Göd Város Önkormányzata Képviselő-testületének 31/1999. (XII. 20.) önkormányzati rendelete

az önkormányzat iratkezelési szabályzatáról

Göd Város Önkormányzata a köziratokról, közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. a helyi önkormányzatok iratkezelési mintaszabályzatáról szóló 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet, az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv. és ennek végrehajtására kiadott 79/1995. (VI. 30.) Korm. r., valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. tv. alapján az alábbi rendeletet alkotja

I. Fejezet * 

Értelmező rendelkezések

A mintaszabályzat alkalmazása során:

Adatkezelés: Az alkalmazott eljárástól függetlenül a személyes adatok gyűjtése, felvétele és tárolása, feldolgozása, hasznosítása (ideértve a továbbítást és a nyilvánosságra hozatalt) és törlése. Adatkezelésnek számít az adatok megváltoztatása és további felhasználásuk megakadályozása is.

Adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, illetve jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet, aki vagy amely a személyes adatok kezelésének célját meghatározza, az adatkezelésre vonatkozó döntéseket meghozza és végrehajtja, illetőleg a végrehajtással adatfeldolgozót bízhat meg. Kötelező adatkezelés esetén az adatkezelés célját és feltételeit, valamint az adatkezelőt az adatkezelést elrendelő törvény vagy önkormányzati rendelet határozza meg.

Adattovábbítás: ha az adatot meghatározott harmadik személy számára hozzáférhetővé teszik.

Adattörlés: az adatok felismerhetetlenné tétele oly módon, hogy a helyreállításuk nem lehetséges.

Államtitok: az az adat, mely az államtitokról és a szolgálati titokról szóló 1995. évi LXV. tv. mellékletében meghatározott adatfajta körébe tartozik, és a minősítési eljárás alapján a minősítő kétséget kizáróan megállapította, hogy az érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése vagy felhasználása, illetéktelen személy tudomására hozása, továbbá az arra jogosult részére hozzáférhetetlenné tétele sérti vagy veszélyezteti a Magyar Köztársaság honvédelmi, nemzetbiztonsági, bűnüldözési vagy bűnmegelőzési, központi pénzügyi vagy devizapolitikai, külügyi vagy nemzetközi kapcsolataival összefüggő, valamint igazságszolgáltatási érdekeit.

Beadvány: valamely szervhez érkező hagyományos vagy elektronikus irat, amely rendeltetésszerűen a szervnél vagy személynél marad.

Csatolás: a nem ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különböző iratok átmeneti jellegű összekapcsolása.

Elektronikus irat: számítástechnikai program felhasználásával - elektronikus formában rögzített - elektronikus úton érkezett, illetve továbbított irat, amelyet számítástechnikai adathordozón tárolnak.

Elektronikus postafiók: központi elektronikus postafiók, mely a hivatal elektronikus levelezését szolgálja.

E-mail: elektronikus levél

Előadói ív: olyan ügyviteli irat, amely az ügy intézésével kapcsolatos tartalmi és formai (alaki) információkat, adatokat tartalmaz, s amely a hozzászerelt iratokkal ügyirat-darabot vagy ügyiratot képez. Az előadói ív két vagy több lapból állhat.

Érkeztetés: az írásbeli ügyvitelnek az iktatást megelőző fázisa, amelynek során rögzítik a beadvány beérkezésének keltét, elektronikus irat beérkezése esetén kitöltik az érkeztető képernyőrovatokat; alkalmazása csak osztott iratkezelésben indokolt.

Feladatkör: azoknak a feladatoknak az összessége, amelyet a szerv vagy személy végez az ügyintézési munkafolyamat során.

Gyűjtőív: a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön új iktatószám adása nélkül - együttesen nyilvántartó ív, amely az ügyirat részét képezi, abban van elhelyezve; a gyűjtőív tartalmazza az alap(kezdő)irat iktatószámát, tárgyát, továbbá a rovatokat a beérkező válaszok sorszámainak, a beküldők iktatószámainak (azaz az idegen iktatószámoknak) a beérkezés keltének nyilvántartására.

Gyűjtőszám: az az iktatási sorszám, amely alatt a több más szervhez és/vagy szervezeti egységhez intézett megkeresésre beérkező válaszokat - külön iktatás nélkül - a beérkezés ideje szerinti folyószámmal ellátottan, az ügyiratban lévő gyűjtőíven tartják nyilván; a gyűjtőszámként használt iktatószámot az iktatókönyv kezelési feljegyzések rovatában jelölni kell.

Hatáskör: az ügyintézés feladatkörének szintenkénti pontos körülhatárolása, azoknak az ügyeknek összessége, amelyekben a szerv rendeltetésszerűen jogosult és köteles intézkedni, megbízásra eljárni.

Iktatás: az iratkezelésnek az érkeztetés és az ezt követő postabontás utáni fázisa, az iratnyilvántartás alapvető része, amelynek során a beadványt, illetve a saját keletkeztetésű iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatókönyv, illetve az iktatóbélyegző lenyomat rovatait; elektronikus irat esetében az iktató képernyő rovatait töltik ki.

Iktatókönyv: a szerv rendeltetésszerű működése során keletkezett (nála keletkezett, hozzá intézett és megőrzött) ügyviteli iratok (beadványok, kiadmányok, belső ügyviteli iratok) nyilvántartására szolgáló, folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt iratnyilvántartó könyv, amely készülhet elektronikus adathordozón is.

Irat: minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz és vázlat - a megjelentetés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével -, amely valamely szerv működésével, illetőleg személy tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagon, alakban, bármely eszköz felhasználásával és bármely eljárással keletkezett.

Iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység.

Iratkezelési szabályzat: a szerv írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége, amely a szerv szervezeti és működési szabályzata figyelembevételével készül, s amelynek mellékletét képezi az irattári terv.

Irattár: megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzésére alkalmas helyiség. Száraz, portól mentes, szellőztethető, zárható tűzbiztonsági feltételeknek megfelelő helyiség, ahol az iratok irattartó dobozokban, illetve dossziékban kerülnek elhelyezésre.

Irattári anyag: a szerv működése során keletkezett vagy hozzá érkezett és rendeltetésszerűen az irattárába tartozó iratok összessége.

Irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét.

Irattári tételszám (jel): az ügy típusát, ágazati hovatartozását, továbbá az irat selejtezhetőség szerinti csoportosítását mutatja, egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Irattározás: az iratkezelés része, az a tevékenység, amelynek során a szerv a működése során keletkező és hozzá kerülő, rendeltetésszerűen hozzá tartozó és nála maradó iratok irattári rendezését, kezelését és őrzését végzi.

Kapcsolatos szám: ugyanazon iratképző valamely másik ügyiratának száma, amely ügyiratnak tárgya, illetve annak ismerete közvetve segítséget nyújt a kérdéses ügy elintézéséhez.

Kezelési (ügyviteli) feljegyzések: az ügy(ek)ben keletkező ügyviteli iratokon tett feljegyzések, többnyire utasítások, amelyek az ügyek tartalmi és/vagy formai intézését érintik.

Kiadmány: a jóváhagyás után letisztázott és a kiadmányozásra jogosult részéről hiteles aláírással ellátott, lepecsételt irat.

Kiadmányozás: a már felülvizsgált végleges kiadmány (elintézés)tervezet jóváhagyását, letisztázhatóságát, elküldhetőségének engedélyezését jelenti a kiadmányozásra jogosult részéről („K” betűjellel).

Kiadmányozó: a szerv/szervezet vezetője részéről kiadmányozási joggal felhatalmazott személy, akinek kiadmányozási hatáskörébe tartozik a kiadmány aláírása.

Közérdekű adat: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint hjogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy kezelésében lévő, a személyes adat fogalma alá nem eső adat.

Közfeladatot ellátó szerv: állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv vagy személy.

Közirat): a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik, vagy tartozott.

Közlevéltár): a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár.

Központi iktatás: az egész szervezetre egy helyen, folyamatosan és egy iktatókönyvben, illetve számítógépen történő iktatás.

Küldemény: a beérkezett, illetve továbbításra előkészített irat, fax, elektronikus úton érkezett, illetve küldött elektronikus irat.

Különleges adat:

a) a faji eredetre, a nemzeti, nemzetiségi és etnikai hovatartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más meggyőződésre,

b) az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre, valamint a büntetett előéletre vonatkozó személyes adatok.

Láttamozás: az elintézési (intézkedési) tervezet (javaslat) felülvizsgálatát, véleményezését (javítását, tudomásul vételét, jóváhagyását) biztosító aláírás vagy kézjegy, illetve ezt helyettesítő számítástechnikai művelet.

Levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény.

Levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat.

Maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat.

Másodlat: a több példányban, egyidejűleg készült eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példányon lévővel azonos pecsét és aláírás hitelesít.

Másolat: valamely eredeti iratról keletkezése után készült példány, amely hasonmás (szöveg- és formahű), egyszerű (nem hitelesített) és hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) iratmásolat lehet.

Melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól.

Mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható.

Minősítés: az a döntés, melynek meghozatala során az e törvény szerint felhatalmazott személy megállapítja, hogy egy adat a tartalmánál fogva a nyilvánosságát korlátozó államtitokkörbe vagy szolgálati titokkörbe tartozik.

Mutatózás: a nyilvántartási munkának az iktatást követő szakasza, célja: az irat iktatószámának megállapítása a visszakeresésnél.

Nyilvánosságra hozatal: minősített adatnak a titokbirtokos hatásköréből kikerülő, meghatározhatatlan körben, mindenki részére biztosított megismerhetővé, hozzáférhetővé tétele.

Osztott iktatás: a központi irodában, de belső szervezeti egységenként, vagy a belső szervezeti egység önállóan, saját iktatókönyvvel, illetve elektronikusan történő iktatás.

Selejtezés: az iratoknak az irattári tervben szereplő őrzési idő lejártát követően történő megsemmisítésének előkészítése.

Személyes adat: a meghatározott természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható.

Számítástechnikai adathordozó: számítástechnikai eljárással adatokat rögzítő, tároló adathordozó (mágnesszalag, hajlékony és merevlemez, CD stb.), amely az adatok nyilvántartását, azonosítását, kezelését és visszakeresését biztosítja.

Szerelés: az ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó különféle ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell. (Az iratok összekapcsolását elektronikus iktatás esetén is értelemszerűen jelölni kell.)

Szerv: jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet.

Szervezeti és működési szabályzat: a szerv tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szerv, azon belül a szervezeti egység feladatait és a feladatokhoz rendelt hatásköröket.

Szignálás: az ügyben intézkedni, eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző kijelölése az ügyben kiadmányozni jogosult részéről, akinek hatáskörébe tartozik, az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasítás kiadása, az ügy kiadmányozása.

Szolgálati titok: Az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény szerint szolgálati titokkörébe tartozó adat, amelynek az érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése és felhasználása, illetéktelen személy részére hozzáférhetővé tétle sérti az állami vagy közfeladatot ellátó szerv működésének rendjét, akadályozza a feladat- és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlását.

Ügyintézés: valamely szerv vagy személy működésével, illetve tevékenységével kapcsolatban keletkező ügyek ellátása, az eközben felmerülő tartalmi (érdemi), formai (alaki) kezelési, szóbeli és/vagy írásbeli munkamozzanatok sorozata, összessége.

Ügyintéző: az ügy(ek) érdemi intézését végző személy, azaz az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti.

Ügyirat: a szerv rendeltetésszerű működése, illetve ügyintézése során keletkező irat, amely az ügy valamennyi ügyintézési fázisában keletkezett ügyiratdarabokat tartalmazza.

Ügyiratdarab: az ügyiratnak az a része, amely az ügy intézésének valamely, egy-egy fázisában keletkezett iratokat tartalmazza.

Ügykör: a szerv vagy személy hatásköre és illetékessége által meghatározott, összetartozó vagy hasonló egyedi ügyek összessége, csoportja.

Ügyvitel: a szerv folyamatos működésének alapja, az ügyintézés egymás utáni résztevékenységeinek (mozzanatainak) sorozata, illetve összessége, amely az ügyintézés formai és technikai feltételeit, a szolgáltatások teljesítését foglalja magában.

II. Fejezet

Általános rendelkezések

1. Az iratkezelés szervezete

1.1. *  Göd Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala az iratkezelési feladatokat osztott iratkezelési szervezetben, elektronikus iratkezeléssel látja el. Az iratkezelést a Polgármesteri Hivatal iratkezeléssel megbízott munkatársa, az adóügyi iratok tekintetében az Adóiroda iratkezeléssel megbízott munkatársa, az okmányirodai iratok tekintetében az Okmányiroda iratkezeléssel megbízott munkatársa, a közterület-felügyelet ügyiratai tekintetében pedig a Közterület-felügyelet iratkezeléssel megbízott munkatársa végzi.

2. Az iratkezelés felügyelete

2.1. *  Az iratkezelés felügyeletét a jegyző a látja el. A jegyző felelős azért, hogy a biztonságos iratkezelés személyi, dologi feltételei és eszközei rendelkezésre álljanak.

2.2. A jegyző évente ellenőrzi az iratkezelési szabályzat végrehajtását, intézkedik a szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén javaslatot tesz a szabályzat módosítására.

2.2.1. A jegyzőt, tartós távolléte esetén az iratkezelés felügyeletében az aljegyző helyettesíti.

2.3. *  Az elektronikus iratkezelés rendszerét úgy kell kialakítani, hogy csak a hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyek számára legyen biztosított a hozzáférés. (Jegyző, aljegyző, iktató ügyintéző, szervezési-informatikai referens, titkársági előadók). Az elektronikus irattárat évente a jegyző hitelesíti.

