(Az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2012. évi dohai kongresszuson aláírt módosítása Magyarország vonatkozásában 2014. január 1-jén,
az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2016. évi isztambuli kongresszuson aláírt Első Pótjegyzőkönyve Magyarország vonatkozásában 2018. január 1-jén,
az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2018. évi addisz-abebai kongresszuson aláírt Második Pótjegyzőkönyve Magyarország vonatkozásában 2019. július 1-jén,
az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2021. évi abidjani kongresszuson aláírt Harmadik Pótjegyzőkönyve 2022. július 1-jén
lépett hatályba.)
1. § A Kormány az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatát a 2012. évi dohai kongresszuson aláírt módosításokkal egységes szerkezetben, valamint az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2016. évi isztambuli kongresszuson aláírt Első Pótjegyzőkönyvét, a 2018. évi addisz-abebai kongresszuson aláírt Második Pótjegyzőkönyvét és az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának 2021. évi abidjani kongresszuson aláírt Harmadik Pótjegyzőkönyvét e rendelettel kihirdeti.
2. § (1) Az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2012. évi dohai kongresszuson aláírt módosításaival egységes szerkezetbe foglalt szövege hivatalos magyar nyelvű fordítását az 1. melléklet tartalmazza.
(2) Az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2012. évi dohai kongresszuson aláírt módosításaival egységes szerkezetbe foglalt hiteles angol nyelvű szövegét a 2. melléklet tartalmazza.
(3) Az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2016. évi isztambuli kongresszuson aláírt Első Pótjegyzőkönyvének, a 2018. évi addisz-abebai kongresszuson aláírt Második Pótjegyzőkönyvének és a 2021. évi abidjani kongresszuson aláírt Harmadik Pótjegyzőkönyvének hivatalos magyar nyelvű fordítását a 3. melléklet tartalmazza.
(4) Az Egyetemes Postaegyesület Általános Szabályzatának a 2016. évi isztambuli kongresszuson aláírt Első Pótjegyzőkönyvének, a 2018. évi addisz-abebai kongresszuson aláírt Második Pótjegyzőkönyvének és a 2021. évi abidjani kongresszuson aláírt Harmadik Pótjegyzőkönyvének hiteles angol nyelvű szövegét a 4. melléklet tartalmazza.
3. § Ez a rendelet a kihirdetését követő napon lép hatályba.
4. § Az e rendelet végrehajtásához szükséges intézkedésekről a postaügyért felelős miniszter gondoskodik.
5. § *
(a 2012. évi dohai kongresszuson átdolgozott és elfogadott szöveg)
Alulírottak, az Egyesület tagországai kormányainak meghatalmazottai az Egyetemes Postaegyesület Bécsben, 1964. július 10-én megkötött Alapokmánya 22. cikk 2. bekezdése alapján közös megegyezéssel és ugyanezen Alapokmány 25. cikk 4. bekezdésében foglaltak fenntartásával az Alapokmány alkalmazásának és az Egyesület működésének biztosítására ebben az Általános Szabályzatban az alábbi rendelkezéseket határozták el.
1. A tagországok képviselői legkésőbb az előző kongresszus évének végétől számított négy év múlva kongresszusra gyűlnek egybe.
2. A kongresszuson minden tagország a kormánya által a szükséges felhatalmazással ellátott egy vagy több meghatalmazottal képviselteti magát. A tagországokat szükség esetén egy másik tagország küldöttsége is képviselheti. Valamely küldöttség azonban a saját országán kívül legfeljebb egy másik tagország képviseletét láthatja el.
3. Elvileg minden kongresszus kijelöli azt az országot, ahol a következő kongresszust rendezik. Ha ez a kijelölés nem alkalmazható, az Igazgatási Tanács feladata – az illető országgal történt egyeztetést követően – annak az országnak a kijelölése, ahol a kongresszus összeül.
4. A Nemzetközi Irodával történt egyeztetést követően a kongresszus végleges időpontját és pontos helyét a meghívó kormány állapítja meg. Elvileg ezen időpont előtt egy évvel a meghívó kormány meghívást küld az Egyesület tagországainak kormányai részére. Ezt a meghívást akár közvetlenül, akár egy másik kormány, vagy a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójának közvetítésével lehet eljuttatni az érdekeltekhez.
5. Amikor egy kongresszust úgy kell összehívni, hogy nincs meghívó kormány, a Nemzetközi Iroda az Igazgatási Tanáccsal egyetértésben és a Svájci Államszövetség kormányával történő egyeztetést követően megteszi a szükséges intézkedéseket annak érdekében, hogy a kongresszust az Egyesület székhelyének országában hívják össze és rendezzék meg. Ebben az esetben a meghívó kormány teendőit a Nemzetközi Iroda látja el.
6. A rendkívüli kongresszus helyszínét a Nemzetközi Irodával történt egyeztetést követően azok a tagországok jelölik ki, amelyek a kongresszus összehívását kezdeményezték.
7. A 2–5. bekezdésben és a 102. cikkben leírtak – analógia alapján – a rendkívüli kongresszusokra is vonatkoznak.
1. Minden tagországnak egy szavazata van, a 149. cikkben foglalt szankciók fenntartásával.
1. A tagországok, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács javaslatai alapján a kongresszus:
1.1 meghatározza az Egyesület küldetésének és céljainak teljesítésére vonatkozó általános politikát, amelyeket az Alapokmány preambulumában és első cikkében rögzítettek;
1.2 adott esetben megvizsgálja és elfogadja az Alapokmány, az Általános Szabályzat, az Egyezmény és a Megállapodások módosítási javaslatait, melyeket a tagországok és a Tanácsok nyújtanak be az Alapokmány 29. cikke és az Általános Szabályzat 138. cikke alapján;
1.3 rögzíti az Okiratok hatályba lépésének dátumát;
1.4 elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat;
1.5 megvizsgálja az Igazgatási Tanács, a Postaforgalmi Tanács és a Konzultációs Bizottság által benyújtott, az előző kongresszus óta eltelt időszakra vonatkozó átfogó tevékenységi jelentéseket, az Általános Szabályzat 111., 117. és 125. cikkében foglaltaknak megfelelően;
1.6 elfogadja az Egyesület stratégiáját;
1.7 rögzíti az Egyesület kiadásainak felső határösszegét az Alapokmány 21. cikkének megfelelően;
1.8 megválasztja az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács tagországait;
1.9 megválasztja a Nemzetközi Iroda vezérigazgatóját és vezérigazgató-helyettesét;
1.10 határozatban rögzíti az okiratok német, kínai, portugál és orosz nyelvű elkészítésével kapcsolatos, az Egyesületre háruló költségek felső határát.
2. A kongresszus, mint az Egyesület legfőbb szerve, a postaszolgálatot érintő más kérdésekkel is foglalkozik.
1. Munkájának megszervezéséhez és a tárgyalások lebonyolításához a kongresszus az Ügyrendi Szabályzatát alkalmazza.
2. Bármelyik kongresszus módosíthatja Ügyrendi Szabályzatát a benne foglalt feltételekkel.
1. Az alábbi szervezetek kapnak felkérést a kongresszus, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács plenáris ülésein és bizottsági értekezletein történő részvételre megfigyelői minőségben:
1.1 az Egyesült Nemzetek Szervezetének képviselői;
1.2 szűkebb körű egyesületek;
1.3 a Konzultációs Bizottság tagjai;
1.4 szervezetek, amelyek a kongresszus határozata vagy döntése értelmében jogosultak megfigyelői minőségben részt venni az Egyesület értekezletein.
2. A következő szervezetek kapnak felkérést a kongresszus különleges értekezletein való részvételre ad hoc megfigyelői minőségben, amennyiben az Igazgatási Tanács a 107. cikk 1.12. bekezdésével összhangban szabályszerűen kijelölte őket:
2.1 az Egyesült Nemzetek Szervezetének rendszeréhez tartozó szakosított intézmények és egyéb kormányközi szervezetek;
2.2 bármely nemzetközi szervezet, szövetség vagy vállalat, illetve szakember.
3. Az 1. pontban meghatározott megfigyelőkön kívül az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács Ügyrendi Szabályzatuknak megfelelően kijelölhetnek más ad hoc megfigyelőket is az értekezleteiken való részvételre, amennyiben az az Egyesület és szerveinek érdekeit szolgálja.
1. Az Igazgatási Tanács 41 tagból áll, akik két egymást követő kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.
2. Az elnöki tisztség a kongresszust rendező tagországot illeti meg. Ha ez a tagország erről a jogról lemond, akkor de jure taggá válik, és ennek következtében az a földrajzi körzet, amelyhez tartozik, egy további tagsággal rendelkezik, amelyre a 3. bekezdés megszorításai nem vonatkoznak. Ebben az esetben az Igazgatási Tanács az elnöki tisztségre annak a földrajzi csoportnak az egyik tagját választja, amelyhez a rendező tagország tartozik.
3. Az Igazgatási Tanács többi 40 tagját arányos földrajzi megoszlás alapján a kongresszus választja meg. A tagságnak legalább a felét minden kongresszus alkalmával meg kell újítani; egyetlen tagország sem választható meg három egymást követő kongresszuson.
4. Az Igazgatási Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét, akinek a posta területén hozzáértő személynek kell lennie. Az Igazgatási Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában.
5. Az Igazgatási Tanács tagjaként végzett tevékenységért díjazás nem jár. A Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi.
1. Az Igazgatási Tanácsnak a következő feladatai vannak:
1.1 Két kongresszus közötti időszakban felügyeli az Egyesület tevékenységét, ennek során gondoskodik a kongresszus határozatainak végrehajtásáról, tanulmányozza a postai témákkal kapcsolatos kormánypolitikai kérdéseket, figyelembe véve a szolgáltatások kereskedelmével és a versennyel összefüggő nemzetközi szabályozási politikát.
1.2 A nemzetközi technológiai együttműködés keretében előmozdítja, összehangolja és ellenőrzi a postai technológiai segítségnyújtás minden formáját.
1.3 Megvizsgálja az UPU kongresszus által jóváhagyott négyéves működési tervet, és a tervben bemutatott tevékenységeknek a rendelkezésre álló erőforrásokkal történő összehangolása mellett véglegesíti azt. Adott esetben a tervnek egybe kell esnie a kongresszus által végzett rangsorolási folyamatok eredményeivel. A négyéves működési terv, melyet az Igazgatási Tanács véglegesített és hagyott jóvá, az éves UPU program és költségvetés, valamint az éves gazdálkodási tervek alapjául szolgál, melyeket az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak kell kidolgoznia és megvalósítania.
1.4 Megvizsgálja és jóváhagyja az Egyesület éves programját és költségvetését, figyelembe véve az UPU működési tervének végleges változatát, a 107. cikk 1.3. bekezdésében leírtak szerint.
1.5 A 145. cikk 3–5. bekezdéseinek megfelelően, amennyiben a körülmények ezt megkövetelik, engedélyezi a költségek felső határának túllépését.
1.6 Kérés alapján, a 150. cikk 6. bekezdésében rögzített feltételeknek megfelelően engedélyezi egy alacsonyabb tagdíj-hozzájárulási osztály választását.
1.7 Amennyiben valamely tagország ezt kéri, engedélyezi a földrajzi régió módosítását, figyelembe véve az érintett földrajzi régióhoz tartozó tagországok véleményét.
1.8 Létrehozza vagy megszünteti a Nemzetközi Iroda munkahelyeit, a meghatározott felső költséghatárokból adódó megszorítások figyelembevételével.
1.9 Dönt a feladatai ellátása érdekében a tagországokkal létesítendő kapcsolatokról.
1.10 A Postaforgalmi Tanáccsal történő egyeztetést követően dönt az azokkal a szervezetekkel létesítendő kapcsolatokról, amelyek a 105. cikk 1. bekezdése értelmében nem minősülnek megfigyelőknek.
1.11 Megvizsgálja és jóváhagyja a Nemzetközi Iroda beszámolóit az Egyesület más nemzetközi szervezetekhez fűződő kapcsolatairól, meghozza a szükséges döntéseket e kapcsolatok irányításáról és azok folytatásáról.
1.12 A Postaforgalmi Tanáccsal és a főtitkárral történő egyeztetést követően kellő időben kijelöli az Egyesült Nemzetek Szervezetének azon szakosított intézményeit, nemzetközi szervezeteket, szövetségeket, vállalatokat és szakembereket, amelyeket/akiket fel kell kérni arra, hogy a kongresszus és bizottságainak különleges ülésein ad hoc megfigyelői minőségben képviseltessék magukat, amennyiben ez az Egyesület érdekében áll, vagy elősegítheti a kongresszus munkáját, és megbízza a Nemzetközi Iroda vezérigazgatóját, hogy küldje el a szükséges meghívókat.
1.13 A 101. cikk 3. bekezdése szerinti esetben kijelöli a következő kongresszus helyszínéül szolgáló tagországot.
1.14 Kellő időben és a Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultációt követően meghatározza a kongresszusi munka megfelelő elvégzéséhez szükséges bizottságok számát és azok feladatait.
1.15 A Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultációt követően és a kongresszus jóváhagyásával kijelöli azokat a tagországokat, amelyek alkalmasak:
1.15.1 a kongresszusi alelnöki, valamint a bizottsági elnöki és alelnöki tisztségek betöltésére, a lehetőségekhez mérten figyelembe véve a tagországok méltányos földrajzi megoszlását; és
1.15.2 a szűkebb körű kongresszusi bizottságokban való részvételre.
1.16 Kijelöli a Konzultációs Bizottságban részt vevő tagjait.
1.17 Megvizsgál és illetékességének keretein belül jóváhagy minden szükségesnek ítélt intézkedést a nemzetközi postaszolgálat minőségének megőrzése, javítása és a szolgálat korszerűsítése érdekében.
1.18 A kongresszus, a Postaforgalmi Tanács vagy a tagországok kérésére tanulmányozza az Egyesületet vagy a nemzetközi postaszolgálatot érintő közigazgatási, szabályozási és jogi kérdéseket. Az Igazgatási Tanácsra tartozik annak eldöntése, hogy a fent említett területeken a tagországok által a kongresszusok közötti időszakban kért tanulmányok elkészítése célszerű-e vagy sem.
1.19 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő a 140. cikknek megfelelően.
1.20 A Postaforgalmi Tanácsra bízza egyes kérdések tanulmányozását, a 113. cikk 1.6. bekezdésének megfelelően.
1.21 A Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetve megvizsgálja és jóváhagyja a kongresszus elé terjesztendő stratégiai tervet.
1.22 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság jelentéseit, illetve ajánlásait, és a kongresszus elé terjesztés érdekében megvizsgálja ezeket.
1.23 Ellátja a Nemzetközi Iroda tevékenységének ellenőrzését.
1.24 Jóváhagyja az Egyesület tevékenységéről és pénzügyi működéséről a Nemzetközi Iroda által készített éves jelentéseket, és adott esetben észrevételeket tesz azokra vonatkozóan.
1.25 Szükség esetén megállapítja azokat az elveket, amelyeket a Postaforgalmi Tanácsnak figyelembe kell vennie a jelentős pénzügyi következményekkel járó kérdések tanulmányozásánál (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, a küldemények légi szállítási alapdíjai és a levélpostai küldemények feladása külföldön), gondosan figyelemmel kíséri e kérdések tanulmányozását, és – annak érdekében, hogy azok az említett elveknek megfeleljenek – megvizsgálja és jóváhagyja a Postaforgalmi Tanácsnak ugyanezen témákra vonatkozó javaslatait.
1.26 Illetékességi körének határain belül jóváhagyja a Postaforgalmi Tanács ajánlásait egy új szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására, ha szükséges addig is, amíg a kongresszus dönt a kérdésben.
1.27 Megvizsgálja a Postaforgalmi Tanács által készített éves jelentést, és az általa előterjesztett javaslatokat.
1.28 Jóváhagyja a következő kongresszus elé terjesztés érdekében a Nemzetközi Iroda által készített és a Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetett, a tagországoknak az előző kongresszus által jóváhagyott egyesületi stratégia megvalósítása terén elért eredményeiről szóló négyéves jelentést.
1.29 Létrehozza a Konzultációs Bizottság szervezeti kereteit és jóváhagyja a Konzultációs Bizottság kialakított szervezetét a 122. cikkben foglaltaknak megfelelően.
1.30 Meghatározza a Konzultációs Bizottsághoz való csatlakozás feltételeit, és e feltételeknek megfelelően jóváhagyja, illetve elutasítja a csatlakozási kérelmeket; ennek során gondoskodik arról, hogy a kérelmeket az Igazgatási Tanács ülésszakai közötti időben, gyorsított eljárásban bírálják el.
1.31 Kidolgozza az UPU Pénzügyi Szabályzatát.
1.32 Kidolgozza a Tartalékalap kezelésének szabályait.
1.33 Kidolgozza a Külön Alap kezelésének szabályait.
1.34 Kidolgozza a Különleges Működés Alapjának kezelési szabályait.
1.35 Kidolgozza az Önkéntes Alap kezelésének szabályait.
1.36 Kidolgozza a Személyzeti Szabályzatot és a választott tisztségviselők szolgálati feltételeit.
1.37 Kidolgozza a Szociális Alap Szabályzatát.
1.38 A 152. cikk értelmében felügyeli a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek létrehozását és azok tevékenységét.
1. Alakuló ülésén, amelyet a kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, az Igazgatási Tanács saját tagjai közül négy alelnököt választ, és meghozza ügyrendjét.
2. Az Igazgatási Tanács – elnökének összehívására – elvileg évente egyszer ül össze az Egyesület székhelyén.
3. Az Igazgatási Tanács elnöke, alelnökei, valamint bizottsági elnökei és alelnökei alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a bizottság készíti elő és irányítja az Igazgatási Tanács ülésszakainak munkáját. Az Igazgatási Tanács nevében jóváhagyja a Nemzetközi Iroda által az Egyesület tevékenységéről készített éves jelentést, és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel az Igazgatási Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési munka során felmerül.
4. A Postaforgalmi Tanács képviseletét annak elnöke látja el az Igazgatási Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések szerepelnek.
5. A Konzultációs Bizottságot annak elnöke képviseli az Igazgatási Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Konzultációs Bizottságot érintő kérdések szerepelnek.
1. Megfigyelők
1.1 A két szerv tevékenysége közötti hatékony kapcsolat biztosítása érdekében a Postaforgalmi Tanács kijelölheti azokat a képviselőit, akik megfigyelői minőségben részt vesznek az Igazgatási Tanács értekezletein.
1.2 Az Egyesület azon tagországai, amelyek nem tagjai a Tanácsnak, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül vehetnek részt az Igazgatási Tanács plenáris ülésein, illetve bizottságainak értekezletein.
2. Elvek
2.1 Logisztikai okokból az Igazgatási Tanács korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.
2.2 A megfigyelők és ad hoc megfigyelők kérésükre közreműködhetnek az előirányzott tanulmányokban, betartva azokat a feltételeket, amelyeket a Tanács előírhat munkája eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében. Felkérhetik őket arra is, hogy lássák el egyes munka- és projektcsoportok elnöki teendőit, ha ismereteik vagy tapasztalataik ezt indokolják. A megfigyelők és ad hoc megfigyelők részvétele az Egyesület számára többletköltséggel nem járhat.
2.3 Rendkívüli körülmények esetén a Konzultációs Bizottság tagjait és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják egy értekezletről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes okiratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva felülvizsgálhatja a korlátozásokat.
1. Az Igazgatási Tanács tagjainak utazási költségeit, akik a testület értekezletein vesznek részt, a tagország viseli. Azon tagországok képviselői azonban, amelyek az Egyesült Nemzetek Szervezetének listáin a fejlődő országok vagy a legkevésbé fejlett országok között szerepelnek – a kongresszus alatti értekezletek kivételével – jogosultak egy turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy vagy egy első osztályú menettérti vonatjegy árának, vagy bármely más módon lebonyolított utazás költségének megtéríttetésére, azzal a kikötéssel, hogy ez az összeg nem haladhatja meg a turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy árát. Ugyanez a jog illeti meg a Tanács bizottságainak, munkacsoportjainak és más szerveinek minden tagját, amikor ezek a testületek nem a kongresszuson és a Tanács ülésszakain üléseznek.
1. Az Igazgatási Tanács minden ülésszak után tájékoztatja tevékenységéről az Egyesület tagországait, azok kijelölt szolgáltatóit, a szűkebb körű egyesületeket és a Konzultációs Bizottság tagjait; nevezetesen részletes beszámolót küld részükre, valamint elküldi határozatait és döntéseit.
2. Az Igazgatási Tanács egész működéséről átfogó jelentést tesz a kongresszusnak, és azt a kongresszus megnyitása előtt legalább két hónappal megküldi a tagországoknak, azok kijelölt szolgáltatóinak, valamint a Konzultációs Bizottság tagjainak.
1. A Postaforgalmi Tanács 40 tagból áll, akik két egymást követő kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.
2. A Postaforgalmi Tanács tagjait a kongresszus választja, specifikus földrajzi megoszlás alapján. Huszonnégy hely a fejlődő tagországokat, tizenhat hely pedig a fejlett tagországokat illeti meg. A tagságnak legalább egyharmadát minden kongresszus alkalmával meg kell újítani.
3. A Postaforgalmi Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét, aki az Egyesület Okirataiban leírt postaszolgálati feladatokat látja el. A Postaforgalmi Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában.
4. A Postaforgalmi Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi. Tagjai semmiféle díjazásban nem részesülnek.
1. A Postaforgalmi Tanácsnak a következő feladatai vannak:
1.1 Koordinálja a nemzetközi postaszolgálat fejlesztésére és javítására irányuló gyakorlati intézkedéseket.
1.2 Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával, ez utóbbi illetékességének keretei között megteszi mindazon intézkedéseket, amelyeket a nemzetközi postaszolgálat minőségének megőrzése és javítása, valamint korszerűsítése érdekében szükségesnek tart.
1.3 A feladatainak ellátása érdekében dönt a tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival létesítendő kapcsolatokról.
1.4 Megteszi a szükséges intézkedéseket abból a célból, hogy tanulmányozza és közzétegye azokat a tapasztalatokat és eredményeket, amelyeket egyes tagországok és azok kijelölt szolgáltatói a postaszolgálattal kapcsolatos technológiai, küldeményforgalmi, gazdálkodási és szakképzési területen elértek.
1.5 Az Igazgatási Tanáccsal egyetértésben megfelelő intézkedéseket tesz az Egyesület valamennyi tagországával és azok kijelölt szolgáltatóival, különösen pedig az új és a fejlődő országokkal, valamint azok kijelölt szolgáltatóival való technológiai együttműködés területén.
1.6 Megvizsgálja mindazokat az egyéb kérdéseket, amelyeket a Postaforgalmi Tanács valamely tagja, az Igazgatási Tanács vagy valamelyik tagország, vagy kijelölt szolgáltató terjeszt elő.
1.7 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság jelentéseit, illetve javaslatait; s a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések terén megvizsgálja és észrevételezi a Konzultációs Bizottság javaslatait a kongresszusi előterjesztés érdekében.
1.8 Kijelöli a Konzultációs Bizottságban részt vevő tagjait.
1.9 Tanulmányozza azokat a legfontosabb üzemeltetési, kereskedelmi, technológiai, gazdasági és technikai együttműködési problémákat, amelyek az Egyesület valamennyi tagországát vagy azok kijelölt szolgáltatóit érdeklik, beleértve a jelentős pénzügyi kihatásokkal járó kérdéseket is (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, postaanyag légi szállítási alapdíja, postacsomagdíjak és levélpostai küldemények feladása külföldön), e tárgykörökben tájékoztatást és állásfoglalást dolgoz ki, és ajánlásokat fogalmaz meg az ezekkel kapcsolatban foganatosítandó intézkedésekre nézve.
1.10 Megadja az Igazgatási Tanácsnak a kongresszus elé terjesztendő stratégiai terv kidolgozásához szükséges információkat.
1.11 Tanulmányozza a tagországokat és azok kijelölt szolgáltatóit, valamint az új és a fejlődő országokat érdeklő oktatási és szakképzési problémákat.
1.12 Az új és a fejlődő országokban tanulmányozza a postaszolgálat jelenlegi helyzetét és igényeit, és megfelelő ajánlásokat dolgoz ki ezen országok postaszolgálatai javításának módjára és eszközeire nézve.
1.13 A kongresszus befejezését követő hat hónapon belül elvégzi az Egyesület Szabályzatainak felülvizsgálatát, hacsak a kongresszus másként nem dönt. Sürgős esetben a Postaforgalmi Tanács más ülésszakain is módosíthatja az említett Szabályzatokat. Az alapvető politikát és elveket érintő kérdésekben a Postaforgalmi Tanács mindkét esetben az Igazgatási Tanács irányítása alá tartozik.
1.14 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő, a 140. cikknek megfelelően; az Igazgatási Tanács jóváhagyása szükséges, ha ezek a javaslatok ez utóbbi hatáskörébe tartozó kérdésekre vonatkoznak.
1.15 Valamely tagország kérésére megvizsgálja mindazokat a javaslatokat, amelyeket a szóban forgó tagország a 139. cikk szerint a Nemzetközi Irodához továbbít, elkészíti azok véleményezését, és megbízza a Nemzetközi Irodát, hogy azt csatolja az említett javaslathoz, mielőtt jóváhagyás végett a tagországok elé terjeszti.
1.16 Ha szükséges, esetlegesen az Igazgatási Tanács jóváhagyása és valamennyi tagországgal történő konzultáció után, javaslatot tesz egy szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására addig is, amíg az ügyben a kongresszus dönt.
1.17 Technológiai és üzemviteli téren, valamint illetékességének más olyan területein, ahol az egységes gyakorlat követése nélkülözhetetlen, szabványokat készít és bocsát ki a tagországoknak és azok kijelölt szolgáltatóinak szóló ajánlások formájában; ugyanígy szükség esetén módosítja az általa létrehozott szabványokat.
1.18 A 152. cikknek megfelelően létrehozza és jóváhagyja a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek működéséhez szükséges keretet.
1.19 Átveszi és tanulmányozza a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek évente megküldött jelentéseit.
1. Az első értekezlet alkalmával, amelyet a kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, a Postaforgalmi Tanács saját tagjai közül megválasztja az elnököt, az alelnököt és a bizottságok elnökeit, továbbá kidolgozza ügyrendjét.
2. A Postaforgalmi Tanács elvileg minden évben összeül az Egyesület székhelyén. Az összejövetel helyét és időpontját az elnök határozza meg, az Igazgatási Tanács elnökének és a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójának egyetértése alapján.
3. A Postaforgalmi Tanács elnöke, alelnöke, valamint bizottsági elnökei és alelnökei alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a bizottság készíti elő és irányítja a Postaforgalmi Tanács egyes üléseinek munkáját, és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési folyamat során felmerül.
4. A Postaforgalmi Tanács a kongresszust követő első ülésszakán az Egyesületnek a kongresszus által elfogadott stratégiája és különösen az Egyesület állandó testületeinek stratégiájára vonatkozó része alapján alapmunkaprogramot készít, amely számos, a stratégia megvalósítását célzó taktikai elemet tartalmaz. Ezt az alapprogramot, amely korlátozott számú aktuális és közérdekű projektet tartalmaz, az új realitások és prioritások függvényében minden évben felülvizsgálják.
5. A Konzultációs Bizottságot annak elnöke képviseli a Postaforgalmi Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Konzultációs Bizottságot érintő kérdések szerepelnek.
1. Megfigyelők
1.1 A két szerv tevékenysége közötti hatékony kapcsolat biztosítása érdekében az Igazgatási Tanács kijelölheti azokat a képviselőit, akik megfigyelői minőségben részt vesznek a Postaforgalmi Tanács értekezletein.
1.2 Az Egyesület azon tagországai, amelyek nem tagjai a Tanácsnak, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül vehetnek részt a Postaforgalmi Tanács plenáris ülésein, illetve bizottságainak értekezletein.
2. Elvek
2.1 Logisztikai okokból a Postaforgalmi Tanács korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.
2.2 A megfigyelők és az ad hoc megfigyelők kérésükre közreműködhetnek az előirányzott tanulmányokban, betartva azokat a feltételeket, amelyeket a Tanács előírhat munkája eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében. Felkérhetik őket arra is, hogy lássák el egyes munka- és projektcsoportok elnöki teendőit, ha ismereteik vagy tapasztalataik ezt indokolják. A megfigyelők és ad hoc megfigyelők részvétele az Egyesület számára többletköltséggel nem járhat.
2.3 Rendkívüli körülmények esetén a Konzultációs Bizottság tagjait és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják valamely értekezletről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva felülvizsgálhatja a korlátozásokat.
1. A Postaforgalmi Tanácsban részt vevő tagországok képviselőinek utazási és tartózkodási költségei a tagországokat terhelik. Az Egyesült Nemzetek Szervezete által összeállított jegyzék alapján hátrányos helyzetűnek minősített tagországok képviselőinek azonban joguk van – a kongresszus idején rendezett értekezletek kivételével – egy turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy vagy egy első osztályú menettérti vonatjegy árának, vagy bármely más módon lebonyolított utazás költségének megtéríttetésére, azzal a kikötéssel, hogy ez az összeg nem haladhatja meg a turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy árát.
1. A Postaforgalmi Tanács minden ülésszak után tájékoztatja tevékenységéről az Egyesület tagországait, azok kijelölt szolgáltatóit, a szűkebb körű egyesületeket és a Konzultációs Bizottság tagjait, nevezetesen részletes beszámolót küld részükre, valamint elküldi határozatait és döntéseit.
2. A Postaforgalmi Tanács tevékenységéről éves jelentést készít az Igazgatási Tanács részére.
3. A Postaforgalmi Tanács egész működéséről átfogó jelentést tesz a kongresszusnak – amely magában foglalja a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységekről szóló jelentéseket a 152. cikkel összhangban – és azt a kongresszus megnyitása előtt legalább két hónappal megküldi az Egyesület tagországainak, azok kijelölt szolgáltatóinak és a Konzultációs Bizottság tagjainak.
1. A Konzultációs Bizottság célja a tágabb értelemben vett postai szektor érdekeinek képviselete és az érdekelt felek közötti hatékony párbeszéd kereteinek biztosítása.
1. A Konzultációs Bizottság felöleli:
1.1 az ügyfélképviseletet ellátó – kormányzaton kívüli – szervezeteket, a kézbesítési szolgáltatókat, a munkavállalói szervezeteket, a postai ágazat beszállítóit és szolgáltatóit, a magánszemélyeket összefogó hasonló szervezeteket, valamint az Egyesület küldetésének és céljainak megvalósításához hozzájárulni kívánó vállalatokat. Ha bejegyzett szervezetekről van szó, a bejegyzésnek az Egyesület valamely tagországában kell fennállnia;
1.2 az Igazgatási Tanács által kijelölt, saját tagjai közül választott tagokat;
1.3 a Postaforgalmi Tanács által kijelölt, saját tagjai közül választott tagokat.
2. A Konzultációs Bizottság működési költségei megoszlanak az Egyesület és a Bizottság tagjai között, az Igazgatási Tanács által felállított szabályok szerint.
3. A Konzultációs Bizottság tagjai semmiféle díjazásban vagy költségtérítésben nem részesülnek.
1. Az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács által kijelölt tagokon kívül a Konzultációs Bizottságban betöltött tagság az Igazgatási Tanács által meghatározott, és a 107. cikk 1.30 bekezdésének megfelelően lebonyolított csatlakozási kérelem benyújtásán és elfogadásán alapul.
2. A Konzultációs Bizottság minden tagja kijelöli képviselőjét.
1. A Konzultációs Bizottság feladatai a következők:
1.1 Megvizsgálja az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács megfelelő okiratait és jelentéseit. Kivételes esetekben az egyes szövegekhez és okiratokhoz való hozzáférési jog korlátozott lehet, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megköveteli. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva felülvizsgálhatja a korlátozásokat.
1.2 A Konzultációs Bizottság tanulmányokat készít a tagjai számára fontos kérdésekről és ezekben maga is közreműködik.
1.3 Megvizsgálja a postaszolgálatokat érintő kérdéseket és ezekről jelentéseket készít.
1.4 Hozzájárul az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács munkájához, többek között jelentéseket és ajánlásokat készít, illetve a Tanácsok felkérésére véleményt fogalmaz meg.
1.5 Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával és a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdésekben a Tanács vizsgálatának és megjegyzéseinek felhasználásával ajánlásokat készít a kongresszus számára.
1. A Konzultációs Bizottság minden egyes kongresszus után újraszerveződik az Igazgatási Tanács által meghatározott szervezeti keret alapján. Az Igazgatási Tanács elnöke vezeti a Konzultációs Bizottság alakuló ülését, amelyen megválasztják a Bizottság elnökét.
2. Az Egyesület alapelveit tiszteletben tartva az Igazgatási Tanács jóváhagyásával, és a Postaforgalmi Tanáccsal történt egyeztetés után a Konzultációs Bizottság maga alakítja ki belső szervezetét és dolgozza ki ügyrendjét.
3. A Konzultációs Bizottság egy évben egyszer ülésezik. Alapszabályként az üléseket az Egyesület székhelyén tartják, a Postaforgalmi Tanács értekezleteivel egy időben. Az egyes ülések helyét és idejét a Konzultációs Bizottság elnöke határozza meg, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács elnökeinek, valamint a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójának egyetértésével.
1. Az Egyesület szerveivel való hatékony kapcsolattartás biztosítása érdekében a Konzultációs Bizottság képviselőket jelölhet ki, akik szavazati jog nélkül, megfigyelői minőségben részt vesznek a kongresszus, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács, illetve az említett szervekhez tartozó bizottságok értekezletein.
2. A Konzultációs Bizottság tagjai részt vehetnek az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács plenáris ülésein és bizottsági értekezletein a 105. cikknek megfelelően. A projekt- és munkacsoportok munkájában is közreműködhetnek a 109. cikk 2.2. bekezdése és a 115. cikk 2.2. bekezdése alapján.
3. Az Igazgatási Tanács elnöke és a Postaforgalmi Tanács elnöke képviseli e szerveket a Konzultációs Bizottságnak azon ülésein, amelyeknek napirendjén az említett szerveket érintő kérdések szerepelnek.
1. Az Egyesület többi tagországa, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül részt vehetnek a Konzultációs Bizottság ülésein.
2. Logisztikai okokból a Konzultációs Bizottság korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.
3. Rendkívüli körülmények esetén a megfigyelőket és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják valamely értekezletről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja; az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja; a különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva felülvizsgálhatja a korlátozásokat.
1. A Konzultációs Bizottság minden ülésszak után tájékoztatja tevékenységéről az Igazgatási Tanácsot és a Postaforgalmi Tanácsot; nevezetesen összefoglaló beszámolót küld értekezleteiről e szervek elnökeinek, valamint elküldi javaslatait és véleményét.
2. A Konzultációs Bizottság tevékenységéről éves jelentést készít az Igazgatási Tanács részére, és ennek egy példányát elküldi a Postaforgalmi Tanácsnak. Ez a jelentés szerepel az Igazgatási Tanács azon iratanyagában, amelyet az Egyesület tagországainak, azok kijelölt szolgáltatóinak és a szűkebb körű egyesületeknek a 111. cikk alapján megküld.
3. A Konzultációs Bizottság egész működéséről átfogó jelentést tesz a kongresszusnak, és azt a kongresszus megnyitása előtt legalább két hónappal megküldi a tagországoknak és azok kijelölt szolgáltatóinak.
1. A Nemzetközi Iroda vezérigazgatóját és vezérigazgató-helyettesét a kongresszus választja két egymást követő kongresszus közötti időszakra; megbízatásuk legrövidebb időtartama négy év. Megbízatásuk csak egy alkalommal hosszabbítható meg. Amennyiben a kongresszus másként nem határoz, hivatalba lépésük időpontja a kongresszust követő év január 1-je.
2. A Nemzetközi Iroda vezérigazgatója legalább hét hónappal a kongresszus megnyitása előtt jegyzéket intéz a tagországok kormányaihoz, amelyben felhívja őket a vezérigazgatói és a vezérigazgató-helyettesi állásra szóló esetleges pályázatok benyújtására, és egyúttal jelzi, hogy a hivatalban lévő vezérigazgató vagy a vezérigazgató-helyettes kívánja-e eredeti mandátuma esetleges megújítását. Az életrajzzal ellátott pályázatoknak legalább két hónappal a kongresszus megnyitása előtt kell beérkezniük a Nemzetközi Irodához. A jelölteknek azon tagországok állampolgárainak kell lenniük, amelyek a pályázatokat benyújtják. A Nemzetközi Iroda elkészíti a kongresszus részére a választáshoz szükséges okiratokat. A vezérigazgató és a vezérigazgató-helyettes megválasztása titkos szavazással történik; először a vezérigazgató megválasztására kerül sor.
3. A vezérigazgatói állás megüresedése esetén a vezérigazgató teendőit a vezérigazgató helyettese látja el mindaddig, amíg az előbbi megbízatásának ideje le nem jár; a vezérigazgató helyettese megválasztható erre az állásra, és hivatalból jelöltnek tekinthető, feltéve, hogy eredeti, vezérigazgató-helyettesi mandátumát az előző kongresszus korábban már nem újította meg, és amennyiben kifejezi azt a kívánságát, hogy tekintsék jelöltnek a vezérigazgatói állásra.
4. A vezérigazgatói és a vezérigazgató-helyettesi állás egyidejű megüresedése esetén az Igazgatási Tanács – előzetes pályázatkiírás nyomán beérkező pályázatok alapján – vezérigazgató-helyettest választ a legközelebbi kongresszusig terjedő időszakra. A pályázatok benyújtásánál analógia alapján a 2. bekezdésben foglaltakat kell alkalmazni.
5. A vezérigazgató-helyettesi állás megüresedése esetén az Igazgatási Tanács – a vezérigazgató javaslatára – a Nemzetközi Iroda egyik D2 fokozatú igazgatóját bízza meg a vezérigazgató-helyettesi feladatok ellátásával a következő kongresszusig.
