézkedést meg kell tennie a diplomáciai küldemény sértetlenségének biztosítása és illetéktelen kezekbe történő kerülésének megakadályozása érdekében, azonban életét, egészségét vagy testi épségét nem köteles veszélyeztetni.
68. A szomszédos országokban működő külképviseleteknek címzett, továbbá az általuk a Minisztériumnak címzett diplomáciai küldemények továbbítását az utasítás 3. mellékletében foglaltak szerint az Állami Futárszolgálat végzi. Az Állami Futárszolgálat tevékenységét a belügyminiszter rendeletben szabályozza.
69. Az Állami Futárszolgálat által továbbított diplomáciai küldemény átadása és átvétele az e célra kijelölt átadóhelyen, illetve helyi rendőrkapitányságon történik. A küldeményt a külképviselet megbízott munkatársa veszi, illetve adja át.
70. A diplomáciai futárküldemény felbontás nélkül átvilágítható a repülőtereken. A futár kérheti az illetékes hatóságtól a küldemény röntgenvizsgálata során annak nyomon követését a képernyőn. Esetleges probléma esetén a futár köteles kérni a repülőtéri biztonsági szolgálat vezetőjének segítségét, és köteles értesíteni a térségre akkreditált legközelebbi külképviseletet és a BITÁF vezetőjét.
71. Az Állami Futárszolgálat útján továbbított diplomáciai küldeményt a külképviselet munkatársa átvétel után köteles személyes őrizetében tartani és késedelem nélkül a legrövidebb úton a külképviseletre szállítani, illetve az Állami Futárszolgálat illetékes tagjának átadni.
72. Vámárukat tartalmazó diplomáciai küldemények esetében - ide értve a személyi ingóságok szállítását is - a mindenkor hatályos magyar és nemzetközi vámelőírásokat be kell tartani. Amennyiben a diplomáciai küldemény tartalma a hatályos jogszabályoknak nem felel meg, és annak továbbítása nem diplomáciai úton történik, erről az érintett felek és a költségvállalók tájékoztatást kapnak. A diplomáciai küldemények tartalmának vámügyintézését a Minisztérium illetékes szervezeti egysége koordinálja.
73. Az EU tagállamaiban működő magyar külképviseletek részére, illetve általuk a Minisztériumnak címzett és árukat tartalmazó diplomáciai küldemények esetében csatolni kell az EU előírások szerinti okmányokat.
74. Az utasításban foglalt kötelezettségek vétkes megszegése - különösen a diplomáciai küldemény biztonságának és sértetlenségének veszélyeztetése - a közszolgálati tisztviselőkről szóló 2011. évi CXCIX. törvény és a munka törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény rendelkezései szerinti fegyelmi felelősséggel jár, amely nem érinti a hazai minősített és a külföldi minősítésű információhordozókat tartalmazó küldemények tekintetében megállapítható büntetőjogi felelősséget.
75. Ez az utasítás a közzétételét követő napon lép hatályba.
76. Az utasítás rendelkezéseit a hatálybalépését követően megkezdett futárutakra kell alkalmazni.
77. Hatályát veszti a Külügyminisztérium diplomáciai és konzuli futárszolgálatáról szóló 11/2006. KüM utasítás.
I. Európai kisbuszos útvonalak:
a) Bécs-München-(Stuttgart)-Brüsszel-(Düsseldorf)-London-(Dublin)-(Hága)-(Párizs);
b) Bécs-München-(Stuttgart)-Párizs-Hága-Brüsszel-(Düsseldorf)-(London)-(Dublin);
c) Kolozsvár-Csíkszereda-(Bukarest)-(Kisinyov);
d) Berlin-(Prága)-Koppenhága-Stockholm-(Oslo);
e) Berlin-(Prága)-Koppenhága-Oslo-(Stockholm);
f) Szabadka-Belgrád-Szófia-Szkopje-(Tirana-Szarajevó-Podgorica-Pristina);
g) Strasbourg-Bern-Genf-Milánó-(Róma)-Ljubljana-Lendva;
h) Krakkó-Varsó-Vilnius-(Minszk)-Riga-Tallinn-(Helsinki)-Szentpétervár.
II. Gyakoriság az egyes külképviseletek tekintetében:
a) Kétheti rendszerességgel a külképviseletre továbbíthatók a küldemények:
1. Kolozsvár,
2. Csíkszereda,
3. Bukarest,
4. Kisinyov,
5. Bécs,
6. München,
7. Stuttgart,
8. Brüsszel-EU,
9. Brüsszel-NK,
10. Brüsszel-NATO,
11. Düsseldorf,
12. London,
13. Párizs,
14. Hága,
15. Dublin (kizárólag MINŐSÍTETT I., illetve MINŐSÍTETT II. jelzésű futárposta)
esetében.
b) Hatheti rendszerességgel a külképviseletre továbbíthatók a küldemények:
1. Strasbourg,
2. Bern,
3. Genf,
4. Milánó,
5. Róma,
6. Ljubljana,
7. Lendva,
8. Krakkó,
9. Varsó,
10. Vilnius,
11. Minszk,
12. Riga,
13. Tallinn,
14. Helsinki,
15. Szentpétervár,
16. Berlin,
17. Koppenhága,
18. Stockholm,
19. Oslo,
20. Prága (kizárólag MINŐSÍTETT I., illetve MINŐSÍTETT II. jelzésű futárposta),
21. Szabadka,
22. Belgrád,
23. Szófia,
24. Szkopje,
25. Pristina,
26. Podgorica,
27. Szarajevó,
28. Tirana
esetében.
I. Repülős futárútvonalak félévenkénti gyakorisággal:
a) Chicago-Los Angeles-Mexikóváros-Havanna,
b) Buenos Aires-Santiago de Chile-Sao Paulo-Brazíliaváros-Quito,
c) Tel-Aviv-Kairó-Tunisz-Algír,
d) Pretoria-Nairobi-Addisz-Abeba-Abuja-Accra,
e) Kuvait-Rijad-Abu-Dhabi-Teherán-Doha-Iszlámábád,
f) Delhi-Mumbai-Bangkok-Hanoi-Ho Chi Minh-város-Hong Kong-Taipei,
g) Kuala Lumpur-Szingapúr-Jakarta-Canberra-Melbourne-Wellington,
h) Ottawa-Torontó-New-York-Washington,
i) Szöul-Sanghaj-Peking-Csungking-Tokió,
j) Baku-Tbiliszi-Taskent-Asztana-Almati-Ulánbátor,
k) Kijev-Moszkva-Kazany-Jekatyerinburg,
l) Isztambul-Ankara-Bejrut-Erbil,
m) Rabat-Lisszabon-Madrid-Barcelona.
I. Az Állami Futárszolgálat útján ellátott külképviseletek:
a) Heti rendszerességgel:
1. Szabadka,
2. Pozsony,
3. Beregszász,
4. Ungvár,
5. Kassa.
b) Kétheti rendszerességgel:
1. Belgrád,
2. Zágráb.
c) Képviselet által megadott időpontban:
1. Eszék.