III. Fejezet

Küldemények átvétele, érkeztetése és felbontása

3. A küldemények átvétele

3.1. Az önkormányzathoz érkezett iratokat a hivatalos órák alatt kell átvenni.

3.2. Küldemény átvételére jogosult

- a címzett vagy az általa megbízott személy,

- a jegyző, illetve az e feladattal megbízott személy,

- a postai meghatalmazással rendelkező személy,

- az ügyfélszolgálati iroda köztisztviselője,

- az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy.

3.3. *  Elektronikus levél /e-mail/ átvétele:

3.3.1. Az önkormányzat központi elektronikus postafiókjába - VAROSHAZA@ GOD.HU - címre érkezett levelek átvételére az -informatikai referens, valamint a titkársági előadók jogosultak.

3.3.2. Az elektronikus leveleket naponta legalább kétszer, a hivatali munkakezdéskor, valamint az ebédszünet letelte után ismételten át kell venni.

3.3.3. Amennyiben az elektronikus levelek fogadása technikai okok miatt nem lehetséges, azt azonnal jelenteni kell az informatikai irodavezetőnek, aki a szükséges intézkedéseket megteszi.

3.4. *  A küldemény ellenőrzése átvételkor

A küldeményt átvevő személy köteles ellenőrizni:

- a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát,

- a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét,

- az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét.

3.5. *  Az átvétel igazolása

3.5.1. Az átvevő a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét, óra, perc pontossággal kell megjelölni. Tértitvevényes küldemények esetén gondoskodik a tértivevény visszajuttatásáról a feladóhoz. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy, vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb a következő munkanap kezdetén az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

3.5.2. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képviselő útján nyújtja be, kérésére az átvételt-átvételi elismervénnyel- igazolni kell.

3.5.3. Az elektronikus úton érkezett levelek átvételekor, amennyiben a feladó „olvasás visszaigazolást” kért, abban az esetben vissza kell igazolni az elektronikus levél (e-mail) megjelentetését, átvételét a központi postafiókban.

3.6. *  Sérült küldemény kezelése:

Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. (A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt-jegyzőkönyv felvételével- értesíteni kell.)

3.7. *  Sürgősség kezelése:

A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges a szignálásra jogosultnak kell soron kívül bemutatni, illetve átadni. Az iktatást végző szervezeti egység feladata az átirányított iratokról jegyzéket vezetni.

3.8. *  Téves címzés:

Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Az iktatást végző szervezeti egység-a küldemények bontását végző rendelkezése alapján- az átirányított iratokról köteles jegyzéket felvenni.

3.9. *  Biztonsági vizsgálat

A küldemények átvételénél a szervnél érvényben lévő biztonsági előírásokat is érvényesíteni kell (pl.: a küldemények biztonsági átvilágítása, elektronikus érkezés esetén vírustalanítás stb.)

3.10. *  Küldemények szétosztása

A postaátvevő az érkezett küldeményeket szervezeti egységek szerint csoportosítja, majd kézbesítőkönyvvel továbbítja az illetékesekhez.

IV. Fejezet

Az iratok nyilvántartása

4. A küldemény felbontása és érkeztetése

4.1. *  A helyi önkormányzathoz érkezett valamennyi küldeményt - kivéve azokat, amelyeket felbontás nélkül kell továbbítani (a névre szóló, magánjellegű, s. k. felbontásra szóló, valamint azon küldemények, amelyekre ezt elrendelték) - az e feladattal megbízott személy bonthatja fel, és látja el érkeztető bélyegzővel.

A központi elektronikus postafiókba (VAROSHAZA@GOD.HU) beérkezett elektronikus leveleket / e-maileket - az e feladattal megbízott személy veheti át.

A többi elektronikus postafiókba, - melyek személyhez és munkakörhöz kötöttek,- a felhasználóján kívül más nem tekinthet bele.

A központi elektronikus postafiókba érkezett e-mail-eket nyomtatott formátumban, a számítógép levelező-programjában feltüntetett „érkezett” idő megjelölésével továbbítani kell a szervezési iroda postabontással megbízott köztisztviselője (postabontó) részére.

A kinyomtatott elektronikus levelek érkeztetése ezek után megegyezik a postai úton, vagy személyesen kézbesített küldeményekkel.

4.2. A küldemények szétosztását és érkeztető bélyegzővel való ellátását a szervezési iroda postabontással megbízott köztisztviselője végzi./postabontó/. A szervezeti egységek szerint csoportosított, hivatkozási számmal ellátott és ajánlott küldeményként hivatkozási szám, illetve ajánlási ragszám szerint, a többit pedig a feladó neve szerint kell bevezetni az egyes szervezeti egységek átadókönyvébe.

4.3. A küldemények téves felbontásakor, valamint ha később derül ki, hogy a küldeményben minősített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyzőkönyvvel sürgősen eljuttatni a címzetthez, illetve a minősített iratokat az iratkezelőhöz.

A felbontó a kézbesítőkönyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével.

4.4. A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje, az általa felbontott hivatalos küldeményt iktatás céljából soron kívül köteles visszajuttatni a központi iktatóba vagy a szervezeti egység iktatást végző iratkezelőjéhez.

4.5. A küldemény ellenőrzése bontáskor

4.5.1. A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell az iraton, illetve borítékon jelzett melléklet(ek) meglétét, valamint illetékköteles iratnál az illeték lerovásának tényét. Az esetlegesen felmerülő irathiány tényét jegyzőkönyvben vagy az iraton vagy az előadói íven kell rögzíteni. A jegyzőkönyv egy példányát a küldeményhez kell mellékelni.

4.5.2. A faxon érkezett irat esetében, először gondoskodni kell az információkat tartósan őrző másolat készítéséről. A faxon érkezett irat kezelésére az általános rendelkezések az irányadóak.

4.6. Pénz, illetékbélyeg és egyéb érték kezelése

4.6.1. Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

4.6.2. A küldeményhez felragasztatlanul mellékelt illetékbélyeget - ha a beadvány illetékköteles - a 4.6.3. pontban foglaltak előzetes figyelembevételével az ügyintéző a beadványra felragasztja és az illetékjogszabálynak megfelelően értékteleníti.

4.6.3. Nem szabad a beadványra az illetékbélyeget felragasztani, ha az ügyfél azt a beadványban kért illetékköteles okirat (kiadvány) kiállításához csatolta. Ha a kért okirat kiadását a megkeresett szerv megtagadja, vagy kiadja ugyan, de az nem illetékköteles, az illetékbélyeget - mellékletként feltüntetve - ajánlott küldeményként, vissza kell küldeni az ügyfélnek. Vissza kell küldeni a beadványhoz felragasztatlanul mellékelt illeték- és postabélyeget is, ha a beadvány nem illetékköteles.

4.6.4. A beadványra ragasztott illetékbélyeget keltezési bélyegzővel vagy a bélyegen a keltezés tintával történő átírásával kell értékteleníteni. Ha az illetékköteles iraton az illetéket részben vagy egyáltalán nem rótták le, az illetékjogszabályok szerint kell eljárni. Ez az eljárás azonban - ha jogszabály másként nem rendelkezik - nem akadályozhatja a további folyamatos kezelést, illetőleg ügyintézést.

4.7. A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha

- az ügyirat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik,

- a beküldő nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani,

- a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg,

- bűncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel.

5. Iktatási rendszer

5.1. Az iktatás elektronikus eljárással, alszámokra tagolódó rendszerben történik

5.2.1. Az ügyben keletkezett első irat önálló sorszámot kap, míg a többi irat az illető sorszám alszámaira kerül. Ha a kijelölt alszámok beteltek, ez esetben a következő üres sorszámot kell felhasználni, megjelölve az elő- és utóiratok összetartozását.

5.2.2. Alszámos iktatásnál az ügy tárgyát csak egyszer, a kezdő irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell a tárgy rovatba beírni, ha viszont az ügy . tárgya megváltozik vagy kiegészül, az ügyiratot új sorszám alatt kell nyilvántartásba venni, megjelölve mindkét sorszámnál az iratok kapcsolódását (pl. kapcsolódó irat). Az alszámok 1-99-ig kerülhetnek kiadásra.

6. Az iktatás

6.1. A helyi önkormányzathoz érkező, illetve ott keletkező iratokat - ha jogszabály másként nem rendelkezik - iktatással kell nyilvántartani. Az iratokat úgy kell iktatni, hogy abból az irat beérkezésének pontos ideje, az intézkedésre jogosult ügyintéző neve, az irat tárgya, az elintézés módja, a kezelési feljegyzések, valamint az irat holléte megállapítható legyen.

6.2. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratokon (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD-ROM stb.) az ügyirat számát és tárgyát is rögzíteni kell. Az iktatókönyv „Irat jellege” rovatába be kell jegyezni, hogy pl. „magnetofonszalag”, a „kezelési feljegyzések” rovatba pedig annak tárolási helyét.

6.3. Az iratkezelő az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon iktatja be. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a határidős iratokat, táviratokat, express küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

7. Az iktatószám

7.1. Az iktatást minden évben 1-gyel - illetve, osztott iktatás esetén külön kijelölt számkeret első számával - kell kezdeni.

8. Az iktatóbélyegző

8.1. A beérkező iratok iktatásakor az iktatóbélyegző lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni.

8.2. Az iktatóbélyegző lenyomata tartalmazza:

- a szerv nevét, székhelyét,

- az iktatás évének, hónapjának, napjának,

- az iktatás sorszámának (alszámának),

- irattári tételszámot

- az ügyintéző nevének feltüntetésére szolgáló rovatot,

- mellékletek számát.

9. Iktatási adatok

Az iktatás során az iktatókönyvben vagy az elektronikus iktatóprogramban (nyilvántartás), illetve az előadói íven, továbbá az ügyintézés különböző fázisaiban fel kell tüntetni:

Nyilván
tartás
Előadói
ív
- az iktatás sorszámát (iktatószám) X X
- az iktatás időpontját X X
- az irat küldőjének (ügyfélnek) azonosító adatait X
- a küldő iktatószámát (hivatkozási szám) X
- irat küldőjének azonosító adatait
- az irat tárgyát X X
- az elő- és utóirat korábbi azonosító (iktató-)számát X X
- az ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző azonosító X X
adatait
- az elintézés határidejét X X
- az elintézés módját, idejét X X
- az esetleges címzett(ek)et X
- a kezelési feljegyzéseket (csatolás, határidő, visszaérkezés stb.) X X
- az irattári tételszámot és az irattárba helyezés keltét X X
- az iratnak és mellékletének számát
(ha korábban nem került rögzítésre) X

10. Iktatás

10.1. Érkeztetés és iktatás esetén szerepeim keli az iratokon mindazon kezelési feljegyzéseknek, melyek a hagyományos iratkezelésben szükségesek. Az elektronikus nyilvántartás nem helyettesíti azokat az átadókönyveket (postakönyvek, kézbesítőkönyvek), melyekben az átadás-átvétel tényét a saját kezű aláírás bizonyítja.

10.2. Elektronikus iktatásnál az iktatási nyilvántartás „iktatókönyv” és „előadói ív” azonos adattartalmú, mivel egy állományból kerül megjelenítésre, ügyenként automatikusan nyomtatható. Az adatbázist az iktató hetente egy alkalommal hajlékony lemezre menti.

10.3. A felvitt iktatási adatbázist - a vonatkozó adatvédelmi szabályok betartásával - hozzáférhetővé kell tenni mindaddig, míg az ügyintézéshez szükséges.

10.4. A bevitt adatokat, a levéltár igényének megfelelően év végén tartós módon ki kell íratni,.és az így készült iktatókönyv, név- és tárgymutatóval, hitelesítve a tárgyév irataihoz csatolandó. A mutató tartalmazza mindazokat az adatokat, melyek az irat visszakeresését lehetővé teszik. (Név, tárgy, hely). A mutatókörnyvet tartós papírra, tintasugaras nyomtatóval kell kinyomtatni, majd bekönti és hitelesíteni. Az utólag keletkezett bejegyzéseket ide is be kell vezetni.

10.5. A felhasználók körére vonatkozó szabályozás, valamint a elektronikus megvalósítás során gondoskodni kell az elektronikus nyilvántartások illetéktelen beavatkozás elleni védelméről.

10.6. Az elektronikus rendszerbe vitt érkeztetési és iktatási adatokat, utólagos módosításának tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell, ugyanitt rögzítésre kerül a módosítás előtti szövegrész is.

10.7. A nem papír alapú, elektronikus adathordozón érkezett iratok (pl. magnetofonszalag, hajlékony lemez, CD ROM stb.) mellé kísérőlapot kell csatolni, és ezeket együtt kell kezelni. A kísérőlapon fel kell tüntetni az adathordozó iktatószámát, az adathordozó tartalmi paramétereit, a felvételek tárgyát, az adathordozó keletkezésének időpontját, valamint a készítő és a nyilvántartásba vevő aláírását. Az iktatószámát magára az adathordozóra (tokjára) maradandó módon ugyancsak rá kell vezetni. Egy elektronikus adathordozón szigorúan egy témához tartozó iratok adhatók át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldeményt vissza kell utasítani.

11. Az iratok szerelése és csatolása

11.1. Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előirata.

11.2. Az előiratot a kezelőnek szerelni kell.

11.3. Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt is az iktatókönyvben jelölni kell. A jelölés az irattárba vagy határidőbe helyezés tényének áthúzásával és a „kezelési feljegyzések” rovatban az irat új helyének megjelölésével történik.

12. A gyűjtőszám és a gyűjtőív használata

12.1. Ha intézkedésre vagy felhívásra több szervtől, szervezeti egységtől érkeznek válaszok, azokat az ügyintéző külön iktatás nélkül, gyűjtőíven tarthatja nyilván.

12.2. A beérkezett válaszokra fel kell írni az iktatószámot és a gyűjtőív sorszámát. A gyűjtőív használatát jelölni kell az előadói íven és az iktatókönyvben. Az ügyintézés után a gyűjtőív az iratok mellett marad és így kerül irattárba.