1. A vezérigazgató szervezi, irányítja és vezeti a Nemzetközi Irodát, amelynek ő a törvényes képviselője.
2. Az állások besorolását, a kinevezéseket és az előléptetéseket illetően:
2.1 a vezérigazgató hatáskörébe tartozik a G1–D2 fokozatú állásokba történő besorolás, és a tisztviselők e fokozatokba történő kinevezése és előléptetése;
2.2 a P1–D2 fokozatokba történő kinevezéseknél mérlegelni kell a jelöltek szakmai felkészültségét; e személyekre azok a tagországok tesznek javaslatot, amelyeknek állampolgárai, vagy amelyekben szakmai tevékenységüket kifejtik. Eközben figyelembe kell venni a méltányos – földrészek és nyelvek szerinti – földrajzi megoszlást. A D2 fokozatú állásokat lehetőleg különböző régiókból, és a vezérigazgató, valamint a vezérigazgató-helyettes által képviselttől eltérő régiókból származó pályázókkal kell betölteni, ám feltétlenül a Nemzetközi Iroda eredményes működésének szem előtt tartásával. A speciális felkészültséget igénylő állások esetében a vezérigazgató kívülállókhoz is fordulhat;
2.3 új tisztviselő kinevezésekor figyelembe veszi továbbá azt is, hogy elvileg a D2, D1 és P5 fokozatú állásokat betöltő személyek az Egyesület különböző tagországainak állampolgárai legyenek;
2.4 a Nemzetközi Iroda tisztviselőinek a D2, D1 és P5 fokozatokba történő előléptetésénél nem köteles a 2.3 bekezdésben említett elvet alkalmazni;
2.5 az arányos földrajzi megoszlásra és a nyelvekre vonatkozó követelményeket csak a megfelelő rátermettség vizsgálatát követően veszik figyelembe a kiválasztási folyamatban;
2.6 a vezérigazgató évente egyszer tájékoztatja az Igazgatási Tanácsot a P4–D2 fokozatokba történt kinevezésekről és előléptetésekről.
3. Ezen túlmenően a következő feladatok tartoznak a vezérigazgató hatáskörébe:
3.1 ellátja az Egyesület Okiratainak letéteményesi feladatait és közvetítői szerepet tölt be az Egyesületbe való felvétel és csatlakozás, valamint az abból való kiválás eljárása során;
3.2 valamennyi tagország kormányát értesíti a kongresszus által hozott határozatokról;
3.3 valamennyi tagországot és azok kijelölt szolgáltatóit értesíti a Postaforgalmi Tanács által elfogadott, vagy felülvizsgált Szabályzatokról;
3.4 elkészíti az Egyesület éves költségvetésének tervezetét az Egyesület szükségleteivel még összeegyeztethető lehető legalacsonyabb szinten, és azt megfelelő időben felülvizsgálatra az Igazgatási Tanács elé terjeszti; az Igazgatási Tanács jóváhagyása után a költségvetést közli a tagországokkal, és gondoskodik annak végrehajtásáról;
3.5 végrehajtja az Egyesület szervei által kért és az Okiratok alapján rá háruló specifikus tevékenységeket;
3.6 kezdeményezéseket tesz az Egyesület szervei által kitűzött célok elérése érdekében a meghatározott politika és a rendelkezésre álló pénzeszközök keretén belül;
3.7 indítványokat és javaslatokat terjeszt az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács elé;
3.8 a Postaforgalmi Tanács ügyrendjének megfelelően a kongresszus végeztével a Postaforgalmi Tanács elé terjeszti a Szabályzatokat érintő módosítási javaslatokat a kongresszus döntése alapján;
3.9 elkészíti az Igazgatási Tanács részére – a Tanácsok által adott irányelvek alapján – a kongresszus elé terjesztendő stratégiai terv tervezetét;
3.10 az Igazgatási Tanács által történő jóváhagyásra négyéves jelentést készít a tagországoknak az előző kongresszus által jóváhagyott egyesületi stratégia megvalósítása terén elért eredményeiről, amit a következő kongresszus elé terjeszt;
3.11 biztosítja az Egyesület képviseletét;
3.12 közvetítőként vállal szerepet az alábbiak közötti kapcsolatokban:
3.12.1 az UPU és a szűkebb körű egyesületek;
3.12.2 az UPU és az Egyesült Nemzetek Szervezete;
3.12.3 az UPU és az őt érintő tevékenységet folytató nemzetközi szervezetek;
3.12.4 az UPU és az olyan nemzetközi szervezetek, egyesületek vagy vállalatok közötti viszonyokban, amelyekkel az Egyesület szervei konzultálni kívánnak, vagy amelyeket munkáikba be kívánnak vonni;
3.13 ellátja az Egyesület szerveinek főtitkári feladatait, és ennek keretében – figyelembe véve a jelen Általános Szabályzat konkrét rendelkezéseit – különösen az alábbiakra ügyel:
3.13.1 az Egyesület szervei munkájának előkészítésére és megszervezésére;
3.13.2 az okiratok, jelentések és jegyzőkönyvek előkészítésére, előállítására és szétosztására;
3.13.3 a titkárság működésére az Egyesület szerveinek értekezletei alatt;
3.14 jelen van az Egyesület szerveinek értekezletein, és – szavazati jog nélkül – részt vesz a tárgyalásokon, azzal a lehetőséggel, hogy képviseltetheti is magát.
1. A vezérigazgató-helyettes segíti a vezérigazgatót, és neki tartozik felelősséggel.
2. A vezérigazgató távolléte vagy akadályoztatása esetén annak feladatait a vezérigazgató-helyettes látja el. Ugyanez érvényes abban az esetben, ha a vezérigazgatói állás a 126. cikk 3. bekezdésében foglaltak szerint megüresedik.
1. Az Egyesület szerveinek és a Konzultációs Bizottságnak a titkársági teendőit a Nemzetközi Iroda látja el a vezérigazgató felelős irányításával.
1. A Nemzetközi Iroda elkészíti és az UPU honlapján elérhetővé teszi az egyes ülések alkalmából kiadott összes dokumentumot. A Nemzetközi Iroda egy erre a célra szolgáló hatékony rendszer segítségével jelzi az új elektronikus dokumentumok UPU honlapján történő közzétételét is.
1. A Nemzetközi Iroda összeállítja, és naprakész állapotban tartja az Egyesület tagországainak névjegyzékét, feltüntetve tagdíj-hozzájárulási osztályukat, földrajzi csoportjukat, és az Egyesület Okirataival való kapcsolatukat.
1. A Nemzetközi Iroda mindenkor az Igazgatási Tanács, a Postaforgalmi Tanács, a tagországok és azok kijelölt szolgáltatói rendelkezésére áll, hogy a szolgáltatásra vonatkozó kérdésekben megadjon nekik minden szükséges felvilágosítást.
2. Feladata nevezetesen a nemzetközi postaszolgálatot érintő mindenfajta információ összegyűjtése, rendezése, közzététele és terjesztése, vitás kérdésekben véleménynyilvánítás az érdekelt felek kívánságára; az Egyesület Okiratainak magyarázatára és módosítására vonatkozó kérelmekkel kapcsolatos intézkedés, és általában mindazoknak a szerkesztési vagy dokumentációs munkáknak és tanulmányoknak az elvégzése, amelyeket a szóban forgó Okiratok a hatáskörébe utalnak, vagy amelyekre az Egyesület érdekében felkérik.
3. Intézi továbbá azokat a felméréseket, amelyeket a tagországok és azok kijelölt szolgáltatói kérnek abból a célból, hogy egy meghatározott kérdésről a többi tagország és kijelölt szolgáltatóik véleményét megtudják. Az ilyen felmérések eredményének nincs szavazás jellege és kötelező ereje.
4. Elszámolási irodaként közreműködhet a postaszolgálatra vonatkozó mindenfajta elszámolás rendezésében.
5. A Nemzetközi Iroda biztosítja azoknak az üzleti adatoknak a bizalmas kezelését és biztonságát, amelyeket a tagországok és/vagy azok kijelölt szolgáltatói bocsátottak rendelkezésére az Egyesület Okirataiból és határozataiból eredő feladataik teljesítéséhez.
1. A Nemzetközi Iroda a nemzetközi technológiai együttműködés keretében fejleszti a postai technikai segítségnyújtást, annak minden formájában.
1. A Nemzetközi Iroda feladata, hogy a nemzetközi válaszdíjszelvényeket legyártassa, és előállítási áron ellássa velük az azokat megrendelő tagországokat vagy kijelölt szolgáltatóikat.
1. A szűkebb körű egyesületek okiratait és azokat a külön megállapodásokat, amelyeket az Alapokmány 8. cikke alapján kötöttek, a szűkebb körű egyesületek irodái vagy ezek hiányában a szerződő felek valamelyike két példányban megküldi a Nemzetközi Iroda részére.
2. A Nemzetközi Iroda ügyel arra, hogy a szűkebb körű egyesületek okiratai és a külön megállapodások ne tartalmazzanak az ügyfelekre nézve kedvezőtlenebb feltételeket, mint az Egyesület Okiratai. A jelen rendelkezés értelmében feltárt esetleges rendellenességeket az Igazgatási Tanács tudomására hozza.
3. A Nemzetközi Iroda tájékoztatja a tagországokat és azok kijelölt szolgáltatóit a fent említett szűkebb körű egyesületek és külön megállapodások létezéséről.
1. A Nemzetközi Iroda a rendelkezésére bocsátott dokumentumok felhasználásával folyóiratot ad ki német, angol, arab, kínai, spanyol, francia és orosz nyelven.
1. A Nemzetközi Iroda az Egyesület tevékenységéről éves jelentést készít, amelyet az Igazgatási Tanács Igazgató Bizottságának jóváhagyása után küld meg a tagországoknak, és/vagy a kijelölt szolgáltatóknak, a szűkebb körű egyesületeknek és az Egyesült Nemzetek Szervezetének.
1. A 2. és az 5. bekezdésben említett kivételektől eltekintve, a tagországok által a kongresszus elé terjesztendő mindenfajta javaslat benyújtásakor az alábbiak szerint kell eljárni:
1.1 előterjesztésre azokat a javaslatokat fogadják el, amelyek legalább hat hónappal a kongresszus kitűzött időpontja előtt beérkeznek a Nemzetközi Irodához;
1.2 a kongresszus időpontját megelőző hat hónapos időszak alatt semmilyen szerkesztési jellegű javaslatot nem fogadnak el;
1.3 azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a kongresszus időpontját megelőző hat és négy hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább két tagország támogatja;
1.4 azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a kongresszus időpontját megelőző négy és két hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább nyolc tagország támogatja; az ennél később beérkező javaslatokat már nem fogadják el;
1.5 a támogató nyilatkozatoknak ugyanazon határidőn belül kell a Nemzetközi Irodához beérkezniük, mint azoknak a javaslatoknak, amelyekre vonatkoznak.
2. Az Alapokmányra vagy az Általános Szabályzatra vonatkozó javaslatoknak a kongresszus megnyitása előtt legalább hat hónappal kell a Nemzetközi Irodához megérkezniük; az ennél később, de a kongresszus megnyitása előtt beérkező javaslatokat csak akkor lehet figyelembe venni, ha a kongresszus az ott képviselt országok kétharmados többségének szavazatával így dönt, és ha az 1. bekezdésben szereplő feltételek teljesülnek.
3. Minden javaslatnak elvileg csak egy célkitűzése lehet, és csak az e célkitűzés érdekében indokolt módosításokat tartalmazhatja. Ezenfelül minden olyan javaslathoz, amely jelentős költségeket okozhat az Egyesületnek, a javaslatot kidolgozó tagországnak pénzügyi hatástanulmányt kell készítenie a Nemzetközi Irodával egyeztetve, a javaslat megvalósításához szükséges pénzforrások meghatározása érdekében.
4. A szerkesztési jellegű javaslatokat az azokat előterjesztő tagországok a fejrészben „Proposition d’ordre rédactionnel” [Szerkesztési jellegű javaslat] megjegyzéssel látják el, és a Nemzetközi Iroda ezeket a sorszámozást követő R betűjelzéssel teszi közzé. Azokat a javaslatokat, amelyeket nem láttak el ilyen megjegyzéssel, de amelyek a Nemzetközi Iroda véleménye szerint csak a szövegezést érintik, erre vonatkozó megfelelő utalással teszik közzé; a Nemzetközi Iroda ezekről a javaslatokról a kongresszus részére jegyzéket állít össze.
5. Az 1. és a 4. bekezdésben előírt eljárás nem vonatkozik sem a Kongresszusok Ügyrendi Szabályzatára, sem pedig a már benyújtott javaslatokat érintő módosításokra.
1. Az Egyezményre vagy a Megállapodásokra vonatkozó minden olyan javaslat figyelembevételéhez, amelyet valamely tagország két kongresszus között terjeszt elő, legalább két másik tagország támogatása szükséges. E javaslatokkal nem foglalkoznak, ha a Nemzetközi Iroda a javaslatokkal egy időben nem kapja meg a szükséges számú támogató nyilatkozatot.
2. E javaslatokat a Nemzetközi Iroda útján küldik meg a többi tagország részére.
1. Az Egyezményre, a Megállapodásokra és azok Zárójegyzőkönyveire vonatkozó valamennyi javaslatot a következő eljárás szerint tárgyalják: amennyiben egy tagország javaslatot küld a Nemzetközi Irodának, ez utóbbi minden tagországnak továbbküldi azt tanulmányozásra. A tagországoknak két hónap áll rendelkezésére, hogy a javaslatokat áttanulmányozzák és esetleges észrevételeiket a Nemzetközi Iroda tudomására hozzák. Módosításokat nem tehetnek. A két hónapos határidő elteltével a Nemzetközi Iroda minden észrevételt továbbít a tagországoknak, és felhív minden szavazati joggal rendelkező tagországot, hogy szavazzon a javaslat mellett vagy ellen. Azokat a tagországokat, amelyek két hónapon belül nem küldik be szavazatukat, úgy tekintik, mint amelyek a szavazástól tartózkodtak. A fenti határidőket a Nemzetközi Iroda körözvényeinek keltétől számítják.
2. Ha a javaslat valamely Megállapodásra vagy annak Zárójegyzőkönyvére vonatkozik, az 1. bekezdésben ismertetett eljárásban csak azok a tagországok vehetnek részt, amelyek a szóban forgó Megállapodást aláírták.
1. Az Egyetemes Postaegyezmény és a Postai Pénzforgalmi Megállapodást a Postaforgalmi Tanács dolgozza ki a kongresszus határozatainak szem előtt tartásával.
2. Az Egyezményre vagy a Postai Pénzforgalmi Megállapodásra vonatkozó módosítási javaslatok miatt szükségessé váló javaslatokat a Nemzetközi Irodának azokkal a kongresszus elé terjesztendő javaslatokkal egy időben kell megküldeni, amelyekre e javaslatok vonatkoznak. Elegendő, ha egyetlen tagország terjeszti be a javaslatokat más tagországok támogatása nélkül. E javaslatokat legkésőbb a kongresszus előtt egy hónappal minden tagországnak meg kell küldeni.
3. A Szabályzatokat érintő egyéb javaslatokat, amelyeket a Postaforgalmi Tanácsnak meg kell vizsgálnia abból a célból, hogy a kongresszust követő hat hónapon belül új szabályzatokat alkosson, legkésőbb két hónappal a kongresszus előtt kell benyújtani a Nemzetközi Irodának.
4. A kongresszus határozatai alapján szükségessé váló, a Szabályzatokat érintő változtatásokra vonatkozó azon javaslatoknak, amelyeket a tagországok terjesztenek elő, legkésőbb a Postaforgalmi Tanács ülése előtt két hónappal kell a Nemzetközi Irodához megérkezniük. E javaslatokat legkésőbb egy hónappal a Postaforgalmi Tanács megnyitása előtt meg kell küldeni minden tagországnak és azok kijelölt szolgáltatóinak.
1. A Szabályzatokra vonatkozó módosító javaslatokat a Postaforgalmi Tanács tárgyalja.
2. A Szabályzatokra vonatkozó módosító javaslat benyújtásához nem szükséges a tagországok támogatása.
3. A módosító javaslatot csak akkor veszik figyelembe, ha a Postaforgalmi Tanács egyetért annak sürgős jellegével.
1. Az Egyezményt, a Megállapodásokat és ezen Okiratok Zárójegyzőkönyveit érintő módosítások megerősítése a Nemzetközi Iroda vezérigazgatója által a tagországok kormányai részére küldött, erről szóló értesítéssel történik.
2. A Szabályzatokat és azok Zárójegyzőkönyveit érintő, a Postaforgalmi Tanács által végrehajtott módosításokat a Nemzetközi Iroda közli a tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival. Ugyanez érvényes az Egyezmény 38. cikk 3.2. pontjában és a Megállapodások megfelelő rendelkezéseiben foglalt értelmezésekre is.
1. A Szabályzatok ugyanakkor lépnek hatályba és ugyanaddig érvényesek, mint a kongresszuson elfogadott Okiratok.
2. Az 1. bekezdésben foglaltak fenntartásával, az Egyesület Okiratainak módosításával kapcsolatban két kongresszus között elfogadott határozatok legkorábban a hivatalos közlésüktől számított három hónap múlva lépnek hatályba.
1. A 2–6. bekezdésekben foglaltak fenntartásával az Egyesület szerveinek működésével járó éves kiadások nem haladhatják meg a 37 235 000 CHF összeget a 2013–2016. évekre.
2. A következő kongresszus összehívásával kapcsolatos kiadások (a titkárság tagjainak utazási költségei, szállítási költségek, a szinkrontolmácsolás műszaki felszerelésének költségei, az okiratok kongresszus alatti előállításának költségei stb.) nem haladhatják meg a 2 900 000 CHF határt.
3. Az Igazgatási Tanácsnak joga van az 1. és 2. bekezdésben megállapított határok túllépésére a fizetési fokozatok, a nyugdíjjárulékok vagy a pótlékok – köztük az álláspótlékok – esetében, amelyeknek az alkalmazását az Egyesült Nemzetek Szervezete a Genfben szolgálatot teljesítő személyzete tekintetében jóváhagyott.
4. Az Igazgatási Tanácsnak joga van ahhoz is, hogy a svájci fogyasztási árindex függvényében – a humán költségek kivételével – évente kiigazítsa a költségeit.
5. Az 1. bekezdéstől függetlenül az Igazgatási Tanács – vagy rendkívüli sürgősség esetén a vezérigazgató – engedélyezheti a megszabott keretek túllépését a Nemzetközi Iroda épületén elvégzendő jelentős és előre nem látható javítások költségének fedezése érdekében, a túllépés összege azonban nem haladhatja meg az évi 125 000 CHF-t.
6. Ha az 1. és 2. bekezdésben megállapított keretek nem bizonyulnak elegendőnek az Egyesület zökkenőmentes működésének biztosításához, ezeket az összeghatárokat csak az Egyesület tagországai többségének jóváhagyásával lehet túllépni. Az erre vonatkozó konzultációnak részletes indoklást kell tartalmaznia az ilyen jellegű kérések alátámasztására.
1. Azoknak az országoknak, amelyek az Egyesülethez csatlakoznak, vagy amelyeket az Egyesületbe tagként felvesznek, valamint azoknak, amelyek az Egyesületből kiválnak, tagdíjukat arra a teljes évre ki kell fizetniük, amelynek folyamán a felvételük vagy a kilépésük érvénybe lép.
2. A tagországok az Igazgatási Tanács által megállapított költségvetés alapján előre fizetik az Egyesület éves költségeihez való tagdíjhozzájárulási részüket. Ezeket a hozzájárulási részeket legkésőbb annak a pénzügyi évnek az első napján kell befizetni, amelyikre a költségvetés vonatkozik. Ennek az időpontnak a letelte után a fizetendő összegeket az Egyesületet megillető kamat terheli, amelynek mértéke évi 6% a negyedik hónaptól kezdve.
3. Amennyiben valamely tagország részéről az Egyesületet megillető kötelező tagdíjhozzájárulás – kamatokat nem tartalmazó – hátralékos összege eléri vagy meghaladja a szóban forgó tagországnak az előző két pénzügyi évre szóló tagdíj-hozzájárulási összegét, akkor az érintett tagország az Igazgatási Tanács által meghatározott rendnek megfelelően, visszavonhatatlanul – részben vagy egészen – átruházhatja az Egyesületre azokat a hiteleket, amelyekkel más tagországok neki tartoznak. Az átruházás feltételeit a tagország, az adósai/hitelezői és az Egyesület közötti megállapodásban kell rögzíteni.
4. Azoknak a tagországoknak, amelyek esetében jogi vagy egyéb okok miatt az ilyenfajta átruházás nem jöhet szóba, tartozásuk tekintetében törlesztési ütemterv készítésére kell kötelezettséget vállalniuk.
5. Kivételes körülményektől eltekintve az Egyesülettel szemben fennálló, a kötelező hozzájárulással kapcsolatos tartozás rendezése legfeljebb tíz évig tarthat.
6. Kivételes esetekben az Igazgatási Tanács valamely tagországot mentesíthet az esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól, ha az hátralékos összegét maradéktalanul kiegyenlítette.
7. Valamely tagország a számlahátralékára vonatkozó és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott törlesztési ütemterve keretében is mentesíthető az összegyűlt vagy esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól. E mentesítésnek azonban feltétele a törlesztési ütemtervnek legfeljebb tíz éven belüli maradéktalan és pontos teljesítése.
8. A 3–7. bekezdésben szereplő rendelkezések hasonlóan alkalmazandók azokra a fordítási költségekre, amelyeket a Nemzetközi Iroda számlázott le a nyelvi csoportokhoz csatlakozott tagországok felé.
1. Az Egyesület gazdálkodási hiányának áthidalására tartalékalapot képez. Ennek összegét az Igazgatási Tanács állapítja meg. Ezt az alapot elsősorban a költségvetési többletekből töltik fel. Az alap felhasználható a költségvetési egyensúly megteremtésére vagy a tagországok tagdíj-hozzájárulási összegeinek csökkentésére is.
2. Az Egyesület átmeneti gazdálkodási hiánya esetén a Svájci Államszövetség kormánya folyósítja az Egyesület számára szükséges rövid lejáratú előlegeket, amelyeknek feltételeit közös megállapodásban határozzák meg.
1. A Svájci Államszövetség kormánya díjmentesen ellenőrzi a Nemzetközi Iroda könyvelését és számvitelét, a kongresszus által meghatározott összeghatárokon belül.
1. Az a tagország, amely nem tudja végrehajtani a 146. cikk 3. bekezdésében foglalt átruházást, vagy amely nem hajlandó alávetni magát a Nemzetközi Iroda által a 146. cikk 4. bekezdésében foglaltak szerint indítványozott törlesztési ütemtervnek, vagy amely nem teljesíti az ütemtervet, automatikusan elveszíti a kongresszuson és az Igazgatási Tanács, valamint a Postaforgalmi Tanács ülésein gyakorolható szavazati jogát, és a továbbiakban nem jogosult az említett két Tanácsban való tagságra.
2. Az automatikus szankciók természetszerűleg és azonnali hatállyal megszűnnek, amint az érintett tagország a kamatokkal együtt megfizeti az Egyesülettel szemben fennálló, kötelező hozzájárulásainak hátralékából eredő tartozását, vagy beleegyezik abba, hogy aláveti magát a tartozást illetően összeállított törlesztési ütemtervnek.
1. A tagországok annak a tagdíjhozzájárulási osztálynak megfelelően járulnak hozzá az Egyesület kiadásainak fedezéséhez, amelyhez tartoznak. Ezek az osztályok az alábbiak:
– 50 egységnek megfelelő osztály;
– 45 egységnek megfelelő osztály;
– 40 egységnek megfelelő osztály;
– 35 egységnek megfelelő osztály;
– 30 egységnek megfelelő osztály;
– 25 egységnek megfelelő osztály;
– 20 egységnek megfelelő osztály;
– 15 egységnek megfelelő osztály;
– 10 egységnek megfelelő osztály;
– 5 egységnek megfelelő osztály;
– 3 egységnek megfelelő osztály;
– 1 egységnek megfelelő osztály;
– 0,5 egységnek megfelelő osztály, amelyet az Egyesült Nemzetek Szervezete által legkevésbé fejlettnek minősített országok vagy az Igazgatási Tanács által kijelölt más országok számára tartanak fenn.
2. Az 1. bekezdésben felsorolt tagdíj-hozzájárulási osztályoktól függetlenül bármely tagország dönthet úgy, hogy több hozzájárulási egységet fizet annál a tagdíj-hozzájárulási osztálynál, mint amelyikhez tartozik, legalább a két kongresszus közötti idővel megegyező időszakban. Ezt a változást legkésőbb a kongresszuson kell bejelenteni. A két kongresszus közötti időszak végén a tagország automatikusan ismét az eredeti tagdíj-hozzájárulási egységét fizeti, kivéve, ha úgy dönt, hogy továbbra is nagyobb hozzájárulási egységet fizet. A többlet hozzájárulás fizetésének mértékével megnő a költségek szintje.
3. A tagországokat az Egyesületbe való felvételük vagy csatlakozásuk időpontjában az Alapokmány 21. cikk 4. bekezdésében foglalt eljárásnak megfelelően sorolják be az előbb említett tagdíj-hozzájárulási osztályok valamelyikébe.
4. A tagországok utólag alacsonyabb tagdíjhozzájárulási osztályba sorolhatók azzal a feltétellel, hogy a módosítási kérelmet legkésőbb két hónappal a kongresszus megnyitása előtt megküldik a Nemzetközi Irodának. A kongresszus nem kötelező erejű véleményt ad a tagdíjhozzájárulási osztály módosítására vonatkozó kérelmek tárgyában. A tagország dönthet, hogy figyelembe veszi-e a kongresszus véleményét. A tagország végső döntését a kongresszus vége előtt továbbítani kell a Nemzetközi Iroda Titkárságának. Ez a módosítási kérelem a kongresszus által hozott pénzügyi rendelkezések életbelépésével egy időben lép hatályba. Azok a tagországok, amelyek tagdíj-hozzájárulási osztályuk megváltoztatására vonatkozó kívánságukat az előírt határidőn belül nem jelentették be, továbbra is abban a tagdíj-hozzájárulási osztályban maradnak, amelyhez addig tartoztak.
5. A tagországok egyszerre csak eggyel alacsonyabb osztályba történő átsorolásukat kérhetik.
6. Ugyanakkor kivételes esetekben, mint például nemzetközi segélyprogramot szükségessé tevő természeti katasztrófák esetén az Igazgatási Tanács két kongresszus közötti időszakban egy alkalommal valamely tagország kérésére engedélyezheti annak egy tagdíj-hozzájárulási osztállyal való visszasorolását, amennyiben az illető tagország bizonyítja, hogy nem tudja fenntartani az eredetileg választott tagdíj-hozzájárulási osztályát. Ugyancsak ilyen körülmények miatt az Igazgatási Tanács a 0,5 egységnek megfelelő osztályba történő átsorolással átmeneti csökkentést is engedélyezhet olyan, nem a legkevésbé fejlett országok közé tartozó országok számára, amelyek már az 1 egységnek megfelelő osztályban vannak.
7. A 6. bekezdésben foglaltak szerint végrehajtott átmeneti visszasorolást az Igazgatási Tanács legfeljebb két évre vagy a következő kongresszusig terjedő időszakra engedélyezheti, amennyiben a kongresszus a kétéves időszakon belül zajlik le. Az így megszabott határidő leteltével az érintett ország automatikusan visszakerül eredeti tagdíj-hozzájárulási osztályába.
8. A 4. és 5. bekezdéstől eltérően a felsőbb osztályba történő átsorolás nem jár semmilyen korlátozással.
1. A Nemzetközi Iroda által a tagországok és kijelölt szolgáltatóik részére térítés ellenében küldött kiadványokat a lehető legrövidebb idő alatt, de legkésőbb az Iroda által elküldött számla keltét követő hó elsejétől számított hat hónapon belül kell megfizetni. E határidő után az esedékes összegeket az Egyesületet megillető kamat terheli, amelynek mértéke évi 5%, az említett határidő lejártának napjától számítva.
1. Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával a Postaforgalmi Tanács jogosult arra, hogy a felhasználók által önkéntes alapon finanszírozott külön szervezeti egységeket hozzon létre azon üzemeltetési, üzleti, technológiai és gazdasági tevékenységek megszervezéséhez, amelyek az Alapokmány 18. cikkével összhangban a hatáskörébe tartoznak, de a rendes költségvetésből nem finanszírozhatók.
2. A Postaforgalmi Tanácshoz tartozó ilyen jellegű szervezeti egység létrehozása esetén a Postaforgalmi Tanács dönt az említett szervezet szervezeti és működési szabályzatára alkalmazandó referenciakeretről, az Egyetemes Postaegyesület, mint kormányközi szervezet működését irányító szabályok és alapelvek kellő figyelembevételével, és azt jóváhagyásra az Igazgatási Tanács elé terjeszti. A referenciakeret a következő elemeket foglalja magába:
2.1 megbízatás;
2.2 összetétel, beleértve a szervezet tagjainak kategorizálását;
2.3 döntéshozatali szabályok, ideértve az érintett szervezet belső felépítésére és az UPU más szerveivel való kapcsolataira vonatkozó döntéseket;
2.4 szavazási és képviseleti elvek;
2.5 finanszírozás (előfizetés, felhasználói díjak stb.);
2.6 a titkárság és az irányítási struktúra összetétele.
3. A felhasználók által finanszírozott minden egyes külön szervezeti egység önállóan szervezi meg tevékenységét a Postaforgalmi Tanács által meghatározott és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott referenciakeret figyelembevételével, és tevékenységéről éves jelentést készít, amelyet a Postaforgalmi Tanács elé terjeszt jóváhagyásra.
4. Az Igazgatási Tanács meghatározza az azokra a támogatási díjakra vonatkozó szabályokat, amelyeket a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységeknek kellene befizetniük a rendes költségvetésbe. Ezeket a szabályokat az Egyesület Pénzügyi Szabályzatában teszi közzé.
5. A Nemzetközi Iroda vezérigazgatója irányítja a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek titkárságát a szervezeti és működési szabályzatnak, valamint az Igazgatási Tanács által jóváhagyott és a szóban forgó szervezetek által felvett személyzetre alkalmazandó Személyzeti Szabályzatoknak megfelelően. A külön szervezeti egységek titkársága a Nemzetközi Iroda szerves részét képezi.
6. A jelen cikkel összhangban felállított, felhasználói finanszírozású külön szervezeti egységekről – létrehozásukat követően – a kongresszus tájékoztatást kap.
1. Abban az esetben, ha a tagországok között véleménykülönbség merül fel valamely választottbírósági ítélet útján rendezendő ügy kapcsán, minden tagország köteles tájékoztatni a másik felet a véleménykülönbség tárgyáról és egy erre a célra szolgáló hivatalos értesítés útján írásban tudatni arról a szándékáról, hogy választottbírósági eljárást kezdeményez.
2. Ha a véleménykülönbség működési vagy technikai jellegű kérdésekkel kapcsolatos, bármely tagország felkérheti kijelölt szolgáltatóját, hogy az alábbiakban leírt eljárásnak megfelelően működjön közre, és ezt a jogkört átruházhatja szolgáltatójára. Az érintett tagországot tájékoztatni kell az eljárás lefolytatásáról és eredményeiről. Az érintett tagországokat, illetve kijelölt szolgáltatókat a továbbiakban a „választottbírósági eljárásban részt vevő felek”-nek nevezzük.
3. A választottbírósági eljárásban részt vevő felek dönthetnek arról, hogy egy vagy három választott bírót jelölnek ki.
4. Ha a választottbírósági eljárásban részt vevő felek úgy döntenek, hogy három választott bírót jelölnek ki, mindegyik fél választ egy olyan tagországot vagy kijelölt szolgáltatót választott bírónak, amely közvetlenül nem érintett a véleménykülönbségben, a 2. bekezdésben foglaltaknak megfelelően. Ha több tagország és/vagy kijelölt szolgáltató közösen érdekelt, a jelen rendelkezések alkalmazása szempontjából csak egyetlen tagországnak és/vagy kijelölt szolgáltatónak minősülnek.
5. Ha a felek megegyeznek abban, hogy három választott bírót jelölnek ki, a harmadik választott bírót a felek közös megegyezéssel jelölik ki, aki nem feltétlenül származik valamely tagországból vagy kijelölt szolgáltatótól.
6. Valamely Megállapodásra vonatkozó véleménykülönbség esetén a választott bírákat csak azok közül a tagországok közül lehet kijelölni, amelyek a szóban forgó Megállapodást aláírták.
7. A választottbírósági eljárásban részt vevő felek megállapodhatnak abban, hogy csak egy választott bírót neveznek ki, aki nem feltétlenül származik valamely tagországból vagy kijelölt szolgáltatótól.
8. Ha a választottbírósági eljárásban részt vevő valamelyik fél nem (vagy egyik sem) jelöl ki választott bírót a választottbírósági eljárás elindításáról szóló hivatalos értesítés napjától számított három hónapon belül, a Nemzetközi Iroda – amennyiben felkérik – felszólítja a mulasztást elkövető tagországot egy választott bíró kijelölésére, vagy hivatalból ő maga jelöl ki egy választott bírót. A Nemzetközi Iroda nem avatkozik a tárgyalásokba, kivéve, ha arra mindkét fél kölcsönösen felkéri.
9. A választottbírósági eljárásban részt vevő felek közös megegyezéssel megállapodhatnak abban, hogy a véleménykülönbséget bármikor rendezhetik, mielőtt a választott bíró(k) a határozatot kihirdeti(k). A Nemzetközi Irodát írásban kell értesíteni mindennemű visszalépésről a felek arra vonatkozó döntését követő tíz napon belül, hogy rendezik a véleménykülönbséget. Ha a felek megállapodnak abban, hogy visszalépnek a választottbírósági eljárástól, a választott bíró(k) elveszíti(k) a kérdéssel kapcsolatos döntési jogkörét (jogkörüket).
10. A választott bíró(k) a tények és a rendelkezésére (rendelkezésükre) álló bizonyítékok alapján köteles(ek) a véleménykülönbségről dönteni. A véleménykülönbségre vonatkozó összes információt közölni kell mindkét féllel, továbbá a választott bíróval (bírókkal).
11. A választott bíró(k) szavazattöbbséggel hozza (hozzák) meg határozatát (határozatukat), amiről a választottbírósági eljárás elindításáról szóló hivatalos értesítés napjától számított hat hónapon belül értesíti(k) a Nemzetközi Irodát és a feleket.
12. A választottbírósági eljárás titkos, a Nemzetközi Iroda csak a véleménykülönbség rövid leírását és a határozatot kapja meg írásban tíz napon belül, azt követően, hogy a feleket értesítették a határozatról.
13. A választott bíró(k) határozata végleges, kötelező erejű a felekre nézve és nem lehet megfellebbezni.
14. A választottbírósági eljárásban részt vevő felek haladéktalanul alkalmazzák a választott bíró(k) határozatát. Ha valamelyik tagország átruházza kijelölt szolgáltatójára a választottbírósági eljárás kezdeményezésével és az ahhoz való alkalmazkodással kapcsolatos jogkörét, ügyelnie kell arra, hogy a kijelölt szolgáltató alkalmazza a választott bíró(k) határozatát.
1. A Nemzetközi Iroda munkanyelve a francia és az angol.
1. Az Egyesület által kiadott okiratokban a francia, az angol, az arab és a spanyol nyelvet használják. A német, a kínai, a portugál és az orosz nyelvet szintén használják, de azzal a kikötéssel, hogy ezeken a nyelveken csak a legfontosabb alapokiratokat készítik el. Más nyelveket ugyancsak használhatnak, feltéve, hogy az ezt igénylő tagországok az ezzel járó összes költséget viselik.
2. Az a tagország vagy azok a tagországok, amely(ek) valamely nem hivatalos nyelv használatát kéri(k), nyelvi csoportot alkot(nak).
3. Az okiratokat a Nemzetközi Iroda adja ki a hivatalos nyelven és a megalakított nyelvi csoportok nyelvein, vagy közvetlenül, vagy e csoportok területi irodái útján, a Nemzetközi Irodával egyeztetett eljárásnak megfelelően. A különböző nyelvű kiadások azonos minta szerint készülnek.
4. A Nemzetközi Iroda által közvetlenül kiadott okiratok különböző nyelvű változatainak szétosztása lehetőség szerint egyidejűleg történik.
5. A tagországok vagy azok kijelölt szolgáltatói és a Nemzetközi Iroda, valamint az utóbbi és a külső szervek közötti levelezés bármely olyan nyelven folyhat, amelynek lebonyolításához a Nemzetközi Iroda fordítószolgálattal rendelkezik.
6. A valamely nyelvre történő fordítás költségeit – beleértve az 5. bekezdés alkalmazásából eredőket is – az a nyelvi csoport fedezi, amely ezt a nyelvet kérte. A hivatalos nyelvet használó tagországok a nem hivatalos okiratok fordítása tekintetében átalány jellegű hozzájárulást fizetnek, amelynek egy hozzájárulási egységre jutó összege azonos a Nemzetközi Iroda másik munkanyelvét használó tagországok által fizetettel. Az okiratok rendelkezésre bocsátásával kapcsolatos összes többi költséget az Egyesület fedezi. Az okiratok német, kínai, portugál és orosz nyelven történő elkészítésének az Egyesület által viselt költségei felső határát kongresszusi határozat rögzíti.
7. Az egyes nyelvi csoportok által viselendő költségeket a csoportok tagjai között az Egyesület költségeihez való hozzájárulásuk arányában osztják szét. Ezeket a költségeket a nyelvi csoportok tagjai között más felosztási kulcs szerint is fel lehet osztani, azzal a feltétellel, hogy az érdekelt tagországok ebben megegyeznek, és elhatározásukról a csoport szóvivője útján a Nemzetközi Irodát értesítik.
8. A Nemzetközi Iroda a tagországoknak a választott nyelv megváltoztatása iránti kérelmeit két évet meg nem haladó határidőn belül teljesíti.
9. Az Egyesület szerveinek értekezletein tárgyalási nyelvként a francia, az angol, a spanyol, az orosz és az arab nyelvek használata elfogadott, megfelelő – elektronikus berendezéssel vagy anélkül működő – tolmácsolási rendszer alkalmazásával, amelynek kiválasztása a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójával és az érdekelt tagországokkal való egyeztetés után az értekezlet szervezőinek döntésén múlik.