12.3. A gyűjtőszámok jegyzékét a kapcsolódó tárgy megjelölésével az iktatókönyv első lapjához kell csatolni, és a gyűjtőíveket év végén emelkedő sorszám szerint összekapcsolva az iktatókönyvvel együtt kell kezelni.

V. Fejezet

Iratkezelési feladatok az ügyintézés folyamatában

13. Az ügyintéző kijelölése

13.1. Az iratkezelő az érkezett iratot az ügyintéző kijelölése (szignálás) végett köteles az irat szignálására jogosult személynek- jegyző, aljegyző, pénzügyi iroda vezetője - iratonként bemutatni.

13.2. Az iratkezelő bemutatás előtt az iratot iktatja. /” nulladik iktatás”/

13.3. *  Az elektronikus úton érkezett leveleket (e-mailt) az átvétellel megbízott iratkezelő bemutatás előtt iktatja. („nulladik iktatás”)

13.4. *  Az irat szignálására jogosult:

- kijelöli az ügyintézőt (hivatali egységet vagy részleget, illetve személyt),

- közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (az ügy tárgyának meghatározása, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével feljegyzi az előadói ívre, és aláírja.

13.5. *  Elektronikus iratforgalom esetén, ha az irat nem iktatóhelyhez (pl. előadóhoz) érkezett, az iktatásra illetékes iratkezelőhöz kell irányítani. Az iratkezelő, ha az érkezett irat előzményéből az ügyintéző nem azonosítható, az elektronikus iratot is köteles az illetékes vezetőnek szignálásra bemutatni.

13.6. *  Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez kell továbbítani.

13.7. *  Iktatás után az átadás napját, majd emelkedő számsorrendben az ügyiratok iktatószámát az átadókönyvbe be kell írni. A központi iktató az átadókönyvvel továbbítja az iratokat az illetékes ügyintézőhöz. Az ügyintézők munkanaplóit az érdekelt ügyintéző vezeti.

14. Kiadmányozás

14.1. Aláírás, hitelesítés

14.1.1. Külső szervhez vagy személyhez iratot, kiadmányt csak a munkaköri leírásban meghatározott kiadmányozási joggal rendelkező személy aláírásával lehet továbbítani, elküldeni.

14.1.2. A kiadmány akkor hiteles, ha

- azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja,

- a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés szerepel és - nem nyomdai sokszorosítású irat esetén - a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, nyomdai sokszorosítás esetén elegendő a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, illetve a kiadmányozó alakhű aláírásmintája és/vagy a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata,

- a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata szerepel.

14.1.3. A másolat vagy kiadmány hitelesítését az eredeti iratot őrző szervezeti egység iratkezelője végzi záradékolással.

14.2. Digitális hitelesítés

Az elektronikusan előállított, a szervezetek között elektronikusan továbbított iratok hitelesítésére elektronikus aláírást és időbélyegzőt, jogszabályban kijelölt szervezet által kezelt nyilvános és titkos kulcsot kell alkalmazni.

14.3. Hitelesítési eszközök nyilvántartása

Kiadmányozáshoz az állami címerrel és sorszámmal ellátott bélyegzőt kell használni. A kiadott bélyegzőkre vonatkozó nyilvántartást a Szervezeti és Működési Szabályzat melléklete tartalmazza.

15. Iratok továbbítása, postázása

15.1. A szervezeti egység iratkezelőjének ellenőrizni kell, hogy az aláírt, illetőleg hitelesített és bélyegzőlenyomattal ellátott leveleken végrehajtottak-e minden kiadói utasítást. Ellenőrizni kell, hogy a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után az irat másolatán fel kell jegyezni a továbbítás keltét, és ennek tényét a hagyományos átadókönyvben is rögzíteni kell.

15.2. A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.).

15.3. Az iratkezelőnek határidős nyilvántartásba kell helyeznie azokat az iratokat, amelyek meghatározott idő múlva vagy időnként intézkedést igényelnek.

15.3.1. A határidős ügyiratokat a kitűzött határnapok szerint elkülönítve, határidős irattartókban vagy határidős szekrényben, a számuk sorrendjében kell kezelni.

15.3.2. A határidő lejárta előtti napon azt a határidős ügyiratot, amelyre válasz nem érkezett, ki kell emelni a határidős ügyiratok közül. Ha az ügyiraton (előadói íven) sürgetésre vonatkozó utasítás szerepel, a kezelő az ügyiratot munkanaplóval az ügyintézőhöz továbbítja.

15.3.3. Irattárba tétel előtt valamennyi határidő-bejegyzést törölni kell.

16. Az irattári tételszám meghatározása

A helyi önkormányzatokra vonatkozó érvényes irattári terv alapján az irattári tételszámot az ügy tárgyának ismeretében az érdemi ügyintéző határozza meg, és rögzíti az előadói ív megfelelő rovatában. Az irattári tételszámot az iratkezelő feljegyzi az iktatókönyv vonatkozó rovatába is, majd az iratot - az arra jogosult személy, rendelkezés alapján - elhelyezi az átmeneti operatív irattárba.

VI. Fejezet

Irattározás és levéltárba adás

17. Irattározás

17.1. Irattári terv

17.1.2. Az iratkezelési szabályzat és irattári terv módosítása előtt az illetékes közlevéltár egyetértését be kell szerezni.

17.1.3. Az irattári tervben meg kell határozni az egyes irattári tételszámokhoz tartozó iratok körét, azok megőrzési idejét. Az irattári tételszámokat a szervezeti felépítés, illetve feladat- és ügykör szerint kell csoportosítani. Az irattári tervet évente felül kell vizsgálni.

17.1.4. Az egyes irattári tételszámokhoz kapcsolódóan meg kell határozni, melyek azok a tételek, amelyek nem selejtezhetők, és az Ltv. értelmében mikor kell ezeket a levéltárnak átadni. A nem selejtezhető iratok körét az illetékes közlevéltár egyetértésével kell meghatározni.

17.1.5. Az irattári tervet az iratkezelési szabályzat melléklete tartalmazza.

17.2. Elhelyezés az átmeneti irattárban

17.2.1. Átmeneti (operatív) irattárba lehet elhelyezni az egyes szervezeti egységeknél az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő, kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott iratot. Az átmeneti irattár a központi irattárba még le nem adott, de az ügyintézők rendelkezésére álló iratok tárolóhelye. Az ügyintéző az iratot átmeneti irattárba átadóíven, illetve átadókönyvben adja át, illetve szükség esetén azonos módon kapja vissza.

17.2.2. A nem tartós megőrzést biztosító adathordozón érkezett iratokról az ügyintézés során másolatot kell készíteni.

17.2.3. A helyi önkormányzat belső szervezeti egységénél lévő átmeneti irattár (kézi irattár) két évig őrzi az iratokat, ennek letelte után átadja a helyi önkormányzat központi irattárának.

17.3. Elhelyezés a központi irattárban

17.3.1. Irattárba helyezés előtt az ezzel megbízott iratkezelő köteles az iratot átvizsgálni abból a szempontból, hogy az az irattározási szabályoknak megfelel-e, teljes-e stb. Az iratok operatív irattárból a központi irattárba történő átadását írásban kell rögzíteni átadás-átvételi jegyzék készítésével. A központi irattározási feladatokat a szervezési iroda e feladattal megbízott munkatársa látja el.

17.3.2. A központi irattáros az iratokat rendszerezi, megfelelő tárolóeszközökbe helyezi. A központi irattárban elhelyezett iratokról irattári nyilvántartásokat vezet.

17.3.3. Az elektronikus adathordozóra felvitt iratokat, kezelési feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat egy közös adathordozón kell kezelni. Az elektronikus adathordozókon- tárolt adatok, állományok utólagos elolvasását, használatát mindenkor biztosítani kell az erre szolgáló eszközök esetleges módosítása, cseréje esetén is. Ha ez nem biztosítható, az elektronikus iratokról tartós, hitelesített papírmásolatot kell készíteni, vagy hivatalosan kell nyilatkozni arról, hogy a készített másolatok tartalmilag és formailag megegyeznek az elektronikus adathordozón rögzített iratokkal.

17.4. Iratok kiadása az irattárból

17.4.1. A helyi önkormányzat köztisztviselői az irattárból iratkikérővel kérhetnek ki iratokat. Irattárból iratokat csak hivatalos használatra szabad kiadni. Az átvételt igazoló iratkikérőket az irattárban a visszaérkezésig lefűzve kell tárolni.

17.4.2. Az irattárból kiadott ügyiratról is ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot az irattárba az ügyirat helyére kell tenni. Ugyanezt kell alkalmazni, ha az irat jogszabály alapján nem helyezhető irattárba.

18. Selejtezés

18.1. Selejtezés

18.1.1. Az iratok selejtezését csak az azok tartalmi jelentőségét ismerő személy irányítása mellett lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével. Az iratselejtezés szándékát az illetékes közlevéltárnak be kell jelenteni. Az iratselejtezésről a jegyző által megbízott selejtezési bizottság három példányban selejtezési jegyzőkönyvet készít, amelyeket iktatás után a központi irattárnak kell megküldeni az illetékes közlevéltárhoz továbbításra, selejtezési engedélyeztetés végett. Az iratselejtezési jegyzőkönyv adtai a szokásos jegyzőkönyvi formákon túl: az iratok értékeléséhez alapul vett jogszabály, a kiselejtezésre kerülő iratok tételszáma, megnevezése, évköre és mennyisége. Az iratselejtezési jegyzőkönyvet legalább 2 példányban kell megküldeni levéltári jóváhagysára. A levéltár - az irattári tervtől eltérően is - visszatarthat iratokat, melyeket - visszatéve eredeti irattári helyükre - a levéltárba adás időpontjáig az irattárban kell őrizni. Az iratok selejtezésének tényét a segédleteken is át kell vezetni. A selejtezés időpontját a nyilvántartás megfelelő rovatába be kell vezetni. Az iratok selejtezésére 5 évente kerül sor.

18.1.2. Az iratok selejtezési ideje

Az irattári jel selejtezési időt mutató része szerinti selejtezési idők az alábbiak:

Selejtezési jel Selejtezési idő
1 2 év
2 5 év
3 10 év
4 15 év
5 30 év
6 75 év
0 nem selejtezhető

18.2. Megsemmisítés

18.2.1. A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi. Az elektronikus adathordozón levő iratok selejtezése és megsemmisítése az általános szabályok szerint történik.

18.2.2. A megsemmisítés szabályairól a jegyző az adatvédelmi szabályozás figyelembevételével gondoskodik.

19. Levéltárba adás

19.1. A levéltár számára átadandó iratokat teljes, lezárt évfolyamokban, ügyviteli segédletekkel együtt, annak mellékletét képező iratjegyzékkel, az átadó költségére az irattári terv szerint átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében megfelelő tárolóeszközökben (szabványos irattartó dobozban) kell átadni. A visszatartott iratokról külön jegyzék készül.

19.2. A képviselő-testület, bizottságok jegyzőkönyveit időrendben - a jegyzőkönyv után a meghívó, jelenléti ív, az egyes napirendi pontokhoz tartozó előterjesztéssel együtt - bekötve kerülnek átadásra.

19.3. Amennyiben a levéltár az elektronikus iratok tárolásához és kezeléséhez szükséges technikai feltételekkel nem rendelkezik, az elektronikus adathordozón levő iratokról legkésőbb levéltárba adás előtt hitelesített másolatot kell készíteni tartós, időtálló papír adathordozóra.

19.4. A levéltár az átvett iratanyagban biztosítja az átadó önkormányzatnak a betekintést, hiteles másolatot ad ki és iratot kölcsönöz.

VII. Fejezet

Intézkedések a helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása, hivatal, munkakör átadása esetén

20.1. A helyi önkormányzat feladatkörének megváltozása esetén a feladatot átvevő helyi önkormányzatnak kell intézkednie az érintett önkormányzat irattári anyagának további elhelyezéséről, biztonságos megőrzéséről, kezeléséről és további használhatóságáról.

20.2.1. Hivatal átadás esetén az erről felvett és iktatott jegyzőkönyvben fel kell tüntetni az utolsó iktatószámot (számokat) és tételesen fel kell sorolni az átadott, illetőleg átvett ügyirathátralékot.

20.2.2. Az ügyintézői munkakör átadása esetén az ügyintéző az iratokkal munkanaplója alapján számol el. Ha a munkakört átadó ügyintéző a szervtől eltávozik, a munkanaplóját be kell vonni.

Záró rendelkezések

20.3. E rendelet 2000. január 1-jén lép hatályba, kihirdetéséről a jegyző gondoskodik.

1. sz. melléklet a 31/1999. (XII. 20.) sz. Ök. rendelethez * 

Irattári terv

A minta irattári terv alapján a helyi önkormányzatok - az illetékes levéltár egyetértésével - készítik el irattári tervüket. Az önkormányzatoknak lehetőségük van a használatba nem kerülő irattári tételek elhagyására, a válogatás azonban nem jelentheti az ügykörökhöz kapcsolódó jelzőszámok és kódjelek megváltoztatását. A helyi önkormányzat egyedi irattári tervének módosítását úgy kell elkészíteni, hogy az illetékes levéltár egyetértő nyilatkozatát követően 2004. január 1-jétől bevezetésre kerüljön. A minta irattári terv az önkormányzatoknál keletkező köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék.

A minta irattári terv az egységes iratkezelés érdekében az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, az önkormányzat szervezetéhez, feladat- és hatásköréhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok, ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét. A több szervezeti egységnél, előadónál előforduló iratok egységes irattári kezelése és selejtezése érdekében a minta irattári terv általános és különös részre oszlik.

Az ügy típusát, ágazati hovatartozását, az irat selejtezhetőség szerinti minősítését és a levéltári átadás időpontját az irattári tervben rögzített irattári jel mutatja, amely egyúttal meghatározza az irat irattári helyét is.

Az irattári jel összetevői:

- ügykörszám: háromjegyű szám, amely meghatározza az ügy típusát, az önkormányzati hivatal szervezetéhez és feladatköréhez igazodó rendszerezésben;

- ágazati betűjel: meghatározza az ügy ágazati hovatartozását;

- selejtezési jel: kódszám, amely meghatározza a nem selejtezhető tételeket, valamint a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát;

- levéltári átadás jele: meghatározza a levéltári átadás határidejét.

Az irattári jel alkalmazása, feljegyzése, az iratkezelési szabályzatban meghatározottak alapján történik és követi a korábbi évek gyakorlatát.

Az ügykör szám meghatározása figyelembe veszi azt a tényt, hogy az egységes minta hosszú távra készült, így lehetőséget kell biztosítani a feladat- és hatáskör módosítások átvezetésére az egységes szerkezet megbontása és újraszámozása nélkül. Ennek megfelelően az egyes ügykörcsoportok végén felhasználható számkeretek maradtak.

Az ágazati hovatartozást meghatározó betűjeleknél a bevált gyakorlatnak megfelelően „U” betűjel különbözteti meg az általános ügyeket. A különös rész ágazati betűjeleinek meghatározása is követi a korábbi gyakorlatot, ennek ellenére szükségszerű volt némi változás; elmaradt az általános részhez átcsoportosított személyzeti ügyek „S” betűjele és nem használtuk fel - az önálló ügyintéző egység megszűnése miatt - az egyházi ügyek „D” betűjelét, valamint a tervügyek „T” betűjelét.

A selejtezhetőség időpontja az ágazati és levéltári szakértők által meghatározott lehetséges legrövidebb őrzési idő, amelyet a helyi sajátosságok és az illetékes levéltár véleményének figyelembevételével növelni lehet, de csökkenteni nem. A határidő nélkül irattárban őrzendő iratok fogalma sem új, azt a korábbi évek tanácsi gyakorlata is alkalmazta, az irattári visszatartást azonban jegyzőkönyvben, darabszinten kellett adminisztrálni. Az önkormányzat és a levéltár kölcsönös megegyezésére és a nyilvántartások egyszerűsítésére adódik lehetősége azzal, hogy az irattári terv már előre rögzíti azokat a tételeket, amelyeknek határidő nélküli irattári őrzésére ügyviteli és állampolgári érdekek miatt szükség lehet.

Az irat biztonságos őrzését és kezelését biztosító irattári jel az elintézett és irattárba helyezett ügyirat jelölésére szolgál, így nem kapcsolható az egyes ügyiratdarabok (alszámok) ügyintézőjének jelzésére használt (t, b, p, ü) betűjelhez.

Jelmagyarázat

I = Megyei önkormányzat

II = Fővárosi önkormányzat

III = Megyei jogú városi önkormányzat

IV = Fővárosi kerületi önkormányzat

V = Városi önkormányzat

VI = Községi, körjegyzőségi központi önkormányzat

1 = 2 év után selejtezhető

2 = 5 év után selejtezhető

3 = 10 év után selejtezhető

4 = 15 év után selejtezhető

5 = 30 év után selejtezhető

6 = 75 év után selejtezhető 0 = nem selejtezhető

n = nap

HN = ügyviteli érdekből határidő nélkül az önkormányzat irattárában maradó iratok jelzésére szolgál, az iratok ügyviteli értékének megszűnése után az önkormányzat és az illetékes levéltár közösen dönt az átadás időpontjáról.

Lt = levéltári átadás határideje, általánosságban az 1995. évi LXVI. törvény határozza meg, ténylegesen az önkormányzat és a területileg illetékes levéltár dönti el az átadás időpontját.

Hk = használaton kívüli tétel

őrzési idő = az ügy elintézését követő irattározás keltétől számított minimum idő, amely az iratok selejtezési lehetőségét jelenti. Csökkentését jogszabály írhatja elő, növeléséről az önkormányzat, az illetékes területi levéltár egyetértésével, saját hatáskörében dönthet.

lejárat után = az adott ügykörben keletkezett irat hatályának megszűnése után számítandó az őrzési idő

ÁLTALÁNOS RÉSZ

U) ÖNKORMÁNYZATI ÉS ÁLTALÁNOS IGAZGATÁSI ÜGYEK

1. Képviselő-testület iratai
Ügy-
k.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
001 Polgármesteri tisztség átadás-átvételével, egyéb feladat és hatáskör átadás-átvételével kapcsolatos iratok 0 0 0 0 0 0 15
002 Képviselő-testületi jegyzőkönyv és mellékletei
(előterjesztések, közmeghallgatás, interpellációk, egyéb döntés-előkészítő iratok)
0 0 - - - - 15
003 Képviselő-testületi bizottságok, részönkormányzatok, falugyűlések, körzeti tanácskozások, lakossági fórum jegyzőkönyvei és mellékletei 0 0 0 0 0 0 15
004 Képviselő-testületi ülésekről készült hang- és képanyag 0 0 0 0 0 0 A szerkesztett jegyzők-
önyv elkészülte után a keletkezést követő év március 31-
ig
005 Önkormányzati biztos kirendelése, iratai 0 0 0 0 0 0 15
006 Tanácsnoki iratok 0 0 0 0 0 0 15
007 Okmánytár (címer és zászlórajz, díszpolgári cím, helyi kitüntetés adományozása stb.) 0 0 0 0 0 0 15
008 Önkormányzati érdekképviseleti tagsági ügyek 0 0 0 0 0 0 15
009 Önkormányzati rendeletek, határozatok, szabályzatok 0 0 0 0 0 0 15
2. Kisebbségi önkormányzat iratai
Ügy-
k.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
011 Akkreditált kisebbségi vizsgatantárgy véleményezése 2 2 2 2 2 2 -
012 Együttműködési megállapodás a helyi önkormányzat és a kisebbségi önkormányzat között 0 0 0 0 0 0 15
013 Feladat-ellátási, intézményhálózat-működtetési és fejlesztési terv kisebbségi önkormányzati véleményezése 2 2 2 2 2 2 -
014 Kisebbségi gazdálkodó szervezetek, intézmények alapítása 0 0 0 0 0 0 HN
015 Kisebbségi oktatást is folytató iskolákban az érettségi vizsga lebonyolításának ellenőrzésével kapcsolatos iratok 2 2 2 2 2 2 -
016 Kisebbségi óvodai, iskolai döntések véleményezése, szakmai ellenőrzése 2 2 2 2 2 2 -
017 Kisebbségi óvodai, iskolai nevelési programok, tantervek véleményezése 4 4 4 4 4 4 -
018 Kisebbségi önkormányzat, kisebbségi önkormányzati bizottságok üléseinek jegyzőkönyvei, mellékletei, előteqesztések, egyéb döntés-előkészítő iratok - 0 0 0 0 0 15
019 Hk
020 Hk
021 Kisebbségi önkormányzatok társulási szerződései 0 0 0 0 0 0 15
022 Kisebbségi önkormányzat költségvetési és vagyonkezelési ügyei 0 0 0 0 0 0 15
023 Közoktatási megállapodás kisebbségi oktatásról 0 0 0 0 0 0 15
3. Az önkormányzati hivatalnak, a polgármesteri hivatalnak, az önkormányzat gazdálkodó szervezeteinek, közhasznú társaságainak, közalapítványainak és intézményeinek (a továbbiakban: intézményeinek) ügyei
3.1. Szervezet, működés, ügyvitel
Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
031 Adatvédelem szabályozása 3 3 3 3 3 3 -
032 Belső ellenőrzési és könyvvizsgálói jelentések 2 2 2 2 2 2 -
033 Belső ügyviteli segédkönyvek (előadói munkakönyv, érkeztető könyv, iratátadó könyv, postakönyv stb.) 2 2 2 2 2 2 -
034 Bélyegzők nyilvántartása 2 2 2 2 2 2 -
035 Beszámolók, jelentések, munkatervek (éves jegyzői, polgármesteri, intézményi) 0 0 0 0 0 0 15
036 Beszámolók, jelentések, munkatervek (időszaki jegyzői, polgármesteri, intézményi) 2 2 2 2 2 2 -
037 Biztonsági és egészségvédelmi intézkedések 2 2 2 2 2 2 -
038 Érdekegyeztetés a szakszervezetekkel, érdekvédelmi és érdekképviseleti szervezetekkel stb. 0 0 0 0 0 0 15
039 Érintésvédelmi vizsgálati jegyzőkönyvek 3 3 3 3 3 3 -
040 Hk
041 Hírlap-, folyóirat és könyvrendelés 1 1 1 1 1 1 -
042 Hivatal, munkakör átadás-átvételi jegyzőkönyvek 3 3 3 3 3 3 -
043 Iktató- és mutatókönyv, irattári segédkönyvek 0 0 0 0 0 0 15
044 Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok alapítása, alapító okiratok, tevékenység változása, megszüntetése, irányítással és működéssel kapcsolatos elvi ügyek, szervezeti és működési szabályzat, fejlesztési tervek, ellenőrzési jegyzőkönyvek 0 0 0 0 0 0 15
045 Intézmények, érdekeltségi körbe tartozó gazdasági társaságok irányításával és működésével kapcsolatos felügyeleti, operatív ügyek, 3 3 3 3 3 3 -
046
Iratkezelési szabályzattal és irattári tervvel kapcsolatos ügyek, iratselejtezési jegyzőkönyvek 4 4 4 4 4 4 -
047 Hk
048 Kártérítések 3 3 3 3 3 3 -
049 Kézi irattárból a központi irattárba történő iratátadás-
átvétel jegyzőkönyvei
4 4 4 4 4 4 -
050 Kollektív szerződés 0 0 0 0 0 0 15
051 Körlevelek 1 1 1 1 1 1 -
052 Közalkalmazotti Tanács ügyei 0 0 0 0 0 0 15
053 Közérdekű bejelentések, panaszok, javaslatok 1 1 1 1 1 1 -
054 Külföldi kapcsolatok bonyolítása 2 2 2 2 2 2 -
055 Külföldi kapcsolatokra vonatkozó két- és többoldalú megállapodások, éves értékelések 0 0 0 0 0 0 15
056 Külföldi kiküldetés, tapasztalatcsere, úti jelentések 2 2 2 2 2 2 -
057 Külső szervek, ÁSZ, közigazgatási hivatal ellenőrzése, átvilágítás, fenntartói vizsgálatok, szakfelügyeleti vizsgálatok 0 0 0 0 0 0 15
058 Levéltári iratátadás-átvételi jegyzőkönyvek 0 0 0 0 0 0 HN
059 Munkabalesetek és foglalkozási betegségek nyilvántartása 6 6 6 6 6 6 -
060 Munka- szakmai értekezleti jegyzőkönyvek 2 2 2 2 2 2 -
061 Munkáltatói juttatások elvi ügyei 0 0 0 0 0 0 15
062 Munkarend, ügyrend, és ügyfélfogadási rend 2 2 2 2 2 2 -
063
3 3 3 3 3 3
1.1 Munkavédelmi ügyek
064 Hk
065 Peres ügyek, jogi képviseleti tevékenység 4 4 4 4 4 4 -
066 Sajtóügyek, településmarketing 2 2 2 2 2 2 -
067 Statisztika (éves) 0 0 0 0 0 0 15
068 Statisztika (időszaki) 2 2 2 2 2 2 -
069 Társulási megállapodások, Társulási Tanács üléseinek jegyzőkönyvei, területszervezési ügyek 0 0 0 0 0 0 15
070 Utasítások (jegyzői, polgármesteri) 0 0 0 0 0 0 15
71 Ügyvitelszervezés (saját fejlesztésű/megrendelésű elektronikus programleírások, programrendszer, védelemszabályozás, stb.) 0 0 0 0 0 0 15
72 Vezetői értekezletek jegyzőkönyvei, emlékeztetői 0 0 0 0 0 0 15
73 Kapcsolattartás civil, egyházi és ifjúsági szervezetekkel 2 2 2 2 2 2 -
74 Népszámlálás, egyéb összeírások lebonyolításával kapcsolatos ügyek 2 2 2 2 2 2 -
75 Minőségbiztosítási, minőségirányítási rendszer, teljesítmény követelmény célmeghatározása, teljesítmény értékelés iratai 0 0 0 0 0 0 15
76 Önkormányzatok együttműködésére vonatkozó iratok 0 0 0 0 0 0 15
77 Európai Uniós csatlakozás iratai 0 0 0 0 0 0 15
78 Közigazgatási reform előkészítésére vonatkozó iratok 0 0 0 0 0 0 15
79 Szakhatósági állásfoglalások, vélemények, nyilatkozatok 1 1 1 1 1 1 -
80 Intézkedést nem igénylő körlevelek, meghívók, tájékoztatók 1 1 1 1 1 1 -
81 Alapítványokkal kapcsolatos ügyek 0 0 0 0 0 0 15
3.2. Személyzeti, bér- és munkaügyek
Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
091 Baleseti, rokkantsági ügyek 6 6 6 6 6 6 -
092 Bér- és munkaügyi kimutatások, nyilvántartások, jelentések 3 3 3 3 3 3 -
093 Bémyilvántartás (bérkarton) 6 6 6 6 6 6 -
094 Eltartói nyilatkozat 2 2 2 2 2 2 -
095 Fegyelmi ügyek 3 3 3 3 3 3 -
096 Fizetés nélküli szabadság ügyek 6 6 6 6 6 6 -
097 Fizetési előleg 1 1 1 1 1 1 -
098 Helyettesítések 3 3 3 3 3 3 -
099 Illetmény ügyek (bérjegyzék, illetménykiegészítés, illetménypótlékok megállapítása, illetményeltérítés, járulék-elszámolás, jutalom, munkáltatói kölcsön, távolléti díj, letelepedési támogatás, stb.) 3 3 3 3 3 3 -
100 Jelenléti ívek 1 1 1 1 1 1 -
101 Képviselők nyilvántartása, összeférhetet-
lensége, vagyon-
nyilatkozatai, juttatásai, tiszteletdíjai
2 2 2 2 2 2 -
102 Kereseti igazolás 1 1 1 1 1 1 -
103 Kinevezés, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minősítés, teljesítményértékelés, munkaköri leírás, felmentés a képesítési előírás alól, esküokmányok, hatósági bizonyítványok, címek, kitüntetések adományozása, közszolgálati munkaviszony igazolása, rendelkezési, tartalékállományba helyezés és megszüntetés, felmentés, munkavégzés alóli felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, vagyon-
nyilatkozatok, összeférhetetlenség
6 6 6 6 6 6 -
104 Közigazgatási alap- és szakvizsgaügyek 5 5 5 5 5 5 -
105 Köztisztviselői, közalkalmazotti nyilvántartások 0 0 0 0 0 0 HN
106 Köztisztviselők, közalkalmazottak egyéb jogviszonyainak engedélyezése 3 3 3 3 3 3 -
107 Létszám és bérgazdálkodási ügyek (éves) 0 0 0 0 0 0 15
108 Munkába járás költségeinek térítése 2 2 2 2 2 2 -
109 Napidíjak 1 1 1 1 1 1 -
110 Önkéntes nyugdíjpénztári támogatás 6 6 6 6 6 6 -
111 Pályázati kiírások és beadott pályázatok 1 1 1 1 1 1 -
112 Szabadságolási rend, szabadságügyek 1 1 1 1 1 1 -
113 Tanulmányi szerződés 3 3 3 3 3 3 -
114 Továbbképzés, átképzés egyedi ügyei, szakmai gyakorlat 2 2 2 2 2 2 -
115
116
Továbbképzési éves és középtávú terv 3 3 3 3 3 3 -
Üres álláshelyekről tájékoztatás 1 1 1 1 1 1 -
117 Polgári szolgálatos, közhasznú alkalmazások egyedi ügyei 6 6 6 6 6 6 -
3.3. Pénz- és vagyonkezelés
Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
131 Adóügyek (saját) 2 2 2 2 2 2 -
132 Analitikus nyilvántartások (eszköz-
nyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés)
3 3 3 3 3 3 -
133 Anyag- és készletnyilvántartás, kisebb beszerzések, megrendelések 2 2 2 2 2 2 -
134 Banki és pénzügyi levelezés, átutalási megbízások, bankszámlakivonat, bankszámlanyitás 2 2 2 2 2 2 -
135 Beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, épületfenntartás, felújítási terv, felújítások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, karbantartás, közbeszerzés lebonyolítása, településüzemeltetéssel, fejlesztéssel kapcsolatos feladatok 3 3 3 3 3 3 -
136 Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztárbizonylatok, pénztámaplók, számlák, számlatömbök tőpéldányai, készpénz ellátmány bizonylatai) 3 3 3 3 3 3 -
137 Fizetési felszólítás, számlareklamáció, számlarendezés, követelés érvényesítése, adósság elengedés 1 1 1 1 1 1 -
138 Gazdasági program 2 2 2 2 2 2 -
139 Gépkocsik üzemeltetése (biztosítás a lejárat után, menetlevél, szerviz, üzemanyag stb.) 1 1 1 1 1 1 -
140 Illetményszámfejtés 3 3 3 3 3 3 -
141 Ingatlan- és vagyonnyilvántartás, tulajdonjog, szolgalmi jog rendezés 0 0 0 0 0 0 HN
142 Költségvetés és gazdasági beszámoló (éves) 0 0 0 0 0 0 15
143 Költségvetés és gazdasági beszámoló (időszaki) 3 3 3 3 3 3 -
144 Költségvetéssel és pénzkezeléssel kapcsolatos ügyek (adósságrendezés, átcsoportosítás, címzett és céltámogatások igénylése és lebonyolítása, céltartalékok felhasználása, hitelfelvétel és lebonyolítás, hitelnyilvántartás, költségvetés és beszámoló előkészítése, költségvetési koncepció, pénzmaradvány elszámolása, 3 3 3 3 3 3 -
pótelőirányzat, reorganizáció, számviteli rend, pályázatok, támogatások pénzkezelése)
145 Leltárfelvételi ívek 1 1 1 1 1 1 -
146 Önkormányzati vagyon kezelésére, elidegenítésére, bérletére, cseréjére vonatkozó alapiratok, beruházási terv, közbeszerzés alapiratai, tervpályázat, tulajdonosi hozzájárulás 0 0 0 0 0 0 HN
147 Segélyek pénzügyi lebonyolítása 3 3 3 3 3 3 -
148 Szállítólevél 1 1 1 1 1 1 -
149 Térségi fejlesztési program, ipari park ügyek, Térségi-, területfejlesztési Tanács ügyei 0 0 0 0 0 0 15
150 Területrendezés, kisajátítás 0 0 0 0 0 0 HN
151 Vagyonbiztonsági rendszer működtetése 3 3 3 3 3 3 -
152 Vagyonbiztosítás (lejárat után) 1 1 1 1 1 1 -
153 Vagyonhasznosítás pénzügyi lebonyolítása (bérlet, elidegenítés stb.) 3 3 3 3 3 3 -
154 Térségi fejlesztési menedzsment ügyek, pályázatok 3 3 3 3 3 3 -
155 Pénzügyi intézkedést igénylő telekalakítási és építésigazgatási határozatok 2 2 2 2 2 2 -