10. A 9. bekezdésben említett tárgyalások és értekezletek esetében egyéb nyelvek is használhatók.
11. Azok a küldöttségek, amelyek egyéb nyelveket használnak, gondoskodnak a 9. bekezdésben felsorolt nyelvek valamelyikén történő szinkrontolmácsolásról, akár az ugyanabban a bekezdésben említett rendszer útján – ha az ahhoz szükséges műszaki változtatásokat el lehet végezni –, akár pedig külön tolmácsok közreműködésével.
12. A tolmácsolási szolgáltatások költségeit az Egyesület költségeihez való hozzájárulásuk arányában azok között a tagországok között osztják szét, amelyek ugyanazt a nyelvet használják. A műszaki berendezés felszerelésével és fenntartásával járó költségeket azonban az Egyesület viseli.
13. A tagországok és/vagy kijelölt szolgáltatóik megállapodhatnak abban, hogy egymás közötti kapcsolataikban a hivatalos levelezésre milyen nyelvet használnak. Ilyen megállapodás hiányában a francia nyelvet kell használni.
1. Ahhoz, hogy végrehajthatók legyenek, az Általános Szabályzatra vonatkozó és a kongresszus elé terjesztett javaslatokat a kongresszuson képviselt és szavazati joggal bíró tagországok többségének jóvá kell hagynia. A szavazás alkalmával az Egyesület szavazati joggal bíró tagországai legalább kétharmadának jelen kell lennie.
1. A 156. cikkben említett jóváhagyási feltételeket kell alkalmazni az Egyetemes Postaegyesület és az Egyesült Nemzetek Szervezete között kötött egyezményeket módosító javaslatokra is, hacsak ezek az egyezmények maguk nem írják elő a bennük foglalt rendelkezések módosításának feltételeit.
1. Valamely kongresszus által elfogadott módosításokat Pótjegyzőkönyvbe foglalják, és hacsak ez a kongresszus ellenkezőleg nem határoz, ugyanakkor léptetik életbe, mint amikor az ugyanezen kongresszus által megújított Okiratokat.
2. A jelen Általános Szabályzat 2014. január 1-jén lép hatályba, és határozatlan ideig marad érvényben.
Ennek hiteléül a tagországok kormányainak meghatalmazottai a jelen Általános Szabályzatot egy eredeti példányban aláírták, amelyet a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójánál helyeznek letétbe. Az Egyetemes Postaegyesület Nemzetközi Irodája erről mindegyik félnek egy-egy másolatot küld.
Kelt Dohában, 2012. október 11-én
(Recast and adopted by the 2012 Doha Congress)
The undersigned plenipotentiaries of the Governments of member countries of the Union, having regard to article 22.2 of the Constitution of the Universal Postal Union, concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent, and subject to article 25.4 of the Constitution, drawn up in these General Regulations the following provisions securing the application of the Constitution and the functioning of the Union.
1. The representatives of member countries shall meet in Congress not later than four years after the end of the year during which the preceding Congress took place.
2. Each member country shall arrange for its representation at Congress by one or more plenipotentiaries furnished by their Government with the necessary powers. It may, if need be, arrange to be represented by the delegation of another member country. Nevertheless it shall be understood that a delegation may represent only one member country other than its own.
3. In principle, each Congress shall designate the country in which the next Congress will be held. If that designation proves inapplicable, the Council of Administration shall be authorized to designate the country where Congress is to meet, after consultation with the latter country.
4. After consultation with the International Bureau, the host Government shall fix the definitive date and the precise locality of Congress. In principle one year before that date, the host Government shall send an invitation to the Government of each member country of the Union. This invitation may be sent direct or through the intermediary of another Government or through the Director General of the International Bureau.
5. When a Congress has to be convened without a host Government, the International Bureau, with the agreement of the Council of Administration and after consultation with the Government of the Swiss Confederation, shall take the necessary steps to convene and organize the Congress in the country in which the seat of the Union is situated. In this event, the International Bureau shall perform the functions of the host government.
6. The meeting place of an Extraordinary Congress shall be fixed, after consultation with the International Bureau, by the member countries which have initiated that Congress.
7. Paragraphs 2 to 5 and article 102 shall be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.
1. Each member country shall be entitled to one vote, subject to the sanctions provided for in article 149.
1. On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:
1.1 determine the general principles for achieving the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;
1.2 consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 138 of the General Regulations;
1.3 set the date for the entry into force of the Acts;
1.4 adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;
1.5 consider the comprehensive reports on the work of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee, covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 111, 117 and 125 of the General Regulations;
1.6 adopt the Union’s strategy;
1.7 fix the maximum amount of the Union’s expenditure, in accordance with article 21 of the Constitution;
1.8 elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council;
1.9 elect the Director General and Deputy Director General;
1.10 set in a Congress resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.
2. Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.
1. For the organization of its work and the conduct of its debates, Congress shall apply its Rules of Procedure.
2. Each Congress may amend its Rules of Procedure under the conditions laid down in those Rules of Procedure.
1. The following entities shall be invited to participate in the plenary sessions and committee meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council as observers:
1.1 representatives of the United Nations;
1.2 Restricted Unions;
1.3 members of the Consultative Committee;
1.4 entities authorized to attend Union meetings as observers by virtue of a resolution or decision of Congress.
2. The following entities, if duly designated by the Council of Administration in accordance with article 107.1.12 shall be invited to attend specific meetings of Congress as ad hoc observers:
2.1 specialized agencies of the United Nations and other intergovernmental organizations;
2.2 any international body, any association or enterprise, or any qualified person.
3. In addition to the observers defined in paragraph 1 of this article, the Council of Administration and the Postal Operations Council may designate ad hoc observers to attend their meetings in accordance with their Rules of Procedure, when this is in the interests of the Union and its bodies.
1. The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.
2. The chairmanship shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the members belonging to the geographical group of the host member country.
3. The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses.
4. Each member of the Council of Administration shall appoint its representative, who shall be competent in postal matters. The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.
5. The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.
1. The Council of Administration shall have the following functions:
1.1 Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.
1.2 Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.
1.3 Examines the draft quadrennial UPU business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual UPU Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.
1.4 Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the UPU Business Plan, as described in article 107.1.3.
1.5 Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 145.3 to 5.
1.6 Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 150.6.
1.7 Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.
1.8 Creates or abolishes International Bureau posts taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.
1.9 Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.
1.10 After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1.
1.11 Considers and approves the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.
1.12 Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.
1.13 Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.
1.14 Determines in due course and after consulting the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.
1.15 Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:
1.15.1 to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairmanships and vice-chairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and
1.15.2 to sit on the Restricted Committees of the Congress.
1.16 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
1.17 Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.
1.18 Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.
1.19 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140.
1.20 Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.
1.21 Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.
1.22 Receives and discusses reports and recommendations from the Consultative Committee and considers recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
1.23 Provides control over the activities of the International Bureau.
1.24 Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.
1.25 Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.
1.26 Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.
1.27 Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.
1.28 Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.
1.29 Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 122.
1.30 Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and approves or rejects applications for membership in accordance with those criteria, ensuring that action on the applications is accomplished through an expedited process between meetings of the Council of Administration.
1.31 Lays down the Financial Regulations of the Union.
1.32 Lays down the rules governing the Reserve Fund.
1.33 Lays down the rules governing the Special Fund.
1.34 Lays down the rules governing the Special Activities Fund.
1.35 Lays down the rules governing the Voluntary Fund.
1.36 Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.
1.37 Lays down the Regulations of the Social Fund.
1.38 Exercises, within the context of article 152, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.
1. At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure.
2. On convocation by its Chairman, the Council of Administration shall meet in principle once a year, at Union headquarters.
3. The Chairman and Vice-Chairmen and the Committee Chairmen and Vice-Chairmen of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
4. The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.
5. The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.
1. Observers
1.1 To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.
1.2 Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote.
2. Principles
2.1 For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
2.2 Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties and Project Teams when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.
2.3 In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.
1. The travel expenses of the representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings shall be borne by his member country. However, the representative of each of the member countries classified as developing or least developed countries according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees, Working Parties or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.
1. After each session, the Council of Administration shall inform the member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.
2. The Council of Administration shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries of the Union, their designated operators and the members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.
1. The Postal Operations Council shall consist of forty members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.
2. The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing member countries and sixteen seats for developed member countries. At least one third of the members shall be renewed at each Congress.
3. Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative, who shall have responsibilities for delivering services mentioned in the Acts of the Union. The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.
4. The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment.
1. The Postal Operations Council shall have the following functions:
1.1 Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.
1.2 Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.
1.3 Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.
1.4 Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to the postal services.
1.5 Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.
1.6 Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.
1.7 Receives and discusses reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examines and comments on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
1.8 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
1.9 Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel post rates, and the posting abroad of letter post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.
1.10 Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Strategy to be submitted to Congress.
1.11 Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.
1.12 Studies the present position and needs of the postal services in the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving the postal services in those countries.
1.13 Revises the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; in case of urgent necessity, the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.
1.14 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.
1.15 Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 139, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.
1.16 Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.
1.17 Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and designated operators, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.
1.18 Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 152.
1.19 Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.
1. At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman, a Vice-Chairman, and the Committee Chairmen and draw up its Rules of Procedure.
2. In principle, the Postal Operations Council shall meet every year at Union headquarters. The date and place of the meeting shall be fixed by its Chairman in agreement with the Chairman of the Council of Administration and the Director General of the International Bureau.
3. The Chairman and Vice-Chairman and the Committee Chairmen and Vice-Chairmen of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
4. On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.
5. The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Postal Operations Council when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.
1. Observers
1.1 In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.
1.2 Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote.
2. Principles
2.1 For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
2.2 Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair Working Parties and Project Teams when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.
2.3 In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.
1. Travelling and living expenses incurred by representatives of member countries participating in the Postal Operations Council shall be borne by these member countries. However, the representative of each of the member countries considered to be disadvantaged according to the lists established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.
1. After each session, the Postal Operations Council shall inform the member countries and their designated operators, the Restricted Unions and the members of the Consultative Committee about its activities by sending them, inter alia, a summary record and its resolutions and decisions.
2. The Postal Operations Council shall prepare for the Council of Administration an annual report on its work.
3. The Postal Operations Council shall make to Congress a comprehensive report on its work, including reports on user-funded subsidiary bodies as provided for in article 152, and send it to member countries of the Union, their designated operators and members of the Consultative Committee at least two months before the opening of Congress.
1. The aim of the Consultative Committee is to represent the interests of the wider international postal sector, and to provide a framework for effective dialogue between stakeholders.
1. The Consultative Committee shall consist of:
1.1 non-governmental organizations representing customers, delivery service providers, organizations of workers, suppliers of goods and services to the postal services sector and like organizations of individuals and companies which have an interest in supporting the mission and objectives of the Union. Where such organizations are registered, they must be registered in a member country of the Union;
1.2 members designated by the Council of Administration from among its members;
1.3 members designated by the Postal Operations Council from among its members.
2. The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by the Union and members of the Committee as determined by the Council of Administration.
3. The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.
1. Apart from members designated by the Council of Administration and the Postal Operations Council, membership of the Consultative Committee shall be determined through a process of application and acceptance established by the Council of Administration, carried out in accordance with article 107.1.30.
2. Each member of the Consultative Committee shall appoint its own representative.
1. The Consultative Committee shall have the following functions:
1.1 Examines documents and reports of the Council of Administration and the Postal Operations Council. In exceptional circumstances, the right to receive certain texts and documents may be restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chairman. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration, and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council, where appropriate.
1.2 Conducts and contributes to studies of issues of importance to the Consultative Committee’s members.
1.3 Considers issues affecting the postal services sector and issues reports on such issues.
1.4 Provides input to the work of the Council of Administration and the Postal Operations Council, including submitting reports and recommendations and giving opinions at the request of the two Councils.
1.5 Makes recommendations to Congress, subject to the approval of the Council of Administration and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, subject to examination and comment by the Postal Operations Council.
1. The Consultative Committee shall reorganize itself after each Congress in accordance with the framework established by the Council of Administration. The Chairman of the Council of Administration shall preside at the organizational meeting of the Consultative Committee, which shall elect its Chairman at that meeting.
2. The Consultative Committee shall determine its internal organization and shall draw up its own rules of procedure, taking into account the general principles of the Union and subject to the concurrence of the Council of Administration after having consulted the Postal Operations Council.
3. The Consultative Committee shall meet once a year. In principle, the meetings will be held at Union headquarters at the same time as meetings of the Postal Operations Council. The date and location of each meeting shall be fixed by the Chairman of the Consultative Committee, in agreement with the Chairmen of the Council of Administration and the Postal Operations Council and the Director General of the International Bureau.
1. In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee may designate representatives to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, and their respective Committees, as observers without the right to vote.
3. Members of the Consultative Committee are invited to plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council in accordance with article 105. They may also participate in the work of project teams and working groups under terms established in articles 109.2.2 and 115.2.2.
4. The Chairman of the Council of Administration and the Chairman of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.
1. Other member countries of the Union and the observers and ad hoc observers referred to in article 105 may participate in the sessions of the Consultative Committee, without the right to vote.
2. For logistical reasons, the Consultative Committee may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
3. In exceptional circumstances, observers and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.
1. After each session, the Consultative Committee shall inform the Council of Administration and the Postal Operations Council of its activities by sending to the Chairmen of those bodies, inter alia, a summary record of its meetings and its recommendations and views.
2. The Consultative Committee shall make to the Council of Administration an annual activity report, with a copy to the Postal Operations Council. This report shall be included in the documentation of the Council of Administration provided to member countries of the Union, to their designated operators and to the Restricted Unions, in accordance with article 111.
3. The Consultative Committee shall make to Congress a comprehensive report on its work and send it to the member countries and their designated operators at least two months before the opening of Congress.
1. The Director General and the Deputy Director General of the International Bureau shall be elected by Congress for the period between two successive Congresses, the minimum duration of their term of office being four years. Their term of office shall be renewable once only. Unless Congress decides otherwise, the date on which they take up their duties shall be fixed at 1 January of the year following that in which Congress is held.
2. At least seven months before the opening of Congress, the Director General of the International Bureau shall send a memorandum to the Governments of member countries inviting them to submit their applications, if any, for the posts of Director General and Deputy Director General and indicating at the same time whether the Director General and Deputy Director General in office are interested in a renewal of their initial term of office. The applications, accompanied by a curriculum vitae, must reach the International Bureau at least two months before the opening of Congress. The candidates must be nationals of the member countries which put them forward. The International Bureau shall prepare the election documents for Congress. The election of the Director General and that of the Deputy Director General shall take place by secret ballot, the first election being for the post of Director General.
3. If the post of Director General falls vacant, the Deputy Director General shall take over the functions of Director General until the expiry of the latter’s term of office; he shall be eligible for election to that post and shall automatically be accepted as a candidate, provided that his initial term of office as Deputy Director General has not already been renewed once by the preceding Congress and that he declares his interest in being considered as a candidate for the post of Director General.
4. If the posts of Director General and Deputy Director General fall vacant at the same time, the Council of Administration shall elect, on the basis of the applications received following notification of the vacancies, a Deputy Director General for the period extending up to the next Congress. With regard to the submission of applications, paragraph 2 shall apply by analogy.
5. If the post of Deputy Director General falls vacant, the Council of Administration shall, on the proposal of the Director General, instruct one of the grade D 2 Directors at the International Bureau to take over the functions of Deputy Director General until the following Congress.
1. The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau, of which he is the legal representative.
2. Regarding the classification of posts, appointments and promotions:
2.1 the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades;
2.2 for appointments in grades P 1 to D 2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director General may seek applications from outside;
2.3 he shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;
2.4 for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, he shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;
2.5 the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process;
2.6 the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.
3. Furthermore, the Director General shall have the following duties:
3.1 acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;
3.2 notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;
3.3 notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;
3.4 prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;
3.5 executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;
3.6 takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;
3.7 submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;
3.8 following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;
3.9 prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy to be submitted to Congress;
3.10 prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries’ performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;
3.11 ensures the representation of the Union;
3.12 acts as an intermediary in relations between:
3.12.1 the UPU and the Restricted Unions;
3.12.2 the UPU and the United Nations;
3.12.3 the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;
3.12.4 the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;
3.13 assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:
3.13.1 the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;
3.13.2 the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;
3.13.3 the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;
3.14 attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.
1. The Deputy Director General shall assist the Director General and shall be responsible to him.
2. If the Director General is absent or prevented from discharging his duties, the Deputy Director General shall exercise his functions. The same shall apply in the case of a vacancy in the post of Director General as mentioned in article 126.3.
1. The secretariat of the Union’s bodies and the Consultative Committee shall be provided by the International Bureau under the responsibility of the Director General.
1. The International Bureau shall prepare and make available through the UPU website all the documents published on the occasion of each session. The International Bureau shall also indicate new e-document publications on the UPU website by means of an efficient web-signalling system.
1. The International Bureau shall prepare and keep up to date the list of member countries of the Union showing therein their contribution class, their geographical group and their position with respect to the Acts of the Union.
1. The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.
2. In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the international postal service, give an opinion, at the request of the parties involved, on questions in dispute, act on requests for explanation and amendment of the Acts of the Union and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.
3. It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries and designated operators on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.
4. It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service.
5. The International Bureau shall ensure the confidentiality and security of commercial data provided by member countries and/or their designated operators for the performance of its duties arising from the Acts or decisions of the Union.
1. The International Bureau shall develop postal technical assistance in all its forms within the framework of international technical cooperation.
1. The International Bureau shall be responsible for arranging the manufacture of international reply coupons and for supplying them, at cost, to member countries or their designated operators ordering them.
1. Two copies of the Acts of Restricted Unions and of Special Agreements concluded under article 8 of the Constitution shall be sent to the International Bureau by the offices of such Unions, or failing that, by one of the contracting parties.
2. The International Bureau shall see that the Acts of Restricted Unions and Special Agreements do not include conditions less favourable to the public than those which are provided for in the Acts of the Union. It shall notify the Council of Administration of any irregularity discovered through applying this provision.
3. The International Bureau shall inform member countries and their designated operators of the existence of the Restricted Unions and the Special Agreements mentioned above.
1. The International Bureau shall publish, with the aid of the documents made available to it, a periodical in Arabic, Chinese, English, French, German, Russian and Spanish.
1. The International Bureau shall make an annual report on the work of the Union, which shall be sent, after approval by the Management Committee of the Council of Administration, to member countries and/or designated operators, the Restricted Unions and the United Nations.
1. Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:
1.1 proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;
1.2 no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;
1.3 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;
1.4 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;
1.5 declarations of support must reach the International Bureau within the same period of time as the proposals to which they refer.
2. Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the member countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.
3. Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal, in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.
4. Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.
5. The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply either to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses or to amendments to proposals already made.
1. To be eligible for consideration, every proposal concerning the Convention or the Agreements submitted by a member country between Congresses shall be supported by at least two other member countries. Such proposals shall lapse if the International Bureau does not receive, at the same time, the necessary number of declarations of support.
2. These proposals shall be sent to other member countries through the intermediary of the International Bureau.
1. Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: where a member country has sent a proposal to the International Bureau, the latter shall forward it to all member countries for examination. They shall be allowed a period of two months in which to examine the proposal and forward any observations to the International Bureau. Amendments shall not be admissible. Once these two months have elapsed, the International Bureau shall forward to member countries all the observations it has received and invite each member country to vote for or against the proposal. Member countries that have not sent in their vote within a period of two months shall be considered to have abstained. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars.
2. If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.
1. The Regulations of the Universal Postal Convention and the Postal Payment Services Agreement shall be drawn up by the Postal Operations Council in the light of the decisions taken by Congress.
2. Proposals that are consequential on proposed amendments to the Convention or Postal Payment Services Agreement should be submitted to the International Bureau simultaneously with the Congress proposals to which they relate. They may be submitted by a single member country without the support of other member countries. Such proposals shall be distributed to all member countries no later than one month prior to Congress.
3. Other proposals concerning the Regulations for consideration by the Postal Operations Council in its preparation of the new Regulations within the six months following Congress shall be submitted to the International Bureau at least two months before Congress.
4. Proposals concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions that are submitted by member countries must reach the International Bureau no later than two months before the opening of the Postal Operations Council. Such proposals shall be distributed to all member countries and their designated operators no later than one month prior to the opening of the Postal Operations Council.
1. Proposals for amending the Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council.
2. No support by a member country shall be required for submitting any proposal to amend the Regulations.
3. Such a proposal shall not be considered unless the Postal Operations Council agrees to its urgent necessity.
1. Amendments made to the Convention, the Agreements and the Final Protocols to those Acts shall be sanctioned by notification thereof to the Governments of member countries by the Director General of the International Bureau.
2. Amendments made to the Regulations and their Final Protocols by the Postal Operations Council shall be communicated to member countries and their designated operators by the International Bureau. The same shall apply to the interpretations referred to in article 38.3.2 of the Convention and in the corresponding provisions of the Agreements.
1. The Regulations shall come into force on the same date and shall have the same duration as the Acts laid down by Congress.
2. Subject to the provisions of paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification.
1. Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed 37,235,000 Swiss francs for the years 2013 to 2016.
2. The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.
3. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.
4. The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.
5. Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.
6. If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.
1. Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.
2. Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 6% per annum from the fourth month.
3. Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union.
4. A member country which, for legal or other reasons, cannot make such an assignment must undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.
5. Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years.
6. In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.
7. A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.
8. The provisions under paragraphs 3 to 7 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.
1. A Reserve Fund shall be established with the Union to cover shortfalls in financing. Its amount shall be fixed by the Council of Administration. The Fund shall be maintained primarily from budget surpluses, and may also be used to balance the budget or reduce the amount of member countries’ contributions.
2. In case of temporary shortfalls in Union financing, the Government of the Swiss Confederation shall make the necessary short-term advances to the Union, on conditions fixed by mutual agreement.
1. The Government of the Swiss Confederation shall supervise, without charge, the book-keeping and accounting of the International Bureau within the limits of the credits fixed by Congress.
1. Any member country unable to make the assignment provided for in article 146.3 and which does not agree to submit to an amortization schedule proposed by the International Bureau in accordance with article 146.4, or which does not comply with such a schedule shall automatically lose its right to vote at Congress and at meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council and shall no longer be eligible for membership of these two Councils.
2. Automatic sanctions shall be lifted as a matter of course and with immediate effect as soon as the member country concerned has paid its arrears of mandatory contributions owed to the Union, in capital and interest, or has agreed to submit to a schedule for the amortization of the arrears.
1. Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class to which they belong. These classes shall be the following:
– class of 50 units;
– class of 45 units;
– class of 40 units;
– class of 35 units;
– class of 30 units;
– class of 25 units;
– class of 20 units;
– class of 15 units;
– class of 10 units;
– class of 5 units;
– class of 3 units;
– class of 1 unit;
– class of 0.5 unit, reserved for the least advanced countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration.
2. Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute a higher number of units than that corresponding to the contribution class to which it belongs, for a minimum term equivalent to the period between Congresses. The announcement of a change shall be made at the latest at Congress. At the end of the period between Congresses, the member country shall return automatically to its original number of contribution units unless it decides to maintain its contribution of a higher number of units. The payment of additional contributions will increase the expenditure accordingly.
3. Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union, in accordance with the procedure laid down in article 21.4 of the Constitution.
4. Member countries may subsequently be placed in a lower contribution class, on condition that the request for this change is sent the International Bureau at least two months before the opening of Congress. Congress shall give a non-binding opinion on these requests for a change in contribution class. The member country shall be free to decide whether to follow the opinion of Congress. The final decision of the member country shall be transmitted to the International Bureau Secretariat before the end of Congress. This change request shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress. Member countries that have not made known their wish to change contribution class within the required time shall remain in the class to which they belonged up to that time.
5. Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time.
6. Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a temporary reduction in contribution class once between two Congresses when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen. In the same circumstances, the Council of Administration may also authorize a temporary reduction for the non-least developed countries already in the class of 1 unit by placing them in the class of 0.5 unit.
7. The temporary reduction in contribution class in application of paragraph 6 may be authorized by the Council of Administration for a maximum period of two years or up to the next Congress, whichever is earlier. On expiry of the specified period, the country concerned shall automatically revert to its original contribution class.
8. Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a higher class shall not be subject to any restriction.
1. Supplies provided by the International Bureau to member countries and their designated operators against payment shall be paid for in the shortest possible time and at the latest within six months from the first day of the month following that in which the account is sent by the Bureau. After that period the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5% per annum reckoned from the date of expiry of that period.
1. Subject to the approval of the Council of Administration, the POC may establish a number of user-funded subsidiary bodies, funded by voluntary means, in order to organize operational, commercial, technical and economic activities which fall within its competence under article 18 of the Constitution, but which may not be financed by the regular budget.
2. Upon the creation of such a body under the POC, the POC shall decide on the basic framework of the statutes of the body, taking due consideration of the fundamental rules and principles of the UPU as an intergovernmental organization, and shall submit it to the CA for approval. The basic framework shall include the following elements:
2.1 the mandate;
2.2 the constituency, including the categories of members participating;
2.3 decision-making rules, including its internal structure and its relationship with other UPU bodies;
2.4 voting and representation principles;
2.5 financing (subscription, usage fees, etc.);
2.6 composition of secretariat and management structure.
3. Each user-funded subsidiary body shall organize its activities in an autonomous manner within the basic framework decided by the POC and approved by the CA, and shall prepare an annual report on its activities for approval by the POC.
4. The Council of Administration shall establish the rules concerning support costs that user-funded subsidiary bodies should contribute to the regular budget, and shall publish them in the UPU Financial Regulations.
5. The Director General of the International Bureau shall administer the secretariat of the user-funded subsidiary bodies in accordance with the Staff Rules and Regulations, approved by the CA, applicable to the staff recruited for the user-funded subsidiary bodies. The secretariat of the subsidiary bodies shall be an integral part of the International Bureau.
6. Information concerning user-funded subsidiary bodies established in accordance with this article shall be reported to Congress following their establishment.
1. If a dispute has to be settled by arbitration between member countries, each member country must advise the other party in writing of the subject of the dispute and inform it, by means of a notice to initiate arbitration, that it wishes to initiate arbitration.
2. If the dispute concerns questions of an operational or technical nature, each member country may ask its designated operator to act in accordance with the procedure provided for in the following paragraphs and delegate such power to its operator. The member country concerned shall be informed of the progress of the proceedings and of the result. The respective member countries or designated operators shall hereafter be referred to as “parties to the arbitration”.
3. The parties to the arbitration shall appoint either one or three arbitrators.
4. Where the parties to the arbitration choose to appoint three arbitrators, each party shall, in accordance with paragraph 2, select a member country or designated operator not directly involved in the dispute, to act as an arbitrator. When several member countries and/or designated operators make common cause, they shall count only as a single party for the purposes of these provisions.
5. Where the parties agree to the appointment of three arbitrators, the third arbitrator shall be jointly agreed upon by the parties and shall not need to be from a member country or designated operator.
6. If the dispute concerns one of the Agreements, the arbitrators may be appointed only from among the member countries that are parties to that Agreement.
7. The parties to the arbitration may jointly agree to appoint a single arbitrator, who shall not need to be from a member country or designated operator.
8. If one or both parties to the arbitration do not, within a period of three months from the date of the notice to initiate arbitration, appoint an arbitrator or arbitrators the International Bureau shall, if so requested, itself call upon the defaulting member country to appoint an arbitrator, or shall itself appoint one automatically. The International Bureau will not be involved in the deliberations unless otherwise mutually requested by the parties.
9. The parties to the arbitration may mutually agree to reconcile the dispute at any time before a ruling is delivered by the arbitrator or arbitrators. Notice of any withdrawal must be submitted in writing to the International Bureau within 10 days of the parties reaching such agreement. Where the parties agree to withdraw from the arbitration process, the arbitrator or arbitrators shall lose their authority to decide the matter.
10. The arbitrator or arbitrators shall be required to make a decision on the dispute based on the facts and evidence before them. All information regarding the dispute must be notified to both parties and the arbitrator or arbitrators.
11. The decision of the arbitrator or arbitrators shall be taken by a majority of votes, and notified to the International Bureau and the parties within six months of the date of the notice to initiate arbitration.
12. The arbitration proceedings shall be confidential, and only a brief description of the dispute and the decision shall be advised in writing to the International Bureau within 10 days of the decision being delivered to the parties.
13. The decision of the arbitrator or arbitrators shall be final and binding on the parties and not subject to appeal.
14. The parties to the arbitration shall implement the decision of the arbitrator or arbitrators without delay. Where a designated operator is delegated power by its member country to initiate and adhere to the arbitration procedure, the member country shall be responsible for ensuring that the designated operator implements the decision of the arbitrator or arbitrators.
1. The working languages of the International Bureau shall be French and English.
1. In the documentation published by the Union, the French, English, Arabic and Spanish languages shall be used. The Chinese, German, Portuguese and Russian languages shall also be used, provided that only the most important basic documentation is produced in these languages. Other languages may also be used on condition that the member countries which have made the request bear all of the costs involved.
2. The member country or countries which have requested the use of a language other than the official language constitute a language group.
3. Documentation shall be published by the International Bureau in the official language and in the languages of the other duly constituted language groups, either directly or through the intermediary of the regional offices of those groups in conformity with the procedures agreed with the International Bureau. Publication in the different languages shall be effected in accordance with a common standard.
4. Documentation published directly by the International Bureau shall, as far as possible, be distributed simultaneously in the different languages requested.
5. Correspondence between the member countries or their designated operators of member countries and the International Bureau and between the latter and outside entities may be exchanged in any language for which the International Bureau has available a translation service.
6. The costs of translation into any language, including those resulting from the application of paragraph 5, shall be borne by the language group which has asked for that language. The member countries using the official language shall pay, in respect of the translation of non-official documents, a lump-sum contribution, the amount of which per contribution unit shall be the same as that borne by the member countries using the other International Bureau working language. All other costs involved in the supply of documents shall be borne by the Union. The ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian shall be fixed by a Congress resolution.
7. The costs to be borne by a language group shall be divided among the members of that group in proportion to their contributions to the expenses of the Union. These costs may be divided among the members of the language group according to another system, provided that the member countries concerned agree to it and inform the International Bureau of their decision through the intermediary of the spokesman of the group.
8. The International Bureau shall give effect to any change in the choice of language requested by a member country after a period which shall not exceed two years.
9. For the discussions at meetings of the Union’s bodies, the French, English, Spanish, Russian and Arabic languages shall be admissible, by means of a system of interpretation – with or without electronic equipment – the choice being left to the judgment of the organizers of the meeting after consultation with the Director General of the International Bureau and the member countries concerned.
10. Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9.
11. Delegations using other languages shall arrange for simultaneous interpretation into one of the languages mentioned in paragraph 9, either by the system indicated in the same paragraph, when the necessary technical modifications can be made, or by individual interpreters.
12. The costs of the interpretation services shall be shared among the member countries using the same language in proportion to their contributions to the expenses of the Union. However, the costs of installing and maintaining the technical equipment shall be borne by the Union.
13. Member countries and/or their designated operators may come to an understanding about the language to be used for official correspondence in their relations with one another. In the absence of such an understanding, the language to be used shall be French.
1. To become effective, proposals submitted to Congress relating to these General Regulations shall be approved by a majority of the member countries represented at Congress and having the right to vote. At least two thirds of the member countries of the Union having the right to vote shall be present at the time of voting.
1. The conditions of approval referred to in article 156 shall apply equally to proposals designed to amend the Agreements concluded between the Universal Postal Union and the United Nations, in so far as those Agreements do not lay down conditions for the amendment of the provisions they contain.
1. Amendments adopted by a Congress shall form the subject of an additional protocol and, unless that Congress decides otherwise, shall enter into force at the same time as the Acts renewed in the course of the same Congress.
2. These General Regulations shall come into force on 1 January 2014 and shall remain in force for an indefinite period.
In witness whereof the plenipotentiaries of the Governments of the member countries have signed these General Regulations in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.
Done at Doha, 11 October 2012
Az Egyetemes Postaegyesület tagországai kormányainak teljes jogú meghatalmazottjai az Isztambuli Kongresszuson (Törökország) – tekintettel a 1964. július 10-én, Bécsben elfogadott Alapokmány 22.2. cikkére – közös megegyezéssel és az Alapokmány 25.4. cikkét fenntartva fogadták el az Általános Szabályzat alábbi módosításait:
1. A tagországok, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács javaslatai alapján a kongresszus:
1.1 meghatározza az Egyesület küldetésének és céljainak teljesítésére vonatkozó általános politikát, amelyeket az Alapokmány preambulumában és 1. cikkében rögzítettek;
1.2 adott esetben megvizsgálja és elfogadja az Alapokmány, az Általános Szabályzat, az Egyezmény és a Megállapodások módosítási javaslatait, melyeket a tagországok és a Tanácsok nyújtanak be az Alapokmány 29. cikke és az Általános Szabályzat 138. cikke alapján;
1.3 rögzíti az Okiratok hatályba lépésének dátumát;
1.4 elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat;
1.5 megvizsgálja az Igazgatási Tanács, a Postaforgalmi Tanács és a Konzultációs Bizottság által benyújtott, az előző kongresszus óta eltelt időszakra vonatkozó átfogó tevékenységi jelentéseket, az Általános Szabályzat 111., 117. és 125. cikkében foglaltaknak megfelelően;
1.6 elfogadja az Egyesület stratégiáját;
1.6bis jóváhagyja az Egyesület négyéves üzleti tervének tervezetét;
1.7 rögzíti az Egyesület kiadásainak felső határösszegét az Alapokmány 21. cikkének megfelelően;
1.8 megválasztja az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács tagországait;
1.9 megválasztja a vezérigazgatót és vezérigazgató-helyettest;
1.10 kongresszusi határozatban rögzíti az okiratok német, kínai, portugál és orosz nyelvű elkészítésével kapcsolatos, az Egyesületre háruló költségek felső határát.
2. A kongresszus, mint az Egyesület legfőbb szerve, a postai szolgáltatásokat érintő más kérdésekkel is foglalkozik.
1. Az Igazgatási Tanács 41 tagból áll, akik két egymást követő kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.
2. Az elnöki tisztség a kongresszust rendező tagországot illeti meg. Ha ez a tagország erről a jogról lemond, akkor de jure taggá válik, és ennek következtében az a földrajzi körzet, amelyhez tartozik, egy további tagsággal rendelkezik, amelyre a 3. bekezdés megszorításai nem vonatkoznak. Ebben az esetben az Igazgatási Tanács az elnöki tisztségre annak a földrajzi csoportnak az egyik tagját választja, amelyhez a rendező tagország tartozik.
3. Az Igazgatási Tanács többi 40 tagját arányos földrajzi megoszlás alapján a kongresszus választja meg. A tagságnak legalább a felét minden kongresszus alkalmával meg kell újítani; egyetlen tagország sem választható meg három egymást követő kongresszuson.
4. Az Igazgatási Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét. Az Igazgatási Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában.
5. Az Igazgatási Tanács tagjaként végzett tevékenységért díjazás nem jár. A Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi.
1. A Postaforgalmi Tanács 40 tagból áll, akik két egymást követő kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.
2. A Postaforgalmi Tanács tagjait a kongresszus választja, specifikus földrajzi megoszlás alapján. Huszonnégy hely a fejlődő tagországokat, tizenhat hely pedig a fejlett tagországokat illeti meg. A tagságnak legalább egyharmadát minden kongresszus alkalmával meg kell újítani.
3. A Postaforgalmi Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét. A Postaforgalmi Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában.
4. A Postaforgalmi Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi. Tagjai semmiféle díjazásban nem részesülnek.
1. A Postaforgalmi Tanácsnak a következő feladatai vannak:
1.1 Koordinálja a nemzetközi postai szolgáltatások fejlesztésére és javítására irányuló gyakorlati intézkedéseket.
1.2 Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával, ez utóbbi illetékességének keretei között megteszi mindazon intézkedéseket, amelyeket a nemzetközi postai szolgáltatás minőségének megőrzése és javítása, valamint korszerűsítése érdekében szükségesnek tart.
1.3 A feladatainak ellátása érdekében dönt a tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival létesítendő kapcsolatokról.
1.4 Megteszi a szükséges intézkedéseket abból a célból, hogy tanulmányozza és közzétegye azokat a tapasztalatokat és eredményeket, amelyeket egyes tagországok és azok kijelölt szolgáltatói más tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival kapcsolatos technológiai, küldeményforgalmi, gazdálkodási és szakképzési területen elértek.
1.5 Az Igazgatási Tanáccsal egyetértésben megfelelő intézkedéseket tesz az Egyesület valamennyi tagországával és azok kijelölt szolgáltatóival, különösen pedig az új és a fejlődő országokkal, valamint azok kijelölt szolgáltatóival való technikai együttműködés területén.
1.6 Megvizsgálja mindazokat az egyéb kérdéseket, amelyeket a Postaforgalmi Tanács valamely tagja, az Igazgatási Tanács vagy valamelyik tagország, vagy kijelölt szolgáltató terjeszt elő.
1.7 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság jelentéseit, valamint javaslatait, és a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések terén megvizsgálja és észrevételezi a Konzultációs Bizottság javaslatait a kongresszusi előterjesztés érdekében.
1.8 Kijelöli a Konzultációs Bizottságban részt vevő tagjait. Tanulmányozza azokat a legfontosabb üzemeltetési, kereskedelmi, technológiai, gazdasági és technikai együttműködési problémákat, amelyek az Egyesület valamennyi tagországát vagy azok kijelölt szolgáltatóit érdeklik, beleértve a jelentős pénzügyi kihatásokkal járó kérdéseket is (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, postaanyag légi szállítási alapdíja, postacsomagdíjak és levélpostai küldemények feladása külföldön), e tárgykörökben tájékoztatást és állásfoglalást dolgoz ki, és ajánlásokat fogalmaz meg az ezekkel kapcsolatban foganatosítandó intézkedésekre nézve.
1.9 Megadja az Igazgatási Tanácsnak a kongresszus elé terjesztendő egyesületi stratégiai terv és a négyéves üzleti terv kidolgozásához szükséges információkat.
1.10 Tanulmányozza a tagországokat és azok kijelölt szolgáltatóit, valamint az új és a fejlődő országokat érdeklő oktatási és szakképzési problémákat.
1.11 Az új és a fejlődő országokban tanulmányozza a jelenlegi helyzetet és igényeket, és megfelelő ajánlásokat dolgoz ki postai szolgáltatásaik javításának módjára és eszközeire nézve.