KÜLÖNÖS RÉSZ (ÁGAZATIIRÁNYÍTÁS, SZAKIGAZGATÁS)

A) Pénzügyek

A. 1. Adóigazgatási ügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
171 Adó- és értékbizonyítványok, vagyoni igazolások - 2 2 2 2 2 -
172 Hk
173 Adóbevételi terv és teljesítés - 2 2 2 2 2 -
174 Adóellenőrzés, adókedvezményi-mentességi ügyek, adókivetés elleni jogorvoslatok, adóbevallás, és adókivetés, adóhátralék, méltányossági kérelmek, adótartozások behajtása, végrehajtás - 2 2 2 2 2 -
175 Adóösszesítő, valamint a számítógépes éves feldolgozás adattartalmáról év végén készített lista - 2 2 2 2 2 -
176 Adózók egyéni törzsadatai (nyilvántartás) - 6 6 6 6 6 HN
177 Adók módjára behajtandó köztartozások iratai - - 2 2 2 2 -

A.2. Egyéb pénzügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
191 Általános és céltartalékok felhasználása 2 2 2 2 2 2 -
192 Átmeneti gazdálkodással kapcsolatos iratok 3 3 3 3 3 3 -
193 Betéti kamatügyek 2 2 2 2 2 2 -
194 Decentralizált támogatások felhasználása 3 3 3 3 3 3 -
195 Fejlesztési alapterv 3 3 3 3 3 3 -
196 Feladatmutatókhoz kapcsolódó állami hozzájárulás előirányzata, visszaigénylés 3 3 3 3 3 3 -
197 Feladatmutató-növekedés miatti pótigény 2 2 2 2 2 2 -
198 Hk
199 Illetékkiszabás, illetékellenőrzés, illeték végrehajtás 2 2 2 2 2 2 -
200 Intézményi térítési díjak megállapítása, elengedése (egészségügyi, gyermekjóléti, művelődési, nevelésioktatási, szociális) 2 2 2 2 2 2 -
201 Kötvény- részvénykibocsátás (lejár után) 2 2 2 2 2 2 -
202 Különféle célú pénzalapok 3 3 3 3 3 3 -
203 Pénzügyi szabálysértések, bírságok - 2 2 2 2 2 -
204 Hk
205 Szerencsejáték-szervezői tevékenység hatósági igazolása - 2 2 2 2 2 -

A.3. Vámigazgatás és jövedéki eljárás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
211
212
Hk
Hk

B) Egészségügyi igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
221 Szenvedélybetegek (alkohol- és kábítószer-használók, egyéb függőségben szenvedők) kötelező gondozásba vétele - - 5 5 5 5 -
222 Betegek panaszügyei, betegjogi képviselő észrevételei 3 3 3 3 3 3 -
223 Egészségügyi fejlesztési koncepció előkészítési iratai 2 2 2 2 2 2 -
224 Egészségügyi alapellátás helyzetfelmérése és megszervezése 0 0 0 0 0 0 15
225 Egészségügyi ellátásra való jogosultsági ügyek - - 5 5 5 5 -
226 Egészségügyi szűrővizsgálatok megszervezése - - 1 1 1 1 -
227 Humánorvoslásban használt szérumok stb. üzemi előállításának engedélyezése és véleményezése 0 0 0 - 0 0 15
228 Finanszírozási szerződés kötése a Megyei Egészségbiztosítási Pénztárral 3 3 3 3 3 3 -
229 Gyógyhely, gyógyfürdőintézmény, kitermelt ásványvíz, gyógyvíz, gyógyiszap és gyógyforrástermék törzskönyvi adatai változásának bejelentése - 2 2 2 2 2 -
230 Gyógyiszap és gyógyforrástermék kitermelésének, kezelésének és forgalmazásának engedélyezése - 0 0 0 0 0 15
231 Gyógyszertár felállításának kezdeményezése és véleményezése - 2 2 2 2 2 -
232 Háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, - - 3 3 3 3 -
gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti pályázatok, szerződések
233 Háziorvosoknál bejelentkezett biztosítottakról havi jelentés - - 1 1 1 1 -
234 Ifjúsági orvos (iskolaorvos) kijelölése (középfokú oktatási intézményekben) - 2 2 2 2 2 -
235 Iskola-egészségügyi szolgálat szervezése 0 0 0 0 0 0 15
236 Járványügyi intézkedések - 3 3 3 3 3 -
237 Körzeti egészségügyi, háziorvosi, házi gyermekorvosi, fogorvosi, gyógyszerészi, védőnői, ügyeleti, ellátás megszervezése - - 5 5 5 5 -
238 Köztisztasági és településtisztasági feladatok - 3 3 3 3 3 -
239 Külföldi állampolgárok betegellátási díjai - 2 2 2 2 2 -
240 Megváltozott munkaképességű dolgozók ügyei - - 3 3 3 3 -
241 Mozgáskorlátozottak ügyei, közlekedési, parkolási kedvezményei - 3 3 3 3 3 -
242 Nyilvántartás a bejelentett biztosítottakról - - 3 3 3 3 -
243 Rágcsálómentesítés, szúnyoggyérítés, rovarirtás - 1 1 1 1 1 -
244 Szakosított ellátási formák megszervezése (átmeneti elhelyezést nyújtó intézmények, fogyatékosok otthona, idősek otthona, nappali ellátást nyújtó intézmények, pszichiátriai betegek otthona, rehabilitációs intézmények) 0 0 0 0 0 0 15
245 T ársadalom-
biztosítási
járulékügyek
- - 6 6 6 6 -
246 Egészségügyi ellátást támogató pályázatok - 3 3 3 3 3 -
247 Rehabilitációs Bizottság iratai - 3 3 3 3 3 -
248 Házi szakápolási szolgálat, járó- és fekvőbeteg szakellátás, óraszám, ügyeletek 0 0 0 0 0 0 15

C) Szociális igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II m IV V VI Lt.
261 Ápolási, gondozási díj megállapítása, ápolási, gondozási díj nyilvántartása, szülőtartás - - 6 6 6 6 -
262 Átmeneti, rendkívüli segélyezés, árvízkárosultak állami támogatása - - 1 1 1 1 -
263 Hk
264 Hk
265 Fogyatékosok érdekvédelme, támogatása 3 3 3 3 3 3 -
266 Rendkívüli gyermekvédelmi támogatás, beiskolázási segély, tankönyvtámogatás, stb. - - 1 1 1 1 -
267 Rendszeres gyermekvédelmi támogatás - - 3 3 3 3 -
268 Gyermekvédelmi támogatás nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
269 Gyógyszersegély és támogatás - - 1 1 1 1 -
270 Hadigondozási, nemzeti gondozási ügyek - - 5 5 5 5 -
271 Hadigondozottak, nemzeti gondozottak nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
272 Hajléktalanok segélyezése, ellátása - 1 1 1 1 1 -
273 Időskorúak járadékának nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
274 Időskorúak járadékügyei - - 3 3 3 3 -
275 Közgyógyellátásban részesülők nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
276 Közgyógyellátási ügyek (lejárat után) - - 2 2 2 2 -
277 Lakásfenntartási támogatási, közüzemi kompenzációs ügyek, lakbér-hozzájárulás - - 1 1 1 1 -
278 Munkanélküliek jövedelempótló támogatása 1 1 1 1 1 1 -
279 Rendszeres segélyezés - - 3 3 3 3 -
280 Sorkötelesek, tartalékosok családtagjainak támogatása, bevonulási segély - - 1 1 1 1 -
281 Személyes gondoskodási ügyek (családsegítés, étkeztetés, házi segítségnyújtás, egyéb speciális alapellátás) - - 1 1 1 1 -
282 Szerződés a szociális feladatok átvállalásáról - - 0 0 0 0 HN
283 Szociális ellátásra jogosultak nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
284 Szociális intézmény, vállalkozás, falugondnoki szolgálat működési és telepengedélye - 0 0 0 0 0 HN
285 Szociális otthoni, nyugdíjas-házi elhelyezés 1 1 1 1 1 1 -
286 Temetési segély, köztemetés - - 1 1 1 1 -
287 Területi vagy regionális nyugdíjpénztár alakítása 0 0 0 0 0 0 HN
288 Hk
289 Elutasított ápolási, gondozási díj, segély, járadék kérelmek - - 1 1 1 1 -
290 Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány) - - 1 1 1 1 -
291 Szociális ellátást támogató pályázatok - 3 3 3 3 3 -
292
293
Szociális kölcsön egyedi ügyek (lejárat után - - 2 2 2 2 -
1.1.1.1 3 3 3 3
Adósságkezelés