1.12 A kongresszus befejezését követő hat hónapon belül elvégzi az Egyesület Szabályzatainak felülvizsgálatát, hacsak a kongresszus másként nem dönt. A Postaforgalmi Tanács más ülésszakain is módosíthatja az említett Szabályzatokat. Az alapvető politikát és elveket érintő kérdésekben a Postaforgalmi Tanács mindkét esetben az Igazgatási Tanács irányítása alá tartozik.
1.13 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő, a 140. cikknek megfelelően; az Igazgatási Tanács jóváhagyása szükséges, ha ezek a javaslatok ez utóbbi hatáskörébe tartozó kérdésekre vonatkoznak.
1.14 Valamely tagország kérésére megvizsgálja mindazokat a javaslatokat, amelyeket a szóban forgó tagország a 139. cikk szerint a Nemzetközi Irodához továbbít, elkészíti azok véleményezését, és megbízza a Nemzetközi Irodát, hogy azokat csatolja az említett javaslathoz, mielőtt jóváhagyás végett a tagországok elé terjeszti.
1.15 Ha szükséges, adott esetben az Igazgatási Tanács jóváhagyása és valamennyi tagországgal történő konzultáció után, javaslatot tesz egy szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására addig is, amíg az ügyben a kongresszus dönt.
1.16 Technológiai és üzemviteli téren, valamint illetékességének más olyan területein, ahol az egységes gyakorlat követése nélkülözhetetlen, szabványokat készít és bocsát ki a tagországoknak és azok kijelölt szolgáltatóinak szóló ajánlások formájában; ugyanígy szükség esetén módosítja az általa létrehozott szabványokat.
1.17 A 152. cikknek megfelelően létrehozza és jóváhagyja a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek működéséhez szükséges keretet.
1.18 Átveszi és tanulmányozza a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek évente megküldött jelentéseit.
1. A Konzultációs Bizottság felöleli:
1.1 az ügyfélképviseletet ellátó – kormányzaton kívüli – szervezeteket, a kézbesítési szolgáltatókat, a munkavállalói szervezeteket, a postai ágazat beszállítóit és szolgáltatóit, a magánszemélyeket összefogó hasonló szervezeteket, valamint az Egyesület küldetésének és céljainak megvalósításához hozzájárulni kívánó vállalatokat;
1.1bis a postai szektor a tagországok vagy az Egyesület érintett szervei (beleértve a Konzultációs Bizottságot) által ajánlott magas szintű képviselői;
1.1ter civil társadalmi szervezetek: az 1.1. pontban nem szereplő regionális és nem kormányzati nemzetközi postai szervezetek, valamint szabványügyi, pénzügyi és fejlesztési szervezetek;
1.2 az Igazgatási Tanács által kijelölt, saját tagjai közül választott tagokat;
1.3 a Postaforgalmi Tanács által kijelölt, saját tagjai közül választott tagokat.
1bis Amennyiben bármely szervezet bejegyzésre kerül, azt az Egyesület egyik tagországában kell bejegyezni.
2. A Konzultációs Bizottság működési költségei megoszlanak az Egyesület és a Bizottság tagjai között, az Igazgatási Tanács által felállított szabályok szerint.
3. A Konzultációs Bizottság tagjai semmiféle díjazásban vagy költségtérítésben nem részesülnek.
1. A vezérigazgató szervezi, irányítja és vezeti a Nemzetközi Irodát, amelynek ő a törvényes képviselője.
2. Az állások besorolását, a kinevezéseket és az előléptetéseket illetően:
2.1 a vezérigazgató hatáskörébe tartozik a G1–D2 fokozatú állásokba történő besorolás, és a tisztviselők e fokozatokba történő kinevezése és előléptetése;
2.2 a P1–D2 fokozatokba történő kinevezéseknél mérlegelni kell a jelöltek szakmai felkészültségét; e személyekre azok a tagországok tesznek javaslatot, amelyeknek állampolgárai, vagy amelyekben szakmai tevékenységüket kifejtik. Eközben figyelembe kell venni a méltányos – földrészek és nyelvek szerinti – földrajzi megoszlást. A D2 fokozatú állásokat lehetőleg különböző régiókból, és a vezérigazgató, valamint a vezérigazgató-helyettes által képviselttől eltérő régiókból származó pályázókkal kell betölteni, ám feltétlenül a Nemzetközi Iroda eredményes működésének szem előtt tartásával. A speciális felkészültséget igénylő állások esetében a vezérigazgató kívülállókhoz is fordulhat;
2.3 új tisztviselő kinevezésekor figyelembe veszi továbbá azt is, hogy alapszabályként a D2, D1 és P5 fokozatú állásokat betöltő személyek az Egyesület különböző tagországainak állampolgárai legyenek;
2.4 a Nemzetközi Iroda tisztviselőinek a D2, D1 és P5 fokozatokba történő előléptetésénél nem köteles a 2.3. bekezdésben említett elvet alkalmazni;
2.5 az arányos földrajzi megoszlásra és a nyelvekre vonatkozó követelményeket csak a megfelelő rátermettség vizsgálatát követően veszik figyelembe a kiválasztási folyamatban;
2.6 a vezérigazgató évente egyszer tájékoztatja az Igazgatási Tanácsot a P4–D2 fokozatokba történt kinevezésekről és előléptetésekről.
3. Ezen túlmenően a következő feladatok tartoznak a vezérigazgató hatáskörébe:
3.1 ellátja az Egyesület Okiratainak letéteményesi feladatait és közvetítői szerepet tölt be az Egyesületbe való felvétel és csatlakozás, valamint az abból való kiválás eljárása során;
3.2 valamennyi tagország kormányát értesíti a kongresszus által hozott határozatokról;
3.3 valamennyi tagországot és azok kijelölt szolgáltatóit értesíti a Postaforgalmi Tanács által elfogadott, vagy felülvizsgált Szabályzatokról;
3.4 elkészíti az Egyesület éves költségvetésének tervezetét az Egyesület szükségleteivel még összeegyeztethető lehető legalacsonyabb szinten, és azt megfelelő időben felülvizsgálatra az Igazgatási Tanács elé terjeszti; az Igazgatási Tanács jóváhagyása után a költségvetést közli a tagországokkal, és gondoskodik annak végrehajtásáról;
3.5 végrehajtja az Egyesület szervei által kért és az Okiratok alapján rá háruló specifikus tevékenységeket;
3.6 kezdeményezéseket tesz az Egyesület szervei által kitűzött célok elérése érdekében a meghatározott politika és a rendelkezésre álló pénzeszközök keretén belül;
3.7 indítványokat és javaslatokat terjeszt az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács elé;
3.8 a Postaforgalmi Tanács ügyrendjének megfelelően a kongresszus végeztével a Postaforgalmi Tanács elé terjeszti a Szabályzatokat érintő módosítási javaslatokat a kongresszus döntése alapján;
3.9 elkészíti az Igazgatási Tanács részére – a Tanácsok által adott irányelvek alapján – a kongresszus elé terjesztendő egyesületi stratégiai terv és az Egyesület négyéves üzleti terv tervezetét;
3.10 az Igazgatási Tanács által történő jóváhagyásra négyéves jelentést készít a tagországoknak az előző kongresszus által jóváhagyott egyesületi stratégia megvalósítása terén elért eredményeiről, amit a következő kongresszus elé terjeszt;
3.11 biztosítja az Egyesület képviseletét;
3.12 közvetítőként vállal szerepet az alábbiak közötti kapcsolatokban:
3.12.1 az Egyesület és a szűkebb körű egyesületek;
3.12.2 az Egyesület és az Egyesült Nemzetek Szervezete;
3.12.3 az Egyesület és az azt érintő tevékenységet folytató nemzetközi szervezetek;
3.12.4 az Egyesület és az olyan nemzetközi szervezetek, egyesületek vagy vállalatok közötti viszonyokban, amelyekkel az Egyesület szervei konzultálni kívánnak, vagy amelyeket munkáikba be kívánnak vonni;
3.13 ellátja az Egyesület szerveinek főtitkári feladatait, és ennek keretében – figyelembe véve a jelen Általános Szabályzat konkrét rendelkezéseit – különösen az alábbiakra ügyel:
3.13.1 az Egyesület szervei munkájának előkészítésére és megszervezésére;
3.13.2 az okiratok, jelentések és jegyzőkönyvek előkészítésére, előállítására és szétosztására;
3.13.3 a titkárság működésére az Egyesület szerveinek értekezletei alatt;
3.14 jelen van az Egyesület szerveinek értekezletein, és – szavazati jog nélkül – részt vesz a tárgyalásokon, azzal a lehetőséggel, hogy képviseltetheti is magát.
1. A Nemzetközi Iroda elkészíti és az Egyesület honlapján elérhetővé teszi az összes közzétett dokumentumot a 155. cikkben meghatározott nyelve(ke)n legalább két hónappal az egyes ülések előtt. A Nemzetközi Iroda egy erre a célra szolgáló hatékony rendszer segítségével jelzi az új elektronikus dokumentumok Egyesület honlapján történő közzétételét is.
2. Továbbá csak valamelyik tagország kérésére kell a Nemzetközi Irodának terjesztenie olyan egyesületi kiadványokat, mint például a Nemzetközi Iroda körlevelei, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács összefoglaló beszámolói.
1. A 2. és az 5. bekezdésben említett kivételektől eltekintve, a tagországok által a kongresszus elé terjesztendő mindenfajta javaslat benyújtásakor az alábbiak szerint kell eljárni:
1.1 előterjesztésre azokat a javaslatokat fogadják el, amelyek legalább hat hónappal a kongresszus kitűzött időpontja előtt beérkeznek a Nemzetközi Irodához;
1.2 a kongresszus időpontját megelőző hat hónapos időszak alatt semmilyen szerkesztési jellegű javaslatot nem fogadnak el;
1.3 azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a kongresszus időpontját megelőző hat és négy hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább két tagország támogatja;
1.4 azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a kongresszus időpontját megelőző négy és két hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább nyolc tagország támogatja; az ennél később beérkező javaslatokat már nem fogadják el;
1.5 a támogató nyilatkozatoknak ugyanazon határidőn belül kell a Nemzetközi Irodához beérkezniük, mint azoknak a javaslatoknak, amelyekre vonatkoznak.
2. Az Alapokmányra vagy az Általános Szabályzatra vonatkozó javaslatoknak a kongresszus megnyitása előtt legalább hat hónappal kell a Nemzetközi Irodához megérkezniük; az ennél később, de a kongresszus megnyitása előtt beérkező javaslatokat csak akkor lehet figyelembe venni, ha a kongresszus az ott képviselt országok kétharmados többségének szavazatával így dönt, és ha az 1. bekezdésben szereplő feltételek teljesülnek.
3. Minden javaslatnak alapszabályként csak egy célkitűzése lehet, és csak az e célkitűzés érdekében indokolt módosításokat tartalmazhatja. Ezenfelül minden olyan javaslathoz, amely jelentős költségeket okozhat az Egyesületnek, a javaslatot kidolgozó tagországnak pénzügyi hatástanulmányt kell készítenie a Nemzetközi Irodával egyeztetve, a javaslat megvalósításához szükséges pénzforrások meghatározása érdekében.
4. A szerkesztési jellegű javaslatokat az azokat előterjesztő tagországok a fejrészben „Proposition d’ordre rédactionnel” [Szerkesztési jellegű javaslat] megjegyzéssel látják el, és a Nemzetközi Iroda ezeket a sorszámozást követő R betűjelzéssel teszi közzé. Azokat a javaslatokat, amelyeket nem láttak el ilyen megjegyzéssel, de amelyek a Nemzetközi Iroda véleménye szerint csak a szövegezést érintik, erre vonatkozó megfelelő utalással teszik közzé; a Nemzetközi Iroda ezekről a javaslatokról a kongresszus részére jegyzéket állít össze.
5. Az 1. és a 4. bekezdésben előírt eljárás nem vonatkozik a kongresszusok Ügyrendi Szabályzatára.
1. A már meglévő javaslatokat érintő módosításokat – kivéve az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács által benyújtottakat – továbbra is a Nemzetközi Iroda elé terjeszthetik a kongresszusok Ügyrendi Szabályzata idevonatkozó rendelkezéseinek megfelelően.
2. Az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács által benyújtott javaslatok módosításainak legkésőbb két hónappal a kongresszus megnyitása előtt meg kell érkezniük a Nemzetközi Irodához. Ezen túlmenően a tagországok a kongresszus plenáris ülésein terjeszthetik elő a módosításaikat.
1. Az Egyezményre, a Megállapodásokra és azok Zárójegyzőkönyveire vonatkozó minden olyan javaslatot a következő eljárás szerint tárgyalják: amennyiben egy tagország javaslatot küld a Nemzetközi Irodának, ez utóbbi minden tagországnak továbbküldi azt tanulmányozásra. A tagországoknak 45 nap áll rendelkezésére, hogy a javaslatokat áttanulmányozzák és esetleges észrevételeiket a Nemzetközi Iroda tudomására hozzák. Módosításokat nem tehetnek. A 45 napos határidő elteltével a Nemzetközi Iroda minden észrevételt továbbít a tagországoknak, és felhív minden szavazati joggal rendelkező tagországot, hogy szavazzon a javaslat mellett vagy ellen. Azokat a tagországokat, amelyek 45 napon belül nem küldik be szavazatukat, úgy tekintik, mint amelyek a szavazástól tartózkodtak. A fenti határidőket a Nemzetközi Iroda körleveleinek keltétől számítják.
2. Ha a javaslat valamely Megállapodásra vagy annak Zárójegyzőkönyvére vonatkozik, az 1. bekezdésben ismertetett eljárásban csak azok a tagországok vehetnek részt, amelyek a szóban forgó Megállapodást aláírták.
1. A Szabályzatokra vonatkozó módosító javaslatokat a Postaforgalmi Tanács tárgyalja.
2. A Szabályzatokra vonatkozó módosító javaslat benyújtásához szükséges legalább egy tagország támogatása.
3. (Törölve.)
1. A 2–6. bekezdésekben foglaltak fenntartásával az Egyesület szerveinek működésével járó éves kiadások nem haladhatják meg a 37 235 000 CHF összeget a 2017–2020. évekre. Amennyiben a 2020. évi kongresszust elhalasztják, ugyanezen felső költséghatárok vonatkoznak a 2020. év utáni időszakra is.
2. A következő kongresszus összehívásával kapcsolatos kiadások (a titkárság tagjainak utazási költségei, szállítási költségek, a szinkrontolmácsolás műszaki felszerelésének költségei, az okiratok kongresszus alatti előállításának költségei stb.) nem haladhatják meg a 2 900 000 CHF határt.
3. Az Igazgatási Tanácsnak joga van az 1. és 2. bekezdésben megállapított határok túllépésére a fizetési fokozatok, a nyugdíjjárulékok vagy a pótlékok – köztük az álláspótlékok – esetében, amelyeknek az alkalmazását az Egyesült Nemzetek Szervezete a Genfben szolgálatot teljesítő személyzete tekintetében jóváhagyott.
4. Az Igazgatási Tanácsnak joga van ahhoz is, hogy a svájci fogyasztási árindex függvényében – a humán költségek kivételével – évente kiigazítsa a költségeit.
5. Az 1. bekezdéstől függetlenül az Igazgatási Tanács – vagy rendkívüli sürgősség esetén a vezérigazgató – engedélyezheti a megszabott keretek túllépését a Nemzetközi Iroda épületén elvégzendő jelentős és előre nem látható javítások költségének fedezése érdekében, a túllépés összege azonban nem haladhatja meg az évi 125 000 CHF-t.
6. Ha az 1. és 2. bekezdésben megállapított keretek nem bizonyulnak elegendőnek az Egyesület zökkenőmentes működésének biztosításához, ezeket az összeghatárokat csak az Egyesület tagországai többségének jóváhagyásával lehet túllépni. Az erre vonatkozó konzultációnak részletes indoklást kell tartalmaznia az ilyen jellegű kérések alátámasztására.
1. Azoknak az országoknak, amelyek az Egyesülethez csatlakoznak, vagy amelyeket az Egyesületbe tagként felvesznek, valamint azoknak, amelyek az Egyesületből kiválnak, tagdíjukat arra a teljes évre ki kell fizetniük, amelynek folyamán a felvételük vagy a kilépésük érvénybe lép.
2. A tagországok az Igazgatási Tanács által megállapított költségvetés alapján előre fizetik az Egyesület éves költségeihez való tagdíj-hozzájárulási részüket. Ezeket a hozzájárulási részeket legkésőbb annak a pénzügyi évnek az első napján kell befizetni, amelyikre a költségvetés vonatkozik. Ennek az időpontnak a letelte után a fizetendő összegeket az Egyesületet megillető kamat terheli, amelynek mértéke évi 6% a negyedik hónaptól kezdve.
3. Amennyiben valamely tagország részéről az Egyesületet megillető kötelező tagdíj-hozzájárulás – kamatokat nem tartalmazó – hátralékos összege eléri vagy meghaladja a szóban forgó tagországnak az előző két pénzügyi évre szóló tagdíj-hozzájárulási összegét, akkor az érintett tagország az Igazgatási Tanács által meghatározott rendnek megfelelően, visszavonhatatlanul – részben vagy egészen – átruházhatja az Egyesületre azokat a hiteleket, amelyekkel más tagországok neki tartoznak. Az átruházás feltételeit a tagország, az adósai/hitelezői és az Egyesület közötti megállapodásban kell rögzíteni.
4. Azoknak a tagországoknak, amelyek esetében jogi vagy egyéb okok miatt az ilyen átruházás nem jöhet szóba, tartozásuk tekintetében törlesztési ütemterv készítésére kell kötelezettséget vállalniuk.
5. Kivételes körülményektől eltekintve az Egyesülettel szemben fennálló, a kötelező hozzájárulással kapcsolatos tartozás rendezése legfeljebb tíz évig tarthat.
6. Kivételes esetekben az Igazgatási Tanács valamely tagországot mentesíthet az esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól, ha az hátralékos összegét maradéktalanul kiegyenlítette.
7. Valamely tagország a számlahátralékára vonatkozó és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott törlesztési ütemterve keretében is mentesíthető az összegyűlt vagy esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól. E mentesítésnek azonban feltétele a törlesztési ütemtervnek legfeljebb tíz éven belüli maradéktalan és pontos teljesítése.
8. A 3–7. bekezdésben szereplő rendelkezések hasonlóan alkalmazandók azokra a fordítási költségekre, amelyeket a Nemzetközi Iroda számlázott le a nyelvi csoportokhoz csatlakozott tagországok felé.
9. A Nemzetközi Iroda a fizetési határidő előtt legalább három hónappal megküldi a számlákat a tagországok részére. A számlák eredeti példánya az érintett tagország által megadott helyes címre küldendő. A számlák elektronikus példánya e-mailen keresztül előavizóként vagy értesítésként küldendő.
10. Továbbá a Nemzetközi Iroda egyértelműen tájékoztatja a tagországokat arról, hogy kamatot számít fel bizonyos számlák késedelmes megfizetésére, így a tagországok könnyen ellenőrizhetik, hogy mely számlákra vonatkozik a késedelmi kamat.
1. Az a tagország, amely nem tudja végrehajtani a 146. cikk 3. bekezdésében foglalt átruházást, vagy amely nem hajlandó alávetni magát a Nemzetközi Iroda által a 146. cikk 4. bekezdésében foglaltak szerint indítványozott törlesztési ütemtervnek, vagy amely nem teljesíti az ütemtervet, automatikusan elveszíti a kongresszuson és az Igazgatási Tanács, valamint a Postaforgalmi Tanács ülésein gyakorolható szavazati jogát, és a továbbiakban nem jogosult az említett két Tanácsban való tagságra.
2. Az automatikus szankciók természetszerűleg és azonnali hatállyal megszűnnek, amint az érintett tagország a kamatokkal együtt megfizeti az Egyesülettel szemben fennálló, kötelező hozzájárulásainak hátralékából eredő tartozását, vagy megegyezik az Egyesülettel arról, hogy aláveti magát a tartozást illetően összeállított törlesztési ütemtervnek.
1. Ez a pótjegyzőkönyv 2018. január 1-jén lép hatályba és határozatlan ideig marad érvényben.
Ennek hiteléül a tagországok kormányainak meghatalmazottai felvették a jelen Pótjegyzőkönyvet, amely ugyanolyan erejű és érvényű, mintha rendelkezéseit magába az Általános Szabályzat szövegébe foglalták volna, és azt aláírták egy eredeti példányban, amelyet a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójánál helyeznek letétbe. Az Egyetemes Postaegyesület Nemzetközi Irodája arról mindegyik félnek egy-egy példányt küld.
Kelt Isztambulban, 2016. október 6-án
Az Egyetemes Postaegyesület tagországai kormányainak teljes jogú meghatalmazottai az Addisz-Abeba-i Rendkívüli Kongresszuson – tekintettel az 1964. július 10-én, Bécsben elfogadott Alapokmány 22. cikkének 2. bekezdésére – közös megegyezéssel és az Alapokmány 25. cikke 4. bekezdésének fenntartásával elfogadták az Általános Szabályzat következő módosításait.
1. A tagországok, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács javaslatai alapján a kongresszus:
1.1 meghatározza az Egyesület Alapokmányának preambulumában és 1. cikkében rögzített küldetésének és céljának teljesítésére vonatkozó általános alapelveket;
1.2 adott esetben megvizsgálja és elfogadja az Alapokmány, az Általános Szabályzat, az Egyezmény és a Megállapodások módosítási javaslatait, melyeket a tagországok és a Tanácsok nyújtanak be az Alapokmány 29. cikke és az Általános Szabályzat 138. cikke alapján;
1.3 rögzíti az Okiratok hatályba lépésének dátumát;
1.4 elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat;
1.5 megvizsgálja az Igazgatási Tanács, a Postaforgalmi Tanács és a Konzultációs Bizottság munkájáról szóló átfogó jelentéseket, amelyek az előző kongresszus óta eltelt időszakot ölelik fel, és amelyeket ezen szervek terjesztenek be az Általános Szabályzat 111., 117. és 125. cikkének megfelelően;
1.6 elfogadja az Egyesület stratégiáját;
1.6bis jóváhagyja az Egyesület négyéves üzleti tervjavaslatát;
1.7 megszabja az Egyesület kiadásainak felső összeghatárát az Alapokmány 21. cikkével összhangban;
1.8 megválasztja az Igazgatási Tanácsban és a Postaforgalmi Tanácsban helyet foglaló tagországokat, többek között az erre az ügyre vonatkozó kongresszusi határozatokban rögzített választási eljárásoknak megfelelően;
1.9 megválasztja a vezérigazgatót és vezérigazgató-helyettest;
1.10 kongresszusi határozatban rögzíti az okiratok német, kínai, portugál és orosz nyelvű elkészítésével kapcsolatos, az Egyesületre háruló költségek felső határát.
2. A kongresszus, mint az Egyesület legfelsőbb szerve, foglalkozik a postai szolgáltatásokat érintő egyéb kérdésekkel is.
1. Munkájának megszervezéséhez és a tárgyalások lebonyolításához a kongresszus az Ügyrendi Szabályzatát alkalmazza.
2. Mindegyik kongresszus módosíthatja az Ügyrendi Szabályzatát az abban rögzített feltételek szerint.
3. Az 1. és 2. bekezdés analógia alapján alkalmazandó a rendkívüli kongresszusokra is.
1. Az alábbi szervezetek kapnak felkérést a kongresszus, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács plenáris ülésein és bizottsági értekezletein történő részvételre megfigyelői minőségben:
1.1 az Egyesült Nemzetek Szervezete;
1.2 szűkebb körű egyesületek;
1.3 a Konzultációs Bizottság tagjai;
1.4 szervezetek, amelyek a kongresszus határozata vagy döntése értelmében jogosultak megfigyelői minőségben részt venni az Egyesület értekezletein.
2. A következő szervezetek kapnak felkérést a kongresszus különleges értekezletein való részvételre ad hoc megfigyelői minőségben, amennyiben az Igazgatási Tanács a 107. cikk 1.12. bekezdésével összhangban szabályszerűen kijelölte őket:
2.1 az Egyesült Nemzetek Szervezetének rendszeréhez tartozó szakosított intézmények és egyéb kormányközi szervezetek;
2.2 bármely nemzetközi szervezet, szövetség vagy vállalat, illetve képzett szakértő.
3. Az 1. bekezdésben meghatározott megfigyelőkön kívül az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács Ügyrendi Szabályzatuknak megfelelően kijelölhetnek más ad hoc megfigyelőket is az értekezleteiken való részvételre, amennyiben az az Egyesület és szerveinek érdekeit szolgálja.
1. Az Igazgatási Tanács 41 tagból áll, akik két egymást követő kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.
2. Az elnöki tisztség a kongresszust rendező tagországot illeti meg. Ha ez a tagország erről a jogról lemond, akkor de jure taggá válik, és ennek következtében az a földrajzi körzet, amelyhez tartozik, egy további tagsággal rendelkezik, amelyre a 3. bekezdés megszorításai nem vonatkoznak. Ebben az esetben az Igazgatási Tanács az elnöki tisztségre annak a földrajzi csoportnak az egyik tagját választja, amelyhez a rendező tagország tartozik.
3. Az Igazgatási Tanács többi 40 tagját arányos földrajzi megoszlás alapján a kongresszus választja meg. A tagságnak legalább a felét minden kongresszus alkalmával meg kell újítani; egyetlen tagország sem választható meg három egymást követő kongresszuson.
4. Az Igazgatási Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét (képviselőit). Az Igazgatási Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában.
5. Az Igazgatási Tanács tagjaként végzett tevékenységért díjazás nem jár. A Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi.
6. Az Igazgatási Tanács meghatározza, hivatalossá teszi és/vagy létrehozza a struktúráján belül kialakítandó állandó csoportokat és munkacsoportokat vagy egyéb szerveket, kellően tekintetbe véve az Egyesület kongresszus által elfogadott stratégiáját és üzleti tervét.
1. Az Igazgatási Tanácsnak a következő feladatai vannak:
1.1 Két kongresszus közötti időszakban felügyeli az Egyesület tevékenységét, ennek során gondoskodik a kongresszus határozatainak végrehajtásáról, tanulmányozza a postai témákkal kapcsolatos kormánypolitikai kérdéseket, figyelembe véve a szolgáltatások kereskedelmével és a versennyel összefüggő nemzetközi szabályozási politikát.
1.2 A nemzetközi technikai együttműködés keretében előmozdítja, összehangolja és ellenőrzi a postai technológiai segítségnyújtás minden formáját.
1.3 Megvizsgálja az Egyesület kongresszus által jóváhagyott négyéves üzleti tervjavaslatát, és véglegesíti azt azáltal, hogy a tervjavaslatban a négyéves időszakra meghatározott tevékenységeket összhangba hozza a ténylegesen rendelkezésre álló erőforrásokkal. Adott esetben a tervnek egybe kell esnie a kongresszus által végzett rangsorolási folyamatok eredményeivel. Az elkészült és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott négyéves üzleti terv véglegesített változata képezi azután az alapját az Egyesület éves programja és költségvetése elkészítésének, valamint az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács által kidolgozandó és megvalósítandó éves operatív terveknek.
1.4 Megvizsgálja és jóváhagyja az Egyesület éves programját, költségvetését és elszámolását, figyelembe véve az Egyesület üzleti tervének végleges változatát, a 107. cikk 1.3. bekezdésében leírtak szerint.
1.5 Engedélyezi a költségek felső határának túllépését, ha a körülmények úgy kívánják, a 145. cikk 3–5. bekezdéseivel összhangban.
1.6 Kérés alapján, a 150. cikk 6. bekezdésében rögzített feltételeknek megfelelően engedélyezi egy alacsonyabb tagdíj-hozzájárulási osztály választását.
1.7 Amennyiben valamely tagország ezt kéri, engedélyezi a földrajzi csoport módosítását, figyelembe véve az érintett földrajzi csoporthoz tartozó tagországok véleményét.
1.8 Létrehozza vagy megszünteti a Nemzetközi Iroda rendes költségvetésből finanszírozott munkahelyeit, a meghatározott felső költséghatárokból adódó megszorítások figyelembevételével.
1.9 Dönt a feladatai ellátása érdekében a tagországokkal létesítendő kapcsolatokról.
1.10 A Postaforgalmi Tanáccsal történő egyeztetést követően dönt az azokkal a szervezetekkel létesítendő kapcsolatokról, amelyek a 105. cikk 1. bekezdése és 2.1. bekezdése értelmében nem minősülnek megfigyelőknek.
1.11 Mérlegeli a Nemzetközi Iroda beszámolóit, az Egyesület más nemzetközi szervezetekhez fűződő kapcsolatairól készített jelentéseket, és meghozza az általa megfelelőnek tartott döntéseket e kapcsolatok folytatásáról és az azokra vonatkozóan elvégzendő intézkedésről.
1.12 A Postaforgalmi Tanáccsal és a főtitkárral folytatott egyeztetést követően a kellő időben kijelöli az Egyesült Nemzetek Szervezetének azon szakosított intézményeit, nemzetközi szervezeteket, szövetségeket, vállalatokat és képzett szakértőket, amelyek felkérést kapnak a kongresszus és bizottságai különleges értekezletein ad hoc megfigyelői minőségben történő részvételre, amennyiben ez az Egyesület vagy a kongresszus munkájának érdekeit szolgálja, és megbízza a Nemzetközi Irodát a szükséges meghívók kiküldésével.
1.13 A 101. cikk 3. bekezdése szerinti esetben kijelöli a következő kongresszus helyszínéül szolgáló tagországot.
1.14 Kellő időben és a Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultációt követően meghatározza a kongresszusi munka elvégzéséhez szükséges bizottságok számát és azok feladatait.
1.15 A Postaforgalmi Tanáccsal történő egyeztetést követően, és a kongresszus jóváhagyásával kijelöli azon tagországokat, amelyek alkalmasak a következőkre:
1.15.1 a kongresszus alelnöki tisztségeinek, valamint a bizottságok elnöki és alelnöki tisztségeinek betöltésére, a lehető legnagyobb mértékben figyelembe véve a tagországok méltányos földrajzi megoszlását; és
1.15.2 szűkebb körű kongresszusi bizottságokban való részvételre.
1.16 Kijelöli a Konzultációs Bizottságban részt vevő tagjait.
1.17 Megvizsgál és illetékességének keretein belül jóváhagy minden szükségesnek ítélt intézkedést a nemzetközi postaszolgálat minőségének megőrzése, javítása és a szolgálat korszerűsítése érdekében.
1.18 A kongresszus, a Postaforgalmi Tanács vagy a tagországok kérésére tanulmányozza az Egyesületet vagy a nemzetközi postaszolgálatot érintő közigazgatási, szabályozási és jogi kérdéseket. Az Igazgatási Tanácsra tartozik annak eldöntése, hogy a fent említett területeken a tagországok által a kongresszusok közötti időszakban kért tanulmányok elkészítése célszerű-e vagy sem.
1.19 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő a 140. cikknek megfelelően.
1.20 Témákat nyújt be tanulmányozásra a Postaforgalmi Tanácsnak a 113. cikk 1.6. bekezdésének megfelelően.
1.21 A Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetve megvizsgálja és jóváhagyja a kongresszus elé terjesztendő stratégiai tervet.
1.22 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság jelentéseit, illetve ajánlásait, és az ajánlásokat mérlegeli a kongresszus elé terjesztés szempontjából.
1.23 Ellátja a Nemzetközi Iroda tevékenységének ellenőrzését.
1.24 Jóváhagyja az Egyesület tevékenységéről és pénzügyi működéséről a Nemzetközi Iroda által készített éves jelentéseket, és adott esetben észrevételeket tesz azokra vonatkozóan.
1.25 Szükség esetén megállapítja azokat az elveket, amelyeket a Postaforgalmi Tanácsnak figyelembe kell vennie a jelentős pénzügyi következményekkel járó kérdések tanulmányozásánál (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, a küldemények légi szállítási alapdíjai és a levélpostai küldemények feladása külföldön), gondosan figyelemmel kíséri e kérdések tanulmányozását, valamint megvizsgálja és jóváhagyja a Postaforgalmi Tanácsnak e témákra vonatkozó javaslatait aszerint, hogy azok az említett elveknek megfeleljenek.
1.26 Illetékességi körének határain belül jóváhagyja a Postaforgalmi Tanács ajánlásait egy szabályozás vagy új gyakorlat elfogadására, ha szükséges addig is, amíg a kongresszus dönt a kérdésben.
1.27 Megvizsgálja a Postaforgalmi Tanács által készített éves jelentést, és az általa előterjesztett javaslatokat.
1.28 Jóváhagyja a következő kongresszus elé terjesztés érdekében a Nemzetközi Iroda által készített és a Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetett, a tagországoknak az előző kongresszus által jóváhagyott egyesületi stratégia megvalósítása terén elért eredményeiről szóló négyéves jelentést.
1.29 Létrehozza a Konzultációs Bizottság szervezeti kereteit és jóváhagyja a Konzultációs Bizottság kialakított szervezetét a 122. cikkben foglaltaknak megfelelően.
1.30 Meghatározza a Konzultációs Bizottsághoz való csatlakozás feltételeit, és e feltételeknek megfelelően jóváhagyja, illetve elutasítja a csatlakozási kérelmeket; ennek során gondoskodik arról, hogy a kérelmeket az Igazgatási Tanács ülésszakai közötti időben, gyorsított eljárásban bírálják el.
1.31 Kidolgozza az Egyesület Pénzügyi Szabályzatát.
1.32 Kidolgozza a Tartalékalap kezelésének szabályait.
1.33 Kidolgozza a Külön Alap kezelésének szabályait.
1.34 Kidolgozza a Különleges Működés Alapjának kezelési szabályait.
1.35 Kidolgozza az Önkéntes Alap kezelésének szabályait.
1.36 Kidolgozza a Személyzeti Szabályzatot és a választott tisztségviselők szolgálati feltételeit.
1.37 Kidolgozza a Szociális Alap Szabályzatát.
1.38 A 152. cikk értelmében felügyeli a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek létrehozását és azok tevékenységét.
1.39 Elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat.
1. Alakuló ülésén, amelyet a kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, az Igazgatási Tanács saját tagjai közül négy alelnököt választ, és meghatározza ügyrendjét. Az elnök és a négy alelnök az Egyesület mind az öt földrajzi csoportjának tagországaiból kerül ki.
2. Az Igazgatási Tanács évente kétszer, vagy kivételes esetben további alkalommal ül össze az Egyesület székhelyén, az Ügyrendi Szabályzatban rögzített eljárásokkal összhangban.
3. Az Igazgatási Tanács elnöke, alelnökei, valamint bizottsági elnökei, társelnökei és alelnökei alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a Bizottság készíti elő és irányítja az Igazgatási Tanács ülésszakainak munkáját. Az Igazgatási Tanács nevében jóváhagyja a Nemzetközi Iroda által az Egyesület tevékenységéről készített éves jelentést, és ellátja mindazokat az egyéb feladatokat, amelyekkel az Igazgatási Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési munka során felmerül.
4. A Postaforgalmi Tanács képviseletét annak elnöke látja el az Igazgatási Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések szerepelnek.
5. A Konzultációs Bizottságot annak elnöke képviseli az Igazgatási Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Konzultációs Bizottságot érintő kérdések szerepelnek.
1. Megfigyelők
1.1 A két szerv tevékenysége közötti hatékony kapcsolat biztosítása érdekében a Postaforgalmi Tanács kijelölheti azokat a képviselőit, akik megfigyelői minőségben részt vesznek az Igazgatási Tanács értekezletein.
1.2 Az Egyesület azon tagországai, amelyek nem tagjai a Tanácsnak, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül vehetnek részt az Igazgatási Tanács plenáris ülésein, illetve bizottságainak értekezletein.
2. Alapelvek
2.1 Logisztikai okokból az Igazgatási Tanács korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.
2.2 A megfigyelők és az ad hoc megfigyelők kérésükre közreműködhetnek az előirányzott tanulmányokban, betartva azokat a feltételeket, amelyeket a Tanács előírhat munkája eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében. Felkérhetik őket arra is, hogy lássák el állandó csoportok és munkacsoportok elnöki teendőit, ha ismereteik vagy tapasztalataik ezt indokolják. A megfigyelők és ad hoc megfigyelők részvétele az Egyesület számára többletköltséggel nem járhat.
2.3 Rendkívüli körülmények esetén a Konzultációs Bizottság tagjait és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják valamely értekezletről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek a Postaforgalmi Tanács számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva felülvizsgálhatja a korlátozásokat.
1. Az Igazgatási Tanács azon tagjainak utazási költségeit, akik a testület értekezletein vesznek részt, a tagország viseli. Azonban mindegyik olyan tagország egy képviselője, amely az Igazgatási Tanács és az Egyesült Nemzetek Szervezetének listáin a fejlődő országok, illetőleg a legkevésbé fejlett országok között szerepel – a kongresszus alatti értekezletek kivételével – jogosult egy turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy vagy egy első osztályú menettérti vonatjegy árának, vagy bármely más módon lebonyolított utazás költségének megtéríttetésére azzal a kikötéssel, hogy ez az összeg nem haladhatja meg a turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy árát. Ugyanez a jog illeti meg a bizottságainak vagy más szerveinek minden tagját, amikor ezek a testületek nem a kongresszuson és a Tanács ülésszakain üléseznek.
1. A Postaforgalmi Tanács negyvennyolc tagból áll, akik két egymást követő kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.
2. A Postaforgalmi Tanács tagjait a kongresszus választja, specifikus földrajzi megoszlás alapján. Az egyes földrajzi csoportok tagjainak legalább egyharmadát minden kongresszus alkalmával meg kell újítani.
3. A Postaforgalmi Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét (képviselőit). A Postaforgalmi Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában.
4. A Postaforgalmi Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi. Tagjai semmiféle díjazásban nem részesülnek.
5. A Postaforgalmi Tanács meghatározza, hivatalossá teszi és/vagy létrehozza a struktúráján belül kialakítandó állandó csoportokat, munkacsoportokat, a felhasználók által finanszírozott másodlagos testületeket vagy egyéb szerveket, kellően tekintetbe véve az Egyesület kongresszus által elfogadott stratégiáját és üzleti tervét.
1. A Postaforgalmi Tanácsnak a következő feladatai vannak:
1.1 Koordinálja a nemzetközi postaszolgálat fejlesztésére és javítására irányuló gyakorlati intézkedéseket.
1.2 Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával, ez utóbbi illetékességének keretei között megteszi mindazon intézkedéseket, amelyeket a nemzetközi postai szolgáltatás minőségének megőrzése és javítása, valamint korszerűsítése érdekében szükségesnek tart.
1.3 A feladatainak ellátása érdekében dönt a tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival létesítendő kapcsolatokról.
1.4 Megteszi a szükséges intézkedéseket abból a célból, hogy tanulmányozza és közzétegye azokat a tapasztalatokat és eredményeket, amelyeket egyes tagországok és azok kijelölt szolgáltatói más tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival kapcsolatos technológiai, küldeményforgalmi, gazdálkodási és szakképzési területen elértek.
1.5 Az Igazgatási Tanáccsal egyetértésben megfelelő intézkedéseket tesz az Egyesület valamennyi tagországával és azok kijelölt szolgáltatóival, különösen pedig az új és a fejlődő országokkal, valamint azok kijelölt szolgáltatóival való technikai együttműködés területén.
1.6 Megvizsgálja mindazokat az egyéb kérdéseket, amelyeket a Postaforgalmi Tanács valamely tagja, az Igazgatási Tanács vagy valamelyik tagország, vagy kijelölt szolgáltató terjeszt elő.
1.7 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság jelentéseit, illetve javaslatait; és a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések terén megvizsgálja és észrevételezi a Konzultációs Bizottság javaslatait a kongresszusi előterjesztés érdekében.
1.8 Kijelöli a Konzultációs Bizottságban részt vevő tagjait.
1.9 Tanulmányozza azokat a legfontosabb üzemeltetési, kereskedelmi, technológiai, gazdasági és technikai együttműködési problémákat, amelyekben az Egyesület valamennyi tagországa vagy azok kijelölt szolgáltatói érdekeltek, beleértve a jelentős pénzügyi kihatásokkal járó kérdéseket is (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, postaanyag légi szállítási alapdíja, postacsomagdíjak és levélpostai küldemények feladása külföldön), e tárgykörökben tájékoztatást és állásfoglalást dolgoz ki, és ajánlásokat fogalmaz meg az ezekkel kapcsolatban foganatosítandó intézkedésekre nézve.
1.10 Megadja az Igazgatási Tanácsnak a kongresszus elé terjesztendő egyesületi stratégiai terv és a négyéves üzleti terv kidolgozásához szükséges információkat.
1.11 Tanulmányozza a tagországokat és azok kijelölt szolgáltatóit, valamint az új és a fejlődő országokat érdeklő oktatási és szakképzési problémákat.
1.12 Az új és a fejlődő országokban tanulmányozza a jelenlegi helyzetet és igényeket, és megfelelő ajánlásokat dolgoz ki postai szolgáltatásaik javításának módjára és eszközeire nézve.
1.13 A kongresszus befejezését követő hat hónapon belül elvégzi az Egyesület Szabályzatainak felülvizsgálatát, hacsak a kongresszus másként nem dönt. A Postaforgalmi Tanács más ülésszakain is módosíthatja az említett Szabályzatokat. Az alapvető politikát és elveket érintő kérdésekben a Postaforgalmi Tanács mindkét esetben az Igazgatási Tanács irányítása alá tartozik.
1.14 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő a 140. cikknek megfelelően; az Igazgatási Tanács jóváhagyása szükséges, ha ezek a javaslatok ez utóbbi hatáskörébe tartozó kérdésekre vonatkoznak.
1.15 Valamely tagország kérésére megvizsgálja mindazokat a javaslatokat, amelyeket a szóban forgó tagország a 139. cikk szerint a Nemzetközi Irodához továbbít, elkészíti azok véleményezését, és megbízza a Nemzetközi Irodát, hogy azt csatolja az említett javaslathoz, mielőtt jóváhagyás végett a tagországok elé terjeszti.
1.16 Ha szükséges, és adott esetben az Igazgatási Tanács jóváhagyása és valamennyi tagországgal történő konzultáció után javaslatot tesz egy szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására addig is, amíg az ügyben a kongresszus dönt.
1.17 Technológiai, üzemviteli, és az illetékességi körébe tartozó egyéb olyan folyamatokra vonatkozóan, ahol az egységes gyakorlat követése nélkülözhetetlen, szabványokat készít és dolgoz ki a tagországoknak és azok kijelölt szolgáltatóinak szóló ajánlások formájában (vagy kötelező rendelkezésként, amennyiben az Egyesület Okiratai így rendelkeznek); hasonlóképpen szükség esetén módosítja az általa létrehozott szabványokat.
1.18 A 152. cikknek megfelelően létrehozza és jóváhagyja a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek működéséhez szükséges keretet.
1.19 Átveszi és tanulmányozza a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek évente megküldött jelentéseit.
1.20 Elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat.
1. Az első értekezlet alkalmával, amelyet a kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, a Postaforgalmi Tanács saját tagjai közül megválasztja az elnököt és négy alelnököt, valamint a bizottságok elnökeit/alelnökeit/társelnökeit, továbbá kidolgozza ügyrendjét. Az elnök és a négy alelnök az Egyesület mind az öt földrajzi csoportjának tagországaiból kerül ki.
2. A Postaforgalmi Tanács évente kétszer, vagy kivételes esetben további alkalommal ül össze az Egyesület székhelyén, az Ügyrendi Szabályzatában rögzített eljárásokkal összhangban.
3. A Postaforgalmi Tanács elnöke, alelnökei, valamint bizottsági elnökei, társelnökei és alelnökei alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a bizottság készíti elő és irányítja a Postaforgalmi Tanács egyes üléseinek munkáját, és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési folyamat során felmerül.
4. A Postaforgalmi Tanács a kongresszust követő első ülésszakán az Egyesületnek a kongresszus által elfogadott stratégiája, és különösen az Egyesület állandó testületeinek stratégiájára vonatkozó része alapján alapmunkaprogramot készít, amely számos, a stratégia megvalósítását célzó taktikai elemet tartalmaz. Ezt az alapprogramot, amely korlátozott számú aktuális és közérdekű projektet tartalmaz, az új realitások és prioritások függvényében minden évben felülvizsgálják.
5. A Konzultációs Bizottságot annak elnöke képviseli a Postaforgalmi Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Konzultációs Bizottságot érintő kérdések szerepelnek.
1. Megfigyelők
1.1 A két szerv tevékenysége közötti hatékony kapcsolat biztosítása érdekében az Igazgatási Tanács kijelölheti azokat a képviselőit, akik megfigyelői minőségben részt vesznek a Postaforgalmi Tanács értekezletein.
1.2 Az Egyesület azon tagországai, amelyek nem tagjai a Tanácsnak, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül vehetnek részt a Postaforgalmi Tanács plenáris ülésein, illetve bizottságainak értekezletein.
2. Elvek
2.1 Logisztikai okokból a Postaforgalmi Tanács korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.
2.2 A megfigyelők és az ad hoc megfigyelők kérésükre közreműködhetnek az előirányzott tanulmányokban, betartva azokat a feltételeket, amelyeket a Tanács előírhat munkája eredményességének és hatékonyságának biztosítása érdekében. Felkérhetik őket arra is, hogy lássák el állandó csoportok és munkacsoportok elnöki teendőit, ha ismereteik vagy tapasztalataik ezt indokolják. A megfigyelők és ad hoc megfigyelők részvétele az Egyesület számára többletköltséggel nem járhat.
2.3 Rendkívüli körülmények esetén a Konzultációs Bizottság tagjait és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják valamely értekezletről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva felülvizsgálhatja a korlátozásokat.
1. A Postaforgalmi Tanácsban részt vevő tagországok képviselőinek utazási és tartózkodási költségei a tagországokat terhelik. Azonban az Egyesült Nemzetek Szervezete által összeállított jegyzék alapján a leghátrányosabb helyzetű országok közé besorolt valamennyi tagország egy képviselőjének joga van – a kongresszus idején rendezett értekezletek kivételével – egy turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy vagy egy első osztályú menettérti vonatjegy árának, vagy bármely más módon lebonyolított utazás költségének megtéríttetésére azzal a kikötéssel, hogy ez az összeg nem haladhatja meg a turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy árát.
117bis cikk
1. Az Igazgatási Tanács elnöke, a Postaforgalmi Tanács elnöke és a Nemzetközi Iroda vezérigazgatója alkotja az Egyesület állandó szerveinek koordinációs bizottságát (CCoord).
2. A koordinációs bizottság a következő jogkörökkel és tisztségekkel rendelkezik:
2.1 közreműködik az Egyesület állandó szervei által végzett munka koordinálásában;
2.2 szükség esetén összeül annak érdekében, hogy megvitassa az Egyesülettel és a postai szolgáltatással kapcsolatos fontos kérdéseket, és az adott kérdésekről értékelést adjon az Egyesület szervei részére;
2.3 gondoskodik a stratégiai tervezési folyamat megfelelő végrehajtásáról oly módon, hogy az Egyesület tevékenységeire vonatkozó valamennyi döntést a megfelelő szervek az Egyesület Okirataiban meghatározott követelményeknek megfelelően hozzák meg.
3. Az Igazgatási Tanács elnöke által kezdeményezett összehívás alapján a koordinációs bizottság évente kétszer ül össze az Egyesület székhelyén. Az ülések idejét és helyét az Igazgatási Tanács elnöke tűzi ki a Postaforgalmi Tanács elnökével és a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójával egyeztetve.
1. Az Egyesület szerveivel való hatékony kapcsolattartás biztosítása érdekében a Konzultációs Bizottság képviselőket jelölhet ki, akik szavazati jog nélkül, megfigyelői minőségben részt vesznek a kongresszus, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács, valamint az említett szervekhez tartozó bizottságok értekezletein.
2. A Konzultációs Bizottság tagjai részt vehetnek az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács plenáris ülésein és bizottsági értekezletein a 105. cikknek megfelelően. Az állandó csoportok és a munkacsoportok munkájában is közreműködhetnek a 109. cikk 2.2. bekezdése és a 115. cikk 2.2. bekezdésében foglalt feltételek alapján.
3. Az Igazgatási Tanács elnöke és a Postaforgalmi Tanács elnöke képviseli e szerveket a Konzultációs Bizottságnak azon ülésein, amelyeknek napirendjén az említett szerveket érintő kérdések szerepelnek.
0bis A vezérigazgató az Egyesület jogi képviselője.
1. A vezérigazgató szervezi, irányítja és vezeti a Nemzetközi Irodát.
2. Az állások besorolását, a kinevezéseket és az előléptetéseket illetően:
2.1 a vezérigazgató hatáskörébe tartozik a G1–D2 fokozatú állásokba történő besorolás, és a tisztviselők e fokozatokba történő kinevezése és előléptetése;
2.2 a P1–D2 fokozatokba történő kinevezéseknél mérlegelni kell a jelöltek szakmai felkészültségét; e személyekre azok a tagországok tesznek javaslatot, amelyeknek állampolgárai, vagy amelyekben szakmai tevékenységüket kifejtik. Ennek során figyelembe kell venni a méltányos – földrészek és nyelvek szerinti – földrajzi megoszlást. A D2 fokozatú állásokat lehetőleg különböző régiókból, és a vezérigazgató, valamint a vezérigazgató-helyettes által képviselttől eltérő régiókból származó pályázókkal kell betölteni, ám mindenekelőtt a Nemzetközi Iroda eredményes működésének szem előtt tartásával. A speciális képesítést igénylő állások esetében a vezérigazgató kívülállókhoz is fordulhat;
2.3 új tisztviselő kinevezésekor figyelembe veszi továbbá azt is, hogy alapszabályként a D2, D1 és P5 fokozatú állásokat betöltő személyek az Egyesület különböző tagországainak állampolgárai legyenek;
2.4 a Nemzetközi Iroda tisztviselőinek a D2, D1 és P5 fokozatokba történő előléptetésénél nem köteles a 2.3 bekezdésben említett elvet alkalmazni;
2.5 az arányos földrajzi megoszlásra és a nyelvekre vonatkozó követelményeket csak a megfelelő rátermettség vizsgálatát követően veszik figyelembe a kiválasztási folyamatban;
2.6 a vezérigazgató évente egyszer tájékoztatja az Igazgatási Tanácsot a P4–D2 fokozatokba történt kinevezésekről és előléptetésekről.
3. Ezen túlmenően a következő feladatok tartoznak a vezérigazgató hatáskörébe:
3.1 ellátja az Egyesület Okiratainak letéteményesi feladatait, és közvetítői szerepet tölt be az Egyesületbe való felvétel és csatlakozás, valamint az abból való kiválás eljárása során;
3.2 valamennyi tagország kormányát értesíti a kongresszus által hozott határozatokról;
3.3 valamennyi tagországot és azok kijelölt szolgáltatóit értesíti a Postaforgalmi Tanács által elfogadott vagy felülvizsgált Szabályzatokról;
3.4 elkészíti az Egyesület éves költségvetésének tervezetét az Egyesület szükségleteivel még összeegyeztethető lehető legalacsonyabb szinten, és azt megfelelő időben felülvizsgálatra az Igazgatási Tanács elé terjeszti; az Igazgatási Tanács jóváhagyása után a költségvetést közli a tagországokkal, és végrehajtja azt;
3.5 végrehajtja az Egyesület szervei által kért és az Okiratok alapján rá háruló specifikus tevékenységeket;
3.6 lépéseket tesz az Egyesület szervei által kitűzött célok elérése érdekében a meghatározott politika és a rendelkezésre álló pénzeszközök keretein belül;
3.7 indítványokat és javaslatokat terjeszt az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács elé;
3.8 a Postaforgalmi Tanács ügyrendjének megfelelően a kongresszus lezárását követően a Postaforgalmi Tanács elé terjeszti a Szabályzatokat érintő módosítási javaslatokat a kongresszus döntése alapján;
3.9 elkészíti az Igazgatási Tanács részére – a Tanácsok által adott irányelvek alapján – a kongresszus elé terjesztendő egyesületi stratégiai terv és az Egyesület négyéves üzleti terv tervezetét;
3.10 az Igazgatási Tanács által történő jóváhagyásra négyéves jelentést készít a tagországok által az előző kongresszus által jóváhagyott egyesületi stratégia megvalósítása terén elért eredményekről, amelyet a következő kongresszus elé terjeszt;
3.11 (Törölve).
3.12 közvetítőként vállal szerepet az alábbiak közötti kapcsolatokban:
3.12.1 az Egyesület és a szűkebb körű egyesületek;
3.12.2 az Egyesület és az Egyesült Nemzetek Szervezete;
3.12.3 az Egyesület és az azt érintő tevékenységet folytató nemzetközi szervezetek;
3.12.4 az Egyesület és az olyan nemzetközi szervezetek, egyesületek vagy vállalatok közötti viszonyokban, amelyekkel az Egyesület szervei konzultálni kívánnak, vagy amelyeket munkáikba be kívánnak vonni;
3.13 ellátja az Egyesület szerveinek főtitkári feladatait, és e minőségében a jelen Általános Szabályzat különleges rendelkezéseit figyelembe véve felügyeli a következőket:
3.13.1 az Egyesület szervei munkájának előkészítése és megszervezése;
3.13.2 az okiratok, jelentések és jegyzőkönyvek előkészítése, előállítása és szétosztása;
3.13.3 a titkárság működése az Egyesület szerveinek értekezletei alatt;
3.14 jelen van az Egyesület szerveinek értekezletein, és – szavazati jog nélkül – részt vesz a tárgyalásokon, azzal a lehetőséggel, hogy képviseltetheti is magát.
1. A Nemzetközi Iroda elkészíti és az Egyesület honlapján elérhetővé teszi az összes közzétett dokumentumot a 155. cikkben meghatározott nyelve(ke)n az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács Ügyrendi Szabályzatával összhangban. A Nemzetközi Iroda egy erre a célra szolgáló hatékony webes jelzőrendszer segítségével jelzi is, különösen a tagországok képviselőinek részére, az új elektronikus dokumentumok közzétételét az Egyesület honlapján.
2. Továbbá – csak valamelyik tagország kérésére – a Nemzetközi Iroda fizikailag is terjeszt olyan egyesületi kiadványokat, mint például a Nemzetközi Iroda körlevelei, az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács összefoglaló beszámolói.
1. A 2. és az 5. bekezdésben említett kivételektől eltekintve, a tagországok által a kongresszus elé terjesztendő mindenfajta javaslat benyújtásakor az alábbiak szerint kell eljárni:
1.1 előterjesztésre azokat a javaslatokat fogadják el, amelyek legalább hat hónappal a kongresszus kitűzött időpontja előtt beérkeznek a Nemzetközi Irodához;
1.2 a kongresszus időpontját megelőző hat hónapos időszak alatt semmilyen szerkesztési jellegű javaslatot nem fogadnak el;
1.3 azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a kongresszus időpontját megelőző hat és négy hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább két tagország támogatja;
1.4 azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a kongresszus időpontját megelőző négy és két hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább nyolc tagország támogatja; az ennél később beérkező javaslatokat már nem fogadják el;
1.5 a támogató nyilatkozatoknak ugyanazon határidőn belül kell a Nemzetközi Irodához beérkezniük, mint azoknak a javaslatoknak, amelyekre vonatkoznak.
2. Az Alapokmányra vagy az Általános Szabályzatra vonatkozó javaslatoknak a kongresszus megnyitása előtt legalább hat hónappal kell a Nemzetközi Irodához megérkezniük; az ennél később, de a kongresszus megnyitása előtt beérkező javaslatokat csak akkor lehet figyelembe venni, ha a kongresszus az ott képviselt országok kétharmados többségének szavazatával így dönt, és ha az 1. bekezdésben szereplő feltételek teljesülnek.
3. Minden javaslatnak alapszabályként csak egy célkitűzése lehet, és csak az e célkitűzés érdekében indokolt módosításokat tartalmazhatja. Ezenfelül minden olyan javaslathoz, amely jelentős költségeket okozhat az Egyesületnek, a javaslatot kidolgozó tagországnak pénzügyi hatástanulmányt kell készítenie a Nemzetközi Irodával egyeztetve, a javaslat megvalósításához szükséges pénzforrások meghatározása érdekében.
4. A szerkesztési jellegű javaslatokat az azokat előterjesztő tagországok a fejrészben „Proposition d’ordre rédactionnel” [Szerkesztési jellegű javaslat] megjegyzéssel látják el, és a Nemzetközi Iroda ezeket a sorszámozást követő R betűjelzéssel teszi közzé. Azokat a javaslatokat, amelyeket nem láttak el ilyen megjegyzéssel, de amelyek a Nemzetközi Iroda véleménye szerint csak a szövegezést érintik, erre vonatkozó megfelelő utalással teszik közzé; a Nemzetközi Iroda ezekről a javaslatokról a kongresszus részére jegyzéket állít össze.
5. Az 1. és a 4. bekezdésben előírt eljárás nem vonatkozik a kongresszusok Ügyrendi Szabályzatát érintő javaslatokra, valamint az Igazgatási Tanács vagy a Postaforgalmi Tanács által előterjesztett javaslatokra sem.
1. A Szabályzatok ugyanakkor lépnek hatályba és ugyanaddig érvényesek, mint a kongresszuson elfogadott Okiratok.
2. Az 1. bekezdésben foglaltak fenntartásával, az Egyesület Okiratainak módosításával kapcsolatban két kongresszus között elfogadott határozatok legkorábban a hivatalos közlésüktől számított három hónap múlva lépnek hatályba. Ez a határidővel kapcsolatos követelmény azonban nem vonatkozik a Szabályzatok olyan módosításaira, amelyeket az új Szabályzatok megfogalmazása után, ám még az 1. bekezdés szerinti hatálybalépésük előtt fogadnak el.
1. Azoknak az országoknak, amelyek az Egyesülethez csatlakoznak, vagy amelyeket az Egyesületbe tagként felvesznek, valamint azoknak, amelyek az Egyesületből kiválnak, tagdíjukat arra a teljes évre ki kell fizetniük, amelynek folyamán a felvételük vagy a kilépésük érvénybe lép.
2. A tagországok az Igazgatási Tanács által megállapított költségvetés alapján előre fizetik az Egyesület éves költségeihez való tagdíj-hozzájárulási részüket. Ezeket a hozzájárulási részeket legkésőbb annak a pénzügyi évnek az első napján kell befizetni, amelyikre a költségvetés vonatkozik. Ennek az időpontnak a letelte után a fizetendő összegeket az Egyesületet megillető kamat terheli, amelynek mértéke évi 5% a negyedik hónaptól kezdve.
3. Amennyiben valamely tagország részéről az Egyesületet megillető kötelező tagdíj-hozzájárulás – kamatokat nem tartalmazó – hátralékos összege eléri vagy meghaladja a szóban forgó tagországnak az előző két pénzügyi évre szóló tagdíj-hozzájárulási összegét, akkor az érintett tagország az Igazgatási Tanács által meghatározott rendnek megfelelően, visszavonhatatlanul – részben vagy egészen – átruházhatja az Egyesületre azokat a hiteleket, amelyekkel más tagországok neki tartoznak. Az átruházás feltételeit a tagország, az adósai/hitelezői és az Egyesület közötti megállapodásban kell rögzíteni.
4. Azoknak a tagországoknak, amelyek esetében jogi vagy egyéb okok miatt az ilyenfajta átruházás nem jöhet szóba, tartozásuk tekintetében törlesztési ütemterv készítésére kell kötelezettséget vállalniuk.
5. Kivételes körülményektől eltekintve az Egyesülettel szemben fennálló, a kötelező hozzájárulással kapcsolatos tartozás rendezése legfeljebb tíz évig tarthat.
6. Kivételes esetekben az Igazgatási Tanács valamely tagországot mentesíthet az esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól, ha az hátralékos összegét maradéktalanul kiegyenlítette.
7. Valamely tagország a számlahátralékára vonatkozó és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott törlesztési ütemterve keretében is mentesíthető az összegyűlt vagy esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól. E mentesítésnek azonban feltétele a törlesztési ütemtervnek legfeljebb tíz éven belüli maradéktalan és pontos teljesítése.
8. A 3–7. bekezdésben szereplő rendelkezések hasonlóan alkalmazandók azokra a fordítási költségekre, amelyeket a Nemzetközi Iroda számlázott le a nyelvi csoportokhoz csatlakozott tagországok felé.
9. A Nemzetközi Iroda a fizetési határidő előtt legalább három hónappal megküldi a számlákat a tagországok részére. A számlák eredeti példánya az érintett tagország által megadott helyes címre küldendő. A számlák elektronikus példánya e-mailen keresztül előavizóként vagy értesítésként küldendő.
10. Továbbá a Nemzetközi Iroda egyértelműen tájékoztatja a tagországokat arról, hogy kamatot számít fel bizonyos számlák késedelmes megfizetésére, így a tagországok könnyen ellenőrizhetik, hogy mely számlákra vonatkozik a késedelmi kamat.
1. A tagországok annak a tagdíj-hozzájárulási osztálynak megfelelően járulnak hozzá az Egyesület kiadásainak fedezéséhez, amelyhez tartoznak. Ezek az osztályok az alábbiak:
– 50 egységnek megfelelő osztály;
– 47 egységnek megfelelő osztály;
– 45 egységnek megfelelő osztály;
– 43 egységnek megfelelő osztály;
– 40 egységnek megfelelő osztály;
– 37 egységnek megfelelő osztály;
– 35 egységnek megfelelő osztály;
– 33 egységnek megfelelő osztály;
– 30 egységnek megfelelő osztály;
– 27 egységnek megfelelő osztály;
– 25 egységnek megfelelő osztály;
– 23 egységnek megfelelő osztály;
– 20 egységnek megfelelő osztály;
– 17 egységnek megfelelő osztály;
– 15 egységnek megfelelő osztály;
– 13 egységnek megfelelő osztály;
– 10 egységnek megfelelő osztály;
– 7 egységnek megfelelő osztály;
– 5 egységnek megfelelő osztály;
– 3 egységnek megfelelő osztály;
– 1 egységnek megfelelő osztály;
– 0,5 egységnek megfelelő osztály, amelyet az Egyesült Nemzetek Szervezete által legkevésbé fejlettnek minősített országok vagy az Igazgatási Tanács által kijelölt más országok számára tartanak fenn;
– 0,1 egységnek megfelelő osztály, amelyet az Egyesült Nemzetek Szervezete által 200 000 fő alatti népességű (az Egyesült Nemzetek Szervezetének illetékes hivatala által közzétett legfrissebb statisztikai adatok szerint) fejlődő kis szigetországnak minősített országok számára tartanak fenn.
2. Az 1. bekezdésben felsorolt tagdíj-hozzájárulási osztályoktól függetlenül bármely tagország dönthet úgy, hogy több hozzájárulási egységet fizet annál a tagdíj-hozzájárulási osztálynál, mint amelyikhez tartozik, legalább a két kongresszus közötti idővel megegyező időszakban. Ezt a változást legkésőbb a kongresszuson kell bejelenteni. A két kongresszus közötti időszak végén a tagország automatikusan ismét az eredeti tagdíj-hozzájárulási egységét fizeti, kivéve, ha úgy dönt, hogy továbbra is nagyobb hozzájárulási egységet fizet. A többlet hozzájárulás fizetésének mértékével megnő a költségek szintje.
3. A tagországokat az Egyesületbe való felvételük vagy csatlakozásuk időpontjában az Alapokmány 21. cikk 4. bekezdésében foglalt eljárásnak megfelelően sorolják be az előbb említett tagdíj-hozzájárulási osztályok valamelyikébe.
4. A tagországok utólag alacsonyabb tagdíj-hozzájárulási osztályba sorolhatók azzal a feltétellel, hogy a módosítási kérelmet legkésőbb két hónappal a kongresszus megnyitása előtt megküldik a Nemzetközi Irodának. A kongresszus nem kötelező erejű véleményt ad a tagdíj-hozzájárulási osztály módosítására vonatkozó kérelmek tárgyában. A tagország dönthet, hogy figyelembe veszi-e a kongresszus véleményét. A tagország végső döntését a kongresszus vége előtt továbbítani kell a Nemzetközi Iroda Titkárságának. Ez a módosítási kérelem a kongresszus által hozott pénzügyi rendelkezések életbelépésével egy időben lép hatályba. Azok a tagországok, amelyek tagdíj-hozzájárulási osztályuk megváltoztatására vonatkozó kívánságukat az előírt határidőn belül nem jelentették be, továbbra is abban a tagdíj-hozzájárulási osztályban maradnak, amelyhez addig tartoztak.
5. A tagországok egyszerre csak eggyel alacsonyabb osztályba történő átsorolásukat kérhetik.
6. Ugyanakkor kivételes esetekben, mint például nemzetközi segélyprogramot szükségessé tevő természeti katasztrófák esetén az Igazgatási Tanács két kongresszus közötti időszakban egy alkalommal valamely tagország kérésére engedélyezheti a tagdíj-hozzájárulási osztály átmeneti csökkentését, amennyiben az illető tagország bizonyítja, hogy nem tudja fenntartani az eredetileg választott tagdíj-hozzájárulási osztályát. Ugyancsak ilyen körülmények miatt az Igazgatási Tanács a 0,5 egységnek megfelelő osztályba történő átsorolással átmeneti csökkentést is engedélyezhet olyan, nem a legkevésbé fejlett országok közé tartozó országok számára, amelyek már az 1 egységnek megfelelő osztályban vannak.
7. A 6. bekezdésben foglaltak szerint végrehajtott átmeneti visszasorolást az Igazgatási Tanács legfeljebb két évre vagy a következő kongresszusig terjedő időszakra engedélyezheti, amelyik előbb következik be. Az így megszabott határidő leteltével az érintett ország automatikusan visszakerül eredeti tagdíj-hozzájárulási osztályába.
8. A 4. és 5. bekezdéstől eltérően a felsőbb osztályba történő átsorolás nem jár semmilyen korlátozással.
1. Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával a Postaforgalmi Tanács jogosult arra, hogy a felhasználók által önkéntes alapon finanszírozott külön szervezeti egységeket hozzon létre azon üzemeltetési, kereskedelmi, műszaki és gazdasági tevékenységek megszervezéséhez, amelyek az Alapokmány 18. cikkével összhangban a hatáskörébe tartoznak, de a rendes költségvetésből nem finanszírozhatók.
2. A Postaforgalmi Tanácshoz tartozó ilyen jellegű szervezeti egység létrehozása esetén a Postaforgalmi Tanács dönt az említett szervezet ügyrendi szabályzatára alkalmazandó referenciakeretről, az Egyesület, mint kormányközi szervezet működését irányító szabályok és alapelvek kellő figyelembevételével, és azt jóváhagyásra az Igazgatási Tanács elé terjeszti. A referenciakeret a következő elemeket foglalja magába:
2.1 a megbízatás;
2.2 az összetétel, beleértve a szervezet tagjainak kategorizálását;
2.3 döntéshozatali szabályok, ideértve az érintett szervezet belső felépítésére és az Egyesület más szerveivel való kapcsolataira vonatkozó döntéseket;
2.4 szavazási és képviseleti elvek;
2.5 finanszírozás (előfizetés, felhasználói díjak stb.);
2.6 a titkárság és az irányítási struktúra összetétele.
3. A felhasználók által finanszírozott minden egyes külön szervezeti egység önállóan szervezi meg tevékenységét a Postaforgalmi Tanács által meghatározott és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott referenciakeret figyelembevételével, és tevékenységéről éves jelentést készít, amelyet a Postaforgalmi Tanács elé terjeszt mérlegelésre.
4. Az Igazgatási Tanács meghatározza az azokra a támogatási díjakra vonatkozó szabályokat, amelyeket a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységeknek kellene befizetniük a rendes költségvetésbe. Ezeket a szabályokat az Egyesület Pénzügyi Szabályzatában teszi közzé.
5. A Nemzetközi Iroda vezérigazgatója irányítja a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek titkárságát a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek számára felvett személyzetre vonatkozó Személyzeti szabályzatnak megfelelően. A külön szervezeti egységek titkársága a Nemzetközi Iroda szerves részét képezi.
6. A jelen cikkel összhangban felállított, felhasználói finanszírozású külön szervezeti egységekről – létrehozásukat követően – a kongresszus tájékoztatást kap.
1. Ez a Pótjegyzőkönyv 2019. július 1-jén lép hatályba, és határozatlan ideig marad érvényben.
Ennek hiteléül a tagországok kormányainak meghatalmazottai elkészítették a jelen Pótjegyzőkönyvet, amely ugyanolyan hatályú és ugyanolyan érvényességű, mintha annak rendelkezéseit magának az Általános Szabályzatnak a szövegébe illesztették volna bele, és azt egy eredeti példányban aláírták, amelyet a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójánál helyeznek letétbe. Az Egyetemes Postaegyesület Nemzetközi Irodája arról mindegyik félnek egy-egy másolatot küld.
Kelt Addisz-Abebában, 2018. szeptember 7-én
Az Egyetemes Postaegyesület tagországai kormányainak meghatalmazottai az Abidjani Kongresszuson – tekintettel az 1964. július 10-én, Bécsben elfogadott Alapokmány 22. cikkének 2. bekezdésére – közös megegyezéssel és az Alapokmány 25. cikke 4. bekezdésének fenntartásával elfogadták az Általános Szabályzat következő módosításait.
1. Az Igazgatási Tanács 41 tagból áll, akik két egymást követő kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.
2. Az elnöki tisztség a kongresszust rendező tagországot illeti meg. Ha ez a tagország erről a jogról lemond, akkor de jure taggá válik, és ennek következtében az a földrajzi körzet, amelyhez tartozik, egy további tagsággal rendelkezik, amelyre a 3. bekezdés megszorításai nem vonatkoznak. Ebben az esetben az Igazgatási Tanács az elnöki tisztségre annak a földrajzi csoportnak az egyik tagját választja, amelyhez a rendező tagország tartozik.
3. Az Igazgatási Tanács többi 40 tagját arányos földrajzi megoszlás alapján a kongresszus választja meg. A tagságnak legalább a felét minden kongresszus alkalmával meg kell újítani; egyetlen tagország sem választható meg három egymást követő kongresszuson. A fent említettek sérelme nélkül abban a földrajzi csoportban, amelyhez a csendes-óceáni szigetországok és területek néven meghatározott tagországok tartoznak (az Egyesült Nemzetek Szervezete által készített vonatkozó lista szerint), egy ülőhelyet azon tagországok számára kell fenntartani.
4. Az Igazgatási Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét (képviselőit). Az Igazgatási Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában.
5. Az Igazgatási Tanács tagjaként végzett tevékenységért díjazás nem jár. A Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi.
6. Az Igazgatási Tanács meghatározza, kialakítja és/vagy felállítja a struktúráján belül létrehozandó állandó csoportokat és munkacsoportokat vagy egyéb szerveket, kellően tekintetbe véve az Egyesület kongresszus által elfogadott stratégiáját és üzleti tervét.
1. Az Igazgatási Tanácsnak a következő feladatai vannak:
1.1 Két kongresszus közötti időszakban felügyeli az Egyesület tevékenységét, ennek során gondoskodik a kongresszus döntéseinek betartásáról, tanulmányozza a postai témákkal kapcsolatos kormánypolitikai kérdéseket, figyelembe véve a szolgáltatások kereskedelmével és a versennyel összefüggő nemzetközi szabályozási politikát.
1.2 A nemzetközi technikai együttműködés keretében előmozdítja, összehangolja és ellenőrzi a postai technológiai segítségnyújtás minden formáját.
1.3 Megvizsgálja az Egyesület kongresszus által jóváhagyott négyéves működési tervét, és a tervben bemutatott tevékenységeknek a rendelkezésre álló erőforrásokkal történő összehangolása mellett véglegesíti azt. Adott esetben a tervnek egybe kell esnie a kongresszus által végzett rangsorolási folyamatok eredményeivel. Az elkészült és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott négyéves üzleti terv véglegesített változata képezi azután az alapját az Egyesület éves programja és költségvetése elkészítésének, valamint az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács által kidolgozandó és megvalósítandó éves operatív terveknek.
1.4 Megvizsgálja és jóváhagyja az Egyesület éves programját, költségvetését és elszámolását, figyelembe véve az Egyesület üzleti tervének végleges változatát, a 107. cikk 1.3. bekezdésében leírtak szerint.
1.5 A 145. cikk 3–5. bekezdéseinek megfelelően, amennyiben a körülmények ezt megkövetelik, engedélyezi a költségek felső határának túllépését.
1.6 Kérés alapján, a 150. cikk 6. bekezdésében rögzített feltételeknek megfelelően engedélyezi egy alacsonyabb tagdíj-hozzájárulási osztály választását.
1.7 Amennyiben valamely tagország ezt kéri, engedélyezi a földrajzi régió módosítását, figyelembe véve az érintett földrajzi régióhoz tartozó tagországok véleményét.
1.8 Létrehozza vagy megszünteti a Nemzetközi Iroda rendes költségvetésből finanszírozott munkahelyeit, a meghatározott felső költséghatárokból adódó megszorítások figyelembevételével.
1.9 Dönt a feladatai ellátása érdekében a tagországokkal létesítendő kapcsolatokról.
1.10 A Postaforgalmi Tanáccsal történő egyeztetést követően dönt az azokkal a szervezetekkel létesítendő kapcsolatokról, amelyek a 105. cikk 1. bekezdése és 2.1. bekezdése értelmében nem minősülnek megfigyelőknek.
1.11 Mérlegeli a Nemzetközi Iroda beszámolóit az Egyesület más nemzetközi szervezetekhez fűződő kapcsolatairól készített jelentéseket, és meghozza az általa megfelelőnek tartott döntéseket e kapcsolatok folytatásáról és az azokra vonatkozóan elvégzendő intézkedésről.
1.12 A Postaforgalmi Tanáccsal és a főtitkárral történő egyeztetést követően kellő időben kijelöli az Egyesült Nemzetek Szervezetének azon szakosított intézményeit, nemzetközi szervezeteket, szövetségeket, vállalatokat és szakembereket, amelyeket/akiket fel kell kérni arra, hogy a kongresszus és bizottságainak különleges ülésein ad hoc megfigyelői minőségben képviseltessék magukat, amennyiben ez az Egyesület érdekében áll, vagy elősegítheti a kongresszus munkáját, és megbízza a Nemzetközi Iroda vezérigazgatóját, hogy küldje el a szükséges meghívókat.
1.13 A 101. cikk 3. bekezdése szerinti esetben kijelöli a következő kongresszus helyszínéül szolgáló tagországot.
1.14 Kellő időben és a Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultációt követően meghatározza a kongresszusi munka megfelelő elvégzéséhez szükséges bizottságok számát és azok feladatait.
1.15 A Postaforgalmi Tanáccsal történő konzultációt követően és a kongresszus jóváhagyásával kijelöli azokat a tagországokat, amelyek alkalmasak:
1.15.1 a kongresszusi alelnöki, valamint a bizottsági elnöki és alelnöki tisztségek betöltésére, a lehetőségekhez mérten figyelembe véve a tagországok méltányos földrajzi megoszlását; és
1.15.2 a szűkebb körű kongresszusi bizottságokban való részvételre.
1.16 Kijelöli a Konzultációs Bizottságban részt vevő tagjait.
1.17 Megvizsgál és illetékességének keretein belül jóváhagy minden szükségesnek ítélt intézkedést a nemzetközi postai szolgáltatás minőségének megőrzése, javítása és a szolgálat korszerűsítése érdekében.
1.18 A kongresszus, a Postaforgalmi Tanács vagy a tagországok kérésére tanulmányozza az Egyesületet vagy a nemzetközi postai szolgáltatást érintő közigazgatási, szabályozási és jogi kérdéseket. Az Igazgatási Tanácsra tartozik annak eldöntése, hogy a fent említett területeken a tagországok által a kongresszusok közötti időszakban kért tanulmányok elkészítése célszerű-e vagy sem.
1.19 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő a 140. cikknek megfelelően.
1.20 A Postaforgalmi Tanácsra bízza egyes kérdések tanulmányozását, a 113. cikk 1.6. bekezdésének megfelelően.
1.21 A Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetve megvizsgálja és jóváhagyja a kongresszus elé terjesztendő stratégiai tervet.
1.22 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság jelentéseit, illetve ajánlásait, és a kongresszus elé terjesztés érdekében megvizsgálja ezeket.
1.23 Ellátja a Nemzetközi Iroda tevékenységének ellenőrzését.
1.24 Jóváhagyja az Egyesület tevékenységéről és pénzügyi működéséről a Nemzetközi Iroda által készített éves jelentéseket, és adott esetben észrevételeket tesz azokra vonatkozóan.