E) Környezetvédelmi, építésügyi és kommunális igazgatás

E. 1. Környezet- és természetvédelem

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
301 Csendes övezet kialakítása, területek zajvédelmi szempontból védetté nyilvánítása - 5 5 5 5 5 -
302 Helyi természeti érték védetté nyilvánítása - 0 0 0 0 0 HN
303 Környezet- és természetvédelmi hatósági feladatok (engedélyek, határértékek megállapítása, hatásvizsgálat, felülvizsgálat, kötelezettségek megállapítása, tilalmak, tereprendezés, egyéb) - 4 4 4 4 4 -
304 Környezet- és természetvédelmi program (természeti értékek ellenőrzése, fenntartása, megóvása, őrzése stb.) 0 0 0 0 0 0 15
305 Környezet- és természetvédelmi program végrehajtása, akcióprogramok - 2 2 2 2 2 -
306 Környezetvédelmi hatásvizsgálati eszközök telepítése 1 1 1 1 1 1 -
307 Környezetvédelmi hatásvizsgálati tanulmány 0 0 0 0 0 0 15
308 Lakóhelyi környezet állapotfelmérése 0 0 0 0 0 0 15
309 Légszennyezési, zaj és természetvédelmi bírság - 1 1 - 1 1 -
310 Légszennyezési vizsgálatok, mérések 0 0 0 - 0 0 15
311 Légszennyező források nyilvántartása - 0 0 - 0 0 HN
312 Levegőtisztaság-védelmi (rendkívüli) intézkedési terv (füstköd-riadóterv) 0 0 0 - 0 0 HN
313 Repülőterek zajgátló védőövezetének kialakítása - 3 3 - 3 3 -
314 Szolgáltató tevékenységet ellátó üzemi létesítmény energiahordozó és/vagy üzemmód váltásra kötelezése, tevékenységének korlátozása, felfüggesztése illetőleg feloldása - 3 3 - 3 3 -
315 Természeti állapotfelmérés 0 0 0 0 0 0 15
316 Védett területek és védett természeti területek hasznosításának ügyei - 3 3 - 3 3 -
317 Környezetvédelmi alappal, célelőirányzattal kapcsolatos ügyek 3 3 3 3 3 3 -

E.2. Építésügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
331 Általános vagy összevont általános rendezési terv - 0 0 0 0 0 HN
332 Átnézeti nyilvántartási térkép - 0 0 0 0 0 HN
333 Hk
334 Bontási, építési, fennmaradási, használatbavételi, rendeltetés megváltoztatási engedély/kötelezés, építési, telekalakítási és változtatási tilalom - 0 0 0 0 0 HN
335 Életveszélyes épületek nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
336 Elvi építési engedély - - 2 2 2 2 -
337 Elvi telekalakítási engedély - 3 3 3 3 3 -
338 2 Építésügyi bírság, építésrendészeti ellenőrzési ügyek - 2 2 2 2 2 -
339 Építésügyi bírság nyilvántartása - 4 4 4 4 4 -
340 Házszámrendezés - 0 0 0 0 0 HN
341 Épületek külső helyreállítása, homlokzati tatarozás, felvonó javítás elrendelése, egyéb építésügyi hatósági kötelezési ügyek 2 2 2 2 2 2 -
342 Hk
343 Főépítészi szakmai vélemények, állásfoglalások 3 3 3 3 3 3 -
344 Földmérési alaptérkép 0 0 0 0 0 0 HN
345 Kirakatszekrények, feliratok hirdető berendezések engedélyezése - 2 2 2 2 2 -
346 Közműfejlesztés, ingatlanok közmű ellátása - 0 0 0 0 0 HN
347 Lakásépítési és -megszűnési, tanyaépítési és -megszűnési nyilvántartás - 0 0 0 0 0 HN
348 Műemléki és építészeti értékek felkutatása, nyilvántartása 0 0 0 0 0 0 HN
349 Műszaki nyilvántartás (építmény, bauxitcementtel épült építmények, közmű, felvonó) - 0 0 0 0 0 HN
350 Pincebeomlásokkal veszélyeztetett területek felmérése - 0 0 0 0 0 HN
351 Szabályozási keretterv, településszerkezeti terv, helyi építési szabályzat, település (területfejlesztési koncepció), program, szabályozási terv, 0 0 0 0 0 0 HN
352 Telekrendezés (telekegyesítés, telekfelosztás, telekhatárrendezés, telekcsoport újraosztása) - 3 3 3 3 3 -
353 Hk
354 Hk
355 Szobrok, emlékművek létesítése, építése 0 0 0 0 0 0 15
356 Szobrok, emlékművek, helyi építészeti értékek védelme, fenntartása 3 3 3 3 3 3 -
357 Településfejlesztési menedzsment ügyek, pályázatok 3 3 3 3 3 3 -
358 Város-rehabilitáció ügyei (program, pályázatok, megállapodások stb.) 0 0 0 0 0 0 15
359 Településrendezési és építészeti-műszaki tervtanács iratai (a tanácsot működtető önkormányzatnál) 0 0 0 0 0 0 15

E.3. Kommunális ügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
371 Halotthamvasztó létesítése - 0 0 - 0 0 15
372 Hulladék-lerakóhelyek (szilárd, állati eredetű, folyékony) kijelölése, létesítése 0 0 0 - 0 0 HN
373 Kéményseprő ipari szolgáltatás ügyei 4 4 4 - 4 4 -
374 Közcélú ártalmatlanító telep létesítése 0 0 0 - 0 0 HN
375 Közterület tisztántartása, felügyelete, hulladék elhelyezése, gyűjtése, szállítása, hulladék-ártalmatlanítás, hulladék újrahasznosítás, hulladékgazdálkodási bírság ügyek - 2 2 2 2 2 -
376 Köztemetők létesítése, lezárása, megszüntetése, nyilvántartásai, térképei, újbóli használatba vétele - 0 0 - 0 0 HN
377 Sírboltkönyv - 0 0 - 0 0 HN
378 Síremlékek és sírboltok terve - 0 0 - 0 0 HN
379 Símyitási, exhumálási engedély - 1 1 - 1 1 -
380 Fürdőhelyek kijelölése - 1 1 1 1 1 -
381 Távhőszolgáltatás helyi szabályozása - 2 2 - 2 2 -
382 Temetők fenntartásával, üzemeltetésével kapcsolatos hatósági ügyek - 3 3 - 3 3 -
383 Zöldterületek létesítése, fenntartása (parkok, játszóterek) - 3 3 3 3 3 -
384 Felújítás, karbantartás, hibaelhárítás - 2 2 2 2 2 -

F) Közlekedés és hírközlési igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
401 Forgalom-
szabályozás, forgalomtechnika
- 2 2 2 2 2 -
402 Hatósági árak megállapítása (helyi tömegközlekedés, taxi, vasút), menetrend - 2 2 - 2 2 -
403 Helyi tömegközlekedés fejlesztési koncepciója - 0 0 - 0 0 15
404 Helyi tömegközlekedési pályázat - 3 3 - 3 3 -
405 Hidak, aluljárók és felüljárók létesítése - 0 0 0 0 0 HN
406 Hidak, aluljárók és felüljárók működtetése - 3 3 3 3 3 -
407 Hídtörzskönyv - 0 0 0 0 0 HN
408 Kikötők, (közforgalmú) kompok és révek létesítése - 0 0 - 0 0 HN
409 Közforgalmú kikötők, kompok, révek működtetése - 3 3 - 3 3 -
410 Közterület-foglalási, -használati megállapodások és díjak - 2 2 2 2 2 -
411 Közterület-bontási engedélyek - 1 1 1 1 1 -
412 Közút, helyi vasút menti építmény elhelyezési és nyersanyag kitermelési engedély - 2 2 2 2 2 -
413 Közút, helyi vasút menti fakivágási és ültetési engedély - 2 2 2 2 2 -
414 Közutak, helyi vasutak műszaki, minőségi, baleseti, forgalmi adatainak, valamint forgalmi rendjét meghatározó jelzéseinek nyilvántartása - 0 0 - 0 0 HN
415 Közutak, helyi vasutak tisztántartása, síkosság elleni védekezés - 1 1 1 1 1 -
416 Közutak, helyi vasutak, járdák, gépkocsi behajtók, gyalogutak, kerékpárutak építése, forgalomba-helyezése, megszüntetése 0 0 0 0 0 15
417 Közúton, helyi vasúton történő építési munkák engedélyezése - 1 1 1 1 1 -
418 Közvilágítási berendezés létesítése - 0 0 0 0 0 HN
419 Közvilágítási berendezés működtetése - 3 3 3 3 3 -
420 Parkolási, eseti behajtási, egyéb eseti közlekedési engedély - 1 1 1 1 1 -
421 Postai, távközlő, elektromos, valamint más nagyfrekvenciás jelet vagy mellékhatást keltő berendezések létesítése, üzemeltetése, rongálása, hírközlési szabálysértések - 3 3 3 3 3 -
422 Repülőtér létesítésének és megszüntetésének véleményezése - 2 2 2 2 2 -
423 Távközlési és egyéb nyomvonaljellegű építmények engedélyezése - 0 0 0 0 0 HN
424 Utcabútorok elhelyezésének engedélyezése, tervrajzok - 0 0 0 0 0 HN
425 Útellenőri szolgálat megszervezése - 2 2 2 2 2 -
426 Útvonalengedélyek - 1 1 1 1 1 -
427 Üzemanyagtöltő állomásokkal kapcsolatos ügyek - 4 4 4 4 4 -
428 Vasúti átkelőhelyek, gépkocsi behajtók, gyalogutak, járdák, kerékpár utak, közutak fenntartása, parkolók kialakítása, fenntartása - 3 3 3 3 3 -
429 Egyéb közút kezelői hozzájárulás - 1 1 1 1 1 -
(30 Utcabútorok, utcanév táblák, házszám táblák kihelyezése, karbantartása, javítása - 2 2 2 2 2 -
431 Közlekedési kártérítések - - 1 1 1 1 -

G) Vízügyi igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
441 Árvíz és belvízzel kapcsolatos operatív ügyek - 2 2 2 2 2 -
442 Árvíz és belvíz védekezési terv 0 0 0 0 0 0 15
443 Csatorna és vízmű bírság - 2 2 2 2 2 -
444 Folyékony hulladék bebocsátási pontok kijelölése - 4 4 4 4 4 -
445 Ivóvíz, szennyvízdíjak megállapítása - 3 3 - 3 3 -
446 Közműves vízszolgáltatási korlátozási terv - 2 2 - 2 2 -
447 Kutak létesítési engedélye - 0 0 0 0 0 HN
448 Patakok, csatornák áradásai elleni védekezés, csapadékvíz elvezetés 0 0 0 0 0 0 15
449 Ivóvíz-, szennyvíztisztító berendezés létesítésének engedélyezése - 0 0 - 0 0 HN
450 Ivóvíz-, szennyvízhálózat létesítése, üzemeltetőjének kijelölése - 0 0 0 0 0 HN
451 Ivóvíz-, szennyvízhálózat üzemeltetése - 2 2 2 2 2 -
452 Ivóvíz-, szennyvíz-törzshálózatra történő csatlakozás elrendelése - 4 4 4 4 4 -
453 Védművek létesítése és fejlesztése - 0 0 - 0 0 HN
454 Védművek működtetése - 2 2 - 2 2 -
455 Vizek és vízi létesítmények nyilvántartása - 0 0 0 0 0 HN
456 Vízi állás létesítésének, fennmaradásának és bontásának engedélyezése - 0 0 0 0 0 HN
457 Vízi közüzemi tevékenység koncepciója - 0 0 - 0 0 15
458 Vízjogi üzemeltetési engedély - 0 0 0 0 0 HN
459 Vízmérőhely közterületen történő elhelyezése - 4 4 - 4 4 -

H) Belügyi és igazságügyi igazgatás

H. 1. Anyakönyvi és állampolgársági ügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
471 Állampolgársági esküokmányok - - 0 0 0 0 HN
472 Állampolgársági kérelmek - 2 2 2 2 2 -
473 Anyakönyv (születési, házassági, halotti) - 0 0 0 0 0 HN
474 Anyakönyvi alapiratok (születési, házassági, halotti névváltoztatás, utólagos bejegyzés) - 0 0 0 0 0 HN
475 Anyakönyvi igazgatás szervezete, működése - 3 3 3 3 3 -
476 Anyakönyvi kivonatok kérése, adatok közlése - 1 1 1 1 1 -
477 Anyakönyvi mutatók - 0 0 0 0 0 HN
478 Családi események polgári szertartása - - 1 1 1 1 -
479 Egyéb anyakönyvi iratok, anyakönyvi kivonatok tőpéldányai, adatközlések tőpéldányai - 2 2 2 2 2 -
480 Nyilvántartás a nyitott anyakönyvi bejegyzésekről - 0 0 0 0 0 HN

H.2. Polgárok személyi adatainak és lakcímének nyilvántartása

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
491 Adategyeztetés - - 1 1 1 1 -
492 Az adatnyilvántartás alapjául szolgáló alapiratok (anyakönyvezetői értesítések, igénylőlap a személyazonosító igazolvány kiállításához, polgárok lakcímbejelentése, lakcímváltozás stb.) - - 6 6 6 6 -
493 Adatszolgáltatási nyilvántartás - - 1 1 1 1 -
494 Adatszolgáltatással kapcsolatos ügyek (beadványok, kérelmek, megkeresések, átiratok, adatszolgáltatási bizonylatok) - - 1 1 1 1 -
495 A központi adatnyilvántartás (Belügyminisztérium Központi Adatfeldolgozó, Nyilvántartó és Választási Hivatal) által közölt gépi nyilvántartási adatok - - 3 3 3 3 -
496 Külföldi letelepedési, tartózkodási nyilatkozatok/engedélyek, bevándorlási ügyek, első nyilvántartásba vétel - - 2 2 2 2 -
497 Nyilvántartás (kartonos és/v. elektronikus) a polgárok személyi adatairól és lakcíméről - - 0 0 0 0 HN
498 Személyi azonosító jel kiadásával, módosításával és visszavonásával kapcsolatos iratok - - 3 3 3 3 -
499 Elveszett és talált személyi okmányokkal kapcsolatos ügyek, személyazonosító igazolvány körözési jegyzőkönyv - - 1 1 1 1 -
500 Lakcímbejelentéssel kapcsolatos ügyek (elutasítás, be- és kijelentkezésre felszólítás, lakcím fiktívvé nyilvánítása, hivatalból érvénytelenítése) - - 1 1 1 1 -
501 Személyi igazolvánnyal, személyi azonosító és lakcímet igazoló hatósági igazolvány kiadásával kapcsolatos okmányirodán keletkezett iratok (kiadás, pótlás, érvényesség, bevonás stb.) - - 1 1 1 1 -