1.25 Szükség esetén megállapítja azokat az elveket, amelyeket a Postaforgalmi Tanácsnak figyelembe kell vennie a jelentős pénzügyi következményekkel járó kérdések tanulmányozásánál (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, a küldemények légi szállítási alapdíjai és a levélpostai küldemények feladása külföldön), gondosan figyelemmel kíséri e kérdések tanulmányozását, és – annak érdekében, hogy azok az említett elveknek megfeleljenek – megvizsgálja és jóváhagyja a Postaforgalmi Tanácsnak ugyanezen témákra vonatkozó javaslatait.
1.26 Illetékességi körének határain belül jóváhagyja a Postaforgalmi Tanács ajánlásait egy új szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására, ha szükséges addig is, amíg a kongresszus dönt a kérdésben.
1.27 Megvizsgálja a Postaforgalmi Tanács által készített éves jelentést, és az általa előterjesztett javaslatokat.
1.28 Jóváhagyja a következő kongresszus elé terjesztés érdekében a Nemzetközi Iroda által készített és a Postaforgalmi Tanáccsal egyeztetett, a tagországoknak az előző kongresszus által jóváhagyott egyesületi stratégia megvalósítása terén elért eredményeiről szóló négyéves jelentést.
1.29 Létrehozza a Konzultációs Bizottság szervezeti kereteit és jóváhagyja a Konzultációs Bizottság kialakított szervezetét a 122. cikkben foglaltaknak megfelelően.
1.30 Meghatározza a Konzultációs Bizottsághoz való csatlakozás feltételeit, és e feltételeknek megfelelően visszavonja a tagságot, amint azt a 122. cikkben említett vonatkozó ügyrendi szabályzat részletesen kifejti.
1.31 Kidolgozza az Egyesület Pénzügyi Szabályzatát.
1.32 Kidolgozza a Tartalékalap kezelésének szabályait.
1.33 Kidolgozza a Külön Alap kezelésének szabályait.
1.34 Kidolgozza a Különleges Működés Alapjának kezelési szabályait.
1.35 Kidolgozza az Önkéntes Alap kezelésének szabályait.
1.36 Kidolgozza a Személyzeti Szabályzatot és a választott tisztségviselők szolgálati feltételeit.
1.37 Kidolgozza a Szociális Alap Szabályzatát.
1.38 A 152. cikk értelmében felügyeli a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek létrehozását és azok tevékenységét.
1.39 Elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat.
1. Alakuló ülésén, amelyet a kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, az Igazgatási Tanács saját tagjai közül négy alelnököt választ. Az elnök és az alelnökök az Egyesület mind az öt földrajzi csoportjának tagországaiból kerülnek ki.
2. Az Igazgatási Tanács évente kétszer, vagy kivételes esetben további alkalommal ül össze az Egyesület székhelyén, az Ügyrendi Szabályzatában rögzített eljárásokkal összhangban.
3. Az Igazgatási Tanács elnöke, alelnökei, valamint bizottsági elnökei és alelnökei alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a bizottság készíti elő és irányítja az Igazgatási Tanács ülésszakainak munkáját. Az Igazgatási Tanács nevében jóváhagyja a Nemzetközi Iroda által az Egyesület tevékenységéről készített éves jelentést, és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel az Igazgatási Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési munka során felmerül.
4. A Postaforgalmi Tanács képviseletét annak elnöke látja el az Igazgatási Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések szerepelnek.
5. A Konzultációs Bizottságot annak elnöke képviseli az Igazgatási Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Konzultációs Bizottságot érintő kérdések szerepelnek.
1. Az Igazgatási Tanács tagjai képviselőinek utazási költségeit, akik a testület értekezletein vesznek részt, a tagországuk viseli. Azonban mindegyik olyan tagország egy képviselője, amely az Igazgatási Tanács és az Egyesült Nemzetek Szervezetének listáin a fejlődő országok, illetőleg a legkevésbé fejlett országok között szerepel – a kongresszus alatti értekezletek kivételével – jogosult egy turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy és/vagy egy első osztályú menettérti vonatjegy árának, vagy bármely más módon lebonyolított utazás költségének megtéríttetésére, az utóbbi esetben azzal a kikötéssel, hogy ez az összeg nem haladhatja meg a turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy árát. Ugyanez a jog illeti meg a bizottságainak vagy más szerveinek minden tagját, amikor ezek a testületek nem a kongresszuson és a Tanács ülésszakain üléseznek.
1. A Postaforgalmi Tanács negyvennyolc tagból áll, akik két egymást követő kongresszus közötti időszakban fejtik ki tevékenységüket.
2. A Postaforgalmi Tanács tagjait a kongresszus választja, specifikus földrajzi megoszlás alapján. Az egyes földrajzi csoportok tagjainak legalább egyharmadát minden kongresszus alkalmával meg kell újítani. A fent említettek sérelme nélkül abban a földrajzi csoportban, amelyhez a csendes-óceáni szigetországok és területek néven meghatározott tagországok tartoznak (az Egyesült Nemzetek Szervezete által készített vonatkozó lista szerint), egy ülőhelyet azon tagországok számára kell fenntartani.
3. A Postaforgalmi Tanács minden tagja kijelöli képviselőjét (képviselőit). A Postaforgalmi Tanács tagjai tevékenyen részt vesznek annak munkájában.
4. A Postaforgalmi Tanács működési költségeit az Egyesület fedezi. Tagjai semmiféle díjazásban nem részesülnek.
5. A Postaforgalmi Tanács meghatározza, kialakítja és/vagy létrehozza a struktúráján belül kialakítandó állandó csoportokat, munkacsoportokat, a felhasználók által finanszírozott másodlagos testületeket vagy egyéb szerveket, kellően tekintetbe véve az Egyesület kongresszus által elfogadott stratégiáját és üzleti tervét.
1. A Postaforgalmi Tanácsnak a következő feladatai vannak:
1.1 Koordinálja a nemzetközi postai szolgáltatás fejlesztésére és javítására irányuló gyakorlati intézkedéseket.
1.2 Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával, ez utóbbi illetékességének keretei között megteszi mindazon intézkedéseket, amelyeket a nemzetközi postai szolgáltatás minőségének megőrzése és javítása, valamint korszerűsítése érdekében szükségesnek tart.
1.3 A feladatainak ellátása érdekében dönt a tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival létesítendő kapcsolatokról.
1.4 Megteszi a szükséges intézkedéseket abból a célból, hogy tanulmányozza és közzé tegye azokat a tapasztalatokat és eredményeket, amelyeket egyes tagországok és azok kijelölt szolgáltatói más tagországokkal és azok kijelölt szolgáltatóival kapcsolatos technológiai, küldeményforgalmi, gazdálkodási és szakképzési területen elértek.
1.5 Az Igazgatási Tanáccsal egyetértésben megfelelő intézkedéseket tesz az Egyesület valamennyi tagországával és azok kijelölt szolgáltatóival, különösen pedig az új és a fejlődő országokkal, valamint azok kijelölt szolgáltatóival való technikai együttműködés területén.
1.6 Megvizsgálja mindazokat az egyéb kérdéseket, amelyeket a Postaforgalmi Tanács valamely tagja, az Igazgatási Tanács vagy valamelyik tagország, vagy kijelölt szolgáltató terjeszt elő.
1.7 Átveszi és megvitatja a Konzultációs Bizottság jelentéseit, illetve javaslatait; s a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdések terén megvizsgálja és észrevételezi a Konzultációs Bizottság javaslatait a kongresszusi előterjesztés érdekében.
1.8 Kijelöli a Konzultációs Bizottságban részt vevő tagjait.
1.9 Tanulmányozza azokat a legfontosabb üzemeltetési, kereskedelmi, technológiai, gazdasági és technikai együttműködési problémákat, amelyek az Egyesület valamennyi tagországát vagy azok kijelölt szolgáltatóit érdeklik, beleértve a jelentős pénzügyi kihatásokkal járó kérdéseket is (díjak, végdíjak, átszállítási díjak, postaanyag légi szállítási alapdíja, postacsomagdíjak és levélpostai küldemények feladása külföldön), e tárgykörökben tájékoztatást és állásfoglalást dolgoz ki, s ajánlásokat fogalmaz meg az ezekkel kapcsolatban foganatosítandó intézkedésekre nézve.
1.10 Megadja az Igazgatási Tanácsnak a kongresszus elé terjesztendő egyesületi stratégiai terv és a négyéves egyesületi üzleti terv kidolgozásához szükséges információkat.
1.11 Tanulmányozza a tagországokat és azok kijelölt szolgáltatóit, valamint az új és a fejlődő országokat érdeklő oktatási és szakképzési problémákat.
1.12 Az új és a fejlődő országokban tanulmányozza a jelenlegi helyzetet és igényeket, és megfelelő ajánlásokat dolgoz ki postai szolgáltatásaik javításának módjára és eszközeire nézve.
1.13 Felülvizsgálja az Egyesület Szabályzatait; e tekintetben a Postaforgalmi Tanács az Igazgatási Tanács irányítása alá tartozik az alapvető politikát és elveket érintő kérdésekben.
1.14 Javaslatokat fogalmaz meg, amelyeket vagy a kongresszus, vagy a tagországok által történő jóváhagyásra terjeszt elő, a 140. cikknek megfelelően; az Igazgatási Tanács jóváhagyása szükséges, ha ezek a javaslatok ez utóbbi hatáskörébe tartozó kérdésekre vonatkoznak.
1.15 Valamely tagország kérésére megvizsgálja mindazokat a javaslatokat, amelyeket a szóban forgó tagország a 139. cikk szerint a Nemzetközi Irodához továbbít, elkészíti azok véleményezését, és megbízza a Nemzetközi Irodát, hogy azt csatolja az említett javaslathoz, mielőtt jóváhagyás végett a tagországok elé terjeszti.
1.16 Ha szükséges, esetlegesen az Igazgatási Tanács jóváhagyása és valamennyi tagországgal történő konzultáció után, javaslatot tesz egy szabályozás vagy egy új gyakorlat elfogadására addig is, amíg az ügyben a kongresszus dönt.
1.17 Technológiai, üzemviteli, és az illetékességi körébe tartozó egyéb olyan folyamatokra vonatkozóan, ahol az egységes gyakorlat követése nélkülözhetetlen, szabványokat készít és dolgoz ki a tagországoknak és azok kijelölt szolgáltatóinak szóló ajánlások formájában (vagy kötelező rendelkezésként, amennyiben az Egyesület Okiratai így rendelkeznek); hasonlóképpen szükség esetén módosítja az általa létrehozott szabványokat.
1.18 A 152. cikknek megfelelően létrehozza és jóváhagyja a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek működéséhez szükséges keretet.
1.19 Átveszi és tanulmányozza a felhasználók által finanszírozott külön szervezeti egységek évente megküldött jelentéseit.
1.20 Elfogadja Ügyrendi Szabályzatát és az arra vonatkozó módosításokat.
1. Az első értekezlet alkalmával, amelyet a kongresszus elnöke hív össze és nyit meg, a Postaforgalmi Tanács saját tagjai közül megválasztja az elnököt és négy alelnököt, valamint a bizottságok elnökeit/alelnökeit/társelnökeit. Az elnök és a négy alelnök az Egyesület mind az öt földrajzi csoportjának tagországaiból kerül ki.
2. A Postaforgalmi Tanács évente kétszer, vagy kivételes esetben további alkalommal ül össze az Egyesület székhelyén, az Ügyrendi Szabályzatában rögzített eljárásokkal összhangban.
3. A Postaforgalmi Tanács elnöke, alelnökei, valamint bizottsági elnökei és alelnökei alkotják az Igazgató Bizottságot. Ez a bizottság készíti elő és irányítja a Postaforgalmi Tanács egyes üléseinek munkáját, és ellátja mindazokat a feladatokat, amelyekkel a Tanács megbízza, vagy amelyeknek szükségessége a stratégiai tervezési folyamat során felmerül.
4. A Postaforgalmi Tanács a kongresszust követő első ülésszakán az Egyesületnek a kongresszus által elfogadott stratégiája és különösen az Egyesület állandó testületeinek stratégiájára vonatkozó része alapján alapmunkaprogramot készít, amely számos, a stratégia megvalósítását célzó taktikai elemet tartalmaz. Ezt az alapprogramot, amely korlátozott számú aktuális és közérdekű projektet tartalmaz, az új realitások és prioritások függvényében minden évben felülvizsgálják.
5. A Konzultációs Bizottságot annak elnöke képviseli a Postaforgalmi Tanács azon ülésein, amelyeknek napirendjén a Konzultációs Bizottságot érintő kérdések szerepelnek.
1. A Postaforgalmi Tanács tagjai képviselőinek utazási költségeit, akik a testület értekezletein vesznek részt, a tagországuk viseli. Azonban mindegyik olyan tagország egy képviselője, amely az Egyesült Nemzetek Szervezetének listáján a legkevésbé fejlett országok között szerepel – a kongresszus alatti értekezletek kivételével – jogosult egy turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy és/vagy egy első osztályú menettérti vonatjegy árának, vagy bármely más módon lebonyolított utazás költségének megtéríttetésére, az utóbbi esetben azzal a kikötéssel, hogy ez az összeg nem haladhatja meg a turistaosztályra szóló menettérti repülőjegy árát.
1. A Konzultációs Bizottság a következőkből áll:
1.1 nem kormányzati szervezetek (többek között ügyfélképviseletet ellátó szervezetek, kézbesítési szolgáltatók, postai munkavállalók vagy postai munkáltatók); karitatív szervezetek; szabványügyi, pénzügyi és fejlesztő szervezetek; a postai ágazat beszállítói és szolgáltatói; szállító szervezetek és egyéb magánszektorbeli szervezetek; a magánszemélyeket összefogó hasonló szervezetek, valamint az Egyesület küldetésének és céljainak megvalósításához hozzájárulni kívánó vállalatok;
1.1bis a postai szektornak a tagországok vagy az Egyesület érintett szervei (beleértve a Konzultációs Bizottságot) által ajánlott magas szintű képviselői;
1.1ter (Törölve.)
1.2 (Törölve.)
1.3 (Törölve.)
1bis A Konzultációs Bizottság minden tagjának az Egyesület egyik tagországában kell, hogy legyen a székhelye (és ha az érintett tagország előírja, ott kell hivatalosan bejegyezve lennie), illetve az 1.1bis bekezdésben említett magas szintű képviselők esetében az Egyesület egyik tagországában kell állandó lakóhellyel rendelkeznie.
2. A Konzultációs Bizottság működési költségei a Konzultációs Bizottság tagjai között oszlanak meg kivéve, ha az Igazgatási Tanács ettől eltérően határoz. Ebben a tekintetben, valamint a Konzultációs Bizottság Ügyrendi Szabályzatában részletezettek szerint, a Konzultációs Bizottság tagjainak sajátos jogi természetétől és finanszírozási képességeitől függően a tagdíjak különbözőek lehetnek.
3. A Konzultációs Bizottság tagjai semmiféle díjazásban vagy költségtérítésben nem részesülnek.
1. A Konzultációs Bizottságban betöltött tagságról szóló döntés az Igazgatási Tanács által kialakított kérelmezési és elfogadási folyamat során születik meg, és végrehajtása a 107. cikk 1.30 bekezdésének megfelelően történik.
1bis A 119. cikkben említett szervezetek vagy magas szintű képviselők által benyújtott, a Konzultációs Bizottságban betöltött tagságra vonatkozó kérelemhez csatolni kell az Egyesület érintett tagországának előzetes írásos felhatalmazását vagy ajánlását a 119. cikk 1bis bekezdésének megfelelően.
2. A Konzultációs Bizottság minden tagja kijelöli képviselőjét (képviselőit).
1. A Konzultációs Bizottság feladatai a következők:
1.1 Megvizsgálja az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács megfelelő okiratait és jelentéseit. Kivételes esetekben az egyes szövegekhez és okiratokhoz való hozzáférési jog korlátozott lehet, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megköveteli, a 109. cikk 2.3 bekezdésének és a 115. cikk 2.3 bekezdésének megfelelően.
1.2 A Konzultációs Bizottság tanulmányokat készít a tagjai számára fontos kérdésekről és ezekben maga is közreműködik.
1.3 Megvizsgálja a postai szolgáltatásokat érintő kérdéseket és ezekről jelentéseket készít.
1.4 Hozzájárul az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács munkájához, többek között jelentéseket és ajánlásokat készít, illetve a két Tanács részére véleményt fogalmaz meg.
1.5 Az Igazgatási Tanács jóváhagyásával és a Postaforgalmi Tanácsot érintő kérdésekben a Postaforgalmi Tanács vizsgálatának és megjegyzéseinek felhasználásával ajánlásokat készít a kongresszus számára.
1. Az Egyesület tagországai, valamint a 105. cikkben említett megfigyelők és ad hoc megfigyelők szavazati jog nélkül részt vehetnek a Konzultációs Bizottság ülésein.
2. Logisztikai okokból a Konzultációs Bizottság korlátozhatja a megfigyelői és ad hoc megfigyelői minőségben megjelenő résztvevők számát. Emellett a viták során korlátozhatja a megfigyelők felszólalási jogát.
3. Rendkívüli körülmények esetén a megfigyelőket és az ad hoc megfigyelőket kizárhatják valamely értekezletről vagy az értekezlet egy részéről. Emellett egyes iratokhoz való hozzáférési jogukat is korlátozhatják, amennyiben az értekezlet vagy az okirat témájának bizalmassága ezt megkívánja. Az ilyen korlátozásról szóló döntést esetenként minden érintett szerv, illetve annak elnöke meghozhatja. A különböző eseteket jelenteni kell az Igazgatási Tanácsnak és a Postaforgalmi Tanácsnak, amennyiben olyan kérdésekről van szó, amelyek e szervek számára különös jelentőséggel bírnak. Ezt követően az Igazgatási Tanács – amennyiben szükségesnek ítéli – a Postaforgalmi Tanáccsal konzultálva felülvizsgálhatja a korlátozásokat.
0bis A vezérigazgató az Egyesület jogi képviselője.
1. A vezérigazgató szervezi, irányítja és vezeti a Nemzetközi Irodát.
2. Az állások besorolását, a kinevezéseket és az előléptetéseket illetően:
2.1 a vezérigazgató hatáskörébe tartozik a G1–D2 fokozatú állásokba történő besorolás, és a tisztviselők e fokozatokba történő kinevezése és előléptetése;
2.2 a P1–D2 fokozatokba történő kinevezéseknél a vezérigazgató azon jelöltek szakmai felkészültségét mérlegeli, akik valamely tagország állampolgárai, vagy akik valamely tagországban fejtik ki szakmai tevékenységüket, figyelembe véve a földrajzi és a nyelvek szerinti arányos megoszlást, valamint a nemek egyensúlyát. A D2 fokozatú állásokat lehetőleg különböző régiókból, és a vezérigazgató, valamint a vezérigazgató-helyettes által képviselttől eltérő régiókból származó pályázókkal kell betölteni, ám feltétlenül a Nemzetközi Iroda eredményes működésének szem előtt tartásával;
2.3 a vezérigazgató új tisztviselő kinevezésekor figyelembe veszi továbbá azt is, hogy alapszabályként a D2, D1 és P5 fokozatú állásokat betöltő személyek, az Egyesület különböző tagországainak állampolgárai legyenek;
2.4 a Nemzetközi Iroda tisztviselőinek a D2, D1 és P5 fokozatokba történő előléptetésénél nem köteles a 2.3 bekezdésben említett elvet alkalmazni;
2.5 az arányos földrajzi megoszlásra, a nyelvekre és a nemek egyensúlyára vonatkozó követelményeket csak a megfelelő rátermettség vizsgálatát követően veszik figyelembe a kiválasztási folyamatban;
2.6 a vezérigazgató évente egyszer tájékoztatja az Igazgatási Tanácsot a P4–D2 fokozatokba történt kinevezésekről és előléptetésekről.
3. Ezen túlmenően a következő feladatok tartoznak a vezérigazgató hatáskörébe:
3.1 ellátja az Egyesület Okiratainak letéteményesi feladatait és közvetítői szerepet tölt be az Egyesületbe való felvétel és csatlakozás, valamint az abból való kiválás eljárása során;
3.2 valamennyi tagország kormányát értesíti a kongresszus által hozott döntésekről;
3.3 valamennyi tagországot és azok kijelölt szolgáltatóit értesíti a Postaforgalmi Tanács által elfogadott, vagy felülvizsgált Szabályzatokról;
3.4 elkészíti az Egyesület éves költségvetésének tervezetét az Egyesület szükségleteivel még összeegyeztethető lehető legalacsonyabb szinten, és azt megfelelő időben felülvizsgálatra az Igazgatási Tanács elé terjeszti; az Igazgatási Tanács jóváhagyása után a költségvetést közli a tagországokkal, és végrehajtja azt;
3.5 végrehajtja az Egyesület szervei által kért és az Okiratok alapján rá háruló specifikus tevékenységeket;
3.6 kezdeményezéseket tesz az Egyesület szervei által kitűzött célok elérése érdekében a meghatározott politika és a rendelkezésre álló pénzeszközök keretén belül;
3.7 indítványokat és javaslatokat terjeszt az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács elé;
3.8 a Postaforgalmi Tanács ügyrendjének megfelelően a kongresszus végeztével a Postaforgalmi Tanács elé terjeszti a Szabályzatokat érintő módosítási javaslatokat a kongresszus döntése alapján;
3.9 elkészíti az Igazgatási Tanács részére – a Tanácsok által adott irányelvek alapján – a kongresszus elé terjesztendő egyesületi stratégiai terv és az Egyesület négyéves üzleti terv tervezetét;
3.10 az Igazgatási Tanács által történő jóváhagyásra négyéves jelentést készít a tagországoknak az előző kongresszus által jóváhagyott egyesületi stratégia megvalósítása terén elért eredményeiről, amit a következő kongresszus elé terjeszt;
3.11 (Törölve.)
3.12 közvetítőként vállal szerepet az alábbiak közötti kapcsolatokban:
3.12.1 az Egyesület és a szűkebb körű egyesületek;
3.12.2 az Egyesület és az Egyesült Nemzetek Szervezete;
3.12.3 az Egyesület és az azt érintő tevékenységet folytató nemzetközi szervezetek;
3.12.4 az Egyesület és az olyan nemzetközi szervezetek, egyesületek vagy vállalatok közötti viszonyokban, amelyekkel az Egyesület szervei konzultálni kívánnak, vagy amelyeket munkáikba be kívánnak vonni;
3.13 ellátja az Egyesület szerveinek főtitkári feladatait, és ennek keretében – figyelembe véve a jelen Általános Szabályzat konkrét rendelkezéseit – különösen az alábbiakra ügyel:
3.13.1 az Egyesület szervei munkájának előkészítésére és megszervezésére;
3.13.2 az okiratok, jelentések és jegyzőkönyvek előkészítésére, előállítására és szétosztására;
3.13.3 a titkárság működésére az Egyesület szerveinek értekezletei alatt;
3.14 jelen van az Egyesület szerveinek értekezletein, és – szavazati jog nélkül – részt vesz a tárgyalásokon, azzal a lehetőséggel, hogy képviseltetheti is magát.
1. A Nemzetközi Iroda mindenkor az Igazgatási Tanács, a Postaforgalmi Tanács, a tagországok és azok kijelölt szolgáltatói rendelkezésére áll, hogy a szolgáltatásra vonatkozó kérdésekben megadjon nekik minden szükséges felvilágosítást.
2. Feladata nevezetesen a postai szolgáltatásokat érintő mindenfajta információ összegyűjtése, rendezése, közzététele és terjesztése; vitás kérdésekben véleménynyilvánítás vagy vitarendezési szolgáltatások nyújtása (az utóbbi esetben fizetéses alapon és az Igazgatási Tanács által elfogadott vonatkozó eljárásoknak megfelelően) az érdekelt felek kívánságára; az Egyesület Okiratainak magyarázatára és módosítására vonatkozó kérelmekkel kapcsolatos intézkedés, és általában mindazoknak a szerkesztési vagy dokumentációs munkáknak és tanulmányoknak az elvégzése, amelyeket a szóban forgó Okiratok a hatáskörébe utalnak, vagy amelyekre az Egyesület érdekében felkérik.
3. Intézi továbbá azokat a felméréseket, amelyeket a tagországok és azok kijelölt szolgáltatói kérnek abból a célból, hogy egy meghatározott kérdésről a többi tagország és kijelölt szolgáltatóik véleményét megtudják. Az ilyen felmérések eredményének nincs szavazás jellege és kötelező ereje.
4. Elszámolási irodaként közreműködhet a postai szolgáltatásokra vonatkozó mindenfajta elszámolás rendezésében.
5. A Nemzetközi Iroda biztosítja azoknak az üzleti adatoknak a bizalmas kezelését és biztonságát, amelyeket a tagországok és/vagy azok kijelölt szolgáltatói bocsátottak rendelkezésére az Egyesület Okirataiból és döntéseiből eredő feladataik teljesítéséhez.
1. A 2. és az 5. bekezdésben említett kivételektől eltekintve, a tagországok által a kongresszus elé terjesztendő mindenfajta javaslat benyújtásakor az alábbiak szerint kell eljárni:
1.1 előterjesztésre azokat a javaslatokat fogadják el, amelyek legalább négy hónappal a kongresszus kitűzött időpontja előtt beérkeznek a Nemzetközi Irodához;
1.2 a kongresszus időpontját megelőző négy hónapos időszak alatt semmilyen szerkesztési jellegű javaslatot nem fogadnak el;
1.3 azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a kongresszus időpontját megelőző négy és három hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább két tagország támogatja;
1.4 azokat az érdemi javaslatokat, amelyek a kongresszus időpontját megelőző három és két hónap közötti időszakban érkeznek a Nemzetközi Irodához, csak akkor fogadják el előterjesztésre, ha azokat legalább nyolc tagország támogatja, az ennél később beérkező javaslatokat már nem fogadják el;
1.5 a támogató nyilatkozatoknak ugyanazon határidőn belül kell a Nemzetközi Irodához beérkezniük, mint azoknak a javaslatoknak, amelyekre vonatkoznak.
2. Az Alapokmányra vagy az Általános Szabályzatra vonatkozó javaslatoknak a kongresszus megnyitása előtt legalább négy hónappal kell a Nemzetközi Irodához megérkezniük; az ennél később, de a kongresszus megnyitása előtt beérkező javaslatokat csak akkor lehet figyelembe venni, ha a kongresszus az ott képviselt országok kétharmados többségének szavazatával így dönt, és ha az 1. bekezdésben szereplő feltételek teljesülnek.
3. Minden javaslatnak alapszabályként csak egy célkitűzése lehet, és csak az e célkitűzés érdekében indokolt módosításokat tartalmazhatja. Ezenfelül minden olyan javaslathoz, amely jelentős költségeket okozhat az Egyesületnek, a javaslatot kidolgozó tagországnak pénzügyi hatástanulmányt kell készítenie a Nemzetközi Irodával egyeztetve, a javaslat megvalósításához szükséges pénzforrások meghatározása érdekében.
4. A szerkesztési jellegű javaslatokat az azokat előterjesztő tagországok a fejrészben „Proposition d’ordre rédactionnel” [Szerkesztési jellegű javaslat] megjegyzéssel látják el, és a Nemzetközi Iroda ezeket a sorszámozást követő R betűjelzéssel teszi közzé. Azokat a javaslatokat, amelyeket nem láttak el ilyen megjegyzéssel, de amelyek a Nemzetközi Iroda véleménye szerint csak a szövegezést érintik, erre vonatkozó megfelelő utalással teszik közzé; a Nemzetközi Iroda ezekről a javaslatokról a kongresszus részére jegyzéket állít össze.
5. Az 1. és a 4. bekezdésben előírt eljárás nem vonatkozik a kongresszusok Ügyrendi Szabályzatát érintő javaslatokra, valamint az Igazgatási Tanács vagy a Postaforgalmi Tanács által előterjesztett javaslatokra sem.
1. A már meglévő javaslatokat érintő módosításokat – ideértve az Igazgatási Tanács és a Postaforgalmi Tanács által benyújtottakat – a Nemzetközi Iroda elé terjeszthetik a Kongresszusok Ügyrendi Szabályzata idevonatkozó rendelkezéseinek megfelelően.
2. (Törölve.)
1. Az Egyezményre, a Megállapodásokra és azok Zárójegyzőkönyveire vonatkozó minden javaslatot a következő eljárás szerint tárgyalnak: amennyiben egy tagország javaslatot küld a Nemzetközi Irodának, ez utóbbi minden tagországnak tovább küldi azt tanulmányozásra. A tagországoknak 45 nap áll rendelkezésére, hogy a javaslatokat áttanulmányozzák és esetleges észrevételeiket a Nemzetközi Iroda tudomására hozzák. Módosításokat nem tehetnek. A 45 napos határidő elteltével a Nemzetközi Iroda minden észrevételt továbbít a tagországoknak, és felhív minden szavazati joggal rendelkező tagországot, hogy szavazzon a javaslat mellett vagy ellen. Azokat a tagországokat, amelyek szavazata 45 napon belül nem érkezett meg a Nemzetközi Irodához, úgy kell tekinteni, mint amelyek a szavazástól tartózkodtak. A fenti határidőket a Nemzetközi Iroda körözvényeinek keltétől számítják. A fent említett eljárásból eredő dokumentumokat és megfigyeléseket fizikailag vagy biztonságos elektronikus eszköz útján kell benyújtani, és a tagországok Nemzetközi Irodának szóló beadványai esetében az érintett tagország kormányzati hatósága hivatalosan felhatalmazott képviselőjének kell azokat aláírnia. A jelen bekezdés alkalmazásában a „biztonságos elektronikus eszköz” bármely olyan, adatok kezelésére, tárolására és továbbítására használatos elektronikus eszközt jelent, amely biztosítja, hogy az adatok teljessége, integritása és bizalmas jellege fennmaradjon a Nemzetközi Iroda vagy valamely tagország fent említett dokumentumainak és megfigyeléseinek benyújtása során.
2. Ha a javaslat az Egyesület valamely Megállapodására vagy annak Zárójegyzőkönyvére vonatkozik, az 1. bekezdésben ismertetett eljárásban csak azok a tagországok vehetnek részt, amelyek a szóban forgó Megállapodást aláírták.
(Törölve).
1. A Szabályzatok és azok esetleges módosításai a Postaforgalmi Tanács által azokban meghatározott napon lépnek hatályba, és határozatlan ideig maradnak érvényben.
2. Az 1. bekezdésben foglaltak fenntartásával, az Egyesület Okiratainak módosításával kapcsolatban két kongresszus között hozott döntések legkorábban a hivatalos közlésüktől számított három hónap múlva lépnek hatályba.
1. A 2–6. bekezdésekben foglaltak fenntartásával az Egyesület szerveinek működésével járó éves kiadások nem haladhatják meg a 38 890 030 CHF összeget a 2022–2025. évekre. Amennyiben a 2025. évre tervezett kongresszust elhalasztják, ugyanezen felső költséghatárok vonatkoznak a 2025. év utáni időszakra is.
2. A következő kongresszus összehívásával kapcsolatos kiadások (a titkárság tagjainak utazási költségei, szállítási költségek, a szinkrontolmácsolás műszaki felszerelésének költségei, az okiratok kongresszus alatti előállításának költségei stb.) nem haladhatják meg a 2 900 000 CHF határt.
3. Az Igazgatási Tanácsnak joga van az 1. és 2. bekezdésben megállapított határok túllépésére a fizetési fokozatok, a nyugdíjjárulékok vagy a pótlékok – köztük az álláspótlékok – esetében, amelyeknek az alkalmazását az Egyesült Nemzetek Szervezete a Genfben szolgálatot teljesítő személyzete tekintetében jóváhagyott.
4. Az Igazgatási Tanácsnak joga van ahhoz is, hogy a svájci fogyasztási árindex függvényében – a humán költségek kivételével – évente kiigazítsa a költségeit.
5. Az 1. bekezdéstől függetlenül az Igazgatási Tanács – vagy rendkívüli sürgősség esetén a vezérigazgató – engedélyezheti a megszabott keretek túllépését a Nemzetközi Iroda épületén elvégzendő jelentős és előre nem látható javítások költségének fedezése érdekében, a túllépés összege azonban nem haladhatja meg az évi 125 000 CHF-t.
6. Ha az 1. és 2. bekezdésben megállapított keretek nem bizonyulnak elegendőnek az Egyesület zökkenőmentes működésének biztosításához, ezeket az összeghatárokat csak az Egyesület tagországai többségének jóváhagyásával lehet túllépni. Az erre vonatkozó konzultációnak részletes indoklást kell tartalmaznia az ilyen jellegű kérések alátámasztására.
1. Azoknak az országoknak, amelyek az Egyesülethez csatlakoznak, vagy amelyeket az Egyesületbe tagként felvesznek, valamint azoknak, amelyek az Egyesületből kiválnak, tagdíjukat arra a teljes évre ki kell fizetniük, amelynek folyamán a felvételük vagy a kilépésük érvénybe lép.
2. A tagországok az Igazgatási Tanács által megállapított költségvetés alapján előre fizetik az Egyesület éves költségeihez való tagdíj-hozzájárulási részüket. Ezeket a hozzájárulási részeket legkésőbb annak a pénzügyi évnek az első napján kell befizetni, amelyikre a költségvetés vonatkozik. Ennek az időpontnak a letelte után a fizetendő összegeket az Egyesületet megillető kamat terheli, amelynek mértéke évi 5% a negyedik hónaptól kezdve.
3. Amennyiben valamely tagország részéről az Egyesületet megillető kötelező tagdíj-hozzájárulás – kamatokat nem tartalmazó – hátralékos összege eléri vagy meghaladja a szóban forgó tagországnak az előző két pénzügyi évre szóló tagdíj-hozzájárulási összegét, akkor az érintett tagország az Igazgatási Tanács által meghatározott rendnek megfelelően, visszavonhatatlanul – részben vagy egészen – átruházhatja az Egyesületre azokat a hiteleket, amelyekkel más tagországok neki tartoznak. Az átruházás feltételeit a tagország, az adósai/hitelezői és az Egyesület közötti megállapodásban kell rögzíteni.
4. Azoknak a tagországoknak, amelyek esetében jogi vagy egyéb okok miatt az ilyenfajta átruházás nem jöhet szóba, tartozásuk tekintetében törlesztési ütemterv készítésére kell kötelezettséget vállalniuk.
5. A kongresszus vagy az Igazgatási Tanács által meghatározott kivételes körülményektől eltekintve az Egyesülettel szemben fennálló, a kötelező hozzájárulással kapcsolatos tartozás rendezése legfeljebb tíz évig tarthat. Azokban az esetekben, amikor a kongresszus vagy az Igazgatási Tanács húsz évnél hosszabb fizetési megállapodást hagy jóvá, az éves hátralék hozzájárulás minimális összege legalább a megállapodást aláíró tagország éves hozzájárulásával egyenlő kell, hogy legyen.
6. Továbbá a kongresszus vagy az Igazgatási Tanács által meghatározott kivételes esetekben bármelyik szerv mentesíthet valamely tagországot az esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól, ha az hátralékos tartozásának teljes tőkeösszegét kiegyenlítette.
6bis Hasonlóan kivételes körülmények között a kongresszus vagy az Igazgatási Tanács az érintett tagország írásbeli kérésére úgy határozhat, hogy az adott tagországot mentesíti hátralékos tartozásának megfizetése alól, és azonnal megszünteti az adott tagországgal szemben kiszabott automatikus szankciókat azzal a fenntartással, hogy az adott tagország hátralékos tartozása (felmerült kamatok nélküli) teljes összegének legalább a felével egyenértékű összeget megfizet.
6ter A kongresszus vagy az Igazgatási Tanács olyan tagország írásbeli kérésére, amelynek régóta fennálló tartozása van, dönthet úgy is, hogy kivételesen mentesíti az adott tagországot hátralékos tartozásának megfizetése alól, és megszünteti az ellene kiszabott automatikus szankciókat, feltéve, hogy az érintett tagország megfizeti az Egyesület éves kiadásaihoz való utolsó öt évi kötelező hozzájárulását (ideértve a folyó pénzügyi évet, és az esetlegesen felmerült kamat nélkül).
6ter.1 A 6ter bekezdés alkalmazásában a „régóta fennálló tartozás” meghatározása bármely hátralékos összeg (ideértve a kamatot), amely az Egyesület éves kiadásaihoz való kötelező hozzájárulással kapcsolatos, és amely az utolsó öt pénzügyi évnél hosszabb idő alatt merült fel.
6ter.2 Szintén a 6ter bekezdés alkalmazásában és kifejezetten a 150. cikk 1. bekezdésében meghatározottak szerinti legkevésbé fejlett országok és fejlődő kis szigetországok esetében a kongresszus vagy az Igazgatási Tanács kivételesen úgy határozhat, hogy az érintett tagország „utolsó öt évi kötelező hozzájárulását” azon aktuális hozzájárulási osztály alapján kell kiszámítani, amelyhez az adott tagország tartozik, amely esetben a vonatkozó aktuális hozzájárulási osztály összegét kell öttel megszorozni.
6quater A 150. cikk 1. bekezdésében meghatározottak szerinti azon legkevésbé fejlett országok és fejlődő kis szigetországok esetében, amelyek engedélyt kapnak arra, hogy a jelen cikk 6bis és 6ter bekezdésében ismertetett kivételes fizetési megállapodások bármelyikében részesüljenek, az érintett tagország által fizetett összegeknek legalább 50%-át az Egyesület által vezetett, ugyanezen tagország gyarapodását célzó technikai segítségnyújtási projektekre kell elkülöníteni.
6quinquies A jelen cikk 6bis és 6ter bekezdéseiben ismertetett kivételes fizetési megállapodások keretében elengedett esetleges tőke vagy kamat összege nem kerül törlésre, hanem azt az Egyesület félreteszi és vonatkozó pénzügyi szabályainak megfelelően tartalékba helyezi. Abban az esetben, ha az érintett tagország a későbbiekben automatikus szankciók hatálya alá esik, a fent említett összegeket az Egyesület újra azonnali hatállyal nyilvántartásba veszi, mint a szóban forgó tagország hátralékos tartozását.