H.3. Képviselők választása (európaiparlamenti, országgyűlési, önkormányzati), népszavazás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
511 Népszavazási, helyi népszavazási jegyzőkönyv - 0 0 0 0 0 90 nap
512 Szavazókörök megállapítása (népszavazási, helyi népszavazási, választási) 0 0 0 0 0 0 15
513 Választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottság, szavazatszámláló bizottság és választási, népszavazási, helyi népszavazási irodák megszervezése 0 0 0 0 0 0 15
514 Választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottság ülési jegyzőkönyve 0 0 0 0 0 0 15
515 Választási, népszavazási, helyi népszavazási hirdetmények, választókerületi jelöltek és szervezetek, választási, népszavazási, helyi népszavazási bizottsági tagok közzététele 0 0 0 0 0 0 15
516 Választási, népszavazási, helyi népszavazási jegyzőkönyv 0 0 0 0 0 0 90 nap
517 Választás, népszavazás, helyi népszavazás lebonyolításával kapcsolatos kisebb jelentőségű ügyek 2 2 2 2 2 2 -
518 Választói, szavazói névjegyzék - - 0 0 0 0 90 nap

H.4. Rendőrségi ügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
531 Rendőr-főkapitány, rendőrkapitány és rendőrőrs vezetője kinevezésének véleményezése 3 3 3 3 3 3 -
532 Rendőrkapitányság, rendőrőrs, körzeti megbízotti állomás létesítésének, megszüntetésének véleményezése 3 3 3 3 3 3 -
533 Rendőrségi munkával kapcsolatos észrevételek 1 1 1 1 1 1 -
534 Együttműködési szerződés a rendőri feladatok ellátásának segítésére, támogatására, bűnmegelőzési önkormányzati feladatok - 3 3 3 3 3 -
535 Polgárőrségi ügyek - 0 0 0 0 0 15

H.5. Tűzoltóság

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
541 Fenntartási, fejlesztési és működési ügyek - 3 3 3 3 3 -
542 Hivatásos önkormányzati tűzoltóság alapítása, átszervezése, megszüntetése - 0 0 0 0 0 15
543 Önkéntes tűzoltóság alapítása, működési területének megállapítása - 0 0 0 0 0 15
544 Tűz- és műszaki mentés jelzés, oltóvíznyerés ügyei - 2 2 2 2 2 -
545 Tűzvédelmi ellenőrzés, jegyzőkönyv, határozat, bírság - 4 4 4 4 4 -
546 Tűzvédelmi kötelezettség megállapítása - 0 0 0 0 0 HN

H.6. Menedékjogi ügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
551 Együttműködési megállapodás a menekültügyi hatóságokkal (MMH, befogadó állomások) - 2 2 - 2 2 -
552 Menedéket élvező külföldiek átmeneti ellátása és támogatása - 2 2 2 2 -
553 Támogatásra jogosult menekültek, menedékesek, befogadottak adatainak nyilvántartása - 2 2 - 2 2 -

H.7. Igazságügyi igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
561 Bírósági ülnökök jelölése, megválasztása és visszahívása 2 2 2 2 2 - -
562 Birtokháborítási ügyek - - 1 1 1 1 -
563 Egyházi ingatlanok tulajdoni helyzetének rendezése 0 0 0 0 0 0 15
564 Eltartási szerződési ügyek (lejárat után) - - 2 2 2 2 -
565 Közalapítvány létrehozása 0 0 0 0 0 0 15
566 Telekhatár viták - 6 6 6 6 6 -
567 Jogszabály tervezetek, szerződések, megállapodások előzetes jogi véleményezése 1 1 1 1 1 1 -

H.8. Egyéb igazgatási ügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
571 Címerhasználat, névhasználat, turisztikai logo engedélyezése 2 2 2 2 2 2 -
572 Hagyatéki ügyek - - 3 3 3 3 -
573 Hatósági bizonyítványok, adatkérés, adatszolgáltatás, hirdetmények kifüggesztéséről igazolás - 1 1 1 1 1 -
574 Helyiség, garázs bérleti, elidegenítési szerződés, helyiséggazdálkodási ügyek (lejárat után) 2 2 2 2 2 2 -
575 Jelzálog ügyek (lejárat után) 2 2 2 2 2 2 -
576 Szabálysértési ügyek, helyszíni bírságolás - - 1 1 1 1 -
577 Talált tárgyak, fel nem robbant lövedékek, rendkívüli események (bombariadó stb.) bejelentése - - 1 1 1 1 -
578 Utcanévváltozások - 0 0 0 0 0 HN
579 Útlevélügyek - - 1 1 1 1 -
580 Gépjármű forgalomba helyezése, kivonása, gépjármű forgalmi engedéllyel kapcsolatos ügyek, üzemben tartással kapcsolatos ügyek, rendszám ügyek, törzskönyv (lejárat után) - - 2 2 2 2 -
581 Gépjármű vezetői engedéllyel kapcsolatos okmányirodán keletkezett iratok (lejárat után) - - 2 2 2 2 -
582 Okmány kiadási illetékmentességi ügyek - - 1 1 1 1 -
583 Ingatlanforgalom (elidegenítési tilalom elrendelése, törlése, külföldi állampolgárok ingatlanszerzésének engedélyezése) - - 2 2 2 2 -
584 Hk - - 1 1 1 1 -
585 Tolmács és szakfordító igazolvány kiadása - - 6 6 6 6 -
586 Vegyes igazgatási, közlekedésigazgatási okmányirodán kezelt iratok (megkeresés, felszólítás, hiánypótlásra történő felhívás, értesítés adateltérésről, hibajegyzék, kísérőjegyzék, körlevelek, tértivevények, napi forgalmi jelentések, gépkocsi elszállítás, szállítólevél, stb.) - - 1 1 1 1 -

I) Lakásügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
591 Adósságkezelési (lakossági) egyedi rendezési ügyek (szerződések is) - - 5 5 5 5 -
592 Bérlakások nyilvántartása 0 - 0 0 0 0 HN
593 Első lakáshoz jutás, lakásépítés, lakásvásárlás támogatása (lejárat után) 2 2 2 2 2 2 -
594 Jogcím nélküli lakáshasználat 2 2 2 2 2 2 -
595 Kényszerbérleti ügyek 3 3 3 3 3 3 -
596 Lakásfelújítási, karbantartási támogatás 2 2 2 2 2 2 -
597 Lakásbérleti szerződés, lakáscsere, lakáshasznosítás (lejárat után) 2 2 2 2 2 2 -
598 Lakbértartozás 2 2 2 2 2 2 _
599 Társasházak alapítása, elidegenítés - 0 0 0 0 0 HN
600 Társasház felújítási pályázat, társasházak operatív ügyei - 3 3 3 3 3 -
601 Önkényes lakásfoglalási ügyek - 1 1 1 1 1 -
602 Önkormányzati bérlakásra várók ügyei - 4 4 4 4 4 -

J) Gyermekvédelmi és gyámügyi igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
611 Szülő adatai nélkül anyakönyvezett gyermekek nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
612 Hk
613 Családi jogállás rendezésével, az apai, anyai elismeréssel, a képzelt szülők, a képzelt apa és anya megállapításával kapcsolatos ügyek - - 0 0 0 0 HN
614 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti ellátásra való jogosultság nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
615 Otthonteremtési támogatás 5 5 5 5 5 5 -
616 Gyámhatósági és gyermekvédelmi munka szakmai, felügyeleti ellenőrzése (éves értékelés) 0 0 0 0 0 - 15
617 Gyámsági és gondnoksági egyedi ügyek - - 6 6 6 - -
618 Gyámság és gondnokság alatt állók nyilvántartása - - 6 6 6 - -
619 Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyonának nyilvántartása - - 0 0 0 - HN
620 Gyermektartásdíj megelőlegezésére vonatkozó ügyek - - 3 3 3 - -
621 Gyermekjóléti ellátásra való jogosultsági egyedi ügyek (átmeneti gondozás, bölcsőde, helyettes szülő) - - 3 3 3 - -
622 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatások engedélyezése, engedély módosítása, visszavonása - - 6 6 6 6 -
623 Gyermekvédelmi, gyermekjóléti szolgáltatást végző személyek, szervezetek nyilvántartása, ellenőrzése 0 0 0 0 0 0 HN
624 Védelembe vett gyermekek nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
625 Helyettes szülői hálózat megszervezése - - 6 6 6 6 -
626 Kapcsolattartási ügyek - - 5 5 5 - -
627 Kiskorú házasságkötésének engedélyezése - - 3 3 3 - -
628 Kiskorúak részére megállapított és folyósított pénzbeli, természetbeni ellátással kapcsolatos ügyek - - 2 2 2 2 -
629 Nyilvántartás a gyámhivatal által megállapított és folyósított pénzbeli ellátásról - - 0 0 0 0 HN
630 Kiskorúak és gondnokság alatt állók vagyoni érdekvédelmével kapcsolatos ügyek - - 5 5 5 - -
631 Kiskorúak gyermekvédelmi gondoskodásával kapcsolatos ügyek (védelembe vétel, ideiglenes hatályú elhelyezés, átmeneti és tartós nevelésbe-vétel, nevelési felügyelet elrendelése, lefolytatása, felülvizsgálata, megszüntetése, utógondozás, utógondozói ellátás elrendelése) - - 5 5 5 5 -
632 Hk
633 Nevelőszülői hálózat működésével kapcsolatos ügyek 6 6 6 - - - -
634 Nyilvántartás az átmeneti és tartósan nevelésbe vett gyermekekről - - 0 0 0 - HN
635 Nyilvántartás az ideiglenes hatállyal elhelyezett gyermekekről - - 0 0 0 - HN
636 Örökbefogadási ügyek - - 0 0 0 - HN
637 Örökbefogadásra várakozók nyilvántartása - - 2 2 2 - -
638 Hk
639 Hk
640 Szülői felügyelettel kapcsolatos ügyek, (szülői ház elhagyása, családbafogadás) - - 5 5 5 - -
641 Ügygondnok, eseti gondnokok (méhmagzat gondnoka stb.) kirendelése - - 6 6 6 6 -
642 Hk
643 Társhatósági megkeresések (idegen környezettanulmány stb.) - - 1 1 1 1 -
644 Perindítás - - 1 1 1 - -

K) Ipari igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
661 Atomerőmű biztonsági övezetének megállapítása 6 6 6 6 6 6 -
662 Bányaszolgalom alapítása, bányanyitás engedélyezése - 0 0 0 0 0 15
663 Energiaellátási tanulmány - 0 0 0 0 0 15
664 Hk
665 Ipartelepítési engedélyek, telepengedélyek, gazdasági érdekképviseleti jogok gyakorlása - 0 0 0 0 0 15
666 Vállalkozói engedélyek nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
667 Vállalkozói igazolvánnyal kapcsolatos ügyek (kiadás, visszavonás, adatváltozás, selejtezés, pótlás, csere stb.) - - 6 6 6 6 -
668 Vállalkozók, telephelyek ellenőrzése - 1 1 1 1 1 -

L) Kereskedelmi igazgatás, idegenforgalom

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
681 Magánszálláshelyek (fizető-vendéglátás, falusi szállásadás) nyilvántartásba vételével, törlésével kapcsolatos egyedi ügyek 6 6 6 6
682 Fogyasztóvédelmi ügyek - 2 2 2 2 2 -
683 Idegenforgalmi, turisztikai értékek feltárása, bemutatása, propagálása, fejlesztési koncepció 0 0 0 - 0 0 15
684 Idegenforgalmi hivatal működtetése, idegenforgalmi, turisztikai marketing, rendezvények szervezése 3 3 3 - 3 3 -
685 Magánszálláshelyek közhitelű nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
686 Mozgóárusítási engedély - - 3 - 3 3 -
687 Működési engedéllyel rendelkező üzletek nyilvántartása - - 0 - 0 0 HN
688 Műsoros előadás, zene- és táncrendezvények, szórakoztató játékok betiltása - - 1 1 1 1 -
689 Szeszesitalok alkalmi árusításának engedélyezése - - 1 1 1 1 -
690 Hk
691 Üzletek, pénznyerő automaták, játéktermek üzemeltetési, működési engedélye és visszavonása, ideiglenes bezárása, nyitva tartásának korlátozása (lejárat után) - - 2 2 2 2 -
692 Vásár- és piacrendezési joggal rendelkezők nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
693 Vásárlói panasz - - 1 1 1 1 -
694 Vásárok és piacok, kereskedelmi és vendéglátó egységek, magánszálláshelyek ellenőrzése - - 1 1 1 1 -
695 Vásárrendezés, piactartás engedélyezése (lejárat után) - - 2 2 2 2 -
696 Hk
697 Üzletfeliratok és egyes közérdekű közlemények magyar nyelvű közzétételével kapcsolatos iratok - - 3 - 3 3 -

M) Földművelésügy, állat- és növény-egészségügyi igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
711 Állami tulajdonú földingatlan tulajdonjogának megszerzése - 0 0 0 0 0 HN
712 Állatforgalmazás, állatbemutató engedélyezése - 1 1 1 1 1 -
713 Hk
714 Állatorvosi körzetek alakítása - 3 3 - 3 3 -
715 Állatszállítás és marhalevél kezelés - 1 1 1 1 1 -
716 Állattartási, állatvédelmi ügyek - 1 1 1 1 1 -
717 Állattartók és állatállomány nyilvántartása - 0 0 0 0 0 HN
718 Árutermelő ültetvény helyszíni szemléje, határszemle - 2 2 2 2 2 -
719 Belterületi és külterületi határvonalak megállapítása - 0 0 0 0 0 HN
720 Belterületi növényvédelem és ellenőrzése - - 2 2 2 2 -
721 Ebek védőoltásának megszervezése, összeírása, nyilvántartása - 2 2 2 2 2 -
722 Erdő rendeltetésének megváltoztatása - 0 0 - 0 0 15
723 Erdőtelepítés, fásítás - 0 0 - 0 0 HN
724 Fakivágási bejelentések, engedélyek, közterületi fapótlás - 1 1 1 1 1 -
725 Földkiadó Bizottság, Birtokhasznosítási Bizottság iratai - 0 0 0 0 0 15
726 Földrajzi nevek megállapítása, megváltoztatása, nyilvántartása, véleményezése - 0 0 0 0 0 15
727 Halászati jogok gyakorlása (holtágak, bányatavak) - 4 4 4 4 4 -
728 Hegyközségek kisebb jelentőségű ügyei - 2 2 2 2 2 -
729 Járványügyi intézkedések - 3 3 3 3 3 -
730 Méhészek és méhvándorlási nyilvántartás - - 3 3 3 3 -
731 Mezei őrszolgálat megszervezése - - 4 4 4 4 -
732 Művelési ágváltozások - 3 3 3 3 3 -
733 Nyilvántartás az ámtermelő szőlő és gyümölcs telepítéséről, kivágásáról - 0 0 0 0 0 HN
734 Tarlóégetés engedélyezése - - 1 1 1 1 -
735 Térképészeti határkiigazítás - 0 0 0 0 0 15
736 Újrahasznosításra alkalmassá tett terület önkormányzati tulajdonba vétele - 0 0 0 0 0 HN
737 Vadászterületi résztulajdonosok közös képviseleti ügyei - 3 3 3 3 3 -
738 Vadkár, halászati károk jegyzőkönyvezése, zöldkár megállapítása - 2 2 2 2 2 -
739 Veszélyes állatok tartási engedélye - - 3 3 3 3 -
740 Veszélyes ebek tartási ügyei - 3 3 3 3 3 -
741 Hegyközségek létesítése, megszűnése, alapszabály, elvi ügyek - - 0 0 0 0 15

N) Munkaügyi igazgatás, munkavédelem

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
751 AM könyv kiállításának nyilvántartása - - 0 0 0 0 HN
752 Foglalkoztatási érdekegyeztetés, tervek - 0 0 0 0 0 15
753 Polgári szolgálat, közhasznú foglalkoztatás szervezése, álláshelyek, közérdekű munkavégzés helyének kijelölése 3 3 3 3 3 3 -
754 Munkaügyi Tanács helyi képviselete 2 2 2 2 2 2 -

P) Közoktatási és művelődésügyi igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
761 Alapműveltségi vizsgabizottsági ügyek 2 2 2 2 2 2 -
762 Állandó pedagógus helyettesítési rendszer megszervezése 2 2 2 2 2 2 -
763 Bizonyítványmásodlatok kiállítása 1 1 1 1 1 1 -
764 Érettségi vizsgabizottsági ügyek 2 2 2 2 2 2 -
765 Gyermekek szakértői vizsgálata, iskolaérettséget tanúsító vizsgálat, szakvélemény 2 2 2 2 2 2 -
766 Intézményi felvételi és fegyelmi ügyekben törvényességi kérelem 1 1 1 1 1 1 -
767 Iskolai, óvodai felvételi eljárás szervezése 1 1 1 1 1 1 -
768 Iskolaszék alakítása, tagok delegálása, egyéb iskolaszéki ügyek 0 0 0 0 0 0 15
769 Kötelező felvételt biztosító iskola kijelölése 3 3 3 3 3 3 -
770 Közművelődési Tanács ügyei - - 0 0 0 0 15
771 Közoktatási fejlesztési és intézkedési terv 0 0 0 0 0 0 15
772 Közoktatási intézmények jegyzéke 0 0 0 0 0 0 HN
773 Közoktatási megállapodás 0 0 0 0 0 0 15
774 Külföldi tanulói jogviszony igazolása 1 1 1 1 1 1 -
775 Levéltári és muzeális értékek közgyűjteményi megőrzése, rendelkezési jog gyakorlása 0 0 0 0 0 0 15
776 Művészeti alkotások elhelyezésének véleményezése 2 2 2 2 2 2 -
777 Nem helyi önkormányzat által alapított nevelési, oktatási, kulturális, művészeti intézmények működésének engedélyezése, működéssel kapcsolatos egyéb ügyek 0 0 0 0 0 0 15
778 Nemzetiségi alapkönyvtár kijelölése 0 0 0 0 0 0 15
779 Nevelési és pedagógia program 0 0 0 0 0 0 15
780 Pedagógus igazolvány ügyek 1 1 1 1 1 1 -
781 Régészeti jelentőségű földterület védetté nyilvánítása - 0 0 0 0 0 HN
782 Tanköteles és képzésköteles tanulók nyilvántartása 0 0 0 0 0 0 HN
783 Tanuló- és gyermekbaleseti ügyek 1 1 1 1 1 1 -
784 Ünnepségek, ünnepélyek, rendezvények szervezése 0 0 0 0 0 0 15
785 Oktatási, nevelési, kulturális, művészeti tárgyú pályázatok, támogatások, ösztöndíjak 3 3 3 3 3 3 -
786 Művészeti ügyek 0 0 0 0 0 0 15

R) Sportügyek

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
801 Sportegyesületek, sportolók támogatása, pályázatok, szponzori szerződések 3 3 3 3 3 3 -
802 Sportrendezvények ügyei 2 2 2 2 2 2 -
803 Testnevelési és sportfeladatok koncepciója 0 0 0 0 0 0 15
804 Vegyes sport ügyek 3 3 3 3 3 3 -

X) Honvédelmi és polgári védelmi igazgatás, fegyveres biztonsági őrség

X. 1. Honvédelmi igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
821 Fegyveres erők mozgósítása és kiegészítése 0 0 0 0 0 0 HN
822 Gazdaságmozgósítási feladatok szervezése 2 2 2 2 2 2 -
823 Gyülekezési és bevonulási időpontok, illetve helyek kijelölése - - 1 1 1 1 -
824 Hadkötelesek (polgári szolgálatosok) összeírása, sorozás - - 5 5 5 5 -
825 Hatósági igazolás honvédségi ügyekben, környezettanulmány - - 1 1 1 1 -
826 Helyi honvédelmi szervek feladatterve 0 0 0 0 0 0 HN
827 Helyi védelmi bizottság ülési jegyzőkönyvei 0 0 0 0 0 0 HN
828 Honvédelmi körzet gazdasági és anyagi kötelezettségei 3 3 3 3 3 3 -
829 Honvédelmi körzet tájékoztatási rendszerének kialakítása - - 0 0 0 0 HN
830 Honvédelmi munkakötelezettség elrendelése - - 5 5 5 5 -
831 Mozgósítási feladatok végrehajtásáról jegyzőkönyv, mozgósítási terv 0 0 0 0 0 0 HN
832 Nyilvántartás a háborús körülmények között igénybe veendő ingatlanokról és szolgáltatásokról 0 0 0 0 0 0 HN
833 Hadkötelesek egészségügyi vizsgálata 3 3 3 3 3 3 -

X. 2. Katasztrófavédelmi igazgatás

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
841 Életvédelmi létesítmények (óvóhely) kijelölése 0 0 0 0 0 0 HN
842 Életvédelmi létesítmények fenntartása 3 3 3 3 3 3 -
843 Életvédelmi létesítmények minősített időszaki használatával kapcsolatban keletkezett iratok 3 3 3 3 3 3 -
844 Katasztrófariasztás elrendelése és végrehajtása, kitelepítés, kiürítés 0 0 0 0 0 0 HN
845 Kivételes rendelkezések 0 0 0 0 0 0 HN
846 Polgári védelmi alapterv és veszély elhárítási terv 0 0 0 0 0 0 HN
847 Polgári védelmi felkészítési követelmények 3 3 3 3 3 3 -
848 Polgári védelmi készletgazdálkodási ügyek 3 3 3 3 3 3 -
849 Polgári védelmi személyi állomány nyilvántartása 6 6 6 6 6 6 -
850 Polgári védelmi szervezet létrehozása (munkahelyi is) 0 0 0 0 0 0 HN
851 Szolgáltatás elrendelése, átadás-átvételi jegyzőkönyv, kártalanítás 3 3 3 3 3 3 -
852 Termelési, ellátási és szolgáltatási kötelezettségre vonatkozó szerződés 3 3 3 3 3 3 -
853 Védelmi bizottság iratai 0 0 0 0 0 0 15
854 Visszamaradó készletek 2 2 2 2 2 2 -
855 Katasztrófavédelmi tervek 0 0 0 0 0 0 HN
856 Helyreállítási és újjáépítési ügyek 0 0 0 0 0 0 15

X.3. Fegyveres biztonsági őrség

Ügyk.
szám
Az ügykör/iratfajta megnevezése I II III IV V VI Lt.
871 Fegyveres biztonsági őrség létrehozása 4 4 4 4 4 4 -
872 Rendészeti ügyek 1 1 1 1 1 1 -

Útmutató a minta irattári tervben nem nevesített ügyiratok ágazati betűjelekhez történő besorolásához (példálózó felsorolás)

2.1.1.1.1.1 A: Pénzügy

- adóügyek,

- költségvetési, fejlesztési ügyek.

2.1.1.1.1.2 B: Egészségügy

- bölcsődei, csecsemőotthoni elhelyezések,

- járványügy,

- település-egészségügy,

- orvosi, egészségügyi ellátás.

2.1.1.1.1.3 C: Szociális ügyek, hadigondozási ügyek

- szociális otthoni elhelyezési ügyek,

- közgyógyellátással kapcsolatos ügyek,

- szociális segélyezési ügyek,

- fogyatékosok érdekvédelme.

2.1.1.1.1.4 E: Építési-városfejlesztési ügyek

- ingatlankezelési ügyek,

- engedélyezések,

- közterület-használat,

- közműfejlesztési ügyek,

- műemlékvédelem.

2.1.1.1.1.5 F: Közlekedés

- út- és járda igénybevétel,

- közlekedési korlátozások,

- útépítés, forgalomba helyezés,

- közlekedésbiztonsági ügyek,

- útfelügyelet.

2.1.1.1.1.6 G: Vízügy-vízgazdálkodás

- belterületi vízrendezésekkel kapcsolatos iratok,

- árvíz- és belvízvédelem,

- vízszolgáltatási ügyek,

- csatornázás.

2.1.1.1.1.7 H: Általános igazgatás

- anyakönyvi ügyek,

- szabálysértési ügyek,

- tűzoltóság,

- kisajátítási ügyek,

- birtokvédelmi ügyek,

- hagyatéki ügyek,

- állampolgársági ügyek,

- népesség-nyilvántartás iratai,

- talált tárgyakkal kapcsolatos ügyek,

- közérdekű bejelentések, panaszok.

2.1.1.1.1.8 I: Lakásügyek

2.1.1.1.1.9 J: Gyámügyek

- gyámsági és gondnoksági ügyek,

- gyermektartási ügyek,

- intézeti elhelyezés, állami gondozás,

- örökbefogadási ügyek,

- kiskorúak házasságkötésével kapcsolatos ügyek.

2.1.1.1.1.10 K: Iparügyek

- szakmunkásképzési ügyek,

- iparfejlesztés,

- bányaművelési ügyek.

2.1.1.1.1.11 L: Kereskedelem, fogyasztóvédelem

- piaci ügyek,

- vásárügyek,

- idegenforgalmi ügyek,

- árhatósági ügyek.

2.1.1.1.1.12 M: Mezőgazdasági és élelmezésügyek

- növénytermesztés, növényvédelem,

- szőlő- és gyümölcstermesztés,

- állattenyésztés, állategészségügy,

- földügyek,

- erdészet, vadászat, halászat.

2.1.1.1.1.13 N: Munkaügyek

- országos, ágazati és területi érdekegyeztetés,

- intézményirányítással kapcsolatos ügyek,

- foglalkoztatás elősegítésével és a munkanélküliek ellátásával kapcsolatos ügyek,

- munkavédelem.

2.1.1.1.1.14 P: Művelődésügy

- közművelődési intézményekkel kapcsolatos ügyek,

- kulturális rendezvények,

- közoktatásügy.

2.1.1.1.1.15 R: Sportügyek

- sportlétesítmények iratai.

2.1.1.1.1.16 S: Személyzeti ügyek

- a közszolgálati jogviszony létesítésével és megszűnésével kapcsolatos ügyek,

- fegyelmi és kártérítési felelősséggel kapcsolatos ügyek,

- közszolgálati nyilvántartás.

2.1.1.1.1.17 U: Titkársági, szervezési és gazdasági ügyek

- vállalat, intézmény létrehozása,

- hivatalos iratok külföldre továbbítása,

- szakmai értekezletek iratai,

- a helyi önkormányzat társulásaival kapcsolatos ügyek,

- a választással, népszavazással, népi kezdeményezéssel kapcsolatos ügyek.

2.1.1.1.1.18 X: Honvédelmi ügyek

- katonakötelesek nyilvántartása.


  Vissza az oldal tetejére