7. Valamely tagország a számlahátralékára vonatkozó és az Igazgatási Tanács által jóváhagyott törlesztési ütemterve keretében is mentesíthető az összegyűlt vagy esedékes kamatok teljes egészének vagy egy részének a megfizetése alól. E mentesítésnek azonban feltétele a törlesztési ütemtervnek legfeljebb tíz éven belüli maradéktalan és pontos teljesítése.
8. A 3–7. bekezdésben szereplő rendelkezések hasonlóan alkalmazandók azokra a fordítási költségekre, amelyeket a Nemzetközi Iroda számlázott le a nyelvi csoportokhoz csatlakozott tagországok felé.
9. A Nemzetközi Iroda a fizetési határidő előtt legalább három hónappal megküldi a számlákat a tagországok részére. A számlák eredeti példánya az érintett tagország által megadott helyes címre küldendő. A számlák elektronikus példánya e-mailen keresztül előavizóként vagy értesítésként küldendő.
10. Továbbá a Nemzetközi Iroda egyértelműen tájékoztatja a tagországokat arról, hogy kamatot számít fel bizonyos számlák késedelmes megfizetésére, így a tagországok könnyen ellenőrizhetik, hogy mely számlákra vonatkozik a késedelmi kamat.
1. A tagországok annak a tagdíj-hozzájárulási osztálynak megfelelően járulnak hozzá az Egyesület kiadásainak fedezéséhez, amelyhez tartoznak. A hozzájárulási osztályok felépítése egy egységnél kezdődik, és egy egységből álló lépésenként növekszik olyan szintre, amelyet az Egyesült Nemzetek Szervezete kiadásainak felosztására vonatkozó legutóbbi értékelési skálára hivatkozva határoznak meg. A tagországok saját gazdasági képességeik alapján választják meg a hozzájárulási osztályukat, figyelembe véve a fent említett értékelési skálát. Az Egyesült Nemzetek Szervezete által legkevésbé fejlett országnak minősített tagországok egy hozzájárulási egység felét fizetik. A 200 000 fő alatti népességű (az Egyesült Nemzetek Szervezetének minősítése szerint) fejlődő kis szigetországok egy hozzájárulási egység egytizedét fizetik.
2. Az 1. bekezdésben felsorolt tagdíj-hozzájárulási osztályoktól függetlenül bármely tagország dönthet úgy, hogy több hozzájárulási egységet fizet, legalább a két kongresszus közötti idővel megegyező időszakban. Ezt a változást legkésőbb a kongresszuson kell bejelenteni. A két kongresszus közötti időszak végén a tagország automatikusan ismét az eredeti tagdíj-hozzájárulási egységét fizeti, kivéve, ha úgy dönt, hogy továbbra is több egységből álló hozzájárulást fizet. A többlet hozzájárulás fizetésének mértékével megnő a költségek szintje.
3. A tagországok az Egyesületbe való felvételük vagy csatlakozásuk időpontjában megválasztják az egységeik számát, ennek során figyelembe véve az Egyesült Nemzetek Szervezete kiadásainak felosztására vonatkozó legutóbbi értékelési skálát, az Alapokmány 21. cikkének 4. bekezdésében foglalt eljárásnak megfelelően.
4. Azon tagországoknak, amelyek az Egyesült Nemzetek Szervezete kiadásainak felosztására vonatkozó értékelési skálához viszonyítva megállapított gazdasági képességeiket meghaladóan fizetnek, joguk van egységeik számát kongresszusi ciklusonként legfeljebb két egységgel csökkenteni, feltéve, hogy ez nem eredményez alacsonyabb hozzájárulást, mint amelyet az Egyesült Nemzetek Szervezete kiadásainak felosztására vonatkozó jelenlegi értékelési skála szerint fizetnének. Az ilyen csökkentés költségét szolidaritásból az összes tagországnak kell viselnie az Alapokmány 21. cikkének 3. bekezdésében foglalt eljárásnak megfelelően. Azon tagországokat, amelyek az Egyesült Nemzetek Szervezete kiadásainak felosztására vonatkozó értékelési skálához viszonyítva megállapított gazdasági képességük alatti szinten fizetnek, felkérik arra, hogy kongresszusi ciklusonként legalább kettővel növeljék egységeik számát mindaddig, amíg el nem érték a fent említett jelenlegi értékelési skála szintjét. Azon tagországok, amelyek ezt nem teszik meg, nem részesülnek a hozzájárulási egység értékének csökkenéséből, amely a hozzájárulási egységek összes darabszámának növekedéséből ered.
5. (Törölve.)
6. Ugyanakkor kivételes esetekben, mint például nemzetközi segélyprogramot szükségessé tevő természeti katasztrófák esetén az Igazgatási Tanács két kongresszus közötti időszakban egy alkalommal valamely tagország kérésére engedélyezheti annak egy tagdíj-hozzájárulási osztállyal való visszasorolását, amennyiben az illető tagország bizonyítja, hogy nem tudja fenntartani az eredetileg választott osztályban lévő hozzájárulását.
7. A 6. bekezdésben foglaltak szerint végrehajtott átmeneti visszasorolást az Igazgatási Tanács legfeljebb két évre vagy a következő kongresszusig terjedő időszakra engedélyezheti, amennyiben a kongresszus a kétéves időszakon belül zajlik le. Az így megszabott határidő leteltével az érintett ország automatikusan visszakerül eredeti tagdíj-hozzájárulási osztályába.
8. A felsőbb osztályba történő átsorolás nem jár semmilyen korlátozással.
1. Abban az esetben, ha tagországok között véleménykülönbség merül fel valamely választott bírósági ítélet útján rendezendő ügy kapcsán, minden tagország köteles tájékoztatni a másik felet a véleménykülönbség tárgyáról és egy erre a célra szolgáló hivatalos értesítés útján írásban tudatni arról a szándékáról, hogy választott bírósági eljárást kezdeményez.
2. Ha a véleménykülönbség működési vagy technikai jellegű kérdésekkel kapcsolatos, bármely tagország felkérheti kijelölt szolgáltatóját, hogy az alábbiakban leírt eljárásnak megfelelően működjön közre, és ezt a jogkört átruházhatja szolgáltatójára. Az érintett tagországot tájékoztatni kell az eljárás lefolytatásáról és eredményeiről. Az érintett tagországokat, ill. kijelölt szolgáltatókat a továbbiakban a „választott bírósági eljárásban részt vevő felek”-nek nevezzük.
3. A választott bírósági eljárásban részt vevő felek dönthetnek arról, hogy egy vagy három választott bírót jelölnek ki.
4. Ha a választott bírósági eljárásban részt vevő felek úgy döntenek, hogy három választott bírót jelölnek ki, mindegyik fél választ egy olyan tagországot vagy kijelölt szolgáltatót választott bírónak, amely közvetlenül nem érintett a véleménykülönbségben, a 2. bekezdésben foglaltaknak megfelelően. Ha több tagország és/vagy kijelölt szolgáltató közösen érdekelt, a jelen rendelkezések alkalmazása szempontjából csak egyetlen tagországnak és/vagy kijelölt szolgáltatónak minősülnek.
5. Ha a felek megegyeznek abban, hogy három választott bírót jelölnek ki, a harmadik választott bírót a felek közös megegyezéssel jelölik ki, aki nem feltétlenül származik valamely tagországból vagy kijelölt szolgáltatótól.
6. Valamely Megállapodásra vonatkozó véleménykülönbség esetén a választott bírákat csak azok közül a tagországok közül lehet kijelölni, amelyek a szóban forgó Megállapodást aláírták.
7. A választott bírósági eljárásban részt vevő felek megállapodhatnak abban, hogy csak egy választott bírót neveznek ki, aki nem feltétlenül származik valamely tagországból vagy kijelölt szolgáltatótól.
8. Ha a választott bírósági eljárásban részt vevő valamelyik fél nem (vagy egyik sem) jelöl ki választott bírót a választott bírósági eljárás elindításáról szóló hivatalos értesítés napjától számított három hónapon belül, a Nemzetközi Iroda – amennyiben felkérik – felszólítja a mulasztást elkövető tagországot egy választott bíró kijelölésére, vagy hivatalból ő maga jelöl ki egy választott bírót. A Nemzetközi Iroda nem avatkozik a tárgyalásokba, illetve nem jár el választott bíróként, kivéve, ha arra mindkét fél kölcsönösen felkéri. Az utóbbi esetben a Nemzetközi Iroda fizetéses alapon, és az Igazgatási Tanács által elfogadott vonatkozó vitarendezési eljárásokkal összhangban vesz részt választott bíróként.
9. A választott bírósági eljárásban részt vevő felek közös megegyezéssel megállapodhatnak abban, hogy a véleménykülönbséget bármikor rendezhetik, mielőtt a választott bíró(k) a határozatot kihirdeti(k). A Nemzetközi Irodát írásban kell értesíteni mindennemű visszalépésről a felek arra vonatkozó döntését követő tíz napon belül, hogy rendezik a véleménykülönbséget. Ha a felek megállapodnak abban, hogy visszalépnek a választott bírósági eljárástól, a választott bíró(k) elveszíti(k) a kérdéssel kapcsolatos döntési jogkörét (jogkörüket).
10. A választott bíró(k) a tények és a rendelkezésére (rendelkezésükre) álló bizonyítékok alapján köteles(ek) a véleménykülönbségről dönteni. A véleménykülönbségre vonatkozó összes információt közölni kell mindkét féllel, továbbá a választott bíróval (bírókkal).
11. A választott bíró(k) szavazattöbbséggel hozza (hozzák) meg határozatát (határozatukat), amiről a választottbírósági eljárás elindításáról szóló hivatalos értesítés napjától számított hat hónapon belül értesíti(k) a Nemzetközi Irodát és a feleket.
12. A választott bírósági eljárás titkos, a Nemzetközi Iroda csak a véleménykülönbség rövid leírását és a határozatot kapja meg írásban tíz napon belül, azt követően, hogy a feleket értesítették a határozatról.
13. A választott bíró(k) határozata végleges, kötelező erejű a felekre nézve és nem lehet megfellebbezni.
14. A választott bírósági eljárásban részt vevő felek haladéktalanul alkalmazzák a választott bíró(k) határozatát. Ha valamelyik tagország átruházza kijelölt szolgáltatójára a választott bírósági eljárás kezdeményezésével és az ahhoz való alkalmazkodással kapcsolatos jogkörét, ügyelnie kell arra, hogy a kijelölt szolgáltató alkalmazza a választott bíró(k) határozatát.
1. Az Egyesület által kiadott okiratokban a francia, az angol, az arab és a spanyol nyelvet használják. A német, a kínai, a portugál és az orosz nyelvet szintén használják, de azzal a kikötéssel, hogy ezeken a nyelveken csak a legfontosabb alapokiratokat készítik el. Más nyelveket ugyancsak használhatnak, feltéve, hogy az ezt igénylő tagországok az ezzel járó összes költséget viselik.
2. Az a tagország vagy azok a tagországok, amely(ek) valamely nem hivatalos nyelv használatát kéri(k), nyelvi csoportot alkot(nak).
3. Az okiratokat a Nemzetközi Iroda adja ki a hivatalos nyelven és a megalakított nyelvi csoportok nyelvein, vagy közvetlenül, vagy e csoportok területi irodái útján, a Nemzetközi Irodával egyeztetett eljárásnak megfelelően. A különböző nyelvű kiadások azonos minta szerint készülnek.
4. A Nemzetközi Iroda által közvetlenül kiadott okiratok különböző nyelvű változatainak szétosztása lehetőség szerint egyidejűleg történik.
5. A tagországok vagy azok kijelölt szolgáltatói és a Nemzetközi Iroda, valamint az utóbbi és a külső szervek közötti levelezés bármely olyan nyelven folyhat, amelynek lebonyolításához a Nemzetközi Iroda fordítószolgálattal rendelkezik.
6. A valamely nyelvre történő fordítás költségeit – beleértve az 5. bekezdés és a 136. cikk alkalmazásából eredőket is – az a nyelvi csoport fedezi, amely ezt a nyelvet kérte. A hivatalos nyelvet használó tagországok a nem hivatalos okiratok fordítása tekintetében átalány jellegű hozzájárulást fizetnek, amelynek egy hozzájárulási egységre jutó összege azonos a Nemzetközi Iroda másik munkanyelvét használó tagországok által fizetettel. Az okiratok rendelkezésre bocsátásával kapcsolatos összes többi költséget az Egyesület fedezi. Az okiratok német, kínai, portugál és orosz nyelven történő elkészítésének az Egyesület által viselt költségei felső határát kongresszusi határozat rögzíti.
7. Az egyes nyelvi csoportok által viselendő költségeket a csoportok tagjai között az Egyesület költségeihez való hozzájárulásuk arányában osztják szét. Ezeket a költségeket a nyelvi csoportok tagjai között más felosztási kulcs szerint is fel lehet osztani, azzal a feltétellel, hogy az érdekelt tagországok ebben megegyeznek, és elhatározásukról a csoport szóvivője útján a Nemzetközi Irodát értesítik.
8. A Nemzetközi Iroda a tagországoknak a választott nyelv megváltoztatása iránti kérelmeit két évet meg nem haladó határidőn belül teljesíti.
9. Az Egyesület szerveinek értekezletein tárgyalási nyelvként a francia, az angol, a spanyol, az orosz és az arab nyelvek használata elfogadott, megfelelő – elektronikus berendezéssel vagy anélkül működő – tolmácsolási rendszer alkalmazásával, amelynek kiválasztása a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójával és az érdekelt tagországokkal való egyeztetés után az értekezlet szervezőinek döntésén múlik.
10. A 9. bekezdésben említett tárgyalások és értekezletek esetében egyéb nyelvek is használhatók.
11. Azok a küldöttségek, amelyek egyéb nyelveket használnak, gondoskodnak a 9. bekezdésben felsorolt nyelvek valamelyikén történő szinkrontolmácsolásról, akár az ugyanabban a bekezdésben említett rendszer útján – ha az ahhoz szükséges műszaki változtatásokat el lehet végezni –, akár pedig külön tolmácsok közreműködésével.
12. A tolmácsolási szolgáltatások költségeit az Egyesület költségeihez való hozzájárulásuk arányában azok között a tagországok között osztják szét, amelyek ugyanazt a nyelvet használják. A műszaki berendezés felszerelésével és fenntartásával járó költségeket azonban az Egyesület viseli.
13. A tagországok és/vagy kijelölt szolgáltatóik megállapodhatnak abban, hogy egymás közötti kapcsolataikban a hivatalos levelezésre milyen nyelvet használnak. Ilyen megállapodás hiányában a francia nyelvet kell használni.
1. (Törölve.)
2. A jelen Általános Szabályzat 2014. január 1-jén lép hatályba, és határozatlan ideig marad érvényben.
Ez a Pótjegyzőkönyv 2022. július 1-jén lép hatályba, és határozatlan ideig marad érvényben.
Ennek hiteléül a tagországok kormányainak meghatalmazottai elkészítették a jelen Pótjegyzőkönyvet, amely ugyanolyan hatályú és ugyanolyan érvényességű, mintha annak rendelkezéseit magának az Általános Szabályzatnak a szövegébe illesztették volna bele, és azt egy eredeti példányban aláírták, amelyet a Nemzetközi Iroda vezérigazgatójánál helyeznek letétbe. Az Egyetemes Postaegyesület Nemzetközi Irodája arról mindegyik tagországnak egy-egy példányt küld.
Kelt Abidjanban, 2021. augusztus 26-án
The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, having met in Congress at Istanbul, Turkey, in view of article 22.2 of the Constitution concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent and subject to article 25.4 of the Constitution, adopted the following amendments to the General Regulations.
1. On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:
1.1 determine the general principles for achieving the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;
1.2 consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 138 of the General Regulations;
1.3 set the date for the entry into force of the Acts;
1.4 adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;
1.5 consider the comprehensive reports on the work of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee, covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 111, 117 and 125 of the General Regulations;
1.6 adopt the Union’s strategy;
1.6bis approve the draft quadrennial UPU business plan;
1.7 fix the maximum amount of the Union’s expenditure, in accordance with article 21 of the Constitution;
1.8 elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council;
1.9 elect the Director General and Deputy Director General;
1.10 set in a Congress resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.
2. Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.
1. The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.
2. The chairmanship shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the members belonging to the geographical group of the host member country.
3. The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses.
4. Each member of the Council of Administration shall appoint its representative. The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.
5. The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.
1. The Postal Operations Council shall consist of forty members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.
2. The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. Twenty-four seats shall be reserved for developing member countries and sixteen seats for developed member countries. At least one third of the members shall be renewed at each Congress.
3. Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative. The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.
4. The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment.
1. The Postal Operations Council shall have the following functions:
1.1 Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.
1.2 Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.
1.3 Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.
1.4 Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to other member countries and their designated operators.
1.5 Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.
1.6 Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.
1.7 Receives and discusses reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examines and comments on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
1.8 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
1.9 Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel post rates, and the posting abroad of letter post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.
1.10 Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Union Strategy and draft quadrennial business plan to be submitted to Congress.
1.11 Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.
1.12 Studies the present position and needs of the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving their postal services.
1.13 Revises the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.
1.14 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.
1.15 Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 139, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.
1.16 Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.
1.17 Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and designated operators, standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.
1.18 Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 152.
1.19 Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.
1. The Consultative Committee shall consist of:
1.1 non-governmental organizations representing customers, delivery service providers, organizations of workers, suppliers of goods and services to the postal services sector and like organizations of individuals and companies which have an interest in supporting the mission and objectives of the Union;
1.1bis high-level figures from the postal sector recommended by member countries or the bodies of the Union concerned, including the Consultative Committee;
1.1ter civil society organizations: regional and non-governmental international postal organizations, as well as standardization, financial and development organizations, not provided for under 1.1;
1.2 members designated by the Council of Administration from among its members;
1.3 members designated by the Postal Operations Council from among its members.
1bis If any organizations are registered, they must be registered in a Union member country.
2. The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by the Union and members of the Committee as determined by the Council of Administration.
3. The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.
1. The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau, of which he is the legal representative.
2. Regarding the classification of posts, appointments and promotions:
2.1 the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades;
2.2 for appointments in grades P 1 to D 2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director General may seek applications from outside;
2.3 he shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;
2.4 for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, he shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;
2.5 the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process;
2.6 the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.
3. Furthermore, the Director General shall have the following duties:
3.1 acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;
3.2 notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;
3.3 notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;
3.4 prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;
3.5 executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;
3.6 takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;
3.7 submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;
3.8 following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;
3.9 prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy and draft quadrennial UPU business plan to be submitted to Congress;
3.10 prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries’ performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;
3.11 ensures the representation of the Union;
3.12 acts as an intermediary in relations between:
3.12.1 the UPU and the Restricted Unions;
3.12.2 the UPU and the United Nations;
3.12.3 the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;
3.12.4 the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;
3.13 assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:
3.13.1 the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;
3.13.2 the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;
3.13.3 the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;
3.14 attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.
1. The International Bureau shall prepare and make available through the UPU website all the documents published, in the language versions specified in article 155, at least two months before each session. The International Bureau shall also indicate new e-document publications on the UPU website by means of an efficient web-signalling system.
2. Furthermore, the International Bureau shall physically distribute Union publications, such as International Bureau circulars and CA and POC Summary Records, only at the request of an individual member country.
1. Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:
1.1 proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;
1.2 no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;
1.3 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;
1.4 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;
1.5 declarations of support must reach the International Bureau within the same period of time as the proposals to which they refer.
2. Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the member countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.
3. Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal, in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.
4. Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.
5. The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall not apply to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses.
1. Amendments to proposals already made, excluding those submitted by the Council of Administration or the Postal Operations Council, may continue to be presented to the International Bureau in accordance with the provisions of the Rules of Procedure of Congresses.
2. Amendments to proposals submitted by the Council of Administration or the Postal Operations Council shall be received by the International Bureau at least two months before the opening of Congress. Beyond this point, member countries may present their amendments at Congress sessions.
1. Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: where a member country has sent a proposal to the International Bureau, the latter shall forward it to all member countries for examination. They shall be allowed a period of 45 days in which to examine the proposal and forward any observations to the International Bureau. Amendments shall not be admissible. Once these 45 days have elapsed, the International Bureau shall forward to member countries all the observations it has received and invite each member country to vote for or against the proposal. Member countries that have not sent in their vote within a period of 45 days shall be considered to have abstained. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars.
2. If the proposal relates to an Agreement or its Final Protocol, only the member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.
1. Proposals for amending the Regulations shall be dealt with by the Postal Operations Council.
2. The support of at least one member country shall be required for submitting any proposal to amend the Regulations.
3. (Deleted.)
1. Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed 37,235,000 Swiss francs for the years 2017 to 2020. In the event that the Congress planned for 2020 is postponed, the same ceilings shall also apply to the post–2020 period.
2. The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.
3. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.
4. The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.
5. Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.
6. If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.
1. Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.
2. Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 6% per annum from the fourth month.
3. Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union.
4. A member country which, for legal or other reasons, cannot make such an assignment must undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.
5. Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years.
6. In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.
7. A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.
8. The provisions under paragraphs 3 to 7 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.
9. The International Bureau shall send bills to member countries at least three months before their due date. The original bills shall be sent to the correct address provided by the member country concerned. Electronic copies of the bills shall be sent via e-mail as pre-advice or alerts.
10. Furthermore, the International Bureau shall provide member countries with clear information each time it charges them interest on overdue payment of particular bills, so that member countries can easily verify to which bills the interest corresponds.
1. Any member country unable to make the assignment provided for in article 146.3 and which does not agree to submit to an amortization schedule proposed by the International Bureau in accordance with article 146.4, or which does not comply with such a schedule shall automatically lose its right to vote at Congress and at meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council and shall no longer be eligible for membership of these two Councils.
2. Automatic sanctions shall be lifted as a matter of course and with immediate effect as soon as the member country concerned has paid its arrears of mandatory contributions owed to the Union, in capital and interest, or has agreed with the Union to submit to a schedule for the amortization of the arrears.
1. This Additional Protocol shall come into force on 1 January 2018 and shall remain in force for an indefinite period.
In witness whereof the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the General Regulations itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.
Done at Istanbul, 6 October 2016
The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, having met in Extraordinary Congress at Addis Ababa, in view of article 22.2 of the Constitution concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent and subject to article 25.4 of the Constitution, adopted the following amendments to the General Regulations.
1. On the basis of proposals by member countries, the Council of Administration and the Postal Operations Council, Congress shall:
1.1 determine the general principles for achieving the object and purpose of the Union set out in the Preamble and article 1 of the Constitution;
1.2 consider and adopt, where appropriate, proposals for amendments to the Constitution, General Regulations, Convention and Agreements submitted by member countries and the Councils, in accordance with article 29 of the Constitution and article 138 of the General Regulations;
1.3 set the date for the entry into force of the Acts;
1.4 adopt its Rules of Procedure and the amendments to those Rules;
1.5 consider the comprehensive reports on the work of the Council of Administration, the Postal Operations Council and the Consultative Committee, covering the period from the previous Congress, presented by these respective bodies in accordance with articles 111, 117 and 125 of the General Regulations;
1.6 adopt the Union’s strategy;
1.6bis approve the draft quadrennial UPU business plan;
1.7 fix the maximum amount of the Union’s expenditure, in accordance with article 21 of the Constitution;
1.8 elect the member countries to sit on the Council of Administration and the Postal Operations Council, in accordance with, inter alia, the electoral procedures laid down in the Congress resolutions pertaining to this matter;
1.9 elect the Director General and Deputy Director General;
1.10 set in a Congress resolution the ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian.
2. Congress, as the supreme body of the Union, shall deal with such other questions concerning postal services.
1. For the organization of its work and the conduct of its debates, Congress shall apply its Rules of Procedure.
2. Each Congress may amend its Rules of Procedure under the conditions laid down in those Rules of Procedure.
3. Paragraphs 1 and 2 shall also be applicable by analogy to Extraordinary Congresses.
1. The following entities shall be invited to participate in the plenary sessions and committee meetings of Congress, the Council of Administration and the Postal Operations Council as observers:
1.1 the United Nations;
1.2 Restricted Unions;
1.3 members of the Consultative Committee;
1.4 entities authorized to attend Union meetings as observers by virtue of a resolution or decision of Congress.
2. The following entities, if duly designated by the Council of Administration in accordance with article 107.1.12 shall be invited to attend specific meetings of Congress as ad hoc observers:
2.1 specialized agencies of the United Nations and other intergovernmental organizations;
2.2 any international body, any association or enterprise, or any qualified person.
3. In addition to the observers defined in paragraph 1 of this article, the Council of Administration and the Postal Operations Council may designate ad hoc observers to attend their meetings in accordance with their Rules of Procedure, when this is in the interests of the Union and its bodies.
1. The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.
2. The chairmanship shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect to the chairmanship one of the members belonging to the geographical group of the host member country.
3. The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses.
4. Each member of the Council of Administration shall appoint its representative(s). The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.
5. The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.
6. The CA shall define, formalize and/or set up the standing groups and task forces or other bodies to be established within its structure, with due regard being paid to the Union’s strategy and business plan adopted by Congress.
1. The Council of Administration shall have the following functions:
1.1 Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.
1.2 Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.
1.3 Examines the draft quadrennial UPU business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual UPU Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.
1.4 Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the UPU Business Plan, as described in article 107.1.3.
1.5 Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 145.3 to 5.
1.6 Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 150.6.
1.7 Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.
1.8 Creates or abolishes International Bureau posts financed by the regular budget, taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.
1.9 Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.
1.10 After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1 and 105.2.1.
1.11 Considers the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.
1.12 Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.
1.13 Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.
1.14 Determines in due course and after consulting the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.
1.15 Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:
1.15.1 to assume the vice-chairmanships of Congress and the chairmanships and vice-chairmanships of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and
1.15.2 to sit on the Restricted Committees of the Congress.
1.16 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
1.17 Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.
1.18 Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.
1.19 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140.
1.20 Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.
1.21 Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.
1.22 Receives and discusses reports and recommendations from the Consultative Committee and considers recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
1.23 Provides control over the activities of the International Bureau.
1.24 Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.
1.25 Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.
1.26 Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.
1.27 Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.
1.28 Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.
1.29 Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 122.
1.30 Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and approves or rejects applications for membership in accordance with those criteria, ensuring that action on the applications is accomplished through an expedited process between meetings of the Council of Administration.
1.31 Lays down the Financial Regulations of the Union.
1.32 Lays down the rules governing the Reserve Fund.
1.33 Lays down the rules governing the Special Fund.
1.34 Lays down the rules governing the Special Activities Fund.
1.35 Lays down the rules governing the Voluntary Fund.
1.36 Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.
1.37 Lays down the Regulations of the Social Fund.
1.38 Exercises, within the context of article 152, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.
1.39 Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.
1. At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairmen from among its members and draw up its Rules of Procedure. The Chairman and four Vice-Chairmen shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.
2. The Council of Administration shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.
3. The Chairman and Vice-Chairmen, and the Committee Chairmen, Co-Chairmen and Vice-Chairmen, of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
4. The Chairman of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.
5. The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.
1. Observers
1.1 To ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Postal Operations Council may designate representatives to attend Council of Administration meetings as observers.
1.2 Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration, without the right to vote.
2. Principles
2.1 For logistical reasons, the Council of Administration may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
2.2 Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.
2.3 In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.
1. The travel expenses of each representative of each of the members of the Council of Administration participating in its meetings shall be borne by his member country. However, one representative of each of the member countries classified as developing or least developed countries according to the lists established, respectively, by the Council of Administration and the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.
1. The Postal Operations Council shall consist of forty-eight members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.
2. The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. At least one third of the members of each geographical group shall be renewed at each Congress.
3. Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative(s). The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.
4. The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment.
5. The Postal Operations Council shall define, formalize and/or set up the standing groups, task forces, user-funded subsidiary bodies or other bodies to be established within its structure, with due regard being paid to the Union’s strategy and business plan adopted by Congress.
1. The Postal Operations Council shall have the following functions:
1.1 Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.
1.2 Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.
1.3 Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.
1.4 Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to other member countries and their designated operators.
1.5 Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.
1.6 Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.
1.7 Receives and discusses reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examines and comments on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
1.8 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
1.9 Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, air-mail conveyance rates, parcel post rates, and the posting abroad of letter post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.
1.10 Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Union Strategy and draft quadrennial business plan to be submitted to Congress.
1.11 Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.
1.12 Studies the present position and needs of the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving their postal services.
1.13 Revises the Regulations of the Union within six months following the end of the Congress unless the latter decides otherwise; the Postal Operations Council may also amend the said Regulations at other sessions; in both cases, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.
1.14 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.
1.15 Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 139, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.
1.16 Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.
1.17 Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and their designated operators (or as binding provisions if the Acts of the Union so provide), standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.
1.18 Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 152.
1.19 Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.
1.20 Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.
1. At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chairman of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chairman and four Vice-Chairmen, and the Committee Chairmen/ Vice-Chairmen/Co-Chairmen, and draw up its Rules of Procedure. The Chairman and four Vice-Chairmen shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.
2. The Postal Operations Council shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.
3. The Chairman and Vice-Chairmen, and the Committee Chairmen, Co-Chairmen and Vice-Chairmen, of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
4. On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.
5. The Chairman of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Postal Operations Council when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.
1. Observers
1.1 In order to ensure effective liaison between the work of the two bodies, the Council of Administration may designate representatives to attend Postal Operations Council meetings as observers.
1.2 Member countries of the Union which are not members of the Council, as well as the observers and ad hoc observers referred to in article 105, may participate in the plenary sessions and Committee meetings of the Postal Operations Council, without the right to vote.
2. Principles
2.1 For logistical reasons, the Postal Operations Council may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
2.2 Observers and ad hoc observers may, at their request, be allowed to cooperate in the studies undertaken, subject to such conditions as the Council may establish to ensure the efficiency and effectiveness of its work. They may also be invited to chair standing groups and task forces when their experience or expertise justifies it. The participation of observers and ad hoc observers shall be carried out without additional expense for the Union.
2.3 In exceptional circumstances, members of the Consultative Committee and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.
1. Travelling and living expenses incurred by representatives of member countries participating in the Postal Operations Council shall be borne by these member countries. However, one representative of each of the member countries considered to be one of the least developed countries according to the list established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.
Article 117bis
1. The Chairman of the CA, the Chairman of the POC and the Director General of the International Bureau shall form the Coordination Committee for the Permanent Bodies of the Union (CCoord).
2. The CCoord shall have the following attributions and functions:
2.1 contribute to the coordination of the work of the permanent bodies of the Union;
2.2 meet, when needed, in order to discuss important questions relating to the Union and the postal service and provide the Union’s bodies with an evaluation of such questions;
2.3 ensure proper implementation of the strategic planning process so that all decisions on the Union’s activities are taken by the appropriate bodies in accordance with the respective responsibilities as specified in the Acts of the Union.
3. On convocation by the Chairman of the CA, the CCoord shall meet twice a year, at Union headquarters. The date and place of the meetings shall be fixed by the Chairman of the CA in agreement with the Chairman of the POC and the Director General of the International Bureau.
1. In order to ensure effective liaison with the bodies of the Union, the Consultative Committee may designate representatives to attend meetings of Congress, the Council of Administration, and the Postal Operations Council, and their respective Committees, as observers without the right to vote.
2. Members of the Consultative Committee are invited to plenary sessions and Committee meetings of the Council of Administration and the Postal Operations Council in accordance with article 105. They may also participate in the work of standing groups and task forces under terms established in articles 109.2.2 and 115.2.2.
3. The Chairman of the Council of Administration and the Chairman of the Postal Operations Council shall represent those bodies at meetings of the Consultative Committee when the agenda of such meetings contains questions of interest to those bodies.
0bis The Director General shall be the legal representative of the Union.
1. The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau.
2. Regarding the classification of posts, appointments and promotions:
2.1 the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades;
2.2 for appointments in grades P 1 to D 2, he shall consider the professional qualifications of the candidates recommended by the member countries of which the candidates are nationals or in which they exercise their professional activities, taking into account equitable geographical distribution with respect to continents and languages. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau. In the case of posts requiring special qualifications, the Director General may seek applications from outside;
2.3 he shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;
2.4 for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, he shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;
2.5 the requirements of equitable geographical and language distribution shall rank behind merit in the recruitment process;
2.6 the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.
3. Furthermore, the Director General shall have the following duties:
3.1 acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;
3.2 notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;
3.3 notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;
3.4 prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;
3.5 executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to him by the Acts;
3.6 takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;
3.7 submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;
3.8 following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;
3.9 prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy and draft quadrennial UPU business plan to be submitted to Congress;
3.10 prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries’ performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;
3.11 (Deleted.)
3.12 acts as an intermediary in relations between:
3.12.1 the UPU and the Restricted Unions;
3.12.2 the UPU and the United Nations;
3.12.3 the UPU and the international organizations whose activities are of interest to the Union;
3.12.4 the UPU and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;
3.13 assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:
3.13.1 the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;
3.13.2 the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;
3.13.3 the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;
3.14 attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.
1. The International Bureau shall prepare and make available through the Union website all the documents published, in the language versions specified in article 155, in accordance with the Rules of Procedure of the Council of Administration and Postal Operations Council. The International Bureau shall also indicate, to the representatives of member countries in particular, new e-document publications on the Union website by means of an efficient web-signalling system.
2. Furthermore, the International Bureau shall physically distribute Union publications, such as International Bureau circulars and CA and POC Summary Records, only at the request of an individual member country.
1. Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedure shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:
1.1 proposals which reach the International Bureau at least six months before the date fixed for Congress shall be accepted;
1.2 no drafting proposal shall be accepted during the period of six months preceding the date fixed for Congress;
1.3 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between six and four months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;
1.4 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and two months preceding the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;
1.5 declarations of support must reach the International Bureau within the same period of time as the proposals to which they refer.
2. Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than six months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the member countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.
3. Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal, in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.
4. Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.
5. The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall apply neither to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses, nor to proposals submitted by the Council of Administration or the Postal Operations Council.
1. The Regulations shall come into force on the same date and shall have the same duration as the Acts laid down by Congress.
2. Subject to the provisions of paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification. However, this time requirement shall not apply to any amendments to the Regulations which are adopted following the drawing up of the new Regulations but still prior to their entry into force as per paragraph 1.
1. Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.
2. Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5% per annum from the fourth month.
3. Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union.
4. A member country which, for legal or other reasons, cannot make such an assignment must undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.
5. Other than in exceptional circumstances, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years.
6. In exceptional circumstances, the Council of Administration may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full capital amount of its debts in arrears.
7. A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.
8. The provisions under paragraphs 3 to 7 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.
9. The International Bureau shall send bills to member countries at least three months before their due date. The original bills shall be sent to the correct address provided by the member country concerned. Electronic copies of the bills shall be sent via e-mail as pre-advice or alerts.
10. Furthermore, the International Bureau shall provide member countries with clear information each time it charges them interest on overdue payment of particular bills, so that member countries can easily verify to which bills the interest corresponds.
1. Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class to which they belong. These classes shall be the following:
– class of 50 units;
– class of 47 units;
– class of 45 units;
– class of 43 units;
– class of 40 units;
– class of 37 units;
– class of 35 units;
– class of 33 units;
– class of 30 units;
– class of 27 units;
– class of 25 units;
– class of 23 units;
– class of 20 units;
– class of 17 units;
– class of 15 units;
– class of 13 units;
– class of 10 units;
– class of 7 units;
– class of 5 units;
– class of 3 units;
– class of 1 unit;
– class of 0.5 units, reserved for least developed countries as listed by the United Nations and for other countries designated by the Council of Administration;
– class of 0.1 units, reserved for countries which are recognized by the United Nations as Small Island Developing States with a population of under 200,000 (as per the latest statistical information published by the relevant office of the United Nations).
2. Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute a higher number of units than that corresponding to the contribution class to which it belongs, for a minimum term equivalent to the period between Congresses. The announcement of a change shall be made at the latest at Congress. At the end of the period between Congresses, the member country shall return automatically to its original number of contribution units unless it decides to maintain its contribution of a higher number of units. The payment of additional contributions will increase the expenditure accordingly.
3. Member countries shall be included in one of the above-mentioned contribution classes upon their admission or accession to the Union, in accordance with the procedure laid down in article 21.4 of the Constitution.
4. Member countries may subsequently be placed in a lower contribution class, on condition that the request for this change is sent the International Bureau at least two months before the opening of Congress. Congress shall give a non-binding opinion on these requests for a change in contribution class. The member country shall be free to decide whether to follow the opinion of Congress. The final decision of the member country shall be transmitted to the International Bureau Secretariat before the end of Congress. This change request shall take effect on the date of the entry into force of the financial provisions drawn up by Congress. Member countries that have not made known their wish to change contribution class within the required time shall remain in the class to which they belonged up to that time.
5. Member countries may not insist on being lowered more than one class at a time.
6. Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a temporary reduction in contribution class once between two Congresses when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen. In the same circumstances, the Council of Administration may also authorize a temporary reduction for the non-least developed countries already in the class of 1 unit by placing them in the class of 0.5 units.
7. The temporary reduction in contribution class in application of paragraph 6 may be authorized by the Council of Administration for a maximum period of two years or up to the next Congress, whichever is earlier. On expiry of the specified period, the country concerned shall automatically revert to its original contribution class.
8. Notwithstanding paragraphs 4 and 5, changes to a higher class shall not be subject to any restriction.
1. Subject to the approval of the Council of Administration, the POC may establish a number of user-funded subsidiary bodies, funded by voluntary means, in order to organize operational, commercial, technical and economic activities which fall within its competence under article 18 of the Constitution, but which may not be financed by the regular budget.
2. Upon the creation of such a body under the POC, the POC shall decide on the basic framework of the rules of procedure of the body, taking due consideration of the fundamental rules and principles of the UPU as an intergovernmental organization, and shall submit it to the CA for approval. The basic framework shall include the following elements:
2.1 the mandate;
2.2 the constituency, including the categories of members participating;
2.3 decision-making rules, including its internal structure and its relationship with other Union bodies;
2.4 voting and representation principles;
2.5 financing (subscription, usage fees, etc.);
2.6 composition of secretariat and management structure.
3. Each user-funded subsidiary body shall organize its activities in an autonomous manner within the basic framework decided by the POC and approved by the CA, and shall prepare an annual report on its activities for consideration by the POC.
4. The Council of Administration shall establish the rules concerning support costs that user-funded subsidiary bodies should contribute to the regular budget, and shall publish them in the UPU Financial Regulations.
5. The Director General of the International Bureau shall administer the secretariat of the user-funded subsidiary bodies in accordance with the relevant Staff Regulations and Rules, as applicable to the staff recruited for the user-funded subsidiary bodies. The secretariat of the subsidiary bodies shall be an integral part of the International Bureau.
6. Information concerning user-funded subsidiary bodies established in accordance with this article shall be reported to Congress following their establishment.
1. This Additional Protocol shall come into force on 1 July 2019 and shall remain in force for an indefinite period.
In witness whereof the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the General Regulations itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each party by the International Bureau of the Universal Postal Union.
Done at Addis Ababa, 7 September 2018
The plenipotentiaries of the governments of the member countries of the Universal Postal Union, having met in Congress at Abidjan, in view of article 22.2 of the Constitution concluded at Vienna on 10 July 1964, have, by common consent and subject to article 25.4 of the Constitution, adopted the following amendments to the General Regulations.
1. The Council of Administration shall consist of forty-one members who shall exercise their functions during the period between two successive Congresses.
2. The role of Chair shall devolve by right on the host member country of Congress. If that member country waives this right, it shall become a de jure member and, as a result, the geographical group to which it belongs shall have at its disposal an additional seat, to which the restrictive provisions of paragraph 3 shall not apply. In that case, the Council of Administration shall elect as Chair one of the members belonging to the geographical group of the host member country.
3. The forty other members of the Council of Administration shall be elected by Congress on the basis of an equitable geographical distribution. At least a half of the membership is renewed at each Congress; no member country may be chosen by three successive Congresses. Without prejudice to the foregoing, one seat in the geographical group to which member countries defined as Pacific Island countries and territories (as per the relevant list established by the United Nations) belong shall be reserved for those member countries.
4. Each member of the Council of Administration shall appoint its representative(s). The members of the Council of Administration shall take an active part in its work.
5. The office of member of the Council of Administration shall be unpaid. The operational expenses of this Council shall be borne by the Union.
6. The CA shall define, formalize and/or set up the standing groups and task forces or other bodies to be established within its structure, with due regard being paid to the Union’s strategy and business plan adopted by Congress.
1. The Council of Administration shall have the following functions:
1.1 Supervises all the activities of the Union between Congresses, ensuring compliance with the decisions of Congress, studying questions with respect to governmental policies on postal issues, and taking account of international regulatory developments such as those relating to trade in services and to competition.
1.2 Promotes, coordinates and supervises all forms of postal technical assistance within the framework of international technical cooperation.
1.3 Examines the draft quadrennial Union business plan approved by Congress, and finalizes it by bringing the activities set out in the draft plan for the four-year period into line with the actual resources available. The plan should also, if appropriate, be in line with the results of the prioritization process carried out by Congress. The finalized version of the quadrennial Union business plan, completed and approved by the CA, will then form the basis for the preparation of the annual Programme and Budget as well as for the annual operating plans to be drawn up and implemented by the CA and POC.
1.4 Considers and approves the annual programme and budget and the accounts of the Union, while taking into account the final version of the Union Business Plan, as described in article 107.1.3.
1.5 Authorizes the ceiling of expenditure to be exceeded, if circumstances so require, in accordance with article 145.3 to 5.
1.6 Authorizes election of a lower contribution class, if it is so requested, in accordance with the conditions set out in article 150.6.
1.7 Authorizes a change of geographical group if it is so requested by a member country, taking into account the views expressed by the member countries which are members of the geographical groups concerned.
1.8 Creates or abolishes International Bureau posts financed by the regular budget, taking into account the restrictions imposed by the expenditure ceiling fixed.
1.9 Decides on the contacts to be established with member countries in order to carry out its functions.
1.10 After consulting the Postal Operations Council, decides on the relations to be established with the organizations which are not observers within the meaning of article 105.1 and 105.2.1.
1.11 Considers the reports by the International Bureau on UPU relations with other international bodies and takes the decisions which it considers appropriate on the conduct of such relations and the action to be taken on them.
1.12 Designates in due course, after consulting the Postal Operations Council and the Secretary General, the specialized agencies of the United Nations, international organizations, associations, enterprises and qualified persons to be invited as ad hoc observers to specific meetings of Congress and its Committees when this is in the interest of the Union or the work of the Congress and instructs the Director General of the International Bureau to issue the necessary invitations.
1.13 Designates the member country where the next Congress is to be held in the case provided for in article 101.3.
1.14 Determines in due course and after consulting the Postal Operations Council the number of Committees required to carry out the work of Congress, and specifies their functions.
1.15 Designates, after consulting the Postal Operations Council and subject to the approval of Congress, the member countries prepared:
1.15.1 to assume the positions of Vice-Chairs of Congress and Chairs and Vice-Chairs of the Committees, taking as much account as possible of the equitable geographical distribution of the member countries; and
1.15.2 to sit on the Restricted Committees of the Congress.
1.16 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
1.17 Considers and approves, within the framework of its competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.
1.18 Studies, at the request of Congress, the Postal Operations Council or member countries, administrative, legislative and legal problems concerning the Union or the international postal service; it shall be for the Council of Administration to decide, in the above-mentioned fields, whether it is expedient to undertake the studies requested by member countries between Congresses.
1.19 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140.
1.20 Submits subjects for study to the Postal Operations Council for examination in accordance with article 113.1.6.
1.21 Reviews and approves, in consultation with the Postal Operations Council, the draft Strategy for presentation to Congress.
1.22 Receives and discusses reports and recommendations from the Consultative Committee and considers recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
1.23 Provides control over the activities of the International Bureau.
1.24 Approves the annual report on the work of the Union and the annual Financial Operating Reports prepared by the International Bureau and, where appropriate, furnishes observations on them.
1.25 Establishes principles, as may be considered necessary, for the Postal Operations Council to take into account in its study of questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, basic airmail conveyance rates and the posting abroad of letter post items), follows closely the study of these questions, and reviews and approves, for conformity with the aforementioned principles, Postal Operations Council proposals relating to these questions.
1.26 Approves, within the framework of its competence, the recommendations of the Postal Operations Council for the adoption, if necessary, of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.
1.27 Considers the annual report prepared by the Postal Operations Council and any proposals submitted by the Council.
1.28 Approves the four-yearly report prepared by the International Bureau in consultation with the Postal Operations Council, on the performance of member countries in respect of the execution of the Union Strategy approved by the preceding Congress, for submission to the following Congress.
1.29 Establishes the framework for the organization of the Consultative Committee and concurs in the organization of the Consultative Committee, in accordance with the provisions of article 122.
1.30 Establishes criteria for membership of the Consultative Committee and revokes membership in accordance with those criteria, as further detailed in the relevant rules of procedure referred to in article 122.
1.31 Lays down the Financial Regulations of the Union.
1.32 Lays down the rules governing the Reserve Fund.
1.33 Lays down the rules governing the Special Fund.
1.34 Lays down the rules governing the Special Activities Fund.
1.35 Lays down the rules governing the Voluntary Fund.
1.36 Lays down the Staff Regulations and the conditions of service of the elected officials.
1.37 Lays down the Regulations of the Social Fund.
1.38 Exercises, within the context of article 152, overall supervision of the creation and activities of user-funded subsidiary bodies.
1.39 Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.
1. At its constituent meeting, which shall be convened and opened by the Chair of Congress, the Council of Administration shall elect four Vice-Chairs from among its members. The Chair and Vice-Chairs shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.
2. The Council of Administration shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.
3. The Chair and Vice-Chairs, and the Committee Chairs, Co-Chairs and Vice-Chairs, of the Council of Administration shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each session of the Council of Administration. It shall approve, on behalf of the Council of Administration, the annual report prepared by the International Bureau on the work of the Union and it shall take on any other task which the Council of Administration decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
4. The Chair of the Postal Operations Council shall represent that body at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Postal Operations Council.
5. The Chair of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Council of Administration when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.
1. The travel expenses of representatives of members of the Council of Administration participating in its meetings shall be borne by their member country. However, one representative of each of the member countries classified as developing or least developed countries according to the lists established, respectively, by the Council of Administration and the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket and/or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, in the latter case subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket. The same entitlement shall be granted to each member of its Committees or other bodies when these meet outside Congress and the sessions of the Council.
1. The Postal Operations Council shall consist of forty-eight members who shall exercise their functions during the period between successive Congresses.
2. The members of the Postal Operations Council shall be elected by Congress on the basis of qualified geographical distribution. At least one third of the members of each geographical group shall be renewed at each Congress. Without prejudice to the foregoing, one seat in the geographical group to which member countries defined as Pacific Island countries and territories (as per the relevant list established by the United Nations) belong shall be reserved for those member countries.
3. Each member of the Postal Operations Council shall appoint its representative(s). The members of the Postal Operations Council shall take an active part in its work.
4. The operational expenses of the Postal Operations Council shall be borne by the Union. Its members shall not receive any payment.
5. The Postal Operations Council shall define, formalize and/or set up the standing groups, task forces, user-funded subsidiary bodies or other bodies to be established within its structure, with due regard being paid to the Union’s strategy and business plan adopted by Congress.
1. The Postal Operations Council shall have the following functions:
1.1 Coordinates practical measures for the development and improvement of international postal services.
1.2 Takes, subject to Council of Administration approval within the framework of the latter’s competence, any action considered necessary to safeguard and enhance the quality of and to modernize the international postal service.
1.3 Decides on the contacts to be established with member countries and their designated operators in order to carry out its functions.
1.4 Takes the necessary steps to study and publicize the experiments and progress made by certain member countries and their designated operators in the technical, operational, economic and vocational training fields of interest to other member countries and their designated operators.
1.5 Takes, in consultation with the Council of Administration, appropriate steps in the sphere of technical cooperation with all member countries of the Union and their designated operators and in particular with the new and developing countries and their designated operators.
1.6 Examines any other questions submitted to it by a member of the Postal Operations Council, by the Council of Administration or by any member country or designated operator.
1.7 Receives and discusses reports as well as recommendations from the Consultative Committee and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, to examines and comments on recommendations from the Consultative Committee for submission to Congress.
1.8 Designates those of its members that will serve as members of the Consultative Committee.
1.9 Conducts the study of the most important operational, commercial, technical, economic and technical cooperation problems which are of interest to all member countries or their designated operators, including questions with major financial repercussions (charges, terminal dues, transit charges, airmail conveyance rates, parcel post rates, and the posting abroad of letter post items), and prepares information, opinions and recommendations for action on them.
1.10 Provides input to the Council of Administration for the development of the draft Union Strategy and draft quadrennial Union business plan to be submitted to Congress.
1.11 Studies teaching and vocational training problems of interest to member countries and their designated operators, as well as to the new and developing countries.
1.12 Studies the present position and needs of the new and developing countries and prepares appropriate recommendations on ways and means of improving their postal services.
1.13 Revises the Regulations of the Union; in this regard, the Postal Operations Council shall be subject to Council of Administration guidance on matters of fundamental policy and principle.
1.14 Formulates proposals which shall be submitted for the approval either of Congress or of member countries in accordance with article 140; the approval of the Council of Administration is required when these proposals concern questions within the latter’s competence.
1.15 Examines, at the request of a member country, any proposal which that member country forwards to the International Bureau under article 139, prepares observations on it and instructs the International Bureau to annex these observations to the proposal before submitting it for approval to the member countries.
1.16 Recommends, if necessary, and where appropriate after approval by the Council of Administration and consultation of all the member countries, the adoption of regulations or of a new procedure until such time as Congress takes a decision in the matter.
1.17 Prepares and issues, in the form of recommendations to member countries and their designated operators (or as binding provisions if the Acts of the Union so provide), standards for technological, operational and other processes within its competence where uniformity of practice is essential; it shall similarly issue, as required, amendments to standards it has already set.
1.18 Establishes the framework for the organization of user-funded subsidiary bodies and concurs in the organization of these bodies in accordance with the provisions of article 152.
1.19 Receives and discusses reports from the user-funded subsidiary bodies on an annual basis.
1.20 Adopts its Rules of Procedure and the amendments to those Rules.
1. At its first meeting, which shall be convened and opened by the Chair of Congress, the Postal Operations Council shall choose from among its members a Chair and four Vice-Chairs, and the Committee Chairs/ Vice-Chairs/ Co-Chairs. The Chair and four Vice-Chairs shall be member countries from each of the five geographical groups of the Union.
2. The Postal Operations Council shall meet twice a year, or additionally on an exceptional basis, at Union headquarters, in accordance with the relevant procedures set forth in its Rules of Procedure.
3. The Chair and Vice-Chairs, and the Committee Chairs, Co-Chairs and Vice-Chairs, of the Postal Operations Council shall form the Management Committee. This Committee shall prepare and direct the work of each meeting of the Postal Operations Council and take on all the tasks which the latter decides to assign to it or the need for which arises in the course of the strategic planning process.
4. On the basis of the Union Strategy adopted by Congress and, in particular, the part relating to the strategies of the permanent bodies of the Union, the Postal Operations Council shall, at its session following Congress, prepare a basic work programme containing a number of tactics aimed at implementing the strategies. This basic work programme, which shall include a limited number of projects on topical subjects of common interest, shall be revised annually in the light of new realities and priorities.
5. The Chair of the Consultative Committee shall represent that organization at meetings of the Postal Operations Council when the agenda contains questions of interest to the Consultative Committee.
1. The travel expenses of representatives of members of the Postal Operations Council participating in its meetings shall be borne by their member country. However, one representative of each of the member countries classified as least developed countries according to the list established by the United Nations shall, except for meetings which take place during Congress, be entitled to reimbursement of the price of an economy class return air ticket and/or first class return rail ticket, or expenses incurred for travel by any other means, in the latter case subject to the condition that the amount does not exceed the price of the economy class return air ticket.
1. The Consultative Committee shall consist of:
1.1 non-governmental organizations (including organizations representing customers, delivery service providers, postal employees or postal employers); philanthropic entities; standardization, financial and development organizations; suppliers of goods and services to the postal services sector; transportation entities and other private sector entities; and like organizations of individuals and companies which have an interest in supporting the mission and objectives of the Union;
1.1bis high-level figures from the postal sector recommended by member countries or the bodies of the Union concerned, including the Consultative Committee.
1.1ter (Deleted.)
1.2 (Deleted.)
1.3 (Deleted.)
1bis All members of the Consultative Committee shall be established (and, if so required by the member country concerned, duly registered) or, in the case of the high-level figures referred to in 1.1bis, have permanent residence, in a Union member country.
2. The operational costs of the Consultative Committee shall be shared by members of the Consultative Committee, except as otherwise determined by the Council of Administration. In this regard, and as further outlined in the Rules of Procedure of the Consultative Committee, different membership fees may apply depending on the specific legal nature and financial capability of members of the Consultative Committee.
3. The members of the Consultative Committee shall not receive remuneration or any other compensation.
1. Membership of the Consultative Committee shall be determined through a process of application and acceptance established by the Council of Administration and carried out in accordance with article 107.1.30.
1bis Any requests for membership of the Consultative Committee as submitted by the entities or high-level figures referred to in article 119 shall be accompanied by the prior written authorization or recommendation of the corresponding Union member country, in accordance with article 119.1bis of that article.
2. Each member of the Consultative Committee shall appoint its own representative(s).
1. The Consultative Committee shall have the following functions:
1.1 Examines documents and reports of the Council of Administration and the Postal Operations Council. In exceptional circumstances, the right to receive certain texts and documents may be restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires, in accordance with articles 109.2.3 and 115.2.3.
1.2 Conducts and contributes to studies of issues of importance to the Consultative Committee’s members.
1.3 Considers issues affecting the postal services sector and issues reports on such issues.
1.4 Provides input to the work of the Council of Administration and the Postal Operations Council, including submitting reports and recommendations and giving opinions to the two Councils.
1.5 Makes recommendations to Congress, subject to the approval of the Council of Administration and, when matters of interest to the Postal Operations Council are involved, subject to examination and comment by the Postal Operations Council.
1. Member countries of the Union and the observers and ad hoc observers referred to in article 105 may participate in the sessions of the Consultative Committee, without the right to vote.
2. For logistical reasons, the Consultative Committee may limit the number of attendees per observer and ad hoc observer participating. It may also limit their right to speak during the debates.
3. In exceptional circumstances, observers and ad hoc observers may be excluded from a meeting or a portion of a meeting or may have their right to receive documents restricted if the confidentiality of the subject of the meeting or document so requires. This restriction may be decided on a case-by-case basis by any body concerned or its Chair. The case-by-case situations shall be reported to the Council of Administration and to the Postal Operations Council when matters of interest to the Postal Operations Council are concerned. If it considers this necessary, the Council of Administration may subsequently review restrictions, in consultation with the Postal Operations Council where appropriate.
0bis The Director General shall be the legal representative of the Union.
1. The Director General shall organize, administer and direct the International Bureau.
2. Regarding the classification of posts, appointments and promotions:
2.1 the Director General shall be empowered to classify posts in grades G 1 to D 2 and to appoint and promote officials in those grades;
2.2 for appointments in grades P 1 to D 2, the Director General shall consider the professional qualifications of the candidates who are nationals of a member country or who exercise their professional activities in a member country, taking into account equitable geographical and language distribution, and gender balance. D 2 posts shall as far as possible be filled by candidates from different regions and from regions other than those from which the Director General and Deputy Director General originate, bearing in mind the paramount consideration of the efficiency of the International Bureau;
2.3 the Director General shall also consider, for the appointment of a new official, that, in principle, persons occupying grade D 2, D 1 and P 5 posts must be nationals of different member countries of the Union;
2.4 for the promotion of an official of the International Bureau to grades D 2, D 1 and P 5, the Director General shall not be bound to apply the same principle as under 2.3;
2.5 the requirements of equitable geographical and language distribution and gender balance shall rank behind merit in the recruitment process;
2.6 the Director General shall inform the Council of Administration once a year of appointments and promotions in grades P 4 to D 2.
3. Furthermore, the Director General shall have the following duties:
3.1 acts as depositary of the Acts of the Union and as intermediary in the procedure of accession and admission to and withdrawal from the Union;
3.2 notifies the decisions taken by Congress to all the Governments of member countries;
3.3 notifies all member countries and their designated operators of the Regulations drawn up or revised by the Postal Operations Council;
3.4 prepares the draft annual budget of the Union at the lowest possible level consistent with the requirements of the Union and submits it in due course to the Council of Administration for consideration; communicates the budget to the member countries of the Union after approval by the Council of Administration and executes it;
3.5 executes the specific activities requested by the bodies of the Union and those assigned to the Director General by the Acts;
3.6 takes action to achieve the objectives set by the bodies of the Union, within the framework of the established policy and the funds available;
3.7 submits suggestions and proposals to the Council of Administration or to the Postal Operations Council;
3.8 following the close of Congress, submits proposals to the Postal Operations Council concerning changes to the Regulations required as a result of Congress decisions, in accordance with the Rules of Procedure of the Postal Operations Council;
3.9 prepares, for the Council of Administration and on the basis of directives issued by the Councils, the draft Union Strategy and draft quadrennial UPU business plan to be submitted to Congress;
3.10 prepares, for approval by the Council of Administration, a four-yearly report on the member countries’ performance in respect of the Union Strategy approved by the preceding Congress, which will be submitted to the following Congress;
3.11 (Deleted.)
3.12 acts as an intermediary in relations between:
3.12.1 the Union and the Restricted Unions;
3.12.2 the Union and the United Nations;
3.12.3 the Union and the international organizations whose activities are of interest to the Union;
3.12.4 the Union and the international organizations or the associations or enterprises that the bodies of the Union wish to consult or associate with their work;
3.13 assumes the duties of Secretary General of the bodies of the Union and supervises in this capacity, taking into account the special provisions of these General Regulations, in particular:
3.13.1 the preparation and organization of the work of the Union’s bodies;
3.13.2 the preparation, production and distribution of documents, reports and minutes;
3.13.3 the functioning of the secretariat at meetings of the Union’s bodies;
3.14 attends the meetings of the bodies of the Union and takes part in the discussions without the right to vote, with the possibility of being represented.
1. The International Bureau shall be at all times at the disposal of the Council of Administration, the Postal Operations Council and member countries and their designated operators for the purpose of supplying them with any necessary information on questions relating to the service.
2. In particular it shall collect, collate, publish and distribute all kinds of information of interest to the postal service; give an opinion or provide dispute settlement services (in the latter case on a paid basis and in accordance with the relevant procedures adopted by the Council of Administration), at the request of the parties involved, on questions in dispute; act on requests for explanation and amendment of the Acts of the Union; and, in general, carry out such studies and editorial or documentary work as are assigned to it by those Acts or as may be referred to it in the interest of the Union.
3. It shall also conduct inquiries requested by member countries and their designated operators to obtain the views of other member countries and designated operators on a particular question. The result of an inquiry shall not have the status of a vote and shall not be formally binding.
4. It may act as a clearing house in the settlement of accounts of all kinds relating to the postal service.
5. The International Bureau shall ensure the confidentiality and security of commercial data provided by member countries and/or their designated operators for the performance of its duties arising from the Acts or decisions of the Union.
1. Subject to the exceptions provided for in paragraphs 2 and 5, the following procedures shall govern the submission of proposals of all kinds to Congress by member countries:
1.1 proposals which reach the International Bureau at least four months before the date fixed for Congress shall be accepted;
1.2 no drafting proposal shall be accepted during the period of four months preceding the date fixed for Congress;
1.3 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between four and three months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least two member countries;
1.4 proposals of substance which reach the International Bureau in the interval between three and two months before the date fixed for Congress shall not be accepted unless they are supported by at least eight member countries; proposals which arrive after that time shall no longer be accepted;
1.5 declarations of support must reach the International Bureau within the same period of time as the proposal to which they refer.
2. Proposals concerning the Constitution or the General Regulations shall reach the International Bureau not later than four months before the opening of Congress; any received after that date but before the opening of Congress shall not be considered unless Congress so decides by a majority of two thirds of the member countries represented at Congress and unless the conditions laid down in paragraph 1 are fulfilled.
3. Every proposal must, as a rule, have only one aim and contain only the changes justified by that aim. Similarly, each proposal liable to lead to significant costs for the Union shall be accompanied by an indication of its financial impact, prepared by the member country submitting the proposal, in consultation with the International Bureau, so that the financial resources needed for its implementation can be determined.
4. Drafting proposals shall be headed “Drafting proposal” by the member countries which submit them and shall be published by the International Bureau under a number followed by the letter R. Proposals which do not bear this indication but which, in the opinion of the International Bureau, deal only with drafting points shall be published with an appropriate annotation; the International Bureau shall draw up a list of these proposals for Congress.
5. The procedure prescribed in paragraphs 1 and 4 shall apply neither to proposals concerning the Rules of Procedure of Congresses, nor to proposals submitted by the Council of Administration or the Postal Operations Council.
1. Amendments to proposals already made, including those submitted by the Council of Administration or the Postal Operations Council, may be presented to the International Bureau in accordance with the provisions of the Rules of Procedure of Congresses.
2. (Deleted.)
1. Every proposal concerning the Convention, the Agreements and their Final Protocols shall be subject to the following procedure: where a member country has sent a proposal to the International Bureau, the latter shall forward it to all member countries for examination. They shall be allowed a period of 45 days in which to examine the proposal and forward any observations to the International Bureau. Amendments shall not be admissible. Once these 45 days have elapsed, the International Bureau shall forward to member countries all the observations it has received and invite each member country to vote for or against the proposal. Member countries whose votes have not been received by the International Bureau within a period of 45 days shall be considered as having abstained. The aforementioned periods shall be reckoned from the dates of the International Bureau circulars. Any documentation and observations arising from the aforementioned procedure shall be submitted by physical or secure electronic means and, in the case of member country submissions to the International Bureau, be signed by a duly authorized representative of the governmental authority of the member country concerned. For the purposes of this paragraph, “secure electronic means” shall refer to any electronic means used for the processing, storage and transmission of data that ensure that the completeness, integrity and confidentiality of the data are maintained during the submission of the aforementioned documentation and observations by the International Bureau or a member country.
2. If the proposal relates to an Agreement of the Union or its Final Protocol, only the member countries which are parties to that Agreement may take part in the procedure described in paragraph 1.
(Deleted.)
1. The Regulations and any amendments thereto shall enter into force on the date specified therein as decided by the Postal Operations Council, and shall remain in force for an indefinite period.
2. Subject to the provisions of paragraph 1, decisions on amending the Acts of the Union which are adopted between Congresses shall not take effect until at least three months after their notification.
1. Subject to the provisions of paragraphs 2 to 6, the annual expenditure relating to the activities of bodies of the Union may not exceed 38,890,030 Swiss francs for the years 2022 to 2025. In the event that the Congress planned for 2025 is postponed, the same ceilings shall also apply to the post–2025 period.
2. The expenditure relating to the convening of the next Congress (travelling expenses of the secretariat, transport charges, cost of installing simultaneous interpretation equipment, cost of reproducing documents during the Congress, etc.) shall not exceed the limit of 2,900,000 Swiss francs.
3. The Council of Administration shall be authorized to exceed the limits laid down in paragraphs 1 and 2 to take account of increases in salary scales, pension contributions or allowances, including post adjustments, approved by the United Nations for application to its staff working in Geneva.
4. The Council of Administration shall also be authorized to adjust, each year, the amount of expenditure other than that relating to staff on the basis of the Swiss consumer price index.
5. Notwithstanding paragraph 1, the Council of Administration, or in case of extreme urgency, the Director General, may authorize the prescribed limits to be exceeded to meet the cost of major and unforeseen repairs to the International Bureau building, provided however that the amount of the increase does not exceed 125,000 Swiss francs per annum.
6. If the credits authorized in paragraphs 1 and 2 prove inadequate to ensure the smooth running of the Union, these limits may only be exceeded with the approval of the majority of the member countries of the Union. Any consultation shall include a complete description of the facts justifying such a request.
1. Countries which accede to the Union or are admitted to the status of members of the Union as well as those which leave the Union shall pay their contributions for the whole of the year during which their admission or withdrawal becomes effective.
2. Member countries shall pay their contributions to the Union’s annual expenditure in advance on the basis of the budget laid down by the Council of Administration. These contributions shall be paid not later than the first day of the financial year to which the budget refers. After that date, the sums due shall be chargeable with interest in favour of the Union at the rate of 5% per annum from the fourth month.
3. Where the arrears of mandatory contributions, not including interest, owed to the Union by a member country are equal to or more than the amount of the contributions of that member country for the preceding two financial years, such member country may irrevocably assign to the Union all or part of the credits owed it by other member countries, in accordance with the arrangements laid down by the Council of Administration. The conditions of this assignment of credit shall be determined by agreement reached between the member country, its debtors/creditors and the Union.
4. A member country which, for legal or other reasons, cannot make such an assignment must undertake to conclude a schedule for the amortization of its arrears.
5. Other than in exceptional circumstances as decided by Congress or the Council of Administration, recovery of arrears of mandatory contributions owed to the Union may not extend over more than ten years. In cases where Congress or the Council of Administration approves a payment agreement longer than twenty years, the minimum amount of the annual arrears contribution should be at least equal to the annual contribution of the member country signatory to the agreement.
6. Also in exceptional circumstances, as decided by Congress or the Council of Administration, either body may release a member country from all or part of the interest owed if that country has paid the full principal amount of its debts in arrears.
6bis In similarly exceptional circumstances, Congress or the Council of Administration may, upon written request of the member country concerned, decide to release that member country from its debts in arrears and immediately lift the automatic sanctions imposed against it, subject to payment of an amount at least equivalent to one half of the total amount of debts in arrears (excluding any interest incurred thereon) owed by that member country.
6ter Congress or the Council of Administration may also, upon written request of a member country with long-standing debts in arrears, decide to exceptionally release that member country from its debts in arrears and immediately lift the automatic sanctions imposed against it, provided the member country concerned pays its last five years of mandatory contributions to the Union’s annual expenditure (including the current financial year and excluding any interest incurred thereon).
6ter.1 For the purposes of paragraph 6ter, “long-standing debts in arrears” shall be defined as any amounts in arrears (including interest) pertaining to mandatory contributions to the Union’s annual expenditure incurred over a period longer than the last five financial years.
6ter.2 Equally for the purposes of paragraph 6ter and specifically in the case of least developed countries and small island developing states as defined in article 150.1, Congress or the Council of Administration may exceptionally determine that the “last five years of mandatory contributions” of the member country concerned shall be calculated on the basis of the current contribution class to which that member country belongs, in which case the relevant current contribution class amount shall be multiplied five times.
6quater In the case of least developed countries and small island developing states, as defined in article 150.1, that are authorized to benefit from either of the exceptional payment arrangements outlined in paragraphs 6bis and 6ter of this article, at least 50% of the amounts paid by the member country concerned shall be earmarked for Unionled postal technical assistance projects aimed at benefiting that same member country.
6quinquies Any principal or interest amounts released in the framework of the exceptional payment arrangements outlined in paragraphs 6bis and 6ter of this article shall not be cancelled, but set aside and provisioned by the Union in accordance with its relevant financial rules. In the event the member country concerned subsequently falls under automatic sanctions, the aforementioned amounts shall once more be registered by the Union, with immediate effect, as debts in arrears for the member country in question.
7. A member country may also be released, within the framework of an amortization schedule approved by the Council of Administration for its accounts in arrears, from all or part of the interest accumulated or to accrue; such release shall, however, be subject to the full and punctual execution of the amortization schedule within an agreed period of ten years at most.
8. The provisions under paragraphs 3 to 7 apply by analogy to the translation costs billed by the International Bureau to member countries belonging to the language groups.
9. The International Bureau shall send bills to member countries at least three months before their due date. The original bills shall be sent to the correct address provided by the member country concerned. Electronic copies of the bills shall be sent via e-mail as pre-advice or alerts.
10. Furthermore, the International Bureau shall provide member countries with clear information each time it charges them interest on overdue payment of particular bills, so that member countries can easily verify to which bills the interest corresponds.
1. Member countries shall contribute to defraying Union expenses according to the contribution class to which they belong. The structure of the contribution classes shall commence at one unit and rise in incremental one-unit steps to a level defined with reference to the most recent scale of assessments for the apportionment of the expenses of the United Nations. Member countries shall choose their contribution class on the basis of their economic capacity while considering the aforementioned scale of assessments. The member countries listed by the United Nations as the least developed countries shall pay half a contribution unit. Small island developing states with a population of less than 200,000 (as listed by the United Nations) shall pay one tenth of a contribution unit.
2. Notwithstanding the contribution classes listed in paragraph 1, any member country may elect to contribute a higher number of units, for a minimum term equivalent to the period between Congresses. The announcement of a change shall be made at the latest at Congress. At the end of the period between Congresses, the member country shall return automatically to its original number of contribution units unless it decides to maintain its contribution of a higher number of units. The payment of additional contributions will increase the expenditure accordingly.
3. Member countries shall choose their number of units upon their admission or accession to the Union, while considering the most recent scale of assessments for the apportionment of the expenses of the United Nations, in accordance with the procedure laid down in article 21.4 of the Constitution.
4. Member countries paying above the economic capacities assessed through reference to the scale of assessments for the apportionment of the expenses of the United Nations shall have the right to reduce their number of units by up to a maximum of two units per Congress cycle, provided that this does not result in a lower contribution than they would pay under the current scale of assessments for the apportionment of the expenses of the United Nations. The cost of any such reduction shall be borne in solidarity by all member countries in accordance with the procedure laid down in article 21.3 of the Constitution. Member countries paying at a level below their economic capacity, as assessed through reference to the scale of assessments for the apportionment of the expenses of the United Nations, shall be invited to increase their number of units by at least two per Congress cycle until they have reached the level of the current scale of assessments referred to above. Those member countries that fail to do so shall not benefit from the reduction in the value of the contribution unit resulting from the increase in the overall number of contribution units.
5. (Deleted.)
6. Nevertheless, in exceptional circumstances such as natural disasters necessitating international aid programmes, the Council of Administration may authorize a temporary reduction in contribution class once between two Congresses when so requested by a member country if the said member establishes that it can no longer maintain its contribution at the class originally chosen.
7. The temporary reduction in contribution class in application of paragraph 6 may be authorized by the Council of Administration for a maximum period of two years or up to the next Congress, whichever is earlier. On expiry of the specified period, the country concerned shall automatically revert to its original contribution class.
8. Changes to a higher class shall not be subject to any restriction.
1. If a dispute has to be settled by arbitration between member countries, each member country must advise the other party in writing of the subject of the dispute and inform it, by means of a notice to initiate arbitration, that it wishes to initiate arbitration.
2. If the dispute concerns questions of an operational or technical nature, each member country may ask its designated operator to act in accordance with the procedure provided for in the following paragraphs and delegate such power to its operator. The member country concerned shall be informed of the progress of the proceedings and of the result. The respective member countries or designated operators shall hereafter be referred to as “parties to the arbitration”.
3. The parties to the arbitration shall appoint either one or three arbitrators.
4. Where the parties to the arbitration choose to appoint three arbitrators, each party shall, in accordance with paragraph 2, select a member country or designated operator not directly involved in the dispute, to act as an arbitrator. When several member countries and/or designated operators make common cause, they shall count only as a single party for the purposes of these provisions.
5. Where the parties agree to the appointment of three arbitrators, the third arbitrator shall be jointly agreed upon by the parties and shall not need to be from a member country or designated operator.
6. If the dispute concerns one of the Agreements, the arbitrators may be appointed only from among the member countries that are parties to that Agreement.
7. The parties to the arbitration may jointly agree to appoint a single arbitrator, who shall not need to be from a member country or designated operator.
8. If one or both parties to the arbitration do not, within a period of three months from the date of the notice to initiate arbitration, appoint an arbitrator or arbitrators the International Bureau shall, if so requested, itself call upon the defaulting member country to appoint an arbitrator, or shall itself appoint one automatically. The International Bureau shall not be involved in the deliberations or act as arbitrator unless otherwise mutually requested by the parties. In the latter case, the International Bureau shall serve as an arbitrator on a paid basis and in accordance with the relevant dispute settlement procedures adopted by the Council of Administration.
9. The parties to the arbitration may mutually agree to reconcile the dispute at any time before a ruling is delivered by the arbitrator or arbitrators. Notice of any withdrawal must be submitted in writing to the International Bureau within 10 days of the parties reaching such agreement. Where the parties agree to with draw from the arbitration process, the arbitrator or arbitrators shall lose their authority to decide the matter.
10. The arbitrator or arbitrators shall be required to make a decision on the dispute based on the facts and evidence before them. All information regarding the dispute must be notified to both parties and the arbitrator or arbitrators.
11. The decision of the arbitrator or arbitrators shall be taken by a majority of votes, and notified to the International Bureau and the parties within six months of the date of the notice to initiate arbitration.
12. The arbitration proceedings shall be confidential, and only a brief description of the dispute and the decision shall be advised in writing to the International Bureau within 10 days of the decision being delivered to the parties.
13. The decision of the arbitrator or arbitrators shall be final and binding on the parties and not subject to appeal.
14. The parties to the arbitration shall implement the decision of the arbitrator or arbitrators without delay. Where a designated operator is delegated power by its member country to initiate and adhere to the arbitration procedure, the member country shall be responsible for ensuring that the designated operator implements the decision of the arbitrator or arbitrators.
1. In the documentation published by the Union, the French, English, Arabic and Spanish languages shall be used. The Chinese, German, Portuguese and Russian languages shall also be used, provided that only the most important basic documentation is produced in these languages. Other languages may also be used on condition that the member countries which have made the request bear all of the costs involved.
2. The member country or countries which have requested the use of a language other than the official language constitute a language group.
3. Documentation shall be published by the International Bureau in the official language and in the languages of the other duly constituted language groups, either directly or through the intermediary of the regional offices of those groups in conformity with the procedures agreed with the International Bureau. Publication in the different languages shall be effected in accordance with a common standard.
4. Documentation published directly by the International Bureau shall, as far as possible, be distributed simultaneously in the different languages requested.
5. Correspondence between the member countries or their designated operators of member countries and the International Bureau and between the latter and outside entities may be exchanged in any language for which the International Bureau has available a translation service.
6. The costs of translation into any language, including those resulting from the application of paragraph 5 and article 136, shall be borne by the language group which has asked for that language. The member countries using the official language shall pay, in respect of the translation of non-official documents, a lumpsum contribution, the amount of which per contribution unit shall be the same as that borne by the member countries using the other International Bureau working language. All other costs involved in the supply of documents shall be borne by the Union. The ceiling of the costs to be borne by the Union for the production of documents in Chinese, German, Portuguese and Russian shall be fixed by a Congress resolution.
7. The costs to be borne by a language group shall be divided among the members of that group in proportion to their contributions to the expenses of the Union. These costs may be divided among the members of the language group according to another system, provided that the member countries concerned agree to it and inform the International Bureau of their decision through the intermediary of the spokesman of the group.
8. The International Bureau shall give effect to any change in the choice of language requested by a member country after a period which shall not exceed two years.
9. For the discussions at meetings of the Union’s bodies, the French, English, Spanish, Russian and Arabic languages shall be admissible, by means of a system of interpretation – with or without electronic equipment – the choice being left to the judgment of the organizers of the meeting after consultation with the Director General of the International Bureau and the member countries concerned.
10. Other languages shall likewise be admissible for the discussions and meetings mentioned in paragraph 9.
11. Delegations using other languages shall arrange for simultaneous interpretation into one of the languages mentioned in paragraph 9, either by the system indicated in the same paragraph, when the necessary technical modifications can be made, or by individual interpreters.
12. The costs of the interpretation services shall be shared among the member countries using the same language in proportion to their contributions to the expenses of the Union. However, the costs of installing and maintaining the technical equipment shall be borne by the Union.
13. Member countries and/or their designated operators may come to an understanding about the language to be used for official correspondence in their relations with one another. In the absence of such an understanding, the language to be used shall be French.
1. (Deleted.)
2. These General Regulations shall come into force on 1 January 2014 and shall remain in force for an indefinite period.
This Additional Protocol shall come into force on 1 July 2022 and shall remain in force for an indefinite period.
In witness whereof the plenipotentiaries of the governments of the member countries have drawn up this Additional Protocol, which shall have the same force and the same validity as if its provisions were inserted in the text of the General Regulations itself, and they have signed it in a single original which shall be deposited with the Director General of the International Bureau. A copy thereof shall be delivered to each member country by the International Bureau of the Universal Postal Union.
Done at Abidjan, 26 August 2021
